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Convegno annuale.

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Presentazione sul tema: "Convegno annuale."— Transcript della presentazione:

1 Convegno annuale

2 Programma della giornata
Ore 8:30 Registrazione partecipanti Ore 9:00 Intervento introduttivo del Direttore del Corso Ore 09:15 Il CAD applicato alle Istituzioni Scolastiche L’Amministrazione trasparente Gli adempimenti per la pubblicazione sul sito web istituzionale Relatore ANQUAP Ore 11:15 Coffee break Ore 11:30 La gestione della comunicazione legale (Albo on-line) dal dominio.it al dominio.gov.it Ore 12:30 Il progetto Segreteria Digitale – Presentazione applicativa Esperto Gruppo Spaggiari Ore 13:00 “Question time” - Le domande dei corsisti e le risposte del relatore

3 Mario Grimaldi e Marco Santini
Gli obiettivi della dematerializzazione e la conservazione di contenuti informatici Mario Grimaldi e Marco Santini

4 La rivoluzione digitale nelle scuole
L’avvio di un progetto di digitalizzazione dei servizi amministrativi richiede uno sforzo organizzativo importante. Le amministrazioni dello Stato, scuole comprese, sono in piena rivoluzione digitale e, volenti o nolenti, tutti noi siamo costretti a farci entrare in testa le novità (alcune non possono essere definite tali) introdotte dal legislatore.

5 Le scuole sono davanti a un bivio
Possiamo scegliere se continuare a lavorare alla “vecchia maniera” o possiamo decidere di svoltare – magari gradualmente – verso il digitale. Nella fase di ri-progettazione del proprio sistema di gestione documentale vanno individuate regole condivise che debbono necessariamente prevalere sugli “individualismi” presenti in ogni scuola! Le difficoltà derivano dal fatto che le scuole sono tante, ed ognuna ha le sue peculiarità e le sue caratteristiche.

6 I canali di ingresso Per quanto riguarda l’uso della PEC e della PEO è opportuno che le Istituzioni Scolastiche riducano al minimo i “canali di ingresso”, mantenendo solo l’indirizzo PEC fornito dal MIUR e presente nell’indicePA – quindi l’unico ufficiale - e, al massimo, due indirizzi di PEO: istituzionale/ministeriale associato al dominio della scuola Di questi indirizzi di posta elettronica ogni istituzione deve conoscere i parametri della posta in uscita e della posta in entrata (password comprese).

7 Evoluzione della normativa
5 febbraio 2014 Evoluzione della normativa Il Codice dell’Amministrazione digitale D. Lgs. 82/2005 (CAD) Legge 15/2005 e 80/2005 D. Lgs. 150/2009 (Legge Brunetta) D. Lgs. 235/2010 (Modifiche ed integrazioni nuovo CAD) D. L. 5/2012 convertito con L. 35/2012 (Decreto Semplificazioni) D. L. 83/2012 convertito con L. 134/2012 (Decreto Sviluppo) D. L. 95/2012 convertito con L. 135/2012 (Spending Review) D. L. 179/2012 convertito con L. 221/2012 (Decreto crescita 2.0) L. 228/2012 (Legge Stabilità 2013) D. Lgs 14 marzo 2013, n. 33 (riordino della disciplina riguardante gli obblighi di pubblicità, trasparenza e diffusione di informazioni da parte delle pubbliche amministrazioni) Entrato in vigore il 1º gennaio 2006, contiene le disposizioni per garantire il diritto di ogni cittadino a usufruire dei servizi della P.A. anche on-line e l’obbligo per la P.A. di snellire le procedure e di rendere tutti i servizi e le comunicazioni interne ed esterne per via telematica. -stabilisce le regole per la digitalizzazione della pubblica amministrazione. -rende possibile la modernizzazione della PA con la diffusione di soluzioni tecnologiche ed organizzative che consentono un forte recupero di produttività - assieme alla riforma della PA sono le leve fondamentali per aumentare l’efficienza e la produttività della PA

8 Il Codice dell’Amministrazione digitale
5 febbraio 2014 Il Codice dell’Amministrazione digitale Nella P.A. digitale le Amministrazioni cooperano tra loro e costituiscono una rete integrata di cui il CAD definisce principi e finalità: la riorganizzazione gestionale e dei servizi (art. 12) la gestione informatica dei procedimenti (art. 41) la trasmissione informatica dei documenti (art. 45 ss.) la disponibilità dei dati (artt. 50, 58) le basi di dati di interesse nazionale (art. 60)

9 SANCISCE I NUOVI DIRITTI
5 febbraio 2014 Il Codice dell’Amministrazione digitale SANCISCE I NUOVI DIRITTI diritto all’uso delle tecnologie (art. 3) diritto all’accesso e all’invio di documenti digitali (art. 4) diritto ad effettuare qualsiasi pagamento in forma digitale (art. 5) diritto a ricevere qualsiasi comunicazione pubblica per (art. 6) diritto alla qualità del servizio e alla misura della soddisfazione (art. 7) diritto all’alfabetizzazione informatica (art. 8) diritto alla partecipazione (art. 9) diritto a trovare on-line tutti i moduli e i formulari validi (art. 57)

10 Il Codice dell’Amministrazione digitale
5 febbraio 2014 Il Codice dell’Amministrazione digitale I nuovi diritti sono garantiti dalla disponibilità dei seguenti strumenti innovativi: i documenti informatici le firme elettroniche l’archiviazione ottica e la conservazione sostitutiva la posta elettronicae la posta elettronica certificata i siti Internet delle P.A. La riforma del CAD (attuata col D. L.vo 235/2010) (ben 53 articoli su 93) ha fornito gli strumenti per il definitivo abbandono della modalità tradizionale a favore della gestione completamente digitale di tutti i procedimenti amministrativi. Il nuovo Codice dell’ Amministrazione Digitale* prevede che le Amministrazioni siano tenute a gestire tutti i procedimenti di propria competenza attraverso le tecnologie dell’informazione e della comunicazione Alla luce del nuovo quadro normativo possiamo affermare che la modalità informatica rappresenta la regola per la gestione di tutti i procedimenti amministrativi, mentre quella cartacea diventa l’eccezione, cui ricorrere solo nel caso in cui l’Ente dimostri di essere impossibilitato ad utilizzare le nuove tecnologieE’ dunque possibile affermare che la digitalizzazione dell’attività amministrativa consiste nella gestione dei procedimenti amministrativi mediante l’utilizzo delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione: Trasmissioni contratti Tesoro e alla Ragioneria; Ordinamento Informatico Locale (invio telematico M/R) Acquisti in rete (MePA) - Consip Istanze telematiche (istanze on line) Comunicazioni tra PP. AA. (Pec)

11 Il Decreto semplificazioni modifica il CAD
5 febbraio 2014 Il Decreto semplificazioni modifica il CAD Tra quelle di maggiore impatto si annovera senza dubbio quella introdotta con il nuovo art. 47 quinques, con cui si aggiunge il comma 3 bis all’art. 63 del Codice dell’amministrazione digitale (d. lgs. n. 82/2005), che a partire dal 1 gennaio 2014 impone alle pubbliche amministrazioni di avvalersi esclusivamente di canali e servizi telematici, ivi inclusa la posta elettronica certificata, per l'utilizzo dei propri servizi, anche a mezzo di intermediari abilitati, per la presentazione da parte degli interessati di denunce, istanze, atti e garanzie fideiussorie, per l'esecuzione di versamenti fiscali, contributivi, previdenziali, assistenziali e assicurativi, nonché per la richiesta di attestazioni e certificazioni. Comunicazione al registro imprese dell’indirizzo PEC. (Art. 37) La norma prevede che le imprese che non hanno ancora comunicato il proprio indirizzo di posta elettronica certificata al registro delle imprese debbano provvedere entro il 30 giugno 2012. 3-bis. A partire dal 1° gennaio 2014, allo scopo di incentivare e favorire il processo di informatizzazione e di potenziare ed estendere i servizi telematici, i soggetti di cui all'articolo 2, comma 2, utilizzano esclusivamente i canali e i servizi telematici,ivi inclusa la posta elettronica certificata, per l'utilizzo dei propri servizi, anche a mezzo di intermediari abilitati, per la presentazione da parte degli interessati di denunce, istanze e atti e garanzie fideiussorie, per l'esecuzione di versamenti fiscali, contributivi, previdenziali, assistenziali e assicurativi, nonché per la richiesta di attestazioni e certificazioni. 3-ter. A partire dal 1° gennaio 2014 i soggetti indicati al comma 3-bis utilizzano esclusivamente servizi telematici o la posta elettronica certificata anche per gli atti, le comunicazioni o i servizi dagli stessi resi.

