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ORGANIZZAZIONE DELL’UFFICIO ARCHIVIO FORMAZIONE E GESTIONE ARCHIVIO DI DEPOSITO E STORICO Pia Bortolotti.

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Presentazione sul tema: "ORGANIZZAZIONE DELL’UFFICIO ARCHIVIO FORMAZIONE E GESTIONE ARCHIVIO DI DEPOSITO E STORICO Pia Bortolotti."— Transcript della presentazione:

1 ORGANIZZAZIONE DELL’UFFICIO ARCHIVIO FORMAZIONE E GESTIONE ARCHIVIO DI DEPOSITO E STORICO Pia Bortolotti

2 Cosa è quindi l’archivio u sedimentazione spontanea, quasi involontaria u organizzato in modo funzionale alle attività da cui nasce u complesso organico di documenti prodotti e acquisiti da un soggetto durante e per lo svolgimento della propria attività

3 Finalità u svolgere con efficienza le proprie attività u proteggerle u garantire il diritto dell’ente, dei suoi dipendenti e degli utenti

4 Obiettivi u creare documenti attendibili e adeguati u accumulare i documenti con regolarità rispettandone la natura e la funzione u conservarli in modo autentico u ricercarli con rapidità ed efficacia

5 Strumenti di controllo per la formazione dei documenti u Protocollo : registrazione - Repertori e indici u Titolario : classificazione u Fascicoli u Organizzazione delle serie d’archivio - fascicoli e serie permanenti o annuali - serie per tipologia di atti

6 Protocollo e registrazione u Assegnazione di un numero progressivo unico annuale u annotazione su un apposito registro su cui sono riportati gli elementi essenziali del documento (data, mittente/destinatario, oggetto, classificazione, riferimenti) u funzione archivistica (reperimento) e funzione giuridica (prova) (sentenze cassazione)

7 Titolario e classificazione u Titolario: quadro di classificazione organizzato in partizioni gerarchicamente ordinate sotto le quali si riconducono i documenti che presentano la stessa materia o funzione u classificazione: attribuzione al documento di un codice di riferimento (al titolario) che lo collega alla materia o funzione e alla pratica

8 Fascicolazione u collocazione del documento con gli altri relativi allo stesso affare u ordinamento dei documenti nel fascicolo (ordine inverso o diretto) u numerazione del fascicolo (repertorio dei fascicoli) indicazioni sulla copertina dei fascicoli u sottofascicoli

9 Vincolo archivistico u registrazione e classificazione, insieme alla fascicolazione, ne costituiscono l’espressione u legame del documento all’insieme dell’archivio di cui fa parte

10 Strumenti di corredo u protocollo u titolario u massimario di conservazione e scarto

11 Mezzi di corredo u repertorio dei fascicoli u rubrica del protocollo u schedari u registrazione dei movimenti dei fascicoli da e per l’archivio

12 Norme procedurali precise u apertura della corrispondenza (timbro con data ricevimento) u classificazione (indice di classificazione e di posizione, eventuale apertura di nuovo fascicolo) u registrazione (sul protocollo e sul documento) u aggiornamento di rubriche del protocollo e del repertorio dei fascicoli u trattamento di documenti specifici (fax: fotocopia su carta permanente con forza di originale: timbrature e registrazioni del protocollo sulla fotocopia) u formazione del fascicolo (oggetto, indice di classificazione, numero di posizione, esistenza di sottofascicoli, note) u scheda di movimentazione dei fascicoli (dati archivistici del fascicolo, data e ufficio/funzionario richiedenti) u chiusura dei fascicoli

13 Organizzazione ufficio archivio Obiettivi u integrità fisica dei documenti u salvaguardia delle relazioni logiche dei documenti e dei rapporti con le strutture amministrative u capacità dei documenti di servire come prova legale è strettamente legata alla sicurezza ed affidabilità delle loro condizioni di creazione (sia produzione che ricezione) e conservazione fisica

14 Organizzazione ufficio archivio Regolamento u disposizioni di carattere generale che richiamino le norme esistenti u procedure di creazione di documenti u responsabilità della gestione u norme relative alla consultazione e alla riproduzione dei documenti (rispetto della sicurezza e riservatezza delle informazioni contenute) u archivio limitato ai responsabili della gestione


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