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1 Nuove tecnologie e gestione dei flussi documentali. Larchivio corrente: dal protocollo tradizionale alla gestione informatica dei documenti, degli archivi.

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1 1 Nuove tecnologie e gestione dei flussi documentali. Larchivio corrente: dal protocollo tradizionale alla gestione informatica dei documenti, degli archivi e dei flussi documentali

2 2 ARCHIVIO: complesso di documenti prodotti o acquisiti da un ente o da una persona durante lo svolgimento della propria attività. Costituisce un complesso unitario, un unicum che si articola in 3 fasi: 1.Archivio corrente: documenti attivi, in corso di trattazione. 2.Archivio di deposito: documenti semiattivi, ancora utili per finalità amm/ve, ma non più necessari per lattività corrente 3.Archivio storico: documenti storici, relativi ad affari esauriti, selezionati per conservazione permanente. Larchivio e le sue fasi

3 3 AMMINISTRATIVA: complesso di documenti legati allattività del produttore (documenti che devono essere prodotti e conservati in modo da garantire la certezza del diritto) Il Registro di protocollo tenuto da un pubblico ufficio fa fede della data di ricevimento e spedizione ed ha natura di atto pubblico (sentenza Cassazione penale ) CULTURALE: memoria istituzionale in prospettiva storica, testimonianza certa ed autentica di unattività Duplice valenza dellarchivio

4 4 Registro di protocollo In origine il termine Protocollo indicava il registro usato per la trascrizione degli atti notarili Da qui lattuale significato di registro in cui vengono annotati e classificati giornalmente i documenti in partenza ed in arrivo da parte di amministrazioni pubbliche e aziende private Il numero di protocollo progressivo da 1 a n per ogni anno, viene assegnato al documento e riprodotto sul medesimo

5 5 Gestione integrata Larchivio è nello stesso tempo strumento gestionale e bene culturale; ne discende la necessità della gestione integrata tra Amministratine produttrice e Amministrazione archivistica (Soprintendenze Archivistiche per gli archivi degli enti pubblici e dei privati, Archivi di Stato per gli archivi statali)

6 6 Legge 1409/63 pone le basi della tutela per archivi degli uffici dello Stato, archivi degli enti pubblici e privati DL 490/1999 T.U. beni culturali parte dal principio che i beni archivistici (comprendenti archivi dello Stato, degli enti pubblici e archivi privati dichiarati) sono BENI CULTURALI D.lgs. 42/2004 Codice Urbani dei Beni Culturali Art. 10 fanno parte dei beni culturali archivi dello Stato e degli enti pubblici, archivi privati che rivestano interesse storico particolarmente importante Legislazione di tutela degli archivi

7 7 RD 35/ Regolamento per gli uffici di registratura e archivio delle Amm/ni Centrali, definisce limpianto del modello italiano della gestione dei documenti Stabilisce norme molto precise su registrazione (comprese le regole per tipologie particolari, quali circolari, decreti, ruoli, statiche), classificazione, formazione dei fascicoli, passaggio dallarchivio corrente a quello di deposito e storico (Archivio Generale del Regno), scarto. Vi sono descritti oltre al registro di protocollo vero e proprio (per cui sono fissate in modo molto particolareggiato le caratteristiche estrinseche e le modalità di registrazione), altri strumenti e repertori indispensabili per questi uffici: repertorio dei fascicoli, giornali delle spedizioni, scadenziario, raccolte decreti, circolari ecc Legislazione protocollo Il modello del R.D. 35/1900

8 8 Negli ultimi decenni la produzione di una grande quantità di documentazione, che presenta inoltre una grande complessità, determina una fase critica, in cui gli uffici hanno nei confronti del loro patrimonio documentario un atteggiamento di trascuratezza. Si presta poca attenzione allarchivio considerato come attività residuale, da affidare a personale di basso profilo, in particolare viene in molti casi abbandonata loperazione della classificazione; ne consegne la non corretta confermazione di archivi. Ma in seguito……

9 9 Uninversione di tendenza si determina, con le nuove normative di riforma della P.A., finalizzate ad operare un profondo cambiamento migliorando il rapporto cittadino-istituzioni e la qualità del servizio con obiettivi di: Trasparenza ed imparzialità dellazione amministrativa (l. 241/90) Valutazione dei risultati e controllo di gestione, dovere di comunicazione interna ed esterna (d. lgs 29/93) Decentramento: conferimento funzioni agli enti locali, in base a principi di sussidarietà, adeguatezza,completezza(d. lgs 112/98) Semplificazione dei procedimenti Riorganizzazione delle Amministrazioni (d. lgs 300/99) Riforma P. A.