12 Il Decreto sviluppo modifica il CAD
5 febbraio 2014 Il Decreto sviluppo modifica il CAD Il Decreto Legge 83/2012, recante "Misure urgenti per la crescita del Paese", convertito con modificazioni dalla legge 134/2012, ha introdotto invece le seguenti modifiche: l’istituzione dell’Agenzia per l'Italia digitale e la soppressione di DigitPA e dell’Agenzia per la diffusione delle tecnologie per l’innovazione; la sostituzione del comma 1 dell’art. 68 in merito all’acquisizione di programmi informatici.

13 Il Decreto spending review modifica il CAD
5 febbraio 2014 Il Decreto spending review modifica il CAD ... si parte con iscrizioni online, pagelle e registri in formato elettronico ed per comunicare con le famiglie Il Decreto Legge 95/2012, convertito con modificazioni dalla Legge 135/2012, ha introdotto ulteriori modifiche al testo vigente del CAD ed, in particolare, ha previsto: l’abrogazione dei commi 3-bis, 3-ter, 3-quater, 3-quinquies, 3-sexies, 3-septies e 3-octies dell'articolo 15 del CAD (istituiti con il decreto legge 5/2012), in merito alla gestione in forma associata delle funzioni ICT. Vengono quindi abrogate le recenti indicazioni inserite nel CAD, riportando la gestione associata dell’ICT alle funzioni fondamentali nell’art. 14, comma 28, del Decreto Legge 78/2010, convertito con modificazioni dalla Legge 122/2010.

14 Il Decreto crescita 2.0 modifica il CAD
5 febbraio 2014 Il Decreto crescita 2.0 modifica il CAD Il Decreto Legge 179/2012, convertito con modificazioni in Legge 221/2012, ha introdotto nuove modifiche al testo vigente del CAD. In particolare si evidenziano i seguenti nuovi obblighi: l’inserimento dei requisiti tecnici di accessibilità all'art 57 su moduli e formulari; l'ampliamento dell'indice degli indirizzi delle pubbliche amministrazioni ai gestori dei pubblici servizi nell'art. 57bis; l'ulteriore modifica all'art. 68, dedicato all’analisi comparativa delle soluzioni informatiche, stilando un elenco di soluzioni che le PA devono adottare per acquisire programmi informatici o parti di essi; principio dell’open by default; Le nuove disposizioni per la modulistica tipo L'articolo 57 del CAD, così modificato dall'art. 9, comma 6, lettera e), legge 221/2012, prevede che: Le pubbliche amministrazioni provvedono a definire e a rendere disponibili per via telematica, nel rispetto dei requisiti tecnici di accessibilità di cui all'articolo 11 della legge 9 gennaio 2004, n. 4, l'elenco della documentazione richiesta per i singoli procedimenti, i moduli e i formulari validi ad ogni effetto di legge, anche ai fini delle dichiarazioni sostitutive di certificazione e delle dichiarazioni sostitutive di notorietà. 2. Le pubbliche amministrazioni non possono richiedere l'uso di moduli e formulari che non siano stati pubblicati; in caso di omessa pubblicazione, i relativi procedimenti possono essere avviati anche in assenza dei suddetti moduli o formulari. La mancata pubblicazione è altresì rilevante ai fini della misurazione e valutazione della performance individuale dei dirigenti responsabili.

15 Il Decreto crescita 2.0 modifica il CAD
5 febbraio 2014 Il Decreto crescita 2.0 modifica il CAD La novella degli articoli 52 e 68 CAD Art. 50 c.1 I dati delle pubbliche amministrazioni sono formati, raccolti, conservati, resi disponibili e accessibili con l'uso delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione che ne consentano la fruizione e riutilizzazione, alle condizioni fissate dall'ordinamento L'articolo 52 c.1 I dati e i documenti che le amministrazioni titolari pubblicano, con qualsiasi modalità.... , si intendono rilasciati come dati di tipo aperto ai sensi all'articolo 68, comma 3, del presente Codice. L'articolo 68 c.2 Le pubbliche amministrazioni nella predisposizione o nell'acquisizione dei programmi informatici, adottano soluzioni informatiche, quando possibile modulari, basate sui sistemi funzionali resi noti ai sensi dell' articolo 70 , che assicurino l'interoperabilità e la cooperazione applicativa e consentano la rappresentazione dei dati e documenti in più formati, di cui almeno uno di tipo aperto, salvo che ricorrano motivate ed eccezionali esigenze Sono stati modificati l’art 52 del CAD che disciplina (Accesso telematico e riutilizzo dei dati delle pubbliche amministrazioni) e l’art 68 dello stesso codice che introduce nell’ord italiano il principio dell’open data by default. Il capo V si apre con l’art 50, ai sensi del cui c1. Questa costituisce la disposizione generale in tema di disponibilità dei dati pubblici, siano essi aperti o meno secondo la definizione di cui si dirà nel prosieguo. L'articolo 52 CAD ne è una specificazione, trattando di “Accesso telematico e riutilizzo dei dati delle pubbliche amministrazioni”. Il D.L. 179/2012 è intervenuto, in particolare, sul comma 2 dell'articolo 52 CAD, il principio dell'open data by default. Ivi si prevede, infatti, che dati e documenti pubblicati, con qualsiasi modalità, dalle Amministrazioni che ne siano titolari, si intendono rilasciati come dati di tipo aperto ai sensi dell'articolo 68. Ciò sta a significare che, in applicazione di tale norma, laddove l'Amministrazione pubblicante non assoggetti motivatamente dati e documenti ad una licenza di cui all'articolo 8, del D. Lgs. 36/2006, essi s'intendono licenziati alle condizioni previste dall'articolo 68, comma 3, ossia in formato open data.

16 Il Decreto crescita 2.0 modifica il CAD
5 febbraio 2014 Il Decreto crescita 2.0 modifica il CAD La novella degli articoli 52 e 68 CAD L'articolo 68 c.3 Agli effetti del presente decreto legislativo si intende per: a) formato dei dati di tipo aperto, un formato di dati reso pubblico, documentato esaustivamente e neutro rispetto agli strumenti tecnologici necessari per la fruizione dei dati stessi; b) dati di tipo aperto, i dati che presentano le seguenti caratteristiche: sono disponibili secondo i termini di una licenza che ne permetta l'utilizzo da parte di chiunque, anche per finalità commerciali, in formato disaggregato; sono accessibili attraverso le tic,..., in formati aperti ai sensi della lettera a), sono adatti all'utilizzo automatico da parte di programmi per elaboratori e sono provvisti dei relativi metadati; sono resi disponibili gratuitamente attraverso le tecnologie dell'informazione e della comunicazione, ivi comprese le reti telematiche pubbliche e private, oppure sono resi disponibili ai costi marginali sostenuti per la loro riproduzione e divulgazione L'articolo 68, comma 3, dunque, rende le definizioni di formato di tipo aperto e di dati di tipo aperto, come anch'esso novellato dal D. L. 179 del 2012. Il formato di tipo aperto è “un formato di dati reso pubblico, documentato esaustivamente e neutro rispetto agli strumenti tecnologici necessari per la fruizione dei dati stessi” (art. 68, co. 3, lett. a). I dati di tipo aperto, invece, sono tali se “sono disponibili secondo i termini di una licenza che ne permetta l'utilizzo da parte di chiunque, anche per finalità commerciali, in formato disaggregato”, se “sono accessibili attraverso le tecnologie dell'informazione e della comunicazione, ivi comprese le reti telematiche pubbliche e private, in formati aperti ai sensi della lettera a), sono adatti all'utilizzo automatico da parte di programmi per elaboratori e sono provvisti dei relativi metadati” ed, infine, se “sono resi disponibili gratuitamente attraverso le tecnologie dell'informazione e della comunicazione, ivi comprese le reti telematiche pubbliche e private, oppure sono resi disponibili ai costi marginali sostenuti per la loro riproduzione e divulgazione” (art. 68, co. 3, lett. b). Dalla lettura testuale della disposizione sembra risultare che la nozione di open data accolta dal Codice dell'Amministrazione Digitale poggi su tre requisiti.: - l'adozione di una licenza che consenta un ampio riutilizzo, la pubblicazione in un formato di tipo aperto come definito alla lettera a) la gratuità dell'accesso la marginalità del costo.

