NORME DI COMPORTAMENTO COLLEGIO SINDACALE NORME DI COMPORTAMENTO (Bozza in consultazione) Relatore: Dott. Luciano De Angelis

DEL COLLEGIO SINDACALE NOMINA e INDIPENDENZA DEL COLLEGIO SINDACALE

dell’atto costitutivo è causa di annullabilità OBBLIGO DI NOMINA DEL COLLEGIO SINDACALE SPA - SAPA La nomina dei primi sindaci è parte integrante dell’atto costitutivo (art. 2328 c.c., punto 11) La mancata nomina dei sindaci è causa di annullabilità del contratto (SANABILE) Nelle spa (così come nelle sapa) per le società che optano per il modello di governance tradizionale la nomina del collegio sindacale è sempre richiesta. Di norma l’organo sindacale non si occupa di controllo contabile (devoluto ad un organo di revisione esterno) ma lo statuto (se la società non fa ricorso al mercato del capitale di rischio e non redige il bilancio consolidato) può demandare ai sindaci anche tale controllo. Nelle srl l’obbligo scaturisce dal capitale sociale pari o superiore ai 120.000 Euro o dal fatto che la società superi per due esercizi consecutivi i parametri di cui al 2435-bis c.c., (totale attivo patrimoniale 3.650.000 Euro, ricavi delle vendite e delle prestazioni 7.300.000 Euro, dipendenti occupati in media durante l’esercizio 50). I parametri monetari, peraltro, a seguito del recepimento della dir. n. 46/2006/CE, saranno innalzati di circa il 20% entro l’anno. Nelle srl di norma i sindaci si occupano anche del controllo contabile salvo che l’atto costitutivo della società non preveda la nomina del revisore esterno. A livello statistico le spa con collegio sindacale sono circa 43.000, le srl con obblighi di controllo 35.000

LE MODIFICHE SULLE SRL - DIRETTIVA 2006/43/CE NUOVO ART. 2477 C.C. LE MODIFICHE SULLE SRL - DIRETTIVA 2006/43/CE Srl Nel caso in cui la società deve redigere il bilancio consolidato obbligo del Nel caso in cui la società controlli società sottoposte a revisione legale collegio sindacale Quando la società ha un capitale sociale pari o superiore a 120.000 euro Quando la società ha superato due dei limiti dell’art. 2435-bis c.c.

SRL SENZA COLLEGIO SINDACALE ASPETTI SOCIETARI SRL SENZA COLLEGIO SINDACALE L’assemblea che approva il bilancio in cui vengono superati uno o più dei nuovi limiti del 2477 c.c. deve provvedere, entro trenta giorni, alla nomina del collegio sindacale. Se l’assemblea non effettua la nomina provvede, il Tribunale su richiesta di qualsiasi soggetto interessato

I LIMITI PARAMETRICI IN EURO (Bilanci approvati nel 2010) D.Lgs n.173 del 3/11/08 I LIMITI PARAMETRICI IN EURO (Bilanci approvati nel 2010) LIMITI PREVIGENTI NUOVI LIMITI (dir. n.46/2006) 1) TOTALE ATTIVO STATO PATRIMONIALE 2) RICAVI DELLE VENDITE E DELLE PRESTAZIONI 3) DIPENDENTI MEDI 1) 3.650.000 2) 7.300.000 3) 50 1) 4.400.000 2) 8.800.000 3) 50 A riguardo, è da segnalare come la lettera a) dell’art. 1 della dir. 43/2006 chieda al legislatore delegato di individuare quelle società obbligate a sottoporre a revisione il bilancio secondo quanto previsto dalla normativa comunitaria. Sul tema dovrà, allora, prendersi a riferimento quanto previsto dalla direttiva n. 46/2006/Ce, che dovrà essere recepita entro il prossimo mese di novembre. In base ad essa i parametri, perché si rendano obbligatori i controlli, in commento (ad eccezione di quello relativo al numero dei dipendenti occupati in media), saranno innalzati di circa il 20% rispetto a quelli attualmente vigenti. I nuovi limiti saranno pari a 4.400.000 per il totale attivo patrimoniale ed i ricavi delle vendite e delle prestazioni 8.800.000 Euro. Nessuna variazione, come si è accennato riguarda il numero dei dipendenti medi.

AUMENTO DEL CAPITALE SOCIALE NORMA 1.3 CONTESTUALMENTE (in caso di costituzione) AUMENTO DEL CAPITALE SOCIALE DATA DI ISCRIZIONE AL R.I. (in caso di aumento) ACQUISIZIONE DI PARTECIPAZIONI DI CONTROLLO ENTRO 30 GIORNI (termine ragionevole)

REDAZIONE DEL BILANCIO CONSOLIDATO NORMA 1.3 Il passaggio in assemblea del consolidato (da redigersi per superamento condizioni ex art. 25 e segg. D.lgs.127/91) REDAZIONE DEL BILANCIO CONSOLIDATO 30 GIORNI DAL TERMINE PER: OBBLIGO DI REDIGERE IL BILANCIO IN FORMA NON ABBREVIATA 2) Approvazione del bilancio in forma ordinaria

DICHIARAZIONE DI TRASPARENZA RICHIESTA AI CONTROLLORI NORMA 1.2 DICHIARAZIONE DI TRASPARENZA RICHIESTA AI CONTROLLORI Il sottoscritto ....., nato a ..... il ....., residente in ..... via ..... n. ....., in considerazione della proposta di nomina a membro del Collegio Sindacale (consigliere di sorveglianza o di amministrazione) pervenuta dalla vostra spettabile società, ai fini e per gli effetti dell’art. 2400, comma 4 c.c. (2409-septiesdecies) DICHIARA : Segue ...

DICHIARAZIONE DI TRASPARENZA RICHIESTA AI CONTROLLORI NORMA 1.2 DICHIARAZIONE DI TRASPARENZA RICHIESTA AI CONTROLLORI DICHIARA - di essere nominato sindaco effettivo o supplente (consigliere di sorveglianza o revisore) presso le seguenti società (di capitali, di persone e cooperative)………..…; - di essere nominato membro del consiglio di amministrazione (consiglio di gestione) presso le seguenti società (di capitali, di persone e cooperative)……………..…; Segue ...

DICHIARAZIONE DI TRASPARENZA RICHIESTA AI CONTROLLORI NORMA 1.2 DICHIARAZIONE DI TRASPARENZA RICHIESTA AI CONTROLLORI DICHIARA - di essere nominato liquidatore presso le seguenti società di capitali, di persone e cooperative:…………..…; - di essere nominato socio, amministratore, sindaco o lavoratore dipendente di società di revisione legale o di enti appartenenti alla rete alla quale la medesima appartiene presso le seguenti società:……………….; …...., li .... .... Firma

Cause di decadenza ordinaria INELEGGIBILITÀ INCAPACITÀ GIURIDICA EX ART. 2382 C.C. INIDONEITÀ TECNICA EX ART. 2397 CO. 2 C.C. INCOM-PATIBILITÀ EX ART. 2399 C.C. L’ineleggibilità e la decadenza possono quindi essere determinate da tre specifiche circostanze: La prima deriva come vedremo da specifiche situazioni previste dal codice civile, dal codice penale, dalla legge fallimentare, o da specifiche sanzioni fiscali. La seconda attiene la sfera oggettiva dell’indipendenza, che nelle situazioni contemplate dall’art. 2399 c.c. potrebbe essere compromessa da rapporti, estranei all’incarico fra controllato e controllore e riguardare quest’ultimo nella sua sfera familiare, nei rapporti professionali o patrimoniali. La terza, situazione, (indubbiamente meno problematica) concerne l’assenza della specifica qualificazione richiesta ai sindaci-revisori dall’art. 2397 c.c.

