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Europrogettazione 2007 - 2013 Progetto cofinanziato dall’Unione Europea Approvato dalla Provincia di Roma con Determinazione Dirigenziale n° 366 del 20/12/2007.

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Presentazione sul tema: "Europrogettazione 2007 - 2013 Progetto cofinanziato dall’Unione Europea Approvato dalla Provincia di Roma con Determinazione Dirigenziale n° 366 del 20/12/2007."— Transcript della presentazione:

1 Europrogettazione 2007 - 2013 Progetto cofinanziato dall’Unione Europea Approvato dalla Provincia di Roma con Determinazione Dirigenziale n° 366 del 20/12/2007

2 Il contesto del Project Management

3 Europrogettazione 2007 - 2013 - 3 - Cos’è un progetto? Le attività sono dirette al raggiungimento degli obiettivi definiti L’inizio e la fine sono chiaramente esplicitati Esiste una serie di regole che delimitano e definiscono il processo I risultati si misurano in termini di prestazioni comparative rispetto a degli indicatori concordati Un progetto è un’attività o un insieme di attività autonome e non ripetitive in vista di obiettivi espliciti da raggiungere in un dato lasso di tempo.

4 Europrogettazione 2007 - 2013 - 4 - E’ responsabilità del project manager mantenere le tre dimensioni bilanciate attraverso la gestione quotidiana delle attività progettuali Budget Tempo Qualità Le tre dimensioni chiave del progetto

5 Europrogettazione 2007 - 2013 - 5 - Il principio “SMART” Specifici – chiaramente definiti, con criteri di raggiungimento La definizione degli obiettivi Misurabili – per accertare il raggiungimento degli obiettivi Appropriati al contesto operativo e alle risorse disponibili Realistici, non impossibili da raggiungere Temporalmente vincolati a termini e scadenze

6 Europrogettazione 2007 - 2013 - 6 - L’analisi PESTLE Political – f attori politici rilevanti a livello Europeo nazionale o locale Come contestualizzare gli obiettivi Economic – fattori economici, meccanismi di finanziamento, modelli di impresa, vincoli di bilancio… Social - fattori sociali e culturali, opportunità di formazione ed occupazione,stili di vita, cambiamenti demografici, interculturalità… Technological - principali cambiamenti ed innovazioni tecnologiche Environmental - Impatto ambientale a livello locale, nazionale ed internazionale Legal - legislazione di riferimento, a livello locale ed europeo

7 Europrogettazione 2007 - 2013 - 7 - Scelte strategiche: da PESTLE a SWOT Come contestualizzare gli obiettivi Politico Economico Sociale Tecnologico Legale Ambientale

8 Europrogettazione 2007 - 2013 - 8 - Aspetti tecnici Pianificazione Controllo Monitoraggio Dettagli tecnico-operativi Fattore umano Promotori e “sponsor” Beneficiari Progettisti e manager Staff operativo La dimensione umana

9 Europrogettazione 2007 - 2013 - 9 - Nella gestione di un progetto la leadership, la motivazione e la gestione delle risorse umane rivestono la stessa importanza delle tecniche di pianificazione, controllo e monitoraggio. La dimensione umana E’ responsabilità del progect manager raggiungere un bilanciamento tra tutti gli aspetti – tecnici e umani – che possono influenzare l’andamento e la riuscita del progetto

10 Europrogettazione 2007 - 2013 - 10 - I portatori di interesse (stakeholders) PROMOTORE TEAM DI PROGETTO MANAGER DELLE VARIE FUNZIONI DELL’ORGANIZZAZIONE SOGGETTI CONDIZIONANTI, INDIRETTAMENTE COINVOLTI BENEFICIARI INDIVIDUI E GRUPPI CHE ESERCITANO INFLUENZA CLIENTE/ENTE APPALTANTE SOGGETTI CHE CONTROLLANO LE RISORSE PROGETTUALI PROGETTO

11 Europrogettazione 2007 - 2013 - 11 - E’ importante determinare chi siano i vari stakeholder in un progetto, e come i loro interessi possano essere conciliati al meglio. Analisi degli stakeholder L’analisi degli stakeholder permette al project manger di prevedere i possibili intoppi allo svolgimento del progetto e di identificare potenziali alleati e sostenitori dello stesso.

