Indicazioni per gli acquisti DIMEC Indicazioni per gli acquisti 24/10/2017

Innanzitutto valutiamo l’importo… Vincoli di importo Innanzitutto valutiamo l’importo… Oltre i 20.000 euro (IVA esclusa)  contattiamo dimec.acquisti@unibo.it che ci supporterà nei vari adempimenti, (si ricorda, ad esempio, la necessità di approvazione da parte della Giunta di Dipartimento). Entro i 20.000 euro (IVA esclusa)  PRIMA di chiedere preventivi o di accordarsi con il fornitore, dobbiamo verificare alcune condizioni Poi valutiamo l’oggetto 

Convenzioni di Ateneo 1) Il bene o servizio è disponibile nell’ambito di una convenzione di Ateneo? SÌ  allora lo compriamo utilizzando la convenzione esempio: LICENZE Microsoft / POSTER NO  passiamo al punto successivo

Convenzioni CONSIP 2) Il bene o servizio è disponibile nell’ambito di una convenzione Consip ed il quantitativo necessario rientra nel minimo di ordine previsto dalla convenzione? SÌ  allora lo compriamo utilizzando la convenzione esempio: ARREDI NO  passiamo al punto successivo

Convenzioni Intercent-ER 3) Il bene o servizio è disponibile nell’ambito di una convenzione Intercent-ER? SÌ, se si tratta di beni informatici e connettività  lo compriamo utilizzando Intercent-ER SÌ, ma si tratta di altra tipologia di acquisti  possiamo non acquistare in Intercent-ER ma dando motivazione NO  passiamo al punto successivo

Metaprodotto MePA 4) Il bene o servizio è ACQUISTABILE nell’ambito del Mercato elettronico della Pubblica Amministrazione (MePA)? SÌ  allora DOBBIAMO OBBLIGATORIAMENTE ACQUISIRLO TRAMITE MePA es. reagenti NO  chiediamo più preventivi

Metaprodotto MePA Il prodotto è ACQUISTABILE se sussistono 2 condizioni: 1) Pubblicazione di un bando, sul MePA, connesso alla categoria merceologica del bene/servizio da acquisire es: BENI Ricerca, rilevazione scientifica e diagnostica  Materiale di laboratorio, strumenti, apparecchiature e soluzioni per la rilevazione scientifica e la diagnostica, prodotti chimici

Metaprodotto MePA Il prodotto è ACQUISTABILE se sussistono 2 condizioni: 2) Presenza, all’interno del bando (pubblicato e attivo) di un metaprodotto che corrisponda, anche in forma aggregata, al bene/servizio da acquistare es: Prodotti chimici  metaprodotto aggregato che comprende l’acetone

Metaprodotto MePA Se nel catalogo MePA non fosse presente la voce “acetone”, ovvero il bene acetone con le caratteristiche desiderate (grado di purezza, confezionamento, ecc…) esiste in ogni caso il metaprodotto «Prodotti chimici». L’acetone risulta quindi acquistabile su MePA, in quanto rientra in una categoria di prodotti presente in un bando attivo. Se non c’è dobbiamo OBBLIGATORIAMENTE procedere con una richiesta di offerta sul MePA ai fornitori del MePA SOLO IN ASSENZA delle 2 richiamate condizioni possiamo procedere con un acquisto nel “mercato tradizionale” (acquisto autonomo fuori convenzioni).

VERIFICA PUNTO 1) Come verifico il punto 1): bene/servizio in Convenzione quadro di Ateneo? Al momento le convenzioni quadro di Ateneo sono pochissime, di interesse per il DIMEC solo quella per l’acquisto delle licenze software più comuni, e per la realizzazione di stampati, inclusi i poster e le locandine.

VERIFICA PUNTO 2) Come verifico il punto 2): bene/servizio in Convenzione Consip? www.acquistinretepa.it  clicco su PROGRAMMA  clicco su Strumenti  clicco su CONVENZIONI  clicco su bandi Accedo al bando di interesse.