17 Il Decreto crescita 2.0 modifica il CAD
5 febbraio 2014 Il Decreto crescita 2.0 modifica il CAD perché in OPEN DATA ? Open governement La dottrina dell’Open Government si basa sul principio per il quale tutte leattività dei Governi e delle Amministrazioni dello Stato devono essere aperte e disponibili per favorire azioni efficaci e garantire un controllo diffuso sulla gestione della cosa pubblica. In tal senso, l’Open Government si basa su tre elementi: trasparenza collaborazione partecipazione L'articolo 68, comma 3, dunque, rende le definizioni di formato di tipo aperto e di dati di tipo aperto, come anch'esso novellato dal D. L. 179 del 2012. Il formato di tipo aperto è “un formato di dati reso pubblico, documentato esaustivamente e neutro rispetto agli strumenti tecnologici necessari per la fruizione dei dati stessi” (art. 68, co. 3, lett. a). I dati di tipo aperto, invece, sono tali se “sono disponibili secondo i termini di una licenza che ne permetta l'utilizzo da parte di chiunque, anche per finalità commerciali, in formato disaggregato”, se “sono accessibili attraverso le tecnologie dell'informazione e della comunicazione, ivi comprese le reti telematiche pubbliche e private, in formati aperti ai sensi della lettera a), sono adatti all'utilizzo automatico da parte di programmi per elaboratori e sono provvisti dei relativi metadati” ed, infine, se “sono resi disponibili gratuitamente attraverso le tecnologie dell'informazione e della comunicazione, ivi comprese le reti telematiche pubbliche e private, oppure sono resi disponibili ai costi marginali sostenuti per la loro riproduzione e divulgazione” (art. 68, co. 3, lett. b). Dalla lettura testuale della disposizione sembra risultare che la nozione di open data accolta dal Codice dell'Amministrazione Digitale poggi su tre requisiti.: - l'adozione di una licenza che consenta un ampio riutilizzo, la pubblicazione in un formato di tipo aperto come definito alla lettera a) la gratuità dell'accesso la marginalità del costo.

18 Il Decreto crescita 2.0 modifica il CAD
5 febbraio 2014 Il Decreto crescita 2.0 modifica il CAD perché in OPEN DATA ? Trasparenza La trasparenza favorisce e promuove la responsabilità fornendo ai cittadini le informazioni sulle attività dell’Amministrazione. Una Amministrazione trasparente, per questo, è un’Amministrazione più controllata e nel contempo più aperta e affidabile. Partecipazione La partecipazione dei cittadini alle scelte della Pubblica Amministrazione aumenta l’efficacia dell’azione amministrativa e migliora la qualità delle decisioni dell’Amministrazione. Collaborazione La collaborazione vede un coinvolgimento diretto dei cittadini nelle attività dell'Amministrazione L'articolo 68, comma 3, dunque, rende le definizioni di formato di tipo aperto e di dati di tipo aperto, come anch'esso novellato dal D. L. 179 del 2012. Il formato di tipo aperto è “un formato di dati reso pubblico, documentato esaustivamente e neutro rispetto agli strumenti tecnologici necessari per la fruizione dei dati stessi” (art. 68, co. 3, lett. a). I dati di tipo aperto, invece, sono tali se “sono disponibili secondo i termini di una licenza che ne permetta l'utilizzo da parte di chiunque, anche per finalità commerciali, in formato disaggregato”, se “sono accessibili attraverso le tecnologie dell'informazione e della comunicazione, ivi comprese le reti telematiche pubbliche e private, in formati aperti ai sensi della lettera a), sono adatti all'utilizzo automatico da parte di programmi per elaboratori e sono provvisti dei relativi metadati” ed, infine, se “sono resi disponibili gratuitamente attraverso le tecnologie dell'informazione e della comunicazione, ivi comprese le reti telematiche pubbliche e private, oppure sono resi disponibili ai costi marginali sostenuti per la loro riproduzione e divulgazione” (art. 68, co. 3, lett. b). Dalla lettura testuale della disposizione sembra risultare che la nozione di open data accolta dal Codice dell'Amministrazione Digitale poggi su tre requisiti.: - l'adozione di una licenza che consenta un ampio riutilizzo, la pubblicazione in un formato di tipo aperto come definito alla lettera a) la gratuità dell'accesso la marginalità del costo.

19 Il Decreto crescita 2.0 modifica il CAD
5 febbraio 2014 Il Decreto crescita 2.0 modifica il CAD Perché in OPEN DATA ? Per distinguere i diversi formati utilizzabili nella codifica dei set di dati, è stato proposto un modello di catalogazione che li classifica in base alle loro caratteristiche su una scala di valori da 1 (una stella) a 5 (cinque stelle): livello base, costituito da file non strutturati dati strutturati ma codificati con un formato proprietario dati strutturati e codificati in un formato non proprietario dati strutturati e codificati in un formato non proprietario (URI) Linked Open Data (LOD). DEFINIZIONE “dati che possono essere liberamente utilizzati, riutilizzati e redistribuiti, con lasola limitazione – al massimo – della richiesta di attribuzione dell’autore e della redistribuzione allo stesso modo (ossia senza che vengano effettuate modifiche) ” Una Stella. È il livello base, costituito da file non strutturati: ad esempio un’immagine in formato grezzo (formati come .gif, .jpg, .png), un documento in formato Microsoft Word, un file in formato Adobe Pdf. Una sola stella indica la semplice disponibilità di una informazione e di un dato on line, in un formato qualsiasi, purché distribuito con licenza aperta. I dati distribuiti in questo formato sono leggibili e stampabili dagli utenti, possono essere conservati localmente su un PC e sono semplici da pubblicare. Tuttavia non sono un formato aperto in quanto non è possibile effettuare su di essi alcuna elaborazione. Due Stelle. Questo livello indica dati strutturati ma codificati con un formato proprietario. Ad esempio un documento in formato Microsoft Excel. Due stelle indicano, oltre alle possibilità offerte dai dati contraddistinti da una sola stella, la possibilità di effettuare elaborazioni sui dati, a patto di disporre del software necessario a gestire un file codificato con un formato proprietario. I dati caratterizzati dalle due stelle non sono un formato aperto in quanto per elaborarli è necessario un software proprietario, tuttavia di norma possono essere convertiti – essendo dati strutturati – in dati aperti. Quattro Stelle. Questo livello indica dati strutturati e codificati in un formato non proprietario che sono dotati di un URI8 che li rende indirizzabili sulla rete e quindi utilizzabili direttamente online, attraverso l’inclusione in una struttura basata sul modello RDF (Resource Description Framework) . Quattro stelle indicano quindi il fatto che il singolo dato di un dataset, disponibile on line in un formato aperto (tipicamente XML/RDF) può essere richiamato attraverso un’URL (Uniform Resource Locator) specifico. Ciò consente di puntare al dato o ad un insieme di dati da una applicazione o accedervi dall’interno di un programma che può poi elaborarlo in vari modi. Si pensi, ad esempio, a un dataset contenente gli indirizzi dei monumenti di una città opportunamente codificati: da qualsiasi software – finanche dal browser – è possibile collegarsi all’URL che indica il singolo monumento, potendolo ad esempio georeferenziare su una mappa. Cinque Stelle. Questo livello indica quelli che vengono definiti Linked Open Data (LOD). Quei dati aperti, cioè, che – dal punto di vista del formato – oltre a rispondere alle caratteristiche indicate al punto precedente (classificazione a quattro stelle) presentano anche, nella struttura del dataset, collegamenti ad altri dataset. In altri termini, grazie al ricorso al già citato modello di descrizione dei dati RDF, è possibile collegare dinamicamente tra loro più dataset, incrociando così informazioni provenienti da fonti diverse, eventualmente gestite da diverse Amministrazioni.

