FATTURA ELETTRONICA nel SINET PROVINCIA AUTONOMA di TRENTO FATTURA ELETTRONICA nel SINET Momento Informativo Trento, 9 e 14 ottobre 2014

Gli aspetti normativi della FatturaPA FATTURAZIONE ELETTRONICA nel SINET L’agenda Gli aspetti normativi della FatturaPA Il contesto di riferimento e il raccordo con la certificazione dei crediti La soluzione per gli enti pubblici trentini - I punti di attenzione e le attività da espletare

LA FATTURA ELETTRONICA NELLA PA Art. 1 legge 24 dicembre 2007, n. 244 Obbligo di emissione di fattura elettronica nei rapporti con gli Enti della PA La fattura elettronica PA è un documento informatico che deve rispettare le regole del Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) Entrata in vigore rinviata a successiva norma attuativa e differenziata per gli Enti della PA (Decreto 3 aprile 2013, n. 55 e D.L. 66/2014) A decorrere dall’entrata in vigore, divieto di accettare fatture cartacee e, trascorsi 3 mesi dall’entrata in vigore, divieto di pagare fatture cartacee Trasmissione delle fatture elettroniche esclusivamente attraverso il sistema di interscambio (SdI) Rinvio di tutte le regole tecniche ad apposito Regolamento (Decreto 3 aprile 2013, n. 55) La FE nei confronti della PA è stata introdotta con la legge finanziaria dello Stato per il 2008 e prevede: Obbligo per i fornitori della PA di emettere solo fatture elettroniche Ha delineato l’identikit di questa particolare fattura elettronica: documento informatico (di natura tributaria) che deve rispettare le regole del CAD (firma digitale); va portata in conservazione sostitutiva da entrambe le parti Ha stabilito la trasmissione obbligatoria attraverso un sistema di interscambio nazionale Ha rinviato l’attuazione ad un successivo regolamento Ha già previsto la platea degli enti pubblici coinvolti Non è una norma fiscale di portata innovativa (articolo 21 del DPR 633/1972 ha introdotto la FE già nel 2004): si tratta di intervento di dematerializzazione 3

FATTURA ELETTRONICA PA: il contesto di riferimento Per fattura intendiamo esclusivamente il documento emesso per certificare operazioni poste in essere da soggetti passivi IVA (imprese e professionisti). Non sono comprese le note di addebito fuori campo IVA. Le ricevute fiscali non sono fatture.

La fattura può essere emessa con modalità cartacea o elettronica. FATTURA ELETTRONICA: esordio art. 21 DPR 633/1972 dal 29/2/2004 al 31/12/2013 circolari Agenzia Entrate n. 45/E del 19 ottobre 2005 e n. 36/E del 6 dicembre 2006 La fattura può essere emessa con modalità cartacea o elettronica. Deve essere trasmessa per via elettronica, previo consenso del destinatario. La fattura elettronica deve avere i seguenti requisiti: Attestazione della data Autenticità dell’origine Integrità del contenuto garantiti esclusivamente mediante: Riferimento temporale e firma elettronica qualificata Sistemi EDI di trasmissione elettronica dei dati Deve essere conservata in forma elettronica con cadenza almeno quindicinale Obbligo di comunicazione dell’impronta dell’archivio informatico oggetto di conservazione Autenticità dell’origine = l’identità dell’emittente deve essere certa Integrità del contenuto = i dati della fattura non possono essere alterati EDI = sistemi di trasmissione dati caratterizzati da scambio di informazioni (spesso commerciali) strutturate in un formato standard

FATTURA ELETTRONICA: esordio art. 21 DPR 633/1972 dal 29/2/2004 circolari Agenzia Entrate n. 45/E del 19 ottobre 2005 e n. 36/E del 6 dicembre 2006 La Fattura elettronica viene introdotta nel nostro ordinamento fiscale nell’anno 2004 in tutti i rapporti (B2B, B2C e B2G) come documento informatico rilevante ai fini tributari che segue le regole del Codice per l’Amministrazione Digitale (CAD): Immodificabilità Integrità Autenticità Leggibilità Formati idonei In tutti i rapporti tra operatori economici e non, accanto alla fattura cartacea dal 2004 viene ammessa la fattura elettronica. Con quali caratteristiche nasce? Come documento informatico e, quindi, soggetto alle regole del CAD

FATTURA ELETTRONICA: evoluzione art. 21 DPR 633/1972 a decorrere dal 1/1/2013 circolari dell’Agenzia delle Entrate n. 3/E del 3 maggio 2013 e n. 18/E del 24 giugno 2014 FATTURA ELETTRONICA = fattura emessa e ricevuta in qualunque formato elettronico accettazione del destinatario (comportamento concludente) si intende emessa all’atto della messa a disposizione del destinatario deve essere assicurata l’autenticità dell’origine, l’integrità del contenuto e la leggibilità della fattura dalla emissione al termine del periodo di conservazione autenticità dell’origine ad integrità del contenuto possono essere garantite con: Sistemi di controllo di gestione che assicurano collegamento affidabile tra la fattura e la relativa operazione (ERP) Apposizione della firma elettronica dell’emittente Sistemi EDI di trasmissione elettronica dei dati Altre tecnologie che assicurano autenticità dell’origine e integrità dei dati A seguito di adeguamento a nuova Direttiva UE l’articolo 21 del DPR 633/1972 viene ulteriormente modificato per recepire modalità di fattura elettronica diverse rispetto al documento informatico con firma digitale (ad esempio: pista di controllo)

Emessa e ricevuta in qualunque formato elettronico FATTURA ELETTRONICA oggi: nei rapporti B2B Emessa e ricevuta in qualunque formato elettronico Deve garantire i requisiti di autenticità dell’origine, di integrità del contenuto e di leggibilità con modalità libere Deve essere conservata elettronicamente dall’emittente (CAD) Non necessita accordo tra le parti (comportamenti concludenti) Diventa elettronica anche per il destinatario se la accetta (mediante pagamento) e non la materializza e in tal caso deve essere conservata elettronicamente

CARTACEA (analogica) ELETTRONICA TIPO DI FATTURA NEI RAPPORTI B2B: confronto artt. 21 e 39 DPR 633/1972 CARTACEA (analogica) In duplice copia in formato leggibile (o destrutturato) Trasmessa anche per via elettronica (PDF allegato e-mail o PEC): deve essere materializzata dal ricevente Conservata su supporto cartaceo (può essere convertita in documento informatico per la conservazione) ELETTRONICA Formato strutturato o (elaborabile) o destrutturato Trasmessa solo per via elettronica Accordo del destinatario (non formale) (ricevuta in forma cartacea se non c’è il consenso del destinatario) Conservata in forma elettronica dall’emittente (e dal destinatario se questo accetta la FE)

Amministrazioni centrali Amministrazioni locali ENTI DELLA PA: soggetti all’obbligo della fattura elettronica Sono le pubbliche amministrazioni di cui all’articolo 1, comma 2, della legge 31 dicembre 2009, n. 196 La ricognizione degli Enti è effettuata annualmente dall’ISTAT entro il 30 settembre: Amministrazioni centrali Amministrazioni locali Enti nazionali di previdenza e assistenza Pubbliche amministrazioni che entrano a far parte del conto economico consolidato