VERIFICA PUNTO 3) Come verifico il punto 3): bene/servizio in Convenzione Intercent-ER? www.intercenter.it  clicco su Convenzioni (a sn, sotto gli Strumenti di acquisto)  controllo le Convenzioni attive Conviene controllare subito le condizioni di fornitura (link listino prezzi)

VERIFICA PUNTO 4) Come verifico il punto 4): bene/servizio tra quelli acquistabili su MePA? www.acquistinretepa.it  clicco su PROGRAMMA  clicco su Strumenti  clicco su MERCATO ELETTRONICO  clicco su bandi Accedo al bando di interesse e controllo la DOCUMENTAZIONE, dove trovo i capitolati con i metaprodotti.

L’ITER Chi effettua le operazioni di cui ai punti precedenti e come si avvia e si realizza la procedura di acquisto? Manifestazione dell’esigenza  Relazione del Referente tecnico e del RUP Determina a contrarre Ordine

MANIFESTAZIONE DELL’ESIGENZA Con la manifestazione dell’esigenza il richiedente fa partire la procedura di acquisto. Tutto il personale strutturato può manifestare l’esigenza di un acquisto, fermo restando che la stessa dovrà essere sottoscritta dal titolare dei fondi sui quali sarà data copertura finanziaria. Sono quindi titolati a sottoscrivere le manifestazioni dell’esigenza: I Responsabili della ricerca (e titolari dei fondi) I Direttori delle Scuole di Specializzazione (su delibera del Consiglio di Scuola o su loro delega), Il Direttore del DIMEC per gli acquisti di struttura Il personale TA di cat. EP con titolarità di fondi

RELAZIONE SULLA SCELTA DEL FORNITORE La manifestazione dell’esigenza ci dice cosa e perché devo comprare, ora bisogna valutare da chi compro e perché, a questo serve la Relazione che viene redatta dal Referente tecnico e dal RUP. L’Ufficio acquisti infatti può supportare nella scelta solo quando ha competenza sull’oggetto (cancelleria, servizi postali, …). Nella maggior parte dei casi gli acquisti effettuati dal DIMEC necessitano del supporto di un Referente tecnico competente a valutare le opzioni che il mercato offre rispetto all’oggetto o al servizio da acquisire. Per questo con decreto del Direttore, sulla base delle indicazioni dell’Ateneo, sono stati individuati i Referenti tecnici del Dipartimento. I Referenti tecnici predispongono la Relazione che motiva l’individuazione delle modalità di acquisizione del bene o servizio.

REFERENTE TECNICO I Referenti tecnici del DIMEC, che cooperano alla procedura di acquisto in quanto competenti sul bene/servizio da acquisire sono: TUTTI I DOCENTI TUTTO IL PERSONALE TECNICO IL PERSONALE AMMINISTRATIVO RESPONSABILE DI II E DI III LIVELLO IL PERSONALE DEL CESIA INDIVIDUATO DAL DIRIGENTE Ognuno per il proprio ambito di competenza

RUP La legge prevede poi che, per ogni procedura di acquisto, sia individuato il responsabile Unico di Procedimento – RUP, con il compito di verificare la legittimità della procedura, i requisiti del fornitore prescelto, la copertura finanziaria. Il Direttore ha individuato al momento, sempre sulla base delle indicazioni dell’Ateneo, 2 RUP: Il responsabile dell’Ufficio acquisti – Vincenzina Citriniti Il responsabile amministrativo gestionale – Alice Trentini

DETERMINA A CONTRARRE Il referente tecnico predispone le parti di propria competenza della relazione, che sarà poi completata dal RUP. A questo punto l’Ufficio acquisti può predisporre, sulla base della manifestazione dell’esigenza e della relazione, la determina a contrarre che andrà sottoscritta dal Direttore del DIMEC.

ODA – Ordine Diretto di Acquisto Se per la scelta del fornitore non è prevista una RDO (richiesta di offerta mediante MePA a più fornitori) o una TD (Trattativa diretta), ma si procede direttamente con i vari strumenti di e-procurement o tramite mercato tradizionale, l’Ufficio acquisti procede con l’ordine. Il Direttore ha delegato alla firma degli ordini i RUP.

