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Il Project Management Unit Produzione e Tecnologia – Enzo Baglieri e Giuseppe Stabilini Copyright SDA Bocconi - Protocollo N° 5856.

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Presentazione sul tema: "Il Project Management Unit Produzione e Tecnologia – Enzo Baglieri e Giuseppe Stabilini Copyright SDA Bocconi - Protocollo N° 5856."— Transcript della presentazione:

1 Il Project Management Unit Produzione e Tecnologia – Enzo Baglieri e Giuseppe Stabilini Copyright SDA Bocconi - Protocollo N° 5856

2 Copyright SDA Bocconi Il Project Management 2 CHE COSE UN PROGETTO? Una serie complessa di attività in un intervallo temporale definito… finalizzate al raggiungimento di un obiettivo e un risultato specifico… cui sono assegnate risorse limitate.

3 Copyright SDA Bocconi Il Project Management 3 CARATTERISTICHE DEL PROGETTO Il progetto apporta innovazione Il progetto ha un ciclo di vita Il progetto è on top delle attività quotidiane Il progetto è finalizzato al raggiungimento di un obiettivo specifico in un dato momento Il progetto si basa sul teamwork

4 Copyright SDA Bocconi Il Project Management 4 Un progetto è sempre trasversale rispetto allorganizzazione gap tra livelli manageriali + = gap tra aree funzionali isole operative

5 Copyright SDA Bocconi Il Project Management 5 INGREDIENTI FONDAMENTALI Definire un obiettivo da raggiungere Pianificare il modo con cui ottenere il risultato Definire le risorse necessarie e/o disponibili per raggiungere il risultato Predefinire i check-point valutando i rischi Effettuare controlli periodici correggendo i gap rispetto a quanto pianificato Effettuare la valutazione del risultato raggiunto

6 Copyright SDA Bocconi Il Project Management 6 CONDIZIONI DI SUCCESSO 1. Condizioni organizzative razionali: –la definizione degli obiettivi, delle competenze professionali, delle risorse tecniche e strumentali dei tempi e dei costi. –KEY QUESTIONS Che cosa si deve realizzare? Quando si dovrà realizzare? Quanto verrà a costare ? Chi porterà avanti la realizzazione del progetto? Quali prodotti o servizi si realizzeranno a seguito dellattività di progetto? Come si misurerà lavanzamento del progetto?

7 Copyright SDA Bocconi Il Project Management 7 CONDIZIONI DI SUCCESSO 2. Condizioni organizzative relazionali: –dinamiche interne al gruppo di progetto, relazioni tra il gruppo e attori esterni ad esso, dinamiche organizzative che influenzano il contesto operativo. –KEY QUESTIONS Come posso evitare le conflittualità? Come posso motivare le persone? Come rendere visibile lapporto altrui?

8 Copyright SDA Bocconi Il Project Management 8 CICLO DI VITA DI PROGETTO Il progetto è unattività temporanea che ha un inizio e una fine e si suddivide in : Fase iniziale Fase intermedia Fase finale IDEAZIONE PIANIFICAZIONE ESECUZIONECHIUSURA E VALUTAZIONE

9 Copyright SDA Bocconi Il Project Management 9 CICLO DI VITA DI PROGETTO CONSUMI E RISORSE NEL PROGETTO IDEAPIANOESECUZIONECHECKRELEASE IMPEGNI CONSUMI

10 Copyright SDA Bocconi Il Project Management 10 FASI DEL PROGETTO E REGOLE Le prime fasi costano meno delle altre Le prime fasi impegnano tra l80 e il 90% delle risorse Il costo delle modifiche cresce esponenzialmente allavanzare delle fasi

11 Copyright SDA Bocconi Il Project Management 11 Come gestire efficacemente un progetto?

12 Copyright SDA Bocconi Il Project Management 12 Consiste nella pianificazione, organizzazione, gestione e controllo delle risorse aziendali per lo svolgimento di attività finalizzate al conseguimento di specifici obiettivi in un intervallo definito di tempo. DEFINIZIONE DI PROJECT MANAGEMENT

13 Copyright SDA Bocconi Il Project Management 13 BENIFICI DEL PROJECT MANAGEMENT Attribuzione delle responsabilità; (tutti, ciascuno),.. Identificazione degli obiettivi Q-C-T; Individuazione di una metodologia per le analisi di trade-off; Misurazione delle performance; Minimizzazione dei flussi di reporting; Linguaggio e documentazione completa, efficace e uniforme (anche grazie ai supporti informatici);