Dal 6 giugno 2014 Dal 31 marzo 2015 FATTURA ELETTRONICA PA: decorrenza obbligo Dal 6 giugno 2014 Ministeri Agenzie fiscali Enti nazionali di previdenza e assistenza sociale Scuole ad ordinamento nazionale (fan parte del Ministero competente) Soprintendenze statali (fan parte del Ministero competente) Dal 31 marzo 2015 Regioni, province, comuni, comunità montane unioni di comuni, consorzi tra amministrazioni locali Scuole provinciali Aziende sanitarie Agenzie ed enti per il diritto allo studio Enti parco Università Fondazioni lirico-sinfoniche e teatri stabili Altre amministrazioni locali (enti strumentali PAT e fondazioni, ASIS, Trentino Trasporti s.p.a.) L’elenco completo degli enti (con raggruppamenti per categorie) è disponibile sul sito www.fatturapa.gov.it

FATTURA ELETTRONICA PA: pagamento fattura non elettronica – scenario 2015 31 marzo 2015: i fornitori non possono più emettere fattura cartacea nei confronti della PA Dal 31 marzo 2015 al 30 giugno 2015: periodo di transizione durante il quale è possibile accettare e pagare fatture cartacee (emesse anteriormente al 31 marzo 2015) Dal 1 luglio 2015 è ancora possibile pagare fatture cartacee emesse anteriormente al 31 marzo 2015 concludendo l’iter Le fatture cartacee spedite entro il 30 marzo ed accettate successivamente possono essere processate come cartacee senza limiti di tempo

Formato della fattura (STANDARD PA) FATTURA ELETTRONICA PA: regolamento (decreto 3 aprile 2013, n. 55) Formato della fattura (STANDARD PA) Trasmissione attraverso il Sistema di Interscambio (S.d.I.) Obbligo di indicare i codici IPA Entrata in vigore a partire dal 6 marzo 2014 per le amministrazioni statali Per altre amministrazioni D.L. 66/2014 (Decreto Renzi) anticipa al 31 marzo 2015

FATTURA ELETTRONICA PA: formato e contenuti E’ un file in formato XML Le informazioni e i dati della fattura elettronica sono: dati fiscali (articolo 21 DPR 633/1972 e Codice civile) CODICE UNIVOCO UFFICIO necessario per la trasmissione attraverso il sistema di interscambio eventuali codici CUP e CIG altri dati non obbligatori, ma utili per la dematerializzazione del ciclo passivo Le specifiche tecniche sono state predisposte dall’Agenzia delle Entrate e caricate sul SITO Non sono ricomprese al momento le fatture estere Le PA devono: organizzarsi in modo tale da consentire il ricevimento delle FatturePA: verificare la propria organizzazione interna consultare l’Indice IPA ed eventualmente accreditarsi (comunicare il canale di trasmissione) comunicare ai fornitori gli indici univoci IPA (insieme a CUP e CIG) e i dati per l’integrazione del ciclo passivo (numero d’ordine, contratto, impegno) benefici della dematerializzazione sono tanto più alti quanto più è elevata la dematerializzazione dell’intero ciclo delle spesa.

FATTURA ELETTRONICA PA: trasmissione Attraverso SdI Codice Univoco Ufficio IPA obbligatorio Controlli formali del SdI sulla fattura Invio delle notifiche di consegna (o di mancata consegna), di accettazione (attivazione facoltativa), o di decorrenza termini (entro 15 giorni in automatico) o di impossibilità di recapito La fattura si intende emessa e ricevuta a fronte del rilascio delle notifiche di consegna o di mancata consegna Che controlli fa il SdI? Controlli formali: esempio Unicità del file trasmesso Validità del certificato di firma Presenza dei campi obbligatori Validità dei codici fiscali e partite IVA dei prestatori e committenti Data fattura Incongruenze (se non c’è la aliquota iva, deve essere valorizzato il campo esente o non imponibile) Se la FEpa non passa i controlli formali, SdI invia una nota di scarto (la fattura non è emessa). Attenzione alle notifiche (sono sotto forma di FILES XML) Notifica di consegna o di mancata consegna = la fattura è stata emessa. La notifica di consegna è recapitata entro 48 ore se il canale è PEC, entro 24 ore negli altri casi. Dalla consegna decorrono gli interessi di mancato pagamento. La notifica di mancato recapito è per cause non imputabili al fornitore: il fornitore dovrà ricontattare la PA e questa dovrà comunque pagarla senza richiedere la ritrasmissione elettronica E’ possibile per la PA attivare una accettazione formale di validità sostanziale della fattura: se non attivata, parte comunque da SdI, entro 15 giorni, una notifica decorrenza termini

FATTURA ELETTRONICA PA: fatturazione attiva Anche gli enti PA con partita IVA sono obbligati ad emettere fattura PA se effettuano operazioni nei confronti di altri Enti PA Adempimenti: predisporre la fattura nel formato PA (applicativo sul sito http://www.mercurio.provincia.tn.it/areaEnti/fattura_elettronica), previo controllo codice univoco IPA, con distinta numerazione dalle fatture cartacee (creare sezionale fatture elettroniche) controllarla sul sito Agenzia delle Entrate (Strumenti/fatturapa.gov.it) firmare digitalmente la fattura trasmettere la fattura secondo i canali previsti (PEC, via web, SDICoop, SDIFTP, SPCoop) monitorare la fattura portarla in conservazione sostitutiva entro il 31 dicembre 2015 Nell’anno 2004 (dal 6 giugno) sono state emesse da parte della Provincia e dei Comuni fatture elettroniche nei confronti di scuole statali, soprintendenze artistiche, organi periferici dei Ministeri (commissariato del Governo, Carabinieri, ec.) utilizzando l’applicativo su Mercurio. Per il controllo e successivo monitoraggio fattura è necessaria la Registrazione ai servizi telematici ENTRATEL o Fisconline (https://telematici.agenziaentrate.gov.it/Abilitazione/Fisconline.jsp Sul sito fatturapa.gov vi sono due formati: la versione 1.0 e la versione 1.1. utilizzabile dal febbraio del 2015 e i suggerimenti per la compilazione della fattura

FATTURA ELETTRONICA PA: conservazione La fattura PA deve essere conservata in forma elettronica sia dall’emittente che dalla PA Si applicano le regole del CAD Il nuovo decreto (D.M.17 giugno 2014): sposta i tempi per la conservazione (entro 3 mesi dalla dichiarazione redditi) obbligo di comunicazione della conservazione sostitutiva nella dichiarazione dei redditi assolvimento dell’imposta di bollo sulle fatture elettroniche mediante versamento annuale entro 120 gg Non è più prevista la trasmissione per via telematica all’Agenzia delle Entrate dell’impronta dell’archivio informatico oggetto della conservazione.