20 Il Decreto crescita 2.0 modifica il CAD
5 febbraio 2014 Il Decreto crescita 2.0 modifica il CAD Il nuovo articolo 68 CAD: siamo davvero alla svolta open source nella PA? Art 68 c.1 Analisi comparativa delle soluzioni. Le pubbliche amministrazioni acquisiscono programmi informatici o parti di essi nel rispetto dei principi di economicità e di efficienza, tutela degli investimenti, riuso e neutralità tecnologica, a seguito di una valutazione comparativa di tipo tecnico ed economico tra le seguenti soluzioni disponibili sul mercato: - riutilizzo di software o parti di esso sviluppati per conto della pubblica amministrazione;  - software libero o a codice sorgente aperto;  - software fruibile in modalità cloud computing;  - software di tipo proprietario mediante ricorso a licenza d'uso;  - software combinazione delle precedenti soluzioni.  Le modalità di acquisizione del software da parte della Pubblica Amministrazione sono da lungo tempo al centro del dibattito politico e giuridico: un dibattito destinato a rinnovarsi a seguito dell’entrata in vigore della nuova formazione dell’articolo 68 del D.lgs 82/2005 (c.d. Codice dell’Amministrazione Digitale), rubricato “analisi comparativa delle soluizioni”, come modificato dalla l. 134/2012 di conversione del D.L. 94/2012. In buona sostanza la scelta di soluzioni software c.d. proprietarie, mediante l’acquisizione di licenze d’uso, diventa residuale e consentita solo allorquando si riesca a dimostrare che l’accesso a soluzioni a codice sorgente aperto o in riuso non porti un vantaggio economico all’Amministrazione e, anzi, generi un aggravio di spesa. Si tratta di una modifica importante, quanto meno sotto il profilo dell’approccio culturale nell’acquisizione di software in ambito pubblico:  la filosofia del software libero/open source caratterizzata dalla trasparenza e accessibilità del codice sorgente, così come dalla sua modificabilità ed adattabilità alle singole esigenze operative, ben si coniuga con l’idea di un’Amministrazione aperta che sappia agire in un continuo interscambio con i soggetti amministrati. In secondo luogo, va detto che difficilmente, senza un radicale cambiamento culturale, una singola norma potrà di per sé mutare un approccio che, per pigrizia o interesse, porta a propendere per soluzioni di tipo proprietario. Solo quando la valutazione comparativa di tipo tecnico ed economico dimostri l’impossibilità di accedere a soluzioni open source o già sviluppate all’interno della pubblica amministrazione a un prezzo inferiore, è consentita l’acquisizione di programmi informatici di tipo proprietario mediante ricorso a licenza d’uso. La valutazione di cui al presente comma è effettuata secondo le modalità e i criteri definiti dall’Agenzia per l’Italia Digitale che, a richiesta di soggetti interessati, esprime altresì parere circa il loro rispetto».

21 Analisi della strumentazione e delle dotazioni tecnologiche che possono essere utilizzare per il sistema informativo

22 La dematerializzazione
5 febbraio 2014 La dematerializzazione Il termine dematerializzazione indica il progressivo incremento della gestione documentale informatizzata e la conseguente sostituzione dei supporti tradizionali della documentazione amministrativa in favore del documento informatico. Questo obiettivo deve essere raggiunto con la sostituzione della carta e delle procedure analogiche con l’uso dell’informatica e della telematica e passano per un necessario adeguamento tecnologico ed organizzativo che presuppone la ridefinizione dei processi amministrativi contabili( c.d. reingegnerizzazione ) Perche si parla tanto di dematerializzazione?? La dematerializzazione costituisce una delle linee di azione più significative per la riduzione della spesa pubblica, in termini sia di risparmi diretti (carta, spazi, ecc.), sia di risparmi indiretti (tempo, efficienza, ecc.) ed è uno dei temi centrali del Codice dell'Amministrazione Digitale (Decreto Legislativo 7 marzo 2005 n. 82). Atto di indirizzo 2014

23 La dematerializzazione: gli strumenti
5 febbraio 2014 La dematerializzazione: gli strumenti L’ introduzione all’interno delle amministrazioni di un sistema per la gestione documentale informatizzata presenta non pochi problemi e criticità di tipo organizzativo, di ordine tecnologico e di natura archivistica. Gli elementi di un sistema informativo scolastico, quali la dotazione tecnologica, le risorse umane e il processo di gestione del flusso documentale, dovranno essere attentamente valutati al fine di individuare la migliore soluzione possibile adeguata ad ogni singola realtà/dimensione. Cio comporta una riflessione generale sulle prassi amministrative che vada dalla gestione corrente delle attività alla conservazione permanente dei documenti, un nuovo approccio concettuale che individui soluzioni applicative ed organizzative finalizzate a permettere agli enti di gestire tutta l'attività amministrativa in ambiente digitale. Devono essere ridefiniti nuovi modelli di gestione dei flussi informativi e metodi di conservazione. Sistema informativo:

24 Il Processo di dematerializzazione dei documenti
5 febbraio 2014 Il Processo di dematerializzazione dei documenti Il processo di dematerializzazione dei documenti prevede che le pubbliche amministrazioni debbano formare, gestire, trasmettere, pubblicare, conservare gli originali dei propri documenti e gestire i procedimenti amministrativi, utilizzando le tecnologie dell'informazione e della comunicazione. contesto, forma e contenuti obbligatori, autenticità, paternità, integrità protocollo informatico modalità di tenuta, modalità di emissione, trasmissione, notifica, ricezione; modalità di memorizzazione e archiviazione, modalità di conservazione Formazione Gestione Trasmissione Conservazione

25 documento informatico
5 febbraio 2014 Il Processo di dematerializzazione dei documenti formazione firma digitale gestione protocollo informatico conservazione archiviazione digitale trasmissione PEC documento informatico

26 Il documento informatico
5 febbraio 2014 Il documento informatico La possibilità per la P.A. di sostituire completamente il documento cartaceo col documento informatico è stato confermato dal nuovo quadro normativo che ha conferito all’attività amministrativa informatica la medesima efficacia di quella posta in essere attraverso la modalità tradizionale. Rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti art . 1 c. 1, p Il documento informatico da chiunque formato, la registrazione su supporto informatico e la trasmissione con strumenti telematici conformi alle regole tecniche sono validi e rilevanti agli effetti di legge, ai sensi delle disposizioni del codice. Art 20

27 5 febbraio 2014 La firma elettronica [Art. 1, c. 1, lett. q, CAD] - definisce firma elettronica “l’insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici ed utilizzati come metodo di identificazione informatica” [Art 21, c. 1, CAD] - il documento informatico, cui è apposta una firma elettronica, sul piano probatorio è liberamente valutabile in giudizio, tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità

28 5 febbraio 2014 La firma elettronica [art. 64, c. 1 e 2, CAD] – la CIE e la CNS costituiscono strumenti per l’accesso ai servizi erogati in rete dalle pubbliche amministrazioni per i quali sia necessaria l’identificazione informatica. Le pubbliche amministrazioni possono consentire l'accesso ai servizi in rete che richiedono l'identificazione informatica anche con strumenti diversi dalla CIE e CNS, ma in ogni caso devono consentire l’accesso ai loro servizi tramite la CIE e la CNS [art. 64, c. 2-bis, CAD] – Per favorire la diffusione di servizi in rete e agevolare l'accesso agli stessi da parte di cittadini e imprese, anche in mobilità, è istituito, a cura dell'AGID, il sistema pubblico per la gestione dell'identità digitale di cittadini e imprese (SPID)

29 Valore probatorio del documento informatico sottoscritto
5 febbraio 2014 Valore probatorio del documento informatico sottoscritto il documento informatico è sprovvisto di qualsiasi firma elettronica ed ha la stessa efficacia probatoria delle riproduzioni meccaniche disciplinate dall’art 2712 del codice civile; si tratta di qualsiasi documento informatico, nel significato più lato che questo termine può assumere. il documento informatico sottoscritto con firma elettronica semplice o debole o non avanzata è liberamente valutabile dal giudice tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità, ai sensi dell’articolo 116 del codice di procedura civile. Si tratta di tutti quei sistemi che in vario modo possono permettere di individuare un soggetto in base alle sue conoscenze (PIN, password e username ). La valutazione dell’efficacia probatoria di tali documenti è interamente rimessa alla decisione del giudice. documento informatico munito di firma digitale o di firma elettronica qualificata, ha l'efficacia prevista dall'articolo 2702 del codice civile. L'utilizzo del dispositivo di firma si presume riconducibile al titolare, salvo che questi dia prova contraria (Art. 21 comma 2) la scrittura privata fa piena prova, fino a querela di falso, della provenienza delle dichiarazioni da chi l'ha sottoscritta

30 Il Processo di dematerializzazione dei documenti
5 febbraio 2014 Il Processo di dematerializzazione dei documenti La diffusione del documento informatico è tuttavia ancora frenata da alcuni elementi di varia natura: 1. difficoltà interpretative delle diverse norme; 2. scarsa diffusione di prassi per la sottoscrizione dei documenti informatici; limitata usabilità degli strumenti per la sottoscrizione dei documenti e, soprattutto, per la gestione dei documenti firmati; 4. insufficiente fiducia nella come strumento di trasmissione formale dei documenti; 5. difficoltà di “esibizione” del documento informatico; 6. scarsa maturità delle soluzioni per la conservazione digitale di lungo periodo.

31 La dematerializzazione: gli strumenti - scanner
5 febbraio 2014 La dematerializzazione: gli strumenti - scanner Dotato di cassetto alimentatore per gli originali corredato da software per acquisizione, OCR ed editing dei documenti. Utilizzando uno scanner, il documento cartaceo viene sottoposto al processo di dematerializzazione mediante scansione. Al fine di ottenere un documento che rispetti le regole dell'accessibilità è necessario aver configurato il software d'acquisizione in modo tale che il file di risulta venga salvato in modalità PDF testo (non PDF immagine) e la risoluzione impostata su 250/300 dpx. È comunque consigliabile tenere un rapporto qualità/peso del documento tale da non determinare una eccessiva perdita di qualità e di contenuti o una eccessiva occupazione di spazio negli archivi digitali. I sitemi di riconoscimento ottico dei caratteri, detti anche OCR (dall'inglese optical character recognition) sono programmi dedicati alla conversione di un'immagine contenente testo Gli strumenti necessari al fine di porre in essere il processo....

32 es. 238_2013_commissione_informatica.pdf
5 febbraio 2014 La dematerializzazione: gli strumenti - scanner Durante la fase di salvataggio del documento negli archivi digitali è opportuno tener presente alcune opportunità operative: indicare sempre prima del nome del file il numero di protocollo e l'anno solare. usare sempre caratteri minuscoli il nome non deve essere troppo lungo i termini devono essere separati da trattini senza spazi bianchi non si devono usare lettere accentate, punteggiatura e caratteri speciali es. 238_2013_commissione_informatica.pdf

33 La dematerializzazione: gli strumenti - scanner
5 febbraio 2014 La dematerializzazione: gli strumenti - scanner Software per la conversione e il salvataggio in formato PDF di documenti digitali di varia natura: Software: doPDF - PdfCreator... Appartengono a questa famiglia di programmi i software che, installando una stampante virtuale consentono, attraverso le normali procedure di stampa offerte dai vari software, la stampa o più precisamente il salvataggio di documenti attivando semplicemente la stampa degli stessi. Anche in questo caso è opportuno verificare la configurazione dei programmi affinché possano salvare i files nella modalità accessibile, (Pdf testo).

34 La dematerializzazione: gli strumenti – modem fax
5 febbraio 2014 La dematerializzazione: gli strumenti – modem fax eliminazione del fax nella comunicazione tra le pubbliche amministrazioni, disposta dall’art. 14 legge 98/2013 Modem Fax Modem fax e relativo software che consente ai fax di essere ricevuto direttamente in formato elettronico da un computer. Il fax digitale è rappresentato sempre con una immagine e pertanto dovrà anch'esso essere sottoposto alla conversione in formato PDF testo (accessibile). e1cd92ea

35 La firma elettronica qualificata e firma digitale
5 febbraio 2014 La firma elettronica qualificata e firma digitale [ Art. 1, c. 1, lett. r), CAD] – Per firma elettronica qualificata s’intende un particolare tipo di firma elettronica avanzata che sia basata su un certificato qualificato e realizzata mediante un dispositivo sicuro per la creazione della firma [Art. 1, c. 1, lett. s), CAD] – Per firma digitale s’intende un particolare tipo di firma elettronica avanzata basata su un certificato qualificato e su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l'integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici

36 La firma elettronica remota ed avanzata
5 febbraio 2014 La firma elettronica remota ed avanzata [Art. 1, DPCM 22 febbraio 2013] – La firma remota è un particolare procedura di firma elettronica qualificata o di firma digitale, generata su HSM, che consente di garantire il controllo esclusivo delle chiavi private da parte dei titolari delle stesse [Art. 1, c. 1, lett. q-bis, CAD] – Per firma elettronica avanzata s’intende l’insieme di dati in forma elettronica allegati oppure connessi a un documento informatico che: consentono l'identificazione del firmatario del documento garantiscono la connessione univoca al firmatario sono creati con mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo esclusivo sono collegati ai dati ai quali detta firma si riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati stessi siano stati successivamente modificati

37 La firma elettronica remota ed avanzata
5 febbraio 2014 La firma elettronica remota ed avanzata [Art. 21, c. 1, CAD] – Il documento informatico sottoscritto con firma elettronica avanzata formato nel rispetto delle regole tecniche di cui all'articolo 20, comma 3, che garantiscano l'identificabilità dell'autore, l'integrità e l'immodificabilità del documento, ha l'efficacia prevista dall'articolo 2702 del codice civile [Art. 55, DPCM 22 febbraio 2013] - La realizzazione di soluzioni di firma elettronica avanzata è libera e non è soggetta ad alcuna autorizzazione preventiva La firma elettronica avanzata realizzata in conformità con le disposizioni delle presenti regole tecniche, è utilizzabile limitatamente ai rapporti giuridici intercorrenti tra il sottoscrittore e il soggetto che ne fa uso per l’erogazione dei suoi servizi

