AGENZIA REGIONALE EROGAZIONI AGRICOLTURA PER L’EMILIA-ROMAGNA AGREA Attività del Servizio di Controllo Interno Attività del Servizio di Controllo Interno

AGENZIA REGIONALE EROGAZIONI AGRICOLTURA PER L’EMILIA-ROMAGNA “Il Servizio di Controllo Interno di AGREA assiste il Direttore nel valutare l’efficienza e l’efficacia del sistema di controllo interno dell’Agenzia” VISIONE DEL SERVIZIO DI CONTROLLO INTERNO 1

AGENZIA REGIONALE EROGAZIONI AGRICOLTURA PER L’EMILIA-ROMAGNA OBIETTIVI DEL SERVIZIO DI CONTROLLO INTERNO Fornire informazioni al Direttore che il sistema di “controllo interno” disegnato: 2  garantisca conformità dei comportamenti alle procedure operative stabilite e un’efficacia ed efficienza dei controlli insiti nelle procedure operative stesse;  assicuri il rispetto delle leggi e dei regolamenti;  sia in grado di identificare, prevenire e gestire i potenziali rischi operativi cui l’Agenzia è soggetta;  risulti adeguato e che i controlli previsti siano effettivamente eseguiti, segnalando gli eventuali disallineamenti e le possibili azioni correttive;  consenta l’individuazione di opportunità di miglioramento dell’efficienza dell’Agenzia;

AGENZIA REGIONALE EROGAZIONI AGRICOLTURA PER L’EMILIA-ROMAGNA Creare valore e migliorare l’attività dell’Agenzia Piano di Audit Follow-Up Comunicazione col Direttore Interventi di Audit Condivisione con le funzioni auditate Report Raccomandazioni Azioni Correttive Monitoraggio Risk Assessment PROCESSO DEL SERVIZIO DI CONTROLLO INTERNO 3

AGENZIA REGIONALE EROGAZIONI AGRICOLTURA PER L’EMILIA-ROMAGNA INTERVENTI SVOLTI Annualità’ Processi Principali:  Autorizzazione e Controlli ex-post Sono stati effettuati 5 interventi sul processo di autorizzazione presso Organismi Delegati al fine di verificarne la rispondenza sotto il profilo organizzativo e procedurale ai requisiti ed alle modalità operative stabilite nelle convenzioni di delega.  Esecuzione pagamenti/Contabilizzazione pagamenti E’ stato effettuato un intervento sui processi di Esecuzione Pagamenti e di Contabilizzazione pagamenti al fine di verificare l’implementazione dei controlli raccomandati nel corso dell’analisi di mappatura dei processi, dei rischi e dei controlli, nonché la conferma dell’effettività e dell’efficacia dei controlli rilevati nel corso di tali attività.

AGENZIA REGIONALE EROGAZIONI AGRICOLTURA PER L’EMILIA-ROMAGNA 5  Sistemi informativi Sono stati effettuati 2 interventi sui Sistemi Informativi: il primo di tali interventi era volto alla verifica dell’implementazione dei controlli raccomandati nel corso dell’analisi di mappatura dei processi, di rischi e dei controlli, nonché la conferma dell’effettività e dell’efficacia dei controlli rilevati nel corso di tale attività. Inoltre, nell’ambito dello stesso intervento era prevista la verifica del funzionamento del software di contabilità interno e del livello di Controllo Interno offerto dallo stesso. lo scopo del secondo intervento è stato la rilevazione e valutazione dello stato attuale del progetto di sviluppo del software applicativo per la gestione delle domande del P.R.S.R., nonché la rilevazione delle esigenze dei futuri utenti del software applicativo per la gestione delle domande del P.R.S.R. INTERVENTI SVOLTI Annualità’

AGENZIA REGIONALE EROGAZIONI AGRICOLTURA PER L’EMILIA-ROMAGNA 6 Processi di Supporto: E’ stato svolto un intervento sull’attività del Servizio Tecnico relativamente alla metodologia di campionamento adottata per i controlli ex-post e le soluzioni adottate per delegarne l’esecuzione; E’ stato svolto un intervento sui processi Legale e Contenzioso Relazioni con il Pubblico al fine di verificare l’implementazione dei controlli raccomandati nel corso dell’analisi di mappatura dei processi, dei rischi e dei controlli, nonché la conferma dell’effettività e dell’efficacia dei controlli rilevati nel corso di tali attività; INTERVENTI SVOLTI Annualità’

