Organizzare meeting e riunioni

Presentazione sul tema: "Organizzare meeting e riunioni"— Transcript della presentazione:

1 Organizzare meeting e riunioni
   Giunta Regionale Direzione Generale Organizzazione e Sistema Informativo Settore Organizzazione, Formazione, Sviluppo Organizzativo, Reclutamento Organizzare meeting e riunioni marzo 2006

2 Apertura intervento Obiettivi Contenuti Modalità di erogazione
Presentazione partecipanti Articolazione della didattica Riunione in plenaria Giro di tavolo Obiettivi Contenuti Modalità di erogazione Condividere gli obiettivi e l’articolazione dell’intervento e socializzare Apertura intervento

3 L’organizzazione delle riunioni
Obiettivi Modalità di erogazione L’organizzazione delle riunioni Definire le diverse tipologie di riunione Definire le modalità di pianificazione di una riunione Riflettere e sperimentare modalità efficaci di organizzazione della riunione Contenuti Tipologie di riunione La pianificazione di una riunione Esposizione Discussione in plenaria Esercitazioni di gruppo

4 Può essere definita come: Un’attività di gruppo mirata
LA RIUNIONE Può essere definita come: Un’attività di gruppo mirata a raggiungere un obiettivo che rappresenta il risultato dell’interazione tra i partecipanti e che non sarebbe ottenibile attraverso sforzi individuali I gruppi sono efficaci perché operano secondo il ‘Principio della Sinergia’, vale a dire che il tutto è maggiore della somma delle parti. Questo significa che l’azione collettiva del gruppo è più produttiva della somma delle attività dei singoli individui che compongono il gruppo; lo stesso vale per la somma delle competenze. Le riunioni sono l’occasione in cui il gruppo esercita la sua attività collettiva. I singoli sono necessari per creare idee; i gruppi per verificarle, in quanto i componenti possono contare su una più vasta gamma di esperienze.

5 per ottenere un risultato comune
LA RIUNIONE modalità di lavoro e strumento di attuazione della collaborazione fra membri di un gruppo per ottenere un risultato comune La riunione efficace efficace veicolo di comunicazione interna luogo privilegiato di integrazione fra individuo e organizzazione mezzo per prendere decisioni e risolvere problemi Più le aziende si espandono più diventa difficile per le persone che ne fanno parte conoscersi, sviluppare progetti insieme e seguirne la realizzazione. In questo caso le riunioni sono utili perché determinano tra i partecipanti un senso di coesione e di appartenenza. Ciò genera nelle persone una maggiore soddisfazione professionale che, a sua volta, stimola la motivazione e induce una maggiore produttività. Tutti questi elementi insieme permettono di raggiungere con più facilità ed efficacia gli obiettivi prefissati. Le riunioni in questo senso sono utili ai gruppi perché: offrono un forum di discussione che facilita il contatto e la comunicazione tra i gruppi; pur non essendo un’occasione sociale, le riunioni offrono ai partecipanti l’opportunità di incontrarsi regolarmente; permettono lo scambio e l’elaborazione di informazioni, così come il confronto e la discussione che dovrebbero facilitare la fase decisionale.

6 LE RIUNIONI NON SONO TUTTE UGUALI
Ogni riunione ha proprie caratteristiche, propri processi e proprie finalità. Il successo di una riunione è influenzato: dalla conoscenza delle componenti e dei processi che la caratterizzano e dal possesso di tecniche e strumenti per indirizzarli ad un esito positivo. Esistono diverse tipologie di riunione, ognuna delle quali si presta meglio di altre al raggiungimento di determinate finalità; proprio per questo possono essere necessarie modalità di conduzione, regole e accorgimenti particolari. Il primo aspetto da tener presente, per chi intende gestire in modo efficace una riunione, è domandarsi, prima di convocarla, quali risultati si intendono conseguire e, di conseguenza, scegliere la modalità migliore per veicolare i propri obiettivi.

