Regolamento di amministrazione e contabilità

“IL CONTESTO DI RIFERIMENTO” Trasferimenti statali Università Utenza Risorse assegnate in progressiva diminuzione Necessità di prestazioni di qualità crescente CONTESTO OPERATIVO DI CRESCENTE COMPETITIVITA’

EVOLUZIONE DEL SISTEMA Sistema universitario Strumenti e logiche manageriali Razionalizzazione economica della gestione LA SFIDA PER IL FUTURO

OBIETTIVO L’obiettivo per il futuro consiste nel saper coniugare: Efficienza Equilibrio economico dell’Ateneo Perseguimento di un livello qualitativamente elevato nelle prestazioni didattiche e di ricerca

CAMBIAMENTO ORGANIZZATIVO MODELLO TRADIZIONALE  Programmazione a breve termine basata su dati e informazioni a supporto di decisioni di routine.  Esigenza di reagire alle pressione esterne.  Focus sugli input. MODELLO FUTURO  Programmazione relativa ad un contesto di lungo termine.  Strategie di sviluppo innovative.  Focus sugli output e sugli outcome.  Utilizzo strumenti di misurazione di tradizione imprenditoriale- manageriale (budget, analisi dei costi e dei rendimenti, customer satisfaction, analisi dei processi).

Titolo I Normativa generale Principi e finalità  Art. 7, comma 7 legge 9 maggio 1989, n. 168  D. lgs. 30 marzo 2001, n. 165  Trasparenza, pubblicità, rapidità ed efficienza, economicità;  Controllo di gestione;  Individuazione di competenze e responsabilità;  Programmazione e analisi comparativa delle scelte;  Autonomia economica e finanziaria per i centri di responsabilita’ e di gestione;  Criteri di scelta concorrenziali per i contraenti-fornitori;  Bilanci redatti secondo i principi contabili in vigore per gli enti pubblici (vedi alla fine).

Autonomia ed organizzazione  Autonomia gestionale delle strutture  Competenze dei Centri di gestione autonoma (gestione efficace efficiente ed economica delle risorse con riferimento ai propri obiettivi)  Sistema dei controlli interni (analisi dell’amministrazione centrale dei centri di spesa e di gestione autonoma per misurare efficienza e rispetto degli obiettivi)  Compiti del Consiglio di Amministrazione (sono definiti in maniera positiva)  Centri di Costo e Centri di Gestione autonoma  Linee operative di contabilità  Organi dei Centri di Gestione autonoma (gestione efficiente efficace delle risorse, acquisto beni e servizi in economia oppure con procedura negoziata senza pubblicazione di bando)  Segreterie amministrative

Titolo II Sistema contabile Organizzazione del sistema contabile  contabilità finanziaria pubblica  economico-patrimoniale  analitica per centri di costo Sistema contabile di Ateneo CONTABILITA’ FINANZIARIA Bilancio annuale/ pluriennale preventivo Natura autorizzativa e programmatoria CONTABILITA’ ECONOMICA PER CENTRI DI COSTO Bilancio consuntivo economico e patrimoniale Analisi dei costi Ottimizzazione nell’utilizzo delle risorse Informazioni agli organi di governo per decisioni consapevoli

LA CONTABILITA’ ECONOMICA NEL SETTORE PUBBLICO  Controllo dei costi e misurazione dell’efficienza e produttività;  Informazioni attendibili sull’impatto dei costi dei programmi e la loro sostenibilità nel lungo periodo;  Responsabilizza i Dirigenti pubblici sui costi e sull’impiego delle risorse in relazione ai risultati ottenuti; CONTABILITA’ FINANZIARIA  Strumento autorizzativo per gli organi di amministrazione.  Limita il formarsi di disavanzi.  Rilevazione di processi di entrata e spesa. CONTABILITA’ ECONOMICO- PATRIMONIALE  Strumento conoscitivo per osservare e rappresentare i risultati della gestione (risultato economico di esercizio e patrimonio di funzionamento).  Strumento di rendiconto.

