0 Forum PA 2004 eProcurement: da esempi pilota a pratica diffusa L’eProcurement nella PA: sfide e opportunità Federico Maffezzini – Partner Deloitte Consulting

1 Il 90% delle aziende dichiara di comprare beni e servizi indiretti on-line % Aziende che acquistano on-line % Spesa transitata via Internet Fonte: ISM/Forrester Report On Technology In Supply Management su un campione di 294 direttori acquisti

2 Gli acquisti on-line generano risparmi sia sui prezzi che sui costi di processo Circa il 35% delle aziende dichiara una riduzione del Total Cost of Ownership; questa percentuale sale al 45% per aziende con oltre 100 M $ di acquisti La modalità più diffusa di utilizzo è la Request for Proposal (69%) contro l 25% delle Aste on line ed il 33% dei cataloghi Il 63% delle aziende utilizza Internet come strumento di collaborazione con i propri fornitori: pianificazione, ciclo dell’ordine, gestione inventari Fonte: ISM/Forrester Report On Technology In Supply Management

3 L’eProcurement nella PA può rafforzare esigenze e valori distintivi del settore pubblico La trasparenza delle procedure di acquisto, caratteristica comune ai diversi modelli di intermediazione digitale. La competitività del mercato attraverso una maggiore accessibilità di tutte le imprese alle procedure di acquisto della P.A. L’efficienza generata dalla: −semplificazione dei processi −aggregazione di diversi enti interessati al medesimo acquisto −riutilizzo di strumenti e competenze costruite a livello nazionale o locale.

4 I tre pilastri di una strategia di eProcurement Il valore (o costo) degli acquisti è la somma di diversi fattori: la riduzione del prezzo è solo una parte del problema Attenzione al controllo della domanda: se riduco i prezzi ma aumento i consumi il saldo è negativo La conoscenza (dei prodotti e dei fornitori) è la chiave del successo Concentrarsi sul valore Il primo cambiamento è lavorare insieme (“fare sistema”) cioè presentarsi di fronte ai fornitori con un maggiore potere negoziale e conoscenza dei processi Investire nelle persone: il capitale umano è quello con il più alto tasso di ritorno Comunicazione e formazione sono essenziali sia all’interno della PA che nel mondo delle imprese Gestire il cambiamento La tecnologia è essenziale per permettere una reale diffusione del cambiamento... ma l’eProcurement non è un progetto tecnologico Usare la tecnologica

5 Le cose da fare.... Coinvolgere tutti gli attori in gioco: chi è abituato ad acquistare non utilizzerà mai i nuovi sistemi se si sente “tagliato fuori” dalle decisioni e se i fornitori con cui ha sempre lavorato non entrano a far parte del nuovo sistema Non ci sono fallimenti, solo sfide e opportunità: l’eProcurement è ancora in una fase iniziale di sviluppo, quindi è importante misurarsi con queste novità, agire ed imparare dalle esperienze fatte Mantenere un approccio flessibile e pragmatico: non bloccarsi su soluzioni inamovibili L’implementazione è locale, ma il disegno è di sistema. E’ fondamentale il ruolo locale per convincere ed accompagnare compratori e fornitori a comprendere ed utlizzare i nuovi sistemi; occorre però riferirsi ad un modello di riferiemento comune. La formazione è locale, ma la promozione è dell’intera PA. L’eProcurement deve essere percepito come strategico per l’intero settore publico

6.... e gli errori da evitare Non creare regole troppo rigide. La flessibilità è fondamentale per poter cogliere approcci e vincoli differenti. Non illudersi che compratori e fornitori sappiano tutto sull’eProcu- rement La facilità e semplicità di accesso, l’assistenza continua, la formazione anche rapida sono essenziali per avvicinare i diversi attori e metterli “a prorio agio” nell’utilizzo dei nuovi strumenti. Non concentrarsi solo sui compratori o sui fornitori. Un sistema di eProcurement deve generare vantaggi per entrambi Non creare sistemi eccessivamente personalizzati. Il grado di maturità è in rapida crescita ma ci sono ancora molti margini di miglioramento. E’ opportuno poter beneficiare di quanto viene sviluppato sul mercato. Non guardare il bicchiere mezzo vuoto Le persone sono per natura abitudinarie. Dopo i primi entusiasmi tendono a comportarsi come hanno sempre fatto e questo può generare un percorso non lineare nell’accettazione dei nuovi strumenti.

7 Conclusione Il momento comincia ad essere quello giusto. Non bisogna però illudersi di “bruciare le tappe”: è una maratona, non i 100 metri I benefici sono veri … e sono necessari, sia nel privato che nel pubblico E’ un cambiamento di cultura: non tutti si possono muovere con lo stesso passo. Ci vuole un gruppo di “innovatori” che esplorino per primi e trascinino gli altri Collaborare è fondamentale: il settore pubblico può davvero fare sistema. La massa critica del settore pubblico è tale che lo Stato può in questo caso fare da traino per l’innovazione.