DIVISIONE RETE TERRITORIALE “PROGETTO DEPOSITI PROVINCIALI” Roma, 21 febbraio 2006

CONTENUTI DEL DOCUMENTO Premessa, obiettivi, approccio e metodo di lavoro. Rilevazione processo “AS IS”, problematiche individuate, principali azioni di intervento. Nuovo modello organizzativo, figure professionali, dimensionamento complessivo.

PREMESSA E PRINCIPALI OBIETTIVI Il progetto nasce dall’esigenza di informatizzare alcune fasi di lavorazione dei processi “core” dell’attività dei Depositi Provinciali e di ottimizzare il processo logistico della rete di approvvigionamento e distribuzione. PRINCIPALI OBIETTIVI Migliorare la produttività e lo standard qualitativo degli attuali livelli di servizio; Minimizzare i costi di funzionamento e migliorare l’efficienza.

APPROCCIO E METODO DI LAVORO 1/2 PRINCIPALI STEP 1 STEP 2 STEP 3 STEP Costituzione GDL DR – RU e DIR OP Condivisione con tutte le Direzioni / Divisioni interessate Definizione piano interviste su 3 realtà campione significative (Roma, Milano, Torino) Avvio interviste finalizzate alla rilevazione delle attività svolte dal Deposito Provinciale, delle criticità operative e del processo di approvvigionamento e distribuzione delle CVP, prodotti filatelici, valori bollati, ecc., dei principali volumi di riferimento. Analisi, elaborazione dei risultati e primo riscontro sui principali processi e individuazione delle possibili aree di intervento Incontro della struttura Operazioni e Servizio Clienti con DOL per la razionalizzazione del processo logistico ed con le istituzioni (agenzia delle Entrate per la modulazione delle convenzioni)

APPROCCIO E METODO DI LAVORO 2/2 PRINCIPALI STEP novembre 05 dicembre 05 febbraio 06 4 STEP 5 STEP 6 STEP Approfondimenti puntuali sulle attività con rilevazione delle fasi di lavorazione, tempi, volumi e frequenze all’interno di ogni singola micro attività sulle tre realtà Test sui risultati della informatizzazione avviata sulle realtà pilota e individuazione criticità di sistema emerse e possibili soluzioni Confronto e consolidamento dei dati e delle informazioni rilevate. Individuazione delle attività “CORE” del Deposito FOCUS delle criticità derivanti dagli strumenti tecnici utilizzati Incontri tecnici per superare le criticità della informatizzazione Definizione del modello di funzionamento: dimensionamento; assetto organizzativo TO BE; figure professionali e pesatura del livello professionale;

CONTENUTI DEL DOCUMENTO Premessa, obiettivi, approccio e metodo di lavoro. Rilevazione processo “AS IS”, problematiche individuate, principali azioni di intervento. Nuovo modello organizzativo, figure professionali, dimensionamento complessivo.

MODELLO FUNZIONAMENTO “AS IS” - RILEVAZIONE DELLE ATTIVITA’ Pianificazione Levata Spedizione Consuntivazione 1) Acquisizione cartacea delle richieste (mod. 5 ) approvate dal servizio sportelli con la specifica dell'ordine 2) Verifica di conformita’ e correzione manuale delle anomalie 3) Suddivisione delle richieste per tiologia di prodotto ed inserimento delle richieste nel DB 4) Predisposizione della lista di prelievo per la levata, del modello di consegna (mod.1a) e della bolla di consegna per il vettore 1) Prelievo dal caveau del materiale, conta e preparazione valori per Ufficio 2) Verifica della situazione delle giacenza 3) Conta e suddivisione valori per Ufficio e per tipologia di prodotto richiesto 4) Richiesta di reintegro da Deposito Centrale 5) Verifica arrivi da Deposito Centrale 1) Registrazione delle assicurate, preparazione e stampa delle etichette per assicurate e mod 1A - inserimento in DB delle assicurate. 2) Preparazione delle buste per CMP e/o vettori (assicurate, raccomandate, cassette) 3) Preparazione della bolla di spedizione 4) Imballaggio, imbustamento e/o preparazione delle cassette, verifica e inserimento mod. 5 e mod 1A di accompagno 5) Pesatura e consegna al vettore 6) Riscontro delle buste con il vettore 7) Acquisizione resi 8) Archiviazione ricevute di avvenuta consegna 9) Verifica e riscontro arrivi dal Deposito Centrale 1) Contabilizzazione attraverso db excell e aggiornamento manuale del data base Levata