RDO – Richiesta di Offerta Se per la scelta del fornitore è prevista una RDO (richiesta di offerta mediante MePA a più fornitori): Il Referente tecnico, punto istruttore sul MePA, predispone la RDO e la invia al Punto ordinante (attualmente Vincenzina Citriniti) che predispone determina a contrarre che andrà sottoscritta dal Direttore del DIMEC. Terminata la RDO, l’Ufficio acquisti predispone la Determina di aggiudicazione, sempre a firma del Direttore, e procede con l’ordine all’aggiudicatario.

TD – Trattativa Diretta Si tratta di una procedura del tutto simile alla RDO, ma a cui è invitato un solo fornitore del MePA. La scelta del fornitore unico deve essere adeguatamente motivata (ad es. è distributore esclusivo di un prodotto e ho motivato perché solo quel prodotto è conforme alle mie esigenze). Il Referente tecnico, punto istruttore sul MePA, predispone la TD e il Punto ordinante (attualmente Vincenzina Citriniti) la invia al fornitore. Terminata la TD l’Ufficio acquisti predispone la Determina di aggiudicazione, sempre a firma del Direttore, e procede con l’ordine all’aggiudicatario.

CHI FA COSA QUANDO Acquisto di materiale informatico  il richiedente invia la manifestazione dell’esigenza a cesia.referentidimec@unibo.it e, in cc, a dimec.acquisti@unibo.it I colleghi del Cesia contatteranno il richiedente, ove necessario, e predisporranno la relazione tecnica in accordo con il RUP, che attraverso l’Ufficio acquisti porterà avanti la procedura fino all’ordine.

CHI FA COSA QUANDO Acquisto di laboratorio  il richiedente è quasi sempre anche il referente tecnico. Invia la manifestazione dell’esigenza e la relazione (per la parte del referente) a dimec.laboratori@unibo.it I colleghi dei Laboratori contatteranno il richiedente, ove necessario, e invieranno la documentazione all’Ufficio acquisti che porterà avanti la procedura fino all’ordine.

CHI FA COSA QUANDO Acquisto di arredi il richiedente invia la manifestazione dell’esigenza a dimec.logistica@unibo.it e in CC a dimec.acquisti@unibo.it I colleghi della logistica contatteranno il richiedente, ove necessario, e predisporranno la relazione tecnica in accordo con il RUP, che attraverso l’Ufficio acquisti porterà avanti la procedura fino all’ordine. (Per questa procedura c’è un passaggio ulteriore al competente Ufficio di Ateneo per l’autorizzazione).

CHI FA COSA QUANDO Pubblicazioni Quando è previsto il pagamento anticipato non si può procedere mediante ordine del Dipartimento, ma si potrà – previa autorizzazione della Giunta – rimborsare la spesa, ad alcune condizioni (linee guida aggiornate a breve sul sito) Quando l’editore accetta il pagamento successivo alla pubblicazione, si procederà come per gli altri acquisti, con il richiedente che deve essere anche titolare dei fondi e nome tra gli autori della pubblicazione, nonché referente tecnico che invierà la manifestazione dell’esigenza e la relazione a dimec.acquisti@unibo.it per il seguito di competenza.

CHI FA COSA QUANDO Altri acquisti se il richiedente è anche il referente tecnico (es. stampati particolari, pubblicazioni ecc…) invia la manifestazione dell’esigenza e la relazione (per la parte del referente) a dimec.acquisti@unibo.it che porterà avanti la procedura fino all’ordine. se il richiedente non è referente tecnico (cancelleria, servizi postali, ecc…) invia la manifestazione dell’esigenza a dimec.acquisti@unibo.it. I colleghi dell’Ufficio acquisti contatteranno il richiedente, ove necessario, predisporranno la relazione tecnica in accordo con il RUP, portando avanti la procedura fino all’ordine.

ED INFINE Dopo tutto questo forse arriverà il bene o sarà espletato il servizio….. MA  per pagare il fornitore è FONDAMENTALE inviare IL DDT o il Rapporto di servizio con la regolare esecuzione all’Ufficio acquisti!!!!!

Dipartimento di Scienze Mediche e Chirurgiche Ufficio Acquisti Dipartimento di Scienze Mediche e Chirurgiche dimec.acquisti@unibo.it www.dimec.unibo.it