 Nella contabilità finanziaria si rilevano aumenti o diminuzioni di debiti o crediti (residui attivi e passivi dell’esercizio), riscossioni o pagamenti, la cui somma algebrica con il fondo di cassa, costituisce l’avanzo o disavanzo di amministrazione.  Nella contabilità economica il risultato di gestione è dato dalla differenza tra i costi e ricavi per la determinazione dell’utile o perdita di esercizio, che misura l’incremento o il decremento che il valore del patrimonio ha subito nel corso dell’esercizio per effetto della gestione.

 ENTRATE  USCITE Sorgere dei crediti, accertamenti, entrata effettiva di denaro, riscossione Previsione delle spese, sorgere dei debiti, impegni, uscite effettive di denaro, pagamento LA COMPETENZA FINANZIARIA

 Le entrate sono di competenza se è sorto durante l’esercizio il diritto alla riscossione.  Le spese sono di competenza se è sorto durante l’esercizio l’obbligo del pagamento.  La manifestazione finanziaria di un’operazione di gestione consiste in un aumento o diminuzione di crediti, in un aumento o diminuzione di debiti, in un’entrata o uscita di cassa.

LA COMPETENZA ECONOMICA  COSTI  RICAVI Consumi di risorse per l’acquisizione di beni e servizi utilizzati nel corso dell’esercizio. Benefici che il consumo di risorse ha prodotto nel corso dell’esercizio.

LA COMPETENZA ECONOMICA  Un costo si considera di competenza di un esercizio se è maturato durante un esercizio o se ha dato nello stesso la sua utilità o ha trovato copertura nel suo correlativo ricavo.  Un ricavo si considera di competenza di un esercizio se è maturato durante l’esercizio o se ha trovato nello stesso il suo correlativo costo.  La rilevazione dei fatti di gestione avviene nell’esercizio a cui si riferiscono economicamente e non necessariamente in quello in cui si verifica la manifestazione finanziaria.

Documenti previsionali  la relazione previsionale e programmatica - contiene quadro complessivo risorse, fonti di finanziamento, e principali voci di impegno, costo del P.S.T. - redazione entro giugno sulla base del P.S.T.  il piano economico dell’offerta formativa - può essere contenuto nella relazione previsionale programmatica - contiene spesa presunta per attività didattiche frontali (lezioni, esercitazioni, seminari..) - contiene ogni altra spesa prevedibile relativa all’attivazione dei corsi - disponibilità di aule e spazi necessari  il bilancio annuale e pluriennale di previsione - bilancio triennale non autorizzatorio – bilancio annuale solo di competenza strutturato in titoli e categorie, schema di bilancio unico  la tabella dimostrativa del presunto risultato di amministrazione  il conto economico previsionale - previsione economica di costi e proventi relativi alla gestione  il piano esecutivo di gestione - individuazione di uffici e/o centri di costo ai quali sono affidati le risorse in relazione agli obiettivi programmati

Documenti previsionali dei centri di gestione autonoma  Bilancio annuale di previsione per Categorie (di sola competenza)  Tabella del presunto risultato di amministrazione  Allegati: elenco bilancio per Capitoli e relazione accompagnatoria Approvazione bilancio entro il 15 dicembre di ogni anno

VARIAZIONI DI BILANCIO e FONDO ECONOMALE Variazioni di bilancio all’interno della stessa Categoria – sono disposte:  dal Direttore del Centro per i Centri di Gestione autonoma  dal Direttore Amministrativo o dal Dirigente dell’Area Economico Finanziaria per l’Amministrazione Centrale Servizio di cassa - affidato con convenzione ad apposito Istituto Scambio ordinativi di incasso e pagamento tramite firma digitale Fondo economale – gestione:  Economo  Segretario Amministrativo Nuovo importo per rimborso con scontrini fiscali fino a 150 euro per singola spesa, fino a 50 euro con autodichiarazione (in casi particolari ed in via eccezionale)