Obiettività, indipendenza e cause di ineleggibilità e decadenza NORMA 1.4 Obiettività, indipendenza e cause di ineleggibilità e decadenza a) è interdetto; b) è inabilitato; c) è fallito; d) è stato condannato ad una pena che importa l'interdizione, anche temporanea, dai pubblici uffici o l’incapacità ad esercitare uffici direttivi; e) è amministratore della società; f) è amministratore delle società controllate dalla società, delle società che la controllano e di quelle sottoposte a comune controllo; g) è coniuge, parente o affine entro il quarto grado degli amministratori della società;

Obiettività, indipendenza e cause di ineleggibilità e decadenza NORMA 1.4 Obiettività, indipendenza e cause di ineleggibilità e decadenza h) è coniuge, parente e affine entro il quarto grado degli amministratori delle società controllate dalla società, delle società che la controllano e di quelle sottoposte a comune controllo; i) è legato alla società, alle società da questa controllate, alle società che la controllano e a quelle sottoposte a comune controllo da un rapporto di lavoro o da un rapporto continuativo di consulenza o di prestazione d’opera retribuita, ovvero da altri rapporti di natura patrimoniale che ne compromettano l’indipendenza.

COMPROMISSIONE DELL’INDIPENDENZA NORMA 1.4 COMPROMISSIONE DELL’INDIPENDENZA 1) Rischi derivanti dall'interesse personale 2) Rischi derivanti dall’auto-riesame 3) Rischi derivanti dalla prestazione di attività di patrocinio o assistenza tecnica dinanzi alle commissioni tributarie ovvero di consulente tecnico di parte 4) Rischi derivanti dalla eccessiva confidenzialità 5) Rischi derivanti dalla intimidazione

COMPROMISSIONE DELL’INDIPENDENZA NORMA 1.4 COMPROMISSIONE DELL’INDIPENDENZA SONO DA VALUTARE CASO PER CASO I RISCHI CHE POSSONO COMPROMETTERE L’INTEGRITÀ E L’OBIETTIVITÀ DEI SINDACI

CARATTERI DELLA “MINACCIA ALL’INDIPENDENZA” NORMA 1.4 FONDATA E NON EVENTUALE STABILE E NON TEMPORANEA O OCCASIONALE La collegialità dell’organo garantisce a fronte di circostanze isolate e temporanee che possono investire il singolo membro

VALUTAZIONE SIGNIFICATIVITÀ RISCHIO NORMA 1.4 Devono essere considerati i seguenti fattori: la continuità dei rapporti di lavoro autonomo, di consulenza o di prestazione d’opera retribuita resi, direttamente o attraverso la rete professionale, a favore della società e di altre società del gruppo. la possibilità di un’interferenza dell’attività di consulenza con la funzione di controllo (c.d. auto-riesame); la compromissione dell’indipendenza finanziaria, rientrante nel più ampio novero dei rischi derivanti da interesse personale.

Calcolo “soglia di rilevanza” NORMA 1.4 Rapporto compensi totali sulla società o gruppo (S+C) / compensi totali professionista (CT) Rapporto compensi attività sindaco(S) / Compensi totali sulla medesima società o gruppo (S+C) Indipendenza > 15% > 2/3 SI >5% ≤ 15% > 1/2 ≤ 5% IRRILEVANTE

RAPPORTO CON LO STUDIO ASSOCIATO BISOGNA VALUTARE SE IL RAPPORTO Studi associati ART. 2399 C.C. RAPPORTO CON LO STUDIO ASSOCIATO (IN CUI È ASSOCIATO IL CONSULENTE DELLA SOCIETÀ) POTREBBE RIENTRARE IN “ALTRO RAPPORTO DI NATURA PATRIMONIALE” BISOGNA VALUTARE SE IL RAPPORTO (SEPPUR INDIRETTO) È IN GRADO DI COMPROMETTERE INDIPENDENZA DEL SINDACO Nell’ambito degli studi associati il problema riguarda il fatto che il sindaco possa venire a percepire parte del compenso che deriva dalla prestazione consulenziale prestata dal proprio associato di studio alla medesima società o a società appartenenti al medesimo gruppo. Nelle associazioni professionali, infatti, di norma vengono riscosse dall’associazione tutte le tipologie di compensi incassati in relazione all’attività degli associati (e quindi anche quelle dei sindaci e dei revisori) e, successivamente suddivise fra i soci in determinate percentuali. Dalla percezione di parte del compenso incassata dal socio sindaco-revisore, in relazione all’attività prestata dal socio di studio potrebbe venir meno, secondo dottrina e giurisprudenza quella indipendenza e obiettività di giudizio indispensabili per il sindaco ed il revisore. Va da sé che di norma tali situazioni non possano che essere valutate caso per caso.

IDENTIFICAZIONE DEI RISCHI Il sindaco deve tener conto dei rapporti e delle relazioni intrattenuti: con i soggetti della propria rete professionale con la società o con altra società del gruppo direttamente, nonché di quelli intrattenuti con le medesime da altri soggetti della rete alla quale il professionista appartiene.

LA “RETE” DEL PROFESSIONISTA struttura finalizzata allo svolgimento dell’attività in comune che persegue chiaramente la condivisione degli utili fa capo ad una proprietà, un controllo o una direzione comuni è caratterizzata da prassi e procedure comuni, dalla stessa strategia, da uno stesso nome, marchio o segno distintivo dalla condivisione una parte rilevante delle risorse professionali N.B.: NORMA 1.4 L’associazione o società professionale NON è rete, nei casi in cui si preveda la mera ripartizione dei costi

Cass. 9 maggio 2008 n. 11514 1) L’ineleggibilità non si determina solo in un rapporto di consulenza continuativo,ma anche una serie di rapporti occasionali (formalmente distinti) tali da far presumere uno “stabile legame di clientela” 2) Nei casi in cui si manifesta la situazione di incompatibilità la decadenza scatta immediatamente (ex tunc) senza necessità di uno specifico procedimento accertativo da parte di un organo sociale (decadenza ipso Jure) (conf. Cass.11 Luglio 2008 n. 19235)

Cass. 9 maggio 2008 n. 11514 3) La decadenza di uno dei componenti del collegio sindacale, da cui deriva l’impossibilità del collegio stesso di correttamente operare con il numero minimo dei membri prescritti dalla legge, si risolve in un difetto di costituzione dell’organo e, di riflesso, in una ragione d’illegittimità degli atti da esso compiuti.

Cass. 9 maggio 2008 n. 11514 4) Se il ruolo dei sindaci incide sul procedimento di formazione della delibera (ad esempio approvazione del progetto di bilancio), la delibera con cui l’atto viene approvato risulta viziata e quindi è annullabile

VALUTAZIONE DI INDIPENDENZA RECIPROCA NORMA 1.4 Nel caso in cui il sindaco risulti a “rischio di indipendenza”: Deve chiarire al collegio la propria posizione Nel caso di perdurare della situazione gli altri sindaci informano il CDA In caso di inerzia del CDA andrà convocata l’assemblea

IMPEGNO E CUMULO DEGLI INCARICHI Ai fini dell’accettazione si deve valutare: NORMA 1.4 LA CAPACITÀ DI PARTECIPARE AD ALMENO 2/3 DEI : C.D.A., COMITATI ESECUTIVI, RIUNIONI SINDACALI, ASSEMBLEE

IMPEGNO E CUMULO DEGLI INCARICHI INOLTRE…. NORMA 1.4 Ai fini dell’accettazione si deve valutare: Ampiezza e complessità dell’incarico; Funzione anche di revisione; Possibilità di impiego di ausiliari; Specializzazione; Altri impegni del sindaco;

IMPEGNO E CUMULO DEGLI INCARICHI ATTENZIONE NORMA 1.4 LA CAPACITÀ DI ASSOLVERE L’INCARICO DOVRÀ ESSERE DOCUMENTATA Al superamento delle 20 unità per il sindaco

Per la revisione gli onorari sono “a tempo” NORMA 1.5 L’idoneità del compenso da sindaco deve essere valutata sulla base dell’art.37 Tariffa Professionale Per la revisione gli onorari sono “a tempo” secondo l’art.32 Tariffa Professionale

Ammissibilità di concordare i compensi; Art. 37 nuova Tariffa Professionale NORMA 1.5 NOVITÀ COMPENSI COLLEGIO SINDACALE Ammissibilità di concordare i compensi; Compenso spettante anche per assemblea delegata ad approvazione del bilancio; Aumento dei compensi specifici e graduali del 50%;

Compenso da stabilire su base dell’intero collegio; Art. 32, 24 e 19 nuova Tariffa Professionale NORMA 1.5 NOVITÀ COMPENSI REVISiONE CONTABILE Compensi da preconcordare e stabiliti su base oraria (min. euro 77,48/ora); Compenso da stabilire su base dell’intero collegio; Verifica congruità dei compensi (controllo di qualità ex art. 20 d.lgs.39/2010)