AGENZIA REGIONALE EROGAZIONI AGRICOLTURA PER L’EMILIA-ROMAGNA SINTESI DEI RISULTATI OTTENUTI Le attività svolte dal Servizio di Controllo Interno nel corso dell’anno amministrativo hanno generato per l’Agenzia i benefici descritti a seguito. Miglioramento del Sistema di Controllo Interno Nel corso delle attività di mappatura dei processi, dei rischi e dei controlli dell’Agenzia e attraverso lo svolgimento degli interventi di audit programmati sono stati ottenuti i seguenti risultati:  Miglioramento della coscienza del Controllo Interno e di relativi ruoli e responsabilità tra il personale dell’Agenzia e degli Organismi Delegati coinvolti nell’attività;  Efficiente copertura del piano di audit programmato;  Individuazione di 54 raccomandazioni per il miglioramento del sistema di Controllo Interno, delle quali 50 sono state condivise ed accettate dai Responsabili dei processi di competenza e 4 non accettate; di 25 tra quelle condivise, attraverso specifici interventi di follow- up, è già stata constatata l’implementazione. 7

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AGENZIA REGIONALE EROGAZIONI AGRICOLTURA PER L’EMILIA-ROMAGNA SINTESI DEI RISULTATI OTTENUTI Miglioramento dell’efficienza dei processi L’attività fino ad ora svolta dal Servizio di Controllo Interno è stata anche di supporto al miglioramento dei processi ed ha, in particolare, ottenuto i seguenti risultati: Individuazione di 65 raccomandazioni per il miglioramento dell’efficienza dei processi, delle quali 60 sono state condivise ed accettate dai Responsabili dei processi di competenza e 5 non accettate; di 45 tra quelle condivise, attraverso specifici interventi di follow-up, è già stata constatata l’implementazione. Svolgimento di specifici interventi volti a supportare l’efficienza dei processi:  02 E – “analisi del software di contabilità interna”  02 F – “analisi dei software per la gestione delle domande” 9

AGENZIA REGIONALE EROGAZIONI AGRICOLTURA PER L’EMILIA-ROMAGNA SINTESI DEI RISULTATI OTTENUTI 10

AGENZIA REGIONALE EROGAZIONI AGRICOLTURA PER L’EMILIA-ROMAGNA ATTIVITÀ DEL SERVIZIO DI CONTROLLO INTERNO Le principali attività del Servizio di Controllo Interno riguardano:  l’analisi di conformità dei comportamenti con la legge e con le procedure interne (Compliance Audit)  il monitoraggio del rispetto degli obiettivi dell’Agenzia, dell’efficacia e dell’efficienza dei processi e dei controlli in essi previsti (Operational Audit)  la verifica circa l’effettiva implementazione dei piani di azione accordati con i responsabili dei processi, a fronte di osservazioni rilevate nel corso di precedenti interventi del Servizio di Controllo Interno e condivise dai responsabili dei processi stessi (Follow up) 11

AGENZIA REGIONALE EROGAZIONI AGRICOLTURA PER L’EMILIA-ROMAGNA INTERVENTI DI FOLLOW UP Gli interventi di follow up sono stati pianificati tenendo in considerazione il numero di osservazioni da riesaminare per processo e per data scadenza dei relativi piani di azione. Il follow up sui processi verrà effettuato attraverso un apposito questionario per l’autovalutazione da parte dei Responsabili dei processi stessi circa l’implementazione dei piani di azione concordati. Nel corso delle successive pianificazioni il Servizio di Controllo Interno verificherà la correttezza delle autovalutazioni effettuate. 12

