La FatturaPA nel sistema contabile della PAT, agenzie e scuole PROVINCIA AUTONOMA di TRENTO La FatturaPA nel sistema contabile della PAT, agenzie e scuole Trento, marzo 2015

Contesto di riferimento Rappresentazione processo fatturaPA (passiva) Funzioni di validazione e registrazione in SAP Punti di attenzione e opportunità Documento, fascicolo digitale e conservazione FATTURAZIONE ELETTRONICA nel SINET L’agenda PRESENTAZIONE: Mariangela Farina, lavoro c/o il Dip. Affari Finanziari, coordino i progetti dell’area amministrativo contabile e mi occupo in particolare di pianificare tutte quelle attività per agevolare il cambiamento in occasione di nuovi adempimenti come quello della fatturaPA.

Contesto di riferimento: il PROCESSO di DEMATERIALIZZAZIONE Nella PAT il processo di dematerializzazione è stato avviato da tempo ed ogni anno si produce + di 400.000 documenti digitali. Nell’ambito della contabilità sono già dematerializzati I mandati dal 2002, le liquidazioni dal 2005, le reversali dal 2007 Nell’ambito del sistema e-procurement sono già dematerializzati . I documenti e le offerte delle gare telematiche e dei cottimi telematici dal 2009, gli ordini dal 2012 e alcuni contratti e convenzioni Dal 2009 disponiamo del sistema documentale gestito con Pitre che ha permesso di avviare il processo di dematerializzare i provvedimenti e tutta la loro gestione compresa la fase di controllo degli organi di staff. Dal 31 marzo 2015 verrà introdotta anche la fattura elettronica. Avviato nel 2002: mandato, liquidazione, gare, ordini, protocollo… 3

Progetto e-Procurement Progetto Ciclo passivo Conteso di riferimento: il SISTEMA E-PROCUREMENT Strategie d’acquisto Procurement Gestione acquisti beni e servizi Gestione Ordini Pianificazione e Budgeting Sourcing Identificazione Selezione Contrattazione Contratto Contabilità Pagamenti Fiscalità Monitoraggio Gestione acquisti lavori pubblici Progetto e-Procurement Progetto Ciclo passivo La fattura elettronica è uno dei documenti importanti nel processo degli acquisti. All’interno del processo di acquisto si possono distinguere varie fasi: - la pianificazione mediante l’individuazione e raccolta dei fabbisogni, l’individuazione del contraente la formalizzazione dei contratti di fornitura, la contabilità (dove si inserisce per l’appunto la fattura elettronica) da ultimo ma non meno importante il monitoraggio che consente di avere a disposizione dati importanti per la pianificazione successiva. Nell’ambito del sistema e-procurement sono già dematerializzati . I documenti e le offerte delle gare telematiche e dei cottimi telematici dal 2009, gli ordini dal MEPAT e delle CONVENZIONI Ora anche le fatture elettroniche Fattura elettronica Integrata con il sistema documentale e contabile Gare Negozio elettronico (convenzioni) Mercato elettronico provinciale (MePAT) 4

Fattura Elettronica PA Sistema di Interscambio Indice delle PA (IPA) Contesto di riferimento: le PAROLE CHIAVI Fattura Elettronica PA Sistema di Interscambio Indice delle PA (IPA) Piattaforma della Certificazione dei Crediti (PCC) Repertoriazione Già prevista dalle norme contenute nei commi da 209 a 214 di cui all’art. 1 della Legge 244/2007, l’obbligo di fatturazione elettronica nei rapporti economici con la Pubblica Amministrazione da parte di operatori privati, è entrato in vigore il 6 giugno 2014, in ragione di quanto previsto dal Decreto Ministeriale n. 55 del 3 aprile 2013. La ratio sottostante l’introduzione di questo strumento, peraltro diffuso da molti anni negli ordinamenti scandinavi, è la razionalizzazione dei flussi in uscita riguardanti la fornitura di beni, servizi e lavori alle amministrazioni pubbliche. Il legislatore ritiene di ottenere, grazie a questo strumento, notevoli risparmi economici, maggiore trasparenza sui fornitori e sulle relative posizioni fiscali e contributive, un efficace monitoraggio della spesa pubblica. Inoltre la fatturazione elettronica giova anche al privato, il quale può avvalersi di uno strumento che gli garantisce la ricezione del documento da parte del creditore pubblico con data certa, e contestualmente in grado si ridurre gli oneri gestionali della fatturazione Per prepararci a comprendere bene il nuovo processo di gestione della fattura cercherò di spiegare alcune parole chiavi che verranno riprese più avanti. 5

Contesto di riferimento: La FATTURA ELETTRONICA PA E’ un file in formato XML E’ firmata digitalmente Le informazioni e i dati della fattura elettronica sono: dati fiscali (articolo 21 DPR 633/1972 e Codice civile) CODICE UNIVOCO UFFICIO necessario per la trasmissione attraverso il sistema di interscambio eventuali codici CUP e CIG altri dati non obbligatori, ma utili per la dematerializzazione del ciclo passivo (es. numero ordine/contratto) Le specifiche tecniche sono state predisposte dall’Agenzia delle Entrate e sono pubbliche Non sono ricomprese al momento le fatture estere Le PA devono: organizzarsi in modo tale da consentire il ricevimento delle FatturePA: verificare la propria organizzazione interna consultare l’Indice IPA ed eventualmente accreditarsi (comunicare il canale di trasmissione) comunicare ai fornitori gli indici univoci IPA (insieme a CUP e CIG) e i dati per l’integrazione del ciclo passivo (numero d’ordine, contratto, impegno) benefici della dematerializzazione sono tanto più alti quanto più è elevata la dematerializzazione dell’intero ciclo delle spesa.

