FATTURA ELETTRONICA nel SINET PROVINCIA AUTONOMA di TRENTO FATTURA ELETTRONICA nel SINET Momento informativo Trento, 8 ottobre 2014

La soluzione per gli enti pubblici trentini FATTURAZIONE ELETTRONICA nel SINET L’agenda Il contesto di riferimento e il raccordo con la certificazione dei crediti La soluzione per gli enti pubblici trentini - La Gestione del cambiamento: i punti di attenzione e le attività da espletare

Progetto e-Procurement CONTESTO di RIFERIMENTO: Sistema e-procurement Strategie d’acquisto Procurement Gestione acquisti beni e servizi Gestione Ordini Pianificazione e Budgeting Sourcing Identificazione Selezione Contrattazione Contratto Contabilità Pagamenti Fiscalità Monitoraggio Gestione acquisti lavori pubblici Progetto e-Procurement La fattura elettronica è uno dei documenti importanti nel processo degli acquisti. All’interno del processo di acquisto si possono distinguere varie fasi: - la pianificazione mediante l’individuazione e raccolta dei fabbisogni, l’individuazione del contraente la formalizzazione dei contratti di fornitura, la contabilità (dove si inserisce per l’appunto la fattura elettronica) da ultimo ma non meno importante il monitoraggio che consente di avere a disposizione dati importanti per la pianificazione successiva. Nell’ambito del sistema e-procurement sono già dematerializzati . I documenti e le offerte delle gare telematiche e dei cottimi telematici dal 2009, gli ordini dal MEPAT e delle CONVENZIONI Ora anche le fatture elettroniche Fattura elettronica Integrata con il sistema documentale e contabile Gare Negozio elettronico (convenzioni) Mercato elettronico provinciale (MePAT) 3

SISTEMA DI INTERSCAMBIO FATTURAZIONE ELETTRONICA nel SINET La PAT riveste il ruolo di HUB PAT come concentratore (hub) ENTI PUBBLICI DEL SISTEMA INFORMATIVO DEGLI ENTI TRENTINI (SINET) INTERMEDIARIO DELL’ENTE Fornitori PA TRENTINA SISTEMA DI INTERSCAMBIO NAZIONALE La slide rappresenta graficamente il modello del sistema di fatturazione elettronica realizzato per gli enti trentini. I fornitori dovranno trasmettere le fatture al sistema di interscambio nazionale indicando il codice della PA destinataria. La Provincia Autonoma di Trento, su indicazioni dell’AGID (Agenzia per l’Italia Digitale) riveste il ruolo di concentratore (hub) per gli enti pubblici trentini (circa 400). Il sistema di gestione delle fatture degli enti pubblici trentini è in grado di ricevere le fatture dal sistema di interscambio nazionale e riesce a smistarlo ai sistemi di protocollo/documentali dei singoli enti. Oltre a costituire un vantaggio per l’AGID, è un vantaggio anche per il singolo ente che ha un riferimento locale per eventuali problematiche ma soprattutto perché genera un’economia di scala sulle implementazioni informatiche. RENDERE OMOGENEO IL PROCESSO CONSENTE DI UTILIZZARE SISTEMI INFORMATIVI COMUNI E STANDARD Certificazione dei crediti Integrazione Dati

Servizio di fatturazione attiva e passiva: Adeguamento sistemi gestionali (SAP e PiTre): l’integrazione con il sistema documentale PiTre e il sistema contabile provinciale SAP nonché un periodo di sperimentazione di 6 mesi sono stati stimati in 170.000,00 euro (circa 14 mesi/persona). Si ipotizza che il sistema sia disponibile dal 1° luglio 2012 se il Dip. Innovazione e ICT approva l’attività nell’ambito del 3° atto esecutivo di sviluppo 2011 in fase di predisposizione da parte di IT. Dal gennaio 2013 potrebbe essere esteso a tutti i fornitori. Servizio di fatturazione attiva e passiva: Fornitore: euro 0,80-0,90 a fattura (costo variabile) più 12-15 euro di canone mensile (costo fisso) comprensivo di servizio contact center, conservazione ed esibizione on-line. Presupposto per il fornitore e/o suoi intermediari è quello di disporre di un sistema e-banking (es. UNICREDIT offrirà il servizio gratuitamente per i primi 6 mesi e successivamente il 50% di sconto sul canone mensile; il prezzo scontato sarà di 7,5-12,5 euro mensili). Ente: euro 0,80-0,90 a fattura più 12-15 euro di canone mensile più eventuali costi di gestione del sistema e-banking. Inoltre l’ente PAT dovrà sostenere il costo (0,80-0,90 euro) delle fatture che il fornitore inserirà nel sistema DESQ tramite il portale e-procurement (Mercurio). I costi sono simmetrici ovvero la fattura è considerata attiva per il fornitore e passiva per l’ente e viceversa. I costi variabili complessivi quindi si sommano: ogni fattura elettronica costerà complessivamente 1,60-1,80 euro. CONTESTO di RIFERIMENTO: i benefici attesi per gli enti trentini - conoscere la data certa di ricezione della fattura da cui far decorrere i termini di pagamento - dematerializzare la fattura porta a semplificare il processo della spesa: smistamento automatico alla gestione documentale competente, “protocollazione/repertoriazione” facilitata, possibile integrazione con il sistema degli acquisti (e-procurement), caricamento automatico delle fatture nella contabilità Raccordo con la Certificazione dei crediti accelerare il processo di pagamento ai fornitori (riduzione stimata in media di 5-7 giorni) ottenere risparmi con la riduzione di attività senza valore aggiunto Si potrà conoscere la data certa di ricezione della fattura, determinante per assicurare il rispetto dei termini di pagamento eliminando le attuali incertezze della data di scadenza del pagamento. Dematerializzare la fattura porta a semplificare il processo della spesa. Infatti 1) Lo smistamento automatico alla gestione documentale competente 2) La protocollazione (o repertoriazione) facilitata 3) Il possibile collegamento con il sistema degli acquisti, in particolare con l’ordine e l’entrata merce 4) Il caricamento automatico dei dati delle fatture nella contabilità (per la PAT è SAP) 5) Le comunicazioni automatiche alla Piattaforma della certificazione dei crediti Porteranno ad accelerare il processo di pagamento ai fornitori: in Provincia ad esempio si stima una riduzione intorno ai 5-7 giorni e un risparmio di risorse conseguente alla riduzione delle attività senza valore aggiunto. 5