AGENZIA REGIONALE EROGAZIONI AGRICOLTURA PER L’EMILIA-ROMAGNA 13 INTERVENTI DI COMPLIANCE Gli interventi di compliance, aventi finalità di verifica dell’aderenza dei comportamenti rispetto a quanto previsto da norme, regolamenti e procedure operative, sono stati pianificati tenendo in considerazione dei risultati dell’aggiornamento a settembre 2002 del Risk Assessment. In particolari saranno verificati i seguenti aspetti: Attività svolte dal servizio tecnico a supporto degli OD incaricati dei processi di autorizzazione e controlli ex-post. Effettività dei controlli rilevati nel corso del Risk Assessment iniziale o dei suoi successivi aggiornamenti e previsti a salvaguardia dei rischi insiti nei processi: servizio tecnico; amministrazione generale; contabilità di funzionamento; rendicontazione; gestione del registro dei debitori; gestione delle fidejussioni; sistemi informativi; esecuzione pagamenti; Congruenza con le deleghe dell’attività istruttoria svolta dagli OD oggetto di interventi nel corso della presente programmazione (si veda a riguardo la slide successiva).

AGENZIA REGIONALE EROGAZIONI AGRICOLTURA PER L’EMILIA-ROMAGNA Obiettivi:  Fornire agli O.D stessi un utile strumento di autovalutazione dello stato di rischio connesso alla gestione delle loro attività operative;  Fornire alla Direzione una visione complessiva circa il sistema dei controlli ed il relativo stato di rischio inerente alla gestione delle attività delegate;  Fornire al Servizio di Controllo Interno indicazioni utili ad orientare con maggior efficacia gli interventi di audit. Questionario di autovalutazione dell’adeguatezza del sistema di controllo interno degli Organismi Delegati 14

AGENZIA REGIONALE EROGAZIONI AGRICOLTURA PER L’EMILIA-ROMAGNA Modalità operative dell’intervento:  Predisposizione di un QUESTIONARIO strutturato in quattro sezioni che fanno riferimento ad alcuni aspetti considerati di primaria importanza nella gestione del rischio connesso allo svolgimento dell’attività delegata;  Analisi dei risultati emersi e produzione alla Direzione di un REPORT INTERMEDIO;  Pianificazione ed esecuzione presso ciascun OD di un intervento finalizzato alla condivisione dei risultati del questionario ed alla verifica, attraverso test di sostanza che prevedono l’analisi di alcune pratiche a campione, dell’adeguatezza dei controlli dichiarati esistenti;  Produzione di un report specifico su ciascun OD, riportante in modo dettagliato tutte le osservazioni rilevate nel corso dell’intervento, le raccomandazioni proposte ed i piani di azione del management per la loro soluzione. Modalità operative dell’intervento:  Predisposizione di un QUESTIONARIO strutturato in quattro sezioni che fanno riferimento ad alcuni aspetti considerati di primaria importanza nella gestione del rischio connesso allo svolgimento dell’attività delegata;  Analisi dei risultati emersi e produzione alla Direzione di un REPORT INTERMEDIO;  Pianificazione ed esecuzione presso ciascun OD di un intervento finalizzato alla condivisione dei risultati del questionario ed alla verifica, attraverso test di sostanza che prevedono l’analisi di alcune pratiche a campione, dell’adeguatezza dei controlli dichiarati esistenti;  Produzione di un report specifico su ciascun OD, riportante in modo dettagliato tutte le osservazioni rilevate nel corso dell’intervento, le raccomandazioni proposte ed i piani di azione del management per la loro soluzione. Questionario di autovalutazione dell’adeguatezza del sistema di controllo interno degli Organismi Delegati 15

