Posizionamento e compiti delle funzioni aziendali CO.ME.SA. Mansionario Posizionamento e compiti delle funzioni aziendali

Organigramma Posizionamento delle principali funzioni aziendali in una scala gerarchica

Compiti Analizziamo nel dettaglio i compiti di ciascuna funzione all’interno dell’organigramma.

Direzione Controlla lo scoperto dei clienti dell'azienda e coordina le azioni di recupero del contenzioso. Si occupa di gestire, controllare e pianificare i flussi finanziari dell'azienda. Costruisce il quadro dei flussi finanziari annuale e pluri - annuale, elabora il budget finanziario (cash flow budget), decide le forme di finanziamento o di investimento calcolandone i fattori di sicurezza e rendimento. Stabilisce il cash flow management: monitoraggio delle posizioni, controllo e verifica dei consuntivi, proposta di soluzioni in situazioni critiche. Si occupa inoltre del controllo del capitale circolante, dei crediti e delle modalità di riscossione. Gestisce la contabilità bancaria (in modo particolare controllo dei movimenti dei conti bancari e necessarie riconciliazioni) e le trattative commerciali con le banche per i finanziamenti. Si occupa di monitorare periodicamente il livello di soddisfazione e di rendimento delle risorse e, se necessario, promuove interventi che aumentino la motivazione dei dipendenti. Nello svolgimento della sua attività si interfaccia anche con referenti esterni (enti finanziari, istituti di credito, clienti, fornitori, collegio sindacale, consulenti, ecc.). Periodicamente organizza momenti di incontro con le rappresentanze sindacali al fine di raccogliere le richieste e le problematiche emerse. Definire la politica e gli obiettivi della Qualità. Garantire la conformità del Sistema Qualità aziendale alla norma UNI EN ISO 9001 effettuandone periodicamente il riesame. Autorizzare l’emissione delle offerte al Cliente e l’accettazione degli ordini. Approvare gli ordini di acquisto.

Responsabile Norme di Sicurezza ( legge 626 ) Coordina le attività di sicurezza e prevenzione all'interno dell'azienda preoccupandosi del mantenimento dei livelli di sicurezza stabiliti dalla normativa. Si occupa di individuare e valutare i rischi di infortunio: analizza i sistemi produttivi in uso (macchinari, sostanze tossiche, attrezzature, ecc.) e le condizioni strutturali dell'ambiente di lavoro (disposizione e sistemazione degli impianti e posizioni di lavoro, esposizione a sostanze o preparati pericolosi, rumore, movimentazione manuale, ecc.). Attraverso i colloqui con il personale e i rappresentanti dei lavoratori individua le problematiche inerenti la sicurezza e la salubrità degli ambienti di lavoro. Raccolte le informazioni necessarie, redige il documento di valutazione dei rischi, predispone le misure per la sicurezza secondo la normativa vigente ed elabora le procedure di sicurezza più consone alle attività dell'azienda in cui opera. Si occupa di implementare un programma di informazione e di formazione dei lavoratori e degli addetti alla gestione delle emergenze (es. lotta antincendio e primo soccorso). Per assicurare il rispetto della norma partecipa alle riunioni con rappresentanti dei lavoratori, con il medico competente e il datore di lavoro riguardo la prevenzione e protezione dai rischi sul lavoro e si occupa successivamente di organizzare i piani di intervento e le misure correttive.

Responsabile Qualità Si occupa di verificare che siano rispettati gli standard di qualità del prodotto/servizio e le procedure coerentemente con la norma ISO vigente. Partecipa alla definizione di attività di miglioramento continuo rispetto agli obiettivi di qualità del prodotto/servizio e del processo di realizzazione (formazione, nuove procedure, nuovi strumenti, sistemi di controllo). Periodicamente rileva e controlla i costi del Sistema Qualità aziendale. Elaborare e verificare il Manuale e le procedure della Qualità. Condurre le verifiche ispettive interne; attivare e verificare l’efficacia di azioni correttive e preventive. Fungere da interfaccia con la Terza Parte incaricata della certificazione del Sistema Qualità. Verificare gli ordini di acquisto delle apparecchiature per prova, misurazione e collaudo. Verificare l’efficace chiusura delle non conformità di prodotto.

Ufficio Paghe e Contributi Si occupa di gestire le attività di amministrazione del personale. Il ruolo comporta la gestione delle operazioni relative alle buste paga sulla base della tipologia dei sistemi aziendali (INAZ) e calcolo paghe e contributi per l'elaborazione dei cedolini. Compilazione della modulistica richiesta dagli enti previdenziali e assicurativi (Inps, Inail, Asl, Irpef) in base ai termini previsti dalla normativa del lavoro. Si occupa delle rilevazioni fiscali: raccoglie i dati necessari alla compilazione della modulistica fiscale (730, 740 - individui, 770) e redige la documentazione relativa. Preparazione e compilazione dei verbali del Consiglio di Amministrazione. Verifica di eventuali agevolazioni in merito all’assunzione del personale e predisposizione della documentazione necessaria.