10 10 Per la realizzazione di questa complessa trasformazione, lapplicazione delle nuove tecnologie nei sistemi documentari costituisce un elemento indispensabile, in quanto strumento per: Attuare la trasparenza Incrementare qualità del servizio Migliorare efficienza dellazione amministrativa Sorreggere processi decisionali Informatizzazione

11 11 Al fine di aggiornare la normativa vigente in materia, ferma ad RD 35/1900, il legislatore ha predisposto un nuovo quadro normativo, mantenendo i principi generali delle garanzie giuridiche e cogliendo le possibilità offerte dalle nuove tecnologie, con il fine di perseguire gli obiettivi individuati per la riforma della PA. DPR 428/98 regolamento gestione protocollo informatico da parte PPAA (poi confluito nel DPR 445/2000) stabilisce i requisiti del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi, nonché disposizioni sugli archivi di deposito e storici GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI E PROTOCOLLO INFORMATICO

12 12 DPCM Regole tecniche per il protocollo informatico di cui al DPR 428/99 Determina in modo dettagliato le condizioni necessarie per il corretto funzionamento del protocollo informatico: adeguamento organizzativo (AOO, nomina responsabile, eliminazione protocolli multipli, funzioni obbligatorie); requisiti per la sicurezza del sistema per laccesso interno ed esterno, modalità per lo scambio e linteroperatività; gli strumenti per il funzionamento del sistema (piano classificazione e manuale di gestione) GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI E PROTOCOLLO INFORMATICO

13 13 DPR 445/2000 Testo unico in materia di documentazione amministrativa: raccoglie e coordina tutte le disposizioni vigenti riguardanti la formazione, tenuta, conservazione e gestione degli atti da parte degli uffici della P.A. Molti articoli abrogati dal CAD Codice Amministrazione Digitale d. lgs 82/2005 D.P.R. 28 dicembre 2000 n. 445

14 14 D.P.R. 28 dicembre 2000 n Struttura E articolato in sette capi: Capo I – Definizione e ambiti di applicazione Capo II – Documentazione amministrativa – disposizioni su documento amministrativo e informatico, trasmissione di documentazione, autenticazione, la firma digitale, la legalizzazione di firme e fotografie Capo III - Semplificazione della documentazione amministrativa - le istanze, i certificati, lacquisizione diretta di documenti, lesibizione di documenti, le dichiarazioni sostitutive Capo IV - Sistema di gestione informatica di documentiCapo IV - Sistema di gestione informatica di documenti Capo V – Controlli Capo VI – Sanzioni Capo VII – Disposizioni finali

15 15 D.P.R. 28 dicembre 2000 n. 445 – Capo IV Sistema di gestione informatica dei documenti ( 6 sezioni) Gestione informatica dei documenti (Sezione I – artt ) Accesso ai documenti e alle informazioni del sistema (Sezione II – artt ) Registrazione di protocollo con sistemi informatici Criteri uniformi di classificazione e archiviazione Informazioni sul collegamento esistente tra ciascun documento ricevuto dallamministrazione e i documenti formati nelladozione dei provvedimenti finali Accesso degli utenti interni Accesso esterno

16 16 D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 – Capo IV Sistema di gestione informatica dei documenti Tenuta e conservazione del sistema di gestione dei documenti (Sezione III – artt ) Sistema di gestione dei flussi documentali (Sezione IV – artt ) Istituzione del Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi Gestione dei procedimenti amministrativi mediante sistemi informativi automatizzati

