ARCHIVISTICA GENERALE 6 ARCHIVIO DI DEPOSITO, ARCHIVIO STORICO E SELEZIONE 2013

Gli archivi di deposito Criteri, regole e strumenti

Definizioni E’ l’insieme dei documenti semiattivi di un soggetto produttore E’ il deposito dove i documenti semiattivi sono conservati Nella normativa nazionale la permanenza è di 40 anni dall’esaurimento della pratica. In ogni caso si tratta di termini variabili. La fase semi-attiva è una fase critica e cruciale (Limbo negli US, Purgatorio nell’UK: stato provvisorio di transizione) per la salvaguardia del patrimonio archivistico, sia dal punto divisa fisico che dal punto di vista intellettuale: è in questa lunga fase che il documento mantiene o perde la sua qualità informativa (che dipende dal mantenimento del vincolo archivistico) sia a fini amministrativi che di ricerca storico-scientifica. indica comunque uno stato provvisorio di conservazione dei documenti fino alla eliminazione o all’invio nell’archivio storico

Finalità La documentazione è usata meno frequentemente, ma conserva ancora un sostanziale e prevalente valore amministrativo anche nel caso in cui i documenti siano destinati alla conservazione permanente. Reperimento dei documenti e accesso inversamente proporzionale al ciclo di vita del documento aumenta l’ambito di visibilità applicazione della 241/90 cultura del precedente valore amministrativo e legale dei documenti

Principi responsabilità dell’ufficio che ha prodotto i documenti (ente che versa/proprietario dei documenti) accesso garantito (procedure, distanza, trasmissione) ordine originario dei documenti non modificabile (art. 68 del dpr 445/2000 e codice b.c. 42/2004): l’ordine deve essere garantito mediante il controllo intellettuale delle serie archivistiche che devono essere perciò identificate nel momento stesso in cui entrano nell’archivio (mantenimento del vincolo archivistico) controllo della movimentazione tempi di conservazione definiti (piano di conservazione): nessun documento deve entrare in archivio di deposito se non si conosce quando ne uscirà I documenti devono essere solo depositati importanza delle procedure ma anche della collocazione/distanza dell’edificio adibito ad archivio di deposito, dei modi di trasmissione dei documenti richiesti, dall’uso delle tecnologie 5

Requisiti essenziali Corretta gestione dei versamenti piano di classificazione definizione delle responsabilità risorse economiche ed umane 6

Attività Trasferimento Gestione dei depositi Movimentazione Selezione 7

Strumenti Elenchi di trasferimento Topografico Programma per la movimentazione Piano di conservazione integrato con il sistema di classificazione Gli elenchi di trasferimento diventano dei documenti a loro volta che hanno valore di prova circa il carico (archivio deposito) e lo scarico (archivio corrente) del materiale documentario; importante per il passaggio di responsabilità Il topografico è importantissimo per sapere e individuare fisicamente la collocazione di quello che c’è per sapere quanto spazio libero per la programmazione delle acquisizioni Per la movimentazione schede codice a barre 8

Modelli Si riconoscono modelli diversi per la gestione dei documenti semiattivi, in base al ruolo dell’amministrazione archivistica e alla prevalenza della funzione: economica (controllo fisico e risparmio di risorse: conservare i documenti meno utili in luoghi dedicati che rispondono a criteri pratici: spazio a costi minori in zone periferiche) funzionale-archivistica (corretta conservazione del materiale e controllo intellettuale oltre che fisico della documentazione) Archivio di deposito (modello italiano) Record center (modello anglosassone) Archivio intermedio o prearchivio (modello francese e spagnolo)

L’archivio di deposito nel modello italiano I soggetti produttori conservano i documenti semiattivi nella loro responsabilità (per tutto il periodo in cui i documenti non sono più attivi: 40 anni dall’esaurimento della pratica secondo la normativa nazionale) Il modello italiano si basa su valutazioni non solo economiche, ma di natura giuridica e archivistica E’ un modello integrato basato sulla responsabilità del soggetto produttore e sul potere di controllo dell’amministrazione archivistica nel settore pubblico e per gli archivi privati dichiarati di notevole interesse storico