SITI PER DOCUMENTAZIONE FATTURA-PA http://www.mercurio.provincia.tn.it/areaEnti/fattura_elettronica http://indicepa.gov.it/documentale/index.php http://www.agid.gov.it/amministrazione-digitale/fatturazione-elettronica Da Mercurio si accede comunque a:http://www.fatturapa.gov.it/ 18

CONTESTO DI RIFERIMENTO: il processo di dematerializzazione Mandato (2002), Liquidazione (2005), Reversale (2007) Gare telematiche e cottimi telematici (2009), Ordini (2012), … Il processo di gestione della spesa così innovato ha portato ad una riduzione significativa dei tempi amministrativi e contabili. Con il sistema documentale attivo dal 2009 è stato possibile iniziare a dematerializzare i provvedimenti e tutta la loro gestione compresa la fase di controllo degli organi di staff. Nel 2013 si è introdotta la fattura elettronica. Il processo di dematerializzazione nella PAT è stato avviato da tempo ed ogni anno produce circa 400.000 documenti digitali. Nell’ambito della contabilità sono già dematerializzati I mandati dal 2002, le liquidazioni dal 2005, le reversali dal 2007 Nell’ambito del sistema e-procurement sono già dematerializzati . I documenti e le offerte delle gare telematiche e dei cottimi telematici dal 2009, gli ordini dal 2012 e alcuni contratti e convenzioni Con il sistema di gestione documentale attivato nel 2009 è stato possibile iniziare a dematerializzare i provvedimenti e tutta la loro gestione compresa la fase di controllo degli organi di staff. Nel 2013 si è introdotta anche la fattura elettronica. 19

Progetto e-Procurement Progetto Ciclo passivo CONTESTO di RIFERIMENTO: Sistema e-procurement Strategie d’acquisto Procurement Gestione acquisti beni e servizi Gestione Ordini Pianificazione e Budgeting Sourcing Identificazione Selezione Contrattazione Contratto Contabilità Pagamenti Fiscalità Monitoraggio Gestione acquisti lavori pubblici Progetto e-Procurement Progetto Ciclo passivo La fattura elettronica è uno dei documenti importanti nel processo degli acquisti. All’interno del processo di acquisto si possono distinguere varie fasi: - la pianificazione mediante l’individuazione e raccolta dei fabbisogni, l’individuazione del contraente la formalizzazione dei contratti di fornitura, la contabilità (dove si inserisce per l’appunto la fattura elettronica) da ultimo ma non meno importante il monitoraggio che consente di avere a disposizione dati importanti per la pianificazione successiva. Nell’ambito del sistema e-procurement sono già dematerializzati . I documenti e le offerte delle gare telematiche e dei cottimi telematici dal 2009, gli ordini dal MEPAT e delle CONVENZIONI Ora anche le fatture elettroniche Fattura elettronica Integrata con il sistema documentale e contabile Gare Negozio elettronico (convenzioni) Mercato elettronico provinciale (MePAT) 20

SISTEMA DI INTERSCAMBIO FATTURAZIONE ELETTRONICA nel SINET La PAT riveste il ruolo di HUB PAT come concentratore (hub) ENTI PUBBLICI DEL SISTEMA INFORMATIVO DEGLI ENTI TRENTINI (SINET) INTERMEDIARIO DELL’ENTE Fornitori PA TRENTINA SISTEMA DI INTERSCAMBIO NAZIONALE La slide rappresenta graficamente il modello del sistema di fatturazione elettronica realizzato per gli enti trentini. I fornitori dovranno trasmettere le fatture al sistema di interscambio nazionale indicando il codice della PA destinataria. La Provincia Autonoma di Trento, su indicazioni dell’AGID (Agenzia per l’Italia Digitale) riveste il ruolo di concentratore (hub) per gli enti pubblici trentini (circa 400). Il sistema di gestione delle fatture degli enti pubblici trentini è in grado di ricevere le fatture dal sistema di interscambio nazionale e riesce a smistarlo ai sistemi di protocollo/documentali dei singoli enti. Oltre a costituire un vantaggio per l’AGID, è un vantaggio anche per il singolo ente che ha un riferimento locale per eventuali problematiche ma soprattutto perché genera un’economia di scala sulle implementazioni informatiche. RENDERE OMOGENEO IL PROCESSO CONSENTE DI UTILIZZARE SISTEMI INFORMATIVI COMUNI E STANDARD Certificazione dei crediti Integrazione Dati

FATTURAZIONE ELETTRONICA nel SINET Il Flusso operativo complessivo FIRMA Produce la fattura in formato XML standard SDI (CODICE IPA) INVIA AL SDI CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA PROTOCOLLA CONTROLLA E REGISTRA LIQUIDA PAGA (MANDATO) SISTEMA DI INTERSCAMBIO NAZIONALE EFFETTUA CONTROLLI RICEVE FATTURE INOLTRA FATTURE INVIA RICEVUTE E NOTIFICHE Fornitore PA TRENTINA ENTE PUBBLICO DEL SINET Questa slide rappresenta il flusso operativo complessivo che si suddivide in alcune fasi: Quella del fornitore del sistema di interscambio nazionale (il sistema che riceverà le fatture di tutti fornitori destinate alle PA italiane) riceve la fattura, effettua alcuni controlli formali, inoltra la fattura al sistema di gestione delle fatture del SINET invia ricevute e notifiche di avvenuta consegna e accettazione Del sistema di gestione fatture degli enti trentini Degli uffici destinatari delle fatture

Servizio di fatturazione attiva e passiva: Adeguamento sistemi gestionali (SAP e PiTre): l’integrazione con il sistema documentale PiTre e il sistema contabile provinciale SAP nonché un periodo di sperimentazione di 6 mesi sono stati stimati in 170.000,00 euro (circa 14 mesi/persona). Si ipotizza che il sistema sia disponibile dal 1° luglio 2012 se il Dip. Innovazione e ICT approva l’attività nell’ambito del 3° atto esecutivo di sviluppo 2011 in fase di predisposizione da parte di IT. Dal gennaio 2013 potrebbe essere esteso a tutti i fornitori. Servizio di fatturazione attiva e passiva: Fornitore: euro 0,80-0,90 a fattura (costo variabile) più 12-15 euro di canone mensile (costo fisso) comprensivo di servizio contact center, conservazione ed esibizione on-line. Presupposto per il fornitore e/o suoi intermediari è quello di disporre di un sistema e-banking (es. UNICREDIT offrirà il servizio gratuitamente per i primi 6 mesi e successivamente il 50% di sconto sul canone mensile; il prezzo scontato sarà di 7,5-12,5 euro mensili). Ente: euro 0,80-0,90 a fattura più 12-15 euro di canone mensile più eventuali costi di gestione del sistema e-banking. Inoltre l’ente PAT dovrà sostenere il costo (0,80-0,90 euro) delle fatture che il fornitore inserirà nel sistema DESQ tramite il portale e-procurement (Mercurio). I costi sono simmetrici ovvero la fattura è considerata attiva per il fornitore e passiva per l’ente e viceversa. I costi variabili complessivi quindi si sommano: ogni fattura elettronica costerà complessivamente 1,60-1,80 euro. CONTESTO di RIFERIMENTO: i benefici attesi per gli enti trentini - conoscere la data certa di ricezione della fattura da cui far decorrere i termini di pagamento - dematerializzare la fattura porta a semplificare il processo della spesa: smistamento automatico alla gestione documentale competente, “protocollazione/repertoriazione” facilitata, possibile integrazione con il sistema degli acquisti (e-procurement), caricamento automatico delle fatture nella contabilità Raccordo con la Certificazione dei crediti accelerare il processo di pagamento ai fornitori (riduzione stimata in media di 5-7 giorni) ottenere risparmi con la riduzione di attività senza valore aggiunto Si potrà conoscere la data certa di ricezione della fattura, determinante per assicurare il rispetto dei termini di pagamento eliminando le attuali incertezze della data di scadenza del pagamento. Dematerializzare la fattura porta a semplificare il processo della spesa. Infatti 1) Lo smistamento automatico alla gestione documentale competente 2) La protocollazione (o repertoriazione) facilitata 3) Il possibile collegamento con il sistema degli acquisti, in particolare con l’ordine e l’entrata merce 4) Il caricamento automatico dei dati delle fatture nella contabilità (per la PAT è SAP) 5) Le comunicazioni automatiche alla Piattaforma della certificazione dei crediti Porteranno ad accelerare il processo di pagamento ai fornitori: in Provincia ad esempio si stima una riduzione intorno ai 5-7 giorni e un risparmio di risorse conseguente alla riduzione delle attività senza valore aggiunto. 23