GESTIONE ECONOMICO - FINANZIARIA equilibrio economicoe finanziario  Rispetto dell’equilibrio economico e finanziario della gestione ENTRATE Entrate  Entrate riscosse direttamente dagli agenti autorizzati al versamento entro 20 gg al Cassiere. residui attivi  Riaccertamento residui attivi: parere del Collegio dei Revisori dei Conti (per l’Amministrazione Centrale) delibera Consiglio di Amministrazione o dal Consiglio del Centro Autonomo di Gestione crediti inesigibili  I crediti inesigibili fino a 500 euro possono essere eliminati dal bilancio

SPESE Amministrazione Centrale - decisioni a carico di:  Consiglio di Amministrazione  Direttore Amministrativo e Dirigenti nell’ambito delle rispettive competenze Centri di gestione autonoma – decisioni a carico di:  Consiglio del Centro  Direttore del Centro CONTROLLI sugli atti di spesa da parte della Ripartizione Ragioneria e Contabilità e delle Segreterie Amministrative dei Centri di gestione autonoma Acquisti cumulativi – obbligo di rifornimento esteso alle strutture decentrate Carte di credito – possibilità di utilizzo per pagamenti sulla base apposito disciplinare RESPONSABILITA’ del Direttore Amministrativo, Dirigenti e Responsabili di Ripartizione cat. EP, nel limite delle proprie competenze, del corretto, economico ed efficiente utilizzo delle risorse.

LA CATENA DI RESPONSABILITA ’ I LIVELLO II LIVELLO III LIVELLO DECISIONI RESPONSABILITA ’

Chiusura dei conti e risultanze contabili Documenti previsti Amministrazione Centrale  Rendiconto generale (rendiconto finanziario, conto economico stato patrimoniale, nota integrativa ) – approvazione entro maggio  Allegati (situazione amministrativa, residui, relazione tecnica, relazione collegio revisori, conciliazione risultato gestioni finanziaria ed economica) Centri di Gestione Autonoma  Rendiconto generale (rendiconto finanziario, conto economico stato patrimoniale, nota integrativa ) – approvazione entro marzo  allegati (situazione amministrativa, residui, relazione tecnica, relazione attività di ricerca, relazione attività dei Centri afferenti, conciliazione risultato gestioni finanziaria ed economica) Consolidato  Rendiconto generale (rendiconto finanziario consolidato, stato patrimoniale consolidato, conto economico consolidato, nota integrativa) – approvazione entro 30 gg da quella del rendiconto generale  Allegati (situazione amministrativa consolidata, relazioni attività di ricerca, relazioni attività Centri di ricerca, relazione Collegio Revisori)

Titolo III Gestione patrimoniale  Immobilizzazioni immateriali (brevetti, licenze, diritti di privativa, diritti di utilizzazione di opere dell’ingegno, marchi registrati, costi per migliorie su beni di terzi, avviamento): soggette ad inventariazione tranne che per importi inferiori o uguali a 250,00 euro (IVA inclusa).  Immobilizzazioni materiali: beni mobili e beni immobili descritti in separati inventari.  Immobilizzazioni finanziarie (partecipazioni, crediti ed altri titoli): non si inventariano. Le attività finanziarie che non costituiscono immobilizzazioni confluiscono nell’attivo circolante dello stato patrimoniale.

Rinvio alle Linee operative di contabilità per: - criteri di iscrizione e valutazione degli elementi patrimoniali - criteri e modalità di calcolo dell’ammortamento

Classificazione beni mobili e beni immobili I beni mobili si classificano nelle seguenti categorie: - mobili e arredi - materiale bibliografico - beni culturali - strumenti tecnici ed attrezzature in genere - macchine per ufficio - hardware e attrezzature informatiche - automezzi ed altri mezzi di trasporto - altri beni mobili I beni immobili si classificano in: - immobili ed edifici (inclusa la manutenzione straordinaria incrementativa) - costruzioni leggere Le immobilizzazioni immateriali si classificano in apposita categoria.

