Corso “Il Servizio archivistico nell’Ente locale “ Consultabilità degli archivi per scopi storici Silvia Miscellaneo - Belluno, 26 maggio 2010

Accesso e consultabilità Avete visto, con Franco Cardin Diritto di accesso ai documenti amministrativi e il diritto alla protezione dei dati personali, regolati dalla L. 241/90 e dal D. Lgs. 196/03 Oggi ci occupiamo invece di: Consultabilità dei documenti degli archivi e tutela della riservatezza, regolati dal D. Lgs 42/2004 (Codice dei beni culturali e del paesaggio) e dal D. Lgs. 196/03 Codice di deontologia e buona condotta per il trattamento dei dati personali per scopi storici (Allegato A2 del D. Lgs. 196/03)

Diritto di accesso: definizione Che cos'è il diritto di accesso? E' il diritto degli interessati ad esaminare ed eventualmente ottenere copia dei documenti amministrativi Ai sensi dell'art. 22 della legge 241/90 "al fine di assicurare la trasparenza dell'attività amministrativa e di favorirne lo svolgimento imparziale, è riconosciuto a chiunque vi abbia interesse per la tutela di situazioni giuridicamente rilevanti il diritto di accesso ai documenti amministrativi...".

Consultabilità: definizione Cosa si intende per “consultabilità”? Questo termine è stato adottato dalla normativa vigente per indicare la possibilità di accedere alla consultazione dei documenti conservati negli archivi pubblici, con particolare riferimento agli archivi storici

Consultabilità: normativa principale La possibilità di accedere alla consultazione dei documenti conservati negli archivi (pubblici o privati di interesse storico particolarmente importante) per fini di studio o di ricerca e non per tutelare un interesse giuridicamente rilevante dell’interessato, è regolata principalmente dal Codice dei beni culturali e del paesaggio (D. Lgs 42/2004, art. 122-127)

Ma la normativa vigente è costituita da tre testi che si integrano tra di loro D. Lgs. 42/2004 “Codice dei Beni Culturali e del Paesaggio” (artt. 122-127) D. Lgs. 196/2003 “Codice in materia di protezione dei dati personali” Codice di deontologia e buona condotta per i trattamenti di dati personali per scopi storici (provvedimento 14.03.2001 del Garante per la protezione dei dati personali, pubblicato in G.U. n. 80 del 5.04.2001, e poi incluso come allegato A2 nel D.Lgs. 196/2003)

In base alla normativa: I documenti conservati negli Archivi di Stato e negli archivi storici delle regioni, degli altri enti pubblici territoriali, nonché di ogni altro ente ed istituto pubblico sono liberamente consultabili (D. Lgs. 42/2004 , art. 122), ma

Ad eccezione dei documenti riservati, e cioè: - quelli dichiarati di carattere riservato ai sensi dell’articolo 125 relativi alla politica estera o interna dello Stato, che diventano consultabili 50 anni dopo la loro data; - quelli riservati contenenti dati sensibili (relativi a razza, religione, adesione a partiti politici, sindacati, associazioni, ecc.), nonché i dati relativi a provvedimenti di natura penale espressamente indicati dalla normativa in materia di trattamento dei dati personali, che diventano consultabili 40 anni dopo la loro data; - il termine è di 70 anni se i dati sensibili sono idonei a rivelare lo stato di salute, la vita sessuale o i rapporti riservati di tipo familiare (cosiddetti dati “ultrasensibili”).

Come ci si comporta in caso di documenti riservati? Se conservati negli Archivi di Stato: Il Ministro dell’interno, previo parere del direttore dell’Archivio di Stato competente e udita la commissione per le questioni inerenti alla consultabilità degli atti di Archivio riservati, istituita presso il Ministero dell’interno, può autorizzare la consultazione per scopi storici di documenti di carattere riservato conservati negli archivi di Stato anche prima della scadenza dei termini (D. Lgs. 42/2004 , art. 123)

Come ci si comporta in caso di documenti riservati? Se conservati negli Enti pubblici: Il Ministro dell’interno agisce come sopra, ma previo parere del Soprintendente archivistico. In entrambi i casi la richiesta di consultazione va inoltrata tramite la Prefettura competente per territorio.

