Project Management e “progetti” formativi " A una nave non basta uno buono nocchiero se non sono bene ordinati gli altri instrumenti che la conducono. " Francesco Guicciardini (1483-1540)  -  Ricordi politici e civili Project Management e “progetti” formativi Relatore: Eugenio Rambaldi presidente@isipm.org

niente esiste prima di questo progetto; "L'uomo è, dapprima, un progetto che vive se stesso soggettivamente, invece di essere muschio, putridume o cavolfiore; niente esiste prima di questo progetto; niente esiste nel cielo intelligibile; l'uomo sarà innanzitutto quello che avrà progettato di essere“ (Jean Paul Sartre)

"....... ciò non vuol dire che gli altri progetti non vadano gestiti!" "La vita è ciò che ti accade mentre stai facendo altri progetti!” - John Lennon - "....... ciò non vuol dire che gli altri progetti non vadano gestiti!" - ISIPM -

Siamo tutti Project Manager! Tutti noi nella nostra vita gestiamo due tipologie di attività: Attività ripetitive Fare colazione Andare al lavoro Portare i figli a scuola …. Attività non ripetitive o Progetti Sposarsi Comprare casa Organizzare un viaggio all’estero Uno dei suoi “famosi” progetti Mia Nonna Anche la mia vecchia nonnina, sapeva gestire piccoli ma … buonissimi … progetti ed era quindi, senza saperlo, una brava “project manager”.

Entrambi sono eseguiti da persone e con vincoli di risorse ma: Progetti e operazioni Il lavoro di una organizzazione è composto da progetti e da operazioni. Entrambi sono eseguiti da persone e con vincoli di risorse ma: - Operazioni: caratterizzate da lavoro ripetitivo, continuativo, seriale, ricorrente. - Progetti: caratterizzati da lavoro non-ripetitivo, temporaneo, unico, non-ricorrente

Progetto Ma che cos’è un progetto? “Uno sforzo temporaneo intrapreso per creare un prodotto o un servizio unico” Definizione del PMI - Project Management Institute

Project Management Ma che cos’è il Project Management? “Gestione sistemica di un’impresa complessa, unica e di durata determinata, rivolta al raggiungimento di un obiettivo chiaro e predefinito mediante un processo continuo di pianificazione e controllo di risorse differenziate e con vincoli interdipendenti di costi-tempi-qualità” Definizione di Russel D. Archibald, 1994

Project Management: Le tre variabili Performance (requisiti) "Il Project Management è la pianificazione, l'organizzazione, il monitoraggio e il controllo di tutte gli aspetti di un progetto e di tutte le motivazioni che implicato il sicuro raggiungimento degli obiettivi di progetto entro tempi, costi ed criteri di performance prestabiliti" (APM) Target SCOPE Cost (Limiti di Budget) Date attese

PMBok: Aree di Conoscenza (Knowledge Areas) Il PMI individua 9 Aree di Conoscenza per il Project Management: Project SCOPE Management Ambito Project TIME Management Tempo Project COST Management Costo Project QUALITY Management Qualità Project INTEGRATION Management Project HUMAN RESOURCE Management Risorse Umane Project COMMUNICATIONS Management Comunicazioni Project RISK Management Rischi Project PROCUREMENT Management. Approvvigionamenti

Processi di Project Management Gruppi di processi di Project Management Ciclo di Deming Processi di Monitoraggio e Controllo Plan Do Processi di Pianificazione Da cui Processi di Avvio Processi di Chiusura Act Check Processi di Esecuzione

Progetti: Successi e Fallimenti Motivi di successo Chiari obiettivi di progetto Un impegno esplicito della direzione Un Committente Un Responsabile (leader) Informazioni e buona comunicazione Risorse adeguate e forte motivazione Un sistema di Pianificazione e Controllo Cause di fallimento Obiettivi poco chiari Scarsa comunicazione tra gli interessati Gestione inefficace del progetto Basse prestazioni nella produzione Mancanza di leadership Mancanza di risorse