Record center la gestione dei documenti semiattivi spetta ai soggetti produttori (in genere consorziati) in centri funzionali in cui gli spazi e i servizi sono condivisi e che rispondono a obiettivi di razionalizzazione e contenimento costi l’amministrazione archivistica solo al momento del passaggio all’archivio storico l’attività di selezione prevede due fasi di cui la prima non include l’intervento e il controllo degli archivisti (se non nella forma di piani di conservazione) Area anglosassone, Francia e Spagna Entrambe le scelte si ispirano alla teoria nordamericana delle tre età del documento sviluppatasi nel secondo dopoguerra ma non rimandano ad un modello unico L’esigenza è quella di gestire masse documentarie ingenti Vi sono processi di trasformazione anche per questi 11

Archivio intermedio o pre-archivio Missionaires Centre (poi Cité des archives contemporaines) nel 1963 a Fontainebleau la documentazione semiattiva è presa in carico dall’amministrazione archivistica archivi intermedi centralizzati Il modello è stato sviluppato in Francia nel II dopoguerra per affrontare con strumenti organizzativi, spazi e risorse adeguati l’enorme mole di documenti prodotti dalle amministrazioni pubbliche a seguito dell’intervento dello Stato nell’economia o nella vita sociale In crisi lontano dal centro cittadino saturazione degli spazi ingorgo operativo sviluppo di servizi di consultazione sia in America che in Francia ci si muove nella direzione di gestioni integrate e formazione di strumenti adeguati. Il caso canadese sensibilizzazione selezione 12

Obiettivi dell’archivio intermedio Sgombrare i locali dei soggetti produttori dai documenti semiattivi Garantire condizioni fisiche adeguate alle operazioni di valutazione Permettere la consultazione dei documenti da parte dei soggetti produttori Consentire un intervento di conservazione più efficace e meno costoso (concentrazione) Il sistema non prevedeva funzioni di gestione documentaria da parte dei missionaires, ma solo controllo dei versamenti Il sistema è entrato in crisi per l’assenza di strategie e strumenti, per la conservazione di una produzione documentaria abnorme che richiedeva una doppia movimentazione, per l’esaurimento degli spazi fisici: è stata recentemente introdotta una modifica significativa: i soggetti produttori attivano archivi di deposito per i documenti destinati allo scarto e inviano a Fontainebleau solo le serie destinate alla conservazione permanente.

La discussione sulla creazione di un archivio intermedio nel modello italiano Proposta avanzata nel 1933 da Casanova per trasformare in un archivio intermedio l’edificio di S.Michele a Ripa (291 km): la proposta fu scartata per l’inidoneità della sede (depositi sotto il livello del Tevere, costi elevati di restauro e perplessità sul progetto) Progetto ripresentato da Armando Lodolini nel 1949 (già collaboratore di Casanova) per i dicasteri centrali: il progetto fu realizzato solo per gli archivi notarili distrettuali (archivi dei notai che cessano l’attività per 100 anni, prima di passare negli AS) Il progetto nasceva dalla normativa italiana: termini di versamento di 5 anni per le carte statali (rd 31 agosto 1933, n. 133): il rischio era quello di trasformare gli AS in succursali degli archivi di deposito degli uffici pubblici e delle cancellerie giudiziarie (vedi commento dpr 1409/1963). Nel 1953 la data di versamento fu spostata alle carte anteriori al 1900. Principi uniformi furono introdotti nel 1963 con la creazione di organi di controllo sulla formazione degli archivi (commissioni di sorveglianza per lo Stato e ruolo delle soprintendenze archivistiche)

Responsabilità, regole e strumenti Gli archivi storici Responsabilità, regole e strumenti

Normativa Archivi storici di enti statali (amministrazioni centrali) Archivi storici di enti pubblici Archivi storici di enti privati

Condizioni preliminari Riconoscimento della funzione Personale qualificato. Mandato istituzionale. 17