17 17 Sistemi di Gestione dei flussi documentali Sezione IV – Organizzazione Individuazione Aree Organizzative Omogenee (art. 50) AOO: uffici che presentano esigenze di gestione della doc/ne omogenee e adottano quindi criteri uniformi di classificazione e archiviazione

18 18 Istituzione Servizio per la gestione informatica dei documenti, lussi documentali e archivi (art. 52) Nomina del Responsabile del Servizio (funzionario in possesso di idonei requisiti professionali o di professionalità tecnico-archivistica acquisita a seguito dei processi di formazione Sistemi di Gestione dei flussi documentali Sezione IV – Organizzazione E un ufficio ad alta centralità organizzativa con personale qualificato, che costituisce linterfaccia competente dellAmm/ne archivistica per affrontare le problematiche archivistiche

19 19 Compiti: Garantire corretta formazione e tenuta del sistema documentario mediante definizione dei criteri di registrazione, piani di classificazione, della modalità di segnatura, ed elaborazione del manuale di gestione Definire livello di accesso e abilitazioni alle funzioni della procedura Autorizzare operazioni di annullamento Assicurare adeguata conservazione dei documenti e degli strumenti di gestione Servizio per la gestione informatica dei documenti e degli archivi

20 20 Sistemi di Gestione dei flussi documentali Sezione IV – art – Registrazione Finalità: fornire testimonianza giuridica dellesistenza dei documenti, della data di spedizione e di arrivo, della rete di relazione che lega i documenti nel contesto dellorganizzazione archivistica. Elementi della registrazione: Numero di protocollo (automatico, immodificabile) Data registrazione (automatico, immodificabile) Mittente/destinatario ( immodificabile) Oggetto ( immodificabile) Data e numero del documento ricevuto (se disponibili) Impronta del doc. informatico (immodificabile)

21 21 Sistemi di Gestione dei flussi documentali Sezione IV – art – Registrazione Segnatura di Protocollo Apposizione o associazione alloriginale del doc. in modo permanente e non modificabile delle seguenti informazioni: Numero progressivo di protocollo Data di registrazione Identificazione dellAOO Include anche: Indice classificazione Codice Ufficio cui il doc. è assegnato Va effettuata contemporaneamente alla registrazione Requisiti di sicurezza Produzione registro giornaliero Operazione registrazione effettuata in ununica soluzione Annullamento delle informazioni immodificabili, con memorizzazione degli annullamenti e lettura dei dati annullati

22 22 Gestione informatica dei documenti Sezione II - art. 59 – Accesso esterno Le informazioni del sistema di gestione informatica dei documenti possono essere utilizzate per lesercizio del diritto di accesso ai documenti amministrativi (artt. 22 e ss. legge 241/1990) Accesso anche per via telematica (d.p.r. 12 aprile 2006, n. 184 – regolamento recante disciplina in materia di accesso ai documenti amministrativi - art. 13 ) Ricerca, visualizzazione delle informazioni e dei documenti attraverso gli Uffici relazioni con il pubblico

23 23 Sicurezza (artt ) Salvataggio dei dati su supporto informatico rimovibile Copie di sicurezza in luoghi differenti e sicuri Leggibilità dei dati: le informazioni relative a fascicoli riguardanti procedimenti chiusi, di cui il responsabile ha autorizzato il trasferimento devono essere sempre consultabili Conservazione sostitutiva: i dati relativi alla gestione informatica costituiscono parte integrante del sistema di indicizzazione ed organizzazione dei documenti oggetto di riproduzione sostitutiva

24 24 Sicurezza (artt ) Registro di emergenza (art. 63) Ogni volta che per cause tecniche non è possibile utilizzare le procedure informatiche, il responsabile autorizza lo svolgimento anche manuale delle operazioni di registrazione di protocollo su uno o più registri di emergenza. Sul registro vanno riportate causa, data e ora dellinizio dellinterruzione e del ripristino delle funzionalità La sequenza numerica deve garantire lidentificazione univoca dei documenti Le informazioni sono inserite nel sistema informatico, che provvede a creare un collegamento tra numero di emergenza e numero di protocollo informatico.