CONTESTO di RIFERIMENTO Fatture degli enti pubblici trentini Hanno risposto n. enti Enti 15 Comuni 162 Unioni di comuni 2 Comun. di valle 14 Istituti Scolastici 48 TOT. 241   n. tot. Fatture ricevute 268.097 Fornitori 62.445 Fatture emesse verso PA 7.284 Fatture emesse verso altri soggetti 313.744 Le tabelle riportano i dati raccolti attraverso il questionario proposto ad un sottoinsieme degli enti soggetti all’obbligo della fatturaPA (sono esclusi la PAT, le sue agenzie, la APSS, l’Università). La loro rappresentazione tuttavia mette in luce alcune considerazioni. 6

CONTESTO di RIFERIMENTO Fatture degli enti pubblici trentini Fatture ricevute n. enti - fino a 500 97 - da 501 a 1000 63 - >1000 77 - non comunicato 4 Fatture emesse verso PA n. enti   Fatture emesse verso altri - nessuna fattura 73 42 - da 1 a 30 125 53 - da 31 a 100 25 - da 101 a 500 7 47 - > 500 2 68 - non comunicato 9 6 Le fatture passive presentano classi dimensionali omogenee Mentre per la fattura attiva, così come ci si aspettava, la distribuzione è polarizzata: Solo una decina di enti emettono più di 100 fatture verso la PA, La maggioranza degli enti non fattura verso la PA oppure emette poche fatture all’anno. 7

IPA: Indice Pubbliche Amministrazioni L’IPA è disponibile e visualizzabile all’indirizzo www.indicepa.gov.it ed è l’anagrafica di riferimento per diverse funzioni previste dal CAD, il Codice dell’Amministrazione Digitale: Protocollo Posta Elettronica Certificata (PEC) Struttura Organizzativa Fattura Elettronica è l’indice cui il Sistema di Interscambio (SDI) fa riferimento per le funzioni di indirizzamento delle fatture elettroniche agli uffici centrali e periferici delle pubbliche amministrazioni deputati al ricevimento delle fatture elettroniche trasmesse dai fornitori. L’IPA, acronimo di Indice delle Pubbliche Amministrazioni, è disponibile all’indirizzo www.indicepa.gov.it ed è l’anagrafica di riferimento per diverse funzioni previste dal CAD, il Codice dell’Amministrazione Digitale: Protocollo PEC … Fattura Elettronica è l’indice cui il Sistema di Interscambio (SDI) fa riferimento per le funzioni di indirizzamento delle fatture elettroniche agli uffici centrali e periferici delle pubbliche amministrazioni deputati al ricevimento delle fatture elettroniche trasmesse dai fornitori Il fornitore invia le fatture allo SDI indicando nel campo «codice destinatario» il «codice ufficio univoco» comunicato dalla Amministrazione (ordine, contratto, comunicazione ad hoc). In base a questo codice, lo SDI è in grado di consegnare la fattura elettronica. Le informazioni sono pubbliche: esiste tuttavia un’area riservata agli aggiornamenti che è propria di ciascuna amministrazione. Ogni ente è responsabile dell’aggiornamento tempestivo delle informazioni. Ogni ente nomina un proprio referente per effettuare gli aggiornamenti Il sito dispone di numeri di assisitenza e FAQ