Attività Versamenti Ordinamento Descrizione Consultazione Conservazione fisica

Versamento Il versamento è un passaggio formale di custodia. Consiste nell’operazione con cui trasferisce periodicamente in archivio le serie e/o i fondi archivistici semiattivi o inattivi. Viene eseguito previa selezione (applicazione del piano di conservazione o valutazione da parte dell’archivista storico) Possibilità di ricevere anche documenti non di proprietà dell’ente convenzione (trattamento, uso e consultabilità) La gestione dei trasferimenti/versamenti è attività centrale per la conservazione dell’archivio. Questa parte rappresenta la procedura di acquisizione a livello di controllo fisico, amministrativo e legale 19

Le fasi del versamento Due fasi: Invio (preparazione del versamento da parte dell’ufficio): elenco di consistenza dell’ufficio versante, indicazione e descrizione delle serie, estremi cronologici, consistenza, termini, modalità specifiche di conservazione, ufficio responsabile Acquisizione (gestione da parte dell’ufficio di concentrazione): registrazione dei versamenti con il nome dell’ente versante, controllo incrociato dei diversi versamenti relativi al medesimo ufficio di provenienza, collegamento delle provenienze sul piano del sistema informativo, valutazione se i versamenti vadano fusi (pur tenendo traccia delle fasi distinte di versamento) o lasciati separati; conservazione degli strumenti di versamento (utili in fase di riordinamento, descrizione e consultazione in sala di studio), collegamento tra la descrizione delle serie e la collocazione fisica (ubicazione: locale, fila, colonna, palchetto)

La gestione dei versamenti Difficoltà molteplici legate alla variabilità insopprimibile nella gestione dei versamenti (diversità dei termini di esaurimento delle pratiche) per cui è necessario operare con le serie archivistiche in modo irregolare rispetto alla loro formazione: difficoltà di ordinamento e descrizione e di gestione coerente e razionale degli spazi Necessità di ricomposizione virtuale delle serie e di ricostruzione dei fondi Predisposizione di schedoni di controllo e inventari topografici che fotografano la situazione esistente dei versamenti e l’effettiva organizzazione dei depositi

Strumenti per la gestione dei versamenti Elenco di versamento (elenco dei pezzi): nessuna serie dovrebbe entrare nell’archivio di deposito senza essere identificata da un elenco che acquista anche valore giuridico in quanto prova di trasferimento del materiale. Comprende: ufficio produttore e ufficio di responsabilità principale, denominazione della serie, estremi cronologici e consistenza, termini di conservazione, ubicazione (deposito, locale, scaffali) Identificazione di procedure specifiche per tipologie di unità archivistica Personale qualificato e aggiornato Predisposizione di schede informative per ciascuna serie anche a fini di reperimento (schedari e indici) Inventario topografico (elenco dei fondi e delle relative ubicazioni: assegnazione di codici alle ubicazioni e alle scaffalature) Regole per l’accesso e strumenti di controllo della movimentazione (registrazione in entrata e uscita con scadenze temporali) Statistiche della movimentazione (per l’efficiente tenuta dei depositi) Piano di conservazione e conservazione delle schede di serie distrutte Procedure per l’assunzione di responsabilità da parte del soggetto produttore in caso di prolungamento dei termini di conservazione

Ordinamento Rispetto della natura della documentazione di archivio Principio di provenienza Principio dell’ordine originario Documenti senza ordine originario Questa parte riguarda i principi fondamentali per il controllo intellettuale del materiale acquisito Quando si parla di ordinamento ci si riferisce all’ordinamento intellettuale che si traduce in una forma di ordinamento fisico. I vincoli con l’ente produttore (struttura, procedimenti, attività…) tra i documenti: modo in cui si succedono come prodotto di vari passaggi di un’azione per i documenti cartacei la posizione fisica è molto importante per stabilire l’ordine intellettuale i documenti elettronici invece sono sparsi in ordine casuale o comunque non immediatamente afferrabile. La relazione tra documenti elettronici che fanno parte dello stesso fascicolo, della stessa pratica, quindi è espressa nei metadati. Questo si può verificare anche per documenti tradizionali di diverso tipo (mappe, fotografie, grafici modelli) che per problemi conservativi sono disposti in luoghi diversi. Anche in questo caso la relazione va ricercata in un elemento intellettuale che è la classificazione. Ordine artificiale=necessario per il controllo intellettuale sulla base delle funzioni, delle strutture, della forma dei documenti e del loro contenuto 23