Contesto di riferimento: Il FORMATO XML E’ Dispersivo e poco leggibile per le persone ma Comprensibile per le applicazioni e favorisce lo scambio automatico di dati tra sistemi informativi già in uso per il mandato e le liquidazioni informatiche è il formato utilizzato per le ricevute delle PEC DatiGeneraliDocumento> <TipoDocumento>TD01</TipoDocumento> <Divisa>EUR</Divisa> <Data>2014-12-18</Data> <Numero>123</Numero> Il formato XML della fatturaPA previsto dalla normativa E’ dispersivo e poco leggibile per le persone ma Comprensibile per le applicazioni e favorisce lo scambio automatico di dati tra sistemi informativi già in uso per il mandato e le liquidazioni informatiche è il formato utilizzato per le ricevute delle PEC DatiGeneraliDocumento> <TipoDocumento>TD01</TipoDocumento> <Divisa>EUR</Divisa> <Data>2014-12-18</Data> <Numero>123</Numero>

SISTEMA DI INTERSCAMBIO Contesto di riferimento: Il SISTEMA di INTERSCAMBIO (SDI) PAT come concentratore ENTI PUBBLICI DEL SISTEMA INFORMATIVO DEGLI ENTI TRENTINI (SINET) INTERMEDIARIO DELL’ENTE Informatica Trentina Fornitori PA TRENTINA SISTEMA DI INTERSCAMBIO NAZIONALE La slide rappresenta graficamente il modello del sistema di fatturazione elettronica realizzato per gli enti trentini. I fornitori dovranno trasmettere le fatture al sistema di interscambio nazionale indicando il codice della PA destinataria. La Provincia Autonoma di Trento, su indicazioni dell’AGID (Agenzia per l’Italia Digitale) riveste il ruolo di concentratore (hub) per gli enti pubblici trentini (circa 400). Il sistema di gestione delle fatture degli enti pubblici trentini è in grado di ricevere le fatture dal sistema di interscambio nazionale e riesce a smistarlo ai sistemi di protocollo/documentali dei singoli enti. Oltre a costituire un vantaggio per l’AGID, è un vantaggio anche per il singolo ente che ha un riferimento locale per eventuali problematiche ma soprattutto perché genera un’economia di scala sulle implementazioni informatiche. RENDERE OMOGENEO IL PROCESSO CONSENTE DI UTILIZZARE SISTEMI INFORMATIVI COMUNI E STANDARD Piattaforma Certificazione dei crediti Integrazione Dati

Contesto di Riferimento: Indice Pubbliche Amministrazioni (IPA) L’IPA è disponibile e visualizzabile all’indirizzo www.indicepa.gov.it ed è l’anagrafica di riferimento per diverse funzioni previste dal CAD, il Codice dell’Amministrazione Digitale: Protocollo Posta Elettronica Certificata (PEC) Struttura Organizzativa Fattura Elettronica è l’indice cui il Sistema di Interscambio (SDI) fa riferimento per le funzioni di indirizzamento delle fatture elettroniche agli uffici centrali e periferici delle pubbliche amministrazioni deputati al ricevimento delle fatture elettroniche trasmesse dai fornitori. L’IPA, acronimo di Indice delle Pubbliche Amministrazioni, è disponibile all’indirizzo www.indicepa.gov.it ed è l’anagrafica di riferimento per diverse funzioni previste dal CAD, il Codice dell’Amministrazione Digitale: Protocollo PEC … Fattura Elettronica è l’indice cui il Sistema di Interscambio (SDI) fa riferimento per le funzioni di indirizzamento delle fatture elettroniche agli uffici centrali e periferici delle pubbliche amministrazioni deputati al ricevimento delle fatture elettroniche trasmesse dai fornitori Il fornitore invia le fatture allo SDI indicando nel campo «codice destinatario» il «codice ufficio univoco» comunicato dalla Amministrazione (ordine, contratto, comunicazione ad hoc). In base a questo codice, lo SDI è in grado di consegnare la fattura elettronica. Le informazioni sono pubbliche: esiste tuttavia un’area riservata agli aggiornamenti che è propria di ciascuna amministrazione. Ogni ente è responsabile dell’aggiornamento tempestivo delle informazioni. Ogni ente nomina un proprio referente per effettuare gli aggiornamenti

Contesto di Riferimento: Il CODICE UNIVOCO UFFICIO l’identificativo dell’Ufficio destinatario di fattura elettronica dell’ente è una stringa alfanumerica di 6 caratteri ha attivo il servizio di «Fatturazione elettronica» Al fine di consentire al Sistema di Interscambio (SDI) di recapitare le fatture elettroniche alle PA destinatarie, tutti gli uffici delle amministrazioni dello Stato e degli enti nazionali destinatari di fattura elettronica devono essere identificati per mezzo di un codice univoco denominato Codice Univoco Ufficio assegnato dall’Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA) 10

Oltre a certificare i crediti scaduti la PCC consentirà Contesto di riferimento: la PIATTAFORMA di CERTIFICAZIONE dei CREDITI La Piattaforma della certificazione dei crediti (PCC) ha ampliato i suoi obiettivi. Oltre a certificare i crediti scaduti la PCC consentirà ai fornitori di monitorare le fatture inviate allo SDI e i pagamenti delle PA in un unico punto allo Stato di derivare automaticamente i tempi medi di pagamento e il debito delle PA relativamente all’acquisto di beni e servizi (debito commerciale) La Piattaforma della certificazione dei crediti ha ampliato i suoi obiettivi… Oltre alla certificazione dei crediti consentirà ai fornitori di monitorare le fatture inviate allo SDI e i pagamenti delle PA in un unico punto allo Stato di derivare automaticamente i tempi medi di pagamento e il debito delle PA relativamente all’acquisto di beni e servizi 11

Contesto di riferimento: la PIATTAFORMA di CERTIFICAZIONE dei CREDITI Dal 31 marzo 2015 il Sistema di Interscambio (SDI) popolerà automaticamente la Piattaforma della Certificazione dei Crediti (PCC) con i dati delle fatture elettroniche inviate dai fornitori e delle relative ricevute (di consegna, rifiuto/accettazione, decorrenza termini) La Pubblica Amministrazione provvederà a completare sistematicamente i dati riguardanti la fase di pagamento e/o classificare il credito. 12

Contesto di riferimento: il RACCORDO con la PIATTAFORMA di CERTIFICAZIONE dei CREDITI Come fa il Sistema di Intescambio (SDI) a caricare automaticamente le fatturePA sulla PCC? Ogni ente deve provvedere a collegare gli uffici IPA destinatari di fattura elettronica ad un ufficio PCC registrato in Piattaforma Certificazione Crediti. La Direzione Generale della PAT ha effettuato centralmente questa attività di raccordo. 13

