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Gestione e organizzazione delle riunioni 1. 2 l Presentazione partecipanti l Articolazione della didattica l Riunione in plenaria l Giro di tavolo Obiettivi.

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Presentazione sul tema: "Gestione e organizzazione delle riunioni 1. 2 l Presentazione partecipanti l Articolazione della didattica l Riunione in plenaria l Giro di tavolo Obiettivi."— Transcript della presentazione:

1 Gestione e organizzazione delle riunioni 1

2 2 l Presentazione partecipanti l Articolazione della didattica l Riunione in plenaria l Giro di tavolo Obiettivi Contenuti Modalità di erogazione ë Condividere gli obiettivi e l’articolazione dell’intervento e socializzare Apertura intervento

3 Gestione e organizzazione delle riunioni 3 Obiettivi Modalità di erogazione L’organizzazione delle riunioni ë Definire le diverse tipologie di riunione ë Definire le modalità di pianificazione di una riunione ë Riflettere e sperimentare modalità efficaci di organizzazione della riunione ë Contenuti l Tipologie di riunione l La pianificazione di una riunione l Esposizione l Discussione in plenaria l Esercitazioni di gruppo

4 Gestione e organizzazione delle riunioni 4 Può essere definita come: Un’attività di gruppo mirata a raggiungere un obiettivo che rappresenta il risultato dell’interazione tra i partecipanti e che non sarebbe ottenibile attraverso sforzi individuali LA RIUNIONE

5 Gestione e organizzazione delle riunioni 5 modalità di lavoro e strumento di attuazione della collaborazione fra membri di un gruppo per ottenere un risultato comune u efficace veicolo di comunicazione interna u luogo privilegiato di integrazione fra individuo e organizzazione u mezzo per prendere decisioni e risolvere problemi LA RIUNIONE La riunione efficace

6 Gestione e organizzazione delle riunioni 6 LE RIUNIONI NON SONO TUTTE UGUALI Ogni riunione ha proprie caratteristiche, propri processi e proprie finalità. Il successo di una riunione è influenzato: dalla conoscenza delle componenti e dei processi che la caratterizzano e dal possesso di tecniche e strumenti per indirizzarli ad un esito positivo.

7 Gestione e organizzazione delle riunioni 7 Riunione informativa Riunione consultiva Riunione decisionale MACRO TIPOLOGIE di riunioni in relazione ai diversi obiettivi Riunione di coordinamento

8 Gestione e organizzazione delle riunioni 8 Una riunione non comincia nel momento in cui i partecipanti si trovano insieme e cominciano a interagire, ma va programmata a priori, con un percorso logico

9 Gestione e organizzazione delle riunioni 9 Un obiettivo deve essere: compatibile con le risorse, ciò lo rende concretamente attuabile; misurabile, questo permette di valutare quanto è stato fatto e quanto si deve ancora fare per ottenere il risultato; concordato, perché vengano rese disponibili le risorse, perché tutti si attivino per la parte che li riguarda, perché non ci sia qualcuno che impedisca o ostacoli la realizzazione. Definizione degli obiettivi

10 Gestione e organizzazione delle riunioni 10 I contenuti dovrebbero essere: Interessanti, per tutti coloro che partecipano Ben definiti, in modo che non si creino equivoci Circoscritti, perché sia chiaro anche di cosa non si parlerà Correlati agli obiettivi, per evitare confusione Definizione dei contenuti

11 Gestione e organizzazione delle riunioni 11 È essenziale preparare un’adeguata documentazione che contenga dati, fatti, idee, esperienze... Far pervenire questa documentazione ai partecipanti in tempo utile permetterà di: comprendere obiettivi e contenuti della riunione; evitare perdite di tempo; consentire una preliminare riflessione sulle tematiche da affrontare; favorire la costruzione di un linguaggio comune. Preparazione della documentazione

12 Gestione e organizzazione delle riunioni 12 Delimitare ed esprimere chiaramente il tema dell’OdG riduce al minimo le possibilità di equivoci sull’argomento che verrà trattato Le riunioni senza Ordine del Giorno possono diventare riunioni senza fine Preparazione della documentazione: l’Ordine del Giorno

13 Gestione e organizzazione delle riunioni 13 Preparazione della documentazione: l’ordine del giorno L’ordine del giorno può essere un’utile guida per la riunione, se vengono seguite tre regole fondamentali: 1 1 Presentare comprensibilmente gli argomenti I partecipanti in questo modo hanno la possibilità di prepararsi e documentarsi sull’argomento indicato 2 Indicare gli intertempi Precisare orario e durata previsti per ogni singolo tema 3 Calcolare la somma degli interventi Se la somma totale degli interventi viene stimata superiore al tempo che si ha a disposizione per la riunione è più opportuno organizzare due riunioni efficaci al posto di una riunione fiume insoddisfacente

14 Gestione e organizzazione delle riunioni 14 Calcolare attentamente l’anticipo con il quale la riunione deve essere indetta per facilitare la presenza di tutti i partecipanti e permettere loro di pianificare i propri impegni...una riunione improvvisata può portare a...  assenteismo  scarso coinvolgimento  ridotta credibilità di chi convoca la riunione  incomprensione  nervosismo  difficoltà di gestione  bassa o nulla produttività  sfiducia Preparazione della documentazione: la convocazione

15 Gestione e organizzazione delle riunioni 15 La convocazione dovrebbe menzionare i seguenti elementi: v data, orari, luogo v obiettivo v Ordine del Giorno v nominativi partecipanti v contributo previsto da parte dei destinatari v indicazione di confermare la propria presenza entro una certa scadenza Preparazione della documentazione: la convocazione