Descrizione Creazione degli strumenti di ricerca e di consultazione I criteri di scelta del tipo di descrizione dipendono da: natura del materiale da descrivere bisogni dell’utente scopi dell’archivio risorse disponibili Inventari, guide… Standard descrittivi coerenza importanza dell’inventario: rappresentazione contestuale e strutturale 24

Consultazione Mediazione dell’archivista Limiti all’accesso Problematiche relative alla conservazione fisica Regolamento della sala di consultazione

Conservazione fisica Oltre alle condizioni già analizzate: carta alcalina condizioni ambientali specifiche per materiali speciali: temperatura (20-22°) e umidità (43-47%); valori più bassi per le foto luce controllo inquinamento movimento di aria per rimuovere i gas generati dalla carta le scaffalature non devono appoggiare sui muri per l’umidità e devono essere agganciati al pavimento distanza anche dal soffitto il metallo chimicamente stabile i compatti utili a risparmiare spazio ma scomodi per il materiale fuori misura pericolosi non lasciano entrare aria di difficile controllo 26

Conservazione fisica Microfilm e documenti elettronici e digitali Polvere Graffi Elettricità statica Posizione orizzontale e non verticale

LA SELEZIONE

La proliferazione dei documenti, una nuova emergenza l’eccesso di carte impedisce l’accesso lo scarto è considerato dagli archivisti una mutilazione dell’archivio, una operazione negativa la teoria archivistica ha sottovalutato il problema e non ha sviluppato per tempo criteri adeguati di valutazione dei documenti lo sviluppo di un ambiente di sviluppo elettronico anche per i sistemi di gestione dei documenti richiede una metodologia adeguata, principi definiti, strumenti adeguati lo sviluppo dell’outsourcing, cioè del trasferimento a terzi delle funzioni di gestione dei documenti (inclusa l’attività di selezione) richiede la definizione di parametri certi e di standard di qualità per l’assunzione di decisioni

La selezione: definizioni analisi della terminologia: valutazione, selezione, scarto la valutazione è l’attività di analisi delle tipologie documentarie per deciderne i termini di conservazione la selezione è la decisione circa la durata e la destinazione finale dei documenti in base alla loro funzionalità archivistica: distruzione/conservazione lo scarto è il risultato della selezione nel caso in cui i documenti siano destinati alla distruzione

La selezione: cenni storici tradizionalmente è basata sul concetto di utilità amministrativa: come attività archivistica autonoma distinta dalle altre attività di gestione dei documenti nasce solo con la Rivoluzione francese (criteri radicali di distruzione di tutto ciò che costituiva testimonianza del feudalesimo) in passato il problema della selezione era limitata nella quantità e nella qualità: si conservavano pochi documenti finali ufficiali, dotati di pubblica fede: titoli legali di proprietà e diritti i criteri di selezione erano impliciti nelle procedure quotidiane di archiviazione: i documenti di sintesi sostituivano sempre quelli analitici precedenti, destinati alla eliminazione (il caso delle tavolette d’argilla) è stata a lungo considerata una mutilazione dell’archivio o, nella migliore delle ipotesi, un compromesso (Lodolini) tra il principio teorico della conservazione integrale e la necessità pratica di scartare.