CONTESTO di RIFERIMENTO Fatture degli enti pubblici trentini (escluso PAT) Hanno risposto n. enti Enti 15 Comuni 162 Unioni di comuni 2 Comun. di valle 14 Istitituti Scolastici 48 TOT. 241   n. tot. MAX. Fatture ricevute 268.097 26.775 Com. Trento 16.000 Com. Rovereto Fornitori 62.445 11.004 2.000 CdV Valsugana Fatture emesse verso PA 7.284 2.693 TN Riscossioni 950 Muse Fatture emesse verso altri soggetti 313.744 44.620 34.400 CdV Giudicarie Le tabelle riportano i dati raccolti attraverso il questionario proposto ad un sottoinsieme degli enti soggetti all’obbligo della fatturaPA (sono esclusi la PAT, le sue agenzie, la APSS, l’Università). La loro rappresentazione tuttavia mette in luce alcune considerazioni. 24

CONTESTO di RIFERIMENTO Fatture degli enti pubblici trentini (escluso PAT) Fatture ricevute n. enti - fino a 500 97 - da 501 a 1000 63 - >1000 77 - non comunicato 4 Fatture emesse verso PA n. enti   Fatture emesse verso altri - nessuna fattura 73 42 - da 1 a 30 125 53 - da 31 a 100 25 - da 101 a 500 7 47 - > 500 2 68 - non comunicato 9 6 Le fatture passive presentano classi dimensionali omogenee Mentre per la fattura attiva, così come ci si aspettava, la distribuzione è polarizzata: Solo una decina di enti emettono più di 100 fatture verso la PA, La maggioranza degli enti non fattura verso la PA oppure emette poche fatture all’anno. 25

Fatture passive ( solo ente PAT) CONTESTO DI RIFERIMENTO: alcuni numeri… Fatture passive ( solo ente PAT) Fatture per fornitore Numero fornitori % fornitori Totale fatturato Numero fatture Fatturato medio per fornitore Importo medio per fattura Media n. fatture <5 4.663 77% 92.000.000 7.397 19.730 12.500 2 5-20 1.126 19% 129.000.000 10.260 114.565 12.647 9 >20 252 4% 196.000.000 15.036 777.778 13.092 60 Totale 6.041 100% 417.000.000 32.693 69.028 12.755 5 I numeri rappresentati nella tabella si riferiscono alle fatture passive pagate dall’ente PAT ai propri fornitori nell’anno 2013. Si sono suddivisi i fornitori in tre gruppi: < 5 fatture tra 5 e 20 > 20 fatture Si nota che il numero maggiore di fornitori (circa il 77 %) ha in media solo 2 fatture, il 18% ne ha in media 9 solo il 4% emette alla PAT più di 20 fatture l’anno (in media 60) Anche dal fatturato medio per fornitore si intuisce che probabilmente i fornitori della PAT sono costituiti per lo più da piccole o medie imprese. Fonte: SAP - numero documenti di spesa registrati nell’anno 2013 26

IPA: Indice Pubbliche Amministrazioni L’IPA è disponibile e visualizzabile all’indirizzo www.indicepa.gov.it ed è l’anagrafica di riferimento per diverse funzioni previste dal CAD, il Codice dell’Amministrazione Digitale: Protocollo Posta Elettronica Certificata (PEC) Struttura Organizzativa Fattura Elettronica è l’indice cui il Sistema di Interscambio (SDI) fa riferimento per le funzioni di indirizzamento delle fatture elettroniche agli uffici centrali e periferici delle pubbliche amministrazioni deputati al ricevimento delle fatture elettroniche trasmesse dai fornitori. L’IPA, acronimo di Indice delle Pubbliche Amministrazioni, è disponibile all’indirizzo www.indicepa.gov.it ed è l’anagrafica di riferimento per diverse funzioni previste dal CAD, il Codice dell’Amministrazione Digitale: Protocollo PEC … Fattura Elettronica è l’indice cui il Sistema di Interscambio (SDI) fa riferimento per le funzioni di indirizzamento delle fatture elettroniche agli uffici centrali e periferici delle pubbliche amministrazioni deputati al ricevimento delle fatture elettroniche trasmesse dai fornitori Il fornitore invia le fatture allo SDI indicando nel campo «codice destinatario» il «codice ufficio univoco» comunicato dalla Amministrazione (ordine, contratto, comunicazione ad hoc). In base a questo codice, lo SDI è in grado di consegnare la fattura elettronica. Le informazioni sono pubbliche: esiste tuttavia un’area riservata agli aggiornamenti che è propria di ciascuna amministrazione. Ogni ente è responsabile dell’aggiornamento tempestivo delle informazioni. Ogni ente nomina un proprio referente per effettuare gli aggiornamenti Il sito dispone di numeri di assisitenza e FAQ 27

Elenco enti coinvolti I soggetti obbligati a pagare solo fatture elettroniche PA (art. 1 comma 2 legge 196 del 31 dic 2009) sono riportati nella lista delle PA che l’ISTAT pubblica annualmente. La sezione Amministrazioni locali riporta le categorie degli enti (es. comuni, unioni di comuni, consorzi tra amministrazioni locali, parchi,….). Solo per tre tipologie di enti riporta la denominazione puntuale dell’ente (es. Trentino Riscossioni Spa, Findolomiti Energia srl. ASIS, Fondazione Bruno Kessler, Residenza Valle dei Laghi …) I soggetti obbligati a pagare solo fatture elettroniche PA (art. 1 comma 2 legge 196 del 31 dic 2009) sono riportati nella lista delle PA che l’ISTAT pubblica annualmente. La sezione Amministrazioni locali riporta le categorie degli enti (es. comuni, unioni di comuni, consorzi tra amministrazioni locali, parchi,….) e non la specifica denominazione. Solo per tre tipologie di enti riportano la denominazione puntuale dell’ente. Nella categoria Altre amministrazioni locali vengono ad esempio riportati Trentino Riscossioni Spa, Findolomiti Energia srl, l’ASIS del Comune di Trento, Fondazione Bruno Kessler, Residenza Valle dei Laghi … Per supportare le PA che hanno il doppio ruolo di ente ma anche di fornitore, si è pensato di pubblicare in Mercurio l’elenco completo degli enti trentini 28

Creazione Codice Univoco Ufficio Il Codice Univoco Ufficio è l’identificativo dell’Ufficio destinatario di fattura elettronica dell’ente è una stringa alfanumerica di 6 caratteri è di due tipi: Centrale (UFXXXX): denominato «Uff_eFatturaPA» creato automaticamente dal sistema il 6 marzo 2014 oppure al momento dell’accreditamento dell’ente; è unico (di sicurezza); Periferico (XXXXXX): la denominazione è libera, viene assegnato dal sistema al momento dell’inserimento di una nuova unità organizzativa; ogni ente può individuarne più di uno (>1, secondo l’organizzazione) Il Codice Univoco Ufficio è l’identificativo dell’Ufficio destinatario di fattura elettronica dell’ente è una stringa alfanumerica di 6 caratteri è di due tipi: Centrale (UFXXXX): denominato «Uff_eFatturaPA» creato automaticamente dal sistema il 6 marzo 2014 oppure al momento dell’accreditamento dell’ente; è unico (di sicurezza); Periferico (XXXXXX): la denominazione è libera, viene assegnato dal sistema al momento dell’inserimento di una nuova unità organizzativa; ogni ente può individuarne più di uno (>1, secondo l’organizzazione) 29