PRINCIPALI AZIONI DEFINITE Informatizzazione Ridisegno dei processi, riorganizzazione delle attività in funzione del processo di informatizzazione Diversa organizzazione del processo logistico di distribuzione agli UP Evoluzione del Deposito Provinciale in ottica di “Area” e definizione del nuovo assetto organizzativo

OBIETTIVI INFORMATIZZAZIONE 1/2 E’ stato avviato un progetto (ValueSap – Deposito Centrale) con la finalità di informatizzare il processo legato all’approvvigionamento ed alla tracciatura dei prodotti in gestione al Deposito Centrale Carte Valori e spediti verso il Deposito Provinciale, e quindi agli Uffici Postali. Superare le attuali criticità del processo di approvvigionamento degli Uffici Postali e dei Depositi Provinciali caratterizzato da una gestione e contabilizzazione non informatizzata degli ordini Definire un nuovo processo efficace ed efficiente che consenta di migliorare gli attuali livelli di servizio e minimizzare i costi di gestione OBIETTIVI

INFORMATIZZAZIONE 2/2 L’informatizzazione è stata realizzata, in via sperimentale, sul DP di Roma (che gestisce tutte le Filiali del Lazio), mediante l’implementazione dei moduli MM/LES dell’Industry Solution Retail di SAP (release 4.6C), ed ha interessato alcune attività relative al processo di tracciatura dei prodotti. In particolare: Creazione ed elaborazione Richieste/Ordine di Trasferimento Registrazione entrata merci Creazione ed elaborazione Consegne Stampa delle richieste per Up Creazione del documento di Trasporto La gestione a sistema delle attività consente di ottimizzare le lavorazioni riducendo le attività a basso valore, di elaborare direttamente da sistema la reportistica, definire statistiche per monitorare le giacenze dei prodotti, migliorare la distribuzione delle risorse

FLUSSO DELLE ATTIVITA’ “TO BE” 1) Pianificazione e Consuntivazione Acquisizione Ordine da Sap Verifica anomalie e correzione Creazione della levata 2) Levata, verifica giacenze e reintegro 3) Spedizione Acquisizione lista prelievo e consegna Levata (Prelievo valori dal caveau, verifica del materiale, presa in carico) Controllo giacenze e richiesta integrazione Deposito Centrale Acquisizione bolla di consegna Preparazione buste assicurate/raccomandate/cassette Preparazione bolla di spedizione Registrazione Spedizioni e compilazione Mod 1A Imbustamento e preparazione cassette Conta e divisione per Ufficio e tipologia richiesta Acquisizione fogli di consegna Mod 1 A Pesatura e consegna al Vettore ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ Consuntivazione e aggiornamento data base (Sap) Fine processo

Processo logistico “as is” Processo logistico “to be” EVOLUZIONE DEL PROCESSO LOGISTICO Processo logistico “as is” Processo logistico “to be” DEPOSITO TERRITORIALE PRODOTTI FILATELIICI CVP FILATELICI DEPOSITO PROVINCIALE DEPOSITO SATELLITE DEPOSITO SATELLITE DEPOSITO SATELLITE DEPOSITO SATELLITE VALORI BOLLATI UP CMP VALORI IN BIANCO DEPOSITO PROVINCIALE UP Vettore Privato (assicurate) Rete Postale (raccomandate) Vettore privato DEPOSITO PROVINCIALE CMP/CPO UP Vettore privato UP CPO/UDR RETE POSTALE < € 10.000 ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ UP UP UP UP UP

SPERIMENTAZIONE PRINCIPALI OUTPUT Riorganizzazione della gestione di alcuni processi, attraverso l’informatizzazione di parte delle fasi dell’attuale lavorazione degli ordini Semplificazione di alcune attività a scarso valore Mappatura dei prodotti presenti nei Depositi Provinciali e ridisegno dei processi. Riorganizzazione del processo di approvvigionamento dal Deposito Centrale e della distribuzione agli Up e razionalizzazione del processo logistico

CONTENUTI DEL DOCUMENTO Premessa, obiettivi, approccio e metodo di lavoro. Rilevazione processo “AS IS”, problematiche individuate, principali azioni di intervento. Nuovo modello organizzativo, figure professionali, dimensionamento complessivo.