Il fondamento della selezione Non esiste un fondamento obiettivo ed assoluto: il fondamento va ricercato nel criterio di selezionare per la conservazione permanente quei documenti necessari per lo svolgimento dell’attività in corso e per la sua comprensione: i documenti destinati alla distruzione non sono inutili, né privi di valore storico; sono meno essenziali per la conoscenza e la valutazione delle funzioni dell’ente produttore e del modo concreto dell’esercizio delle funzioni medesime svolte nelle democrazie moderne si selezionano i documenti per la conservazione anche con lo scopo di rendere chiaro e leggibile il processo di assunzione delle decisioni (trasparenza)

La selezione e il vincolo archivistico Molti autori (Lodolini, Romiti) hanno messo l’accento sul fatto che la selezione produce una rottura del vincolo archivistico: “Sul piano teorico ...la selezione non dovrebbe esistere” (Lodolini); per Romiti è difficile trovarne la giustificazione teorica, ma ne riconosce la imprescindibilità pratica e distingue tra: scarto preordinato: criteri precedenti la formazione dei docc. scarto in itinere: eliminazioni compiute dall’ente nel corso dell’attività scarto differito: sugli archivi non correnti, in fasi diverse e sulla base di responsabilità diverse In realtà il vincolo archivistico è la necessaria conseguenza della natura dei documenti e della loro funzione, che non muta nel tempo o per interventi successivi (incluso l’intervento di scarto): il fatto che il vincolo sia perduto per ragioni diverse (fortuite o volute) non elimina la natura archivistica di quel complesso

I criteri oggettivi della selezione in relazione al vincolo archivistico (Romiti) conservazione dei documenti originali: per non distruggere il vincolo è necessario conservare il materiale originale e primario con esclusione solo di alcuni materiali preparatori conservazione del contenuto giuridico (della notizia): si possono distruggere i documenti primari e originali se le notizie contenute siano a loro volta contenuti in altri documenti originali destinati alla conservazione Nella realtà la soggettività è ineliminabile e la selezione è determinata da ragioni anche pratiche, oltre che amministrative e giuridiche.

gli strumenti a supporto di una funzione strategica Di fronte all’emergenza della quantità della produzione documentaria, la capacità di selezione in modo tempestivo, corretto dal punto di vista legale ed efficiente è strategica, ma ha bisogno di strumenti specifici: controllo sulla formazione dei documenti e dei fascicoli controllo sulla accumulazione di documenti e fascicoli nel corso del tempo (elenchi di trasferimento e versamento) sviluppo di sistemi integrati (piani di conservazione/selezione che connettano le fasi di formazione dell’archivio alla loro tenuta nell’archivio di deposito e storico): connessione con la classificazione

La natura della selezione La selezione è quindi il risultato della attività di valutazione dei documenti per deciderne i termini di conservazione, ovvero la durata dei documenti in base a criteri di funzionalità archivistica, che sono fissati in base a fini probatori, amministrativi, informativi e di ricerca (supporto delle decisioni presenti e future, mezzo di prova legale, surrogato dell’atto o del fatto che il documento rappresenta) La selezione è sempre il risultato di un’attività di valutazione di contenuto, ma in modo indiretto e in base al contesto amministrativo di riferimento: si valuta la funzione che i documenti svolgono

Gli obiettivi archivistici della selezione: valutare il valore archivistico Obiettivo finale: la conservazione permanente dei documenti necessari a testimoniare l’attività istituzionale dell’ente produttore, identificare cioè il valore archivistico dei documenti e selezionarli su tale base Obiettivo subordinato: risolvere problemi di ridondanza e mettere i documenti a disposizione della ricerca interna ed esterna

Critica della selezione in due fasi: valore di testimonianza e valore informativo dei documenti (Th. R. Schellenberg) Secondo la teoria nordamericana si distinguono più valori dei documenti (fiscale, amministrativo, informativo, archivistico, ecc.), in particolare si distingue tra valore di prova (evidential value), su cui dovrebbero decidere esclusivamente gli amministratori degli enti nella fase in cui i documenti sono ancora attivi o semiattivi, e valore informativo (information value), su cui decidono gli archivisti I documenti hanno in ogni momento entrambi i valori e sono formati, tenuti e utilizzati perché svolgono allo stesso tempo entrambi le funzioni. E’ solo una questione di prevalenza nelle diverse fasi di gestione dei documenti

Analisi delle funzioni del documento nell’attività di selezione amministrativa: documenti definiti rispetto alle attività istituzionali (statuti, deliberazioni, verbali, circolari, bilanci, rapporti, promemoria generali) legale: documenti individuati sulla base dell’ordinamento giuridico (diritti e obblighi dei singoli, siano essi il personale dell’ente o gli utenti esterni, impegni verso terzi, ecc.): contratti, titoli, ecc. fiscale/contabile: documentazione che testimonia le modalità di impiego, distribuzione e controllo delle risorse finanziarie (fatture, mastri, mandati, libri cassa, ecc.)

