ORGANIZZAZIONE E PROCESSI Strumenti di uso comune per l’identificazione dei rischi legati al farmaco a cura di Viviana Cancellieri T&C MANUALE DI RIFERIMENTO PER IL PERSONALE SANITARIO DEGLI OSPEDALI a cura di V.Cancellieri- T&C srl

dr.ssa Viviana Cancellieri Obiettivi degli slide kit Gli slide kits sono stati costruiti per essere uno strumento didattico a diposizione del Farmacista che voglia sostenere, promuovendo azioni di Formazione e l’aggiornamento sui differenti aspetti legati alla gestione complessiva del farmaco di tutto il personale, laureato e non dei Reparti e dei Servizi della propria realtà organizzativa. Gli slide kits contengono, per ogni argomento trattato, la normativa più recente di riferimento, i metodi e gli strumenti validati a livello istituzionale e internazionale ed esempi di applicazione, che sono da utilizzare come strumenti ed esercizi didattici. Nella speranza che quest’iniziativa possa essere un valido aiuto per la diffusione in tutti i professionisti sanitari delle conoscenze sulla complessa realtà della Farmacia ospedaliera e territoriale, oltre che delle competenze necessarie per agire in sicurezza, auguro a tutti Voi buon lavoro dr.ssa Viviana Cancellieri 2 a cura di V.Cancellieri- T&C srl

Disclaimer Gli autori e redattori del sito “Farmacisti Janssen Cilag” sono Medici, Farmacisti, Ingegneri esperti di rischio clinico e di management sanitario. Quanto riportato deriva da fonti ufficiali del Ministero della Salute, dell’Agenzia italiana del Farmaco e altre fonti istituzionali e da affidabili studi scientifici, accompagnato dai relativi riferimenti bibliografici, oltre che dalla esperienza maturata dagli Autori in oltre 10 anni di formazione rivolta al personale sanitario ospedaliero e territoriale in tutta Italia. In ogni caso, le informazioni fornite, gli esempi costruiti su procedure organizzative e gestionali, sono da intendersi come di natura generale ed a scopo puramente divulgativo ed illustrativo. Gli Autori declinano ogni responsabilità riguardo a possibili errori, dimenticanze o erronee interpretazioni presenti in queste pagine. 3 a cura di V.Cancellieri- T&C srl

Cosa troviamo in questo slide Kit PROCESSO LA GESTIONE PER PROCESSI IL CICLO DI DEMING PROCESSI E PROCEDURE PROCESSI PRIMARI E PROCESSI DI SUPPORTO LA RAPPRESENTAZIONE DEI PROCESSI ANALISI DEI PROCESSI ESEMPI 4 a cura di V.Cancellieri- T&C srl

La gestione per processi Tre persone erano al lavoro in un cantiere edile. Avevano il medesimo compito, ma quando fu loro chiesto quale fosse il loro lavoro, le risposte furono diverse: “Spacco pietre”, rispose il primo “Mi guadagno da vivere”, rispose il secondo “Partecipo alla costruzione di una cattedrale”, disse il terzo. (Anonimo)

Definizione di processo Insieme di attività tra loro correlate e finalizzate alla realizzazione di un risultato definito e misurabile, che contribuisce alla realizzazione di un obiettivo strategico e che trasferisce valore al fruitore del servizio stesso: il paziente o il cliente interno (altra UO). Pamploni Scarpa A., Conca M.G. “Gestione per processi” . Sole 24 ore ed. 2001 a cura di V.Cancellieri- T&C srl

Definizione di processo Insieme di decisioni e attività tra loro correlate e finalizzate alla realizzazione di un risultato definito e misurabile, che contribuisce alla realizzazione di un obiettivo diagnostico e terapeutico, basato sul risultato delle cure in termini di salute per la categoria di pazienti affetti dalla patologia. a cura di V.Cancellieri- T&C srl

L’organizzazione per processi Che cos’è un processo? “Una sequenza di attività fra loro interdipendenti e finalizzate al perseguimento di un obiettivo comune” “Un insieme organizzato di attività e di decisioni, finalizzato alla creazione di un output effettivamente domandato da un cliente, al quale questi attribuisce un “valore” ben definito” “Un insieme di attività correlate o interagenti che trasformano elementi in entrata in elementi in uscita”

