Il protocollo elettronico (e altri servizi informatici) Roma, 12 febbraio 2008 Il protocollo elettronico (e altri servizi informatici) Gabriele Torresan

Agenda Indicazioni teoriche sul protocollo Dimostrazione pratica protocollo Requisiti di buona informatizzazione Chi è Soluzione Altre dimostrazioni su richiesta

Esigenze e cause Esigenza di gestione sistematica dei documenti Aumento della quantità dei documenti trattati Necessità di suddivisione per attività/argomento (classificazione) Inefficienza Ridondanza Lentezza nei tempi di reperimento

Obiettivi Migliorare l’efficienza interna Aumentare la trasparenza Migliorare la qualità del lavoro svolto Ridurre i costi Aumentare la trasparenza Interna Esterna

Protocollo informatico DEFINIZIONE: l'insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati per la gestione dei documenti ovvero: tutte le risorse tecnologiche necessarie alla realizzazione di un sistema automatico per la gestione elettronica dei flussi documentali

Attivazione Organizzazione Personale Infrastruttura tecnologica Applicazione software

Requisiti Identificazione dei flussi documentali in ingresso ed in uscita Tenuta del registro informatico di protocollo Archiviazione documentale elettronica Massima libertà organizzativa Estrema semplicità d’utilizzo Precisione e velocità nei risultati ottenuti Sicurezza e certezza dei dati

Infrastruttura tecnologica Hardware standard Costi contenuti Scalabilità Compatibilità futura Sicurezza

Caratteristiche del software Verifica degli utenti che vi accedono Scalabilità del sistema Gestione completa del documento Ricerca completa Supporto di tutti i formati documentali

Conservazione documentale Conservare significa garantire: Un ragionevole rapporto costi-benefici nel reperimento delle informazioni Accettabili rischi di deperimento Sufficienti livelli di sicurezza (autenticità+validità) Modalità: Cartacea Elettronica

Deperimento o inaccessibilità Rischi legati al deperimento del supporto: Cartaceo  Informatico  Rischi dovuti a cause accidentali (allagamenti/incendi/furti/): Cartaceo  Informatico  Rischi dovuti alla obsolescenza: Cartaceo  Informatico 

Costi cartacea Costi elettronica Volumi

Dimostrazione protocollo

CORPO E ANIMA Hardware Software Cosa ho bisogno di informatizzare? Cosa è possibile oggi informatizzare?

ITER CORRETTO Analisi dei processi Individuazione degli obiettivi Scelta del software Acquisizione dell’hardware Formazione del personale Analisi dei dati statistici e gestionali

INFORMATIZZAZIONE Protocollo Anagrafe Persone Archivio Biblioteca Contabilità – Opere - Pensioni Beneficenze – adozioni – abbonamenti Attività dell’Istituto: Case per ferie / pensionati universitari Scuole / università Comunità di recupero / R.S.A. Ospedali / cliniche

METODO Un unico archivio dati Tutte le stampe necessarie, sempre aggiornate

CARATTERISTICHE Semplicità ed immediatezza d’uso Tutela della riservatezza dei dati Rispetto delle gerarchie e competenze Continuo aggiornamento alle normative Assistenza tecnica garantita

A CHI RIVOLGERSI? Programmatore (software ad hoc) Adattamento di software standard Software specifico per Enti Religiosi

I RISULTATI ATTESI Maggiore efficienza del lavoro Miglioramento della qualità del lavoro Risparmio di tempo Risparmio di denaro Dati sempre aggiornati

Chi è Soluzione?

Chi è Soluzione: Società di servizi informatici Specializzata in Enti Religiosi Opera da oltre 20 anni Assiste oltre 2.000 Istituti Religiosi Ha filiali e centri di assistenza in tutta Italia Con oltre 10.000 moduli software installati

I servizi offerti da Soluzione Software completo Assistenza (a distanza ed in loco) Hardware (computer, aule multimediali, ecc.) Internet (siti, CMS, hosting, posta elettr.) Formazione Consulenza

Convenzioni in essere Sconti Prodotti/servizi gratis

Per ulteriori informazioni: info@soluzione.eu www.soluzione.eu

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