Le responsabilità per la selezione Le responsabilità per la selezione sono complesse e complementari e coinvolgono sia gli amministratori che gli archivisti. Le modalità della valutazione sono comuni, poiché è la funzione svolta dai documenti per l’ente produttore a dover essere valutata nella capacità di aver consentito all’ente di svolgere nel tempo il proprio mandato: si dovranno conservare permanentemente quei documenti in grado (secondo criteri di economicità) di garantire o accrescere la capacità di comprensione amministrativa e storica. l’archivista deve tener conto delle esigenze della ricerca, ma insieme farsi interprete imparziale della volontà organizzativa dell’ente produttiva: non a caso in tutte le legislazioni archivistiche le responsabilità sono sdoppiate per il settore pubblico, più tutelato (archivista di Stato/archivista dell’ente)

I criteri empirici per la selezione selezionare per la conservazione o distruzione intere serie (selezionare per serie), a meno che non si introducano tecniche di campionatura, peraltro molto contestate dal punto di vista teorico (Romiti le giustifica solo nella pratica, perché il risultato è quello di conservare spezzoni frammentari di archivi: è considerato un metodo antiarchivistico) conservare integralmente la documentazione più antica (in Italia c’è il divieto assoluto di scartare documenti anteriori al 1861) conservare le pratiche dell’ultimo ufficio che le ha trattate (garanzia di maggiore completezza) verificare la complementarietà e le lacune di serie documentarie prodotte da uffici in corrispondenza reciproca

Alcuni disposizioni normative in materia di selezione nell’ordinamento giuridico italiano Norme di natura amministrativo-contabile: 10 anni (fatture, lettere e telegrammi ricevuti e spediti, note di addebito e accredito, estratti conto, registri di magazzino, pagamenti a terzi, piani dei conti, registri prescritti per legge, documentazione relativa a operazioni bancarie come mandati, reversali, deleghe, ecc. In base all’art. 2220 del codice civile le scritture contabili e la corrispondenza relativa devono essere conservate per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione. La prescrizione ordinaria (salvo casi specifici) è di 10 anni (art. 2946 del codice civile: estinzione dei diritti) nel caso di documentazione fiscale, le norme prevedevano come termine di conservazione l’obbligo fino a che non erano definiti gli accertamenti fiscali del corrispondente anno di imposta (art. 22 dpr 4 set. 1963, n. 600). Le nuove norme sui procedimenti amministrativi hanno stabilito termini inderogabili per il Ministero delle finanze: il termine è di 5 anni. Prescrizioni brevi (da 5 a 1 anno) ai sensi degli articoli 2947-2962 del codice civile

Alcuni disposizioni normative in materia di selezione nell’ordinamento giuridico italiano Documenti relativi al personale: normativa del Consiglio di amministrazione dell’INPS (1966) a fini interni: fascicoli personali per 40 anni dopo il pagamento dell’ultima rata di pensione diretta o indiretta (di fatto equivale alla conservazione illimitata). Cartellini orario, documentazione relativa ai concorsi: 10 anni (esclusi gli atti generali e i verbali delle commissioni per cui è prevista la conservazione illimitata) Non possono esistere norme generali e assolute, tenuto conto dell’evoluzione della società civile, degli obblighi di legge, della natura della documentazione che evolve nella funzione svolta.