12 Europrogettazione 2007 - 2013 - 12 - Project manager e stakeholder Analisi degli stakeholder Supporto al progetto Direzione Gestione Motivazione Coinvolgimento Equilibrio tra le tre dimensioni Valutazione delle reazioni prima che la pianificazione sia conclusa

13 Europrogettazione 2007 - 2013 - 13 - Un progetto concluso in modo insoddisfacente, o addirittura interrotto, può avere conseguenze finanziarie, politiche e sociali ed è un danno per la reputazione delle persone coinvolte. Fuori budget Risultati fuori tempo massimo Qualità insufficiente Tre ovvie cause di insuccesso

14 Europrogettazione 2007 - 2013 - 14 - Gli errori più comuni... Secondo la ricerca, e cause più comuni di insuccesso sono: Il team di progetto non comprende gli obiettivi Il team non ha chiari i risultati da portare al cliente Obiettivi raggiunti solo parzialmente a fine progetto Il piano di lavoro è in costante ritardo Il progetto si conclude fuori budget

15 Europrogettazione 2007 - 2013 - 15 - 2 – metodi appropriati di pianificazione e controllo 3 – project manager 4 – supporto alla gestione 5 – tempo e risorse sufficienti 7 – coinvolgimento del cliente/utente finale 8 – comunicazione 9 – struttura organizzativa del progetto 10 – possibilità di fermare il progetto in corso... e i 10 fattori chiave di successo 1 – obiettivi definiti chiaramente 6 – impegno di tutti gli attori coinvolti

16 Strumenti di Project Management

17 Europrogettazione 2007 - 2013 - 17 - Definizione Il ciclo di vita del progetto Pianificazione Attuazione Conclusione/ successione Valutazione Spesso i progetti si svolgono in contesti in rapida evoluzione Nella pratica le fasi progettuali sono iterative La flessibilità è uno dei fattori chiave del project management

18 Europrogettazione 2007 - 2013 - 18 - Il modello gestionale a 6 fasi 1 Definizione Verbali delle riunioni Capitolato 6 Controllo finale e chiusura Verifiche di progetto 2 Pianificazione Piano di lavoro Team e responsabilità Carichi e durata Calendario Risorse Budget Analisi del rischio 4 Controllo Costi Tempi Avanzamento Pianificazione supplementare 3 Team building, direzione e motivazione Costruzione di un team Attività e qualità della leadership Consapevolezza dei fattori di motivazione di ciascun membro del team 5 Comunicazione Note e reportsPresentazioni

19 Europrogettazione 2007 - 2013 - 19 - La pianificazione La pianificazione continua per tutta la durata del progetto! Piano di lavoro, con attività e incarichi definiti in modo indipendente Struttura del team structure e responsabilità principali Stima dei carichi di lavoro e durata di ciascuna attività Calendario con sequenza e durata delle attività Definizione puntuale delle risorse attribuite a ciascuna attività Dettagli del budget destinato a coprire ciascuna voce di costo Piani di emergenza presisposti per ciascun tipo di rischio identificato

20 Europrogettazione 2007 - 2013 - 20 - Ciascuno di questi sistemi ha pro e contro. A voi scegliere quello più appropriato alle circostanze! Bottom-up – da singole attività a componenti del progetto Top-down – gruppi di attività suddivisi in incarichi A ritroso – le attività dalla scadenza ad oggi La pianificazione

21 Europrogettazione 2007 - 2013 - 21 - La pianificazione Bottom-up: l’uso dei diagrammi logici l’identificazione delle fasi Nel predisporre un diagramma logico: il tempo time scorre da ‘start’ a ‘finish’, ma non si specifica la durata ogni fase va descritta a parte, indipendentemente dalle altre la durata di ciascuna fase non è rilevante a questo stadio della progettazione i codici cromatici possono facilitare la discussione in fase di pianificazione la posizione di ogni fase nel diagramma deve essere oggetto di discussione è importante che le frecce indichino rapporti di dipendenza tra fasi una volta completato il diagramma, provare a percorrerlo a ritroso non è questo il momento di assegnare gli incarichi tenere traccia di ogni decisione assunta oggi, per la pianificazione supplementare

22 Europrogettazione 2007 - 2013 - 22 - La pianificazione I “tre contratti” Diagramma delle responsabilità, con principi e metodo di cooperazione per ciascuna fase Piano delle fasi chiave e degli obiettivi intermedi del progetto Piano delle attività con descrizione, ruoli, calendario e documentazione da predisporre Tra project manager e promotore Tra project manager e team di progetto