38 La firma elettronica grafometrica
5 febbraio 2014 La firma elettronica grafometrica Per firma grafometrica non s’intende la scansione di una firma autografa né il processo di acquisizione del tratto grafico mediante un tablet, bensì l'acquisizione, oltre che del tratto grafico, anche di una serie di parametri comportamentali legati alla firma, che permettono di identificare con certezza il firmatario Tra questi parametri comportamentali figurano: la velocità di scrittura la pressione esercitata sul tablet l’angolo di inclinazione della penna l’accelerazione dei movimenti il numero di volte che la penna viene sollevata dalla tavoletta

39 La dematerializzazione: gli strumenti – firma digitale
5 febbraio 2014 La dematerializzazione: gli strumenti – firma digitale è un particolare tipo di firma elettronica avanzata basata su un sistema di chiavi asimmetriche crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro Strumento che permette di verificare la provenienza e l’integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici la generazione della firma digitale avviene tramite un certificato digitale qualificato rilasciato da un’autorità certificata e riconosciuta da AGID: certificatore ufficiale Valore della Firma digitale: - autenticità: certezza dell’autore non è una “firma falsa” - integrità: non modificabilità del documento originale (dopo che è stato firmato) - non ripudiabilità: l’autore non può negare di aver firmato il documento

40 La dematerializzazione: gli strumenti – firma digitale
5 febbraio 2014 La dematerializzazione: gli strumenti – firma digitale L’apposizione di firma digitale integra e sostituisce l’apposizione di sigilli, punzoni, timbri, contrassegni e marchi di qualsiasi genere ad ogni fine previsto dalla normativa vigente, in sintesi il sistema della firma digitale soddisfa il requisito della forma scritta. Dunque, se si utilizza la firma digitale, in caso di contenzioso un giudice non avrà margini di valutazione su autenticità del documento, integrità e provenienza della firma.

41 La dematerializzazione: gli strumenti – firma digitale
5 febbraio 2014 La dematerializzazione: gli strumenti – firma digitale Una firma digitale NON è valida se è generata con un certificato elettronico scaduto, sospeso o revocato. E’ valida quella firma digitale alla quale è associabile un riferimento temporale opponibile a terzi che collochi la generazione delle firma in un momento precedente alla sospensione, scadenza o revoca del suddetto certificato. [Ai sensi dell’art. 41, c. 4, del DPCM 22 febbraio 2013] - Oltre alla marca temporale, costituiscono validazione temporale: marca temporale; il riferimento temporale contenuto nella segnatura di protocollo; il riferimento temporale ottenuto attraverso la procedura di conservazione il riferimento temporale ottenuto attraverso l’utilizzo del servizio di posta elettronica certificata; Costituiscono validazione temporale: marca temporale; il riferimento temporale contenuto nella segnatura di protocollo; il riferimento temporale ottenuto attraverso la procedura di conservazione dei documenti ad opera di un pubblico ufficiale o di una pubblica amministrazione; il riferimento temporale ottenuto attraverso l’utilizzo del servizio di posta elettronica certificata;

42 La dematerializzazione: gli strumenti – firma digitale
5 febbraio 2014 La dematerializzazione: gli strumenti – firma digitale Come leggere un file firmato digitalmente? Procedura operativa n° 1 Programma installato sul proprio computer https://www.firma.infocert.it/installazione/installazione_DiKe.php Procedura operativa n° 2 Usufruire di un servizio on-line https://www.firma.infocert.it/utenti/verifica.php https://postecert.poste.it/verificatore/servletverificatorep7m?tipoOp=10 Procedura operativa n° 3 Installare un add-on per Adobe Acrobat Reader®

43 La dematerializzazione dei documenti a scuola
5 febbraio 2014 La dematerializzazione dei documenti a scuola Copie informatiche di documenti analogici (Art.22)

44 La dematerializzazione dei documenti a scuola
5 febbraio 2014 La dematerializzazione dei documenti a scuola Copie informatiche di documenti analogici. 1. I documenti informatici contenenti copia di atti pubblici, scritture private e documenti in genere, compresi gli atti e documenti amministrativi di ogni tipo formati in origine su supporto analogico, spediti o rilasciati dai depositari pubblici autorizzati e dai pubblici ufficiali, hanno piena efficacia, ai sensi degli articoli 2714 e 2715 del codice civile, se ad essi è apposta o associata, da parte di colui che li spedisce o rilascia, una firma digitale o altra firma elettronica qualificata. La loro esibizione e produzione sostituisce quella dell'originale. 2714. Copie di atti pubblici. Le copie di atti pubblici [c.c. 2699] spedite nelle forme prescritte da depositari pubblici autorizzati [c.c. 2673, 2719] fanno fede come l'originale [c.c. 2700; c.p.c. 212]. 2715. Copie di scritture private originali depositate. Le copie delle scritture private depositate presso pubblici uffici e spedite da pubblici depositari autorizzati [c.c. 2700; c.p.c. 743] hanno la stessa efficacia della scrittura originale da cui sono estratte [c.c. 2702, 2719; c.p.c. 212]

45 La dematerializzazione dei documenti a scuola
5 febbraio 2014 La dematerializzazione dei documenti a scuola Copie informatiche di documenti analogici. 2. Le copie per immagine su supporto informatico di documenti originali formati in origine su supporto analogico hanno la stessa efficacia probatoria degli originali da cui sono estratte, se la loro conformità è attestata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato, con dichiarazione allegata al documento informatico e asseverata secondo le regole tecniche stabilite ai sensi dell'articolo 71. 2714. Copie di atti pubblici. Le copie di atti pubblici [c.c. 2699] spedite nelle forme prescritte da depositari pubblici autorizzati [c.c. 2673, 2719] fanno fede come l'originale [c.c. 2700; c.p.c. 212]. 2715. Copie di scritture private originali depositate. Le copie delle scritture private depositate presso pubblici uffici e spedite da pubblici depositari autorizzati [c.c. 2700; c.p.c. 743] hanno la stessa efficacia della scrittura originale da cui sono estratte [c.c. 2702, 2719; c.p.c. 212]

46 La dematerializzazione dei documenti a scuola
5 febbraio 2014 La dematerializzazione dei documenti a scuola Copie informatiche di documenti analogici. 4. Le copie formate ai sensi dei commi 1, 2 e 3 sostituiscono ad ogni effetto di legge gli originali formati in origine su supporto analogico, e sono idonee ad assolvere gli obblighi di conservazione previsti dalla legge, salvo quanto stabilito dal comma 5. 5. Con decreto del PCM possono essere individuate particolari tipologie di documenti analogici originali unici per le quali, in ragione di esigenze di natura pubblicistica, permane l'obbligo della conservazione dell'originale analogico oppure, in caso di conservazione sostitutiva, la loro conformità all'originale deve essere autenticata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato con dichiarazione da questi firmata digitalmente ed allegata al documento informatico. 2714. Copie di atti pubblici. Le copie di atti pubblici [c.c. 2699] spedite nelle forme prescritte da depositari pubblici autorizzati [c.c. 2673, 2719] fanno fede come l'originale [c.c. 2700; c.p.c. 212]. 2715. Copie di scritture private originali depositate. Le copie delle scritture private depositate presso pubblici uffici e spedite da pubblici depositari autorizzati [c.c. 2700; c.p.c. 743] hanno la stessa efficacia della scrittura originale da cui sono estratte [c.c. 2702, 2719; c.p.c. 212]

47 La dematerializzazione dei documenti a scuola
5 febbraio 2014 La dematerializzazione dei documenti a scuola Copie analogiche di documenti informatici. (Art. 23)

48 La dematerializzazione dei documenti a scuola
5 febbraio 2014 La dematerializzazione dei documenti a scuola Copie analogiche di documenti informatici. L'art. 23 prevede, al primo comma, che le copie su supporto analogico (cartaceo) di documento informatico, anche sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale, hanno la stessa efficacia probatoria dell'originale da cui sono tratte se la loro conformità all'originale in tutte le sue componenti e' attestata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato.