25 25 Sistemi di Gestione dei flussi documentali Sezione IV – art. 64 Prospettive future Le P. A. provvedono alla gestione dei procedimenti amministrativi mediante sistemi informativi automatizzati i sistemi per la gestione dei flussi documentali che includono i procedimenti amministrativi Le amministrazioni determinano, autonomamente e in modo coordinato per le A.O.O., le modalità di attribuzione dei documenti ai fascicoli che li contengono e ai relativi procedimenti, definendo adeguati piani di classificazione darchivio

26 26 - Trasferimenti periodici documenti nellarchivio di deposito: almeno una volta allanno il responsabile provvede a trasferire i fascicoli relativi a procedimenti conclusi in un archivio di deposito Trasferimento attuato rispettando lorganizzazione presente nellarchivio corrente Obbligo di redigere conservare elenco dei fascicoli trasferiti - Elaborazione del piano di conservazione, integrato con il piano di classificazione, per definizione dei criteri di selezione - Trasferimento documenti storici presso AASS o archivio storico: I documenti selezionati per la conservazione permanente sono trasferiti negli Archivi di Stato o nellarchivio storico, con strumenti che ne garantiscono laccesso. Sez V. Disposizioni sugli archivi (art )

27 27 SISTEMA DOCUMENTARIO e SISTEMA INFORMATIVO SISTEMA DOCUMENTARIO: Comprende ARCHIVIO (complesso dei documenti prodotti e acquisiti nel corso dellattività istituzionale di un soggetto) più SISTEMA DI GESTIONE DEI DOCUMENTI (insieme delle attività finalizzate a registrazione, classificazione ed organizzazione dei documenti; complesso delle regole, strumenti, risorse umane e strumentali). SISTEMA INFORMATIVO: Comprende sistema documentario tutte le risorse informative e le fonti di informazione di un ente: sito web portali sistema bibliotecario

28 28 SISTEMA DOCUMENTARIO e SISTEMA INFORMATIVO SISTEMA DOCUMENTARIO Obiettivi del sistema di gestione dei documenti: fornire ad ogni struttura il necessario supporto per lo svolgimento efficiente della propria attività Garantire conservazione e fruizione ai fini interni e della trasparenza SISTEMA INFORMATIVO E una risorsa strategica indispensabile per unAmministrazione Il sistema informativo deve poter contare su un adeguato sistema documentario, per poter essere efficiente; è il sistema documentario, infatti, la fonte primaria di informazione sullattività dellente. La possibilità di dare risposte sui procedimenti al cittadino è strettamente connessa alla buona organizzazione del proprio sistema documentario e quindi dellarchivio

29 29 SISTEMA DOCUMENTARIO e SISTEMA INFORMATIVO Sistema informativo Sistema documentario

30 30 SISTEMA DOCUMENTARIO e SISTEMA INFORMATIVO Sistema documentario ARCHIVIOSistema di gestione dei documenti

31 31 Rappresentazione del contenuto di un atto legato allattività di un ente pubblico o privato, o di una persona. Elemento qualificante è la relazione con lattività, per cui i documenti prodotti nellespletamento di una attività, sono naturalmente legati fra loro da relazioni che non si possono scindere (Vincolo archivistico). Documento, documenti, archivi

32 32 Tipi di documenti In relazione allo stato di trasmissione si distinguono in: Spediti: trasmessi allesterno (si conserva la minuta) Ricevuti: pervenuti da altri soggetti esterni Interni: prodotti e mantenuti allinterno dellAOO

33 33 FASCICOLO: raggruppamento organico di documenti relativi ad uno stesso oggetto: affare, procedimento, materia, tipologia, che si forma nel corso dellattività amministrativa del soggetto produttore; Il fascicolo riunisce quindi tutti i documenti relativi a tali attività. E identificato da un codice comprendente indice classificazione e numero progressivo del fascicolo Ha funzione logica e fisica I fascicoli possono essere organizzati per: Oggetto: documenti relativi ad un determinato oggetto (fascicoli per materia o nominativi) Procedimento: documenti relativi ad una specifica attività o procedimento amministrativo (identificati ai sensi della l. 241/90) Tipologia di forma: documenti raggruppati in base alla loro tipologia in fascicoli stabiliti secondo criteri temporali (annuali, mensili ecc.) (es circolari, ordini di servizio) Documenti e loro aggregazioni