7 Riunione di coordinamento
MACRO TIPOLOGIE di riunioni in relazione ai diversi obiettivi Riunione informativa Riunione consultiva Al di là di ogni categorizzazione utile ai fini descrittivi, nella prassi lavorativa una riunione può essere anche a tipologia mista, includendo caratteristiche proprie di due o più tipi. Informativa: si convoca quando vengono presentate informazioni attraverso relazioni, presentazioni, incontri di avvio di progetto/attività. L’obiettivo è quello di diffondere e omogeneizzare le conoscenze, favorire la chiarezza delle comunicazioni evitando distorsioni, dare disposizioni e linee guida, aggiornare situazioni ‘in corso d’opera’. Consultiva: si convoca con l’obiettivo di raccogliere pareri. Ai partecipanti viene richiesto di fornire informazioni o di esprimere opinioni, idee, proposte per poi prendere decisioni o elaborare strategie. Decisionale: si convoca quando più persone o gruppi, aventi tutti ruoli di responsabilità, in vista di un accordo comune, si riuniscono per discutere tra loro con lo scopo di prendere delle decisioni, scegliendo tra varie proposte ed elaborando successivamente dei piani d’azione. Riunione decisionale Riunione di coordinamento

8 Una riunione non comincia nel momento
in cui i partecipanti si trovano insieme e cominciano a interagire, ma va programmata a priori, con un percorso logico La riunione non va improvvisata, ma va preparata con adeguato anticipo La tipologia della riunione prevista, quindi, determina tutta una serie decisioni da prendere relativamente alla sua programmazione e svolgimento.

9 Definizione degli obiettivi
1° elemento Definizione degli obiettivi Un obiettivo deve essere: compatibile con le risorse, ciò lo rende concretamente attuabile; misurabile, questo permette di valutare quanto è stato fatto e quanto si deve ancora fare per ottenere il risultato; concordato, perché vengano rese disponibili le risorse, perché tutti si attivino per la parte che li riguarda, perché non ci sia qualcuno che impedisca o ostacoli la realizzazione. Il primo passo da compiere nella preparazione di una riunione consiste nello stabilire che cosa si vuole ottenere dal gruppo: che sia informato di qualche cosa, che tutti diano un’opinione e facciano una proposta, che si trovi la soluzione di un problema, oppure tutte queste cose assieme. Quando comunichiamo agli altri il nostro obiettivo, è necessario esprimere con chiarezza cosa vogliamo ottenere e fornire motivazioni a sostegno della nostra tesi.

10 Definizione dei contenuti
2° elemento Definizione dei contenuti I contenuti dovrebbero essere: Interessanti, per tutti coloro che partecipano Ben definiti, in modo che non si creino equivoci Circoscritti, perché sia chiaro anche di cosa non si parlerà Correlati agli obiettivi, per evitare confusione Stabiliti gli obiettivi, occorre definire con chiarezza anche i contenuti che si intendono trattare nel corso della riunione. Questo secondo passo è essenziale se non si vuole perdere tempo e magari correre anche il rischio di finire per parlare di ‘qualcos’altro’.

11 Preparazione della documentazione
3° elemento Preparazione della documentazione È essenziale preparare un’adeguata documentazione che contenga dati, fatti, idee, esperienze... Far pervenire questa documentazione ai partecipanti in tempo utile permetterà di: comprendere obiettivi e contenuti della riunione; evitare perdite di tempo; consentire una preliminare riflessione sulle tematiche da affrontare; favorire la costruzione di un linguaggio comune. La documentazione può anche essere distribuita nella fase di avvio della riunione, il rischio è però che si perda tempo a leggere insieme i documenti o che i partecipanti, invece di ascoltare e partecipare in modo attivo, sfoglino il materiale. In ogni caso, è necessario che: la raccolta delle informazioni deve essere il più possibile completa e aggiornata; è necessario verificare sempre l’attendibilità delle fonti; la fonte delle informazioni venga sempre citata; la struttura della documentazione sia ben curata, anche negli aspetti di editing; il tipo di comunicazione venga adattata alle caratteristiche dei partecipanti alla riunione.