14 Copyright SDA Bocconi Il Project Management 14 Il primo step verso un modello di PM Il primo step verso un modello aziendale di PM è sempre lindividuazione dei confini dellambiente multiprogetto La teoria affronta il PM come pianificazione e controllo di un progetto, la prassi si scontra con il bilanciamento di carichi e priorità tra molti progetti simultanei Prima di diffondere una logica di pianificazione e controllo è quindi necessario distinguere differenti livelli di articolazione del modello, coerenti con le diverse tipologie di progetto

15 Copyright SDA Bocconi Il Project Management 15 Il profilo del project manager Il project manager non ha solitamente potere gerarchico Il Project Manager deve possedere tre tipologie di competenze: –specialistiche –gestionali –relazionali Il mix di competenze varia in funzione del contesto organizzativo e delle competenze nel quale egli opera –La variabilità può essere codificata e associata alle classi di progetto

16 Copyright SDA Bocconi Il Project Management 16 La complessità politica del ruolo del PM Il Project Manager: –coordina e supervisiona la definizione del progetto –valuta landamento del progetto suggerendo eventuali azioni correttive e garantisce espletamento di tutte le attività –ottiene il consenso e il giusto coinvolgimento di ogni partecipante al progetto –mantiene aggiornato il management sullandamento del progetto –garantisce il rispetto del livello di qualità.

17 Copyright SDA Bocconi Il Project Management 17 PIANO DI PROGETTO STRUMENTI Il Piano di Progetto (PDP) è una serie di documenti che definiscono i seguenti punti: 1.Obiettivo del progetto 2.Attività 3.Responsabilità 4.Tempi 5.Budget 6.Controllo e indicatori di prestazione 7.Rischi 8.Chiusura Progetto WBS e OBS Matrice di responsabilità Network Diagram (CPM) GANTT Livellamento risorse Crashing Earned Value Risk Management

18 Copyright SDA Bocconi Il Project Management OBIETTIVO DI PROGETTO Un obiettivo ben definito deve essere: –Chiaro –Specifico –Condiviso –Misurabile Sistema di misure delle performance di progetto Aspetti tecnici e economici

19 Copyright SDA Bocconi Il Project Management ATTIVITA Le attività utili alla realizzazione dellobiettivo vengono definite attraverso un strumento denominato WBS (Work Breakdown Structure – Struttura Esplosa delle Attività). E una struttura ad albero che dallobiettivo finale del progetto procede per suddivisioni successive in sotto-obiettivi fino al livello del work package (unità minima di attività) definisce le attività da svolgere nel dettaglio alimenta di informazioni (attività, tempi, legami, relazioni, vincoli ecc.) i diagrammi e i reticoli di progetto sintetizza i costi e lo stato di un programma per successivi livelli gestionali il work package è linsieme delle attività necessarie per svolgere un compito specifico (job) o un processo (report, disegni, documentazione, pezzi fisici, servizi)

20 Copyright SDA Bocconi Il Project Management 20 La Work Breakdown Structure Level Obiettivo Deliverables … Work packages

21 Copyright SDA Bocconi Il Project Management 21 La Work Breakdown Structure La disaggregazione delle attività può avvenire per logica di: –Prodotto –Competenze –Fase del processo –Location –Centro di costo

22 Copyright SDA Bocconi Il Project Management 22 Gli elementi critici per una buona WBS Quanti livelli per una WBS efficace? Che relazione esiste tra la WBS e la struttura organizzativa ? Quanto deve essere rigida la struttura della WBS ? Deve incorporare informazioni sui benefici economici ? Che impatto ha sul project manager ?

23 Copyright SDA Bocconi Il Project Management 23 WBS SPAGHETTI Obiettivo: Preparare spaghetti al pomodoro, al dente, per due persone, in 30! 1. Spaghetti al sugo di pomodoro 1.1 Spaghetti Bollire Salare Cuocere 1.2 Sugo Soffriggere Cuocere pelati 1.3 Mix Mantecare Informazioni su: - durata - costo

24 Copyright SDA Bocconi Il Project Management RESPONSABILITA Le responsabilità delle diverse attività vengono attribuite attraverso uno strumento denominato OBS (Organizational Breakdown Structure – Struttura Esplosa di Responsabilità) Permette di identificare le competenze richieste nelle attività del progetto Level Esecutori PM Supervisor