Cos’é un processo Al di là dalle differenti definizioni proposte in letteratura le caratteristiche qualificanti i processi sono: il processo è un sistema di attività ogni processo emerge da una struttura il processo è un concetto dinamico le attività di un processo sono di solito interfunzionali e possono essere inter-organizzative il processo deve condurre alla realizzazione di risultati definiti e misurabili Pamploni Scarpa A., Conca M.G. “Gestione per processi” . Sole 24 ore ed. 2001 a cura di V.Cancellieri- T&C srl

IL CICLO PDCA ACT Determinare i risultati attesi e agire PLAN Programmare Programmare e sviluppare Come fare Check Valutare e Rivedere DO fare Attivita’ processi prestazioni 10

Qualità Il Ciclo di Deming (PDCA) Act Plan Check Do Act Plan Check Do a cura di V.Cancellieri- T&C srl

Il ciclo di Deming Plan = Pianificare 1. definire il problema/impostazione del progetto 2. documentazione sulla situazione di partenza 3. analisi del problema 4. progettazione delle azioni correttive. Il ciclo di Deming a cura di V.Cancellieri- T&C srl

Do = Realizzare Addestrare le persone incaricate della realizzazione delle azioni correttive Applicare le azioni correttive che sono state pianificate. a cura di V.Cancellieri- T&C srl

Check = Verificare 1 verificare i risultati e confrontarli con gli obiettivi 2 qualora si sia raggiunto l’obiettivo: passare al numero 1 della fase ACT 3 qualora non si sia raggiunto l’obiettivo: passare al numero 2 della fase ACT. a cura di V.Cancellieri- T&C srl

Act = Mantenere o migliorare 1. obiettivo raggiunto: standardizzare, consolidare e addestrare gli operatori; procedere ad un eventuale PDCA per un ulteriore miglioramento sul tema 2. ripetere un nuovo ciclo PDCA sullo stesso problema, analizzando criticamente le varie fasi del ciclo precedente per individuare le cause del non raggiungimento dell’obiettivo a cura di V.Cancellieri- T&C srl

possibilità di pianificare obiettivi di miglioramento I 6 passi di un processo Un’attività, per poter essere considerata un processo, deve essere caratterizzata dalla definizione di: obiettivi del processo (cioè i requisiti o parametri o specifiche che l’output deve rispettare) responsabilità e risorse (chi fa che cosa, process owner) pianificazione delle attività e del loro controllo (che cosa faccio e come lo controllo) attuazione e registrazione delle attività svolte (faccio e registro ciò che faccio) raccolta e analisi dei dati, misura dei risultati e valutazione dell’efficacia (ciò che la norma ISO chiama monitoraggio) possibilità di pianificare obiettivi di miglioramento Pamploni Scarpa A., Conca M.G. “Gestione per processi” . Sole 24 ore ed. 2001 a cura di V.Cancellieri- T&C srl

Gestione per processi da a a cura di V.Cancellieri- T&C srl

Prevenzione dei Rischi L’approccio Procedure Processi di lavoro - percorsi di cura Prassi consolidate Protocolli Linee guida internazionali, interne, aziendali, regionali Comunicazione Registrazione Competenze Valutazione a cura di V.Cancellieri- T&C srl

L’organizzazione del lavoro per processi Le componenti del processo Rappresentano tutto ciò che proviene da altri processi (interni o esterni alla Farmacia e che il processo in esame utilizza per generare il proprio output (es. prodotti galenici, report periodici) Input Risorse Insieme di capacità umane e tecnologiche necessarie per svolgere le attività e prendere le decisioni in modo efficiente Fasi Attività e decisioni che interagendo tra loro consentono la realizzazione dell’output (prodotto) Interdipendenze Legami logici e di precedenza che esistono tra le fasi di un processo ed, eventualmente, con altri processi. Pamploni Scarpa A., Conca M.G. “Gestione per processi” . Sole 24 ore ed. 2001 19

Modellizzazione di processo 1 Pamploni Scarpa A., Conca M.G. “Gestione per processi” . Sole 24 ore ed. 2001

Esempio: La torta alla frutta Input esterni Controlli Prodotto!!! Personale Tecnologia a cura di V.Cancellieri- T&C srl

Paziente in ricovero chirurgico programmato Esempio: Ricovero Controlli Tracciabilità paziente Controllo sito chirurgico antibiotico-profilassi controllo dolore ecc..... Input esterni Esami prericovero Visita chirurgica Visita anestesiologica Lista operatoria Paziente in ricovero chirurgico programmato Paziente dimesso Prodotto!!! Medici IP Amministrativi Farmacisti Sala operatoria RX Kit chirurgico Farmaci Personale Tecnologia a cura di V.Cancellieri- T&C srl

