Giornata di formazione sulla progettazione Suore Gianelline

Programma Cos’è un progetto? Differenza tra outputs e risultati Project Cycle Management L'intervento logico Tips: come scrivere un buon progetto Tips: come rendicontarlo Application presso la CE Application presso il CoE

Cos’è un progetto? Definizione: è uno sforzo delimitato nel tempo, con una data di partenza e una di completamento, diretto a creare prodotti, servizi o risultati specifici che comportano dei benefici o del valore aggiunto ai beneficiari Chiedere ai partecipanti di definire un progetto e scrivere sul flip chart le definizioni date. Leggere la definizione e dare un feedback a chi ha contribuito

Cos’è un progetto? Obiettivi SMART Vincoli temporali Vincoli economici Risorse umane adeguate Coordinamento (ruoli e compiti) Lista di outputs/deliverables e risultati Pianificazione dettagliata Strumenti di controllo (indicatori) Specifico, cioè che non lascia spazio ad ambiguità; Misurabile senza equivoci e verificabile in fase di controllo; raggiungibile (dall'inglese Achievable), poiché un obiettivo non raggiungibile demotiva all'azione allo stesso modo di uno facilmente raggiungibile; Rilevante da un punto di vista organizzativo, cioè coerente con la mission aziendale; definito nel Tempo.

Cos’è un progetto? Specifico, cioè che non lascia spazio ad ambiguità Obiettivi SMART Specifico, cioè che non lascia spazio ad ambiguità Misurabile senza equivoci e verificabile in fase di controllo Raggiungibile (dall'inglese Achievable), poiché un obiettivo non raggiungibile demotiva all'azione allo stesso modo di uno facilmente raggiungibile Rilevante da un punto di vista organizzativo, cioè coerente con la mission aziendale Definito nel Tempo Specifico, cioè che non lascia spazio ad ambiguità; Misurabile senza equivoci e verificabile in fase di controllo; raggiungibile (dall'inglese Achievable), poiché un obiettivo non raggiungibile demotiva all'azione allo stesso modo di uno facilmente raggiungibile; Rilevante da un punto di vista organizzativo, cioè coerente con la mission aziendale; definito nel Tempo.

Differenza tra output e risultati Gli outputs sono servizi o prodotti finali che sono generati da un progetto. Gli outputs possono essere definiti anche deliverables o milestones I risultati (outcomes o results) sono l’effetto misurabile di un’azione Mentre gli outputs sono conseguiti durante l’esecuzione di un progetto, i risultati in genere si raggiungono dopo la fine del progetto

Differenza tra output e risultati Inputs Activities Outputs Outcomes/impacts what resources go into a program what activities the program undertakes what is produced through those activities the changes or benefits that result from the program e.g. money, staff, equipment e.g. development of materials, training programs e.g. number of booklets produced, workshops held, people trained e.g. increased skills/ knowledge/ confidence, leading in longer-term to promotion, new job, etc.

Project cycle management Definisce le diverse fasi di sviluppo di un progetto, individuando le attività gestionali relative al management e le procedure decisionali necessarie per lo svolgimento del progetto stesso Quadro di programmazione all’interno del quale i progetti possono essere identificati e preparati Programmazione Individuazione dei progetti da studiare. Comprende: consultazione con i beneficiari per analizzarne i problemi e identificare soluzioni possibili Identificazione Valutazione Formulazione Realizzazione Sviluppo dell’idea progettuale ed analisi della sua fattibilità e sostenibilità. Si decide se stendere una proposta. Finanziamento Presentazione della proposta alle autorità finanziatrici. Segue valutazione ed eventuale approvazione.

L’intervento logico Metodologia per la progettazione, la gestione e la valutazione di programmi e progetti attraverso il ricorso a strumenti volti ad accrescere la partecipazione dei beneficiari, la trasparenza, favorire un approccio per obiettivi, promuovere analisi sistematiche, utilizzando una documentazione strutturata.

L’intervento logico La logica di intervento è articolata in quattro livelli, legati tra loro da un rapporto di causa- effetto in senso verticale, dal basso verso l’alto, secondo il quale le attività portano ai risultati, i risultati conducono al raggiungimento dello scopo del progetto e lo scopo contribuisce al raggiungimento degli obiettivi generali.