Gli attori del Project Management Gli attori interni Il Top Management dell’organizzazione Il Project Manager Il Committente interno (se progetto interno) Gli enti/funzioni coinvolti o interessati I membri del Team di Progetto appartenenti alla organizzazione Il PMO - Project Management Office Gli attori esterni Il Committente esterno (se progetto esterno) I membri del Team di Progetto esterni alla organizzazione I fornitori

Chi è il Project Manager Mission Garantire la realizzazione di progetti di medio-grandi dimensioni con l’obiettivo di massimizzare i risultati operativi ed economici del progetto e la soddisfazione del committente-cliente. Attività Gestisce la realizzazione del prodotto/servizio Integra, gestendole, le diverse competenze necessarie alla realizzazione della soluzione Organizza il lavoro per la realizzazione del progetto Programma le attività operative necessarie alla realizzazione dei progetti esecutivi Risponde ai requisiti tecnologici dell’organizzazione fornendo alla direzione presentazioni e proposte formali di messaging Verifica “day by day” la gestione dei progetti Verifica le performance (ASSINFORM)

Il Project Manager …. un fenomeno! Caratteristiche tecniche: Esperienza in aree specialistiche inerenti al progetto Conoscenza e linguaggio di base per trattare con gli specialisti Confidenza con le potenzialità dei sistemi informatici adottati Caratteristiche gestionali: Conoscenza delle tecniche di Project Management Conoscenza di metodologie contrattuali e di aspetti legali dell’attività commerciale Buona conoscenza delle metodologie di pianificazione e controllo Conoscenza della legislazione e normativa sulla sicurezza del personale Impegno costante ad operare in un’ottica di qualità globale e di soddisfazione del cliente Caratteristiche relazionali: Attitudine ad operare in team Buon negoziatore e mediatore Capacità di leadership Capacità di valutazione dei collaboratori Capacità di sviluppare il potenziale individuale e di gruppo Ottime relazioni con ambiente interno superiore e con il cliente Caratteristiche personali : Flessibilità, spirito di adattamento, predisposizione all’iniziativa Ambizione, capacità di comunicare e di coordinare Propensione alla risoluzione dei problemi Capacità organizzative Ma ne esistono ancora?

Project Manager: Un grande comunicatore

Le domande del Project Manager Processi Output Quando fare? Chi fa? Quanto costa? Come fare? Chi fa cosa? Con che cosa fare? Cosa Fare? ------------------- Mettiamole in ordine e in sequenza Cosa Fare ? WBS Chi fa ? OBS Matrice WBS/OBS Chi fa cosa ? Risorse Reticolo Logico Con che cosa fare? Come fare ? Gantt Quando fare? Budget Quanto costa?

Training Course Development Es. WBS Training Course Training Course Development 1 - Requirements Definition and High level design 2 - Development Primo livello di scomposizione 3 - Final Production and Deployment

Es. WBS Training Course Secondo livello di scomposizione 1 - Requirements Definition and High level design 1.01 - Hold requirements meeting 1.02 - Define segment 1.03 - Define audiences and objectives 1.04 - Define needed formats 1.05 - Define different course purposes 1.06 - Define need for offline vs. online versions Secondo livello di scomposizione 1.07 - Identify overlap with other materials 1.08 - Define deployment method 1.09 - Scope implementation of requirements 1.10 - Review, update, approve requirements 1.11 Identify Remainder of Team

Dalla WBS al Gantt Task elementari per Gantt 1 - Requirements Definition and High level design 1.01 - Hold requirements meeting Task elementari per Gantt

