Comunicazione Pubblica La semplificazione del linguaggio amministrativo

Obiettivi della giornata Conoscere il dibattito sulla semplificazione del linguaggio Applicare le regole sulla semplificazione del linguaggio amministrativo

La semplificazione Semplice = privo di complessità, di complicazioni, che non presenta difficoltà, facile da interpretare, attuare, applicare, lineare, che si sviluppa in modo chiaro

Preambolo “Le parole sono fatte, prima che per essere dette, per essere capite:  proprio per questo, diceva un filosofo,  gli dei ci hanno dato una lingua e due orecchie.  Chi non si fa capire viola la libertà di parola dei suoi ascoltatori.  È un maleducato, se parla in privato e da privato.  È qualcosa di peggio se è un giornalista, un insegnante,  un dipendente pubblico, un eletto dal popolo.  Chi è al servizio di un pubblico  ha il dovere costituzionale di farsi capire” (Tullio De Mauro)    Consegnare esempio di testo burocratico.

Sommario La semplificazione e il linguaggio burocratico Progettare la semplificazione La semplificazione in alcuni ambiti specifici: moduli, lettere, e norme Parlare chiaro con le nuove tecnologie

La semplificazione e il linguaggio burocratico Parte I

Che cosa significa semplificare Non significa per forza rendere il messaggio più semplice Significa adeguare il messaggio alle competenze del destinatario minimizzando le ambiguità Semplificazione + chiarezza = efficacia comunicativa

1. Per rispettare la Costituzione 2. Per rispettare i cittadini Perché semplificare 1. Per rispettare la Costituzione Una pubblica amministrazione realmente al servizio dei cittadini, come prevede l'articolo 98 della Costituzione italiana, deve garantire una comunicazione chiara e univoca. 2. Per rispettare i cittadini Il censimento del 1991 rivela che oltre il 60% della popolazione non possiede un grado di istruzione sufficiente a comprendere il linguaggio burocratico. 3. Per rispettare i principi della legge sul procedimento amministrativo 241/90 Un linguaggio semplice e chiaro consente ai cittadini un controllo sull'attività svolta dalla pubblica amministrazione, rendendo effettivo il principio della trasparenza amministrativa. Inoltre, il principio che garantisce l'accesso agli atti amministrativi presuppone che questi siano comprensibili ai cittadini che li richiedono.

Storia della semplificazione Codice di Stile (Cassese, 1993) Manuale di Stile (Fioritto, 1997) Circolare del 2 maggio 2001 (emanata dal Dipartimento per gli Affari Giuridici e Legislativi) Direttiva sulla semplificazione del linguaggio dei testi amministrativi 8 maggio 2002 (emanata dal Dipartimento della Funzione Pubblica) Lancio del progetto Chiaro! (www.funzionepubblica.it/chiaro)

10 regole di comunicazione e di struttura giuridica Dipartimento della funzione pubblica Direttiva sulla semplificazione del linguaggio dei testi amministrativi 8 maggio 2002 10 regole di comunicazione e di struttura giuridica 10 regole di scrittura del testo

Il linguaggio burocratico Tecnicismi Periodare complesso Strutture ellittiche Pluralità di pubblici (interno ed esterno) Frutto di negoziazioni Circolarità Regole e formalità

Chiaro! Il nuovo progetto per semplificare il linguaggio amministrativo www.funzionepubblica.it/chiaro/

Ambiti del linguaggio della PA Testi diversi: leggi, bandi, avvisi, comunicati stampa, moduli, ecc. Media diversi: newsletter, web, ecc. Rapporti comunicativi diversi (lettera vs. manifesto) Pubblici diversi (settoriali, generalisti, interni ed esterni)

Progettare la semplificazione valutare correttamente il destinatario della comunicazione; considerare con attenzione qual è l’obiettivo che si intende raggiungere con la comunicazione; pianificare il contenuto del testo, attraverso la costruzione di un ordine logico degli argomenti; elaborare uno stile di relazione coerente con il contesto della comunicazione Espandere questa parte introducendo la lettura dei 10 punti della direttiva 8 maggio.

Il processo di scrittura La pianificazione è solo il primo passo attraverso il processo di scrittura: Analisi e pianificazione Raccolta idee Organizzazione (scaletta) Scrittura (prima bozza) Rilettura e riscrittura

Tipologia di interventi Redazionali Parole Frasi Organizzazione complessiva del testo Grafici Font Impaginazione Elementi grafici di compendio

Le parole Burocratiche (sostituire) vs. Tecniche (spiegare con glosse…) Evitare le abbreviazioni (o scioglierle) Afferente, all’atto, apposito, demandare, emolumenti, in ragione di, nonché, previo, quota parte, vigenti. ecc.