L’intervento logico Perché usarlo? Per avere un supporto nel chiarire gli obiettivi e tradurli in una gerarchia di effetti attesi affinchè possano essere valutati Per avere un supporto nel valutare la coerenza interna dell’intervento

L’intervento logico Come iniziare? Metti insieme i documenti ufficiali stabilendo l’intervento e distribuendo le risorse Identifica gli obiettivi Traduci gli obiettivi in risultati attesi e impatto Identifica le attivita’ principali Collega le attivita’ all’impatto atteso ricostruendo le relazioni logiche causa-effetto (se… allora…) Controlla che le relazioni causa-effetto siano logiche, cioe’ che siano plausibili alla luce della conoscenza disponibile Discutti la logica cosi’ costruita con colleghi ed esperti del settore Presenta e discutti l’intervento logico in un incontro con attori chiave e colleghi 

L’intervento logico Quali strumenti utilizzare? Fase di analisi: Albero dei problemi Albero degli obiettivi Analisi delle strategie Fase di progettazione: Logical framework (quadro logico) Tabelle di attivita’ Schede di spesa

L’intervento logico Albero dei problemi Un problema non è mai isolato ma fa parte di un insieme di problemi, spesso caotico e indecifrabile Nel definire il nostro problema dobbiamo inserirlo in un sistema gerarchico di problemi più generali e più dettagliati Il nostro problema è causato e influenzato da altri problemi, e a sua volta determina altri problemi Una valanga è determinata dall'accumulo di neve, ma a sua volta determina la distruzione di case e boschi. Mai identificare un problema come la mancanza di qualcosa

L’intervento logico Albero dei problemi Le domande sono: da che cosa è generato il mio problema? in quali problemi più ampi si colloca? Quali problemi genera? La soluzione del mio problema quali problemi aiuta a risolvere, sia a livello superiore che inferiore? Questi problemi determinano i relativi obiettivi da raggiungere L’erronea identificazione dei problemi porta ad obiettivi non chiari e di conseguenza ad attività non mirate a risolvere il problema nella sua complessità “Assenza di” non e’ un problema ma l’assenza di una situazione desiderata

L’intervento logico Albero dei problemi Effetto Causa Elevata mortalita’ infantile nel paese X Cattive condizioni di salute dell'infanzia nell'area Y del paese X Frequenti infezioni gastro-intestinali Malattie ricorrenti con frequenti ricadute Difficile accesso a strutture sanitarie e farmaci Identificazione e Analisi attori coinvolti Identificazione dei principali problemi Creazione albero dei problemi Difficile accesso all'acqua Acque malsane e inquinate Scarsa istruzione e informazione delle madri Madri spesso malate Personale sanitario insufficiente Bassa preparazione del personale sanitario

L’intervento logico Albero degli obiettivi La soluzione possibile di un problema è un obiettivo da raggiungere Se un problema è la formalizzazione di un disagio, l'obiettivo relativo è l'eliminazione o riduzione di quel disagio Ad ogni problema quindi corrisponde un obiettivo Più è definito con precisione il problema, meglio sarà definito l'obiettivo Gli obiettivi, per essere tali, devono essere misurabili e definiti nel tempo.

L’intervento logico Albero degli obiettivi Fini Mezzi Bassa mortalità infantile nel paese X Buone condizioni di salute dell'infanzia nell'area Y del paese X Rare infezioni gastro-intestinali Scarsa diffusione delle malattie Adeguato accesso a strutture sanitarie e farmaci Errore piu’ diffuso: vengono indicate le Attività al posto degli Obiettivi o al posto dei risultati attesi Analisi strategica: decide quali obiettivi sono inclusi nel progetto e quali sono fuori Buon accesso all'acqua Acque pulite e sane Buona istruzione e informazione delle madri Madri raramente malate Sufficiente personale sanitario Elevata preparazione del personale sanitario

L’intervento logico Albero dei problemi e degli obiettivi Esercizio 30 minuti

L’intervento logico Quadro logico Tecnica che consiste nella produzione di una matrice che specifica gli obiettivi, come devono essere verificati (indicatori e fonti di verifica) e fattori e/o condizioni esterne al progetto

Descrizione logica d’intervento L’intervento logico Quadro logico   Descrizione logica d’intervento Indicatori Fonti di verifica Ipotesi (condizioni) Obiettivo generale Obiettivo specifico Risultati Attività  Mezzi  Costi Gli obiettivi che rimangono fuori dalla strategia possono essere le condizioni (Ipotesi) del progetto

L’intervento logico Quattro livelli della logica di intervento Obiettivi Generali Benefici sociali e/o economici di lungo termine per la società in generale (non solo per i beneficiari del progetto) ai quali il progetto contribuirà Non vengono raggiunti esclusivamente tramite il progetto ma con il contributo di altri interventi o progetti o programmi Attinenti a diversi aspetti di carattere sociale ed economico, pertanto il singolo progetto potrà prevedere più obiettivi generali Il progetto non sia responsabile di raggiungere questi risultati.

