Procedure di acquisto DIBINEM

Gerarchia degli strumenti Accordi quadro di Ateneo (acquisto per adesione) Convenzioni stipulate da Consip SPA (acquisto per adesione); Convenzioni stipulate da Intercent- ER (acquisto per adesione) strumento obbligatorio per acquisti di beni informatici e la connettività – benchmark obbligatorio per tutti gli altri acquisti; Mercato Elettronico della Pubblica Amministrazione disponibile sulla piattaforma di Consip SPA e/o Intercent- ER (acquisto autonomo); Mercato tradizionale (acquisto autonomo)

1. Convenzioni Quadro di Ateneo Il bene o servizio è disponibile nell’ambito di una Accordo Quadro di Ateneo? a) SÌ  allora lo compriamo aderendo alla convenzione esempio: LICENZE Microsoft/POSTER b) SÌ, ma non ha le caratteristiche desiderate  motiviamo la mancata adesione all’accordo quadro e passiamo al punto 2 c) NO  passiamo al punto 2

2. Convenzioni CONSIP 2) Il bene o servizio è disponibile nell’ambito di una convenzione Consip ed il quantitativo necessario rientra nel minimo di ordine previsto dalla convenzione? SÌ  allora lo compriamo utilizzando la convenzione esempio: PC NO  passiamo al punto 3

3. Convenzioni Intercent-ER 3) Il bene o servizio è disponibile nell’ambito di una convenzione Intercent-ER? SÌ, se si tratta di beni informatici e connettività  lo compriamo utilizzando Intercent-ER SÌ, ma si tratta di altra tipologia di acquisti  possiamo non acquistare in Intercent-ER ma dando motivazione NO  passiamo al punto successivo

4. Mercato Elettronico MePA 4) Il bene o servizio è ACQUISTABILE nell’ambito del Mercato elettronico della Pubblica Amministrazione (MePA)? SÌ  allora DOBBIAMO OBBLIGATORIAMENTE ACQUISIRLO TRAMITE MePA es. reagenti NO  chiediamo più preventivi sul mercato tradizionale

Metaprodotto MePA Il prodotto è ACQUISTABILE se sussistono 2 condizioni: 1) Pubblicazione di un bando, sul MePA, connesso alla categoria merceologica del bene/servizio da acquisire es: BENI  Capitolato tecnico: Ricerca, rilevazione scientifica e diagnostica  Sottocategorie: Materiale di laboratorio; strumenti, apparecchiature e soluzioni per la rilevazione scientifica e la diagnostica; prodotti chimici 2) Presenza, all’interno del bando (pubblicato e attivo) di un metaprodotto / sottocategoria che corrisponda, anche in forma aggregata, al bene/servizio da acquistare es: Prodotti chimici  metaprodotto/sottocategoria aggregato che comprende l’acetone

Metaprodotto MePA Se nel catalogo MePA non fosse presente la voce “acetone”, ovvero il bene acetone con le caratteristiche desiderate (grado di purezza, confezionamento, ecc…) esiste in ogni caso il metaprodotto/sottocategorai «Prodotti chimici». L’acetone risulta quindi acquistabile su MePA, in quanto rientra in una sottocategoria di prodotti presente in un bando attivo. Se quindi non c’è il bene, con le specifiche caratteristiche a noi necessarie, ma c’è la sottocategoria di appartenenza dobbiamo OBBLIGATORIAMENTE procedere con una Richiesta Di Offerta sul MePA ai fornitori del MePA SOLO IN ASSENZA delle 2 richiamate condizioni possiamo procedere con un acquisto nel “mercato tradizionale” (acquisto autonomo fuori convenzioni).

VERIFICA PUNTO 1) VERIFICA PUNTO 1) Sono, o supporto, un referente tecnico. Come verifico il punto 1): bene/servizio in Accordo quadro di Ateneo? Al momento gli Accordi quadro di Ateneo sono pochissimi, di interesse per il DIBINEM solo quella per l’acquisto delle licenze software più comuni, che controlla direttamente il referente tecnico informatico quando arriva la richiesta di acquisto e quella per gli stampati, poster e locandine.

VERIFICA PUNTO 2) VERIFICA PUNTO 2) Sono, o supporto, un referente tecnico. Come verifico il punto 2): bene/servizio in Convenzione Consip? www.acquistinretepa.it  clicco su «Che strumento vuoi usare?» Sfoglio le pagine e accedo alla convenzione di interesse.