12 Preparazione della documentazione: l’Ordine del Giorno
3° elemento Preparazione della documentazione: l’Ordine del Giorno Le riunioni senza Ordine del Giorno possono diventare riunioni senza fine Delimitare ed esprimere chiaramente il tema dell’OdG All’inizio della riunione può essere utile ribadire ai partecipanti la durata dell’incontro, anticipata nella lettera di convocazione; in tal modo, ottenuto il consenso far concludere la riunione nel tempo prefissato diventerà un obiettivo del gruppo. Il problema delle riunioni senza fine è, più che altro, un problema di controllo. Generalmente:Più numerosa è la riunione, più a lungo durerà - Più lunga non significa migliore. Riunire un certo numero di persone in una stanza senza avere chiari gli obiettivi, per parlare di argomenti diversi senza una scaletta è un modo inefficiente di condurre e gestire una riunione: questo è ciò che succede nelle riunioni prive di un Ordine del Giorno. Avendone, invece, uno a disposizione, i partecipanti sapranno esattamente qual è l’argomento della riunione e questo li incoraggerà ad impegnarsi insieme nel raggiungimento degli obiettivi. riduce al minimo le possibilità di equivoci sull’argomento che verrà trattato

13 Preparazione della documentazione: l’ordine del giorno
3° elemento Preparazione della documentazione: l’ordine del giorno L’ordine del giorno può essere un’utile guida per la riunione, se vengono seguite tre regole fondamentali: 1 Presentare comprensibilmente gli argomenti I partecipanti in questo modo hanno la possibilità di prepararsi e documentarsi sull’argomento indicato 2 Indicare gli intertempi Precisare orario e durata previsti per ogni singolo tema 3 Calcolare la somma degli interventi Se la somma totale degli interventi viene stimata superiore al tempo che si ha a disposizione per la riunione è più opportuno organizzare due riunioni efficaci al posto di una riunione fiume insoddisfacente Per la maggior parte delle riunioni formali, di solito la configurazione dell’Ordine del Giorno è stabilita dalle regole dell’organizzazione o dalle precedenti consuetudini. Nell’OdG formale bisogna sempre includere: il titolo e/o l’obiettivo della riunione; le motivazioni per l’assenza di alcuni partecipanti; i verbali dell’ultima riunione; gli argomenti sollevati da quei verbali; varie ed eventuali.

14 Preparazione della documentazione:
3° elemento Preparazione della documentazione: la convocazione Calcolare attentamente l’anticipo con il quale la riunione deve essere indetta per facilitare la presenza di tutti i partecipanti e permettere loro di pianificare i propri impegni ...una riunione improvvisata può portare a... assenteismo scarso coinvolgimento ridotta credibilità di chi convoca la riunione incomprensione nervosismo difficoltà di gestione bassa o nulla produttività sfiducia La convocazione della riunione a coloro che dovranno parteciparvi potrà essere effettuata attraverso varie modalità: lettere; posta elettronica; fax; telefono; … .

15 Preparazione della documentazione:
3° elemento Preparazione della documentazione: la convocazione La convocazione dovrebbe menzionare i seguenti elementi: data, orari, luogo obiettivo Ordine del Giorno nominativi partecipanti contributo previsto da parte dei destinatari indicazione di confermare la propria presenza entro una certa scadenza Data della riunione. Deve essere pianificata in tempo, le persone che si sanno indaffarate devono essere preavvisate con molto anticipo. Luogo della riunione. Bisogna sempre specificarlo, soprattutto se vi partecipano ospiti esterni che non conoscono l’ubicazione della sede. L’orario. In alcuni casi può essere utile, oltre l’indicazione, aggiungere la richiesta che i partecipanti arrivino con un po’ di anticipo, per assicurare che la riunione inizi puntualmente. Gli obiettivi. Esplicitandoli, ogni partecipante si potrà presentare già preparato e con la documentazione relativa; si ridurrà la scarsa omogeneità di conoscenze tra i partecipanti e si eviteranno perdite di tempo prezioso ai fini dello svolgimento della riunione. La diffusione dell’OdG. Se la riunione prevede la discussione su un certo numero di argomenti, la diffusione di un ordine del giorno rende più facile la gestione e il controllo della riunione. Il compito è facilitato ulteriormente se i partecipanti conoscono in anticipo l’argomento della riunione perché vi si preparano mentalmente e ciò sollecita il loro coinvolgimento; inoltre, la stesura dell’OdG mostra che la riunione è stata pensata e organizzata secondo una logica non casuale. Nominativo partecipanti. È fondamentale far avere a tutti i convocati l’elenco dei nominativi con i relativi recapiti degli altri partecipanti.