Elenco enti coinvolti I soggetti obbligati a pagare solo fatture elettroniche PA (art. 1 comma 2 legge 196 del 31 dic 2009) sono riportati nella lista delle PA che l’ISTAT pubblica annualmente. La sezione Amministrazioni locali riporta le categorie degli enti (es. comuni, unioni di comuni, consorzi tra amministrazioni locali, parchi,….). Solo per tre tipologie di enti riporta la denominazione puntuale dell’ente (es. Trentino Riscossioni Spa, Findolomiti Energia srl. ASIS, Fondazione Bruno Kessler, Residenza Valle dei Laghi …) I soggetti obbligati a pagare solo fatture elettroniche PA (art. 1 comma 2 legge 196 del 31 dic 2009) sono riportati nella lista delle PA che l’ISTAT pubblica annualmente. La sezione Amministrazioni locali riporta le categorie degli enti (es. comuni, unioni di comuni, consorzi tra amministrazioni locali, parchi,….) e non la specifica denominazione. Solo per tre tipologie di enti riportano la denominazione puntuale dell’ente. Nella categoria Altre amministrazioni locali vengono ad esempio riportati Trentino Riscossioni Spa, Findolomiti Energia srl, l’ASIS del Comune di Trento, Fondazione Bruno Kessler, Residenza Valle dei Laghi … Per supportare le PA che hanno il doppio ruolo di ente ma anche di fornitore, si è pensato di pubblicare in Mercurio l’elenco completo degli enti trentini fino a quando la fatturaPa sarà estesa a tutto il comparto commerciale privato (B2B) 9

Creazione Codice Univoco Ufficio Il Codice Univoco Ufficio è l’identificativo dell’Ufficio destinatario di fattura elettronica dell’ente è una stringa alfanumerica di 6 caratteri è di due tipi: Centrale (UFXXXX): denominato «Uff_eFatturaPA» creato automaticamente dal sistema il 6 marzo 2014 oppure al momento dell’accreditamento dell’ente; è unico (di sicurezza); Periferico (XXXXXX): la denominazione è libera, viene assegnato dal sistema al momento dell’inserimento di una nuova unità organizzativa; ogni ente può individuarne più di uno (>1, secondo l’organizzazione) Il Codice Univoco Ufficio è l’identificativo dell’Ufficio destinatario di fattura elettronica dell’ente è una stringa alfanumerica di 6 caratteri è di due tipi: Centrale (UFXXXX): denominato «Uff_eFatturaPA» creato automaticamente dal sistema il 6 marzo 2014 oppure al momento dell’accreditamento dell’ente; è unico (di sicurezza); Periferico (XXXXXX): la denominazione è libera, viene assegnato dal sistema al momento dell’inserimento di una nuova unità organizzativa; ogni ente può individuarne più di uno (>1, secondo l’organizzazione) 10

Servizio di Fatturazione elettronica: Attivazione Per ogni Unità organizzativa (Codice Ufficio Univoco) destinataria di fattura elettronica, l’Amministrazione deve attivare il servizio di «Fatturazione elettronica» L’Amministrazione, per ogni Unità organizzativa (Ufficio) destinataria di fattura elettronica, deve attivare il servizio di «Fatturazione Elettronica» indicando alcune info importanti Una volta attivato il servizio, il simbolo Euro da grigio diventerà di color arancio TIPOLOGIA INFORMAZIONI rappresentate dalle ICONE/SIMBOLI Presenza indirizzo di posta elettronica certificata Informazioni generali dell'Ente Elenco degli uffici dipendenti Elenco delle A.O.O. (Uffici di Protocollo) Servizi di Fatturazione Elettronica Elenco indirizzi PEC  

Servizio di fatturazione elettronica: Informazioni per l’attivazione Informazioni necessarie per l’attivazione del servizio: Il codice identificativo dell’Ufficio destinatario di fattura elettronica La data di avvio del servizio (<=31 marzo 2015) Il codice fiscale del servizio fatturazione elettronica associato all’ufficio Il canale trasmissivo (PEC, SPCOOP o SDIFTP) Il telefono e mail del responsabile del servizio di fatturazione elettronica L’esistenza o meno di un intermediario La casella di PEC oppure l’URI (stringa che identifica univocamente il servizio utilizzato dall’Amministrazione per la ricezione della fattura elettronica dallo SDI) Informazioni necessarie per l’attivazione del servizio: Il codice identificativo dell’Ufficio destinatario di fattura elettronica La data di avvio del servizio (<=31 marzo 2015) Il codice fiscale del servizio fatturazione elettronica associato all’ufficio Il canale trasmissivo (PEC, SPCOOP o SDIFTP) Il telefono e mail del responsabile del servizio di fatturazione elettronica L’esistenza o meno di un intermediario La casella di PEC oppure l’URI (stringa che identifica univocamente il servizio utilizzato dall’Amministrazione per la ricezione della fattura elettronica dallo SDI)

Raccordo con la Certificazione dei Crediti: obiettivi A regime (dal 31 marzo 2015 per le PA trentine) il Sistema di Interscambio (SDI) popolerà automaticamente la piattaforma della Certificazione dei Crediti (PCC) con i dati delle fatture elettroniche inviate dai fornitori e delle relative ricevute La Pubblica Amministrazione provvederà a completare sistematicamente i dati riguardanti la fase di pagamento e/o classificare il credito Il fornitore riuscirà a monitorare le fatture e i relativi pagamenti Lo Stato deriverà in automatico i tempi medi di pagamento e il debito delle PA relativamente all’acquisto di beni servizi La Piattaforma della certificazione dei crediti ha ampliato i suoi obiettivi, Oltre alla certificazione dei crediti consentirà ai fornitori di monitorare le fatture inviate allo SDI e i pagamenti delle PA in un unico punto allo Stato di derivare automaticamente i tempi medi di pagamento e il debito delle PA relativamente agli acquisti di beni e servizi, lavori e somministrazioni (commerciali)

