Ciclo Aquisti-Pagamenti Esempio File di lavoro dd

Acquisti Il programma di lavoro per la due diligence deve permettere di individuare i rischi delle attività e gli eventuali costi ingiustificati o passività potenziali ad essi associati. Alcuni aspetti da considerare (elenco non esaustivo): - il fornitore più economico non sempre è il migliore (qualità, puntualità nelle consegne, going concern dell’attività, garanzie ecc.) - per certi materiali è opportuno avere più fornitori (il fermo della produzione è un costo per tempi improduttivi, e/o penali sulle consegne dei nostri prodotti) - se concediamo garanzie sul nostro prodotto dobbiamo avere garanzie anche sulle parti di produzione esterna, allineate nei tempi - i contratti di fornitura aperti , quale onerosità per exit? - le produzioni esterne in conto lavorazione richiedono un continuo monitoraggio delle capacità produttive del terzista e della gestione dei materiali (consumi, resi, sfridi)

Acquisti (es. fogli di lavoro) Organigramma dell’ufficio acquisti Mansionario - ruoli e responsabilità (autonomie e limite di spesa, politiche di rotazione del personale, ferie) Consulenti esterni (es. legali, laboratori controllo qualità) selezione e rotazione Nota. Gli acquisti in ottica dlgs 231/01 sulla responsabilità amministrativa degli enti

Acquisti (es. fogli di lavoro) Descrizione operatività (anche con flow-chart). Parte generale A. La società effettua la produzione sulla base di «programmi di produzione» e di commesse di produzione che dettagliano prelievi di magazzino per reparto, tempi ecc. ( nota, la commessa è la base anche per le rilevazioni della contabilità industriale) B. La contabilità di magazzino rileva giacenze e movimentazioni, per quantità e valore, di materie prime, semilavorati, prodotti finiti, materiali di consumo. I valori sono a costi standard. C. Compito dell’ufficio acquisti è : ottenere quotazioni sia di materie prime sia di componenti sia di servizi, selezionare i fornitori, emettere gli ordini. Periodicamente si aggiornano le quotazioni. Per alcuni materiali si fanno richieste spot.

Acquisti (es. fogli di lavoro) Descrizione operatività L’ufficio acquisti acquisisce quotazioni su richiesta ricerca e sviluppo progettazione (prototipi) produzione / gestione magazzino chiede al controllo qualità verifiche della qualità per i nuovi componenti verifica le compatibilità qualitative ed economiche con gli interessati, verifica anche la situazione economica/finanziaria del fornitore procede all’emissione degli ordini

Acquisti (es. fogli di lavoro) Descrizione operatività L’ordine è emesso per le quantità necessarie tenuto conto delle giacenze di magazzino Riporta descrizione qualità, quantità, prezzo, data consegna termini di pagamento. L’ordine può essere un contratto di fornitura aperto, contenere impegni di ritiro merci anche per l’acquirente. I dati dell’ordine sono immessi nel sistema IT e sono accessibili totalmente o parzialmente a una serie di soggetti (es. al magazziniere, al reparto non è dato accesso ai dati economici)

Acquisti (es. fogli di lavoro) Descrizione operatività L’ordine, una volta emesso, può essere modificato solo da soggetti autorizzati e la modifica deve essere supervisionata (es. lista settimanale delle variazioni autorizzata dal capo ufficio e dal soggetto che eventualmente ha messo la seconda firma). Gli ordini per lavorazioni esterne sono corredati da distinte di lavorazione, specificano le rese, il trattamento di eventuali sfridi, ecc

Acquisti (es. fogli di lavoro) Descrizione operatività La Portineria appone il visto entrata Il Magazziniere sollecita in caso di ritardata consegna, controlla la corrispondenza consegna/ordine, imputa l’entrata a magazzino, invia campioni al controllo qualità. Il Controllo Qualità approva o respinge (what if 1) La Contabilità Fornitori evidenzia fatture da ricevere, la Tesoreria aggiorna il piano pagamenti La Programmazione Produzione verifica l’esistenza I Reparti prelevano i materiali e avviano la produzione