16 Preparazione della documentazione:
3° elemento Preparazione della documentazione: la scaletta Contiene le parole chiave; serve per sostenere le fila del discorso. Uno strumento molto utile che coadiuva il conduttore di una riunione è la scaletta, uno strumento di sintesi strutturale dell’argomento e dei contenuti della riunione, riportandone i punti essenziali.

17 Preparazione della documentazione:
3° elemento Preparazione della documentazione: I materiali Per il CONDUTTORE: slide dell’OdG lucidi di sintesi/schemi scaletta tempi Per i PARTECIPANTI: letture / dispense report allegati lucidi La documentazione è differenziata, a seconda del soggetto per la quale è stata preparata: per il conduttore avrà funzione di supporto per la gestione della riunione e l’esposizione degli argomenti, strutturandone la sequenza logica di presentazione ai partecipanti; per i partecipanti, la documentazione permetterà di ‘seguire’ con maggiore efficacia il contenuto degli argomenti da discutere e sui quali, successivamente, potrebbe essere richiesta una soluzione e/o una decisione.

18 4° elemento Definizione delle modalità di svolgimento,
della durata e dei tempi Una riunione ben riuscita è una riunione che è stata programmata Idealmente le riunioni dovrebbero venire organizzate: in un’ora in cui tutti i partecipanti sono al massimo della forma fisica e mentale quando si è maggiormente creativi, energici e decisionisti. Da un punto di vista ‘temporale’, nei fatti spesso accade che: alcuni preferiscano il mattino e siano pronti a dare il meglio appena entrano in ufficio; alcuni trovino il ‘ritmo’ giusto solo a metà mattina; altri raggiungano il massimo sul primo pomeriggio; alcuni stiano meglio solo alla sera.

19 Definizione delle modalità di svolgimento, della durata e dei tempi
4° elemento Definizione delle modalità di svolgimento, della durata e dei tempi Generalmente è meglio evitare fare riunioni: immediatamente prima del pranzo immediatamente successivo a un pranzo alla fine della giornata (specialmente di venerdì) Lasciando, ovviamente, da parte le preferenze individuali, sicuramente ci sono orari che non andrebbero considerati. Per usare una metafora clinica, così come si consiglia l’assunzione di alcune medicine lontano dai pasti, sarebbe preferibile, per ovvii motivi, seguire le stesse indicazioni nel decidere l’orario di convocazione di una riunione. Un orario da evitare è sicuramente a fine giornata, specialmente di venerdì sera! Di qualunque tipo di riunione si tratti, infatti, è molto importante essere in grado di concentrarsi, il che può diventare difficile se i partecipanti, comunque stanchi, stanno pensando al ritorno a casa o ai programmi del fine settimana! Tuttavia, vale forse la pena ricordare che, per quanto possa essere inadatta l’ora della convocazione, una forte motivazione vince sulle scomodità e sulle distrazioni.

20 5° elemento Aspetti logistici
Organizzare gli spazi in maniera funzionale allo svolgimento delle attività (minime interferenze, efficienza/produttività, relazioni professionali) Verificare che lo spazio scelto disponga dell’allestimento necessario all’attività di svolgimento della riunione Le riunioni possono tenersi praticamente ovunque: nel corridoio, nell’ufficio di qualcuno, in ascensore, o addirittura in macchina! Purtroppo, capita spesso che le riunioni si tengano sull’impulso del momento e non si abbia il tempo di scegliere e predisporre la sede dell’incontro: per questo motivo molte riunioni falliscono, soprattutto se lo spazio individuato è inadatto o non è stato adeguatamente preparato in anticipo. Un ambiente comodo e tranquillo faciliterà la discussione, mentre un ambiente troppo grande o troppo piccolo, troppo caldo o troppo freddo, sedie scomode, luci troppo alte o troppo basse, rumori di fondo, la ostacoleranno.