AGENZIA REGIONALE EROGAZIONI AGRICOLTURA PER L’EMILIA-ROMAGNA Piano Regionale di Sviluppo Rurale Questionario di autovalutazione dell’adeguatezza del Sistema di Controllo Interno degli Organismi Delegati ai sensi del Reg. CE 1663/95 Sezione I - GENERALESiNoVERIFICA DEI CONTROLLI 1Il responsabile del procedimento rivede ed approva formalmente le risultanze dell’attività istruttoria svolta? Verificare la doppia firma sulle ceck-list e sui verbali 2L’OD ha sufficiente personale per garantire la separazione dei compiti e delle funzioni tra chi svolge attività di istruttoria e chi svolge i controlli oggettivi/in loco, come richiesto dalla delega? Verificare che le firme di chi istruisce, collauda e controlla appartengano a soggetti diversi 3Se la risposta è no, l’OD si è organizzato per far fronte a tale insufficienza di personale, in particolare: ha informato AGREA della situazione?Verificare presso il Servizio Tecnico se questi è a conoscenza del problema Ha attuato procedure idonee per far fronte a tale insufficienza? (Reperimento di personale interno, scambio di collaboratori con altri O.D. ecc. ecc.) Verificare se esistono accordi di collaborazione formalizzati con altri soggetti (convenzioni o altro) e acquisire la relativa documentazione 4Sono state definite, dall’OD, procedure organizzative per lo svolgimento delle attività delegate? In particolare, sono state formalizzate per iscritto le seguenti procedure: Acquisire e verificare le procedure formalizzate Questionario di autovalutazione dell’adeguatezza del sistema di controllo interno degli Organismi Delegati 16

AGENZIA REGIONALE EROGAZIONI AGRICOLTURA PER L’EMILIA-ROMAGNA Segue Questionario di autovalutazione dell’adeguatezza del sistema di controllo interno degli Organismi Delegati 17

AGENZIA REGIONALE EROGAZIONI AGRICOLTURA PER L’EMILIA-ROMAGNA Segue Questionario di autovalutazione dell’adeguatezza del sistema di controllo interno degli Organismi Delegati 18

AGENZIA REGIONALE EROGAZIONI AGRICOLTURA PER L’EMILIA-ROMAGNA Questionario di autovalutazione dell’adeguatezza del sistema di controllo interno degli Organismi Delegati 19

AGENZIA REGIONALE EROGAZIONI AGRICOLTURA PER L’EMILIA-ROMAGNA INTERVENTI OPERATIONAL Gli interventi operational sono stati pianificati in funzione dell’aggiornamento dell’Audit Focus e quindi ordinati in funzione della rilevanza dei processi. In tal modo si vorrebbe massimizzare l’apporto del Servizio di Controllo Interno al raggiungimento degli obiettivi e delle strategie dell’Agenzia. In particolari saranno verificati i seguenti aspetti: Modalità di erogazione di un fattivo supporto, da parte del servizio tecnico, agli OD. Modalità e strumenti adottati, all’interno del processo di rendicontazione, per effettuare la stima delle previsioni di spesa. Adeguatezza ed efficacia dei controlli previsti nei processi di gestione del registro dei debitori e gestione delle fidejussioni. Status e successivi sviluppi nell’implementazione del sistema di homebanking a supporto del processo di contabilizzazione pagamenti. Status e successivi sviluppi nell’implementazione del sistema di intranet a supporto del processo di diffondere le informazioni essenziali all’interno. Adeguatezza ed efficacia di specifici controlli previsti nel processo sistemi informativi. Segue 20

AGENZIA REGIONALE EROGAZIONI AGRICOLTURA PER L’EMILIA-ROMAGNA INTERVENTI OPERATIONAL (segue) Sistema di controllo interno nel processo di nulla osta. Stato dei controlli nel processo attività amministrativa attinente le sanzioni e di alcuni specifici rischi caratterizzanti il processo assistenza legale alla struttura. Stato dei controlli nella proceduralizzazione dei rapporti trimestrali, all’interno del processo proceduralizzare l’autorizzazione ed i controlli ex-post. Sistema dei controlli relativamente alla misura 1.c, all’interno del processo di autorizzazione e controlli ex-post. Adeguatezza della struttura organizzativa e dei controlli a fronte dei rischi operativi dei processi di autorizzazione e controlli ex-post presso gli OD oggetto di interventi nel corso della presente programmazione (si veda a riguardo la slide ??????). Adeguatezza del sistema di controllo interno di tutti i processi coinvolti nell’estensione delle competenze dell’Agenzia alla PAC seminativi (si veda a riguardo la slide successiva). Funzionamento del Sistema Informatizzato di Gestione Domande al fine di verificare la soddisfazione degli utenti ed analizzare le soluzioni adottate per garantirne un adeguato supporto. 21