è analoga alla protocollazione Contesto di riferimento: REPERTORIAZIONE delle fatturePA passive La repertoriazione è analoga alla protocollazione consente di assegnare una serie/un numero progressivo ad un insieme omogeneo di documenti. PiTRE assegnerà un numero di repertorio alla fatturaPA, 14

Servizio di fatturazione attiva e passiva: Adeguamento sistemi gestionali (SAP e PiTre): l’integrazione con il sistema documentale PiTre e il sistema contabile provinciale SAP nonché un periodo di sperimentazione di 6 mesi sono stati stimati in 170.000,00 euro (circa 14 mesi/persona). Si ipotizza che il sistema sia disponibile dal 1° luglio 2012 se il Dip. Innovazione e ICT approva l’attività nell’ambito del 3° atto esecutivo di sviluppo 2011 in fase di predisposizione da parte di IT. Dal gennaio 2013 potrebbe essere esteso a tutti i fornitori. Servizio di fatturazione attiva e passiva: Fornitore: euro 0,80-0,90 a fattura (costo variabile) più 12-15 euro di canone mensile (costo fisso) comprensivo di servizio contact center, conservazione ed esibizione on-line. Presupposto per il fornitore e/o suoi intermediari è quello di disporre di un sistema e-banking (es. UNICREDIT offrirà il servizio gratuitamente per i primi 6 mesi e successivamente il 50% di sconto sul canone mensile; il prezzo scontato sarà di 7,5-12,5 euro mensili). Ente: euro 0,80-0,90 a fattura più 12-15 euro di canone mensile più eventuali costi di gestione del sistema e-banking. Inoltre l’ente PAT dovrà sostenere il costo (0,80-0,90 euro) delle fatture che il fornitore inserirà nel sistema DESQ tramite il portale e-procurement (Mercurio). I costi sono simmetrici ovvero la fattura è considerata attiva per il fornitore e passiva per l’ente e viceversa. I costi variabili complessivi quindi si sommano: ogni fattura elettronica costerà complessivamente 1,60-1,80 euro. SOLUZIONE per gli ENTI PUBBLICI TRENTINI: i benefici attesi - conoscere la data certa di ricezione della fattura da cui far decorrere i termini di pagamento - dematerializzare la fattura porta a semplificare il processo della spesa: smistamento automatico alla gestione documentale (Pitre) competente, “protocollazione/repertoriazione” facilitata, caricamento automatico delle fatture nella contabilità raccordo con la Piattaforma di Certificazione dei Crediti (PCC) accelerare il processo di pagamento ai fornitori (riduzione stimata in media di 5-7 giorni) ottenere risparmi con la riduzione di attività senza valore aggiunto Il processo avanzato di integrazione della fattura elettronica con il sistema di protocollo, la gestione degli acquisti e la contabilità porterà a vantaggi consistenti, in particolare Si potrà conoscere la data certa di ricezione della fattura, determinante per assicurare il rispetto dei termini di pagamento eliminando le attuali incertezze della data di scadenza del pagamento. Dematerializzare la fattura porta a semplificare il processo della spesa. Infatti Lo smistamento automatico alla gestione documentale competente La protocollazione (o repertoriazione) facilitata L’integrazione e collegamento con il sistema degli acquisti, in particolare con l’ordine Il caricamento automatico dei dati delle fatture nella contabilità (per la PAT è SAP) Porterà ad accelerare il processo di pagamento ai fornitori: si stima una riduzione intorno ai 5-7 giorni e un risparmio di risorse conseguente alla riduzione delle attività senza valore aggiunto. 15

al sistema documentale (PITre) SOLUZIONE per gli ENTI PUBBLICI TRENTINI: il Ruolo tecnologico di Informatica Trentina Il servizio si occupa di prendere in carico le fatture provenienti dal Sistema di Intescambio Nazionale (SDI) e di trasmetterle al sistema documentale (PITre) al sistema contabile (SAP) Il servizio si occupa di prendere in carico le fatture provenienti dal Sistema di Intescambio Nazionale e di trasmetterle verso il documentale e di protocollo (PITre) e il gestionale dell’ente (SAP) Il sistema espone web services per l’integrazione di sistemi di protocollo e contabili di terze parti. 16

Rappresentazione processo fatturaPA (passiva) Funzioni di validazione e registrazione in SAP FATTURAZIONE ELETTRONICA nel SINET L’agenda Claudio Lago presenta il processo fatturaPA passiva Arianna Rigoni illustra le funzioni di validazione e registrazione realizzate in SAP

- Punti di attenzione e opportunità L’agenda FATTURAZIONE ELETTRONICA nel SINET L’agenda Riprendiamo con i Punti di Attenzione rilevati in questi mesi di preparazione all’avvio della FatturaPA per prepararci a rendere più lineare possibile il processo di controllo della spesa, eliminare attività ridondanti, modificare le nostre abitudini cercando di adottare le buone pratiche che ci suggerisce l’introduzione della fatturaPA.

Cambia l’organizzazione dell’ente il processo di controllo Gestione del Cambiamento: PUNTI di ATTENZIONE e OPPORTUNITA’ Cambia l’organizzazione dell’ente il processo di controllo la contabilizzazione della fattura la gestione dei documenti e dei fascicoli Ogni struttura provinciale probabilmente dovrà modificare l’attuale organizzazione inerente la gestione delle fatture. In particolare si dovrà anticipare il processo di controllo modificare le modalità di contabilizzare una fattura (prima si inseriva solo il delta tra fattura e nota di accredito) Gestire i fascicoli in quanto la fattura è un documento digitale che deve essere conservato correttamente Ogni Punto di Attenzione può diventare un’opportunità!