La conservazione illimitata Documentazione amministrativa (qualche esemplificazione): Documenti a carattere normativo e regolamentare (delibere, ordinanze, determinazioni, circolari…) Documentazione patrimoniale (inventari, fascicoli del patrimonio immobiliare e mobiliare…) Documentazione contabile riassuntiva (bilanci, conti consuntivi, libri mastri, libri giornali…) Documentazione contrattualistica (atti di gare, contratti…) Documentazione giudiziaria e di contenzioso Documentazione del personale (fascicoli del personale, libri matricola…) Documentazione specifica (istituzionale): Documenti statistici o riepilogativi, relazioni, ispezioni, materiali di studio e di ricerca, allegati alle delibere)

La selezione: procedure e sistemi organizzativi Le modalità di selezione e i sistemi organizzativi variano da Paese a Paese: la selezione può precedere e/o seguire il versamento la selezione può essere affidata agli archivisti o condivisa con gli amministratori degli enti produttori la selezione può richiedere l’esistenza di strumenti generali di guida (massimari, piani di conservazione, regole per la campionatura, ecc.)

Le tecniche di campionatura Per serie molto ingombranti ma di contenuto informativo omogeneo si possono prevedere nel piano di conservazione specifiche tecniche di campionatura su basi soggettive o su basi oggettive La soluzione migliore consiste nell’utilizzare più metodi

Le tecniche su basi soggettive qualitativa: documenti significativi (alto grado di discrezionalità): scelta di esemplari statistica: pezzi significativi in un insieme più ampio (utile per serie omogenee): campionatura selettiva

Le tecniche su basi oggettive casuale: secondo cadenze numeriche (es. 1 ogni 10), presuppone criteri numerici di identificazione dei documenti. Richiede una difficile valutazione scientifica dei documenti nel caso di dati quantitativi complessi sistematica: individuazione di un criterio seguito sistematicamente (es. tutti i fascicoli individuali che inizino con una determinata lettera) finalizzata: campioni che si riferiscono a individui o argomenti scelti

Documenti vitali e disaster plan E’ una tecnica diffusa in Nordamerica di intervento preventivo in caso di disastro (riguarda, generalmente, non più del 4% del patrimonio documentario): si seleziona per una conservazione in duplice copia il materiale che è necessario per dare continuità all’attività dell’ente. Richiede un continuo aggiornamento e revisioni periodiche.

LA NORMATIVA SULLA SELEZIONE

La normativa italiana. I precedenti la normativa italiana post-unitaria mette l’accento sul valore positivo dello scarto (sgombero delle carte inutili), anziché sul valore positivo della conservazione permanente (Lodolini) tuttavia, le norme esistenti, definite a partire dal dpr 30.9.1963, n. 1409 e recepite nel Testo unico 490/1999 e poi dal Codice 41/2004 hanno disciplinato la materia in modo adeguato i primi interventi sistematici risalgono alla Rivoluzione francese e alla restaurazione (commissioni ad hoc e regolamenti): Commissione istituita in Francia nel 1792 Commissione di spurgo istituita nel 1822 nel Granducato di Toscana Congregazione particolare nominata da Gregorio XVI nel 1839

La normativa sulla selezione per le amministrazioni statali - 1 I versamenti della documentazione delle amministrazioni centrali debbono essere preceduti dalle operazioni di scarto, o almeno essere contestuali ad esse: in mancanza di tali operazioni, il versamento non può essere ricevuto dall'Archivio di Stato competente Commissioni di sorveglianza sono istituite (art. 41, comma 5 del dlgs 42/2004) presso gli uffici amministrativi e giudiziari dello Stato. Composizione e funzionamento sono disciplinati con regolamento approvato con dpr 8 gennaio 2001, n. 37 (Regolamento di semplificazione dei procedimenti di costituzione e rinnovo delle commissioni di sorveglianza sugli archivi e per lo scarto dei documenti degli uffici dello Stato).