Acquisti (es. fogli di lavoro) Descrizione operatività La Contabilità Fornitori riceve la fattura, verifica la corrispondenza con l’ordine, il benestare magazzino e controllo qualità, quindi approva il pagamento o respinge (what if 2) La Contabilità Fornitori controlla gli estratti conto fornitori e accerta eventuali criticità per le future forniture La Tesoreria verificate tutte le autorizzazioni e dispone il pagamento

Acquisti (es. fogli di lavoro) Descrizione operatività What if 1 Accertati difetti di qualità l’ Ufficio Acquisti contesta la fornitura, chiede emissione di una nota di accredito, concorda una nuova fornitura con lo stesso fornitore o altro, chiede i danni, da disposizioni al Magazzino per il reso. What if 2 Se si accertano errori nella fatturazione la Contabilità Fornitori attiva l’Ufficio Acquisti per la richiesta di una nota di credito o modifica dei termini (es. modalità e tempi di pagamento) Altri interventi dell’ufficio Acquisti possono riguardare i ritardi di consegna, inadeguatezze nella fornitura di servizi, ecc

Acquisti (es. fogli di lavoro) Valutazione del sistema di controllo interno nell’area acquisti. Il sistema deve prevedere: un’adeguata custodia dei beni (se il ritiro merci è fatto da propri mezzi va verificato l’adeguatezza dei mezzi, le polizze di assicurazione la separazione dei compiti (es. corrispondenza tra chi paga e chi controlla fatture o emette note di addebito/richieste di note di credito un’adeguata attività di supervisione (di particolare rilevanza è l’attività del controllo di gestione)

Acquisti (ricordarsi) Validità solo le operazioni autorizzate da chi ne ha i poteri sono valide (es. gli acquisti devono essere fatti da chi ha le deleghe relative) Completezza tutte le operazioni valide vanno contabilizzate (es. evidenza delle fatture da ricevere, impegni per ordini) Accuratezza le operazioni devono essere svolte e controllate con accuratezza (es. controlli delle fatture, analisi di laboratorio)

Acquisti (ricordarsi) MACCHINARI (CAPEX) I contratti di acquisto di immobilizzazioni materiali (e di alcuni beni immateriali – es brevetti ) rivestono una particolare importanza e richiedono la collaborazione di tecnici, legali ecc. Analoga importanza hanno taluni contratti di manutenzione

Acquisti – aspetti rilevanti CUT-OFF È la procedura che rileva la corretta competenza di costi e ricavi. Nel caso degli acquisti occorre verificare che tutte le merci rilevate nella contabilità di magazzino e nell’inventario fisico delle giacenze trovino contabilizzato il relativo costo (fattura o fattura da ricevere). Occorre prestare attenzione anche alla merce presso terzi.

Acquisti – aspetti rilevanti IMPEGNI Possono rappresentare un fattore finanziario a cui possono essere associati rischi per l’investitore (macchinari per produzioni da delocalizzare, materiali per produzioni che si intende abbandonare ecc.)

Acquisti – aspetti rilevanti I RISCHI Selezione del fornitore La scelta del fornitore deve basarsi sul prezzo ma anche su altri fattori quali: reputazione, qualità, rispetto dei tempi, situazione finanziaria. Ritardi nella consegna, fallimenti ecc. sono costi indiretti importanti. Non sempre le penali risolvono il problema. Per alcuni materiali “strategici” è opportuno avvalersi di più fornitori.

Acquisti PROCEDURE PER LA DUE DILIGENCE Colloqui con impiegati e manager Verifiche documentali (ordini e contratti inevasi) Esame delle carte della società di revisione Richieste informazioni a fornitori e terzisti Verifiche cut-off Matching: Inventario fisico Giacenze contabili Eventuale inventario fisico

Acquisti PROCEDURE PER LA DUE DILIGENCE Sulla base degli obiettivi della due diligence e della valutazione dei rischi si definisce il programma delle verifiche. Se la data di riferimento della DD differisce da quella di chiusura dell’esercizio si possono effettuare test delle procedure nell’ambito di una review.