Art. 37 nuova Tariffa Professionale Funzione di sindaco Attività effettuata dal sindaco revisore Criteri determinazione del compenso Verifiche trimestrali ex art. 2403 e 2404 c.c. Onorario commisurato sull’ammontare complessivo dei componenti positivi di reddito lordi del conto economico dell’esercizio Relazione al bilancio dell’esercizio precedente (art. 2429 c.c.), rilascio di valutazioni e pareri o relazioni poste dalla legge a carico del sindaco Onorario commisurato al maggior ammontare fra patrimonio netto (non comprensivo del risultato di esercizio) e l’importo del capitale sociale sottoscritto Partecipazione ai cda, comitati esecutivi e assemblee, riunioni del collegio per il vaglio di operazioni straordinarie, per denunce ex art. 2408 o richieste da organi sociali Onorario commisurato a tariffe orarie calcolate sulla base del capitale sociale della società Funzione di revisore Attività di revisione legale dei conti (art. 10 del d.lgs 39/2010) Onorario preconcordato sulla base delle ore di lavoro preventivabili

DICHIARAZIONE DI ACCETTAZIONE DI CARICA Il sottoscritto ....., nato a ..... il ....., residente in ..... via ..... n. ....., iscritto nel Registro dei Revisori contabili con Decreto Ministeriale del ..... pubblicato nella "Gazzetta Ufficiale" serie ..... n. ....., (o in possesso dei requisiti statutari previsti dal D. M. 320 del 29/12/2004), nell’accettare la carica di sindaco effettivo della Società Alfa S.p.A. Segue ...

DICHIARAZIONE DI ACCETTAZIONE DI CARICA a) che nei suoi confronti non sussistono cause di ineleggibilità di cui all’art. 2399 C. C.; b) l’inesistenza di qualsiasi impedimento all’assunzione della carica, non ricorrendo situazioni che ne compromettono l’indipendenza. ....., lì ..... ..... Firma

Delibera assembleare Comunicazione della delibera assembleare ai sindaci nominati Comunicazione da parte dei sindaci dell’accettazione della carica Iscrizione della nomina nel Registro Imprese entro 30 giorni

Cessazione del Collegio Sindacale

Scadenza Decadenza Revoca Rinunzia Cause di cessazione Scadenza Decadenza Revoca Rinunzia

Cessazione incarico in corso di mandato Cessazione sindaci per dimissioni Cessazione incarico in corso di mandato Il dimissionario comunica le stesse IN FORMA SCRITTA A ciascun amministratore Ai sindaci supplenti Gli amministratori comunicano la variazione al Registro Imprese In caso di inerzia possono provvedere gli altri sindaci (anche individualmente)

DECORRENZA CESSAZIONE SCADENZA TRIENNIO DIMISSIONI Effetto immediato in corso del mandato a prescindere dalla sostituzione del dimissionario con il supplente PROROGATIO Effetto dal momento in cui il collegio è stato ricostituito NORMA N. 1.6 CNDCEC ART. 2.400 C.C., 1° CO.

Cessazione sindaci per dimissioni Giurisprudenza A favore della prorogatio del sindaco dimissionario fino a sostituzione A favore delle dimissioni con effetto immediato Trib Mantova 25 luglio 2009 Cass. 18 gennaio 2005 N. 941 Trib. Milano 2 febbraio 2000 Trib. Roma 27 aprile 1998 Trib. Verona 25 maggio 1998; App. Bologna 15 aprile 1988 Cass. civile, 9 ottobre 1986, n. 5928 Trib. Bari 1 agosto 1979 App. Bologna 19 luglio 2007 Notariato Triv. Mass. H.E.1 2006 Trib. Monza 26 Aprile 2001 Trib. di Milano 26 aprile 1983 Cons. Naz. Dott. Comm. Norma 1.6

Subentrano i supplenti Sostituzione Subentrano i supplenti Restano in carica fino alla successiva assemblea Nuovi nominati vanno a scadenza naturale

Sostituzione NORMA 1.7 subentra il sindaco supplente più anziano di età. in caso di morte, rinuncia o decadenza del sindaco effettivo Collegio sindacale incaricato della revisione legale subentra il supplente che sia in possesso del medesimo requisito. Se più supplenti sono iscritti al registro, subentra il supplente più anziano. in caso di morte, rinuncia o decadenza del sindaco effettivo iscritto nel registro dei revisori legali Collegio sindacale NON incaricato della revisione legale

REVOCA DEL SINDACO Revoca TRE CONDIZIONI + + GIUSTA CAUSA DELIBERA DI REVOCA APPROVAZIONE TRIBUNALE + + La revoca del sindaco può avvenire da parte dell’assemblea (revoca assembleare) o da parte del giudice nel corso del procedimento ex art. 2409 c.c.. La revoca assembleare, può avvenire, ai sensi dell’art. 2400, comma 1° c.c. esclusivamente per “giusta causa”, in mancanza della quale, quindi, tale revoca non sortirebbe effetto alcuno. Ciò, evidentemente, allo scopo di limitare al massimo le possibilità di revoca del sindaco, tutelandolo in tal modo nella serenità ed indipendenza del suo ufficio. La domanda di approvazione della deliberazione di revoca andrà proposta, ai sensi dell’art. 737 e segg. del codice di procedura civile al tribunale del luogo in cui la società ha sede. Detta delibera dovrà necessariamente contenere al motivazione (giusta causa) della revoca, quale elemento essenziale al fine di permettere al tribunale il controllo della validità della stessa. La seconda tipologia di revoca, di cui all’art. 2409 c.c (c.d. giudiziale), trova allocazione invece, nei dettami delle gravi irregolarità amministrative accertate giudizialmente, che legittima quale ultima ratio la revoca sia dell’organo gestorio sia di quello di controllo. È COMPETENTE CHI L’HA NOMINATO FINO AD ALLORA È INEFFICACE

Delibera assemblea ordinaria di revoca dei sindaci Procedura di revoca Delibera assemblea ordinaria di revoca dei sindaci Approvazione della revoca da parte del tribunale Reclamo presso la Corte di Appello (sindaco revocato – società)

DOVERI del Collegio Sindacale

I controlli sull’amministrazione Norma 3

Deve essere identificato e valutato dai sindaci RISK APPROACH Deve essere identificato e valutato dai sindaci IL MANCATO RISPETTO Nelle spa (così come nelle sapa) per le società che optano per il modello di governance tradizionale la nomina del collegio sindacale è sempre richiesta. Di norma l’organo sindacale non si occupa di controllo contabile (devoluto ad un organo di revisione esterno) ma lo statuto (se la società non fa ricorso al mercato del capitale di rischio e non redige il bilancio consolidato) può demandare ai sindaci anche tale controllo. Nelle srl l’obbligo scaturisce dal capitale sociale pari o superiore ai 120.000 Euro o dal fatto che la società superi per due esercizi consecutivi i parametri di cui al 2435-bis c.c., (totale attivo patrimoniale 3.650.000 Euro, ricavi delle vendite e delle prestazioni 7.300.000 Euro, dipendenti occupati in media durante l’esercizio 50). I parametri monetari, peraltro, a seguito del recepimento della dir. n. 46/2006/CE, saranno innalzati di circa il 20% entro l’anno. Nelle srl di norma i sindaci si occupano anche del controllo contabile salvo che l’atto costitutivo della società non preveda la nomina del revisore esterno. A livello statistico le spa con collegio sindacale sono circa 43.000, le srl con obblighi di controllo 35.000 DELLA CORRETTA AMMINISTRAZIONE DELLA LEGGE DELLO STATUTO