21 i tavoli in funzione di: Tipo e obiettivi della riunione
5° elemento Aspetti logistici La disposizione dei tavoli può influenzare sin dall’inizio l’atteggiamento interiore dei partecipanti, favorendo partecipazione e coinvolgimento o, al contrario, disinteresse e noia. Numero di persone Decidere come disporre i tavoli in funzione di: Ogni volta che sia possibile, bisognerebbe dedicare un tempo a scegliere il luogo più opportuno che faciliti la buona riuscita della riunione. Lo scopo della riunione, formale o informale, così come la numerosità dei partecipanti influiscono molto sulla scelta della sede. Possono definirsi delle regole che possono orientare la scelta della stanza ‘ideale’, che dovrebbe essere: della forma e delle dimensioni giuste; tranquilla; ben illuminata; arieggiata; con una buona acustica; adeguatamente ‘protetta’ da possibili interruzioni; piacevolmente arredata. Altre considerazioni di carattere pratico, relativamente alla sala riunioni, da non sottovalutare sono: che la sala sia realmente disponibile nel giorno prefissato; che sia fornita di apparecchiature che permettano la comunicazione con l’esterno (telefono, fax, computer...); che sia ubicata in posto facilmente raggiungibile per tutti; che i costi per l’affitto non siano molto elevati; che sia considerata ‘neutrale’ da tutte le parti in causa. Tipo e obiettivi della riunione

22 La disposizione (setting) può essere:
5° elemento Aspetti logistici La disposizione (setting) può essere: Frontale In ordine sparso Circolare, in 2 varianti A ferro di cavallo Frontale. Non è una disposizione ottimale: i partecipanti non vedono in volto gli altri, si sottolinea troppo l’autorità e si favorisce la passività degli altri. Questa disposizione è, tuttavia, utile per fare delle lezioni, mostrare diapositive, pellicole. Circolare / Variante “Il grande tavolo”. È la disposizione più utile per lavorare in gruppo, in quanto il grande tavolo permette di avere molto spazio a disposizione per sistemare e condividere il materiale. Circolare / Variante “Tavolo rotondo”. Si tratta di una disposizione ottima, che favorisce il coinvolgimento di tutti e la partecipazione. A ferro di cavallo. È una disposizione che favorisce la presentazione di determinati argomenti da parte di un esperto o del coordinatore della riunione, consentendo il coinvolgimento di tutti e lo scambio di opinioni. In ordine sparso. Ognuno si siede dove vuole, purché si sia vicini. È una disposizione indicata per gli incontri informali, per conversazioni non troppo impegnative.

23 Altri aspetti che vanno curati con precisione:
5° elemento Aspetti logistici Altri aspetti che vanno curati con precisione: Ordine del Giorno .... ... ...... Nella sala della riunione non devono mai mancare carta, penne ed ogni altro materiale o strumento che possa essere utile al gruppo. Nelle riunioni con ospiti esterni sarebbe opportuno utilizzare dei cavalierini per l’indicazione del nome; inoltre, sono da evitare interruzioni ‘esterne’, quali telefonate e cellulari che squillano. E poi non dimentichiamoci le ‘esigenze’ dei non fumatori! Prima di iniziare qualsiasi riunione è opportuno accertarsi che sia presente tutta la strumentazione necessaria comprese, se utili, la lavagna luminosa, la lavagna a fogli mobili e che i supporti audiovisivi siano funzionanti.

24 DISTRIBUZIONE DEI RUOLI
I ruoli che si possono ricoprire all’interno di una riunione sono: Il conduttore I partecipanti Il segretario La riunione rappresenta uno strumento, oltre che un metodo di lavoro; ad essa, pertanto, si estendono le responsabilità professionali che ciascuno ricopre per il ruolo che riveste nel sistema organizzativo. Sia a chi convoca che a chi partecipa ad una riunione vengono richiesti comportamenti precisi cui attenersi per non ostacolare il corretto ed efficace svolgimento dei lavori: sistematiche invasioni nel ruolo di altri provocano confusione, conflittualità e spesso disinteresse di alcuni. Le riunioni formali devono, per legge, avere un presidente. Tuttavia, nella maggior parte dei casi ci si riunisce volontariamente intorno a un tavolo per parlare di un argomento e, raggiunte conclusioni soddisfacenti, ci si separa fino alla data del prossimo incontro. Quindi tra i due estremi delle riunioni formali governate da regole rigide e degli incontri informali di tutti i giorni si hanno un gran numero di riunioni gestite da un coordinatore.