RIFIUTO FATTURA: < 15 gg di calendario Adeguamento sistemi gestionali (SAP e PiTre): l’integrazione con il sistema documentale PiTre e il sistema contabile provinciale SAP nonché un periodo di sperimentazione di 6 mesi sono stati stimati in 170.000,00 euro (circa 14 mesi/persona). Si ipotizza che il sistema sia disponibile dal 1° luglio 2012 se il Dip. Innovazione e ICT approva l’attività nell’ambito del 3° atto esecutivo di sviluppo 2011 in fase di predisposizione da parte di IT. Dal gennaio 2013 potrebbe essere esteso a tutti i fornitori. Servizio di fatturazione attiva e passiva: Fornitore: euro 0,80-0,90 a fattura (costo variabile) più 12-15 euro di canone mensile (costo fisso) comprensivo di servizio contact center, conservazione ed esibizione on-line. Presupposto per il fornitore e/o suoi intermediari è quello di disporre di un sistema e-banking (es. UNICREDIT offrirà il servizio gratuitamente per i primi 6 mesi e successivamente il 50% di sconto sul canone mensile; il prezzo scontato sarà di 7,5-12,5 euro mensili). Ente: euro 0,80-0,90 a fattura più 12-15 euro di canone mensile più eventuali costi di gestione del sistema e-banking. Inoltre l’ente PAT dovrà sostenere il costo (0,80-0,90 euro) delle fatture che il fornitore inserirà nel sistema DESQ tramite il portale e-procurement (Mercurio). I costi sono simmetrici ovvero la fattura è considerata attiva per il fornitore e passiva per l’ente e viceversa. I costi variabili complessivi quindi si sommano: ogni fattura elettronica costerà complessivamente 1,60-1,80 euro. Gestione del Cambiamento: RIFIUTO FATTURA RIFIUTO FATTURA: < 15 gg di calendario RINVIO FATTURA A volte è necessario richiedere la correzione di fatture al fornitore: per errori fiscali (imponibile, aliquota IVA, ….) perché non hanno inserito il CIG o CUP o il riferimento all’ordine di acquisto o per imprecisioni nella descrizione del testo della fattura Note di accredito e arrotondamenti: nel periodo transitorio si prevede un elevato numero di note di accredito: derivanti da errori di trascrizione, da ritardi di verifica da parte dell’ente che non è riuscito ad inviare la ricevuta di rifiuto entro il 15gg dalla data di trasmissione della fattura da parte del fornitore (si tratta di circa 7/8 gg lavorativi in media; uso diffuso in molte strutture PAT (e forse anche altri enti) di inserire in contabilità l’importo netto tra fattura e nota di accredito, considerata l’ampiezza delle attività non soggette ad adempimenti IVA, 20

Servizio di fatturazione attiva e passiva: Adeguamento sistemi gestionali (SAP e PiTre): l’integrazione con il sistema documentale PiTre e il sistema contabile provinciale SAP nonché un periodo di sperimentazione di 6 mesi sono stati stimati in 170.000,00 euro (circa 14 mesi/persona). Si ipotizza che il sistema sia disponibile dal 1° luglio 2012 se il Dip. Innovazione e ICT approva l’attività nell’ambito del 3° atto esecutivo di sviluppo 2011 in fase di predisposizione da parte di IT. Dal gennaio 2013 potrebbe essere esteso a tutti i fornitori. Servizio di fatturazione attiva e passiva: Fornitore: euro 0,80-0,90 a fattura (costo variabile) più 12-15 euro di canone mensile (costo fisso) comprensivo di servizio contact center, conservazione ed esibizione on-line. Presupposto per il fornitore e/o suoi intermediari è quello di disporre di un sistema e-banking (es. UNICREDIT offrirà il servizio gratuitamente per i primi 6 mesi e successivamente il 50% di sconto sul canone mensile; il prezzo scontato sarà di 7,5-12,5 euro mensili). Ente: euro 0,80-0,90 a fattura più 12-15 euro di canone mensile più eventuali costi di gestione del sistema e-banking. Inoltre l’ente PAT dovrà sostenere il costo (0,80-0,90 euro) delle fatture che il fornitore inserirà nel sistema DESQ tramite il portale e-procurement (Mercurio). I costi sono simmetrici ovvero la fattura è considerata attiva per il fornitore e passiva per l’ente e viceversa. I costi variabili complessivi quindi si sommano: ogni fattura elettronica costerà complessivamente 1,60-1,80 euro. Gestione del Cambiamento: ESPRIMERE RIFIUTO/ACCETTAZIONE E’ stata predisposta una applicazione web (non SAP) che consente ai contabili di rifiutare e/o accettare la fattura PA. La notifica di rifiuto/accettazione in automatico (da sistema) Verrà allegata alla fattura repertoriata in Pitre Cambierà lo stato della fattura PA non ancora validata in SAP Se la PA rifiuta il fornitore potrà ripresentare la fattura con il medesimo numero e data altrimenti il fornitore potrà solo emettere una nota di accredito ed emettere una nuova fattura Errori possibili prima fase di avvio: CIG o CUP non inseriti qualora necessari Codice IPA sbagliato Mancanza riferimenti ordine/contratto E’ stata predisposta una applicazione web (non SAP) che consente ai contabili di rifiutare e/o accettare la fattura PA. La notifica di rifiuto/accettazione in automatico (da sistema) Verrà allegata alla fattura repertoriata in Pitre Cambierà lo stato della fattura PA non ancora validata in SAP Se la PA rifiuta il fornitore potrà ripresentare la fattura con il medesimo numero e data altrimenti se la PA non rifiuta entro il 15 gg di calendario il fornitore potrà solo emettere una nota di accredito ed emettere una nuova fattura Errori possibili prima fase di avvio: CIG o CUP non inseriti qualora necessari Codice IPA sbagliato Mancanza riferimenti ordine/contratto 21