La normativa sulla selezione per le amministrazioni statali - 2 Ne fanno parte rappresentanti del Ministero, del Ministero dell’interno e degli uffici medesimi (coerentemente con quanto indicato dalle norme sul documento amministrativo, dpr 445/2000, artt. 67-69) con i compiti di: vigilare sulla corretta tenuta degli archivi correnti e di deposito, collaborare alla definizione dei criteri di organizzazione, gestione e conservazione dei documenti, proporre gli scarti, di curare i versamenti previsti, identificare gli atti di natura riservata Gli scarti sono autorizzati dal Ministero Lo scarto dei documenti già versati negli archivi di Stato è considerato eccezionale (è richiesto il parere del Comitato di settore)

La normativa sulla selezione per gli enti pubblici Il principio del nullaosta da parte dell’autorità archivistica (direttore dell’archivio di Stato allora e solo successivamente al 1963 del soprintendente archivistico) era già previsto dal regolamento del 1911 (art. 74), poi confermato dalla legge del 1939. dpr. 1409/1963 art. 35: gli enti pubblici stabiliscono con provvedimento motivato dei rispettivi organi deliberanti quali documenti dei propri archivi siano da scartare. Il provvedimento è sottoposto all’approvazione dell’autorità che esercita la vigilanza sull’ente, previo nulla osta del competente soprintendente archivistico Il principio è mantenuto nel Codice

La normativa sulla selezione per gli archivi privati Il divieto di inviare al macero gli archivi di interesse storico-politico era già affermata dal regolamento del 1939 (art. 29) che prevedeva la previa autorizzazione del ministero dell’interno resa sulla base di elenchi fatti pervenire per il tramite della direzione dell’archivio di Stato competente per territorio dpr. 1409/1963, art. 42: “i proprietari, possessori o detentori di archivi o di singoli documenti dichiarati di notevole interesse storico non possono procedere a scarti se non previa autorizzazione del competente soprintendente archivistico”, che può “disporre il deposito, presso il competente archivio di Stato dei documenti chòe i privati propongono per lo scarto” La normativa è confermata dal Codice

esempio di modulo per l’autorizzazione allo scarto

I rischi dei massimari di scarto tradizionali I massimari rappresentano la faccia negativa del problema: senza ulteriori specificazioni rischiano di definire solo ciò che è da scartare, non escludendo peraltro, ulteriori possibilità di eliminazione E’ stato suggerito (Lodolini) di trasformare i massimari di scarto dei documenti inutili in programmi di selezione di documenti per la conservazione permanente Il passo ulteriore è l’integrazione del piano di conservazione con altre funzioni: controllo della formazione dei documenti, dei criteri di accumulazione e delle successive fasi di gestione, verifica delle norme sull’accesso e sulla privacy, valutazione di alternative alla conservazione (microfilm o altri supporti, tecniche di campionatura)

Interventi di ricognizione Sono interventi necessari in situazioni di emergenza, in assenza di interventi periodici e di strumenti di controllo, in caso cioè di accumulo; oppure per la predisposizione di nuovi strumenti di gestione in assenza di una conoscenza adeguata del materiale documentario e delle procedure seguite. Strumenti: creazione di un gruppo di lavoro con personale specializzato autorevole (funzioni di ricognizione, valutazione, elaborazione di soluzioni complessive e parziali e/o intermedie, ad esempio proprio per la selezione questionario/ricognizione dei depositi/interviste ricognizione vera e propria

La ricognizione E’ costituita di più fasi ed è attività molto impegnativa che tuttavia fornisce informazioni di grande utilità: studio preliminare: recupero e analisi di normativa interna, organigrammi, elenchi e repertori (per strutture). Richiede cooperazione con il personale, un elenco dei referenti, l’individuazione e la valutazione dei centri di protocollazione, il recupero di dati di sintesi sul materiale conservato e distrutto censimento fisico: individuazione di un referente autorevole ed esperto, colloqui preliminari guidati da domande preconfezionate, visite in loco ad uffici e depositi, individuazione e studio dei meccanismi di trasferimento e degli strumenti di archiviazione e di ricerca esistenti, raccolta di esigenze e interrogativi compilazione di elenchi di conservazione per serie

La compilazione di elenchi di conservazione per serie Per ottenere risultati adeguati sono necessarie molte attività, tra cui: corretta denominazione delle voci predisposizione di rinvii e indici attività di normalizzazione dei termini indicazione della forma giuridica della natura del documento elaborazione di elenchi diversi per facilitare la consultazione analisi attenta della corrispondenza e qualità del materiale conservato