ASPETTI CARATTERIZZANTI LA NUOVA ORGANIZZAZIONE LA NUOVA ORGANIZZAZIONE DEL DEPOSITO TERRITORIALE Nel nuovo modello di funzionamento, in coerenza con le altre iniziative organizzative effettuate dalla Divisione, l’attività dei ”Depositi Provinciali”, viene accentrata dalla Filiale (Servizio Sportelli) alla struttura Country (Operazioni e Servizio Clienti). La “FOCALIZZAZIONE” dei Depositi passa da un atteggiamento tipicamente “reattivo” ad un approccio di “pianificazione” e di “gestione” delle scorte. La dipendenza gerarchica viene attribuita al livello Country Operazioni e Servizio Clienti.

DEPOSITO TERRITORIALE ASPETTI CARATTERIZZANTI LA NUOVA ORGANIZZAZIONE DEPOSITO TERRITORIALE DEPOSITO TERRITORIALE La definizione rispetta un criterio unico ed omogeneo individuato: organizzazione su base territoriale delle lavorazioni con conseguente efficientamento della filiera distributiva; localizzazione dei 22 depositi territoriali in coerenza con la localizzazione dei CMP.

LA NUOVA ORGANIZZAZIONE SU BASE TERRRITORIALE TN UD BS NO PD MI TO PR GE BO LI PO AN PG PE RM NA BA CA RC PA CT

DEPOSITO TERRITORIALE MODELLO ORGANIZZATIVO NUOVO MODELLO DI FUNZIONAMENTO COUNTRY MANAGER COUNTRY OPERAZIONI RESPONSABILE DEPOSITO TERRITORIALE PIANIFICATORE * ADDETTO STAFF SENIOR * Figura professionale presente solo in alcune realtà complesse

DIMENSIONAMENTO COMPLESSIVO

RESPONSABILE DEPOSITO Divisione: DRT – COUNTRY MANAGER Famiglia : Operation e Servizio Clienti Struttura: Deposito Territoriale Scopo e caratteristiche generali Garantire l’operatività del Deposito Territoriale assicurando la correttezza e la conformità delle operazioni rispetto agli standard definiti, attraverso il presidio delle spedizioni effettuate verso gli Uffici Postali ed il costante monitoraggio dei volumi di giacenza del Deposito, nonché garantire il coordinamento e la supervisione delle risorse dedicate. Aree di Responsabilità Garantisce la efficace gestione delle attività e l’ottimizzazione del livello di servizio erogato, assicurando la conformità della pianificazione degli ordini di approvvigionamento da parte degli Up ed il corretto processo di lavorazione degli ordini; Garantisce la efficace gestione delle attività relative a prodotti filatelici, assicurandone il corretto processo di distribuzione; Effettua il prelievo dal caveau del materiale e la verifica delle giacenze assicurando la sicurezza e la conformità dell’operazione; Effettua la verifica delle giacenze e la programmazione coerente delle richieste di integrazione interfacciando il Deposito Centrale nella determinazione del fabbisogno rispetto alle giacenze massime, verificando la correttezza degli arrivi; Garantisce il coordinamento e la supervisione delle risorse del Deposito nello svolgimento delle attività promuovendo il coinvolgimento dei collaboratori con l’obiettivo di costituire un team orientato all’efficienza ed al risultato, assicurando l’aggiornamento delle competenze (es implementazione nuove procedure Sap); Assicura la corretta applicazione del personale in coerenza con le esigenze operative pianificate, rimodulandola in presenza di particolari situazioni di criticità, gestendo le problematiche di tipo organizzativo e logistiche del Deposito; Garantisce che sia assicurata la distribuzione dei prodotti gestiti dal Deposito in coerenza con gli standard definiti dalla Struttura Centrale di riferimento, proponendo eventuali azioni migliorative finalizzate alla ottimizzazione del processo distributivo; Assicura il presidio ed il monitoraggio dei processi gestiti, attraverso l’analisi qualitativa dei dati dei prodotti lavorati all’interno del Deposito, ponendo in essere efficaci azioni al fine di garantire la migliore suddivisione delle attività rispetto ai volumi previsti ed assicurare il raggiungimento degli standard di qualità del livello di servizio erogato; Garantire la custodia dei prodotti gestiti dal Deposito in coerenza con le disposizioni e gli standard definiti (es. custodia nei caveau, detenzione delle chiavi). Il coordinamento è a livello di qualità. 1 AO