34 34 Registro unità costituita dalla registrazione in sequenza, secondo criteri stabiliti (prevalentemente cronologici) in ununica entità documentaria di una pluralità di atti. E laltro elemento che costituisce la struttura di un archivio; in quanto unità logica è indivisibile Documenti e loro aggregazioni

35 35 Gli Strumenti Sistema di classificazione (comprendente anche piano di conservazione) Il piano di classificazione (o titolario) è uno schema generale di voci logiche, articolate in modo gerarchico (dal generale al particolare) e rispondenti ai bisogni funzionali del soggetto produttore Manuale di gestione Descrive sistema di gestione e conservazione dei documenti e contiene le informazioni necessarie per il corretto funzionamento del servizio. Strumento nuovo di organizzazione sotto il profilo regolamentare ed informatico; deve essere trasparente, reso pubblico anche in rete, perché sia noto a impiegati e cittadini.

36 36 Descrive: - lambito di applicazione: lAOO e delle sue Unità Organizzative (Divisioni, Servizi) secondo il modello organizzativo stabilito che può essere accentrato o distribuito: 1.unificato o centralizzato (esiste un unico servizio specifico per tutta lAOO) 2.coordinato o decentrato (nellambito dellAOO allinterno del sistema documentario unico, ad ogni U. O. corrisponde unarticolazione del Servizio) - le modalità di trattamento dei documenti in tutte le varie fasi (arrivo corriere, distribuzione, protocollazione, ecc.) Contenuto e struttura tipo del Manuale di Gestione

37 37 Attività indispensabile per la corretta formazione di un archivio e per garantire lordinata e funzionale sedimentazione dei documenti; è lordinamento di tutti i documenti (soprattutto quelli informatici) che costituiscono il sistema documentario, secondo un piano di classificazione predeterminato in base a principi funzionali (T.U.445/2000 art. 52 e 56) Classificare attribuire al doc. un indice di classificazione Fascicolare associare il doc. ad una unità archivistica (fascicolo) CLASSIFICAZIONE

38 38 Schema generale di voci logiche, articolate in modo gerarchico (dal generale al particolare) e rispondenti ai bisogni funzionali del soggetto produttore Non deve basarsi alla struttura organizzativa, che è soggetta a continue trasformazioni. Le voci si distinguono in base alla natura delle funzioni in 2 settori: Funzioni istituzionali (primarie) relative alla missione istituzionale e specifiche di ciascuna AOO Funzioni di gestione e strumentali (secondarie) relative alle attività di funzionamento (risorse umane, finanziarie, strumentali) comuni a tutte le PP.AA. E quindi condivisibili da più strutture. PIANO di CLASSIFICAZIONE

39 39 E lo strumento di comunicazione più utilizzato per comunicare in forma scritta via internet; principale vantaggio è limmediatezza. I messaggi possono includere testo, immagini, audio, video o qualsiasi tipo di file. Finalità: interoperabilità dei sistemi di protocollo delle PPAA, stabilendo modalità comuni di trasmissione. Trasmissione dei documenti - La Posta elettronica/electronic- mail

40 40 Garantisce certezza spedizione e ricezione (come raccomandata con ricevuta di ricevimento Invio e ricezione sono certificate in quanto il mittente riceve dal proprio gestore di posta una ricevuta di spedizione, che costituisce prova legale dellavvenuta spedizione, e il gestore posta del destinatario invia al mittente ricevuta di avvenuta o mancata consegna con indicazione temporale. Nel caso in cui il mittente smarrisca le ricevute, la traccia informatica delle operazioni (conservata per un periodo di 30 mesi a cura dei gestori) ha lo stesso valore giuridico delle ricevute. La posta elettronica certificata (PEC)).