Raccordo con la Certificazione dei Crediti: enti coinvolti   Raccordo con Certificazione dei crediti Gli enti tenuti alla certificazione dei crediti sono quelli previsti dall’art. 1, comma 2 del decreto legge 30 marzo 2013 n. 165. Sono un sottoinsieme degli enti soggetti all’obbligo di pagare solo fatture elettroniche PA (art. 1 comma 2 legge 196 del 31 dic 2009) Dal 31 marzo 2015, tutte le Fatture elettroniche inviate dai fornitori al sistema di interscambio nazionale verranno popolate in automatico nella Piattaforma dei Crediti Ciò sarà consentito mediante il collegamento che ogni ente farà o ha già effettuato tra codice Ufficio PCC e codice ufficio IPA destinatario della fattura PA. Ad un ufficio PCC si possono collegare più uffici IPA (non viceversa). Il sistema di interscambio nazionale provvede a popolare in automatico solo le fatture riferite a codici Ufficio IPA collegati ad un ufficio PCC. E’ responsabilità dell’ente accertarsi di essere o meno soggetto all’obbligo della PA e alla PCC. Per supportare gli enti pubblici trentini è stato predisposto una tabella (pubblicata in Mercurio) nella quale abbiamo riportato più colonne, una per la fatturaPA, una per PCC, Armonizzazione bilanci. Cercheremo di tenerla aggiornata: si tratta di un supporto/di aiuto; la fonte ufficiale è sempre la norma nazionale Raccordo con la Certificazione dei Crediti: enti coinvolti   Gli enti tenuti alla certificazione dei crediti sono quelli previsti dall’art. 1, comma 2 del decreto legge 30 marzo 2013 n. 165. Sono un sottoinsieme degli enti soggetti all’obbligo di pagare solo fatturePA (art. 1 comma 2 legge del 31 dic 2009 n. 196) Il raccordo tra i due insiemi è consentito mediante il collegamento che ogni ente farà o ha già effettuato tra codice Ufficio PCC e codice ufficio IPA destinatario della fattura PA. Ad un ufficio PCC si possono collegare più uffici IPA (non viceversa). Il sistema di interscambio nazionale provvede a popolare in automatico solo le fatture riferite a codici Ufficio IPA collegati ad un ufficio PCC. E’ responsabilità dell’ente accertarsi di essere o meno soggetto all’obbligo della FatturaPA e alla PCC. Gli enti tenuti alla certificazione dei crediti sono quelli previsti dall’art. 1, comma 2 del decreto legge 30 marzo 2013 n. 165. Sono un sottoinsieme degli enti soggetti all’obbligo di pagare solo fatture elettroniche PA (art. 1 comma 2 legge 196 del 31 dic 2009) Dal 31 marzo 2015, tutte le Fatture elettroniche inviate dai fornitori al sistema di interscambio nazionale verranno popolate in automatico nella Piattaforma dei Crediti Ciò sarà consentito mediante il collegamento che ogni ente farà o ha già effettuato tra codice Ufficio PCC e codice ufficio IPA destinatario della fattura PA. Ad un ufficio PCC si possono collegare più uffici IPA (non viceversa). Il sistema di interscambio nazionale provvede a popolare in automatico solo le fatture riferite a codici Ufficio IPA collegati ad un ufficio PCC. E’ responsabilità dell’ente accertarsi di essere o meno soggetto all’obbligo della PA e alla PCC. Per supportare gli enti pubblici trentini è stato predisposto una tabella (pubblicata in Mercurio) nella quale abbiamo riportato più colonne, una per la fatturaPA, una per PCC, Armonizzazione bilanci. Cercheremo di tenerla aggiornata: si tratta di un supporto/di aiuto; la fonte ufficiale è sempre la norma nazionale

Cambia l’organizzazione dell’ente il processo di controllo Raccordo con la Certificazione dei Crediti: implicazioni Cambia l’organizzazione dell’ente il processo di controllo la contabilizzazione della fattura Entro il 15gg di calendario (meno di 10 gg lavorativi) l’ente deve essere in grado di effettuare una prima verifica sostanziale se la fattura è corretta. Altrimenti, in caso di rifiuto, o di correzioni si deve attivare un processo extra sistema di interscambio che complica il processo di liquidazione e pagamento Ora, nel periodo transitorio: le PA sono obbligate mensilmente (pena sanzioni) ad inserire i debiti (certi, esigibili e liquidabili) scaduti nel mese precedente e non ancora pagati. Dal 31 marzo 2015, data avvio obbligo della fattura PA a tutti gli enti pubblici: le PA si troveranno già caricate nella piattaforma dei crediti tutte le fatture inviate dai fornitori ai codici ufficio IPA collegati agli uffici PCC competi di ricevute (di consegna e di accettazione/rifiuto). La PA dovrà provvedere sistematicamente ad aggiornare lo stato della fattura (del debiti). Nella piattaforma dei crediti attualmente le fatture caricate/inserite sono un sottoinsieme. Molte fatture rimangono nei cassetti (quelle delle società, quelle dei fornitori che non hanno ancora completato i lavori, quelle che presentano contestazioni, in genere quelle che hanno problemi). Dal prossimo anno tutte le fatture vengono caricate e quindi l’onere dell’ente potrebbe diventare più complesso.   Attualmente le modalità di aggiornamento dei dati sono manuali oppure tramite procedure telematiche non ancora ottimali. La piattaforma dei crediti sta pubblicando nuove modalità semplificate per agevolare enti e fornitori in questo periodo transitorio. La RGS si è impegnata di verificare la possibilità di mettere a disposizione un ambiente di test/prova e delle specifiche tecniche per permettere alle PA di aggiornare i dati attraverso webservices tecnologia avanzata che consente un controllo e una gestione più semplice dell’attuale che essendo a blocchi può generare non sequenzialità degli eventi. Tuttavia se l’ente non contabilizza correttamente non sarà in grado di popolare in automatico la piattaforma della certificazione dei crediti