Passi per la pianificazione – Quadro Riassuntivo Passo 1 : WBS - Cosa fare ? Passo 2 : OBS - Chi fa ? Passo 3 : Assegnazione responsabilità – Chi fa cosa? Passo 5 : Reticolo logico – Come Fare? Work Package: Scelta Sala Descrizione: deve essere scelta una sala per 200 persone, di gran lusso, con caminetto, stile primi del 900. In Responsabile : capo delle P.R. Chi paga: lo sponsor Costo : Lit. 12.000.000 Prodotti d’input : specifiche dello sponsor, analisi invitati Prodotti d’output : offerte, documento di analisi offerte, contratto Passo 4 : Descrizione dettagliata Attività 1 Attività 2 Attività 3 Attività 4 Attività 5 Passo 6 : Piano dei tempi – Quando? Dal flussogramma sopra rappresentato si evidenzia un aspetto che troppo spesso viene trascurato dai project manager, non tanto in fase di pianificazione quanto in quella di controllo, e cioè che il Gantt è il risultato (output) finale di una serie di step precisi e sequenziali che non dovrebbero essere in alcun modo sottovalutati o saltati. Purtroppo è sempre più difficile per i project manager di alcuni settori (IT, ricerca, web) poter rispettare con rigore la sequenza indicata, in quanto le informazioni in possesso ed i tempi limitati messi a loro disposizione per pianificare costringono ad elaborare un piano in maniera meno “scientifica”, basandosi soprattutto su buon senso ed esperienza personale. Ciò comporta il definire la baseline attraverso modelli molto poco strutturati o, in casi estremi, assenti (il Gantt come input!). Tale scelta verrà pagata a caro prezzo durante il controllo sull’avanzamento del piano, in quanto verrà a mancare la possibilità di ottenere in automatico, dai sistemi di PM, tutta una serie di informazioni preziose per l’analisi delle performance e per il calcolo delle stime a finire. BASELINE Passo 7 : Piano delle risorse - Quale impegno? Passo 8 : Piano dei costi/ricavi - Quanto costa?

PERCHE’ LA CERTIFICAZIONE DEI PROJECT MANAGER IL PROJECT MANAGEMENT COME FATTORE DI SUCCESSO IL RUOLO DEL PROJECT MANAGER È DETERMINANTE PER IL RAGGIUNGIMENTO DEGLI OBIETTIVI , NON SOLTANTO NELLE AZIENDE FORNITRICI MA SOPRATTUTTO NELLE ORGANIZZAZIONI COMMITTENTI, SIA PRIVATE CHE PUBBLICHE (PUBBLICA AMMINISTRAZIONE CENTRALE E LOCALE, RICERCA SCIENTIFICA, SCUOLA, UNIVERSITA’. ETC.) IL SUCCESSO DEL PROJECT MANAGER RICHIEDE UN APPROCCIO ALTAMENTE PROFESSIONALE E L’UTILIZZO DI METODOLOGIE DI GESTIONE CONSOLIDATE E VERIFICATE IN AMBITO INTERNAZIONALE.

Certificazione Base di PM di ISIPM www.isipm.org Avvio Pianificazione Controllo Esecuzione Chiusura Leadership Negoziazione TeamWorking / Team Building Problem Solving Orientamento al risultato Conflitti e Crisi Motivazione Etica Conoscenze di contesto Progetto Project Managemt Program Management Processi di PM Approccio sistemistico e Integrazione Contesto e Stakeholder Fasi del progetto (ciclo di vita) Criteri di Successo del Progetto Strategie di progetto, Requisiti ed Obiettivi Sviluppo e Valutazione del Progetto Conoscenze comportamentali ELEMENTI DI CONOSCENZA Strutture gerarchiche di progetto Gestione Rischi e Opportunità di progetto Gestione Ambito progetto e Deliverable Gestione Configurazione e Modifiche Gestione dei Costi di Progetto Gestione delle Risorse di progetto Gestione dei Tempi di progetto Valutazione dell’avanzamento Gestione Contratti e Acquisti di progetto Documentazione e Reportistica Gestione Qualità di Progetto Sistema Qualità Sicurezza, salute e ambiente Finanza e Aspetti Legali Strutture Organizzative e progetti Gestione processi di Cambiamento (Change Management) Gestione delle Comunicazioni Standard e Normative Conoscenze Manageriali di Base Conoscenze Tecniche e metodologiche