L’organizzazione del lavoro per processi Le componenti del processo Output: È definito a partire dalle esigenze del paziente sia esso esterno (il cliente vero e proprio), sia esso interno (un altro processo aziendale). L’identificazione dell’output richiede anche la definizione delle prestazioni ad esso associate, in termini di costi, caratteristiche qualitative, tempi e rischi. Input Output paziente Risorse Gestione 23

Processi strategici e processi operativi Processi strategici: attraverso i quali il farmacista pianifica e sviluppa il futuro della U.O. di Farmacia in relazione agli obiettivi di salute e alle strategie identificate Processi operativi: costituiscono l’attività quotidiana del farmacista e dell’équipe Pamploni Scarpa A., Conca M.G. “Gestione per processi” . Sole 24 ore ed. 2001 a cura di V.Cancellieri- T&C srl

Processi primari e di supporto creano direttamente valore riconosciuto dal cliente (assistito/paziente/istituzione) e i loro risultati impattano sul livello di soddisfazione del cliente Ad esempio: il processo di gestione del farmaco in ospedale Processi di supporto necessari alla gestione dei processi primari, sono spesso un “male necessario”per fare funzionare la macchina Organizzativa Ad esempio: il processo di gestione del sistema informatico della Farmacia Pamploni Scarpa A., Conca M.G. “Gestione per processi” . Sole 24 ore ed. 2001 a cura di V.Cancellieri- T&C srl

I principi della gestione per processi IDENTIFICARE GLI ATTORI CHE INTERVENGONO E LE RELAZIONI TRA LORO E LE AZIONI COMPIUTE Ad esempio i punti critici tra Farmacista, Medico, Direzione Sanitaria INDIVIDUARE IL PROCESS OWNER Occorre identificare un “proprietario del processo” che se ne faccia carico e che ne presidi l’efficacia e l’efficienza complessiva BILANCIARE L’UTILIZZO DEI DIVERSI TIPI DI ORGANIZZAZIONE TROVANDO OPPORTUNI PUNTI DI MEDIAZIONE Ad esempio in quali casi attivare modelli organizzativi flessibili e quando rimane vantaggiosa l’organizzazione della logistica classica GOVERNARE I PROCESSI DI SUPPORTO E LA GESTIONE DELLE INFORMAZIONI Occorre far sì che l’informazione sia gestita, elaborata e compresa il più possibile dal Farmacista e dal clinico che opera nei processi primari a cura di V.Cancellieri- T&C srl

Approccio per processi operativi: i vantaggi Rendere “visibile” la sequenza delle attività che consentono di perseguire gli obiettivi prefissati. Individuare gli elementi in ingresso e in uscita per ogni fase del processo di prevenzione, assistenza e cura e valutare le condizioni di realizzazione per garantire il risultato atteso Individuare gli attori che erogano le attività Valutare i rischi e gli impatti di problemi che si possono verificare nell’ambito dello svolgimento del processo Pamploni Scarpa A., Conca M.G. “Gestione per processi” . Sole 24 ore ed. 2001 a cura di V.Cancellieri- T&C srl

VALUTAZIONE DELLA ROUTINE PROFESSIONALE L’esame dell’attività per processi permette: LAVORO PER PROGETTI VALUTAZIONE “MIRATA” DEI COSTI SOPPORTABILI VALUTAZIONE DELLA ROUTINE PROFESSIONALE a cura di V.Cancellieri- T&C srl

Verifica e valutazione continua del proprio operato professionale Avere le idee chiare su come funziona la realtà Valutare gli effetti delle decisioni professionali Valutare gli effetti di cambiamenti gestionali Valutare il sistema di alleanze possibili a cura di V.Cancellieri- T&C srl

DEFINIZIONI e DIFFERENZE Processi e procedure DEFINIZIONI e DIFFERENZE PROCEDURA: Il modo in cui un individuo opera per svolgere un compito. Può trattarsi quindi di una sequenza di fasi e ciascuna fase può essere una sequenza di attività e ciascuna attività una sequenza di azioni. PROCESSO: Trasforma elementi in ingresso in risultati. Assumono le “informazioni” in ingresso e le inseriscono in una sequenza di fasi durante le quali tali informazioni o il relativo stato vengono trasformati in modo da ottenere un prodotto con caratteristiche diverse.