Inventario dei beni mobili Deve contenere le seguenti indicazioni: - denominazione e descrizione secondo la natura e la specie - collocazione e consegnatario - categoria di appartenenza - centro di responsabilità/centro di costo - tipo di carico - nome del fornitore, numero di fattura e data - valore di acquisizione e successivi adeguamenti e variazioni - quantità - numero progressivo di inventario

Beni non inventariabili - Beni mobili e beni immateriali con valore unitario inferiore/uguale a € 250,00 (IVA inclusa) - A prescindere dal valore, alcune tipologie di beni (beni consumabili o deteriorabili; beni fragili, senza alcun pregio; parti di ricambio di beni inventariati; manuali d’uso, guide operative, abbonamenti a quotidiani e riviste, testi su supporto multimediale; riviste e banche dati on line; impianti di illuminazione; tende; beni installati in modo fisso alle strutture edilizie; software in licenza d’uso annuale; estintori e bombole; vestiario per il personale). Il materiale bibliografico è comunque inventariato, indipendentemente dal valore.

Consegnatari dei beni mobili Sono personalmente responsabili dei beni loro affidati nonché dei danni derivanti da loro azioni od omissioni: - per l’Amministrazione centrale: DA, Dirigenti, Responsabili di ripartizione, ufficio e servizio; - per le Presidenze di Facoltà: Preside; - per i Centri di gestione autonoma ed i Centri di spesa: Direttore del Centro. Sostituzione degli agenti responsabili: - 90 gg. per la consegna dei beni dall’agente cessante all’agente subentrante e per la sottoscrizione in contradditorio del relativo verbale (in triplice copia); - dopo 90 gg., anche in assenza di verbale, l’agente subentrante si considera responsabile dei beni.

Automezzi ed altri mezzi di trasporto I mezzi di trasporto sono intestati all’Università degli Studi di Ferrara. Il consegnatario è: - per l’Amministrazione centrale: l’autista o il responsabile dell’Ufficio a cui viene consegnato il mezzo; - per le Strutture decentrate: il Direttore del Centro di gestione o del Centro di spesa. Multe a carico dell’utilizzatore del mezzo di trasporto.

Inventario dei beni immobili Deve contenere le seguenti indicazioni: - denominazione, ubicazione, uso a cui sono destinati - consegnatari - titolo di provenienza, risultanze dei registri immobiliari, dati catastali e rendita imponibile - servitù, pesi ed oneri di cui sono gravati - valore iniziale ed eventuali successive variazioni - eventuali redditi

Consegnatari dei beni immobili Sono personalmente responsabili dei beni loro affidati nonché dei danni derivanti da loro azioni od omissioni. Sono responsabili della manutenzione ordinaria. La consegna dei beni avviene con verbale sottoscritto dall’agente consegnatario (Direttori Centri di gestione e spesa), dal DA e dal funzionario che effettua la consegna. Sostituzione degli agenti responsabili: - 90 gg. per la consegna dei beni dall’agente cessante all’agente subentrante e per la sottoscrizione in contradditorio del relativo verbale; - dopo 90 gg., anche in assenza di verbale, l’agente subentrante si considera responsabile dei beni.

Titolo IV Attività negoziale  Disposizioni generali  Contratti attivi  Contratti passivi

Contratti attivi  Attività conto terzi (rinvio a regolamento)  Brevetti (rinvio a regolamento)  Alienazione di beni mobili e immobili  Permute e locazioni di beni mobili e immobili

Permute e locazioni di beni mobili e immobili  Locazione di immobili: delibera del CA, procedura negoziata.  Utilizzazione temporanea (oraria o giornaliera) di spazi universitari: rinvio a disposizioni del CA per fissare corrispettivi che tengano conto del ristoro delle spese.  Permute e locazioni di beni mobili: - disposte dal DA previa delibera del CA; - disposte dal Direttore del centro di gestione autonoma, previa delibera del Consiglio del centro.