23 Europrogettazione 2007 - 2013 - 23 - Mappatura di incarichi e attività Capitolo progettuale Componente Attività

24 Europrogettazione 2007 - 2013 - 24 - Struttura del team e responsabilità Pianificazione Coesione del team Riunioni di avanzamento lavori Verifica Interviste e ricerca Rendicontazione Definizione dei livelli di responsabilità Promotore Project Manager Ricercatori Responsabile Risorse Umane Ufficio legale Responsabile sistemi informatici A = approva I = deve essere informato C = deve essere consultato P = prepara A A A I I CCCC C P P P P I I I I P I I P I I I I

25 Europrogettazione 2007 - 2013 - 25 - La pianificazione Il diagramma di GANNT

26 Analisi degli Stakeholders

27 Europrogettazione 2007 - 2013 - 27 - Analisi degli stakeholder Il potere degli stakeholder può essere: Di indirizzo – potere di definire gli obiettivi, le finalità e lo scopo di un’organizzazione La matrice del potere degli stakeholder Operativo – potere di determinare come si arriva al prodotto o servizio offerto, tramite una certa destinazione delle risorse disponibili

28 Europrogettazione 2007 - 2013 - 28 - Stakeholder Analysis Potere operativo Potere di indirizzo Modesto Elevato B Comprehensive Power C Operational Power D Disempowered A Arm’s length power La matrice del potere degli stakeholder

29 Europrogettazione 2007 - 2013 - 29 - Analisi degli stakeholder La rilevanza dipende da tre fattori: capacità di influenzare le decisioni La rilevanza degli stakeholder legittimità delle aspettative urgenza con cui occorre soddisfare le aspettative dello stakeholder

30 Europrogettazione 2007 - 2013 - 30 - Stakeholder Analysis Gradi di rilevanza degli stakeholder Potere Legittimità Urgenza Dormiente Discrezionale Dominante Impegnativo Dipendente Pericoloso Rilevante Nonstakeholder

31 Progetti in partnership

32 Europrogettazione 2007 - 2013 - 32 - Le ragioni per adottare un’ottica di rete Le coalizioni rispondono all’esigenza di rimediare all’insufficienza di risorse, di guadagnare tempo, migliorare la qualità dei risultati del progetto, o di mettere insieme competenze specifiche da parte di diversi attori. ● E’ estremamente raro che un’unica organizzazione possegga o abbia accesso a tutte le risorse (umane, tecniche, finanziarie, ecc.) per eseguire un progetto nel modo più efficace ed efficiente. ● Eventuali problematiche di rapporto con gli stakeholder possono risultare alleggerite ● Le coalizioni aiutano i partner a distribuire il rischio

33 Europrogettazione 2007 - 2013 - 33 - Teoria della dipendenza dalle risorse Si collabora per ottenere potere e accesso a risorse chiave. La collaborazione è un processo razionale in cui i comportamenti sono dettati da incentivi (in termini di costi/benefici) associati a quei comportamenti. Teoria del vantaggio collaborativo Le ragioni per adottare un’ottica di rete La collaborazione è ispirata da fattori relazionali in cui lo scambio crea valore aggiunto, raggiunto collettivamente. La collaborazione non è protezione di interessi individuali ma raggiungimento di vantaggio collaborativo attraverso sinergie. Fiducia reciproca, comunicazione aperta e impegno congiunto rivestono importanza fondamentale.

34 Europrogettazione 2007 - 2013 - 34 - Un partenariato passa attraverso un semplice processo strategico che prescinde dalla specificità di ogni singolo progetto: Comprendere le necessità implicite nella progettazione Definire le risorse e le capacità mancanti Identificare appropriati partner (come da capitolato e il gap definito) Negoziare e concludere l’accordo Per costruire un partenariato Al project manager incombe l’onere di: rendere conto formalmente al promotore delle necessità implicite nella progettazione proporre possibili partner e/o negoziare proposte diverse da parte del promotore o degli stakeholder “vendere” il progetto ai potenziali partner concludere formalmente il partenariato tenere aggiornato il repertorio dei potenziali partner.