16 Gestione e organizzazione delle riunioni 16 \ Contiene le parole chiave; serve per sostenere le fila del discorso. Preparazione della documentazione: la scaletta

17 Gestione e organizzazione delle riunioni 17 Per il CONDUTTORE: v slide dell’OdG v lucidi di sintesi/schemi v scaletta tempi Per i PARTECIPANTI: v letture / dispense v report v allegati v lucidi Preparazione della documentazione: I materiali

18 Gestione e organizzazione delle riunioni 18 Una riunione ben riuscita è una riunione che è stata programmata Idealmente le riunioni dovrebbero venire organizzate:  in un’ora in cui tutti i partecipanti sono al massimo della forma fisica e mentale  quando si è maggiormente creativi, energici e decisionisti. Definizione delle modalità di svolgimento, della durata e dei tempi

19 Gestione e organizzazione delle riunioni 19 Generalmente è meglio evitare fare riunioni: v immediatamente prima del pranzo v immediatamente successivo a un pranzo v alla fine della giornata (specialmente di venerdì) Definizione delle modalità di svolgimento, della durata e dei tempi

20 Gestione e organizzazione delle riunioni 20  Organizzare gli spazi in maniera funzionale allo svolgimento delle attività (minime interferenze, efficienza/produttività, relazioni professionali)  Verificare che lo spazio scelto disponga dell’allestimento necessario all’attività di svolgimento della riunione Aspetti logistici

21 Gestione e organizzazione delle riunioni 21 Decidere come disporre i tavoli in funzione di: Numero di persone Tipo e obiettivi della riunione La disposizione dei tavoli può influenzare sin dall’inizio l’atteggiamento interiore dei partecipanti, favorendo partecipazione e coinvolgimento o, al contrario, disinteresse e noia. Aspetti logistici

22 Gestione e organizzazione delle riunioni 22 A ferro di cavallo Frontale Circolare, in 2 varianti In ordine sparso La disposizione (setting) può essere: Aspetti logistici

23 Gestione e organizzazione delle riunioni 23 Ordine del Giorno Aspetti logistici Altri aspetti che vanno curati con precisione:

24 Gestione e organizzazione delle riunioni 24 I ruoli che si possono ricoprire all’interno di una riunione sono: T Il conduttore T I partecipanti T Il segretario DISTRIBUZIONE DEI RUOLI

25 Gestione e organizzazione delle riunioni 25 È colui che detta le ‘regole del gioco’, interviene sullo svolgimento e sulla presa di decisione e si assume la responsabilità dell’esito finale. Nelle riunioni si occupa di: v organizzazione v convocazione dei partecipanti v preparazione dei materiali v gestione v feedback IL CONDUTTORE

26 Gestione e organizzazione delle riunioni 26 È necessario che una riunione sia convocata da un leader Una riunione è un gruppo in azione e i gruppi agiscono con più efficacia se guidati da un leader IL CONDUTTORE I conduttori possono essere dei leader: Autoritari Democratici Permissivi

27 Gestione e organizzazione delle riunioni 27  … stimolano  …dirigono  …riepilogano  …armonizzano  …socializzano I partecipanti che…

28 Gestione e organizzazione delle riunioni 28  …parlano  …sanno tutto  …stanno in silenzio  …rimangono inerti  …complottano  …assillano I partecipanti che…

29 Gestione e organizzazione delle riunioni 29 IL SEGRETARIO è un partecipante con un obiettivo/compito specifico  decide con il conduttore chi parteciperà e dove e quando si svolgerà la riunione  aiuta il conduttore nella programmazione e preparazione della riunione: - convocazioni, materiali di lavoro, relazioni e documenti necessari alla riunione  tiene il verbale di quello che succede  predispone la stanza dove si svolgerà la riunione

30 Gestione e organizzazione delle riunioni 30 Cosa significa effettivamente valutare una riunione? Rispondere a tre semplicissime domande Che cosa è avvenuto? 2. In che misura gli obiettivi sono stati raggiunti? 3. Qual è il grado di soddisfazione o di insoddisfazione dei partecipanti? dei partecipanti? LA VALUTAZIONE DELLA RIUNIONE

31 Gestione e organizzazione delle riunioni 31 Il verbale è la sintesi concettuale di quanto avvenuto durante la riunione. Riporta: le principali informazioni scambiate, gli orientamenti emersi e le decisioni assunte una sintesi operativa degli obiettivi da raggiungere, la distribuzione degli incarichi e delle responsabilità, la determinazione delle scadenze di attuazione e di controllo Costituisce un utile parametro di riferimento per la valutazione: obiettivi dichiarati-risultati raggiunti Il verbale

32 Gestione e organizzazione delle riunioni 32 Feedback dal contesto organizzativo  Lettere  Telefonate  Colloqui  Comunicazioni verbali  Riunioni successive  Sviluppo progetti  Avvio gruppi di lavoro  Azioni di miglioramento

33 Gestione e organizzazione delle riunioni 33  Un cattivo inizio  Un conduttore dittatoriale  Mancato rispetto dei tempi  Interruzioni  Perdita di direzione  Partecipanti prevaricatori  Conflitti e aggressività  OdG occulto  Divertimento eccessivo  Conclusione poco incisiva

34 Gestione e organizzazione delle riunioni 34 Chiusura intervento Obiettivi ë Riflettere e confrontarsi sull’esperienza formativa Modalità di erogazione l Confronto in plenaria delle esperienze soggettive dei partecipanti


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