Soluzione sperimentata La Provincia Autonoma di Trento (PAT), per prepararsi al ruolo di HUB/Concentratore, nel corso del 2013 ha avviato un progetto sperimentale di fattura elettronica in collaborazione con UNI IT e il tesoriere (formato CBI) con l’obiettivo di individuare e testare possibili strumenti a supporto del fornitore per l’invio della fattura elettronica realizzare un sistema di ricezione e gestione delle fatture passive della PAT estendibile agli enti del SINET aderenti al progetto Pitre (gestione documentale e di protocollazione) La Provincia Autonoma di Trento (PAT), per prepararsi al ruolo di concentratore/HUB, nel corso del 2013 ha avviato un progetto sperimentale di fattura elettronica in collaborazione con UNI IT e il tesoriere (formato CBI) con l’obiettivo di individuare e testare possibili strumenti a supporto del fornitore per l’invio della fattura elettronica realizzare un sistema di ricezione e gestione delle fatture passive della PAT estendibile agli enti del SINET aderenti al progetto Pitre (gestione documentale e di protocollazione) Dal 1° novembre 2013, Informatica Trentina utilizza solo il sistema di fatturazione provinciale per trasmettere le fatture alla Provincia Autonoma di Trento. Si tratta di fatture elettroniche senza firma digitale e in formato strutturato XML CBI (non SOGEI – XML PA). 16

La soluzione per gli enti pubblici trentini FATTURAZIONE ELETTRONICA nel SINET L’agenda La soluzione per gli enti pubblici trentini 17

Servizio di fatturazione attiva e passiva: Adeguamento sistemi gestionali (SAP e PiTre): l’integrazione con il sistema documentale PiTre e il sistema contabile provinciale SAP nonché un periodo di sperimentazione di 6 mesi sono stati stimati in 170.000,00 euro (circa 14 mesi/persona). Si ipotizza che il sistema sia disponibile dal 1° luglio 2012 se il Dip. Innovazione e ICT approva l’attività nell’ambito del 3° atto esecutivo di sviluppo 2011 in fase di predisposizione da parte di IT. Dal gennaio 2013 potrebbe essere esteso a tutti i fornitori. Servizio di fatturazione attiva e passiva: Fornitore: euro 0,80-0,90 a fattura (costo variabile) più 12-15 euro di canone mensile (costo fisso) comprensivo di servizio contact center, conservazione ed esibizione on-line. Presupposto per il fornitore e/o suoi intermediari è quello di disporre di un sistema e-banking (es. UNICREDIT offrirà il servizio gratuitamente per i primi 6 mesi e successivamente il 50% di sconto sul canone mensile; il prezzo scontato sarà di 7,5-12,5 euro mensili). Ente: euro 0,80-0,90 a fattura più 12-15 euro di canone mensile più eventuali costi di gestione del sistema e-banking. Inoltre l’ente PAT dovrà sostenere il costo (0,80-0,90 euro) delle fatture che il fornitore inserirà nel sistema DESQ tramite il portale e-procurement (Mercurio). I costi sono simmetrici ovvero la fattura è considerata attiva per il fornitore e passiva per l’ente e viceversa. I costi variabili complessivi quindi si sommano: ogni fattura elettronica costerà complessivamente 1,60-1,80 euro. GESTIONE del CAMBIAMENTO Esperienza appresa nella sperimentazione RINVIO FATTURA A volte succede di richiedere la correzione di fatture al fornitore: per errori fiscali o imprecisioni nella descrizione del testo della fattura TIMBRO e FIRMA REGOLARE ESECUZIONE sostituire con un documento di attestazione inserito nel fascicolo documentale della liquidazione DEMATERIALIZZARE INTERO PROCESSO SPESA Le PA potranno avere benefici solo se dematerializzano l’intero processo (a 360°) e non solo la FatturaPA. Tutti i documenti di un acquisto/rapporto commerciale sono nativi digitalmente e se inseriti in un fascicolo digitale sono consultabili ovunque e da chi ne ha bisogno. La fase di sperimentazione ha contribuito a migliorare le funzionalità realizzate e ad evidenziare alcuni elementi di riflessione RINVIO FATTURA Succede a volte che sia necessaro richiedere la correzione di fatture al fornitore: per errori fiscali (imponibile, aliquota IVA, ….) perché non hanno inserito il riferimento all’ordine di acquisto o per imprecisioni nella descrizione del testo della fattura (CIG, CUP, …) Il sistema di interscambio effettua controlli formali che dovrebbero prevenire alcune tipologie di errori ma si prevede tuttavia (più significativo nel momento di avvio) un aumento delle note di accredito parziali o a storno completo della fattura ed emissione di nuova fattura sostitutiva TIMBRO e FIRMA REGOLARE ESECUZIONE Sostituire con un documento di attestazione inserito nel fascicolo documentale della liquidazione DEMATERIALIZZARE INTERO PROCESSO SPESA Le PA potranno avere benefici solo se dematerializzano l’intero processo (a 360°) e non solo la FatturaPA e mandato di poagamento. Tutti i documenti di un acquisto/rapporto commerciale sono nativi digitalmente e se inseriti in un fascicolo digitale sono consultabili ovunque e da chi ne ha bisogno. . 18

