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Europrogettazione 2007 - 2013 Progetto cofinanziato dall’Unione Europea Approvato dalla Provincia di Roma con Determinazione Dirigenziale n° 366 del 20/12/2007.

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1 Europrogettazione Progetto cofinanziato dall’Unione Europea Approvato dalla Provincia di Roma con Determinazione Dirigenziale n° 366 del 20/12/2007

2 Il contesto del Project Management

3 Europrogettazione Cos’è un progetto? Le attività sono dirette al raggiungimento degli obiettivi definiti L’inizio e la fine sono chiaramente esplicitati Esiste una serie di regole che delimitano e definiscono il processo I risultati si misurano in termini di prestazioni comparative rispetto a degli indicatori concordati Un progetto è un’attività o un insieme di attività autonome e non ripetitive in vista di obiettivi espliciti da raggiungere in un dato lasso di tempo.

4 Europrogettazione E’ responsabilità del project manager mantenere le tre dimensioni bilanciate attraverso la gestione quotidiana delle attività progettuali Budget Tempo Qualità Le tre dimensioni chiave del progetto

5 Europrogettazione Il principio “SMART” Specifici – chiaramente definiti, con criteri di raggiungimento La definizione degli obiettivi Misurabili – per accertare il raggiungimento degli obiettivi Appropriati al contesto operativo e alle risorse disponibili Realistici, non impossibili da raggiungere Temporalmente vincolati a termini e scadenze

6 Europrogettazione L’analisi PESTLE Political – f attori politici rilevanti a livello Europeo nazionale o locale Come contestualizzare gli obiettivi Economic – fattori economici, meccanismi di finanziamento, modelli di impresa, vincoli di bilancio… Social - fattori sociali e culturali, opportunità di formazione ed occupazione,stili di vita, cambiamenti demografici, interculturalità… Technological - principali cambiamenti ed innovazioni tecnologiche Environmental - Impatto ambientale a livello locale, nazionale ed internazionale Legal - legislazione di riferimento, a livello locale ed europeo

7 Europrogettazione Scelte strategiche: da PESTLE a SWOT Come contestualizzare gli obiettivi Politico Economico Sociale Tecnologico Legale Ambientale

8 Europrogettazione Aspetti tecnici Pianificazione Controllo Monitoraggio Dettagli tecnico-operativi Fattore umano Promotori e “sponsor” Beneficiari Progettisti e manager Staff operativo La dimensione umana

9 Europrogettazione Nella gestione di un progetto la leadership, la motivazione e la gestione delle risorse umane rivestono la stessa importanza delle tecniche di pianificazione, controllo e monitoraggio. La dimensione umana E’ responsabilità del progect manager raggiungere un bilanciamento tra tutti gli aspetti – tecnici e umani – che possono influenzare l’andamento e la riuscita del progetto

10 Europrogettazione I portatori di interesse (stakeholders) PROMOTORE TEAM DI PROGETTO MANAGER DELLE VARIE FUNZIONI DELL’ORGANIZZAZIONE SOGGETTI CONDIZIONANTI, INDIRETTAMENTE COINVOLTI BENEFICIARI INDIVIDUI E GRUPPI CHE ESERCITANO INFLUENZA CLIENTE/ENTE APPALTANTE SOGGETTI CHE CONTROLLANO LE RISORSE PROGETTUALI PROGETTO

11 Europrogettazione E’ importante determinare chi siano i vari stakeholder in un progetto, e come i loro interessi possano essere conciliati al meglio. Analisi degli stakeholder L’analisi degli stakeholder permette al project manger di prevedere i possibili intoppi allo svolgimento del progetto e di identificare potenziali alleati e sostenitori dello stesso.