RISK APPROACH Sia i rischi di tipo: GENERICO (tipici di ogni attività imprenditoriale SPECIFICO (legati alla natura dell’attività) Nelle spa (così come nelle sapa) per le società che optano per il modello di governance tradizionale la nomina del collegio sindacale è sempre richiesta. Di norma l’organo sindacale non si occupa di controllo contabile (devoluto ad un organo di revisione esterno) ma lo statuto (se la società non fa ricorso al mercato del capitale di rischio e non redige il bilancio consolidato) può demandare ai sindaci anche tale controllo. Nelle srl l’obbligo scaturisce dal capitale sociale pari o superiore ai 120.000 Euro o dal fatto che la società superi per due esercizi consecutivi i parametri di cui al 2435-bis c.c., (totale attivo patrimoniale 3.650.000 Euro, ricavi delle vendite e delle prestazioni 7.300.000 Euro, dipendenti occupati in media durante l’esercizio 50). I parametri monetari, peraltro, a seguito del recepimento della dir. n. 46/2006/CE, saranno innalzati di circa il 20% entro l’anno. Nelle srl di norma i sindaci si occupano anche del controllo contabile salvo che l’atto costitutivo della società non preveda la nomina del revisore esterno. A livello statistico le spa con collegio sindacale sono circa 43.000, le srl con obblighi di controllo 35.000 Dovranno essere periodicamente valutati Verificando l’idoneità delle misure di salvaguardia adottate dagli amministratori

CONTROLLI DI LEGALITA’ Norma 3.2 Art. 2403 c.c. Il collegio sindacale vigila sull’osservanza della LEGGE dello STATUTO Verifica della conformità degli atti sociali e delle deliberazioni degli organi sociali “I controlli devono intendersi circoscritti alle norme che concretamente, con riferimento alla struttura e alle attività sociali, possono essere ritenute critiche in ragione del rischio che il loro mancato rispetto possa comportare agli interessi della società”

La vigilanza sull’osservanza dello STATUTO Art. 2403 c.c. vigilanza sulla osservanza Controllo più semplice di quello dell’osservanza della legge in quanto di più facile individuazione e data la limitazione del testo di riferimento Il sindaco deve conoscere le disposizioni statutarie e assicurarsi che gli atti dell’organo amministrativo e assembleare non violino le clausole statutarie Esempi: Operazioni estranee all’oggetto sociale; esercizio del diritto di opzione nella cessione di quote o azioni; esercizio del diritto di recesso; convocazione di assemblee, c.d.a., comitati esecutivi; esercizio di poteri delegati

La vigilanza sull’osservanza dello STATUTO PREVENTIVI Controlli SUCCESSIVI Ispezioni e controlli Esame degli o.d.g. di assemblee, c.d.a., com.esc. CONCOMITANTI Esame degli atti istruttori e di informativa Partecipazione ai c.d.a., assemblee e com. esec. Scambi di informazioni con revisore e organi di controllo di partecipate Acquisizione di informazioni da amministratori

La vigilanza sull’osservanza della LEGGE Art. 2403 c.c. vigilanza sulla osservanza Controllo più complesso di quello dell’osservanza dello statuto sia a causa della gravità potenziale delle violazioni che della mole e complessità delle norme che il sindaco dovrebbe conoscere e controllare. All’inizio del mandato occorre verificare quali leggi sono applicabili e il rischio di violazione connesso (risk approach) Esempi di normativa specifica: leggi in materia di appalti; leggi in materia di finanziamenti agevolati e contributi in conto capitale o impianti; leggi in materia di brevetti ed altri diritti; leggi in materia di commercio, industria e artigianato; leggi in materia di autorizzazioni sanitarie … Esempi di normativa generale: Codice civile; leggi tributarie e previdenziali; leggi in materia di sicurezza del lavoro; leggi in materia di privacy; leggi in materia di antiriciclaggio; leggi sugli illeciti amministrativi a carico di società ed enti…

Vigilanza sull’amministrazione dei PRINCIPI DI CORRETTA AMMINISTRAZIONE vigilanza Norma 3.3 Art. 2403 c.c. sul rispetto e concreto funzionamento ED IN PARTICOLARE: Dell’ADEGUATEZZA DELL’ASSETTO ORGANIZZATIVO, AMMINISTRATIVO E CONTABILE Adeguatezza e funzionamento del SISTEMA DI CONTROLLO INTERNO Non previsto da norme esplicite per enti non EIP

PRINCIPI DI CORRETTA AMMINISTRAZIONE Gli amministratori possono compiere, nell’ambito delle loro competenze, tutte le operazioni che ritengono necessarie ed opportune per l’attuazione dell’oggetto sociale Art. 2380-bis c.c. Art. 2392 c.c. Con la diligenza propria dell’incarico ricevuto Agendo in modo informato (consapevoli della rischiosità e degli effetti) Art. 2381 c.c. Occupandosi di aspetti fondamentali quali l’assetto organizzativo, amministrativo e contabile; l’andamento generale della gestione e la sua prevedibile evoluzione; i piani strategici, industriale e finanziari; budget, ecc.: ISPIRANDOSI AI PRINCIPI DELL’ECONOMIA AZIENDALE Dando notizia agli altri amministratori e al collegio sindacale di ogni interesse che, per conto proprio o di terzi, abbiano in una determinata operazione della società, precisandone la natura, i termini, l’origine e la portata Art. 2391 c.c. Non utilizzando a vantaggio proprio o di terzi, dati, notizie opportunità di affari appresi nell’esercizio dell’incarico

PRINCIPI DI CORRETTA AMMINISTRAZIONE CHE TIPO DI CONTROLLI EFFETTUA IL COLLEGIO SINDACALE? Merito? Opportunità e convenienza delle scelte di gestione Legittimità? Legittimità delle scelte di gestione e correttezza del procedimento decisionale (diligenza)

PRINCIPI DI CORRETTA AMMINISTRAZIONE I SINDACI DEVONO ACCERTARE CHE GLI AMMINISTRATORI NON COMPIANO OPERAZIONI Estranee all’oggetto sociale In conflitto di interessi con la società Manifestamente imprudenti o azzardate Che possano compromettere l’integrità del patrimonio aziendale Volte a prevaricare o modificare i diritti di legge o di statuto dei singoli soci In contrasto con le delibere dell’assemblea, del c.d.a. o del com. esec.

RISK APPROACH Valutazione del rischio Espressione di un giudizio professionale appropriato, ossia: Un terzo professionista informato riterrebbe che dopo l’applicazione delle misure di controllo i rischi sono contenuti ad un livello non significativo Richiesta all’organo amministrativo di attuare le opportune azioni di miglioramento per eliminare i punti di debolezza (e di maggior rischio) rilevati

IL RISK APPROACH INDIVIDUAZIONE AREE DI RISCHIO Mappatura dei rischi in funzione dell’analisi del contesto aziendale (settori di attività) e della struttura Probabilità di accadimento dell’evento Valutazione della significatività dei rischi Impatto dell’evento Analisi del sistema di controllo esistente (procedure di salvaguardia) Rischio accettabile? Mantenimento del sistema di controllo SI NO Adeguamento del sistema di controllo Il costo del controllo non può superare il valore del danno che si può ricevere

Vigilanza sull’amministrazione Norma 3.3 dei PRINCIPI DI CORRETTA AMMINISTRAZIONE vigilanza Art. 2403 c.c. sul rispetto e concreto funzionamento ED IN PARTICOLARE: Dell’ADEGUATEZZA DELL’ASSETTO ORGANIZZATIVO, AMMINISTRATIVO E CONTABILE Adeguatezza e funzionamento del SISTEMA DI CONTROLLO INTERNO Non previsto da norme esplicite per enti non EIP

ASSETTO ORGANIZZATIVO Vigilanza sull’adeguatezza e sul funzionamento dell’assetto organizzativo Norma 3.4 ASSETTO ORGANIZZATIVO Complesso delle DIRETTIVE e delle PROCEDURE stabilite per GARANTIRE che il POTERE DECISIONALE sia effettivamente assegnato ed esercitato ad un APPROPRIATO LIVELLO DI COMPETENZE E RESPONSABILITA’

Come si valuta l’assetto organizzativo? Elementi da attenzionare: Separazione e contrapposizione nei compiti e nelle funzioni Chiara definizione delle deleghe o dei poteri per ciascuna funzione (riscontro con registro imprese e sistema bancario) Verifica costante da parte di ogni responsabile sul lavoro svolto dai collaboratori

La vigilanza sull’adeguatezza e funzionamento del sistema di controllo interno ADEMPIMENTO NON PREVISTO ESPRESSAMENTE DALL’ART. 2403 C.C. (EIP art. 149 TUF) ma ritenuto in dottrina un importante aspetto della STRUTTURA ORGANIZZATIVA delle aziende che per dimensione e caratteristiche necessitano di tale funzione La responsabilità dell’adozione e dell’adeguatezza del sistema di controllo interno è esclusiva responsabilità degli amministratori. Il Collegio sindacale effettua “un controllo sintetico complessivo volto a verificare che le procedure aziendali consentano un efficiente monitoraggio dei fattori di rischio e una corretta gestione delle criticità”.