La frase Sono da preferire: Frasi brevi (spezzare i periodi, 20-25 parole) Coordinate Costruzione personale Costruzione attiva

Il testo Importanza di identificare l’oggetto La suddivisione in paragrafi e sezioni La tecnica della piramide rovesciata La rete dei riferimenti

La grafica Font: la scelta del carattere le famiglie generiche di font sono 5: serif (graziati), sans-serif (bastoni), monospaced (monospazio), cursive, fantasy. L’impaginazione: la cura nel disporre il testo secondo certe regole La suddivisione in paragrafi, la titolazione Bianco è bello, margini, interlinea, giustezza Elementi grafici di compendio: inserimento di quegli elementi che danno personalità e piacevolezza a un documento Attenzione: li ornamenti non devono mai essere gratuiti, ma devono sostenere e migliorare la leggibilità e la comprensione di un testo.

Il paratesto La cura degli apparati che accompagnano il testo possono diventare strumento di semplificazione: Cappelli introduttivi, Note, Glossari, Sintesi, Indici, Introduzioni, ecc.

Limiti alla semplificazione Non si può semplificare proprio tutto… Molti documenti pubblici sono frutto di intense negoziazioni e per questo è impossibile eliminare all’origine ogni ambiguità Il lavoro del semplificatore in questi casi si svolge tramite l’introduzione di adeguati apparati paratestuali

L’atto amministrativo Intestazione Data Protocollo Destinatario Oggetto Preambolo (richiamo delle norme e dei provvedimenti in base ai quali l’atto viene emanato) Motivazione (In questa parte vanno indicati i motivi che hanno portato alla decisione) Decisione (Bisogna indicare con la massima precisazione che cosa l'amministrazione ha deciso nel caso concreto) Procedure (Ciò che il cittadino destinatario dell'atto deve, eventualmente, fare dopo averlo ricevuto. Per procedura si intende il percorso completo, quindi: quali documenti sono richiesti, cosa bisogna fare, dove si deve andare)

Il manuale di stile interno Dati i numerosi elementi ricorrenti, sarebbe utile che ogni amministrazione potesse sviluppare un manuale di stile interno per la redazione di documenti Scopo del manuale è dare uniformità e riconoscibilità ai documenti dell’ente, oltre che diffondere le buone norme sulla semplificazione fra gli uffici

Le nuove tecnologie Alcuni errori: Riproposizione di contenuti realizzati per altri media Pensare che bastino i contenuti Ignorare il marketing Assumere che l’utente sia “attivo”

Perché un buon sito web Importanza di un sito usabile e accessibile: altrimenti si corre un grave rischio di inefficienza e esclusione Circolare Funzione Pubblica n. 3 13 marzo 2001 Circolare AIPA n. 32 6 settembre 2001

L’usabilità Capacità di un sito di soddisfare “i bisogni informativi dell’utente finale che lo sta visitando e interrogando, fornendogli facilità di accesso e di navigabilità e consentendo un adeguato livello di comprensione dei contenuti” (Visciola, Usabilità di siti web, Milano, 2000, p. 22).

Principi di usabilità Il modello SCANMIC (by Shazissan Hassan e Feng Li 2001) Screen design (scannability, ecc.) Contenuto (5 Ws) Accessibilità Navigabilità Media Use Interattività Consistenza

L’accessibilità Concetto di handicap tra il fisico e tecnologico Di un sito accessibile possono beneficiare TUTTI Un Test: www.webxtutti.it

Benchmarking della comunicazione pubblica online

I livelli eEurope Livello 0: nessuna informazione online per il servizio Livello 1: informazioni Livello 2: moduli da scaricare Livello 3: comunicazione bidirezionale Livello 4: erogazione di tutto il servizio online

I sottoindicatori Ervet (I) LIVELLO eEurope 0: Ufficio, anagrafica, orari Nominativo del referente Mail ufficio o personale del responsabile LIVELLO 1 eEurope 1: Cosa fare per Personalizzazione del servizio in base particolari categorie della cittadinanza Informazioni aggiuntive e di approfondimento

I sottoindicatori Ervet (II) LIVELLO eEurope 2: Disponibilità della modulistica Modulistica in diversi formati Disponibilità di viewer e reader Istruzioni per compilare la modulistica LIVELLO eEurope 3: Inoltro online della richiesta Identificazione ufficio/responsabile a cui è inviata la richiesta Possibilità di autenticazione (forte o debole) Assistenza nel’invio Esplicitazione criteri di privacy e sicurezza Utilizzo sistemi di crittografia (es. SSL)

I sottoindicatori Ervet LIVELLO eEurope 4: Rilascio del documento/comunicazione della sua disponibilità Presenza di modalità di autenticazione della PA, privacy, sicurezza della transazione Possibilità di utilizzare sistemi di pagamento diversi · verifica stato di avanzamento della pratica

Il metodo Arpa-l del Censis Metodo sviluppato nel 2000: disponibili 3 rapporti Applicato ai siti di regioni, province, capoluoghi, e campione di comuni con più di 5000 abitanti Sviluppo di un rating

Il metodo Arpa-l Aree di interesse degli indicatori: Contenuti istituzionali e trasparenza Qualità e interattività dei servizi Usabilità e accessibilità Cooperazioni, relazionalità, communities Marketin territoriale e sviluppo del territorio Professionalizzazione dei dispositivi tecnologici