Servizio di Fatturazione elettronica: Attivazione Per ogni Unità organizzativa (Codice Ufficio Univoco) destinataria di fattura elettronica, l’Amministrazione deve attivare il servizio di «Fatturazione elettronica» L’Amministrazione, per ogni Unità organizzativa (Ufficio) destinataria di fattura elettronica, deve attivare il servizio di «Fatturazione Elettronica» indicando alcune info importanti Una volta attivato il servizio, il simbolo Euro da grigio diventerà di color arancio TIPOLOGIA INFORMAZIONI rappresentate dalle ICONE/SIMBOLI Presenza indirizzo di posta elettronica certificata Informazioni generali dell'Ente Elenco degli uffici dipendenti Elenco delle A.O.O. (Uffici di Protocollo) Servizi di Fatturazione Elettronica Elenco indirizzi PEC   30

Servizio di fatturazione elettronica: Informazioni per l’attivazione Informazioni necessarie per l’attivazione del servizio: Il codice identificativo dell’Ufficio destinatario di fattura elettronica La data di avvio del servizio (<=31 marzo 2015) Il codice fiscale del servizio fatturazione elettronica associato all’ufficio Il canale trasmissivo (PEC, SPCOOP o SDIFTP) Il telefono e mail del responsabile del servizio di fatturazione elettronica L’esistenza o meno di un intermediario La casella di PEC oppure l’URI (stringa che identifica univocamente il servizio utilizzato dall’Amministrazione per la ricezione della fattura elettronica dallo SDI) Informazioni necessarie per l’attivazione del servizio: Il codice identificativo dell’Ufficio destinatario di fattura elettronica La data di avvio del servizio (<=31 marzo 2015) Il codice fiscale del servizio fatturazione elettronica associato all’ufficio Il canale trasmissivo (PEC, SPCOOP o SDIFTP) Il telefono e mail del responsabile del servizio di fatturazione elettronica L’esistenza o meno di un intermediario La casella di PEC oppure l’URI (stringa che identifica univocamente il servizio utilizzato dall’Amministrazione per la ricezione della fattura elettronica dallo SDI) 31

Raccordo con la Certificazione dei Crediti: obiettivi A regime (dal 31 marzo 2015 per le PA trentine) il Sistema di Interscambio (SDI) popolerà automaticamente la piattaforma della Certificazione dei Crediti (PCC) con i dati delle fatture elettroniche inviate dai fornitori e delle relative ricevute La Pubblica Amministrazione provvederà a completare sistematicamente i dati riguardanti la fase di pagamento e/o classificare il credito Il fornitore riuscirà a monitorare le fatture e i relativi pagamenti Lo Stato deriverà in automatico i tempi medi di pagamento e il debito delle PA relativamente all’acquisto di beni servizi La Piattaforma della certificazione dei crediti ha ampliato i suoi obiettivi, Oltre alla certificazione dei crediti consentirà ai fornitori di monitorare le fatture inviate allo SDI e i pagamenti delle PA in un unico punto allo Stato di derivare automaticamente i tempi medi di pagamento e il debito delle PA relativamente all’acquisto di beni e servizi

Raccordo con la Certificazione dei Crediti: enti coinvolti   Raccordo con Certificazione dei crediti Gli enti tenuti alla certificazione dei crediti sono quelli previsti dall’art. 1, comma 2 del decreto legge 30 marzo 2013 n. 165. Sono un sottoinsieme degli enti soggetti all’obbligo di pagare solo fatture elettroniche PA (art. 1 comma 2 legge 196 del 31 dic 2009) Dal 31 marzo 2015, tutte le Fatture elettroniche inviate dai fornitori al sistema di interscambio nazionale verranno popolate in automatico nella Piattaforma dei Crediti Ciò sarà consentito mediante il collegamento che ogni ente farà o ha già effettuato tra codice Ufficio PCC e codice ufficio IPA destinatario della fattura PA. Ad un ufficio PCC si possono collegare più uffici IPA (non viceversa). Il sistema di interscambio nazionale provvede a popolare in automatico solo le fatture riferite a codici Ufficio IPA collegati ad un ufficio PCC. E’ responsabilità dell’ente accertarsi di essere o meno soggetto all’obbligo della PA e alla PCC. Per supportare gli enti pubblici trentini è stato predisposto una tabella (pubblicata in Mercurio) nella quale abbiamo riportato più colonne, una per la fatturaPA, una per PCC, Armonizzazione bilanci. Cercheremo di tenerla aggiornata: si tratta di un supporto/di aiuto; la fonte ufficiale è sempre la norma nazionale Raccordo con la Certificazione dei Crediti: enti coinvolti   Gli enti tenuti alla certificazione dei crediti sono quelli previsti dall’art. 1, comma 2 del decreto legge 30 marzo 2013 n. 165. Sono un sottoinsieme degli enti soggetti all’obbligo di pagare solo fatturePA (art. 1 comma 2 legge del 31 dic 2009 n. 196) Il raccordo tra i due insiemi è consentito mediante il collegamento che ogni ente farà o ha già effettuato tra codice Ufficio PCC e codice ufficio IPA destinatario della fattura PA. Ad un ufficio PCC si possono collegare più uffici IPA (non viceversa). Il sistema di interscambio nazionale provvede a popolare in automatico solo le fatture riferite a codici Ufficio IPA collegati ad un ufficio PCC. E’ responsabilità dell’ente accertarsi di essere o meno soggetto all’obbligo della FatturaPA e alla PCC. Gli enti tenuti alla certificazione dei crediti sono quelli previsti dall’art. 1, comma 2 del decreto legge 30 marzo 2013 n. 165. Sono un sottoinsieme degli enti soggetti all’obbligo di pagare solo fatture elettroniche PA (art. 1 comma 2 legge 196 del 31 dic 2009) Dal 31 marzo 2015, tutte le Fatture elettroniche inviate dai fornitori al sistema di interscambio nazionale verranno popolate in automatico nella Piattaforma dei Crediti Ciò sarà consentito mediante il collegamento che ogni ente farà o ha già effettuato tra codice Ufficio PCC e codice ufficio IPA destinatario della fattura PA. Ad un ufficio PCC si possono collegare più uffici IPA (non viceversa). Il sistema di interscambio nazionale provvede a popolare in automatico solo le fatture riferite a codici Ufficio IPA collegati ad un ufficio PCC. E’ responsabilità dell’ente accertarsi di essere o meno soggetto all’obbligo della PA e alla PCC. Per supportare gli enti pubblici trentini è stato predisposto una tabella (pubblicata in Mercurio) nella quale abbiamo riportato più colonne, una per la fatturaPA, una per PCC, Armonizzazione bilanci. Cercheremo di tenerla aggiornata: si tratta di un supporto/di aiuto; la fonte ufficiale è sempre la norma nazionale