Sistema di controllo interno CAPACITA’ DI AUTOCONTROLLO INSIEME DELLE DIRETTIVE, DELLE PROCEDURE E DELLE PRASSI OPERATIVE TESE A RAGGIUNGERE I SEGUENTI O B I E T T I V I: Norma 3.5 STRATEGICI OPERATIVI di REPORTING di CONFORMITA’ VOLTI AD ASSICURARE LA CONFORMITA’ DELLE SCELTE DEL MANAGEMENT ALLE DIRETTIVE RICEVUTE E ALL’OGGETTO SOCIALE NONCHE’ A GARANTIRE LA SALVAGUARDIA DEL PATRIMONIO AZIENDALE E GLI INTERESSI DEGLI STAKEHOLDERS VOLTI A GARANTIRE L’EFFICACIA E L’EFFICIENZA DELLE ATTIVITA’ OPERATIVE AZIENDALI VOLTI A GARANTIRE L’ATTENDIBILITA’ E L’AFFIDABILITA’ DEI DATI VOLTI AD ASSICURARE LA CONFORMITA’ DELLE ATTIVITA’ AZIENDALI ALLE LEGGI E AI REGOLAMENTI

Per la valutazione del SCI il Collegio Esamina la documentazione aziendale disponibile (manuali operativi; regolamenti interni; organigramma e altre mappe operative di processi come ad esempio quelle predisposte per le certificazioni di qualità ) Esamina le rilevazioni e le valutazioni fatte dal revisore legale in sede di valutazione del rischio di controllo e sui test di conformità effettuati Effettua una autonoma valutazione dell’adeguatezza del sistema di controllo interno dando priorità alle direttive, prassi e procedure che presiedono ad attività in relazione alle quali sono stati rilevati rischi significativi in termini di rilevanza e probabilità di accadimento Laddove rilevi punti di debolezza li comunica agli amministratori chiedendo azioni correttive Effettua un monitoraggio periodico delle azioni di miglioramento adottate e dell’efficacia delle stesse Rivisita le procedure in caso di cambiamenti apportati dall’azienda al sistema di controllo interno

LA VIGILANZA SULL’ ADEGUATEZZA E FUNZIONAMENTO DEL SISTEMA AMMINISTRATIVO-CONTABILE Norma 3.6 Il SISTEMA AMMINISTRATIVO-CONTABILE è parte del SISTEMA DI CONTROLLO INTERNO che si prefigge di fornire UNA RAGIONEVOLE SICUREZZA sulla realizzazione dell’obiettivo aziendale della ATTENDIBILITÀ DELLE INFORMAZIONI DI BILANCIO La RESPONSABILITÀ circa l’adeguatezza ed il corretto funzionamento del SAC è esclusivamente degli AMMINISTRATORI. Il Collegio deve, però, vigilare sull’adeguatezza e sul concreto funzionamento (art. 2403 c.c.)

UN SISTEMA AMMINISTRATIVO-CONTABILE è adeguato se permette: La completa tempestiva e attendibile contabilizzazione e rappresentazione dei fatti di gestione; La produzione di informazioni valide e utili per le scelte di gestione e per lo svolgimento dell’attività di controllo (anche ai fini della salvaguardia del patrimonio aziendale); La produzione di dati attendibili per la formazione del bilancio di esercizio.

Esempio di relazione sull’attività di vigilanza PREMESSA Signori Azionisti, il Collegio ha condotto l’attività di vigilanza e controllo seguendo i principi di comportamento del Collegio Sindacale raccomandati dal Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti ed Esperti Contabili. Di tale attività e dei risultati conseguiti Vi portiamo a conoscenza nella presente relazione. E’ stato sottoposto al Vostro esame il bilancio d’esercizio della Alfa S.p.A. al 31.12.20.., redatto secondo i principi contabili internazionali IAS/IFRS che evidenzia un utile di Euro ... La società di revisione … S.p.A. ha emesso il suo giudizio sul bilancio in data … Da quanto riportato nel giudizio della società di revisione il bilancio d’esercizio al 31.12.20.. rappresenta in modo veritiero e corretto la situazione patrimoniale e finanziaria e il risultato economico della Vostra Società oltre a essere stato redatto in conformità ai principi contabili internazionali Ias/Ifrs. Il Collegio ha promosso con la società di revisione … S.p.A. incontri periodici al fine di addivenire al necessario scambio di informazioni acquisite nell’ambito delle rispettive sfere di competenza. Segue …

Esempio di relazione sull’attività di vigilanza SINTESI E RISULTATI DELL’ATTIVITA’ DI VIGILANZA Il Collegio Sindacale ha organizzato il proprio lavoro al fine di vigilare: Sull’osservanza della legge e dell’atto costitutivo; Sul rispetto dei principi di corretta amministrazione; Sull’adeguatezza della struttura organizzativa; Sull’adeguatezza del sistema di controllo interno; Sull’organicità delle direttive impartite alle società del gruppo. Nell’anno 20.. il Collegio ha partecipato a tutte le riunioni del Consiglio di Amministrazione e dell’Assemblea dei Soci. Segue …

Esempio di relazione sull’attività di vigilanza A) OSSERVANZA DELLA LEGGE E DELL’ATTO COSTITUTIVO La partecipazione ai Consigli di Amministrazione, le informazioni assunte, i controlli allo scopo eseguiti hanno consentito al Collegio di rilevare che la Vostra società opera nel rispetto delle leggi, dei regolamenti e dello statuto. In particolare il personale dipendente, avvalendosi ove del caso di professionisti, consente allo stato il rispetto delle norme che disciplinano il funzionamento degli organi sociali, l’attività della società, gli adempimenti fiscali e contributivi, nonché le raccomandazioni degli Organi istituzionali. Segue …

Esempio di relazione sull’attività di vigilanza B) RISPETTO DEI PRINCIPI DI CORRETTA AMMINISTRAZIONE Nei Consigli di Amministrazione vengono analizzati, e sono oggetto di dibattito, le risultanze periodiche di gestione poste in raffronto con i piani, i budget e le previsioni aggiornate, nonché tutti gli aspetti relativi alle operazioni più significative. Al Collegio non risultano operazioni di gestione manifestamente imprudenti, azzardate, in contrasto con le delibere assembleari e con gli interessi della Società e dei Soci. Le delibere del Consiglio di Amministrazione vengono eseguite con criteri di conformità. Sotto il profilo operativo il Collegio ha assunto informazioni, ha esaminato il materiale utile, ha promosso incontri con il Presidente e Amministratore Delegato, sia con il personale di volta in volta interessato, sia con la società di revisione. Il Collegio prende atto di quanto segnalato dalla società di revisione nel paragrafo 4 della propria relazione e invita il Consiglio di Amministrazione a continuare nella implementazione di operazioni tese a conferire un migliore equilibrio alle fonti e agli impieghi a breve termine. Segue …

Esempio di relazione sull’attività di vigilanza C) ADEGUATEZZA DELLA STRUTTURA ORGANIZZATIVA Per quanto attiene il sistema amministrativo contabile, considerato per la sua capacità di rappresentare correttamente i fatti aziendali, di garantire il tempestivo aggiornamento della contabilità sociale, la corretta tenuta dei libri, nonché l’esistenza dei documenti formali relativi agli adempimenti fiscali e contributivi, la società di revisione non ha segnalato rilievi tali da essere riportati nella presente relazione, sia nei verbali allo scopo redatti sia nei periodici incontri intercorsi. Segue …

Esempio di relazione sull’attività di vigilanza D) ADEGUATEZZA DEL SISTEMA DI CONTROLLO INTERNO L’attività di vigilanza eseguita sull’adeguatezza della struttura amministrativa e sul rispetto dei principi di corretta amministrazione, ha consentito al Collegio Sindacale di formarsi un’opinione sufficientemente positiva sul sistema di controllo interno della Vostra società. Non sono emerse criticità meritevoli di segnalazione. Segue …