L’intervento logico Quattro livelli della logica di intervento Obiettivi Specifici Benefici o il beneficio tangibile che i beneficiari otterranno mettendo a frutto i servizi che riceveranno nell’ambito del progetto. Definisce l’aspetto o condizione della vita dei beneficiari che registrerà un miglioramento a seguito dell’utilizzo dei servizi forniti nell’ambito del progetto. A differenza degli obiettivi generali, a cui il progetto può contribuire insieme ad altri fattori, il progetto è direttamente responsabile del raggiungimento dell’obiettivo specifico. Per beneficiari di un progetto si intendono gli individui i cui problemi sono affrontati dal progetto e non il personale delle organizzazioni impegnate nella sua realizzazione

L’intervento logico Quattro livelli della logica di intervento Risultati Servizi che i beneficiari, o altri soggetti facenti parte del contesto specifico, otterranno a seguito delle attività realizzate nell’ambito del progetto. Definiscono cosa i beneficiari saranno in grado di fare, di sapere o di saper fare grazie alle attività del progetto. I risultati non riguardano le infrastrutture realizzate ma i servizi offerti nell’ambito di tali infrastrutture.

L’intervento logico Quattro livelli della logica di intervento Attività Le azioni che saranno realizzate nell’ambito del progetto per fornire i servizi necessari ai beneficiari o ad altri soggetti.

L’intervento logico Quattro livelli della logica di intervento Mezzi Tabella di monitoraggio con le seguenti informazioni: Azioni specifiche Durata Milestones Partners responsabili Partners coinvolti

L’intervento logico Quattro livelli della logica di intervento Budget Tabella di monitoraggio con le seguenti informazioni: Budget diviso per periodo (/partners) Budget diviso per linee budgetarie Budget diviso per attivita’/azioni Colonna con somme spese/rendicontate Percentuali di deviazione

L’intervento logico Quadro logico Esercizio 50 minuti

Come scrivere un buon progetto Leggere tutti i documenti che compongono un bando Aver obiettivi chiari e raggiungibili con le attivita’ e fondi stabiliti Discuttere gli obiettivi con i colleghi per capirne la rilevanza Capire e integrare la valutazione del bando dentro il progetto Avere una metodologia chiara Avere gli indicatori stabiliti Dare rilevanza alla comunicazione Aver conoscenza, dar credito e capitalizzare il lavoro gia’ fatto da altri

Come scrivere un buon progetto Avere chiari i seguenti principi “orizzontali”: Sostenibilita’ Ambientale Economica Sociale Parita’ di genere Intesa come strategia Evitare di indicare il numero di donne/uomini Dimostrare conoscenza dei diversi bisogni

Come scrivere un buon progetto E soprattutto: Leggere attentamente i requisiti di selezione e cercare di rispondere a questi durante la stesura del progetto! Esempio pag. 77 del programma Erasmus+ per i requisiti dello Youth Exchange

Come rendicontarlo Conoscere tutti i documenti sulla rendicontazione prima di eseguire un progetto Monitorare costantemente l’avanzamento di un progetto Se durante il monitoraggio attivita’ o parametri si discostano notevolmente da quelli previsti, contattare il donor per una possibile accettazione Monitorare periodicamente i costi associati al progetto Preparare la documentazione in anticipo

Presentazione proposte Coerenza interna Legare gli obiettivi della call al work programme che si propone (quadro logico) Avere una chiara comprensione di cosa e’ un obiettivo e cos’e’ un risultato Dimostrare la capacita’ di lavorare in team e di delegare Avere una chiara metodologia di lavoro interna Dimostrare un forte coinvolgimento del target group Sapere distinguire tra risultati e impatto

Presentazione proposte Comunicazione Strategia di comunicazione chiara durante la fase di progettazione: Chi fa che cosa Lista di attivita’ di disseminazione Conoscenza del target group Coerenza con il budget richiesto Chiara sostenibilita’ Avere un messaggio chiave Usare strumenti esistenti o crearne nuovi solo se innovativi