Servizio di fatturazione attiva e passiva: Adeguamento sistemi gestionali (SAP e PiTre): l’integrazione con il sistema documentale PiTre e il sistema contabile provinciale SAP nonché un periodo di sperimentazione di 6 mesi sono stati stimati in 170.000,00 euro (circa 14 mesi/persona). Si ipotizza che il sistema sia disponibile dal 1° luglio 2012 se il Dip. Innovazione e ICT approva l’attività nell’ambito del 3° atto esecutivo di sviluppo 2011 in fase di predisposizione da parte di IT. Dal gennaio 2013 potrebbe essere esteso a tutti i fornitori. Servizio di fatturazione attiva e passiva: Fornitore: euro 0,80-0,90 a fattura (costo variabile) più 12-15 euro di canone mensile (costo fisso) comprensivo di servizio contact center, conservazione ed esibizione on-line. Presupposto per il fornitore e/o suoi intermediari è quello di disporre di un sistema e-banking (es. UNICREDIT offrirà il servizio gratuitamente per i primi 6 mesi e successivamente il 50% di sconto sul canone mensile; il prezzo scontato sarà di 7,5-12,5 euro mensili). Ente: euro 0,80-0,90 a fattura più 12-15 euro di canone mensile più eventuali costi di gestione del sistema e-banking. Inoltre l’ente PAT dovrà sostenere il costo (0,80-0,90 euro) delle fatture che il fornitore inserirà nel sistema DESQ tramite il portale e-procurement (Mercurio). I costi sono simmetrici ovvero la fattura è considerata attiva per il fornitore e passiva per l’ente e viceversa. I costi variabili complessivi quindi si sommano: ogni fattura elettronica costerà complessivamente 1,60-1,80 euro. GESTIONE del CAMBIAMENTO Problemi aperti della PA trentina Fatture Passive le PA che non aderiscono alla gestione documentale/protocollo Pitre o alla funzione di concentratore/hub della PAT dovranno decidere quale strumento utilizzare per ricevere le fatture dal sistema di interscambio nazionale - Conservazione è necessario disporre di un sistema di conservazione a norma! Diversi sono i punti di attenzione, in particolare se ne evidenziano alcuni: Per le fatture passive Le PA trentine che non aderiscono alla gestione documentale Pitre o che non opteranno per la funzione di hub/concentratore della PAT, dovranno decidere quale strumento utilizzare per ricevere le fatture dal sistema di interscambio: PEC FTP SPCcoop cooperazione applicativa Intermediario …. Sia per le fatture passive che per quelle attive è necessario disporre di un sistema di conservazione a norma! 19

GESTIONE del CAMBIAMENTO Punti di attenzione Data scadenza fatturaPA: Note di accredito e arrotondamenti….   ALLEGATI alle fatture utenze , formati compatibili, … RIORGANIZZAZIONI: assicurare un aggiornamento puntuale dei codici ufficio FatturaPA e PCC e comunicazioni ai fornitori REVISIONE del processo di controllo e delle modalità di contabilizzazione e pagamento della fattura Data scadenza fattura: sarà certa o comunque derivabile in modo chiaro. A differenza di quanto avviene oggi, con il sistema di interscambio si avranno a disposizione più date: La data di trasmissione del fornitore, La data di conferma di ricezione da parte dell’ente, La data di protocollazione e/o di repertorio Note di accredito e arrotondamenti: nel periodo transitorio si prevede un elevato numero di note di accredito: derivanti da errori di trascrizione, da ritardi di verifica da parte dell’ente che non è riuscito ad inviare la ricevuta di rifiuto entro il 15gg dalla data di trasmissione della fattura da parte del fornitore (si tratta di meno di 10 gg lavorativi in media; Considerata l’ampiezza delle attività non soggette ad adempimenti IVA, in molte strutture PAT (e forse anche altri enti) è abitudine inserire in contabilità l’importo netto tra fattura e nota di accredito mentre con la fatturaPA è necessario assicurare modalità omogenee di gestione   ALLEGATI – utenze , convenzioni, … RIORGANIZZAZIONI: per gli enti di medie e grandi dimensioni che hanno una gestione decentrata del controllo fattura e della certificazione dei crediti è necessario assicurare un immediato aggiornamento degli uffici destinatari di FatturaPA, Uffici PCC e del loro raccordo oltre a comunicare le variazioni ai fornitori   REVISIONE del processo di gestione della spesa Definire le linee guida per adeguare e semplificare i processi interni alla PA, applicare le best practices offerte dalla fattura elettronica