PIANIFICATORE Divisione: DRT – COUNTRY MANAGER Famiglia : Operation e Servizio Clienti Struttura: Deposito Territoriale Scopo e caratteristiche generali Assicurare il supporto specialistico nella pianificazione e gestione degli ordini di approvvigionamento dei prodotti e servizi gestiti dal Deposito, attraverso il presidio e la gestione dell’applicativo dedicato, elaborando analisi e reporting Aree di Responsabilità Assicura l’acquisizione e la gestione degli ordini di approvvigionamento inseriti a sistema dagli Up attraverso l’applicativo dedicato (Sap), verificandone la correttezza e conformità, provvedendo in caso di anomalie ad apportare le opportune modifiche, interfacciando gli Up interessati; Garantisce la corretta pianificazione degli ordini da parte degli Up attraverso verifica di coerenza complessiva della programmazione delle richieste inserite a sistema dagli Up, nel rispetto delle giacenze previste, interfacciando gli Uffici Postali interessati per la rettifica delle richieste non coerenti con la pianificazione; Assicura la gestione delle attività pianificazione e gestione degli ordini relativi a prodotti e servizi filatelici, contribuendo a garantirne la corretta distribuzione; Cura la suddivisione delle richieste per tipologia di prodotto, la predisposizione della lista di prelievo per la levata ed effettua, in contraddittorio con il Responsabile, il prelievo dal caveau del materiale e la verifica delle giacenze, contribuendo ad assicurare la sicurezza e la conformità dell’operazione; Predispone le richieste di reintegro per il Deposito Centrale in coerenza con le giacenze autorizzate, coordinandosi con il Responsabile del Deposito; Assicura il supporto al Responsabile del Deposito nel raggiungimento degli standard di qualità del livello di servizio erogato, curando l’analisi qualitativa dei dati relativi ai prodotti lavorati all’interno del Deposito e dei trend prospettici, elaborando apposita reportistica; Cura l’elaborazione di reportistica di consuntivazione e la definizione di statistiche periodiche per monitorare le giacenze dei prodotti al fine di garantire la migliore suddivisione delle attività rispetto ai volumi previsti ed assicurare il risultato delle lavorazioni; Il coordinamento è a livello di qualità. 1 AO

ADDETTO STAFF SENIOR Divisione: DRT – COUNTRY MANAGER Famiglia : Staff Struttura: Deposito Territoriale Scopo e caratteristiche generali Assicurare il supporto operativo nelle attività relative alla gestione degli ordini di approvvigionamento di prodotti e servivi gestiti dal Deposito agli UP. Aree di Responsabilità Assicura le attività operative di competenza, sulla base della levata effettuata dal Responsabile/Pianificatore, riguardanti la preparazione delle richieste di approvvigionamento da parte degli UP: conta e suddivisione per tipologia di prodotto e per ufficio postale richiedente; Affianca il Responsabile/Pianificatore nella conta delle giacenze e cura la suddivisione per tipologia di prodotto degli arrivi provenienti dal Deposito Centrale; Assicura le attività di spedizione dei valori agli UP attraverso la: - predisposizione delle assicurate attraverso l’utilizzo di un supporto informatico dedicato - registrazione su db delle spedizioni e compilazione del mod. 1A - preparazione della spedizione (imbustamento e/o preparazione delle cassette) - pesatura dei plichi e consegna al vettore e verifica in contraddittorio con il vettore delle bolle di consegna Effettua attività di data entry semplice su procedure informatiche in uso al Deposito Effettua le attività di supporto operativo per la funzione di appartenenza (ad es. fotocopiatura, archiviazione di documenti/bolle di consegna, gestione db semplici Il coordinamento è a livello di qualità. 1 AO