12 Europrogettazione Project manager e stakeholder Analisi degli stakeholder Supporto al progetto Direzione Gestione Motivazione Coinvolgimento Equilibrio tra le tre dimensioni Valutazione delle reazioni prima che la pianificazione sia conclusa

13 Europrogettazione Un progetto concluso in modo insoddisfacente, o addirittura interrotto, può avere conseguenze finanziarie, politiche e sociali ed è un danno per la reputazione delle persone coinvolte. Fuori budget Risultati fuori tempo massimo Qualità insufficiente Tre ovvie cause di insuccesso

14 Europrogettazione Gli errori più comuni... Secondo la ricerca, e cause più comuni di insuccesso sono: Il team di progetto non comprende gli obiettivi Il team non ha chiari i risultati da portare al cliente Obiettivi raggiunti solo parzialmente a fine progetto Il piano di lavoro è in costante ritardo Il progetto si conclude fuori budget

15 Europrogettazione – metodi appropriati di pianificazione e controllo 3 – project manager 4 – supporto alla gestione 5 – tempo e risorse sufficienti 7 – coinvolgimento del cliente/utente finale 8 – comunicazione 9 – struttura organizzativa del progetto 10 – possibilità di fermare il progetto in corso... e i 10 fattori chiave di successo 1 – obiettivi definiti chiaramente 6 – impegno di tutti gli attori coinvolti

16 Strumenti di Project Management

17 Europrogettazione Definizione Il ciclo di vita del progetto Pianificazione Attuazione Conclusione/ successione Valutazione Spesso i progetti si svolgono in contesti in rapida evoluzione Nella pratica le fasi progettuali sono iterative La flessibilità è uno dei fattori chiave del project management

18 Europrogettazione Il modello gestionale a 6 fasi 1 Definizione Verbali delle riunioni Capitolato 6 Controllo finale e chiusura Verifiche di progetto 2 Pianificazione Piano di lavoro Team e responsabilità Carichi e durata Calendario Risorse Budget Analisi del rischio 4 Controllo Costi Tempi Avanzamento Pianificazione supplementare 3 Team building, direzione e motivazione Costruzione di un team Attività e qualità della leadership Consapevolezza dei fattori di motivazione di ciascun membro del team 5 Comunicazione Note e reportsPresentazioni

19 Europrogettazione La pianificazione La pianificazione continua per tutta la durata del progetto! Piano di lavoro, con attività e incarichi definiti in modo indipendente Struttura del team structure e responsabilità principali Stima dei carichi di lavoro e durata di ciascuna attività Calendario con sequenza e durata delle attività Definizione puntuale delle risorse attribuite a ciascuna attività Dettagli del budget destinato a coprire ciascuna voce di costo Piani di emergenza presisposti per ciascun tipo di rischio identificato

20 Europrogettazione Ciascuno di questi sistemi ha pro e contro. A voi scegliere quello più appropriato alle circostanze! Bottom-up – da singole attività a componenti del progetto Top-down – gruppi di attività suddivisi in incarichi A ritroso – le attività dalla scadenza ad oggi La pianificazione

21 Europrogettazione La pianificazione Bottom-up: l’uso dei diagrammi logici l’identificazione delle fasi Nel predisporre un diagramma logico: il tempo time scorre da ‘start’ a ‘finish’, ma non si specifica la durata ogni fase va descritta a parte, indipendentemente dalle altre la durata di ciascuna fase non è rilevante a questo stadio della progettazione i codici cromatici possono facilitare la discussione in fase di pianificazione la posizione di ogni fase nel diagramma deve essere oggetto di discussione è importante che le frecce indichino rapporti di dipendenza tra fasi una volta completato il diagramma, provare a percorrerlo a ritroso non è questo il momento di assegnare gli incarichi tenere traccia di ogni decisione assunta oggi, per la pianificazione supplementare

22 Europrogettazione La pianificazione I “tre contratti” Diagramma delle responsabilità, con principi e metodo di cooperazione per ciascuna fase Piano delle fasi chiave e degli obiettivi intermedi del progetto Piano delle attività con descrizione, ruoli, calendario e documentazione da predisporre Tra project manager e promotore Tra project manager e team di progetto