Garantire raccordo FatturaPA e Certificazione Crediti PUNTI di attenzione: Revisione processo di gestione della spesa   In particolare delle fasi di: Ricevimento: il protocollista deve verificare se effettivamente la fattura ha come destinatario il proprio ufficio; Controllo fattura: il contabile dovrà associare l’ordine, l’entrata merce o l’attestazione del servizio, verificare la regolare esecuzione e la presenza degli altri dati obbligatori (CIG, CUP, .); Liquidazione: nei casi di pagamenti parziali o arrotondamenti è necessario assicurare un allineamento tra i documenti (SDI, PCC e contabilità); Pagamento: analizzare i casi relativi a compensazioni e permute. Garantire raccordo FatturaPA e Certificazione Crediti Tra i punti di attenzione, vorrei soffermarmi sulla possibile REVISIONE del processo di gestione della spesa, in particolare delle fasi di: - Ricevimento fattura: il protocollista si troverà tutti i dati pre compilati della fattura in Pitre, deve verificare se effettivamente la fattura ha come destinatario il proprio uffici (lo SDI non riesce a controllare se il fornitore ha indicato il codice ufficio corrispondente alla descrizione che riporta in fattura - controllo: associazione dell’ordine, entrata merce o attestazione del servizio, verifica esistenza dei dati obbligatori (CIG, CUP, IPA; ….) - liquidazione: importo liquidato parziale perché in più fasi oppure per arrotondamenti o per contestazioni - pagamento: più mandati (parte residui, competenza, capitale, corrente, …), compensazioni, permute. E’ necessario accertarsi che le linee guida e le modalità utilizzate attualmente possano garantire il collegamento. Queste fasi devono essere strettamente collegate per permettere ai sistemi informativi di automatizzare gli aggiornamenti e la sincronizzazione (contabilità con PCC) Definire le linee guida per adeguare e semplificare i processi interni alla PA, applicare le best practices offerte dalla fattura elettronica Ora, nel periodo transitorio: le PA sono obbligate mensilmente (pena sanzioni) ad inserire i debiti (certi, esigibili e liquidabili) scaduti nel mese precedente e non ancora pagati. Dal 31 marzo 2015, data avvio obbligo della fattura PA a tutti gli enti pubblici: le PA si troveranno già caricate nella piattaforma dei crediti tutte le fatture inviate dai fornitori ai codici ufficio IPA collegati agli uffici PCC competi di ricevute (di consegna e di accettazione/rifiuto). La PA dovrà provvedere sistematicamente ad aggiornare lo stato della fattura (del debiti). Nella piattaforma dei crediti attualmente le fatture caricate/inserite sono un sottoinsieme. Molte fatture rimangono nei cassetti (quelle delle società, quelle dei fornitori che non hanno ancora completato i lavori, quelle che presentano contestazioni, in genere quelle che hanno problemi). Dal prossimo o anno tutte le fatture vengono caricate e quindi l’onere dell’ente potrebbe diventare più complesso. EFFETTO DOMINO  Attualmente le modalità di aggiornamento dei dati sono manuali oppure tramite procedure telematiche non ancora ottimali. La piattaforma dei crediti sta pubblicando nuove modalità semplificate per agevolare enti e fornitori in questo periodo transitorio. La RGS si è impegnata di verificare la possibilità di mettere a disposizione un ambiente di test/prova e delle specifiche tecniche per permettere alle PA di aggiornare i dati attraverso webservices tecnologia avanzata che consente un controllo e una gestione più semplice dell’attuale che essendo a blocchi può generare non sequenzialità degli eventi. Tuttavia se l’ente non contabilizza correttamente non sarà in grado di popolare in automatico la piattaforma della certificazione dei crediti

Attivare il servizio di fattura elettronica per gli uffici individuati GESTIONE del CAMBIAMENTO Attività da espletare entro il 31 dicembre 2014 Accreditarsi all’IPA Individuare/censire le unità organizzative/uffici destinatari del servizio di fatturaPA   Attivare il servizio di fattura elettronica per gli uffici individuati Comunicare i codici IPA al fornitore per ciascun contratto (oltre all’eventuale CIG e CUP) Individuare/Censire i codici ufficio destinatari del servizio di fatturaPA Registrarsi in IPA e/o inserire i codici ufficio IPA (e/o verificare correttezza dei codici ufficio IPA caricati in automatico da SOGEI 6 marzo scorso per un congruo numero di enti pubblici trentini (es. scuole). Per le strutture PAT e agenzie è stato già effettuato il censimento e l’elenco è già pubblicato Adesione e utilizzo al sistema di fatturazione del SINET (valutare costi/benefici per usufruire dei servizi offerti dal sistema di fatturazione trentina) PAT, agenzie e scuole No problem, hanno tutte Pitre e garantita integrazione sia con Pitre che con contabilità e assicurata la conservazione   Enti strumentali (in base alla delibera sulle direttive) dovrebbero usufruire del sistema COMUNICAZIONE di richiesta adesione e/o informazioni che poi saranno veicolate ad IT che vi contatterà direttamente per fornire indicazioni Enti locali (è intenzione della PAT inserire un riferimento nel protocollo d’intesa) Servizio Autonomie Locali e Consorzio dei comuni