25 DISTRIBUZIONE DEI RUOLI
IL CONDUTTORE È colui che detta le ‘regole del gioco’, interviene sullo svolgimento e sulla presa di decisione e si assume la responsabilità dell’esito finale. Nelle riunioni si occupa di: organizzazione convocazione dei partecipanti preparazione dei materiali gestione feedback La figura del conduttore può coincidere, ma non sempre, con il ruolo professionale più significativo in un’organizzazione, rispetto agli altri partecipanti alla riunione; nella logica delle dinamiche di un gruppo di lavoro, il conduttore, in realtà, è un ‘facilitatore’ di processi relazionali e/o decisionali.

26 DISTRIBUZIONE DEI RUOLI
IL CONDUTTORE È necessario che una riunione sia convocata da un leader Una riunione è un gruppo in azione e i gruppi agiscono con più efficacia se guidati da un leader I conduttori possono essere dei leader: In una riunione il ruolo del conduttore è determinante; logicamente, a seconda del tipo di riunione e degli obiettivi che si intendono raggiungere il ruolo sarà molto diverso. In ogni caso, a prescindere dal tipo di riunione, l’andamento sarà in larga parte influenzato dallo stile di leadership del conduttore. Fondamentalmente, oltre i molti fattori psicologi che intervengono a distinguerli, i conduttori possono essere dei leader, con sitli di conduzione ben ‘identificabili: autoritari, conducono le riunioni come esercitazioni militari e si chiedono sempre perché non si dicono né si decidono mai cose interessanti. A loro non piace che tutti i partecipanti abbiano ‘pari opportunità’ di venire ascoltati; permissivi, lasciano che siano i partecipanti a dirigere la riunione e si chiedono per quale motivo spesso sono inconcludenti. In realtà a loro non importa che abbiano tutti pari opportunità di essere ascoltati, l’importante è che gli venga garantita la ‘tranquillità’; democratici, si aspettano che tutti abbiano l’opportunità di partecipare ed essere ascoltati. Autoritari Democratici Permissivi

27 DISTRIBUZIONE DEI RUOLI facilitano le relazioni
I partecipanti che… …stimolano …dirigono …riepilogano …armonizzano …socializzano facilitano le relazioni e la produttività Le riunioni efficaci necessitano, in realtà, di partecipanti attivi: che stimolano: partecipano attivamente, fanno interventi pertinenti e sono molto interessati. Un buon conduttore è in grado di individuarli subito e dovrebbe tenerli sotto osservazione per “monitorare” l’interesse dell’aula; inoltre, con domande occasionali o di ricapitolazione aiutano il conduttore ad attenersi all’OdG;. che dirigono: sono tipologie di persone che hanno le idee ben chiare e, poiché spesso conoscono molto bene le procedure, sanno come dovrebbe funzionare una riunione e danno un valido aiuto al conduttore nel mantenere la giusta direzione da dare alla riunione; che riepilogano: sono partecipanti tranquilli che riducono al minimo i loro interventi. Il loro pregio è di ascoltare con molta attenzione e ricordarsi quello che dicono gli altri, così da intervenire al momento giusto sintetizzando quanto è stato discusso ed aiutare il conduttore a riprendere il comando; che armonizzano: sono di un supporto fondamentale per il conduttore in caso di animate discussioni. Poiché sono molto oggettivi, non si contrappongono a nessuna delle parti in causa, ma in modo calmo e ordinato rivelano alle parti in conflitto gli elementi in comune e i vantaggi derivanti da un possibile accordo e così facendo spesso permettono di superare eventuali situazioni di conflitto; che socializzano: sono persone socievoli che aiutano il gruppo a lavorare in modo efficace dandosi da fare per stimolare l’interesse reciproco tra i partecipanti.