VERIFICA PUNTO 3) VERIFICA PUNTO 3) Sono, o supporto, un referente tecnico. Come verifico il punto 3): bene/servizio in Convenzione IntercentER? http://intercenter.regione.emilia-romagna.it/  clicco su Convenzioni (a sinistra, sotto Acquisto di beni e servizi)  controllo le Convenzioni attive Conviene controllare subito le condizioni di fornitura (link listino prezzi)

VERIFICA PUNTO 4) VERIFICA PUNTO 4) Sono, o supporto, un referente tecnico. Come verifico il punto 4): bene/servizio tra quelli acquistabili su MePA? www.acquistinretepa.it  clicco su «Che strumento vuoi usare?»  clicco su MERCATO ELETTRONICO  clicco sul bando di interesse Accedo al bando di interesse e controllo la DOCUMENTAZIONE, dove trovo i capitolati con le sottocategorie.

VERIFICA PUNTO 5) VERIFICA PUNTO 5) Sono, o supporto, un referente tecnico. Come acquisisco i preventivi su mercato tradizionale? Invio una mail ad almeno due Operatori Economici chiedendo la loro migliore offerta per i prodotti a me necessari dando loro un tempo massimo entro cui presentare l’offerta.

Acquisti autonomi (MEPA o mercato tradizionale) Individuazione fornitore e ragioni della scelta

Scelta del fornitore per acquisti autonomi Quando si acquista in MePA mediante Ordine Diretto di Acquisto (ODA) o sul mercato tradizionale occorre motivare la scelta del fornitore. Qualora sia possibile individuare il fornitore sulla base del prezzo più basso, la scelta deve essere giustificata: MePA: allegando alla RDAWEB la schermata della vetrina del mercato elettronico dalla quale si potrà evincere la migliore offerta a parità di prodotto Mercato Tradizionale: allegando due o più preventivi

Affidamento diretto ex art. 63 D.Lgs. 50/2016 È possibile procedere ad affidamento diretto, senza consultazione di più preventivi, nei seguenti casi: Qualora siano state richieste più offerte, ma un solo fornitore abbia risposto (le richieste di offerta inviate ai fornitori devono essere documentate – es. mail di invito con indicata la scadenza entro cui ricevere l’offerta) Quando i lavori o le forniture possono essere forniti unicamente da un determinato operatore economico (esempio unico rivenditore in Italia, possesso di brevetto esclusivo ecc.). In questo caso occorre produrre specifica dichiarazione dell’operatore economico e motivare il perché servono solo ed esclusivamente quelle precise caratteristiche e non altre simili interventi/forniture complementari su impianti/tecnologie in precedenza fornite o realizzate. Il ricorso a questa procedura è limitato al triennio successivo alla stipulazione del contratto di appalto iniziale

Affidamento diretto ex art. 63 D.Lgs. 50/2016 Concorrenza assente per motivi tecnici esempio: particolare conoscenza dei luoghi dove deve svolgersi la prestazione, oppure bene o servizio infungibile. Un bene o un servizio è infungibile se è l’unico che può garantire il soddisfacimento di un certo bisogno. L’infungibilità deve essere adeguatamente motivata e circostanziata Il referente tecnico deve motivare in modo approfondito ed esaustivo la scelta effettuata assumendosi la responsabilità delle dichiarazioni rese.

RDO – Richiesta di Offerta Se per la scelta del fornitore è prevista una RDO (richiesta di offerta mediante MePA a minimo 5 fornitori): Il Referente tecnico, punto istruttore sul MePA, predispone la RDO e la invia al Punto ordinante che predispone determina a contrarre che andrà sottoscritta dal Direttore. Terminata la RDO, l’Ufficio acquisti predispone la Determina di aggiudicazione, sempre a firma del Direttore, e procede con l’ordine all’aggiudicatario.

TD – Trattativa Diretta Si tratta di una procedura del tutto simile alla RDO, ma a cui è invitato un solo fornitore del MePA. La scelta del fornitore unico deve essere adeguatamente motivata (ad es. è distributore esclusivo di un prodotto e ho motivato perché solo quel prodotto è conforme alle mie esigenze o in caso di precedente RDO andata deserta). PRIMA di inviare la Trattativa Diretta all’Operatore Economico è INDISPENSABILE inviare una mail a dibinem.acquisti@unibo.it per chiedere il numero di CIG e l’eventuale CUP del progetto sui cui andrà imputata la spesa e concordare i tempi per l’espletamento della procedura. Terminata la TD l’Ufficio acquisti predispone la Determina di aggiudicazione, sempre a firma del Direttore, e procede con l’ordine all’aggiudicatario.