Ufficio Personale Compilazione dei contratti di impiego del personale. Registrazione delle assunzioni e/o cessazioni. Compilazione della modulistica richiesta dagli enti previdenziali e assicurativi (Inps, Inail). Compilazione dei moduli di disoccupazione. Si occupa di gestire le pratiche di segreteria nell'ambito di un ufficio. Redazione di documenti/lettere (eventualmente anche traduzioni di tipo e commerciale). Gestione dell'archivio e del protocollo. Gestione della corrispondenza (ricevimento e invio). Filtro e gestione delle telefonate. Rilevamento presenze sulla base della tipologia dei sistemi aziendali (Gong / Rilev). Collabora nell'elaborazione e sviluppo dei cedolini. Gestione e smistamento dei contratti di assicurazione RCAuto, RCT/RCO.

Ufficio contabilità Si occupa di svolgere procedure di contabilità generale effettuando le rilevazioni funzionali alla redazione dei bilanci d'esercizio preventivi e consuntivi. Le sue principali attività sono: imputazione dei costi aziendali e delle riconciliazioni contabili. Registra annualmente ammortamenti e immobilizzazioni. Si occupa della registrazione e della gestione cespiti, del calcolo ammortamenti per cespite, del calcolo di accantonamenti e del calcolo ratei e sconti attivi. Assicura la puntualità dei pagamenti, controlla i crediti in sospeso, gestisce l'archivio contabile e opera la revisione e conciliazione delle fatture. Si occupa della preparazione dei moduli fiscali (760 - aziende) e tributari (dichiarazioni e liquidazioni, IVA e tasse in genere) e redige la documentazione relativa. Procede alla chiusura annuale dei costi e alla riapertura per l'anno successivo. Gestisce le attività di contabilità generale: controllo e registrazione fatture, contabilizzazione degli incassi, controllo e contabilizzazione nota spese e riconciliazioni bancarie. Si occupa frequentemente di imputazioni generiche di segreteria e di inserimento dei dati relativi alla contabilità (fatturazione attiva/passiva) su sistemi informatici aziendali nonché della ricerca dello storico amministrativo. Verifica i finanziamenti concessi all'azienda e gestisce i rapporti con banche e fornitori.

Revisore Contabile Si occupa di verificare il corretto svolgimento delle procedure amministrative. Periodicamente effettua visite di verifica affinché le procedure amministrative aziendali siano rispettate. Si occupa della revisione degli stati patrimoniali e dei conti economici dell'impresa: controllo dei dati del bilancio, monitoraggio dei costi, analisi degli scostamenti. Verifica inoltre che ci sia rispondenza fra i documenti amministrativi e le scritture che li originano.

Responsabile ufficio acquisti Si occupa delle operazioni amministrative relative agli acquisti. In base alla pianificazione degli acquisti definita dalla direzione aziendale, individua i potenziali fornitori e analizza le offerte valutando la convenienza tra qualità e prezzo; gestisce le trattative con i fornitori e definisce le procedure di ordine e le modalità di pagamento; una volta scelto il fornitore si occupa di garantire il rispetto delle procedure accordate e la tempistica delle consegne e dei pagamenti, gestendo eventuali reclami e resi. Tiene aggiornati i registri fiscali e controlla che, riguardo agli ordini, siano rispettati i limiti di budget. E' responsabile dell'organizzazione del magazzino e dell'ottimizzazione dei flussi delle merci. Ha la responsabilità di coordinare periodicamente l'attività di inventario e di preparare mensilmente le statistiche inerenti i movimenti del magazzino. Si occupa di programmare, attivare e controllare il flusso dei materiali del magazzino a partire dalle fonti di approvvigionamento fino ai diretti utilizzatori. Verifica la correttezza fiscale e amministrativa della documentazione emessa relativa alla merce in entrata ed in uscita dal magazzino. Gestisce le operazioni dedicate alla merce difettata o comunque alla merce che non segue le procedure standard. Supervisiona la correttezza delle attività di inventario e segnala le inesattezze rilevate rispetto alla documentazione contabile. Gestione degli ordini e controllo dei relativi documenti di trasporto (quali bolle di accompagnamento, fatture, nota di accredito). Registrazione della quantità e del valore delle merci in ingresso ed in uscita.

Magazziniere Svolge le attività relative al ricevimento materie prime, alla movimentazione, all'immagazzinamento e all'identificazione. Si occupa di scaricare e disimballare i colli in arrivo, di spostarli nel reparto del magazzino assegnato e, infine, di ordinarli negli scaffali secondo l'organizzazione del magazzino. Emissione di bolle di accompagnamento della merce in uscita. Consegna all’Officina o ai Cantieri le materie prime e le attrezzature. Verifica le giacenze materiali presenti in magazzino ed esegue le operazioni di inventario. Provvede al ripristino dei sottoscorta. Verificare periodicamente le condizioni del prodotto immagazzinato. Registrare le non conformità riscontrate all’accettazione delle materie prime.