AGENZIA REGIONALE EROGAZIONI AGRICOLTURA PER L’EMILIA-ROMAGNA INTERVENTO PRO PAC SEMINATIVI Relativamente all’estensione delle competenze dell’Agenzia alla PAC SEMINATIVI, sono state allocate 648 ore per un intervento, di tipo operational, volto alla verifica dei seguenti aspetti: appropriatezza dello schema di convenzione da stipularsi con i costituendi Centri di Assistenza Agricola (CAA); conformità dello schema con la normativa comunitaria di riferimento; valutazione dell’impatto sia organizzativo (procedure interne) sia sui processi interni dell’Agenzia (struttura organizzativa) indotto dall’introduzione delle nuove competenze; predisposizione di un QUESTIONARIO, da distribuirsi ai CAA e finalizzato alla valutazione dell’adeguatezza organizzativa delle relative strutture per lo svolgimento delle attività che saranno a loro delegate; ciò in particolare consentirà la valutazione delle rischiosità di ciascun CAA ai fini della temporalizzazione dei futuri controlli che saranno su di essi programmati da parte del Servizio di Controllo Interno. costruzione di programmi di verifiche specifici per gli audit presso le strutture operative dei CAA, finalizzati ad accertare l’aderenza delle attività svolte a quanto stabilito nelle convenzioni di delega e nei manuali procedurali. 22

AGENZIA REGIONALE EROGAZIONI AGRICOLTURA PER L’EMILIA-ROMAGNA Segue INTERVENTO PRO PAC SEMINATIVI Questionario valutazione assetto organizzativo C.A.A. (stralcio) 1/4 23

AGENZIA REGIONALE EROGAZIONI AGRICOLTURA PER L’EMILIA-ROMAGNA INTERVENTO PRO PAC SEMINATIVI Questionario valutazione assetto organizzativo C.A.A. (stralcio) 2/4 24 Segue

AGENZIA REGIONALE EROGAZIONI AGRICOLTURA PER L’EMILIA-ROMAGNA INTERVENTO PRO PAC SEMINATIVI Questionario valutazione assetto organizzativo C.A.A. (stralcio) 3/4 25 Segue

AGENZIA REGIONALE EROGAZIONI AGRICOLTURA PER L’EMILIA-ROMAGNA INTERVENTO PRO PAC SEMINATIVI Questionario valutazione assetto organizzativo C.A.A. (stralcio) 4/4 26

AGENZIA REGIONALE EROGAZIONI AGRICOLTURA PER L’EMILIA-ROMAGNA INTERVENTO PRO PAC SEMINATIVI Relativamente all’estensione delle competenze dell’Agenzia alla PAC SEMINATIVI, sono state allocate 648 ore per un intervento, di tipo operational, volto alla verifica dei seguenti aspetti: appropriatezza dello schema di convenzione da stipularsi con i costituendi Centri di Assistenza Agricola (CAA); conformità dello schema con la normativa comunitaria di riferimento; valutazione dell’impatto sia organizzativo (procedure interne) sia sui processi interni dell’Agenzia (struttura organizzativa) indotto dall’introduzione delle nuove competenze; predisposizione di un questionario, da distribuirsi ai CAA e finalizzato alla valutazione dell’adeguatezza organizzativa delle relative strutture per lo svolgimento delle attività che saranno a loro delegate; ciò in particolare consentirà la valutazione delle rischiosità di ciascun CAA ai fini della temporalizzazione dei futuri controlli che saranno su di essi programmati da parte del Servizio di Controllo Interno. costruzione di programmi di verifiche specifici (CHECK-LIST) per gli audit presso le strutture operative dei CAA, finalizzati ad accertare l’aderenza delle attività svolte a quanto stabilito nelle convenzioni di delega e nei manuali procedurali. 27

AGENZIA REGIONALE EROGAZIONI AGRICOLTURA PER L’EMILIA-ROMAGNA Segue Check-list operativa per verifiche operato C.A.A. (stralcio) 1/2 INTERVENTO PRO PAC SEMINATIVI 28

AGENZIA REGIONALE EROGAZIONI AGRICOLTURA PER L’EMILIA-ROMAGNA Check-list operativa per verifiche operato C.A.A. (stralcio) 2/2 INTERVENTO PRO PAC SEMINATIVI 29