49 Noi PA Cedolino elettronico
5 febbraio 2014 La dematerializzazione dei documenti a scuola Copie analogiche di documenti informatici (Art. 23) Per assicurare la provenienza e la conformità all’originale, sulle copie analogiche di documenti informatici. è possibile apporre a stampa, un contrassegno generato elettronicamente tale da consentire la verifica automatica della conformità del documento analogico a quello informatico. Noi PA Cedolino elettronico

50 La dematerializzazione dei documenti a scuola
5 febbraio 2014 La dematerializzazione dei documenti a scuola Per assicurare la provenienza e la conformità all’originale, sulle copie analogiche di documenti informatici è possibile apporre a stampa, un contrassegno generato elettronicamente tale da consentire la verifica automatica della conformità del documento analogico a quello informatico. Il contrassegno apposto ai sensi del primo periodo sostituisce a tutti gli effetti di legge la sottoscrizione autografa e non può essere richiesta la produzione di altra copia analogica con sottoscrizione autografa del medesimo documento informatico. I programmi software eventualmente necessari alla verifica sono di libera e gratuita disponibilità.

51 Codici grafici bidimemsionali
5 febbraio 2014 La dematerializzazione dei documenti a scuola Codici grafici bidimemsionali

52 l’articolo 3-bis, commi 4-bis, 4-ter e 4-quater del Codice
5 febbraio 2014 La dematerializzazione dei documenti a scuola l’articolo 3-bis, commi 4-bis, 4-ter e 4-quater del Codice Copie analogiche di documenti informatici.

53 La dematerializzazione dei documenti a scuola
5 febbraio 2014 La dematerializzazione dei documenti a scuola 4-bis. In assenza del domicilio digitale di cui al comma 1, le amministrazioni possono predisporre le comunicazioni ai cittadini come documenti informatici sottoscritti con firma digitale o firma elettronica avanzata, da conservare nei propri archivi, ed inviare ai cittadini stessi, per posta ordinaria o raccomandata con avviso di ricevimento, copia analogica di tali documenti sottoscritti con firma autografa sostituita a mezzo stampa predisposta secondo le disposizioni di cui all'articolo 3 del decreto legislativo 12 dicembre 1993, n ter. Le disposizioni di cui al comma 4-bis soddisfano a tutti gli effetti di legge gli obblighi di conservazione e di esibizione dei documenti previsti dalla legislazione vigente laddove la copia analogica inviata al cittadino contenga una dicitura che specifichi che il documento informatico, da cui la copia e' tratta, e' stato predisposto e conservato presso l'amministrazione in conformità alle regole tecniche di cui all'articolo 71. Dal 1 gennaio 2013 ogni cittadino potrà scegliere di comunicare con la PA esclusivamente tramite PEC, questo indirizzo costituirà il domicilio digitale del cittadino e poi sarà inserito nel’ANPR

54 La dematerializzazione dei documenti a scuola
5 febbraio 2014 La dematerializzazione dei documenti a scuola Il Dirigente Scolastico MARIA GRAZIA ROSSI copia analogica sottoscritta con firma a mezzo stampa predisposta secondo l'articolo 3 del D.lgs 12 dicembre 1993, n. 39 e l'articolo 3bis, comma 4bis del Codice dell'amministrazione digitale. Documento prodotto e conservato in originale informatico e firmato digitalmente ai sensi dell'art. 20 del 'Codice dell'Amministrazione Digitale' nella data risultante dai dati della sottoscrizione digitale.

55 5 febbraio 2014 Strumenti: la posta elettronica certificata L’art.54, c.2-ter del CAD Le amministrazioni pubbliche pubblicano nei propri siti un indirizzo istituzionale di PEC a cui il cittadino possa rivolgersi per qualsiasi richiesta ai sensi del presente codice. Le amministrazioni devono altresì assicurare un servizio che renda noti al pubblico i tempi di risposta”. L’indirizzo di PEC (come anche esplicitato dall’art.2, comma 1, lettera a della Legge Stanca n.4/2004), a cui fare riferimento deve essere immediatamente accessibile nella home page del sito web istituzionale.

56 5 febbraio 2014 Strumenti: la posta elettronica certificata Il documento informatico trasmesso con PEC si intende inviato e pervenuto al destinatario, all‘indirizzo elettronico da questi dichiarato. La trasmissione del documento informatico mediante PEC, equivale alla notificazione per mezzo della posta nei casi consentiti dalla legge. Comunicare con il MIUR via Posta Elettronica Certificata - applicazione degli artt. 45 e 47 del Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD) (D.Lgs 7 marzo 2005 e s.m.i.) restituire al mittente citando: documento non conforme per la pubblicazione ai sensi dell'art. 9 DL 179/2012 e DM 20 marzo 2013.

57 5 febbraio 2014 Strumenti: la posta elettronica certificata Il termine "Certificata" si riferisce al fatto che il gestore del servizio rilascia al mittente una ricevuta che costituisce prova legale dell’avvenuta spedizione del messaggio ed eventuali allegati. Allo stesso modo, il gestore della casella PEC del destinatario invia al mittente la ricevuta di avvenuta consegna. Inoltre, il sistema di Posta Certificata, grazie ai protocolli di sicurezza utilizzati, è in grado di garantire la certezza del contenuto non rendendo possibili modifiche al messaggio, sia per quanto riguarda i contenuti che eventuali allegati. La Posta Elettronica Certificata garantisce, in caso di contenzioso, l'opponibilità a terzi del messaggio.

58 5 febbraio 2014 Strumenti: la posta elettronica certificata I vantaggi, invece, possono essere semplificati nei seguenti punti: Semplicità, risparmio, comodità Valore legale No virus e Spam Sicurezza Comunicazione Elettronica Certificata tra Pubblica Amministrazione e Cittadino La CEC-PAC, invece è una modalità di Posta Certificata gratuita per il cittadino, che consente di dialogare esclusivamente con la Pubblica Amministrazione e non può essere utilizzata per comunicazioni tra aziende, professionisti o tra cittadini. • Semplicità: Il servizio PEC si usa come la normale posta elettronica sia tramite programma client (Es. Outlook Express) che via web tramite webmail. • Sicurezza: Il servizio utilizza i protocolli sicuri POP3s, IMAPs, SMTPs ed HTTPs. Tutte le comunicazioni sono protette perché crittografate e firmate digitalmente garantendo l’integrità dei messaggi inviati e ricevuti • Valore legale: A differenza della tradizionale posta elettronica, alla PEC è riconosciuto pieno valore legale e le ricevute possono essere usate come prove dell'invio, della ricezione ed anche del contenuto del messaggio inviato. Le principali informazioni riguardanti la trasmissione e la consegna vengono conservate per 30 mesi dal gestore e sono anch’esse opponibili a terzi. • No Virus e Spam: l'identificazione certa del mittente di ogni messaggio ricevuto ed il fatto che non si possano ricevere messaggi non certificati, rendono il servizio PEC pressoché immune dalla fastidiosa posta spazzatura. • Risparmio: Confrontando i costi di una casella PEC con quello di strumenti quali fax e raccomandate il risparmio in termini economici e di tempo è notevole. • Comodità: La casella PEC può essere utilizzata tramite qualsiasi computer collegato ad Internet.

59 La dematerializzazione dei documenti: la comunicazione
5 febbraio 2014 La dematerializzazione dei documenti: la comunicazione Creare aree che consentano la comunicazione a 360° tra tutti i cittadini della scuola Creare aree che consentano agli utenti del servizio scolastico di comunicare con gli uffici e con le figure di sistema Ma per fare questo è necessario che tutti gli operatori scolastici siano utenti registrati del sito della scuola e quindi attribuzione di un account per l'accesso al sito ed alle procedure riservate a tutto il personale in servizio Ma per fare questo è necessario che tutti gli operatori scolastici siano telematicamente raggiun-gibili … e quindi attribuzione di una casella istituzionale a tutto il personale in servizio riservata alle comunicazioni di servizio.

