Venezia, 26 novembre 2007 Formazione e gestione delle raccolte Rossana Morriello

 Il processo di pianificare e costruire una collezione equilibrata di materiali bibliotecari in un arco di tempo, basata su una valutazione continua dei bisogni informativi degli utenti, su un’analisi dell’uso, e sulle caratteristiche dell’utenza, nell’ambito di un budget. Lo sviluppo delle raccolte include la formulazione di criteri di selezione, la pianificazione sulla condivisione delle risorse, sugli interventi di conservazione e su scelte di selezione e deselezione.

“collection manager” coniugare competenze tradizionali sullo sviluppo delle raccoolte con nuove abilità tecniche e tecnologiche, ma anche con capacità relazionali e con sviluppo personale

Gestione delle raccolte come processo Il processo di sviluppo della politica di gestione delle raccolte comincia con un gruppo di persone interessate al futuro della loro biblioteca che si riuniscono per discutere come sviluppare quella biblioteca al meglio; per pianificare, programmare e realizzare, in modo che possa essere fornito un servizio ottimale con un uso appropriato e giudizioso delle risorse finanziarie

Fase I Valutazione

Strumenti per la valutazione  Un documento viene valutato per motivi molto diversi  Il tipo di valutazione cambia a seconda del punto di vista (lettore, collezionista, insegnante, bibliotecario)

L’approccio del bibliotecario valutazione per  selezionare  creare profili di acquisto  consigliare  recensire  scartare

Selezione  Chi è responsabile  Chi la fa (per singole specializzazioni)  Quali strumenti e ausili vengono utilizzati (es. griglie, recensioni, cataloghi)  Quali formati

Il metodo di Whittaker  Si basa sull’applicazione di alcuni criteri di tipo bibliografico bibliologico biblioteconomico

Criteri  Persone (autore, curatore, editore, tipografo)  Piano (argomento, origini, scopo, pubblico)  Contenuti (fiction – non fiction)  Organizzazione (disposizione grafica, indici, rinvii)  Progetto grafico (formato, leggibilità, aspetti estetici)  Produzione (metodi, “abilità artigianale”, materiali)  Posizionamento (nei confronti mercato, nei confronti raccolte)

Contenuti – Non fiction  Reputazione  Ricerca: metodi e fonti  Validità  Lunghezza  Ambito  Dettaglio  Punto di vista  Pregiudizi  Equilibrio  Livello  Stile  Accuratezza  Aggiornamento  Revisione  Durata  Inform. bibliografica  Inform. iconografica  Caratt. particolari  Materiali di supporto  Effetto

Contenuti - Fiction  Reputazione  Ricerca: metodi e fonti  Osservazione  Inventiva  Lunghezza  Intreccio  Ambientazione  Personaggi  Livello  Approccio  Stile  Spirito  Durata  Informazione iconografica  Materiale di supporto  Effetto  Potere

Opere di reference  Persone  Scopo  Pubblico  Metodologia di ricerca e compilazione  Ambito  Oggettività  Equilibrio  Aggiornamento (rev. continua, supplementi, annuari)  Accuratezza  Precisione e dettaglio voci  Informazione iconografica  Disposizione  Indici  Rinvii  Formato  Posizionamento (costi)

Valutazione bibliometrica (indici citazionali) Impact factor (ISI): numero di citazioni ottenute dalla rivista nel 2006 su articoli del numero di articoli pubblicati nel impact factor = 2

Limiti impact factor Lingua di pubblicazione dell’articolo Riviste molto lette/riviste molto citate Ritardo nell’uscita dei fascicoli Citazione più frequente in alcuni settori Autocitazioni Citazione non sempre equivale a giudizio positivo Fattori “economici”

Fase II Acquisizione

Acquisizioni  Ordini diretti (firm orders)  Ordini aperti (blanket orders)  Ordini in continuazione (standing orders o continuation orders)  Approval plans  Visite dirette in libreria  In visione

Valutazione fornitore  Qualità del servizio offerto Tempestività e ampiezza segnalazione novità Tempi e affidabilità nella fornitura Capacità di procurare edizioni di piccoli editori o editori particolari Gestione di servizi complessi (es. sottoscrizione periodici, attivazione elettronico)

Valutazione fornitore  Sconto sul prezzo  Servizi aggiuntivi (informazioni bibliografiche e servizi vari)  Comunicazione e relazioni con la biblioteca  Chiarezza e affidabilità negli accordi e nella fatturazione  Automazione delle procedure

Fase III Analisi collezioni

Modello Conspectus  Nasce nel 1983 come progetto del Research Libraries Group (già in discussione dal 1978) che ha dato avvio al North American Collections Inventory Project (NCIP) allo scopo di creare una mappatura online delle raccolte delle biblioteche di Stati Uniti e Canada, al fine di facilitare il processo di gestione coordinata delle acquisizioni.

