La dematerializzazione dei documenti: regole ed opportunità Prof. Pierluigi Ridolfi Componente CNIPA Presidente del GdL per la dematerializzazione Convegno SIAV – Forum PA Misurare per cambiare Roma – 7 ottobre 2005

Cos’è il CNIPA CNIPA = Centro Nazionale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione Il CNIPA opera “presso” la Presidenza del Consiglio per l’attuazione delle politiche del Ministro per l’innovazione e le tecnologie (MIT), con autonomia tecnica, funzionale, amministrativa, contabile e finanziaria e con indipendenza di giudizio

Compiti del CNIPA Verso la Pubblica Amministrazione: definisce strumenti per governare il processo di innovazione coordina lo sviluppo dei sistemi informativi detta criteri e regole tecniche di sicurezza, interoperabilità, prestazione promuove lo sviluppo di strumenti abilitanti (reti e carte) emette pareri di congruità tecnico-economica-strategica sui progetti promuove e gestisce programmi speciali di intervento coordina la predisposizione di piani di formazione del personale Verso i cittadini e le imprese: contribuisce alla definizione della politica del Governo, lavorando in stretto contatto con il MIT

Gruppo di lavoro per la dematerializzazione tramite supporto digitale Amministrazioni coinvolte Innovazione e Tecnologie Presidenza del Consiglio dei Ministri Beni e Attività Culturali Funzione Pubblica Interno Giustizia Economia e Finanze Salute Lavoro e Politiche Sociali CNIPA

Obiettivi individuare criteri e modalità tecniche per la conservazione sostitutiva permanente delle diverse tipologie di documenti amministrativi definire regole per la trasmissione e l’esibizione dei documenti che ne garantiscano l’integrità, la conformità e la provenienza proporre iniziative per razionalizzare, modificare o integrare la normativa vigente

Grandi temi evitare la produzione di nuova carta eliminare il cartaceo esistente non di interesse “storico o culturale” ottenere risparmi diretti (carta, spazi, ...) attivare risparmi indiretti (tempo, efficienza, ...)

Modus operandi del GdL esame della normativa e delle prassi vigenti audizioni delle Associazioni e degli Organismi di settore individuazione di obiettivi da porsi nel breve/medio periodo

Segreteria Tecnica composta da persone designate dalle Amministrazioni coinvolte, da esperti e da rappresentanti delle associazioni, delle organizzazioni e degli operatori del settore supporto tecnico, scientifico e giuridico al Gruppo di Lavoro approfondendo, studiando e predisponendo le soluzioni tecniche e normative

Audizioni Associazione Bancaria Italiana Ordine dei Notai Unione Italiana delle Camere di Commercio Assocertificatori Provincia di Bologna Università di Bologna Università di Urbino Ordine dei Radiologi Assinform Associazione Italiana Imprese Gestione Documenti Associazione Nazionale Archivistica Italiana Associazione Nazionale Fornitori Apparecchiature IT

Associazione Bancaria Italiana riduzione dei tempi di conservazione dei documenti bancari facoltà di validazione dei documenti digitalizzati da parte del Funzionario bancario esame del valore probatorio dei documenti non soggetti a bollatura e vidimazione

Ordine dei Notai distinzione tra conformità e autenticità non garantita dal processo di scansione di documenti analogici introduzione del concetto di “processo qualificato” quale “processo organizzativo certificato” in sostituzione dell’intervento del Pubblico Ufficiale utilizzo della posta elettronica certificata per la trasmissione degli atti tra Notaio e PA

Assocertificatori modifica della normativa vigente per consentire la distruzione dei documenti cartacei presenti in azienda per ridurre i tempi di conservazione obbligatoria definizione di regole per la conversione in formato analogico dei documenti firmati digitalmente

Provincia di Bologna progetto DOCAREA: sistema di gestione globale della documentazione degli enti locali esigenza di regole semplici e chiare che indichino il “da farsi” necessità di superare le resistenze psicologiche al cambiamento

Ordine dei Radiologi definizione di regole tecniche per la conservazione e trasmissione delle indagini radiologiche digitali distinzione delle responsabilità di gestione della documentazione tra il medico refertatore e il tecnico radiologo riduzione dei tempi di conservazione obbligatoria

Assinform necessità di una normativa transitoria per il progressivo passaggio dal cartaceo al digitale esigenza di emanazione di una Circolare da parte del Ministero dell’economia e delle finanze per la conservazione sostitutiva dei documenti rilevanti ai fini tributari definizione di regole per la conservazione dei messaggi di posta elettronica

Associazione Nazionale Archivistica Italiana evoluzione della figura del responsabile della conservazione in responsabile della gestione del flusso documentario e dell’archivio rivisitazione delle definizioni di documento informatico e di documento originale unico e non unico armonizzazione delle normative che disciplinano le attività documentarie

Incontri con aziende e partecipazioni a convegni SIAV Océ COMDATA Adobe IBM Microsoft … FORUM PA OMAT … massima apertura e trasparenza

Prime considerazioni complessità della problematica superiore al previsto prevalenza delle questioni normative su quelle tecniche normativa vigente di controversa interpretazione vastità della casistica “facilismo” nell’individuare soluzioni attuali regole non pienamente utilizzabili