Vigilanza sul bilancio e sulla relazione sulla gestione delle disposizioni di legge sul procedimento di formazione, controllo, approvazione e pubblicazione del bilancio d’esercizio Art. 2403 c.c. vigilanza sulla osservanza Norma 3.7 Il collegio effettua un controllo sintetico complessivo volto a verificare che il bilancio sia stato redatto in modo corretto. La verifica della rispondenza ai dati contabili è di competenza del revisore Il Collegio deve verificare: La conformità degli schemi di bilancio alle norme di legge; che nella nota integrativa siano indicati i criteri di valutazione seguiti e che gli stessi siano conformi alla legge e ai principi adottati; che la nota integrativa e la relazione della gestione abbiano il contenuto previsto dalla legge; la completezza e chiarezza informativa della nota integrativa e della relazione sulla gestionealla luce dei principi di verità, correttezza e chiarezza stabiliti dalla legge; che la relazione sulla gestione riporti informazioni adeguate sui principali rischi e incertezze; che l’iscrizione dei costi di impianto e ampliamento e dei costi di ricerca, sviluppo e pubblicità iscritti nell’attivo dello stato patrimoniale siano conformi al disposto dell’art. 2426, c. 1, n. 5 c.c.; che l’iscrizione dell’avviamento nell’attivo patrimoniale sia conforme alle prescrizioni dell’art. 2426, c. 1 n. 6 c.c.; la correttezza e legittimità delle eventuali deroghe ex art. 2423, c. 4, c.c.; la rispondenza del bilancio ai fatti e alle informazioni di cui il collegio sindacale è a conoscenza (partecipazione a riunioni, vigilanza, ispezioni e controlli)

La relazione al bilancio Il Collegio sindacale a conclusione dei controlli effettuati in merito al bilancio e alla relazione sulla gestione provvede alla relativa verbalizzazione e alla redazione della relazione di accompagnamento ex art. 2429 c.c. che va anch’essa riportata nel verbale Qualora il collegio approdi ad opinioni diverse può richiedere ulteriori chiarimenti e informazioni all’organo amministrativo e al revisore Se i chiarimenti non sono forniti o se sono insufficienti il collegio manifesta le proprie osservazioni e proposte nella relazione

Altri controlli specifici Consenso per l’iscrizione in bilancio dei costi di impianto e ampliamento, ricerca sviluppo e pubblicità (art. 2426 c.1, n. 5 c.c.) Consenso per l’iscrizione dell’avviamento (art. 2426 c.1, n. 6 c.c.) Osservazioni sulla situazione patrimoniale ex art. 2446 c.c. Parere sulla congruità del prezzo di emissione delle azioni in presenza di esclusione o limitazione del diritto di opzione (art. 2441, c. 6 c.c.) Relazione di accompagnamento al rendiconto finale del patrimonio destinato ad uno specifico affare (art. 2447-novies c.c.)

Il sindaco dissenziente ART. 2404 C.C. Il Sindaco dissenziente ha diritto di far iscrivere a verbale i motivi del proprio dissenso Il collegio sindacale è regolarmente costituito con la presenza della maggioranza dei sindaci e delibera a maggioranza assoluta dei presenti (PRINCIPIO DELLA COLLEGIALITA’) E’ possibile depositare una relazione di minoranza al bilancio? Il sindaco dissenziente si ritiene non possa redigere e depositare una propria autonoma relazione, ha il diritto però di far iscrivere a verbale i motivi del proprio dissenso ed ha facoltà di riferire all’assemblea la propria opinione difforme rispetto alla relazione approvata dalla maggioranza dei componenti. (bozza norma di comportamento 7.1)

FUNZIONAMENTO del Collegio Sindacale

PRESIDENTE Funzionamento NORMA 2.1. Spetta al Presidente l’organizzazione dei lavori; la convocazione del collegio (secondo modalità concordate nella prima riunione); L’aggiornamento (di norma) del libro delle adunanze e deliberazioni del collegio.

COLLEGIO Funzionamento NORMA 2.1. Riunione ogni 90 giorni (termine ordinatorio); Opportunità di fissare un calendario delle riunioni; Ammissibilità statutaria di audio e video proiezioni.

Dipendenti ed ausiliari Funzionamento NORMA 2.2. Dipendenti ed ausiliari Possono essere delegate solo funzioni cognitive ed istruttorie; Possono essere incaricati dipendenti, collaboratori o società esterne; Devono essere informati gli altri sindaci ed il CDA; Non possono partecipare a CDA, Assemblee, o riunioni del comitato di sorveglianza.

Libro delle adunanze e deliberazioni (artt. 2403-bis, comma 4, 2404, comma 3, 2421 c.c.) LUOGO DI TENUTA DETENZIONE Norma 2.3 Il libro può essere prelevato per aggiornamenti dal Presidente Il libro va tenuto presso la SEDE SOCIALE Legale o Effettiva se non coincidenti È opportuna una dichiarazione scritta in caso di prelievo

Cosa deve essere trascritto nel libro Norma 2.3 la data ed il luogo della riunione; i nominativi dei sindaci intervenuti e di quelli assenti, con specifica indicazione di quelli che hanno giustificato la propria assenza; le persone, che invitate, sono intervenute alla riunione e la loro qualifica; l’attività svolta e degli accertamenti eseguiti; le conclusioni raggiunte e le eventuali deliberazioni; i documenti eventualmente pervenuti al collegio da altri organi, comitati o soggetti.

Partecipazione alle riunioni e rapporti con altri organi

Partecipazione a riunioni di organi sociali I sindaci devono partecipare: Norma 4.1 alle assemblee dei soci, alle riunioni del consiglio di amministrazione e del comitato esecutivo I sindaci possono partecipare: alle assemblee degli obbligazionisti, alle assemblee dei portatori di strumenti finanziari

A prescindere da eventuali impugnative delle delibere PARTECIPAZIONE INFORMATA Norma 4.1 INFORMAZIONE PREVENTIVA OPPORTUNA SU COSA ? MANCATA POSSIBILITÀ DI INFORMAZIONE Sui temi oggetto di valutazione e deliberazione NECESSARIA VERBALIZZAZIONE A prescindere da eventuali impugnative delle delibere

ACQUISIZIONE NOTIZIE DA AMMINISTRATORI A seguito di richiesta Norma 5.2 Le informazioni In seguito ad obblighi informativi DEVONO RIGUARDARE:  l’assetto organizzativo, amministrativo-contabile della società;  l’attività svolta e le operazioni di maggior rilievo, economico, finanziario e patrimoniale, effettuate dalla società e dalle società da essa controllate;  le operazioni in cui un amministratore abbia un interesse per conto proprio o di terzi, salvo quanto previsto dall’artt. 2391 e 2475-ter c.c.

Rilascio informazioni dagli amministratori Le informazioni possono essere rilasciate: Norma 5.2 per iscritto, con un apposito rapporto, o verbalmente, In tal caso il collegio sindacale comunica agli amministratori il proprio verbale, che riepiloga i dati e le informazioni ricevute, chiedendo conferma del contenuto.

L’amministratore delegato Amministratore unico È OPPORTUNO che: L’Amministratore Unico L’amministratore delegato con ampie deleghe FORNISCANO PER ISCRITTO AI SINDACI INFORMAZIONI richieste dall’art. 2381, c.5 c.c.

I SOCI Rapporti con i soci Possono denunciare ai sindaci i fatti censurabili ex art. 2408 c.c. I SOCI Possono ispezionare (nelle SRL) il libro dei sindaci ex art. 2476, c.2, c.c.

Riunioni extracollegiali di cda o soci Norma 4.3 Quando, nelle srl i cda e i soci decidono con procedimento di consultazione o consenso espresso per iscritto (art. 2475, co.4, 2479, co.3 c.c.) I sindaci, non potendo assistere alle riunioni devono vigilare su: La conformità della procedura adottata rispetto alle disposizioni dell’art. 2475 c.c. (chiarezza argomenti oggetto delle decisioni) Eventuali disposizioni dell’atto costitutivo che autorizzano tali decisioni Rispetto del verbale assembleare (per il cda) Corretta trascrizione della deliberazione sul libro delle decisioni degli amministratori o delle assemblee

Rapporti Sindaci /Revisori Norma 5.3 È OPPORTUNO: Programmare gli incontri; Tenere almeno un incontro in prossimità del progetto di bilancio. Ogni incontro deve essere oggetto di verbalizzazione in cui sintetizzare:  dati e informazioni ricevuti dal revisore legale;  dati e informazioni comunicati al revisore legale;  l’inesistenza di dati e informazioni richiesti al soggetto incaricato della revisione legale, cui non sia seguita la dovuta comunicazione;  la mancata comunicazione di dati o informazione richiesti da parte del soggetto incaricato della revisione legale.