Autorizzazione alla consultazione di documenti riservati L’autorizzazione è rilasciata, a parità di condizioni, ad ogni richiedente. I documenti per i quali è autorizzata la consultazione conservano il loro carattere riservato e non possono essere diffusi (D. Lgs. 42/2004, art. 123)

E se i documenti non hanno maturato i 40, 50 o 70 anni? Anteriormente al decorso dei termini i documenti restano accessibili ai sensi della disciplina sull’accesso ai documenti amministrativi. Sull’istanza di accesso provvede l’amministrazione che deteneva il documento prima del versamento o deposito (D. Lgs. 42/2004 , art. 122)

Consultabilità a scopi storici degli archivi correnti e di deposito Salvo quanto disposto dalla vigente normativa in materia di accesso agli atti della pubblica amministrazione, lo Stato, le regioni e gli altri enti pubblici territoriali disciplinano la consultazione a scopi storici dei propri archivi correnti e di deposito (D. Lgs. 42/2004 , art. 124)

Protezione dei dati personali Su richiesta del titolare [dei dati personali] può essere disposto il blocco dei dati personali che non siano di rilevante interesse pubblico, qualora il loro trattamento comporti un concreto pericolo di lesione della dignità, della riservatezza o dell’identità personale dell’interessato. La consultazione per scopi storici dei documenti contenenti dati personali è assoggettata anche alle disposizioni del codice di deontologia e buona condotta (D. Lgs. 42/2004, art. 126)

Codice deontologico per trattamento dei dati personali per scopi storici: perché? Poiché il trattamento di dati personali a fini storici, di studio, di ricerca e di documentazione è riconosciuto come attività di rilevante interesse pubblico, in questo caso non è obbligatorio richiedere il consenso degli interessati. Per contro, chi consulta per scopi storici documenti contenenti dati personali - anche conservati in archivi privati non dichiarati di interesse storico particolarmente importante - deve attenersi alle norme del “Codice di deontologia e buona condotta per i trattamenti di dati personali per scopi storici” (D. Lgs. 42/2004, artt. 126, comma 3 e 127, comma 3)

Codice deontologico per trattamento dei dati personali per scopi storici: premessa L’osservanza del codice costituisce condizione di liceità del trattamento dei dati Il codice è espressione di diversi soggetti pubblici e privati, delle società scientifiche, associazioni professionali e delle categorie interessate (Centro di documentazione ebraica, Ministero per i beni e le attività culturali, Associazione nazionale archivistica italiana, Società per lo studio della storia contemporanea, ecc.) Il codice si ispira al codice deontologico internazionale degli archivisti approvato a Pechino nel 1996

Codice deontologico per trattamento dei dati personali per scopi storici Ambito di applicazione (art. 1) Le disposizioni del codice si riferiscono ai documenti conservati presso archivi delle pubbliche amministrazioni, enti pubblici ed archivi privati dichiarati di notevole interesse storico (dal 2004 in poi definiti “d’interesse storico particolarmente importante”)

Codice deontologico per trattamento dei dati personali per scopi storici Il Codice è rivolto: agli archivisti (regole di correttezza e non discriminazione nei confronti degli utenti, impegno di riservatezza) agli utenti (cautele per raccolta, utilizzazione e diffusione)

Codice deontologico per trattamento dei dati personali per scopi storici Definizioni (art. 2) Nel codice si intende: a) per "archivista", chiunque, persona fisica o giuridica, ente o associazione, abbia responsabilità di controllare, acquisire, trattare, conservare, restaurare e gestire archivi storici, correnti o di deposito della pubblica amministrazione, archivi privati dichiarati di notevole interesse storico, nonché gli archivi privati di cui al precedente art. 1, comma 4; b) per "utente", chiunque chieda di accedere o acceda per scopi storici a documenti contenenti dati personali, anche per finalità giornalistiche o di pubblicazione occasionale di articoli, saggi e altre manifestazioni del pensiero; c) per "documento", qualunque testimonianza scritta, orale o conservata su qualsiasi supporto che contenga dati personali.