DEFINIZIONI e DIFFERENZE Processi e procedure DEFINIZIONI e DIFFERENZE Procedure Processi Sono determinate dal completamento del compito Sono determinati dalla realizzazione di un risultato desiderato Le procedure vengono implementate I processi vengono eseguiti Le fasi delle procedure vengono completate da persone diverse in ambiti diversi con obiettivi diversi Le fasi dei processi vengono completate da persone diverse aventi gli stessi obiettivi; Le procedure definiscono la sequenza di fasi per l’esecuzione di un compito I processi trasformano le informazioni in ingresso in risultati attraverso l’impiego di risorse Le procedure possono essere usate per elaborare informazioni Le informazioni vengono elaborate attraverso l’uso di una procedura Le procedure esistono, sono STATICHE I processi agiscono, sono DINAMICI Pamploni Scarpa A., Conca M.G. “Gestione per processi” . Sole 24 ore ed. 2001 31

IN CONCLUSIONE È IMPORTANTE RICORDARE CHE: Processi e procedure IN CONCLUSIONE È IMPORTANTE RICORDARE CHE: UNA PROCEDURA CONSENTE L’ESECUZIONE DI UN COMPITO MENTRE UN PROCESSO CONSENTE IL RAGGIUNGIMENTO DI UN RISULTATO! 1° 32

CONVENZIONI DI RAPPRESENTAZIONE GRAFICA Il diagramma di flusso CONVENZIONI DI RAPPRESENTAZIONE GRAFICA Rappresenta l’origine di un’informazione di ingresso o la destinazione di un risultato Fine/Inizio Processo Rappresenta una fase un compito o un’attività Rappresenta una decisione; gli esiti possibili sono indicati ai lati dei risultati Decisione NO SI Le linee ad una freccia indicano la direzione del flusso da una forma ad un’altra Le linee con doppia freccia indicano un flusso bidirezionale tra forme uguali Pamploni Scarpa A., Conca M.G. “Gestione per processi” . Sole 24 ore ed. 2001 33

Processo di terapia farmacologica B C D E F G FASI DEL PROCESSO a cura di V.Cancellieri- T&C srl

Terapia farmacologica B C D E F G A Indicazione clinica e valutazione appropriatezza B Prescrizione/Inizio terapia C Ordine del farmaco D Preparazione e logistica del farmaco E Somministrazione del farmaco F Monitoraggio G Gestione territoriale a cura di V.Cancellieri- T&C srl

Terapia farmacologica A) Indicazione clinica Correttezza diagnostica Controindicazioni Interazione con terapia in atto B) Prescrizione/Inizio terapia Aderenza a protocollo Scelta del farmaco Valutazione dose Prescrizione scritta Programmazione del monitoraggio a cura di V.Cancellieri- T&C srl

Terapia farmacologica (fasi del processo) C) Ordine del farmaco Farmacia riceve prescrizione Valutazione piano terapeutico Valutazione controindicazione Valutazione dose ed intervallo Via di somministrazione Inserimento dati nel computer Valutazione delle interazioni farmacologiche Tempo somministrazione a cura di V.Cancellieri- T&C srl

Terapia farmacologica (fasi del processo) D) Preparazione e logistica del farmaco Scelta del principio attivo e metodo di preparazione Preparazione del farmaco in farmacia ospedaliera Valutazione della preparazione da parte del farmacista Consegna del farmaco in reparto Farmaco disponibile nella farmacia di reparto Farmaco disponibile nel dispensatore L’Infermiere ha possibilità di andare oltre il proprio ruolo Validazione del farmaco prima della distribuzione Pronto per la selezione dal distributore a cura di V.Cancellieri- T&C srl

Terapia farmacologica (fasi del processo) E) Somministrazione del farmaco L’infermiere se necessario controlla gli esami di laboratorio L’infermiere prende la dose L’infermiere se necessario prepara il farmaco Verifica la tempistica Programma la pompa Verifica la compatibilità Verifica il paziente Verifica il sito di iniezione e somministrazione Somministratore a cura di V.Cancellieri- T&C srl

Terapia farmacologica (fasi del processo) F) Monitoraggio Prescrizione degli esami di laboratorio appropriati e tempistica corretta Valutazione dei risultati del laboratorio Valutazione delle condizioni del paziente: segni di emorragia e progressione dei sintomi Aggiustamenti della dose o del principio attivo come necessario F2) Educazione del paziente Educazione del paziente e del caregiver Valutazione della comprensione delle indicazioni a cura di V.Cancellieri- T&C srl

Terapia farmacologica (fasi del processo) G) Gestione extraospedaliera Durata della terapia Appuntamenti di Follow up se indicati Follow up con il medico di medicina generale Compilazione della prescrizione Attesa per la visita di follow up a cura di V.Cancellieri- T&C srl