di REGOLARE ESECUZIONE Adeguamento sistemi gestionali (SAP e PiTre): l’integrazione con il sistema documentale PiTre e il sistema contabile provinciale SAP nonché un periodo di sperimentazione di 6 mesi sono stati stimati in 170.000,00 euro (circa 14 mesi/persona). Si ipotizza che il sistema sia disponibile dal 1° luglio 2012 se il Dip. Innovazione e ICT approva l’attività nell’ambito del 3° atto esecutivo di sviluppo 2011 in fase di predisposizione da parte di IT. Dal gennaio 2013 potrebbe essere esteso a tutti i fornitori. Servizio di fatturazione attiva e passiva: Fornitore: euro 0,80-0,90 a fattura (costo variabile) più 12-15 euro di canone mensile (costo fisso) comprensivo di servizio contact center, conservazione ed esibizione on-line. Presupposto per il fornitore e/o suoi intermediari è quello di disporre di un sistema e-banking (es. UNICREDIT offrirà il servizio gratuitamente per i primi 6 mesi e successivamente il 50% di sconto sul canone mensile; il prezzo scontato sarà di 7,5-12,5 euro mensili). Ente: euro 0,80-0,90 a fattura più 12-15 euro di canone mensile più eventuali costi di gestione del sistema e-banking. Inoltre l’ente PAT dovrà sostenere il costo (0,80-0,90 euro) delle fatture che il fornitore inserirà nel sistema DESQ tramite il portale e-procurement (Mercurio). I costi sono simmetrici ovvero la fattura è considerata attiva per il fornitore e passiva per l’ente e viceversa. I costi variabili complessivi quindi si sommano: ogni fattura elettronica costerà complessivamente 1,60-1,80 euro. Gestione del Cambiamento : ATTESTAZIONE REGOLARE ESECUZIONE DA TIMBRO e FIRMA di REGOLARE ESECUZIONE TIMBRO e FIRMA REGOLARE ESECUZIONE Attualmente sulla fattura cartacea viene prodotto un timbro con una frase che attesta la regolare esecuzione. A volte firmato, a volte viene apposto un visto, a volte timbro più visto… 22

A DOCUMENTO con ATTESTAZIONE da allegare alla FATTURA Adeguamento sistemi gestionali (SAP e PiTre): l’integrazione con il sistema documentale PiTre e il sistema contabile provinciale SAP nonché un periodo di sperimentazione di 6 mesi sono stati stimati in 170.000,00 euro (circa 14 mesi/persona). Si ipotizza che il sistema sia disponibile dal 1° luglio 2012 se il Dip. Innovazione e ICT approva l’attività nell’ambito del 3° atto esecutivo di sviluppo 2011 in fase di predisposizione da parte di IT. Dal gennaio 2013 potrebbe essere esteso a tutti i fornitori. Servizio di fatturazione attiva e passiva: Fornitore: euro 0,80-0,90 a fattura (costo variabile) più 12-15 euro di canone mensile (costo fisso) comprensivo di servizio contact center, conservazione ed esibizione on-line. Presupposto per il fornitore e/o suoi intermediari è quello di disporre di un sistema e-banking (es. UNICREDIT offrirà il servizio gratuitamente per i primi 6 mesi e successivamente il 50% di sconto sul canone mensile; il prezzo scontato sarà di 7,5-12,5 euro mensili). Ente: euro 0,80-0,90 a fattura più 12-15 euro di canone mensile più eventuali costi di gestione del sistema e-banking. Inoltre l’ente PAT dovrà sostenere il costo (0,80-0,90 euro) delle fatture che il fornitore inserirà nel sistema DESQ tramite il portale e-procurement (Mercurio). I costi sono simmetrici ovvero la fattura è considerata attiva per il fornitore e passiva per l’ente e viceversa. I costi variabili complessivi quindi si sommano: ogni fattura elettronica costerà complessivamente 1,60-1,80 euro. Gestione del Cambiamento : ATTESTAZIONE REGOLARE ESECUZIONE A DOCUMENTO con ATTESTAZIONE da allegare alla FATTURA Repertoriata in PiTRE Sostituiamo il timbro con un documento di attestazione che andremmo ad inserire come allegato alla fatturaPA repertoriata in PiTRE Il visto è sostituito con l’atto di inserimento del documento di attestazione in Pitre. Si tratta di una firma elettronica avanzata (non digitale) ma sufficientemente resa sicura dalle credenziali di accesso dell’utente Pitre. 23

Servizio di fatturazione attiva e passiva: Adeguamento sistemi gestionali (SAP e PiTre): l’integrazione con il sistema documentale PiTre e il sistema contabile provinciale SAP nonché un periodo di sperimentazione di 6 mesi sono stati stimati in 170.000,00 euro (circa 14 mesi/persona). Si ipotizza che il sistema sia disponibile dal 1° luglio 2012 se il Dip. Innovazione e ICT approva l’attività nell’ambito del 3° atto esecutivo di sviluppo 2011 in fase di predisposizione da parte di IT. Dal gennaio 2013 potrebbe essere esteso a tutti i fornitori. Servizio di fatturazione attiva e passiva: Fornitore: euro 0,80-0,90 a fattura (costo variabile) più 12-15 euro di canone mensile (costo fisso) comprensivo di servizio contact center, conservazione ed esibizione on-line. Presupposto per il fornitore e/o suoi intermediari è quello di disporre di un sistema e-banking (es. UNICREDIT offrirà il servizio gratuitamente per i primi 6 mesi e successivamente il 50% di sconto sul canone mensile; il prezzo scontato sarà di 7,5-12,5 euro mensili). Ente: euro 0,80-0,90 a fattura più 12-15 euro di canone mensile più eventuali costi di gestione del sistema e-banking. Inoltre l’ente PAT dovrà sostenere il costo (0,80-0,90 euro) delle fatture che il fornitore inserirà nel sistema DESQ tramite il portale e-procurement (Mercurio). I costi sono simmetrici ovvero la fattura è considerata attiva per il fornitore e passiva per l’ente e viceversa. I costi variabili complessivi quindi si sommano: ogni fattura elettronica costerà complessivamente 1,60-1,80 euro. Gestione del Cambiamento : ATTESTAZIONE REGOLARE ESECUZIONE Esempio n. 1 In data 31 marzo 2015, il geometra Mario Rossi del Servizio Gestioni Patrimoniali e Logistica, vista la fattura n. 123 del 31 marzo 2015, attesta, ai sensi dell’art.31 della LP 19 luglio 1990, n. 23, la regolare esecuzione della fornitura di beni/prestazione di servizi. Esempio n. 2 PAT- Servizio Opere Stradali e Ferroviarie – geometra Mario Rossi: Constatata la congruità dei prezzi, accertata l’eseguita fornitura e le relative quantità esposte, accertata la regolare esecuzione dei lavori, si propone il pagamento per l’importo di euro 999,99 a saldo della fattura/fatture n. 123 di data 31/1/2015 e della nota di accredito n. 1 di data 15/02/2015 Ogni struttura potrà scegliere frasi e/o descrizioni simili: importante è attestare la regolare esecuzione dei beni e/o servizi contenuti in fattura. 24