Modello Conspectus  strumento di gestione delle raccolte per affrontare mutamenti nei programmi, nei bisogni degli utenti e nella disponibilità delle risorse;  descrivere i punti forti o deboli delle raccolte esistenti e dei programmi di acquisizione;  identificare aree-chiave, per es. problemi od opportunità che richiedono un intervento;

Modello Conspectus Codici lingua Uso della CDD o altra classificazione Livelli di copertura disciplinare

Codici linguistici Conspectus  E. Il materiale in lingua inglese predomina: nella collezione è presente poco o nessun materiale in lingua straniera  F. Oltre al materiale in lingua inglese sono inclusi materiali selezionati in lingua straniera  W. Ampie selezioni di materiale in tutte le lingue possibili. Nessuna decisione programmatica viene presa per limitare il materiale in base alla lingua  Y. Il materiale è principalmente in una lingua straniera

Livelli di copertura disciplinare 0 – nessuna copertura 1 – livello minimo 2 – livello di base 3 – livello di istruzione 4 – livello di ricerca 5 – livello di specializzazione

IV Analisi dell’utenza e del contesto

Fonti informazione 1. La biblioteca e l’ente  Dirette o primarie: questionari, colloqui, interviste, feedback utenti  Indirette o secondarie:, programmi corsi, prestiti, DD, ILL, catalogazione, reference

Fonti informazione 2. La comunità  Profilo geografico-ambientale-urbanistico  Profilo economico-produttivo  Servizi culturali per il tempo libero  Mobilità  Profilo demografico

Analisi dell’utenza accademica  Valutazione quantitativa del pubblico (studenti e docenti) pubblico potenziale totale Studenti triennale e specialistica Docenti Ricercatori N. iscritti ateneto / per facoltà N. studentiN. docenti e ricercatori

Analisi del contesto documentario  Altre università o centri di ricerca  Istituti specializzati o di ricerca  Altre biblioteche  Altre istituzioni

V Costruire la politica delle collezioni

Carta delle collezioni  Finalità della biblioteca e delle raccolte  Profilo di comunità  Strategie di servizio  Connotati delle collezioni  Cooperazione  Responsabilità decisionali e modalità operative

Finalità della biblioteca e delle raccolte  Enunciazioni fini istituzione e obiettivi  Finalità raccolte  Concordata con responsabili istituzionali  Consente responsabilizzazione ente

Connotati delle collezioni  Criteri di selezione  Livelli di copertura disciplinare, della collezione esistente  Supporti e formati preferiti, accettati e esclusi  Definizione di priorità nell’incremento

Profilo comunità  Descrizione del profilo comunità da servire  Analisi dell’utenza accademica  Individuazione diverse tipologie di bisogni (ricerca, istruzione)  Bisogni espressi e latenti da far emergere con promozione

Connotati delle collezioni  Desiderata, doni, scambi  Politiche conservazione  Politiche revisione  Collezioni speciali (letteratura grigia, manualistica)

Cooperazione  Accordi di cooperazione in atto  Consorzi  Sistemi  Forme di collaborazione/cooperazione per gli acquisti con biblioteche  Servizi di ILL e DD

Responsabilità e procedure  Responsabilità decisionali e modalità operative  Descrizione procedure di acquisto Fornitori in base a tipologia documento Librerie Commissionarie Editori Mercato antiquario Acquisti diretti all’estero Fornitori risorse elettroniche Gestione del budget: Ripartizione del budget per tipologia di fornitore oppure per tipologia di acquisto o sulla base delle aree disciplinari

Piano di sviluppo delle collezioni  Programmazione annua obiettivi  Traduzione obiettivi in quantità di documenti  Ripartizione del budget nei vari settori  Desiderata  Quantità di copie da acquisire  Criteri svecchiamento e scarto