Accesso agli archivi pubblici (art. 10) Codice deontologico per trattamento dei dati personali per scopi storici Accesso agli archivi pubblici (art. 10) L'accesso agli archivi pubblici è libero. Tutti gli utenti hanno diritto ad accedere agli archivi con eguali diritti e doveri. Fanno eccezione: - i documenti di carattere riservato relativi alla politica interna ed estera dello Stato che divengono consultabili 50 anni dopo la loro data - quelli contenenti i dati di cui agli articoli 22 e 24 della legge 675/1996 che divengono consultabili 40 anni dopo la loro data (dati sensibili, cioè relativi a razza, religione, adesione a partiti politici, sindacati, associazioni, ecc.) - il termine è di 70 anni se i dati sono idonei a rivelare lo stato di salute o la vita sessuale oppure rapporti riservati di tipo familiare (cosiddetti dati ultrasensibili)

Codice deontologico per trattamento dei dati personali per scopi storici Per quanto riguarda l’archivista sono previste: Regole generali di condotta (art. 3): Regole di conservazione e tutela (art. 4) Regole di comunicazione e fruizione (art. 5) Regole di impegno di riservatezza (art.6) Regole di impegno di aggiornamento dei dati (art.7) Regole in materia di fonti orali (art. 8)

Codice deontologico per trattamento dei dati personali per scopi storici Regole di buona condotta (art. 3): Nel trattare i dati di carattere personale e i documenti che li contengono, gli archivisti adottano, in armonia con la legge e i regolamenti, le modalità più opportune per favorire il rispetto dei diritti, delle libertà fondamentali e della dignità delle persone alle quali si riferiscono i dati trattati.

Codice deontologico per trattamento dei dati personali per scopi storici Regole in materia di tutela e conservazione (art. 4) Gli archivisti s’impegnano a: a) favorire il recupero, l'acquisizione e la tutela dei documenti b) tutelare l'integrità degli archivi e l'autenticità dei documenti, anche elettronici e multimediali, di cui promuovono la conservazione permanente, in particolare di quelli esposti a rischi di cancellazione, dispersione ed alterazione dei dati; c) salvaguardare la conformità delle riproduzioni dei documenti agli originali ed evitare ogni azione diretta a manipolare, dissimulare o deformare fatti, testimonianze, documenti e dati; d) assicurare il rispetto delle misure di sicurezza

Regole di comunicazione e fruizione (art. 5) Codice deontologico per trattamento dei dati personali per scopi storici Regole di comunicazione e fruizione (art. 5) Gli archivi sono organizzati secondo criteri tali da assicurare il principio della libera fruibilità delle fonti. L'archivista promuove il più largo accesso agli archivi e, attenendosi al quadro della normativa vigente, favorisce l'attività di ricerca e di informazione nonché il reperimento delle fonti. L'archivista informa il ricercatore sui documenti estratti temporaneamente da un fascicolo perché esclusi dalla consultazione.

Regole in materia di impegno di riservatezza (art. 6) Codice deontologico per trattamento dei dati personali per scopi storici Regole in materia di impegno di riservatezza (art. 6) 1. Gli archivisti si impegnano a: a) non fare alcun uso delle informazioni non disponibili agli utenti o non rese pubbliche, ottenute in ragione della propria attività anche in via confidenziale, per proprie ricerche o per realizzare profitti e interessi privati. Nel caso in cui l'archivista svolga ricerche per fini personali o comunque estranei alla propria attività professionale, è soggetto alle stesse regole e ai medesimi limiti previsti per gli utenti; b) mantenere riservate le notizie e le informazioni concernenti i dati personali apprese nell'esercizio delle proprie attività. 2. L'archivista osserva tali doveri di riserbo anche dopo la cessazione dalla propria attività.

Codice deontologico per trattamento dei dati personali per scopi storici Regole in materia di impegno di aggiornamento dei dati (art. 7): 1. L'archivista favorisce l'esercizio del diritto degli interessati all'aggiornamento, alla rettifica o all'integrazione dei dati, garantendone la conservazione secondo modalità che assicurino la distinzione delle fonti originarie dalla documentazione successivamente acquisita. 2. Ai fini dell'applicazione dell'art. 13 della legge n. 675/1996, in presenza di eventuali richieste generalizzate di accesso ad un'ampia serie di dati o documenti, l'archivista pone a disposizione gli strumenti di ricerca e le fonti pertinenti fornendo al richiedente idonee indicazioni per una loro agevole consultazione. 3. In caso di esercizio di un diritto, ai sensi dell'art. 13, comma 3, della legge n. 675/1996, da parte di chi vi abbia interesse in relazione a dati personali che riguardano persone decedute e documenti assai risalenti nel tempo, la sussistenza dell'interesse è valutata anche in riferimento al tempo trascorso.