Adeguamento sistemi gestionali (SAP e PiTre): l’integrazione con il sistema documentale PiTre e il sistema contabile provinciale SAP nonché un periodo di sperimentazione di 6 mesi sono stati stimati in 170.000,00 euro (circa 14 mesi/persona). Si ipotizza che il sistema sia disponibile dal 1° luglio 2012 se il Dip. Innovazione e ICT approva l’attività nell’ambito del 3° atto esecutivo di sviluppo 2011 in fase di predisposizione da parte di IT. Dal gennaio 2013 potrebbe essere esteso a tutti i fornitori. Servizio di fatturazione attiva e passiva: Fornitore: euro 0,80-0,90 a fattura (costo variabile) più 12-15 euro di canone mensile (costo fisso) comprensivo di servizio contact center, conservazione ed esibizione on-line. Presupposto per il fornitore e/o suoi intermediari è quello di disporre di un sistema e-banking (es. UNICREDIT offrirà il servizio gratuitamente per i primi 6 mesi e successivamente il 50% di sconto sul canone mensile; il prezzo scontato sarà di 7,5-12,5 euro mensili). Ente: euro 0,80-0,90 a fattura più 12-15 euro di canone mensile più eventuali costi di gestione del sistema e-banking. Inoltre l’ente PAT dovrà sostenere il costo (0,80-0,90 euro) delle fatture che il fornitore inserirà nel sistema DESQ tramite il portale e-procurement (Mercurio). I costi sono simmetrici ovvero la fattura è considerata attiva per il fornitore e passiva per l’ente e viceversa. I costi variabili complessivi quindi si sommano: ogni fattura elettronica costerà complessivamente 1,60-1,80 euro. Gestione del Cambiamento: DATA SCADENZA CERTA DATA SCADENZA CERTA DATA SCADENZA CERTA: non più dubbi sul momento di arrivo della fattura nell’ente. Data scadenza fattura: sarà certa o comunque derivabile in modo chiaro. A differenza di quanto avviene oggi, con il sistema di interscambio si avranno a disposizione più date: La data della fattura riportata nel documento fatturaPA La data di trasmissione del fornitore, La data di consegna della fattura all’ente, La data di repertoriazione 25

La PA deve comunicare alla PCC le fatture: Adeguamento sistemi gestionali (SAP e PiTre): l’integrazione con il sistema documentale PiTre e il sistema contabile provinciale SAP nonché un periodo di sperimentazione di 6 mesi sono stati stimati in 170.000,00 euro (circa 14 mesi/persona). Si ipotizza che il sistema sia disponibile dal 1° luglio 2012 se il Dip. Innovazione e ICT approva l’attività nell’ambito del 3° atto esecutivo di sviluppo 2011 in fase di predisposizione da parte di IT. Dal gennaio 2013 potrebbe essere esteso a tutti i fornitori. Servizio di fatturazione attiva e passiva: Fornitore: euro 0,80-0,90 a fattura (costo variabile) più 12-15 euro di canone mensile (costo fisso) comprensivo di servizio contact center, conservazione ed esibizione on-line. Presupposto per il fornitore e/o suoi intermediari è quello di disporre di un sistema e-banking (es. UNICREDIT offrirà il servizio gratuitamente per i primi 6 mesi e successivamente il 50% di sconto sul canone mensile; il prezzo scontato sarà di 7,5-12,5 euro mensili). Ente: euro 0,80-0,90 a fattura più 12-15 euro di canone mensile più eventuali costi di gestione del sistema e-banking. Inoltre l’ente PAT dovrà sostenere il costo (0,80-0,90 euro) delle fatture che il fornitore inserirà nel sistema DESQ tramite il portale e-procurement (Mercurio). I costi sono simmetrici ovvero la fattura è considerata attiva per il fornitore e passiva per l’ente e viceversa. I costi variabili complessivi quindi si sommano: ogni fattura elettronica costerà complessivamente 1,60-1,80 euro. Gestione del Cambiamento: SISTEMI PARALLELI (SAP e PCC) La PA deve comunicare alla PCC le fatture: Pagate, Sospese/non liquidabili o Scadute La contabilizzazione delle fatture in SAP dovrà seguire delle nuove linee guida per assicurare l’aggiornamento automatico dei dati alla PCC Adesso, nel periodo transitorio: le PA sono obbligate mensilmente (pena sanzioni) ad inserire i debiti (certi, esigibili e liquidabili) scaduti nel mese precedente e non ancora pagati. Dal 31 marzo 2015, data avvio obbligo della fattura PA a tutti gli enti pubblici: le PA si troveranno già caricate nella piattaforma dei crediti tutte le fatture inviate dai fornitori ai codici ufficio IPA collegati agli uffici PCC competi di ricevute (di consegna e di accettazione/rifiuto). La PA dovrà provvedere sistematicamente ad aggiornare lo stato della fattura (del debiti). Nella piattaforma dei crediti attualmente le fatture caricate/inserite sono un sottoinsieme. Dal 31 marzo 2015 tutte le fatture vengono caricate automaticamente dallo SDI sulla PCC e quindi l’onere dell’ente potrebbe diventare più complesso.   Attualmente le modalità di aggiornamento dei dati sono manuali. Stiamo predisponendo delle funzioni in SAP per permettere l’aggiornamento automatico dei dati relativi alle fatture pagate, alle fatture sospese e alle fatture scadute. Il calcolo dei tempi di liquidazione verrà modificato per consentire un allineamento con la PCC. Ai primi di aprile vi saranno fornite le nuove linee guida per gestire le fatture sospese o non liquidabili. Il raccordo è fondamentale per parallelizzare le registrazioni contabili in SAP e PCC 26