Servizi informatici I servizi informatici sono affidati al CESIA e vengono erogati nel rispetto delle policy di Ateneo L’acquisto di prodotti informatici avviene a seguito della comunicazione delle esigenze da soddisfare al servizio informatico CESIA cesia.referentidibinem@unibo.it il quale valuterà e proporrà gli strumenti più idonei al soddisfacimento dei bisogno nel rispetto della normativa sugli acquisti.

RELAZIONE SULLA SCELTA DEL FORNITORE La manifestazione dell’esigenza ci dice cosa e perché devo comprare. La Relazione che viene redatta dal Referente tecnico serve ad individuare la scelta dello strumento di acquisto e la ragione della scelta dell’operatore economico. Nella maggior parte dei casi gli acquisti necessitano del supporto di un Referente tecnico competente a valutare le opzioni che il mercato offre rispetto all’oggetto o al servizio da acquisire. Per questo con decreto del Direttore, sulla base delle indicazioni dell’Ateneo, sono stati individuati i Referenti tecnici del Dipartimento.

Referenti Tecnici DIBINEM Il Referente Tecnico dell’approvvigionamento è colui che ha il compito di cooperare alla definizione delle specifiche tecniche e prestazionali del bene o servizio da acquistare e di effettuare le verifiche di regolare esecuzione Per i beni/servizi necessari allo svolgimento delle attività didattiche e di ricerca tutti i docenti e ricercatori sono stati nominati, con Provvedimento del Direttore Rep. 158/2017, Referenti Tecnici del DIBINEM. Con il medesimo provvedimento sono stati nominati Referenti Tecnici anche i Responsabili di II e III livello della filiera tecnica. Con provvedimento Rep. 231/2017 sono stati altresì nominati i Referenti Tecnici del Cesia per gli acquisti informatici del DIBINEM

https://rdaweb.unibo.it/dibinem/ Presentazione RDA A questo punto posso procedere ad inoltrare la Richiesta di Acquisto attraverso l’applicativo RDAweb https://rdaweb.unibo.it/dibinem/ Alla RDA dovrà essere allegata: la manifestazione dell’esigenza La relazione del referente tecnico Schermata MEPA / bozza BO di Consip / preventivi operatori economici

RDA ELETTRONICA: RUOLI PRINCIPALI COMPILATORE (CO) - facoltativo e designato dal PI Compila la RDA e carica il preventivo Invia la RDA al punto istruttore responsabile tecnico dell’acquisto PUNTO ISTRUTTORE (PI) (Responsabile Tecnico Acquisto) Compila la RDA (o completa ciò che è stato fatto dal CO) e carica la documentazione necessaria (se non già inserita dal CO) propone nel campo note il fondo di spesa a cui imputare l’acquisto Invia la RDA al richiedente (titolare fondi di spesa) RICHIEDENTE (RI) (Titolare dei Fondi) Indica (o modifica ciò che ha indicato il PI) nel campo note il fondo di spesa a cui imputare l’acquisto Autorizza RDA OPERATORE AMMINISTRATIVO (OA) Conclude RDA. Associa numero buono d’ordine Gestisce gli utenti, i fornitori e i fondi di spesa ecc..

RDA ELETTRONICA: DIAGRAMMA DI FLUSSO COMPILAZIONE Il compilatore compila in ogni sua parte la RDA. Poi la invia al responsabile tecnico dell’acquisto (Punto Istruttore). COMPILAZIONE + MODULO RAE = INVIA Il punto istruttore compila la RDA in ogni sua parte; compila i campi del modulo RAE in quanto responsabile tecnico. Invia l’RDA al titolare del fondo (richiedente). AUTORIZZAZIONE Il richiedente Autorizza l’RDA. Con l’autorizzazione vengono assegnati numero e data all’RDA e viene inviata una notifica al Servizio Acquisti DIBINEM e per conoscenza al punto istruttore originario. Se rifiuta, la RDA torna al punto istruttore. Il Richiedente può anche annullare la RDA concludendo la procedura. LAVORAZIONE Il Servizio Acquisti riceve la notifica del richiedente. L’operatore amministrativo attribuisce un buono d’ordine alla RDA e dopo i vari controlli e adempimenti obbligatori invia l’ordine al fornitore quindi chiude la RDA: viene inviata una notifica al richiedente e per conoscenza a tutti gli attori del processo. L’operatore respinge la RDA se non è corretta.

RDA ELETTRONICA: PERSONALE A SUPPORTO Per qualsiasi necessità nell’uso dell’applicativo contattare Ufficio acquisti dibinem.acquisti@unibo.it per le abilitazioni Luca Rossi luca.rossi@unibo.it