41 41 D. lgs. 7 marzo 2005, n. 82 Codice dellamministrazione digitale Affronta in modo organico il tema: dellutilizzo delle nuove tecnologie dellinformazione e della comunicazione della disciplina di fondamentali principi giuridici applicabili al documento informatico e alla firma digitale

42 42 D. lgs. 7 marzo 2005, n. 82 Codice dellamministrazione digitale E articolato in otto capi: Capo I – Definizione, finalità e ambito di applicazione Capo II – Documento informatico e firme elettroniche; pagamenti, libri e scritture Capo III - Formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici Capo IV – Trasmissione informatica dei documenti Capo V – Dati delle pubbliche amministrazioni e servizi in rete Capo VI – Sviluppo, acquisizione e riuso di sistemi informatici nelle pubbliche amministrazioni Capo VII – Regole tecniche Capo VIII – Sistema pubblico di connettività e rete internazionale della pubblica amministrazione Capo IX – Disposizioni transitorie finali e abrogazioni

43 43 ORIENTAMENTO 1.La pubblica amministrazione e le nuove tecnologie: la gestione dei flussi documentali nellevoluzione normativa 2.Gestione informatizzata dei flussi documentali - Workflow documentali

44 44 Cosa si intende per workflow Workflow Workflow documentali Automazione di procedure dove documenti, informazioni e attività sono trasferiti tra gli attori di un processo secondo un predefinito set di regole Gestione informatizzata dei flussi documentali (iter dei procedimenti e flusso di lavoro) allinterno dei processi e in relazione ai procedimenti –Oltre a gestire liter dei documenti, il sistema gestisce e controlla le attività del procedimento attivando le risorse necessarie per realizzarle (persone, applicazioni..) –Facilita laccesso da parte del cittadino

45 45 CNIPA (Centro Nazionale per lInformatica nella P.A.) istituito con d.lgs 196/93; opera presso PCM, per attuazione delle politiche del MIT (istituito con DPCM del ). Unifica 2 organismi preesistenti: AIPA (Autorità Informatica per la P.A) istituita. con d. lgs 39/93,con obiettivo di dare supporto alle PPAA nellutilizzo dei nuovi strumenti informatici. Centro Tecnico per la Rete unitaria della P. A. RUPA istituito nel 1997 presso AIPA il (interconnessione di insieme di Domini di varie Amministrazioni in un dominio della R.U., per realizzare un insieme di servizi base, tra cui posta elettronica, per linteroperabilità fra le Amministrazioni) SSPA Scuola Superiore per la Pubblica Amministrazione Gli organismi di riferimento

46 46 Il progetto ESPI del MIBAC Il progetto ESPI (estensione protocollo informatico) del Ministero per i Beni e Attività Culturali ha come obiettivo linserimento di tutte le strutture centrali e periferiche del Mibac in un sistema coordinato di gestione informatica dei documenti. Si pone come sviluppo e completamento dei primi progetti di informatizzazione del servizio di protocollo realizzati, in seguito alle innovazioni normative, a partire dalla fine degli anni 90 presso alcune Direzioni Generali.

47 47 Il progetto ESPI del MIBAC E un progetto modulare, in cui sono previste una serie di funzionalità, che vanno dal nucleo minimo al flusso procedimentale. Prevede il collegamento del sistema documentale con specifiche funzionalità, per le quali si stanno predisponendo le strutture operative, quali: firma digitale posta elettronica certificata

48 48 Il progetto ESPI del MIBAC E stato coordinato dalla Direzione per lInnovazione Tecnologica, che aveva istituito un apposito gruppo di lavoro con rappresentanti (nelle persone dei responsabili del Servizio o del focal point) delle diverse strutture centrali, in modo da coinvolgere i vari settori del Ministero Introduce una notevole evoluzione organizzativa sotto il profilo sia dellinformatizzazione, sia dellaccrescimento professionale delle risorse umane.