35 Europrogettazione 2007 - 2013 - 35 - Le dimensioni della collaborazione Numero dei partecipanti Durata Ampiezza delle attività comprese nella collaborazione Intensità Distribuzione delle responsabilità/potere decisionale Livello di condivisione di strutture e risorse Forma giuridica

36 Europrogettazione 2007 - 2013 - 36 - Riconoscere le differenze tra i partner è un passo indispensabile per un buon processo di collaborazione. E’ fondamentale che tutti gli attori coinvolti siano informati sul perchè e come la collaborazione sia nell’interesse dei vari partner. Esplicitare gli obiettivi condivisi dai partner è fondamentale per: conferire un senso di identità al gruppo di lavoro chiarire i meccanismi relazionali definire ordini di grandezza e perimetro delle attività stabilire procedure di controllo condivise preparare il terreno a una buona comunicazione Il partenariato come processo

37 Europrogettazione 2007 - 2013 - 37 - Fattori fisici Prossimità Differenze di fuso orario Tecnologie utilizzate Dimensione del gruppo di lavoro Tipo di attività effettuate Fattori sociali Il partenariato come processo Presenza (fisica o virtuale) Comunicazione implicita Fiducia Differenze culturali

38 Project Management strategico

39 Europrogettazione 2007 - 2013 - 39 - La strategia La strategia è la direzione impressa a una serie di attività, direttamente o indirettamente collegate, per il raggiungimento di uno o più obiettivi di lungo termine. La strategia poggia sulla consapevolezza di risorse e capacità a disposizione, e ne sfrutta il potenziale attraverso una coerente destinazione delle risorse disponibili.

40 Europrogettazione 2007 - 2013 - 40 - Il progetto come strumento strategico Ogni strategia di successo si basa su quattro elementi: Ogni progetto può diventare strategicamente importante se è gestito in modo da offrire un potenziale per migliorare la reattività dell’organizzazione all’ambiente esterno, e coordinare risorse e capacità in modo innovativo anticipando i concorrenti. Obiettivi e prospettive semplici e coerenti Profonda comprensione del contesto Consapevolezza obiettiva delle risorse disponibili Esecuzione efficace

41 Europrogettazione 2007 - 2013 - 41 - Le quattro dimensioni di un progetto strategico 1 Efficienza progettuale Rispetto dei tempi Rispetto del budget 2 Impatto sul cliente Rispetto dei requisiti funzionali Rispetto delle specifiche tecniche Soddisfazione dei bisogni del cliente Soluzione di un problema del cliente Il cliente utilizza i risultati del progetto 3 Successo commerciale Volumi di vendita Quote di mercato 4 Prospettive future Creazione di un nuovo mercato Ampliamento dell’offerta Sviluppo di nuovi metodi/tecnologie

42 Progetti finanziati

43 Europrogettazione 2007 - 2013 - 43 - Come si legge un bando Oggetto: Obiettivi/Finalità Contesto (riferimento a politiche e normativa, definizioni) Soggetti ammessi a finanziamento (natura giuridica, requisiti professionali e/o finanziari) Beneficiari degli interventi Tipologia di interventi/azioni ammessi a finanziamento Modalità di accesso al finanziamento (procedura di partecipazione/modalità di erogazione) Scadenza

44 Europrogettazione 2007 - 2013 - 44 - Come si procede 1 Procurarsi tutti i documenti di riferimento Call for tender/Call for proposal Formulario Linee guida per i candidati Programma di lavoro Altri documenti “di contesto” 2 Compilare TUTTA la modulistica necessaria (preferibilmente in INGLESE, per un bando EU) Parte descrittiva del progetto Parte amministrativa Budget Documenti allegati richiesti 3 Confezionare il “pacchetto – progetto” 4 Assicurarsi che arrivi a destinazione nei tempi/modi richiesti Spedizione per corriere Invio telematico Check list Numero originali + copie richieste

45 Europrogettazione 2007 - 2013 - 45 - Elementi di valutazione 1 Ammissibilità amministrativa ● rispetto delle procedure (tempi/modi) ● documentazione completa (modulistica + allegati) ● budget coerente con i requisiti della call (incluso co - finanziamento, se previsto) ● soggetti proponenti inclusi tra i soggetti ammissibili

46 Europrogettazione 2007 - 2013 - 46 - Elementi di valutazione 2 Valutazione di merito ● coerenza con programmazione Europea ● coerenza con obiettivi e finalità del bando ● coerenza con analisi di bisogni/fabbisogni ● innovazione ● sostenibilità ● possibilità di disseminazione e valorizzazione dei risultati

47 Europrogettazione 2007 - 2013 - 47 - Elementi di valutazione ● buona qualità progettuale ● (efficacia ed efficienza; “cantierabilità”) ● rispetto dei parametri economici e buon rapporto qualità/costo ● buon parternariato (valutazione curricula, multi-attoralità, coinvolgimento stakeholders) ● valore aggiunto europeo ● buon punteggio sulla griglia di valutazione (spesso) contenuta nel bando 2 Valutazione di merito


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