Camera di Commercio di Trento ATTIVITA’ da ESPLETARE Comunicare i codici IPA al fornitore Inserire codice IPA, CIG e CUP e data avvio FatturaPA nei contratti e negli ordini (anche quelli emessi dal sistema e-procurement) Effettuare una ricognizione dei contratti in essere e comunicare al fornitore, per ciascun contratto, i dati essenziali per emettere la fatturaPA; Comunicazione massiva a tutte le imprese trentine dell’approssimarsi della scadenza e delle modalità di emissione e trasmissione della fattura verso la PA Sito Mercurio Camera di Commercio di Trento Memo: se una fattura non contiene questi elementi va rifiutata entro il 15° gg di calendario da quando il fornitore l’ha trasmessa allo SDI. Se rifiuta entro il 15° il fornitore potrà ri-emettere la fattura corretta altrimenti sarà costretto ad emettere una nota di accredito per l’intero importo e successivamente ri-emettere una nuova fattura. In alternativa è possibile che PA e fornitore attivano uno scambio di corrispondenza che purtroppo genera complessità nel processo della Inserire codice IPA, CIG e CUP e data avvio FatturaPA nei contratti e negli ordini (anche quelli emessi dal sistema e-procurement) Effettuare una ricognizione dei contratti in essere e comunicare al fornitore, per ciascun contratto, i dati essenziali per la fatturaPA; Comunicazione massiva a tutte le imprese trentine dell’approssimarsi della scadenza e delle modalità di emissione e trasmissione della fattura verso la PA Sito Mercurio Camera di Commercio di Trento effettuerà una comunicazione massiva a tutte le imprese iscritte nel Registro Imprese di Trento per informarle che dal 31 marzo 2015 che anche gli enti pubblici trentini saranno soggetti a ricevere solo fatturePA e ad invitarle di inserire nella fattura tutta una serie di info che attualmente potrebbero non essere contenute, in particolare Codice Ufficio IPA: contenuto nell’ordine o nella comunicazione dell’ente al fornitore per i contratti già in essere CIG: qualora presente su ordine/contratto e/o comunicato dall’ente CUP: qualora presente nell’ordine/contrato e/o comunicato dall’ente Numero ordine

Sito Mercurio (Area Enti e Area Fornitori) Documentazione GESTIONE del CAMBIAMENTO: Supporto ai fornitori e agli enti Sito Mercurio (Area Enti e Area Fornitori) Documentazione Strumenti – applicazione per creazione fatturaPA, circolari, presentazioni, .. Enti soggetti: elenco enti soggetti all’obbligo, elenco codici ufficio IPA per PAT e sue agenzie, Fornitori – comunicazione del codice IPA, indicazioni riguardanti gli elementi da inserire nella fattura Faq – raccolta delle domande più ricorrenti Casella di posta fattura.elettronica@provincia.tn.it  A supporto agli enti e ai fornitori, è stata creata una sezione apposita nel sito Mercurio (area enti e area fornitori) dedicata alla fatturazione elettronica che probabilmente avete già visto. Sarà così ristrutturata Documentazione – prime indicazioni – slide di presentazioni - Strumenti – applicazione per creazione fatturaPA, circolari, presentazioni, .. Enti soggetti: elenco enti soggetti all’obbligo, elenco codici ufficio IPA per PAT e sue agenzie, Fornitori – comunicazione del codice IPA, indicazioni riguardanti gli elementi da inserire nella fattura Faq – raccolta delle domande più ricorrenti Inoltre è disponibile anche la Casella di posta fattura.elettronica@provincia.tn.it in caso di bisogno per aspetti organizzativi e di raccordo con l’Agenzia per l’Italia Digitale

Adeguamento sistemi gestionali (SAP e PiTre): l’integrazione con il sistema documentale PiTre e il sistema contabile provinciale SAP nonché un periodo di sperimentazione di 6 mesi sono stati stimati in 170.000,00 euro (circa 14 mesi/persona). Si ipotizza che il sistema sia disponibile dal 1° luglio 2012 se il Dip. Innovazione e ICT approva l’attività nell’ambito del 3° atto esecutivo di sviluppo 2011 in fase di predisposizione da parte di IT. Dal gennaio 2013 potrebbe essere esteso a tutti i fornitori. Servizio di fatturazione attiva e passiva: Fornitore: euro 0,80-0,90 a fattura (costo variabile) più 12-15 euro di canone mensile (costo fisso) comprensivo di servizio contact center, conservazione ed esibizione on-line. Presupposto per il fornitore e/o suoi intermediari è quello di disporre di un sistema e-banking (es. UNICREDIT offrirà il servizio gratuitamente per i primi 6 mesi e successivamente il 50% di sconto sul canone mensile; il prezzo scontato sarà di 7,5-12,5 euro mensili). Ente: euro 0,80-0,90 a fattura più 12-15 euro di canone mensile più eventuali costi di gestione del sistema e-banking. Inoltre l’ente PAT dovrà sostenere il costo (0,80-0,90 euro) delle fatture che il fornitore inserirà nel sistema DESQ tramite il portale e-procurement (Mercurio). I costi sono simmetrici ovvero la fattura è considerata attiva per il fornitore e passiva per l’ente e viceversa. I costi variabili complessivi quindi si sommano: ogni fattura elettronica costerà complessivamente 1,60-1,80 euro. FATTURAZIONE ELETTRONICA nel SINET BUON LAVORO a tutti! 25