23 Europrogettazione Mappatura di incarichi e attività Capitolo progettuale Componente Attività

24 Europrogettazione Struttura del team e responsabilità Pianificazione Coesione del team Riunioni di avanzamento lavori Verifica Interviste e ricerca Rendicontazione Definizione dei livelli di responsabilità Promotore Project Manager Ricercatori Responsabile Risorse Umane Ufficio legale Responsabile sistemi informatici A = approva I = deve essere informato C = deve essere consultato P = prepara A A A I I CCCC C P P P P I I I I P I I P I I I I

25 Europrogettazione La pianificazione Il diagramma di GANNT

26 Analisi degli Stakeholders

27 Europrogettazione Analisi degli stakeholder Il potere degli stakeholder può essere: Di indirizzo – potere di definire gli obiettivi, le finalità e lo scopo di un’organizzazione La matrice del potere degli stakeholder Operativo – potere di determinare come si arriva al prodotto o servizio offerto, tramite una certa destinazione delle risorse disponibili

28 Europrogettazione Stakeholder Analysis Potere operativo Potere di indirizzo Modesto Elevato B Comprehensive Power C Operational Power D Disempowered A Arm’s length power La matrice del potere degli stakeholder

29 Europrogettazione Analisi degli stakeholder La rilevanza dipende da tre fattori: capacità di influenzare le decisioni La rilevanza degli stakeholder legittimità delle aspettative urgenza con cui occorre soddisfare le aspettative dello stakeholder

30 Europrogettazione Stakeholder Analysis Gradi di rilevanza degli stakeholder Potere Legittimità Urgenza Dormiente Discrezionale Dominante Impegnativo Dipendente Pericoloso Rilevante Nonstakeholder

31 Progetti in partnership

32 Europrogettazione Le ragioni per adottare un’ottica di rete Le coalizioni rispondono all’esigenza di rimediare all’insufficienza di risorse, di guadagnare tempo, migliorare la qualità dei risultati del progetto, o di mettere insieme competenze specifiche da parte di diversi attori. ● E’ estremamente raro che un’unica organizzazione possegga o abbia accesso a tutte le risorse (umane, tecniche, finanziarie, ecc.) per eseguire un progetto nel modo più efficace ed efficiente. ● Eventuali problematiche di rapporto con gli stakeholder possono risultare alleggerite ● Le coalizioni aiutano i partner a distribuire il rischio

33 Europrogettazione Teoria della dipendenza dalle risorse Si collabora per ottenere potere e accesso a risorse chiave. La collaborazione è un processo razionale in cui i comportamenti sono dettati da incentivi (in termini di costi/benefici) associati a quei comportamenti. Teoria del vantaggio collaborativo Le ragioni per adottare un’ottica di rete La collaborazione è ispirata da fattori relazionali in cui lo scambio crea valore aggiunto, raggiunto collettivamente. La collaborazione non è protezione di interessi individuali ma raggiungimento di vantaggio collaborativo attraverso sinergie. Fiducia reciproca, comunicazione aperta e impegno congiunto rivestono importanza fondamentale.

34 Europrogettazione Un partenariato passa attraverso un semplice processo strategico che prescinde dalla specificità di ogni singolo progetto: Comprendere le necessità implicite nella progettazione Definire le risorse e le capacità mancanti Identificare appropriati partner (come da capitolato e il gap definito) Negoziare e concludere l’accordo Per costruire un partenariato Al project manager incombe l’onere di: rendere conto formalmente al promotore delle necessità implicite nella progettazione proporre possibili partner e/o negoziare proposte diverse da parte del promotore o degli stakeholder “vendere” il progetto ai potenziali partner concludere formalmente il partenariato tenere aggiornato il repertorio dei potenziali partner.