Contratti passivi  Contratti ad evidenza pubblica  Procedura di scelta del contraente  Edilizia universitaria  Pubblicità delle gare  Svolgimento delle gare  Commissione di gara  Ufficiale rogante  Locazione passiva di beni immobili  Leasing  Spese in economia

Contratti ad evidenza pubblica e spese in economia  Contratti ad evidenza pubblica: rinvio alla normativa comunitaria e nazionale di recepimento (codice dei contratti pubblici)  Spese in economia: rinvio alla normativa vigente e ai regolamenti dell’Ateneo

Contratti ad evidenza pubblica  Determinazione a contrarre: competenza del CA  Approvazione atti di gara: competenza del DA/Dirigente  Nomina Commissioni di gara, presieduta da un Dirigente: competenza del DA  Approvazione aggiudicazione provvisoria disposta dalla Commissione: competenza del DA  Approvazione aggiudicazione definitiva: competenza del DA/Dirigente  Redazione dei verbali delle gare e relativi contratti: competenza dell’Ufficiale rogante  Stipula contratti: competenza del DA

Competenze dei CENTRI DI GESTIONE AUTONOMA nelle procedure di SPESA Direttoredel Centro  SPESE IN ECONOMIA Direttore del Centro di gestione autonoma Consiglio del Centro  PROCEDURA NEGOZIATA (nei casi in cui non sia prevista la pubblicazione del bando) Consiglio del Centro di gestione autonoma Consiglio di Amministrazione  ALTRE PROCEDURE DI SPESA Consiglio di Amministrazione su richiesta del Consiglio del Centro di gestione autonoma.

Edilizia universitaria  Rinvio alle norme speciali in materia  Progetti preliminari e definitivi: competenza del CA, sentite le strutture interessate  Progetti esecutivi: approvati con decreto rettorale

Locazione passiva di beni immobili  Locazioni superiori all’anno: - delibera del CA, motivando le esigenze dell’Università, previo parere dell’Ufficio tecnico - scelta del contraente tramite procedura negoziata  Locazioni inferiori all’anno: - competenza del DA

Leasing  Per acquisizione di beni immobili: approvazione del CA  Per acquisizione di beni mobili strumentali per il conseguimento di fini istituzionali: occorre dimostrare la convenienza economica rispetto alle tradizionali tipologie di contratto

Titolo V Disposizioni particolari  Partecipazione e costituzione di Organismi di diritto pubblico e privato  Spese di funzionamento degli Organi, di rappresentanza, ed in occasione di scambi culturali, congressi convegni  Attività sociali, culturali e ricreative  Borse di studio, di mobilità per scambi e tirocini internazionali  Incarichi di missione  Consulenze e collaborazioni esterne  Obbligo di denuncia  Rappresentanza e difesa in giudizio

Titolo VI Sistema di Controllo Interno  Uffici finanziari: controllo e verifica scritture e documenti contabili  Analisi dei risultati della gestione (raggiungimento obiettivi, efficienza, efficacia, economicità)  Rilevazioni analitiche (piano dei conti, centri di costo, servizi erogati). Le risultanze sono trasmesse a Consiglio di Amministrazione, Rettore, Direttore Amministrativo, Nucleo di Valutazione, Direttori Centri gestione.  Valutazione e controllo strategico - effettiva attuazione delle scelte contenute nelle direttive e negli atti politici - analisi preventiva e successiva della congruenza e degli scostamenti - relazioni al Rettore ed al Nucleo di Valutazione  Collegio dei Revisori dei Conti compiti - incompatibilità - responsabilità

Titolo VII Disposizioni finali e transitorie  Limiti di valore (aggiornamento con delibera CdA sulla base indice I.S.T.A.T) Disciplina REGOLAMENTO  Attuazione affidata al Direttore Amministrativo, da completarsi in tre anni.  Modifiche seguono la procedura di approvazione salvo limiti di valore.

 Veridicità  Correttezza  Imparzialità (neutralità)  Attendibilità  Significatività e rilevanza  Chiarezza e comprensibilità  Pubblicità  Coerenza  Annualità  Continuità  Prudenza  Costanza  Universalità  Integrità  Unità  Flessibilità  Competenza finanziaria ed economica  Equilibrio di bilancio Principi contabili del bilancio