Adeguamento sistemi gestionali (SAP e PiTre): l’integrazione con il sistema documentale PiTre e il sistema contabile provinciale SAP nonché un periodo di sperimentazione di 6 mesi sono stati stimati in 170.000,00 euro (circa 14 mesi/persona). Si ipotizza che il sistema sia disponibile dal 1° luglio 2012 se il Dip. Innovazione e ICT approva l’attività nell’ambito del 3° atto esecutivo di sviluppo 2011 in fase di predisposizione da parte di IT. Dal gennaio 2013 potrebbe essere esteso a tutti i fornitori. Servizio di fatturazione attiva e passiva: Fornitore: euro 0,80-0,90 a fattura (costo variabile) più 12-15 euro di canone mensile (costo fisso) comprensivo di servizio contact center, conservazione ed esibizione on-line. Presupposto per il fornitore e/o suoi intermediari è quello di disporre di un sistema e-banking (es. UNICREDIT offrirà il servizio gratuitamente per i primi 6 mesi e successivamente il 50% di sconto sul canone mensile; il prezzo scontato sarà di 7,5-12,5 euro mensili). Ente: euro 0,80-0,90 a fattura più 12-15 euro di canone mensile più eventuali costi di gestione del sistema e-banking. Inoltre l’ente PAT dovrà sostenere il costo (0,80-0,90 euro) delle fatture che il fornitore inserirà nel sistema DESQ tramite il portale e-procurement (Mercurio). I costi sono simmetrici ovvero la fattura è considerata attiva per il fornitore e passiva per l’ente e viceversa. I costi variabili complessivi quindi si sommano: ogni fattura elettronica costerà complessivamente 1,60-1,80 euro. GESTIONE del CAMBIAMENTO : Punti di attenzione RIORGANIZZAZIONI Attenzione agli enti con un numero elevato di uffici. Nelle riorganizzazioni è un fattore di criticità. La PAT ha più di 100 uffici destinatari di fatturaPA perché la responsabilità relativa alla Certificazione dei crediti è decentrata. Nella PCC ogni ufficio PCC può far riferimento a più uffici destinatari di fatturaPA ma non viceversa! 27

OPPORTUNITA’ Revisione del processo della spesa Migliorare il processo della spesa eliminando attività senza valore aggiunto e ridondanti Rivedere il processo di controllo eliminando attività senza valore aggiunto. Ad esempio sarà possibile parallelizzare le attività di controllo del tecnico e del contabile.

OPPORTUNITA’: Dematerializzare documenti inerenti la spesa Tutti i documenti di un acquisto/rapporto commerciale sono nativi digitali e se inseriti in un fascicolo digitale sono consultabili ovunque da chi ne ha bisogno in ogni momento Le PA potranno avere benefici solo se dematerializzano l’intero processo (a 360°) e non solo la FatturaPA Tutti i documenti di un acquisto/rapporto commerciale sono nativi digitalmente e se inseriti in un fascicolo digitale sono consultabili ovunque da chi ne ha bisogno

Documento, fascicolo digitale e conservazione L’agenda FATTURAZIONE ELETTRONICA nel SINET L’agenda Passiamo ora la parola al collega esperto degli aspetti archivistici che ci spiegherà la grande opportunità di gestire fascicoli digitali

Momenti informativi in ottobre 2014 agli enti locali GESTIONE del CAMBIAMENTO: Comunicazione agli Enti pubblici trentini   Momenti informativi in ottobre 2014 agli enti locali alle strutture PAT e agenzie alle scuole agli enti strumentali Formazione - seminari per i contabili SAP nelle prime due settimane di marzo 2015 - corso di formazione a distanza (FAD) per i protocollisti di PITre Comunicare i codici IPA al fornitore Inserire codice IPA nei contratti e negli ordini Effettuare una ricognizione dei contratti in essere e comunicare al fornitore del codice ufficio IPA destinatario della fatturaPA dal 31 marzo 2015 Informare i fornitori dell’approssimarsi della scadenza e delle modalità di emissione e trasmissione della fattura verso la PA La CCIAA di Trento aiuterà la PAT e tutti gli enti pubblici trentini effettuando una comunicazione massiva a tutte le imprese iscritte nel Registro Imprese di Trento per invitarle ad inserire nella fattura tutta una serie di info che attualmente potrebbero non essere contenute, in particolare Codice Ufficio IPA (contenuto nell’ordine o nella comunicazione dell’ente al fornitore per i contratti già in essere ) CIG (qualora presente su ordine/contratto e/o comunicato dall’ente) CUP (qualora presente nell’ordine/contrato e/o comunicato dall’ente) Memo: se una fattura non contiene questi elementi va rifiutata entro il 15° gg di calendario da quando il fornitore l’ha trasmessa allo SDI. Se rifiuta entro il 15° il fornitore potrà ri-emettere la fattura corretta altrimenti sarà costretto ad emettere una nota di accredito per l’intero importo e successivamente ri-emettere una nuova fattura. In alternativa è possibile che PA e fornitore attivano uno scambio di corrispondenza che purtroppo genera complessità nel processo della spesa

Il codice ufficio univoco IPA Riportare nei contratti e negli ordini GESTIONE del CAMBIAMENTO: Comunicazione ai Fornitori   Il codice ufficio univoco IPA Riportare nei contratti e negli ordini Ricognizione dei contratti pluriennali In collaborazione con la CCIAA di TN Comunicazione inviata alle PEC del Registro Imprese di Trento per richiedere di inserire nella fatturaPA Codice Ufficio univoco IPA CIG e CUP (qualora presenti) Riferimenti dell’ordine/contratto Memo: se una fattura non contiene questi elementi va rifiutata entro il 15° gg di calendario da quando il fornitore l’ha trasmessa allo SDI. Se rifiuta entro il 15° il fornitore potrà ri-emettere la fattura corretta altrimenti sarà costretto ad emettere una nota di accredito per l’intero importo e successivamente ri-emettere una nuova fattura. In alternativa è possibile che PA e fornitore attivano uno scambio di corrispondenza che purtroppo genera complessità nel processo della spesa