Cambia l’organizzazione dell’ente il processo di controllo Raccordo con la Certificazione dei Crediti: implicazioni Cambia l’organizzazione dell’ente il processo di controllo la contabilizzazione della fattura Entro il 15gg di calendario (meno di 10 gg lavorativi) l’ente deve essere in grado di effettuare una prima verifica sostanziale se la fattura è corretta. Altrimenti, in caso di rifiuto, o di correzioni si deve attivare un processo extra sistema di interscambio che complica il processo di liquidazione e pagamento Ora, nel periodo transitorio: le PA sono obbligate mensilmente (pena sanzioni) ad inserire i debiti (certi, esigibili e liquidabili) scaduti nel mese precedente e non ancora pagati. Dal 31 marzo 2015, data avvio obbligo della fattura PA a tutti gli enti pubblici: le PA si troveranno già caricate nella piattaforma dei crediti tutte le fatture inviate dai fornitori ai codici ufficio IPA collegati agli uffici PCC competi di ricevute (di consegna e di accettazione/rifiuto). La PA dovrà provvedere sistematicamente ad aggiornare lo stato della fattura (del debiti). Nella piattaforma dei crediti attualmente le fatture caricate/inserite sono un sottoinsieme. Molte fatture rimangono nei cassetti (quelle delle società, quelle dei fornitori che non hanno ancora completato i lavori, quelle che presentano contestazioni, in genere quelle che hanno problemi). Dal prossimo anno tutte le fatture vengono caricate e quindi l’onere dell’ente potrebbe diventare più complesso.   Attualmente le modalità di aggiornamento dei dati sono manuali oppure tramite procedure telematiche non ancora ottimali. La piattaforma dei crediti sta pubblicando nuove modalità semplificate per agevolare enti e fornitori in questo periodo transitorio. La RGS si è impegnata di verificare la possibilità di mettere a disposizione un ambiente di test/prova e delle specifiche tecniche per permettere alle PA di aggiornare i dati attraverso webservices tecnologia avanzata che consente un controllo e una gestione più semplice dell’attuale che essendo a blocchi può generare non sequenzialità degli eventi. Tuttavia se l’ente non contabilizza correttamente non sarà in grado di popolare in automatico la piattaforma della certificazione dei crediti

Soluzione sperimentata La Provincia Autonoma di Trento (PAT), per prepararsi al ruolo di HUB/Raccordo, nel corso del 2013 ha avviato un progetto sperimentale di fattura elettronica in collaborazione con UNI IT e il tesoriere (formato CBI) con l’obiettivo di individuare e testare possibili strumenti a supporto del fornitore per l’invio della fattura elettronica realizzare un sistema di ricezione e gestione delle fatture passive della PAT estendibile agli enti del SINET aderenti al progetto Pitre (gestione documentale e di protocollazione) La Provincia Autonoma di Trento (PAT) nel corso del 2013 ha avviato un progetto sperimentale di fattura elettronica in collaborazione con UNI IT e il tesoriere (formato CBI) con l’obiettivo di individuare e testare possibili strumenti a supporto del fornitore per l’invio della fattura elettronica realizzare un sistema di ricezione e gestione delle fatture passive della PAT estendibile agli enti del SINET aderenti al progetto Pitre (gestione documentale e di protocollazione) 36

Gli aspetti normativi della FatturaPA FATTURAZIONE ELETTRONICA nel SINET L’agenda Gli aspetti normativi della FatturaPA Il contesto di riferimento e il raccordo con la certificazione dei crediti La soluzione per gli enti pubblici trentini - I punti di attenzione e le attività da espletare

Servizio di fatturazione attiva e passiva: Adeguamento sistemi gestionali (SAP e PiTre): l’integrazione con il sistema documentale PiTre e il sistema contabile provinciale SAP nonché un periodo di sperimentazione di 6 mesi sono stati stimati in 170.000,00 euro (circa 14 mesi/persona). Si ipotizza che il sistema sia disponibile dal 1° luglio 2012 se il Dip. Innovazione e ICT approva l’attività nell’ambito del 3° atto esecutivo di sviluppo 2011 in fase di predisposizione da parte di IT. Dal gennaio 2013 potrebbe essere esteso a tutti i fornitori. Servizio di fatturazione attiva e passiva: Fornitore: euro 0,80-0,90 a fattura (costo variabile) più 12-15 euro di canone mensile (costo fisso) comprensivo di servizio contact center, conservazione ed esibizione on-line. Presupposto per il fornitore e/o suoi intermediari è quello di disporre di un sistema e-banking (es. UNICREDIT offrirà il servizio gratuitamente per i primi 6 mesi e successivamente il 50% di sconto sul canone mensile; il prezzo scontato sarà di 7,5-12,5 euro mensili). Ente: euro 0,80-0,90 a fattura più 12-15 euro di canone mensile più eventuali costi di gestione del sistema e-banking. Inoltre l’ente PAT dovrà sostenere il costo (0,80-0,90 euro) delle fatture che il fornitore inserirà nel sistema DESQ tramite il portale e-procurement (Mercurio). I costi sono simmetrici ovvero la fattura è considerata attiva per il fornitore e passiva per l’ente e viceversa. I costi variabili complessivi quindi si sommano: ogni fattura elettronica costerà complessivamente 1,60-1,80 euro. GESTIONE del CAMBIAMENTO Esperienza appresa nella sperimentazione RINVIO FATTURA A volte succede di richiedere la correzione di fatture al fornitore: per errori fiscali o imprecisioni nella descrizione del testo della fattura TIMBRO e FIRMA REGOLARE ESECUZIONE sostituire con un documento di attestazione inserito nel fascicolo documentale della liquidazione DEMATERIALIZZARE INTERO PROCESSO SPESA Le PA potranno avere benefici solo se dematerializzano l’intero processo (a 360°) e non solo la FatturaPA. Tutti i documenti di un acquisto/rapporto commerciale sono nativi digitalmente e se inseriti in un fascicolo digitale sono consultabili ovunque e da chi ne ha bisogno. La fase di sperimentazione ha contribuito a migliorare le funzionalità realizzate e ad evidenziare alcuni elementi di riflessione RINVIO FATTURA Succede a volte che sia necessario richiedere la correzione di fatture al fornitore: per errori fiscali (imponibile, aliquota IVA, ….) perché non hanno inserito il riferimento all’ordine di acquisto o per imprecisioni nella descrizione del testo della fattura (CIG, CUP, …) Il sistema di interscambio effettua controlli formali che dovrebbero prevenire alcune tipologie di errori ma si prevede tuttavia (più significativo nel momento di avvio) un aumento delle note di accredito parziali o a storno completo della fattura ed emissione di nuova fattura sostitutiva TIMBRO e FIRMA REGOLARE ESECUZIONE Sostituire con un documento di attestazione inserito nel fascicolo documentale della liquidazione DEMATERIALIZZARE INTERO PROCESSO SPESA Le PA potranno avere benefici solo se dematerializzano l’intero processo (a 360°) e non solo la FatturaPA e mandato di poagamento. Tutti i documenti di un acquisto/rapporto commerciale sono nativi digitalmente e se inseriti in un fascicolo digitale sono consultabili ovunque e da chi ne ha bisogno. . 38