Codice deontologico per trattamento dei dati personali per scopi storici Regole in materia di fonti orali (art. 8) 1. In caso di trattamento di fonti orali, è necessario che gli intervistati abbiano espresso il proprio consenso in modo esplicito, eventualmente in forma verbale, anche sulla base di una informativa semplificata che renda nota almeno l'identità e l'attività svolta dall'intervistatore nonché le finalità della raccolta dei dati. 2. Gli archivi che acquisiscono fonti orali richiedono all'autore dell'intervista una dichiarazione scritta dell'avvenuta comunicazione degli scopi perseguiti nell'intervista stessa e del relativo consenso manifestato dagli intervistati.

Codice deontologico per trattamento dei dati personali per scopi storici Per quanto riguarda la diffusione l’utente (art. 11) - si astiene dal pubblicare dati analitici di interesse strettamente clinico e dal descrivere abitudini sessuali riferite a persona identificata/bile - rispetta la sfera privata delle persone note o che abbiano esercitato funzioni pubbliche, nel caso in cui le notizie non abbiano alcun rilievo sul loro ruolo o sulla loro vita pubblica - può diffondere dati personali se pertinenti e indispensabili alla ricerca e se gli stessi non ledono la dignità e riservatezza delle persone

Corso “Il Servizio archivistico nell’Ente locale “ Ordinamento e strumenti di corredo © Silvia Miscellaneo - Belluno, 26 maggio 2010

Definizioni di archivio EUGENIO CASANOVA (1928): è la raccolta ordinata degli atti di un ente o individuo, costituitasi durante lo svolgimento della sua attività e conservata per il conseguimento degli scopi politici, giuridici e culturali di esso. GIORGIO CENCETTI (anni ’30): è il complesso degli atti spediti o ricevuti da un ente o individuo per il conseguimento dei propri fini o l’esercizio delle proprie funzioni LEOPOLDO SANDRI (1967): è il complesso di scritture per mezzo delle quali si è esplicata l’attività pratica di un istituto o persona, reciprocamente legate da un vincolo determinato dalla natura e competenza dell’ente o persona cui quelle scritture si riferiscono. PAOLA CARUCCI (1983): Complesso di documenti prodotti o comunque acquisiti da un ente (magistrature; organi e uffici centrali e periferici dello Stato; enti pubblici; istituzioni private; famiglie o persone) durante lo svolgimento della propria attività.

Ordinamento E’ l’insieme delle operazioni necessarie per dare un’organizzazione sistematica alle unità che compongono un archivio, sulla base di un principio teorico (es. in base a criterio per materia, decimale, cronologico, geografico, storico)

Metodo storico Consiste nel riordinare l’archivio ricostituendone l’organizzazione originaria, cioè ripristinando il rapporto e i legami che le carte hanno assunto necessariamente nel momento in cui sono state poste in essere (In pratica: ha come obbiettivo il ripristino del vincolo archivistico) Il metodo storico ricostituisce il rapporto tra funzioni svolte dall’ente e documenti prodotti e comporta quindi un accurato studio delle competenze del soggetto produttore dell’archivio. E’ di fatto l’unico sistema di riordino cui si riconosca valore scientifico.

Vincolo archivistico E’ il nesso che collega in maniera logica e necessaria i documenti che compongono l’archivio di un soggetto; tale nesso è: originario (perché sussiste sin dal momento in cui le scritture nascono); necessario (perché si crea spontaneamente, non dipende da una volontà esterna); determinato dalla natura e competenza del produttore (come tale è inoltre invariabile e definitivo, perché così come nasce, dura finché la scrittura ha vita). E’ l’insieme delle relazioni che intercorrono tra i documenti e in base al quale ogni scrittura prende senso in rapporto alle altre E’ di fatto l’unico elemento che permette di qualificare oggettivamente un complesso di scritture come archivio; costituisce cioè l’elemento discriminante al fine della distinzione tra un archivio ed altri complessi cartacei o altre “universitates rerum”(biblioteche, collezioni, raccolte)