28 DISTRIBUZIONE DEI RUOLI
I partecipanti che… …parlano …sanno tutto …stanno in silenzio …rimangono inerti …complottano …assillano Possono ostacolare il buon andamento della riunione Solo perché un gruppo di persone si riunisce per quello che apparentemente è uno scopo comune, questo non significa che condividano quello scopo o che, in caso affermativo, siano tutti ugualmente interessati ad ottenerlo. I partecipanti meno ‘opportuni’ in una riunione: parlano. Si intromettono quando nessuno parla e cercano di parlare sopra gli altri se il conduttore non sa gestirli; sanno tutto. I loro interventi frequenti non sono molto graditi perché non esiste argomento all’OdG che non siano in grado di discutere in modo prolisso; stanno in silenzio. Non offrono nessuno contributo, anzi spesso associano il silenzio ad espressioni facciali molto eloquenti, che rendono evidenti le loro reazioni negative al conduttore; rimangono inerti. Sembrano non avere opinioni né punti di vista personali e in genere non parlano. Non si espongono nelle discussioni e si conformano con molta facilità alla maggioranza; complottano. Sono partecipanti potenzialmente distruttivi che tramano cospirazioni in tutte le opposizioni ai loro progetti; assillano. Sono ossessivi e maniacali nei confronti di alcuni argomenti specifici. Partecipano alle riunioni solo con la speranza di poterne parlare, che siano o meno nell’OdG.

29 DISTRIBUZIONE DEI RUOLI
IL SEGRETARIO è un partecipante con un obiettivo/compito specifico decide con il conduttore chi parteciperà e dove e quando si svolgerà la riunione aiuta il conduttore nella programmazione e preparazione della riunione: - convocazioni, materiali di lavoro, relazioni e documenti necessari alla riunione tiene il verbale di quello che succede predispone la stanza dove si svolgerà la riunione Tranne che nelle riunioni formali, in cui il segretario è nominata secondo lo statuto dell’organizzazione, chiunque partecipi ad una riunione potrebbe svolgere mansioni di segretario. Può fare da segretario al conduttore: il segretario/a personale di chi presiede; uno dei partecipanti, nominato da chi presiede; uno dei partecipanti, nominato dagli altri; un membro della segreteria generale.

30 STRATEGIE DI MIGLIORAMENTO
LA VALUTAZIONE DELLA RIUNIONE Cosa significa effettivamente valutare una riunione? Rispondere a tre semplicissime domande... 1. Che cosa è avvenuto? 2. In che misura gli obiettivi sono stati raggiunti? 3. Qual è il grado di soddisfazione o di insoddisfazione dei partecipanti? Gestire il dopo-riunione significa, sostanzialmente, passare ad un livello operativo, rispetto alle decisioni condivise nella corso della riunione; una riunione ben progettata, ben organizzata e ben condotta non produce automaticamente esiti positivi se il coordinatore non gestisce efficacemente anche la fase di follow-up. Dall’analisi dei risultati si possono ricavare indicazioni preziose sulle eventuali disfunzioni e sui possibili accorgimenti da adottare. Inoltre, l’attività di valutazione facilita nei partecipanti la presa di coscienza dei ruoli svolti, delle dinamiche agite, delle difficoltà emerse, influenzando in tal modo la futura partecipazione ad altre riunioni. Dalla valutazione dei risultati si potranno, inoltre, definire delle strategie di miglioramento, utili da attivare per le successive riunioni. STRATEGIE DI MIGLIORAMENTO

31 Il verbale Il verbale è la sintesi concettuale di quanto avvenuto durante la riunione. Riporta: le principali informazioni scambiate, gli orientamenti emersi e le decisioni assunte una sintesi operativa degli obiettivi da raggiungere, la distribuzione degli incarichi e delle responsabilità, la determinazione delle scadenze di attuazione e di controllo Costituisce un utile parametro di riferimento per la valutazione: obiettivi dichiarati-risultati raggiunti Le decisioni prese alle riunioni dovrebbero sempre essere chiare e non ambigue, per questo conviene sempre riassumerle per iscritto. Nelle riunioni formali i verbali hanno una struttura determinata, mentre in quelle informali è sufficiente un appunto per ricordare le decisioni prese, quali realizzare e le persone che devono eseguirle. Se è ritenuto necessario, il verbale potrebbe contenere anche gli argomenti più importanti toccati dalla discussione e i suggerimenti in merito ad azioni future. Chi prende nota della discussione, non può essere tenuto contemporaneamente ad intervenire nel dibattito: infatti, generalmente, il resoconto viene redatto dal segretario. È fondamentale, affinché venga approvato, distribuire una copia del verbale ai partecipanti il giorno stesso o al massimo quello successivo la riunione.