Protocollo di selezione  Settore disciplinare specifico o classe  Budget messo a disposizione dal PSC  Ripartizione budget per tipologia materiale (es. reference, monografie)  Fonti per la selezione del materiale  Modalità di verifica dei criteri utilizzati

VI Valutazione delle raccolte e revisione

Indicatori di prestazione IFLA  Qualità delle raccolte Liste di controllo Uso delle raccolte Uso delle raccolte per aree tematiche Documenti non utilizzati

Liste di controllo  Pubblicazioni bibliografiche  Bibliografia nazionale italiana  Bibliografie specializzate  Repertori di periodici  Banche dati  OPAC

Uso delle raccolte  Si definisce come il rapporto fra il numero delle transazioni d’uso (prestito e uso interno) dei documenti effettuate in un determinato lasso di tempo ed il numero complessivo di documenti delle raccolte

Uso delle raccolte  Dati da raccogliere: Numero di prestiti in un determinato periodo (di solito un anno) Numero di consultazioni in sede nello stesso periodo Numero totale dei documenti delle raccolte

La revisione  Criteri originari Whittaker reputazione, aggiornamento dei contenuti obsolescenza dei materiali pubblicazione di edizioni successive

La revisione  Criteri aggiuntivi uso del documento, condizioni fisiche, disponibilità di altre copie linee guida pubblicate

MUSTIE (SMUSI) M = fuorviante o inaccurato U = usurato, logoro, non più riparabile S = superato (da nuova edizione o altro libro simile) T = nessun valore letterario o scientifico I = irrilevante per interessei comunità E = ottenibile altrove in ILL

Politica di revisione (ALA)  obiettivi della revisione  materiale da valutare  criteri di valutazione adottati  possibilità di ricorrere a consulenze esterne di esperti  modalità di applicazione dei risultati del processo di revisione  opzioni che possono essere prese in considerazione

Quali opzioni?  trasferimento ad altra raccolta  trasferimento a magazzino  limitazioni alla circolazione  conservazione,  restauro o riparazione  sostituzione  eliminazione con cancellazione record

Perché la revisione  riorganizzare lo spazio negli scaffali  eliminazione dei costi di mantenimento di materiale che non viene usato costi  costi di spolveratura, rilegatura, riparazione  risparmio del tempo del personale impegnato in queste attività  spazio fisico che può essere utilizzato per le nuove acquisizioni

Perché la revisione  migliore qualità della raccolta  ordinata, aggiornata e rispondente alle esigenze del momento  favorisce un uso maggiore  l’opportunità di verificare efficacia scelte di acquisizione e meglio indirizzare acquisti alla luce di quanto viene effettivamente utilizzato dagli utenti, di quanto è già presente in biblioteca, di quanto invece manca, e di quanto viene scartato

Le risorse elettroniche

I Valutazione

Perché valutare documenti digitali?  selezione acquisti  selezione risorse gratuite  scelta cartaceo vs. elettronico (o altri supporti)  revisione  reference  recensioni (per gli utenti)  guide all’uso ER

Quali risorse digitali cd-romcd-rom siti websiti web periodici elettroniciperiodici elettronici banche dati onlinebanche dati online e-bookse-books open archivesopen archives , forum, blogs , forum, blogs

I documenti multimediali (Whittaker)  Persone: nuove figure tecniche (webmaster, computer grafico, ecc.) -identificazione chiara dei ruoli -informazioni bibliografiche e biografiche -contatti -responsabilità editoriale esplicita

I documenti multimediali  Contenuti: aggiornamento e revisione, informazione iconografica - autorevolezza responsabili e contenuto - buona gestione dei link interni ed esterni -validità e controllo dei link -informazioni bibliografiche -informazione iconografica

I documenti multimediali  Progetto grafico: grafica dei contenuti e della confezione, leggibilità e accessibilità -design del contenuto multimediale -leggibilità/accessibilità -utilità e coerenza immagini

I documenti multimediali  Organizzazione: ipermedialità, navigabilità -link di ritorno - chiarezza icone, bottoni -presenza indici, help in linea, motore di ricerca interno

I documenti multimediali  Produzione: abilità tecniche (HTML, software utilizzato)  Posizionamento (costi, confronti)  Attrezzature: compatibilità

Linee guida MINERVA  criteri per l’accessibilità  criteri per l’usabilità - contenuti (qualità e loro organizzazione) -navigabilità -design