25 Copyright SDA Bocconi Il Project Management 25 MATRICE DI RESPONSABILITA LEGENDA: E = Esegue I = Informato M = Coordina C = Controlla S = Supervisiona Sistema informativo

26 Copyright SDA Bocconi Il Project Management TEMPI Lelenco delle attività deriva dallultimo livello della WBS –Work Package Definizione della durata dei WP –Unità di misura (giorni, ore, ecc.) –Chi la decide –Determinata o variabile –Durata = 0 : Milestones –Resource (o Effort) driven vs. Time driven Calendario di progetto (Work Pattern) 10 gg 2 persone 10 gg + 2 persone

27 Copyright SDA Bocconi Il Project Management 27 La sequenza tecnica delle attività Per rappresentare il piano temporale delle attività è necessario prima di tutto stabilire le relazioni tecniche tra le attività stesse: Finish to Start: –lattività successiva può iniziare solo se è finita lattività precedente Start to Start: –lattività successiva può iniziare solo se è iniziata lattività precedente Finish to Finish: –lattività successiva può finire solo se è finita lattività precedente Start to Finish: –unattività può finire solo se è iniziata lattività precedente Lag temporale (i.e.: + 5 gg)

28 Copyright SDA Bocconi Il Project Management 28 RELAZIONI TECNICHE Finish to Start:Finish to Finish: Start to Start:Start to Finish: A B I F A B A B A B Lag temporale (i.e.: + 5 gg)

29 Copyright SDA Bocconi Il Project Management 29 DIAGRAMMA A DOPPIA ENTRATA Quanto dura il progetto? CODICI IDFASEDURATALEGAMIRELAZIONI TECNICHE 1.START 1.1SPAGHETTI BOLLIRE SALARE CUOCERE 1.2SUGO SOFFRIGGERE CUOCERE I PELATI 1.3MIX MANTECARE 2FINE

30 Copyright SDA Bocconi Il Project Management 30 DIAGRAMMA A DOPPIA ENTRATA Quanto dura il progetto? CODICI IDFASEDURATALEGAMIRELAZIONI TECNICHE 1.START0 1.1SPAGHETTI BOLLIRE101.SS SALARE11.1.1FS CUOCERE81.1.2FS 1.2SUGO SOFFRIGGERE51.SS CUOCERE I PELATI FS 1.3MIX MANTECARE11.1.3/ FS 2FINE01.3.1

31 Copyright SDA Bocconi Il Project Management 31 Network Diagram Activity On Node (AON) WP AWP B Relazione FS (omesso); SS; FF; SF Work Package ID Durata Nome

32 Copyright SDA Bocconi Il Project Management 32 Network Diagram – AON - CPM 1.1.1Bollire 10 1Start Soffriggere Salare Cuocere Cuocere Pelati Mantecare 1 2End 0 Forward Pass Backward Pass Early Start (ES) Early Finish (EF) Late Finish (LF) Late Start (LS)

33 Copyright SDA Bocconi Il Project Management 33 Table report IDWPDurata (m.) PredecessoreESEFLSLFTotal Float Forward Pass Backward Pass ES – LS EF – LF

34 Copyright SDA Bocconi Il Project Management 34 Breakfast project Goal: Have breakfast in 15 minutes! 1. Breakfast 1.1 Kitchen Take the milk Warm up the milk Fill the mug 1.2 Table Prepare the table Have breakfast

35 Copyright SDA Bocconi Il Project Management 35 Table report – Breakfast project IDWPDurata (m.) PredecessoreESEFLSLFTotal Float 1Start Take the milk Warm up the milk Fill the mug Prepare the table Have breakfast ; Finish Forward Pass Backward Pass

36 Copyright SDA Bocconi Il Project Management 36 Table report - Breakfast project (sol.) IDWPDurata (m.) Predecessor e ESEFLSLFTotal Float 1Start Take the milk Warm up the milk Fill the mug Prepare the table Have breakfast ; Finish

37 Copyright SDA Bocconi Il Project Management 37 Table report - Relationship IDWPDurata (m.) Predecessor e ESEFLSLFTotal Float 3WP310d…100 4WP420d3 FS140 10WP105d…100 11WP1110d10 SS140 15WP1510d…100 16WP165d10 FF140 20WP2010d…100 21WP215d20SF140

38 Copyright SDA Bocconi Il Project Management 38 Table report - Relationship (sol.) IDWPDurata (m.) PredecessoreESEFLSLFTotal Float 3WP310d… WP420d3 FS WP105d… WP1110d10 SS WP1510d… WP165d10 FF WP2010d… WP215d20SF

39 Copyright SDA Bocconi Il Project Management 39 Il diagramma di GANTT La rappresentazione temporale del progetto viene definita attraverso il GANTT: –Il GANTT è una rappresentazione grafica che incrocia attività e tempi. Ogni attività è rappresentata attraverso un barra orizzontale di lunghezza proporzionale alla durata dellattività stessa. –I legami tra le attività determinano la sequenza/ sovrapposizione delle attività nel tempo.