Responsabile Commerciale La sua attività si concentra essenzialmente nella gestione dei rapporti commerciali con i grandi clienti dall'analisi del bisogno alla pianificazione dell'erogazione del prodotto/servizio per ogni singolo cliente (elaborazione dell'offerta commerciale, predisposizione dei preventivi, redazione degli ordini). Oltre a verificare la soddisfazione delle esigenze del cliente, si occupa inoltre della definizione e della gestione delle politiche di sconto in riferimento al budget assegnato. Una parte della sua attività è dedicata all'analisi dei costi e alle previsioni di redditività degli accordi.

Direttore Cantieri La sua attività consiste nel coordinare le commesse tra i diversi cantieri di produzione. Si occupa di gestire e sviluppare le risorse ottimizzando le attività di ogni singolo cantiere: programma la produzione, pianifica tempi e metodi, definisce e prevede i costi di produzione e coordina i diversi reparti. Predispone gli interventi dei mezzi (autogrù, autocarri ….) nei diversi stabilimenti. Gestisce le attività dell’officina elettrica. Coordina l’ufficio tecnico.

Ufficio Tecnico (Programmazione, Gestione materiali e procedure inerenti la Qualità …) Acquisisce dal direttore cantieri la documentazione riguardante le commesse di lavoro. Il settore “Programmazione” si occupa di sviluppare il programma lavori in base alla tipologia di attività da eseguirsi, alle tempistiche indicate e alle risorse disponibili; in fase di produzione tiene sotto controllo l’avanzamento dei lavori e segnala eventuali discordanze col programma. La sezione “Gestione Materiali” verifica la tipologia e la quantità di materiali necessari per la costruzione dei manufatti indicati nella commessa di lavoro; durante la produzione coordina le attività di prelievo e consegna dei materiali e tiene sotto controllo le quantità disponibili, prelevate e residue. La “Qualità” gestisce la fase di controllo e distribuzione della documentazione tecnica; si occupa di tutte quelle attività richieste dalle procedure in vigore nei vari stabilimenti (mappatura sketch, rintracciabilità dei materiali, circuiti di collaudo, controlli dimensionali e di processo etc…).

Responsabile di Produzione (Capo Cantiere – Capo Officina) Ha la responsabilità di pianificare e coordinare il processo produttivo assicurando che il prodotto rispetti gli standard produttivi prefissati dalle specifiche applicabili. Ha la responsabilità di gestire e sviluppare le risorse umane individuando le persone adatte alle diverse attività di reparto predisponendo adeguati percorsi di addestramento. Assicurare il funzionamento efficiente degli impianti e delle macchine e l'approvvigionamento delle materie prime. Analizzare procedure e tecniche di produzione proponendo miglioramenti che aumentino la produttività. Garantire l'adempimento delle norme di sicurezza. Garantire l'attuazione delle prescrizioni del Sistema Qualità nell'ambito della produzione. Effettuare i controlli in produzione e finali registrando e proponendo il trattamento di eventuali non conformità riscontrate a seguito dei controlli pianificati. Autorizzare gli operatori al prelievo delle materie prime dalle aree di stoccaggio. Autorizzare le richieste di approvvigionamento che verranno poi esaminate e confermate dalla Direzione. Sensibilizzare i propri collaboratori a mantenere pulita e ordinata l’area di lavoro.

Officina Elettrica Gestisce gli interventi di riparazione e/o manutenzione degli impianti elettrici di ogni genere (sempre ordinatigli dal responsabile) sia in officina che nei vari cantieri. Effettua le richieste di approvvigionamento dei materiali necessari. Emissione delle specifiche di manutenzione.

Responsabile Mezzi e Attrezzature Verifica lo stato di efficienza dei mezzi e delle attrezzature di lavoro. Programma e coordina eventuali interventi di riparazione e/o manutenzione. Tiene sotto controllo le scadenze delle revisioni e verifiche USL e predispone eventuali prove di collaudo. Periodicamente rileva e controlla i costi di utilizzo e manutenzione dei mezzi. Controlla che tutti i mezzi e le attrezzature vengano mantenuti e adoperati in modo appropriato, in caso contrario procede alla segnalazione delle anomalie al direttore cantieri o alla direzione. Gestisce il reparto Officina Meccanica. In assenza della sua figura viene sostituito dal Direttore Cantieri.

Officina Meccanica Gestisce gli interventi di riparazione e/o manutenzione dei mezzi (sempre ordinatigli dal responsabile) sia in officina che nei vari cantieri. Effettua le richieste di approvvigionamento di pezzi di ricambio al responsabile mezzi.

Nominativi nell’organigramma