49 49 I modelli elaborati dal gruppo di lavoro Piano di classificazione: modello basato sulla individuazione delle attività e strutturato in 2 sezioni pertinenti rispettivamente le voci di funzionamento e quelle delle attività istituzionali. Sono stati messi a punto 2 modelli: uno per i 3 Dipartimenti: RIO, Beni Culturali e Paesaggio, Spettacolo e Sport e rispettive Direzioni ed uffici periferici; laltro per il Dipartimento per i Beni Archivistici e Librari e rispettive Direzione ed Uffici periferici. I 2 modelli sono sostanzialmente omogenei nella parte relativa alle attività di funzionamento e divulgazione, mentre per la parte delle attività istituzionali di tutela presentano impostazioni parzialmente diverse. Manuale di gestione: predisposto uno schema generale che deve essere integrato d parte di ogni AOO con i dati pertinenti alla propria situazione. I suddetti modelli sono stati pubblicati nellapposita rubrica ESPI dellintranet del Ministero, da dove possono essere automaticamente importati da parte degli Istituti.

50 50 Piano di classificazione Mibac - Struttura 1.Funzionamento e divulgazione Pianificazione e Affari Istituzionali Organizzazione Informazione e Comunicazione Istituzionale Sistema dei controlli Sistemi informativi e documentari Gestione Risorse Umane Programmazione Risorse Finanziarie Gestione Risorse Finanziarie Gestione risorse Strumentali Fruizione Divulgazione 2.Tutela Tutela e Protezione Conservazione Vigilanza Istituti culturali

51 51 1° fase: modalità base del protocollo informatico. Comprende le seguenti attività: Registrazione Segnatura Classificazione LE TAPPE DEL PERCORSO

52 52 LE TAPPE DEL PERCORSO 2° fase : gestione informatica documenti e flussi documentali. Comprende Registrazione con trattamento immagini Assegnazione per via telematica al destinatario Collegamento alla gestione dei procedimenti 3° fase: workflow degli iter documentali : razionalizzazione dei processi documentali mediante informatizzazione processi relativi ai flussi documentali e integrazione con altri sistemi informativi

53 53 Un aspetto essenziale per il buon esito dei progetti di introduzione di sistemi di gestione informatica dei documenti è la formazione del personale. Linnovazione richiede infatti adeguati investimenti nelle risorse umane e nella formazione. Nessuna grande trasformazione è possibile senza un parallelo processo di cambiamento del capitale umano, che costituisce una preziosa risorsa nella P.A. FORMAZIONE

54 54 ESPI - login

55 55 Registrazione doc. in entrata

56 56 Registrazione doc. uscita

57 57 Documenti interni

58 58 ESPI Classificazione

59 59 Piano classificazione (titolario )

60 60 Classificazione scelta voce titolario e fascicolo

61 61 Creazione fascicolo

62 62 Creazione sottofascicolo

63 63 Piano di fascicolazione Nella creazione dei fascicoli è opportuno stabilire delle linee guida, con criteri chiari e condivisi Norme di riferimento per la corretta denominazione (elementi obbligatori, uso delle abbreviazioni, dei caratteri maiuscoli/minuscoli)

64 64 ESPI - Assegnazione

65 65 Struttura organizzativa dellAOO

66 66 Ricerche archivio corrente

67 67 Ricerche archivio deposito

68 68 Liste anagrafiche

69 69 Liste - ricerca

70 70 Repertori

71 71 Stampa protocollo

72 72 GLI OBIETTIVI Il sistema documentario (prodotto dal sistema di gestione documentale) garantisce informazione di qualità, fornendo indispensabile supporto per lattività del soggetto produttore. E la necessaria premessa per la creazione di un sistema informativo efficace che renda disponibili dati e informazioni nella loro affidabilità ed integrità. E condizione imprescindibile per pervenire agli obiettivi di trasparenza, efficacia, efficienza e rispondere alle esigenze della comunicazione. (Rapporto tra back office-front office). E premessa necessaria alla conservazione della memoria storica Qualche considerazione finale

73 73 Fine Grazie per lattenzione Elisabetta Reale (Responsabile Servizio Protocollo Informatico Direzione Generale Archivi)


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