Libro Bianco “stato dell’arte” nei diversi ambiti pubblici e privati raccolta di norme e di documentazione prospettive di proposte: per eliminare la carta esistente per limitare la produzione di documenti cartacei pubblicazione a dicembre

Eliminazione cartaceo esistente processi qualificati per la trasposizione in formato digitale o per il riversamento attuazione delle pratiche di scarto approntando strumenti di selezione (massimari) coerenti con i sistemi di classificazione (titolari) approfondimento degli aspetti tecnologici connessi alla conservazione permanente riduzione dei tempi di deposito obbligatorio interventi formativi per fornire la spinta psicologica al “distacco” dalla carta

Limitazione produzione cartaceo - 1 linee guida semplici e chiare per la gestione dei documenti digitali e dei messaggi di posta cartelle archiviazione personalizzata uniforme limitazione della produzione cartacea di pubblicazioni ufficiali Gazzetta Atti Assembleari (Parlamento e Regioni) attivazione dei procedimenti amministrativi utilizzando le nuove tecnologie non esiste “una” soluzione generale numerosità dei problemi e delle soluzioni

Limitazione produzione cartaceo - 2 gestione transitoria fascicoli cartacei fascicoli informatici comunicazione e trasmissione dei dati tra le amministrazioni documenti ufficiali con firma “forte” documenti informativi con firma “debole” utilizzo della posta elettronica nei rapporti con cittadini/imprese posta elettronica normale posta elettronica certificata

Azioni operative cedolino on line segnalazione alle Questure presenze in albergo normativa sui documenti rilevanti ai fini tributari tenuta libri paga e matricola trasmissione dei bilanci alla Corte dei Conti estesa ai piccoli Comuni …

Quadro normativo vigente D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 Testo Unico disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa Deliberazione CNIPA n. 11/04 Regole tecniche per la conservazione dei documenti Decreto Legislativo 22 gennaio 2004, n. 42 Codice dei beni culturali e del paesaggio Normative specifiche di settore Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82 Codice dell’Amministrazione digitale D.P.R. 11 febbraio 2005, n. 68 Disposizioni per l'utilizzo della PEC D. Lgs. 28 febbraio 2005, n. 42 Sistema pubblico di connettività

Testo Unico in materia di documentazione amministrativa disciplina la formazione, il rilascio, la tenuta, la conservazione, la gestione e la trasmissione di atti e documenti amministrativi unifica le varie norme emanate nel tempo in materia di gestione documentale

Regole tecniche per la conservazione dei documenti definizioni chiare ed esplicite semplificazione dei processi, specie per i documenti nati informatici distinzione tra conservazione di documento analogico non unico e unico, limitando solo in quest’ultimo caso il ricorso al Pubblico ufficiale / Notaio uso della tecnologia del riferimento temporale e della firma digitale possibilità di utilizzo di qualsiasi supporto di memorizzazione ampio risalto alla figura del Responsabile della conservazione

Codice dei beni culturali e del paesaggio definisce “beni culturali” gli archivi e i singoli documenti dello Stato, delle regioni, degli altri enti pubblici territoriali, nonché di ogni altro ente ed istituto pubblico alle amministrazioni e agli enti a cui appartengono i beni spetta l’obbligo di garantire la loro sicurezza e conservazione mentre al Ministero dei beni e delle attività culturali compete la vigilanza i beni culturali non possono essere distrutti o danneggiati e lo smembramento o lo scarto dei documenti degli archivi è subordinato all’autorizzazione del suddetto Ministero

Codice dell’Amministrazione Digitale in vigore dal 1 gennaio 2006 ordina e riunisce norme già esistenti e ne introduce di nuove per nuovi servizi stabilisce il principio che i cittadini e le imprese hanno il diritto ad avvalersi di una “amministrazione amica ed efficiente” che eroga servizi indica nuovi strumenti e ne consolida la validità giuridica

Diritti dei cittadini e delle imprese diritto a usare l’ICT nei rapporti con la PA diritto a effettuare i pagamenti in forma digitale diritto a ottenere servizi di qualità obbligo per le PA di cooperare fra loro scambiandosi on-line i dati relativi alle pratiche di cittadini ed imprese obbligo per la PA di riorganizzare gli sportelli unici per gestire i procedimenti in maniera informatica

Strumenti innovativi disponibili firma elettronica e firma digitale PEC - Posta Elettronica Certificata SPC - Sistema Pubblico di Connettività CIE e CNS - carte elettroniche siti Internet della PA usabili

Gestione digitale della documentazione riportate definizioni puntuali documento informatico concetto di documento “originale unico” elevato a rango di legge pieno valore probatorio dei documenti informatici formazione dei documenti con mezzi informatici gestione dei procedimenti amministrativi informatici con raccolta dei documenti nei fascicoli informatici possibilità di conservazione su supporti informatici recupero del cartaceo tramite piani di sostituzione

Azioni strategiche lotta agli sprechi razionalizzazione delle applicazioni informatiche e dei servizi @P@ protocollo in ASP