Servizio di fatturazione attiva e passiva: Adeguamento sistemi gestionali (SAP e PiTre): l’integrazione con il sistema documentale PiTre e il sistema contabile provinciale SAP nonché un periodo di sperimentazione di 6 mesi sono stati stimati in 170.000,00 euro (circa 14 mesi/persona). Si ipotizza che il sistema sia disponibile dal 1° luglio 2012 se il Dip. Innovazione e ICT approva l’attività nell’ambito del 3° atto esecutivo di sviluppo 2011 in fase di predisposizione da parte di IT. Dal gennaio 2013 potrebbe essere esteso a tutti i fornitori. Servizio di fatturazione attiva e passiva: Fornitore: euro 0,80-0,90 a fattura (costo variabile) più 12-15 euro di canone mensile (costo fisso) comprensivo di servizio contact center, conservazione ed esibizione on-line. Presupposto per il fornitore e/o suoi intermediari è quello di disporre di un sistema e-banking (es. UNICREDIT offrirà il servizio gratuitamente per i primi 6 mesi e successivamente il 50% di sconto sul canone mensile; il prezzo scontato sarà di 7,5-12,5 euro mensili). Ente: euro 0,80-0,90 a fattura più 12-15 euro di canone mensile più eventuali costi di gestione del sistema e-banking. Inoltre l’ente PAT dovrà sostenere il costo (0,80-0,90 euro) delle fatture che il fornitore inserirà nel sistema DESQ tramite il portale e-procurement (Mercurio). I costi sono simmetrici ovvero la fattura è considerata attiva per il fornitore e passiva per l’ente e viceversa. I costi variabili complessivi quindi si sommano: ogni fattura elettronica costerà complessivamente 1,60-1,80 euro. GESTIONE del CAMBIAMENTO Problemi aperti della PA trentina Fatture Passive le PA che non aderiscono alla gestione documentale/protocollo Pitre o alla funzione di concentratore/hub della PAT dovranno decidere quale strumento utilizzare per ricevere le fatture dal sistema di interscambio nazionale - Conservazione è necessario disporre di un sistema di conservazione a norma! Diversi sono i punti di attenzione, in particolare se ne evidenziano alcuni: Per le fatture passive Le PA trentine che non aderiscono alla gestione documentale Pitre o che non opteranno per la funzione di hub/concentratore della PAT, dovranno decidere quale strumento utilizzare per ricevere le fatture dal sistema di interscambio: PEC FTP SPCcoop cooperazione applicativa Intermediario …. Sia per le fatture passive che per quelle attive è necessario disporre di un sistema di conservazione a norma! 39

GESTIONE del CAMBIAMENTO Punti di attenzione Data scadenza fatturaPA: Note di accredito e arrotondamenti….   ALLEGATI alle fatture utenze , formati compatibili, … RIORGANIZZAZIONI: assicurare un aggiornamento puntuale dei codici ufficio FatturaPA e PCC e comunicazioni ai fornitori REVISIONE del processo di controllo e delle modalità di contabilizzazione e pagamento della fattura Data scadenza fattura: sarà certa o comunque derivabile in modo chiaro. A differenza di quanto avviene oggi, con il sistema di interscambio si avranno a disposizione più date: La data di trasmissione del fornitore, La data di conferma di ricezione da parte dell’ente, La data di protocollazione e/o di repertorio Note di accredito e arrotondamenti: nel periodo transitorio si prevede un elevato numero di note di accredito: derivanti da errori di trascrizione, da ritardi di verifica da parte dell’ente che non è riuscito ad inviare la ricevuta di rifiuto entro il 15gg dalla data di trasmissione della fattura da parte del fornitore (si tratta di meno di 10 gg lavorativi in media; Considerata l’ampiezza delle attività non soggette ad adempimenti IVA, in molte strutture PAT (e forse anche altri enti) è abitudine inserire in contabilità l’importo netto tra fattura e nota di accredito mentre con la fatturaPA è necessario assicurare modalità omogenee di gestione   ALLEGATI – utenze , convenzioni, … RIORGANIZZAZIONI: per gli enti di medie e grandi dimensioni che hanno una gestione decentrata del controllo fattura e della certificazione dei crediti è necessario assicurare un immediato aggiornamento degli uffici destinatari di FatturaPA, Uffici PCC e del loro raccordo oltre a comunicare le variazioni ai fornitori   REVISIONE del processo di gestione della spesa Definire le linee guida per adeguare e semplificare i processi interni alla PA, applicare le best practices offerte dalla fattura elettronica 40

Garantire raccordo FatturaPA e Certificazione Crediti PUNTI di attenzione: Revisione processo di gestione della spesa   In particolare delle fasi di: Ricevimento: il protocollista deve verificare se effettivamente la fattura ha come destinatario il proprio ufficio; Controllo fattura: il contabile dovrà associare l’ordine, l’entrata merce o l’attestazione del servizio, verificare la regolare esecuzione e la presenza degli altri dati obbligatori (CIG, CUP, .); Liquidazione: nei casi di pagamenti parziali o arrotondamenti è necessario assicurare un allineamento tra i documenti (SDI, PCC e contabilità); Pagamento: analizzare i casi relativi a compensazioni e permute. Garantire raccordo FatturaPA e Certificazione Crediti Tra i punti di attenzione, vorrei soffermarmi sulla possibile REVISIONE del processo di gestione della spesa, in particolare delle fasi di: - Ricevimento fattura: il protocollista si troverà tutti i dati pre compilati della fattura in Pitre, deve verificare se effettivamente la fattura ha come destinatario il proprio uffici (lo SDI non riesce a controllare se il fornitore ha indicato il codice ufficio corrispondente alla descrizione che riporta in fattura - controllo: associazione dell’ordine, entrata merce o attestazione del servizio, verifica esistenza dei dati obbligatori (CIG, CUP, IPA; ….) - liquidazione: importo liquidato parziale perché in più fasi oppure per arrotondamenti o per contestazioni - pagamento: più mandati (parte residui, competenza, capitale, corrente, …), compensazioni, permute. E’ necessario accertarsi che le linee guida e le modalità utilizzate attualmente possano garantire il collegamento. Queste fasi devono essere strettamente collegate per permettere ai sistemi informativi di automatizzare gli aggiornamenti e la sincronizzazione (contabilità con PCC) Definire le linee guida per adeguare e semplificare i processi interni alla PA, applicare le best practices offerte dalla fattura elettronica Ora, nel periodo transitorio: le PA sono obbligate mensilmente (pena sanzioni) ad inserire i debiti (certi, esigibili e liquidabili) scaduti nel mese precedente e non ancora pagati. Dal 31 marzo 2015, data avvio obbligo della fattura PA a tutti gli enti pubblici: le PA si troveranno già caricate nella piattaforma dei crediti tutte le fatture inviate dai fornitori ai codici ufficio IPA collegati agli uffici PCC competi di ricevute (di consegna e di accettazione/rifiuto). La PA dovrà provvedere sistematicamente ad aggiornare lo stato della fattura (del debiti). Nella piattaforma dei crediti attualmente le fatture caricate/inserite sono un sottoinsieme. Molte fatture rimangono nei cassetti (quelle delle società, quelle dei fornitori che non hanno ancora completato i lavori, quelle che presentano contestazioni, in genere quelle che hanno problemi). Dal prossimo anno tutte le fatture vengono caricate e quindi l’onere dell’ente potrebbe diventare più complesso.   Attualmente le modalità di aggiornamento dei dati sono manuali oppure tramite procedure telematiche non ancora ottimali. La piattaforma dei crediti sta pubblicando nuove modalità semplificate per agevolare enti e fornitori in questo periodo transitorio. La RGS si è impegnata di verificare la possibilità di mettere a disposizione un ambiente di test/prova e delle specifiche tecniche per permettere alle PA di aggiornare i dati attraverso webservices tecnologia avanzata che consente un controllo e una gestione più semplice dell’attuale che essendo a blocchi può generare non sequenzialità degli eventi. Tuttavia se l’ente non contabilizza correttamente non sarà in grado di popolare in automatico la piattaforma della certificazione dei crediti 41