Linee guida MINERVA criteri per l’accessibilità linee guida consorzio W3C linee guida consorzio W3C

Usabilità Contenuti: le pagine web dovrebbero avere come primo obiettivo quello di fornire contenuti di qualità che interessano l’utente Facilità d’uso: la maggiore o minore facilità con cui gli utenti riescono a trovare i contenuti che vogliono

Linee guida MINERVA Criteri per l’usabilità: contenuti (I)  aggiornamento  copertura disciplinare (in relazione all’utenza)  completezza  concisione  ricchezza  multilinguismo  accuratezza

Linee guida MINERVA Criteri per l’usabilità: contenuti (I)  aggiornamento  copertura disciplinare (in relazione all’utenza)  completezza  concisione  ricchezza  multilinguismo  accuratezza

Linee guida MINERVA Criteri per l’usabilità: contenuti (II)  chiara indicazione di responsabilità (del sito e dei contenuti)  politica relativa alla pubblicità  autorevolezza (bibliografia, informazioni)  oggettività  unicità  appropriatezza e facilità di comprensione dell’organizzazione, raggruppamenti, suddivisione dell’informazione

Linee guida MINERVA Criteri per l’usabilità: navigabilità  comprensibilità dei link  affidabilità dei link  chiarezza dei link “non semantici” spesso interni (barre di navigazione, bottoni, ecc.)  presenza di tasti di ritorno  possibilità di controllare le funzioni multimediali (stop, forward, ecc.)  usabilità delle funzioni di ricerca interne

Linee guida MINERVA Criteri per l’usabilità: design  leggibilità (font 10 pt – almeno per più di 65 anni)  carattere standard (TNR e Arial/Helvetica)  organizzazione dello spazio (es. informazioni essenziali in alto)  uso adeguato delle immagini  uso dei colori (es. sfondi, utenti svantaggiati)

La revisione (Whittaker)  Criteri originari (reputazione, aggiornamento dei contenuti, pubblicazione di edizioni successive)  Criteri aggiuntivi (uso del documento, condizioni fisiche, disponibilità di altre copie, linee guida pubblicate)

MUSTIE (SMUSI) M = fuorviante o inaccurato U = usurato, logoro, non più riparabile S = superato (da nuova edizione o altro libro simile) T = nessun valore letterario o scientifico I = irrilevante per interessei comunità E = ottenibile altrove in ILL

Criteri SMUSI per ER  Condizioni fisiche / accessibilità  Aggiornamento dell’informazione  Uso  Duplicazione dell’informazione in altri formati

SMUSI per ER controllo periodico danni (segni o graffi su cd) - controllo periodico danni (segni o graffi su cd) - controllo periodico funzionamento (es. visione o ascolto, consultazione) - monitorare statistiche sull’uso

Criteri SMUSI per ER  Condizioni fisiche / accessibilità  Aggiornamento dell’informazione  Uso  Duplicazione dell’informazione in altri formati

V Formalizzazione

Documenti formali  Inclusione ER in carta delle collezioni generale  Carta delle collezioni specifica  Carta dell’uso di Internet  Carta sull’accesso alle collezioni digitali

PSC per risorse elettroniche  Scopo e audience  Utenti (es. utenti remoti, e-learning)  Obiettivi (es. alfabetizzazione informatica)  Limitazioni (es. filtri Internet)  Integrazione nella collezione (anche fisica)  Organizzazione e indicazione delle responsabilità (es. inclusione informatici)  Accordi di cooperazione  Relazione con altri documenti (nel caso sia specifica per ER)

Alcuni esempi di carta delle collezioni  AIB-WEB. Formazione e gestione delle raccolte,

Per approfondire:  Le voci “Acquisizioni delle raccolte”, “Sviluppo delle raccolte”, “Scarto del materiale bibliografico” (a c. di R. Morriello), in Biblioteconomia. Guida classificata, diretta da M. Guerrini, Milano, Bibliografica, 2007, p  SOLIMINE, G. Le raccolte delle biblioteche: progetto e gestione, Milano, Bibliografica,  VACCANI, L. Revisione delle raccolte, Roma, AIB,  WHITTAKER, K. Metodi e fonti per la valutazione sistematica dei documenti. Edizione italiana a cura di P. Lucchini e R. Morriello. Manziana, Vecchiarelli, 2002