40 Copyright SDA Bocconi Il Project Management 40 Il diagramma di GANTT Dallanalisi del GANTT si evince quali sono le attività critiche: –le attività sono critiche quando un ritardo dellattività precedente determina un ritardo dellattività successiva –linsieme delle attività critiche determina il sentiero critico –la durata del sentiero critico più lungo determina la durata del progetto

41 Copyright SDA Bocconi Il Project Management 41 Gantt. Time (minutes) Start WP A WP B WP C WP D WP E Finish Durat. Pred , 5FF ,

42 Copyright SDA Bocconi Il Project Management 42 Gantt. Breakfast project Time (minutes) Start WP A WP B WP C WP D WP E Finish Durat. Pred , 5FF , FF

43 Copyright SDA Bocconi Il Project Management 43 Gantt. Forward pass Start WP A WP B WP C WP D WP E Finish Durat. Pred , 5FF , Time (minutes) FF

44 Copyright SDA Bocconi Il Project Management 44 Gantt. Backward pass Start WP A WP B WP C WP D WP E Finish Durat. Pred , 5FF , Time (minutes) FF

45 Copyright SDA Bocconi Il Project Management 45 GANTT INIZIO Spaghetti Bollire Salare Cuocere Sugo Soffritto Cottura pelati Mix Mantecare FINE

46 Copyright SDA Bocconi Il Project Management 46 SCORRIMENTO DELLE ATTIVITA INIZIO Spaghetti Bollire Salare Cuocere Sugo Soffritto Cottura pelati Mix Mantecare FINE

47 Copyright SDA Bocconi Il Project Management 47 Individuare il sentiero critico Un metodo semplice per individuare il sentiero critico consiste nelleffettuare la pianificazione prima dallinizio verso la fine del progetto e poi a ritroso. In questo modo è possibile identificare le attività che ammettono scorrimenti e quelle critiche. La conoscenza del sentiero critico è essenziale ai fini della corretta gestione di un progetto, poiché guiderà successivamente le decisioni di budgeting, controllo e crashing.

48 Copyright SDA Bocconi Il Project Management 48 Loop di pianificazione: loverload sulle risorse e il livellamento Le risorse richieste dal Piano eccedono la disponibilità Interventi sul Piano per rispettare i vincoli delle risorse –Si individuano le risorse sovrallocate –Si analizzano le attività e gli intervalli temporali di sovrallocazione –Si eseguono interventi per rispettare i vincoli Mario Giorgio Luca Impiego di Giorgio 200% 100% 0% Tempo Allocato Sovrallocato

49 Copyright SDA Bocconi Il Project Management 49 Interventi per livellare le risorse Agire sulle attività non critiche Utilizzare lo straordinario –se possibile –se non utilizzato strutturalmente Principi di priorità. Eseguire prima le: –Attività più brevi –Attività con maggiore impatto sulla durata del progetto –Attività con minore data di inizio (le prime) –Attività con maggior numero di attività critiche successive –… … …

50 Copyright SDA Bocconi Il Project Management 50 Loop di pianificazione: crashing dei tempi Il progetto presenta ipercriticità, ovvero non è possibile completare tutte le attività prima della data di consegna concordata Obiettivo del crashing –Ridurre la durata totale del progetto attraverso lintroduzione di nuove risorse (straordinario, forniture urgenti, personale aggiuntivo, ecc.) Interventi di crashing su: –Attività critiche –Basso impatto sulla qualità –Miglior rapporto Costo-Tempo –Meno correlate con altre attività –Meno brain-intensive –Prima in ordine di tempi –… … …

51 Copyright SDA Bocconi Il Project Management 51 I PRINCIPALI VANTAGGI DEI SUPPORTI INFORMATICI accelerano e facilitano le dinamiche dei flussi informativi permettono di comunicare con linguaggi e simbologie condivise permettono di integrare le attività bilanciare i carichi di lavoro in maniera razionale e ponderata

52 Copyright SDA Bocconi Il Project Management 52 MS PROJECT


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