Rapporti con Organismo Vigilanza Norma 5.5 Prevenzione dei reati previsti dal D.Lgs. n. 231/2001 IL COLLEGIO DEVE VERIFICARE l’autonomia, l’indipendenza, la professionalità dell’ODV Il collegio deve acquisire: le informazioni sul modello organizzativo e suo funzionamento il collegio sindacale incontri almeno una volta l’anno l’ODV e si assicuri di ricevere dallo stesso una relazione informativa periodica È OPPORTUNO:

Qualora l’organo di vigilanza non esista, il collegio dovrà Informare l’amministratore sulla opportunità di tale nomina Verbalizzare nel libro del c.s. di aver informato/consigliato l’opportunità di tale adozione Far sottoscrivere il verbale (prassi preferibile) contenente la raccomandazione

LE OMISSIONI DEGLI AMMINISTRATORI

Omissioni degli amministratori Codice civile – art. 2406 […] 1. In caso di omissione o di ingiustificato ritardo da parte degli amministratori, il collegio sindacale deve convocare l’assemblea ed eseguire le pubblicazioni prescritte dalla legge.

Omissioni degli amministratori Codice civile – art. 2406 […] 2. Il collegio sindacale può altresì, previa comunicazione al presidente del consiglio di amministrazione, convocare l’assemblea qualora nell’espletamento del suo incarico ravvisi fatti censurabili di rilevante gravità e vi sia urgente necessità di provvedere.

1) Assunzione di provvedimenti ex artt. 2446 e 2447 c.c. Convocazione per ingiustificato ritardo o omissione del cda 1) Assunzione di provvedimenti ex artt. 2446 e 2447 c.c. 2) Verifica di una causa di scioglimento della società. Quando?

Convocazione per omissione degli amministratori Scadenza dei termini di approvazione del bilancio d'esercizio ed omessa convocazione dell'Assemblea (art. 2406 c.c. primo comma); A) ENTRO 30 GIORNI DAL TERMINE NON RISPETTATO DAGLI AMMINISTRATORI (NORMA 5.7)

Convocazione per omissione degli amministratori Cessazione della carica della maggioranza degli Amministratori con impossibilità di sostituzioni per cooptazione (art. 2386 secondo comma c.c.) B)

Convocazione per omissione degli amministratori Richiesta di convocazione da parte di tanti soci che rappresentino almeno un decimo del capitale sociale (art. 2367 c.c.) C)

Procedura convocazione NORMA 5.7 Delibera collegiale del Collegio Sindacale (delegabile al presidente) Preventivo avviso Presidente C.d.A. o Amministratore Unico

Potere di convocazione dell’assemblea dei soci Norma 5.7 Il collegio sindacale deve redigere l’ordine del giorno può essere predisposta dallo stesso, se ritenuto opportuno, una specifica relazione scritta da proporre all’assemblea dei soci.

RITARDO “ULTRA LEGEM” NELLA APPROVAZIONE DEL BILANCIO

Procedura di approvazione del bilancio Bilancio comunicato dagli Amministratori al collegio sindacale 30 GG. PRIMA ASSEMBLEA Bilancio Relazione collegio Relazione revisore 15 GG. PRIMA ASSEMBLEA DEPOSITATI PRESSO SEDE SOCIETÀ 105

Vigilanza di legalità sulla procedura di approvazione bilancio Convocazione assemblea Entro 120 gg. da chiusura esercizio Previsione statutaria Termine più ampio - non oltre 180 gg. Situazioni particolari 106

Omesso deposito imputabile agli amministratori e sindaci Ipotesi 1 Omesso deposito imputabile agli amministratori e sindaci È illecito imputabile ad amministratori (anche giudiziari), liquidatori, commissari governativi e (in via sostitutiva) ai sindaci (art. 2630, 2° co.)

Sanzione (art. 2630 c.c) Ipotesi 1 Il ritardato/omesso deposito del bilancio presso il registro delle imprese determina per tutti i soggetti tenuti alla presentazione dello stesso la comminazione di pena pecuniaria compresa fra un minimo di 274,67 e 2.753,33 euro. Con l’oblazione (art. 16, L.689/81) ciascun amministratore e ciascun sindaco corrono il rischio di versare fino a 549,34 Euro (doppio del minimo) provvedendo al pagamento entro il 60° giorno dalla contestazione.

L’art. 2631 c.c. prevede uno specifico illecito amministrativo Ipotesi 2 L’art. 2631 c.c. prevede uno specifico illecito amministrativo Gli amministratori ed i sindaci che omettono di convocare l’assemblea dei soci nei casi previsti dalla legge o dallo statuto, nei termini ivi previsti, sono puniti con la sanzione amministrativa da 1.032 a 6.197 euro. Il termine si considera omesso allorché lo stesso sia trascorso da trenta giorni

Ipotesi 2 L’omessa predisposizione del progetto di bilancio o la mancata convocazione dell’assemblea per l’approvazione dello stesso Può comportare conseguenze sugli amministratori come: la revoca degli stessi ed eventuale azioni di responsabilità.

Tribunale di Napoli Ipotesi 2 La violazione del termine massimo per la convocazione dell’assemblea di approvazione del bilancio non costituisce motivo di annullamento della relativa delibera. La sua inosservanza non esonera gli amministratori dall’obbligo di redigere il bilancio e di convocare l’assemblea dei soci esponendoli tuttavia a sanzioni ed a rischio di azione di responsabilità (conf. Cass. 14/agosto/ 1997 n. 7623) sent. 19/09/2007

Mancata approvazione del bilancio da parte dell’assemblea Ipotesi 3 Mancata approvazione del bilancio da parte dell’assemblea La disposizione sanzionatoria non può essere irrogata in caso di mancata approvazione del bilancio, elemento indefettibile per la consumazione dell’illecito amministrativo. (Trib. Brescia 13/5/2002; conferma Torino 18/6/1993)

NON TUTTE LE CCIAA ITALIANE SEGUONO GLI STESSI CRITERI!! Ipotesi 3 NON TUTTE LE CCIAA ITALIANE SEGUONO GLI STESSI CRITERI!! Di norma i bilanci d’esercizio non approvati dall’assemblea dei soci o dal consiglio di sorveglianza non sono soggetti a deposito sulla base del principio di tipicità degli atti da iscrivere o depositare nel Registro delle Imprese

Istruzioni al Modello UNICO SC 2010 La ritardata approvazione del bilancio, non legittima ritardi nei pagamenti delle imposte. I versamenti a saldo, compreso il primo acconto, devono essere eseguiti entro il giorno 16 del sesto mese successivo alla data di chiusura del periodo di imposta (ossia 16 giugno, oppure 16 luglio con maggiorazione dello 0,4%)

Istruzioni al Modello UNICO SC 2010 Se il bilancio non fosse approvato entro il sesto mese dalla chiusura dell’esercizio, il versamento dovrà essere effettuato comunque entro il giorno 16 del mese successivo al predetto sesto mese (ossia 16 luglio oppure 16 agosto con maggiorazione), a questo punto, sulla base dei dati risultanti dal progetto di bilancio.

Cassazione Cass., sez. Trib. 6 giugno 2001 n. 11448 <<Nessuna norma prevede che la omessa o intempestiva approvazione del bilancio sia un motivo valido per spostare il termine per la presentazione della dichiarazione dei redditi…. La omessa o intempestiva approvazione del bilancio, che non consente il rispetto degli obblighi tributari, avrà sul piano tributario le seguenti conseguenze: una eventuale dichiarazione oltre i termini di legge sarà considerata omessa; l’ufficio ha la possibilità di effettuare l’accertamento induttivo…>> Cass., sez. Trib. 6 giugno 2001 n. 11448

È omessa la dichiarazione presentata oltre i 90 giorni dalla scadenza Omessa dichiarazione È omessa la dichiarazione presentata oltre i 90 giorni dalla scadenza La sanzione amministrativa applicabile è: Dal 120 al 240% delle imposte con un minimo di E. 258; Da E. 258 a E.1.032, nel caso non sia dovuta imposta (raddoppiabile per soggetti obbligati alla tenuta di scritture contabili).