35 Europrogettazione Le dimensioni della collaborazione Numero dei partecipanti Durata Ampiezza delle attività comprese nella collaborazione Intensità Distribuzione delle responsabilità/potere decisionale Livello di condivisione di strutture e risorse Forma giuridica

36 Europrogettazione Riconoscere le differenze tra i partner è un passo indispensabile per un buon processo di collaborazione. E’ fondamentale che tutti gli attori coinvolti siano informati sul perchè e come la collaborazione sia nell’interesse dei vari partner. Esplicitare gli obiettivi condivisi dai partner è fondamentale per: conferire un senso di identità al gruppo di lavoro chiarire i meccanismi relazionali definire ordini di grandezza e perimetro delle attività stabilire procedure di controllo condivise preparare il terreno a una buona comunicazione Il partenariato come processo

37 Europrogettazione Fattori fisici Prossimità Differenze di fuso orario Tecnologie utilizzate Dimensione del gruppo di lavoro Tipo di attività effettuate Fattori sociali Il partenariato come processo Presenza (fisica o virtuale) Comunicazione implicita Fiducia Differenze culturali

38 Project Management strategico

39 Europrogettazione La strategia La strategia è la direzione impressa a una serie di attività, direttamente o indirettamente collegate, per il raggiungimento di uno o più obiettivi di lungo termine. La strategia poggia sulla consapevolezza di risorse e capacità a disposizione, e ne sfrutta il potenziale attraverso una coerente destinazione delle risorse disponibili.

40 Europrogettazione Il progetto come strumento strategico Ogni strategia di successo si basa su quattro elementi: Ogni progetto può diventare strategicamente importante se è gestito in modo da offrire un potenziale per migliorare la reattività dell’organizzazione all’ambiente esterno, e coordinare risorse e capacità in modo innovativo anticipando i concorrenti. Obiettivi e prospettive semplici e coerenti Profonda comprensione del contesto Consapevolezza obiettiva delle risorse disponibili Esecuzione efficace

41 Europrogettazione Le quattro dimensioni di un progetto strategico 1 Efficienza progettuale Rispetto dei tempi Rispetto del budget 2 Impatto sul cliente Rispetto dei requisiti funzionali Rispetto delle specifiche tecniche Soddisfazione dei bisogni del cliente Soluzione di un problema del cliente Il cliente utilizza i risultati del progetto 3 Successo commerciale Volumi di vendita Quote di mercato 4 Prospettive future Creazione di un nuovo mercato Ampliamento dell’offerta Sviluppo di nuovi metodi/tecnologie

42 Progetti finanziati

43 Europrogettazione Come si legge un bando Oggetto: Obiettivi/Finalità Contesto (riferimento a politiche e normativa, definizioni) Soggetti ammessi a finanziamento (natura giuridica, requisiti professionali e/o finanziari) Beneficiari degli interventi Tipologia di interventi/azioni ammessi a finanziamento Modalità di accesso al finanziamento (procedura di partecipazione/modalità di erogazione) Scadenza

44 Europrogettazione Come si procede 1 Procurarsi tutti i documenti di riferimento Call for tender/Call for proposal Formulario Linee guida per i candidati Programma di lavoro Altri documenti “di contesto” 2 Compilare TUTTA la modulistica necessaria (preferibilmente in INGLESE, per un bando EU) Parte descrittiva del progetto Parte amministrativa Budget Documenti allegati richiesti 3 Confezionare il “pacchetto – progetto” 4 Assicurarsi che arrivi a destinazione nei tempi/modi richiesti Spedizione per corriere Invio telematico Check list Numero originali + copie richieste

45 Europrogettazione Elementi di valutazione 1 Ammissibilità amministrativa ● rispetto delle procedure (tempi/modi) ● documentazione completa (modulistica + allegati) ● budget coerente con i requisiti della call (incluso co - finanziamento, se previsto) ● soggetti proponenti inclusi tra i soggetti ammissibili

46 Europrogettazione Elementi di valutazione 2 Valutazione di merito ● coerenza con programmazione Europea ● coerenza con obiettivi e finalità del bando ● coerenza con analisi di bisogni/fabbisogni ● innovazione ● sostenibilità ● possibilità di disseminazione e valorizzazione dei risultati

47 Europrogettazione Elementi di valutazione ● buona qualità progettuale ● (efficacia ed efficienza; “cantierabilità”) ● rispetto dei parametri economici e buon rapporto qualità/costo ● buon parternariato (valutazione curricula, multi-attoralità, coinvolgimento stakeholders) ● valore aggiunto europeo ● buon punteggio sulla griglia di valutazione (spesso) contenuta nel bando 2 Valutazione di merito


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