32 Indicatori strutturati
STRATEGIE DI MIGLIORAMENTO Feedback dal contesto organizzativo Indicatori veloci Indicatori strutturati Lettere Telefonate Colloqui Comunicazioni verbali Riunioni successive Sviluppo progetti Avvio gruppi di lavoro Azioni di miglioramento Indicatori utili sull’andamento della riunione, pervengono senz’altro dal proprio contesto organizzativo; possono scaturire, infatti, dalla riunioni effetti immediati e a medio/lungo periodo. Si ottengono, generalmente, riscontri sull’andamento di una riunione dai colleghi, dagli altri partecipanti alla riunione, se si analizzano soprattutto le reazioni direttamente rivolte a chi ha condotto la riunione, Indicatori strutturali, invece, si hanno – a livello organizzativo – se, successivamente alla riunione, si attivano altre iniziative legate all’obiettivo della riunione stessa: questi costituiscono, senz’altro, evidenti segnali dell’efficacia dell’incontro concluso.

33 Le difficoltà più comuni
STRATEGIE DI MIGLIORAMENTO Le difficoltà più comuni Un cattivo inizio Un conduttore dittatoriale Mancato rispetto dei tempi Interruzioni Perdita di direzione Partecipanti prevaricatori Conflitti e aggressività OdG occulto Divertimento eccessivo Conclusione poco incisiva Esempi di un cattivo inizio possono scaturire da una presentazione incerta oppure quando si esita ad entrare nel vivo degli argomenti o – al contrario – quando si è eccessivamente prolissi. Si conduce un buon inizio riunione, invece, quando si avvia l’incontro con risolutezza nell’affrontare gli argomenti da trattare e si definiscono e condividono con chiarezza gli obiettivi. Una conduzione eccessivamente rigida e formale, invece, può scaturire quando il conduttore fa pesare il proprio ruolo gerarchico, impone un ritmo tanto veloce da non lasciare tempo alle eventuali obiezioni dei partecipanti, ‘costringe’ al consenso con domande proforma o ne approfitta per ‘farsi propaganda’ nell’ambito dell’organizzazione. Ne scaturirebbe, senz’altro, un clima rigido e poco propizio alla collaborazione richiesta. Rispetto a collaboratori poco collaborativi o in aperto conflitto tra di loro, è necessario non perdere o rinunciare al controllo della situazione, senza cimentarsi in uno scontro diretto con i conflittuali o prendendo le parti di qualcuno in una delle discussioni; sarebbe, invece, opportuno fare ‘appello’ al gruppo perché esprima in modo deciso la propria disapprovazione per gli elementi di disturbo. Una riunione tratta sempre argomenti di tipo professionale-organizzativo: pur non escludendo la possibilità di creare un clima ‘gioviale’, è opportuno tener conto del rischio che un eccesso di ‘divertimento’ può causare un senso di ‘dispersione’ rispetto agli obiettivi dell’incontro. Un finale inconcludente o poco incisivo può dipendere, in realtà, perché: non è stato chiarito e definito lo scopo della riunione (è bene sempre sapere – anche prima della convocazione dei partecipanti – perché si organizza una riunione: se per raggiungere lo stesso scopo esiste un’altra modalità, bisognerebbe utilizzarla); sono stati inseriti troppi argomenti nell’OdG (è preferibile affrontare un problema alla volta, senza pensare di risolvere tutti i problemi professionali-organizzativi in un colpo solo).

34 Chiusura intervento Obiettivi Modalità di erogazione
Riflettere e confrontarsi sull’esperienza formativa Modalità di erogazione Confronto in plenaria delle esperienze soggettive dei partecipanti