Attivare il servizio di fattura elettronica per gli uffici individuati GESTIONE del CAMBIAMENTO Attività da espletare entro il 31 dicembre 2014 Accreditarsi all’IPA Individuare/censire le unità organizzative/uffici destinatari del servizio di fatturaPA   Attivare il servizio di fattura elettronica per gli uffici individuati Comunicare i codici IPA al fornitore per ciascun contratto (oltre all’eventuale CIG e CUP) Individuare/Censire i codici ufficio destinatari del servizio di fatturaPA Registrarsi in IPA e/o inserire i codici ufficio IPA (e/o verificare correttezza dei codici ufficio IPA caricati in automatico da SOGEI 6 marzo scorso per un congruo numero di enti pubblici trentini (es. scuole). Per le strutture PAT e agenzie è stato già effettuato il censimento e l’elenco è già pubblicato Adesione e utilizzo al sistema di fatturazione del SINET (valutare costi/benefici per usufruire dei servizi offerti dal sistema di fatturazione trentina) PAT, agenzie e scuole No problem, hanno tutte Pitre e garantita integrazione sia con Pitre che con contabilità e assicurata la conservazione   Enti strumentali (in base alla delibera sulle direttive) dovrebbero usufruire del sistema COMUNICAZIONE di richiesta adesione e/o informazioni che poi saranno veicolate ad IT che vi contatterà direttamente per fornire indicazioni Enti locali (è intenzione della PAT inserire un riferimento nel protocollo d’intesa) Servizio Autonomie Locali e Consorzio dei comuni

Camera di Commercio di Trento ATTIVITA’ da ESPLETARE Comunicare i codici IPA al fornitore Inserire codice IPA, CIG e CUP e data avvio FatturaPA nei contratti e negli ordini (anche quelli emessi dal sistema e-procurement) Effettuare una ricognizione dei contratti in essere e comunicare al fornitore, per ciascun contratto, i dati essenziali per emettere la fatturaPA; Comunicazione massiva a tutte le imprese trentine dell’approssimarsi della scadenza e delle modalità di emissione e trasmissione della fattura verso la PA Sito Mercurio Camera di Commercio di Trento Memo: se una fattura non contiene questi elementi va rifiutata entro il 15° gg di calendario da quando il fornitore l’ha trasmessa allo SDI. Se rifiuta entro il 15° il fornitore potrà ri-emettere la fattura corretta altrimenti sarà costretto ad emettere una nota di accredito per l’intero importo e successivamente ri-emettere una nuova fattura. In alternativa è possibile che PA e fornitore attivano uno scambio di corrispondenza che purtroppo genera complessità nel processo della Inserire codice IPA, CIG e CUP e data avvio FatturaPA nei contratti e negli ordini (anche quelli emessi dal sistema e-procurement) Effettuare una ricognizione dei contratti in essere e comunicare al fornitore, per ciascun contratto, i dati essenziali per la fatturaPA; Comunicazione massiva a tutte le imprese trentine dell’approssimarsi della scadenza e delle modalità di emissione e trasmissione della fattura verso la PA Sito Mercurio Camera di Commercio di Trento effettuerà una comunicazione massiva a tutte le imprese iscritte nel Registro Imprese di Trento per informarle che dal 31 marzo 2015 che anche gli enti pubblici trentini saranno soggetti a ricevere solo fatturePA e ad invitarle di inserire nella fattura tutta una serie di info che attualmente potrebbero non essere contenute, in particolare Codice Ufficio IPA: contenuto nell’ordine o nella comunicazione dell’ente al fornitore per i contratti già in essere CIG: qualora presente su ordine/contratto e/o comunicato dall’ente CUP: qualora presente nell’ordine/contrato e/o comunicato dall’ente Numero ordine

Sito Mercurio (Area Enti e Area Fornitori) Documentazione GESTIONE del CAMBIAMENTO: Supporto ai fornitori e agli enti Sito Mercurio (Area Enti e Area Fornitori) Documentazione Strumenti – applicazione per creazione fatturaPA, circolari, presentazioni, .. Enti soggetti: elenco enti soggetti all’obbligo, elenco codici ufficio IPA per PAT e sue agenzie, Fornitori – comunicazione del codice IPA, indicazioni riguardanti gli elementi da inserire nella fattura Faq – raccolta delle domande più ricorrenti Casella di posta fattura.elettronica@provincia.tn.it  A supporto agli enti e ai fornitori, è stata creata una sezione apposita nel sito Mercurio (area enti e area fornitori) dedicata alla fatturazione elettronica che probabilmente avete già visto. Sarà così ristrutturata Documentazione – prime indicazioni – slide di presentazioni - Strumenti – applicazione per creazione fatturaPA, circolari, presentazioni, .. Enti soggetti: elenco enti soggetti all’obbligo, elenco codici ufficio IPA per PAT e sue agenzie, Fornitori – comunicazione del codice IPA, indicazioni riguardanti gli elementi da inserire nella fattura Faq – raccolta delle domande più ricorrenti Inoltre è disponibile anche la Casella di posta fattura.elettronica@provincia.tn.it in caso di bisogno per aspetti organizzativi e di raccordo con l’Agenzia per l’Italia Digitale

Adeguamento sistemi gestionali (SAP e PiTre): l’integrazione con il sistema documentale PiTre e il sistema contabile provinciale SAP nonché un periodo di sperimentazione di 6 mesi sono stati stimati in 170.000,00 euro (circa 14 mesi/persona). Si ipotizza che il sistema sia disponibile dal 1° luglio 2012 se il Dip. Innovazione e ICT approva l’attività nell’ambito del 3° atto esecutivo di sviluppo 2011 in fase di predisposizione da parte di IT. Dal gennaio 2013 potrebbe essere esteso a tutti i fornitori. Servizio di fatturazione attiva e passiva: Fornitore: euro 0,80-0,90 a fattura (costo variabile) più 12-15 euro di canone mensile (costo fisso) comprensivo di servizio contact center, conservazione ed esibizione on-line. Presupposto per il fornitore e/o suoi intermediari è quello di disporre di un sistema e-banking (es. UNICREDIT offrirà il servizio gratuitamente per i primi 6 mesi e successivamente il 50% di sconto sul canone mensile; il prezzo scontato sarà di 7,5-12,5 euro mensili). Ente: euro 0,80-0,90 a fattura più 12-15 euro di canone mensile più eventuali costi di gestione del sistema e-banking. Inoltre l’ente PAT dovrà sostenere il costo (0,80-0,90 euro) delle fatture che il fornitore inserirà nel sistema DESQ tramite il portale e-procurement (Mercurio). I costi sono simmetrici ovvero la fattura è considerata attiva per il fornitore e passiva per l’ente e viceversa. I costi variabili complessivi quindi si sommano: ogni fattura elettronica costerà complessivamente 1,60-1,80 euro. FATTURAZIONE ELETTRONICA nel SINET BUON LAVORO a tutti! 45