Le PA sono doppiamente coinvolte! Adeguamento sistemi gestionali (SAP e PiTre): l’integrazione con il sistema documentale PiTre e il sistema contabile provinciale SAP nonché un periodo di sperimentazione di 6 mesi sono stati stimati in 170.000,00 euro (circa 14 mesi/persona). Si ipotizza che il sistema sia disponibile dal 1° luglio 2012 se il Dip. Innovazione e ICT approva l’attività nell’ambito del 3° atto esecutivo di sviluppo 2011 in fase di predisposizione da parte di IT. Dal gennaio 2013 potrebbe essere esteso a tutti i fornitori. Servizio di fatturazione attiva e passiva: Fornitore: euro 0,80-0,90 a fattura (costo variabile) più 12-15 euro di canone mensile (costo fisso) comprensivo di servizio contact center, conservazione ed esibizione on-line. Presupposto per il fornitore e/o suoi intermediari è quello di disporre di un sistema e-banking (es. UNICREDIT offrirà il servizio gratuitamente per i primi 6 mesi e successivamente il 50% di sconto sul canone mensile; il prezzo scontato sarà di 7,5-12,5 euro mensili). Ente: euro 0,80-0,90 a fattura più 12-15 euro di canone mensile più eventuali costi di gestione del sistema e-banking. Inoltre l’ente PAT dovrà sostenere il costo (0,80-0,90 euro) delle fatture che il fornitore inserirà nel sistema DESQ tramite il portale e-procurement (Mercurio). I costi sono simmetrici ovvero la fattura è considerata attiva per il fornitore e passiva per l’ente e viceversa. I costi variabili complessivi quindi si sommano: ogni fattura elettronica costerà complessivamente 1,60-1,80 euro. FATTURAZIONE ELETTRONICA nel SINET: Fattura Attiva Le PA possono emettere fatture verso altre PA e in questo caso sono assimilabili ad un qualsiasi operatore economico/impresa. Le PA sono doppiamente coinvolte! Come i FORNITORI dovranno adeguare i propri sistemi di fatturazione scegliere le modalità di trasmissione delle fatture al sistema nazionale di interscambio (es. tramite intermediario) decidere se gestire o meno un doppio canale/formato di fatturazione attiva (solo fatture formato PA?) Altro punto di attenzione molto importante è quello relativo alla fatturazione attiva. Le Pubbliche Amministrazioni possono emettere fatture verso altre PA e in questo caso sono assimilabili ad un qualsiasi operatore economico/impresa. Oltre ad essere PA: obbligate a ricevere fatture solo in formato XML PA, Sono anche FORNITORI: obbligate ad emettere fatture solo in formato XML PA se il destinatario è una PA Sono doppiamente coinvolte! Le PA quindi dovranno cambiare sia i sistemi di ricevimento fatture che quelli di produzione fatture: Come fornitrici di beni e servizi dovranno preoccuparsi ad adeguare i propri sistemi di fatturazione scegliere le modalità di trasmissione delle fatture al sistema nazionale di interscambio (PEC, spcoop, FTP, …) oppure scegliere un intermediario oppure attivare servizi di conversione fatture da PDF a formato XML PA decidere se gestire o meno un doppio canale/formato di fatturazione attiva: (fattura PA o fattura attuale?) 33

Sezione dedicata alla fatturaPA www.mercurio.provincia.tn.it GESTIONE del CAMBIAMENTO: Gruppo di supporto multidisciplinare Sezione dedicata alla fatturaPA www.mercurio.provincia.tn.it Casella di posta fattura.elettronica@provincia.tn.it Supporto S. Bilancio e Ragioneria (aspetti PCC) Ufficio Fiscale (aspetti fiscali e fattura attiva) Gruppo Pitre (aspetti documentali) Supporto alla Direzione e ICT: codici IPA e collegamenti agli uffici della PCC Il gruppo di supporto multidisplinare è composto da Informatica Trentina: aspetti tecnici e di abilitazione Servizio Bilancio e Ragioneria per gli aspetti inerenti il raccordo con la Piattaforma della certificazione dei crediti e la riorganizzazioni Ufficio Fiscale per gli aspetti fiscali e la gestione delle fatture attive Gruppo Pitre: repertoriazione, ricerche Soprintendenza per i beni culturali: supporto nella gestione dei documenti e fascicoli digitali Servizio di supporto alla Direzione Generale, ICT: gestione codici ufficio IPA e raccordo codici IPA e codici ufficio PCC

Adeguamento sistemi gestionali (SAP e PiTre): l’integrazione con il sistema documentale PiTre e il sistema contabile provinciale SAP nonché un periodo di sperimentazione di 6 mesi sono stati stimati in 170.000,00 euro (circa 14 mesi/persona). Si ipotizza che il sistema sia disponibile dal 1° luglio 2012 se il Dip. Innovazione e ICT approva l’attività nell’ambito del 3° atto esecutivo di sviluppo 2011 in fase di predisposizione da parte di IT. Dal gennaio 2013 potrebbe essere esteso a tutti i fornitori. Servizio di fatturazione attiva e passiva: Fornitore: euro 0,80-0,90 a fattura (costo variabile) più 12-15 euro di canone mensile (costo fisso) comprensivo di servizio contact center, conservazione ed esibizione on-line. Presupposto per il fornitore e/o suoi intermediari è quello di disporre di un sistema e-banking (es. UNICREDIT offrirà il servizio gratuitamente per i primi 6 mesi e successivamente il 50% di sconto sul canone mensile; il prezzo scontato sarà di 7,5-12,5 euro mensili). Ente: euro 0,80-0,90 a fattura più 12-15 euro di canone mensile più eventuali costi di gestione del sistema e-banking. Inoltre l’ente PAT dovrà sostenere il costo (0,80-0,90 euro) delle fatture che il fornitore inserirà nel sistema DESQ tramite il portale e-procurement (Mercurio). I costi sono simmetrici ovvero la fattura è considerata attiva per il fornitore e passiva per l’ente e viceversa. I costi variabili complessivi quindi si sommano: ogni fattura elettronica costerà complessivamente 1,60-1,80 euro. FATTURAZIONE ELETTRONICA nel SINET Conclusione «Non dobbiamo pensare che tutto ciò che dobbiamo fare è implementare il sistema giusto e quindi sedersi a guardarlo risolvere i problemi. LE PERSONE muovono le cose – ESSE risolvono i problemi. Avere il sistema giusto dà loro lo strumento per agire» Fonte: Andrè J. Martin Nestlè 35