POTERI DI REAZIONE DEI SINDACI

DENUNZIA DEI SOCI AI SINDACI 5% DEL CAPITALE (*) OGNI SOCIO OBBLIGO DI INDAGINE POSSIBILITÀ DI INDAGINE (*) p.s.: Lo statuto può prevedere percentuali diverse

DENUNZIA FONDATA Norma 6.2 Comunicazione al denunziante Indagine Richiesta di intervento amm./ri (se necessario) Convocazione assembleare (In caso di inerzia amm./ri) DENUNZIA EX ART.2409 c.c.

SE A SEGUITO DELLE INDAGINI Norma 6.2 DENUNZIA INFONDATA SE A SEGUITO DELLE INDAGINI I fatti risultino infondati O risultino sanati e ne sia impedito il ripetersi I SINDACI Lo comunicano tempestivamente al denunziante e.… Alla prima assemblea utile (nel caso di denunzia “qualificata”) All’assemblea delegata ad approvare il bilancio

Verifica che gli amministratori deliberino: Norma 3.3 Verifica che gli amministratori deliberino: Opportunamente informati; Delibere ragionevoli e non palesemente pregiudizievoli; Gli amministratori siano consapevoli del rischio.

Delibere amministrativamente pericolose (irrazionali): Norma 4.1 Delibere amministrativamente pericolose (irrazionali): Motivato dissenso nel verbale o riserve nel verbale; Violazioni rinvenute successivamente da segnalare agli amministratori; In caso di inerzia chiedere al C.d.a. di convocare l’assemblea o provvedere direttamente alla convocazione I sindaci dovranno presentare relazione all’assemblea dei soci

I SINDACI DI FRONTE A DELIBERE IRREGOLARI Norma 4.2 I SINDACI DI FRONTE A DELIBERE IRREGOLARI - Quando le delibere del CDA o del CE risultano : 1) Non conformi alla legge; 2) Non conformi allo statuto; 3) Non conformi a disposizioni del regolamento interno; 4) Con oggetto illecito o impossibile .... Segue ...

I SINDACI DI FRONTE A DELIBERE IRREGOLARI Norma 4.2 I SINDACI DI FRONTE A DELIBERE IRREGOLARI Quando le delibere sono viziate da interessi degli amministratori ai sensi dell'art. 2391 C.C. Per: 1) inadempimento obblighi di informazione; 2) inadempimento del CDA o CE di motivare le ragioni di convenienza della società; Segue ...

I SINDACI DI FRONTE A DELIBERE IRREGOLARI ... segue 3) adozione della deliberazione con voto determinante di un amministratore in conflitto di interesse, qualora possano recare danno alla società Segue ...

CHE CAGIONI UN DANNO ALLA SOCIETÀ Norma 4.2 S.R.L ART. 2475-TER C.C., CO.2 VOTO DETERMINANTE IN CONFLITTO CHE CAGIONI UN DANNO ALLA SOCIETÀ

I SINDACI DI FRONTE A DELIBERE “IRREGOLARI” Norma 4.2 I SINDACI DI FRONTE A DELIBERE “IRREGOLARI” ...i sindaci devono manifestare il proprio dissenso e pretenderne la trascrizione nel verbale del CDA o del CE Segue ...

I SINDACI DI FRONTE A DELIBERE IRREGOLARI Nel caso in cui a fronte del proprio dissenso gli amministratori non provvedano tempestivamente a sostituire la delibera irregolare, i sindaci potranno impugnare la deliberazione con le modalità di cui all'art. 2388 o 2475-ter C.C. Segue ...

I SINDACI DI FRONTE A DELIBERE IRREGOLARI L'impugnativa con atto di citazione va effettuata di fronte al Tribunale del luogo in cui la società ha sede. Segue ...

I SINDACI DI FRONTE A DELIBERE IRREGOLARI Art. 2377, comma 6, C.C. I SINDACI DI FRONTE A DELIBERE IRREGOLARI ... segue La delibera va impugnata entro novanta giorni dalla data di deliberazione, ovvero se soggetta ad iscrizione nel registro delle imprese o solo deposito, entro novanta giorni da tali date.

I SINDACI DI FRONTE A DELIBERE IRRAZIONALI / IRREGOLARI In ogni caso il collegio potrà: 1) richiedere agli amministratori la convocazione dell'assemblea a cui presentare relazione in merito ai fatti censurabili; 2) nei casi più gravi, convocare direttamente l'assemblea ai sensi del 2406 C.C., al fine di informare i soci delle irregolarità riscontrate.

Casi di ricorso al controllo giudiziario Gli orientamenti dei tribunali post riforma del diritto societario Trib. Mantova 9 dicembre 2008 Per poter disporre dell’ispezione dell’amministrazione ex art. 2409 c.c., è sufficiente la sussistenza di fondati sospetti in ordine alla commissione di gravi irregolarità, aventi rilevanza attuale, che possano arrecare danno alla società e non già la loro esistenza; tali sospetti devono trovare fondamento non nella mera prospettazione fornita dai ricorrenti ma in elementi desumibili dall’analisi della documentazione contabile dimessa ed avente natura sufficientemente dettagliata

Casi di ricorso al controllo giudiziario Gli orientamenti dei tribunali post riforma del diritto societario Trib. Torino, 29 Maggio 2007 Elementi caratterizzanti le “gravi irregolarità” sono la loro attualità ed il carattere dannoso, quest’ultimo individuabile nella violazione di disposizioni di legge idonee a procurare un danno al patrimonio sociale o un grave turbamento dell’attività sociale. È carente del requisito della dannosità una irregolarità meramente formale qual è quella della irregolare formazione del Consiglio di amministrazione.

Casi di ricorso al controllo giudiziario Gli orientamenti dei tribunali post riforma del diritto societario App. Trieste 22 marzo 2006 La sussistenza di gravi irregolarità nella gestione che possano recare danno alla società, legittima il collegio sindacale a ricorrere alla procedura di cui all’art. 2409 c.c., anche senza preventivo esperimento delle azioni previste dagli artt. 2403-bis e 2406 c.c.

Art. 2409 ed srl Tribunale di NAPOLI É ammissibile in una srl che i sindaci nominati per obbligo di legge richiedano al tribunale il controllo giudiziario ex art. 2409 c.c. a fronte di gravi irregolarità commesse dall’organo gestorio. In questi caso, infatti, valgono le disposizioni di cui al comma 4° dell’art. 2477 c.c., con conseguente applicabilità, per i sindaci della srl, delle norme tipiche della società per azioni. sent. 14/05/2008

Art. 2409 ed srl CASSAZIONE È inammissibile il controllo giudiziario di cui all’art. 2409 cod. civ. nella società a responsabilità limitata, sia pure allorché il ricorso sia proposto dal collegio sindacale obbligatoriamente costituito ai sensi dell’art. 2477 cod. civ.. sent. 13/01/2010 n. 403

Art. 2409 ed srl Tribunale di MILANO È ammissibile per i sindaci nominati in una srl richiedere al tribunale di sottoporre la società a controllo giudiziario nel caso di gravi irregolarità poste in essere dall’amministratore. A riguardo, il richiamo di cui all’art. 2477 c.c. alle norme in materia di società per azioni ricomprende, infatti, anche l’art. 2409 c.c. inserito dal legislatore nella sezione dedicata al Collegio sindacale di tale tipologia societaria. Non appare rilevante il fatto che nelle srl risultino particolarmente penetranti i poteri di ispezione del socio, risultando il controllo ex art. 2409 c.c. finalizzato a tutelare interessi diversi e più vasti rispetto a quelli tipici della compagine sociale. sent. 26/03/2010

Art. 2409 ed srl Norma 6.4 Unitarietà del sistema di controlli dei sindaci Diverse finalità dei controlli dei soci rispetto a quelle proprie del controlo giudiziario Interpretazione letterale art. 2477, co.5 c.c. Rendono preferibile l’applicabilità del controllo giudiziario anche nelle SRL