Fasi dell’ordinamento secondo il metodo storico Schedatura delle singole unità (indicando soggetto produttore; soggetto conservatore; tipo di unità archivistica; natura della documentazione; date estreme; segnature; stato di conservazione; numero identificativo provvisorio); Raggruppamento delle schede per ente, uffici, serie (la ricostruzione delle serie si effettua sulla base della natura degli atti; della materia, del tipo, per affari omogenei, per competenza, per categorie, ecc. Es. serie delle deliberazioni, dei contratti, dei mandati, dei registri di protocollo, degli atti della cat. XV, ecc.) Attribuzione del nuovo numero di corda alle schede così riaccorpate (il numero di corda definitivo sostituisce quello di identificazione provvisorio) Riordino fisico dei pezzi in base al nuovo numero di corda Eventuale redazione dell’inventario più o meno analitico

Definizione di documento Testimonianza scritta di un fatto di natura giuridica, compilata coll’osservanza di certe determinate forme le quali sono destinate a procurarle fede e darle forza di prova (Carucci, 1983)

Mezzi di corredo Strumenti che contengono la descrizione, analitica o sommaria, delle unità archivistiche o dei singoli documenti che compongono un archivio o fondo archivistico. Possono essere: - strumenti primari: cioè inventari con diversi livelli di analiticità: rilevamento topografico, guide, censimenti, elenchi, inventari sommari, inventari analitici - strumenti secondari: indici, repertori, rubriche

Censimento Mezzo di corredo archivistico che rileva tutti gli archivi di un certo tipo esistenti in un territorio determinato, oppure tutto il materiale archivistico presente all’interno di un ente produttore o conservatore

Elenco Mezzo di corredo archivistico che descrive un archivio del quale però non ricostruisce - a differenza dell’inventario - l’ordine. Può essere analitico, oppure di consistenza

Elenco di consistenza Lista che indica la quantità dei pezzi conservati nelle diverse serie di un fondo per anno, per fascicolo, per categoria, per numero di pratica, per busta, per tipologia, ecc. In alcuni casi può corrispondere ad un inventario sommario

Guida Mezzo di corredo archivistico che descrive sistematicamente, in maniera più o meno dettagliata, i fondi conservati in uno o più istituti archivistici

Guide Guida settoriale: Mezzo di corredo archivistico che descrive tutti gli archivi di un certo tipo presenti in un territorio determinato Guida tematica: Mezzo di corredo archivistico che elenca tutti i complessi archivistici, le serie o singoli documenti relativi ad un determinato tema di ricerca, conservati in uno o più sedi Guida topografica: Mezzo di corredo archivistico che consente di localizzare la collocazione fisica di un archivio, serie o singolo pezzo all’interno di un istituto di conservazione

Inventario Mezzo di corredo, redatto al termine di un processo critico di riordino di un archivio, il quale descrive più o meno analiticamente la singola unità archivistica secondo determinati standard di descrizione archivistica condivisi dalla comunità scientifica (ISAD(G), Siviglia 2000). Può essere sommario o analitico, ma deve comprendere necessariamente almeno un’introduzione generale relativa alla storia del soggetto produttore, alle vicende e struttura dell’archivio, modalità di intervento dell’archivista; inoltre eventuali cappelli introduttivi alle singole serie ed indici dei nomi (di persone, località, istituzioni)

Indice Elenco alfabetico dei nomi di persona, di ente, di luogo, o di una scelta di parole notevoli che rinviano all’inventario.

Repertorio Registro in cui vengono annotati con numero progressivo i fascicoli secondo l’ordine cronologico in cui si costituiscono all’interno delle suddivisioni del titolario. E’ dunque un mezzo di corredo per facilitare il reperimento dei fascicoli, compilato presso l’ente che produce l’archivio.

Rubrica Registro con i margini scalettati e contraddistinti con lettere dell’alfabeto, o schedario, su cui si registrano per nome di ente, di persona o di luogo, secondo ordine alfabetico, i singoli documenti o le pratiche in base al loro contenuto. Il documento o la pratica devono essere richiamati in tutte le voci cui può essere riferito il contenuto e il documento deve essere registrato nelle varie voci della rubrica subito dopo la sua registrazione a protocollo. Anche la rubrica è dunque un mezzo di corredo compilato presso l’ente che produce l’archivio.