60 Le comunicazioni della PA
5 febbraio 2014 Le comunicazioni della PA Trasmissione dei documenti attraverso la posta elettronica tra le pubbliche amministrazioni (Art 47 del CAD) Le comunicazioni di documenti tra le pubbliche amministrazioni avvengono mediante l'utilizzo della posta elettronica o in cooperazione applicativa; esse sono valide ai fini del procedimento amministrativo una volta che ne sia verificata la provenienza Le comunicazioni sono validamente inviate quando: - sono sottoscritte con firma digitale - dotate di segnatura di protocollo - ovvero è comunque possibile accertarne altrimenti la provenienza, secondo quanto previsto dalla normativa vigente o dalle regole tecniche di cui all'articolo 71 (esclusa la trasmissione di documenti a mezzo fax) - sono trasmesse via PEC.

61 Le comunicazioni della PA
5 febbraio 2014 Le comunicazioni della PA Istanze e dichiarazioni presentate alle pubbliche amministrazioni per via telematica. (Art 65 del CAD) Le pubbliche amministrazioni sono tenute ad avviare il procedimento a seguito di istanze e dichiarazioni inviate dal cittadino per via telematica, con le modalità stabilite dal codice dell'amministrazione digitale (CAD): l'eventuale inosservanza comporta l'insorgenza di responsabilità dirigenziale e disciplinare in capo al titolare dell'ufficio competente. Il mancato avvio del procedimento da parte del titolare dell'ufficio competente a seguitodi istanza o dichiarazione inviate ai sensi e con le modalità di cui al comma 1, lettere a), c) e c-bis),comporta responsabilità dirigenziale e responsabilità disciplinare dello stesso

62 Le comunicazioni della PA
5 febbraio 2014 Le comunicazioni della PA Istanze e dichiarazioni presentate alle pubbliche amministrazioni per via telematica. (Art 65 del CAD) L'art. 65 prevede che le istanze e le dichiarazioni presentate alla P.A. per via telematica sono valide: a) se sottoscritte mediante la firma digitale b) quando l'autore è identificato dal sistema informatico con l'uso della carta d'identità elettronica o della carta nazionale dei servizi; c) quando l'autore è identificato dal sistema informatico con i diversi strumenti predisposti dalle amministrazioni per l'individuazione del soggetto che richiede il servizio (ad es. POLIS), nonché quando le istanze e le dichiarazioni sono inviate con le modalità di cui all'articolo 38, comma 3, del D.P.R. n. 445/2000 ( invio telematico di copia dell'istanza e copia non autenticata del documento) c) bis ovvero se trasmesse dall'autore mediante la propria Pec

63 Le comunicazioni della PA
5 febbraio 2014 Le comunicazioni della PA Istanze e dichiarazioni presentate alle pubbliche amministrazioni per via telematica. (Art 47 del CAD) La pubbliche amministrazioni utilizzano per le comunicazioni tra l’amministrazione ed i propri dipendenti la posta elettronica o altri strumenti informatici di comunicazione nel rispetto delle norme in materia di protezione dei dati personali e previa informativa agli interessati in merito al grado di riservatezza degli strumenti utilizzati. Si veda anche il rapporto 2013 del MIUR sull’uso della PEC

64 IPA INIPEC ANPR* Le comunicazioni della PA Posta elettronica
5 febbraio 2014 Le comunicazioni della PA Posta elettronica Pubblica Amministrazione IPA indice degli indirizzi della PA INIPEC indice nazionale degli indirizi di PEC delle imprese e dei professionisti ANPR* Anagrafe Nazionale della Popolazione Residente sono stati istituti * Prevista entro dicembre 2014

65 Le comunicazioni della PA
5 febbraio 2014 Le comunicazioni della PA Posta elettronica Pubblica Amministrazione In sintesi, tutte le comunicazioni tra pubbliche amministrazioni/ professionisti/ imprese, possono essere inviate attraverso PEC senza che il destinatario debba dichiarare la propria disponibilità ad accettarne l’utilizzo (art. 16, comma 9 del D.L. n° 185/2008). Inoltre, a decorrere dal 1° luglio 2013, la presentazione di istanze, dichiarazioni, dati e lo scambio di informazioni e documenti tra le imprese e le amministrazioni pubbliche avvengono esclusivamente in via telematica. (DPCM del 22 luglio 2011) “A decorrere dal 1° luglio 2013, le pubbliche amministrazioni non possono accettare o effettuare in forma cartacea le comunicazioni di cui all'articolo 5 bis, comma 1, del Codice dell'amministrazione digitale1”: questo è quanto stabilito dal DPCM del 22 luglio 2011, relativo alle “Comunicazioni con strumenti informatici tra imprese e amministrazioni pubbliche”. Questo DPCM ha regolamentato tali comunicazioni fissando i termini e le modalità di attuazione del citato comma 1 dell’art. 5 bis del CAD, il quale prevede che: “la presentazione di istanze, dichiarazioni, dati e lo scambio di informazioni e documenti, anche a fini statistici, tra le imprese e le amministrazioni pubbliche avviene esclusivamente utilizzando le tecnologie dell'informazione e della comunicazione. Con le medesime modalità le amministrazioni pubbliche adottano e comunicano atti e provvedimenti amministrativi nei confronti delle imprese”. Il DPCM del 22 luglio 2011, oltre a prevedere la data di decorrenza a partire dalla quale le PA non possono accettare o effettuare in forma cartacea le comunicazioni di cui all’articolo 5 bis del CAD, stabilisce che laddove non sia prevista una diversa modalità di comunicazione telematica, le comunicazioni potranno avvenire mediante l'utilizzo della posta elettronica certificata2. La PEC diventa, dunque, lo strumento principale attraverso il quale pubbliche amministrazione e imprese comunicano tra loro in assenza di altre tecnologie dell’informazione e della comunicazione.  A tal riguardo si segnala che, ai sensi dell’art. 6 bis, proprio al fine di favorire la presentazione di istanze, dichiarazioni e dati, nonché lo scambio in modalità telematica di informazioni e documenti tra la pubblica amministrazione e le imprese e i professionisti, è stato istituito l’indice nazionale degli indirizzi di posta elettronica certificata (INI-PEC3) delle imprese e dei professionisti, presso il Ministero per lo sviluppo economico. Tale indice nazionale è realizzato a partire dagli elenchi di indirizzi PEC costituiti presso il registro delle imprese, gli ordini o i collegi professionali e l’accesso è consentito alle pubbliche amministrazioni, ai professionisti, alle imprese, ai gestori o esercenti di pubblici servizi, nonché a tutti i cittadini tramite sito web e senza necessità di autenticazione. Ora, tornando a quanto previsto dal DPCM del 22 luglio 2011, si sottolinea, per completezza, che lo stesso provvedimento fa riferimento agli adempimenti necessari al raggiungimento dell’obiettivo posto dall’articolo 5 bis del CAD. In particolare è stabilito che le pubbliche amministrazioni centrali definiscono un programma di informatizzazione delle comunicazioni con le imprese fissando obiettivi intermedi quantitativamente omogenei a cadenza almeno semestrale (articolo 2, comma 3, DPCM del 22 luglio 2011). E, ancora, che a ogni scadenza di cui al comma 3, è pubblicato sui siti istituzionali di ciascuna amministrazione l'elenco dei procedimenti amministrativi relativamente ai quali le comunicazioni di cui all'articolo 1, comma 1, sono svolte esclusivamente in via telematica, con l'indicazione della data di decorrenza, comunque non superiore a sessanta giorni (articolo 2, comma 4, DPCM del 22 luglio 2011). Il successivo comma 5 dell’articolo 2 prevede, inoltre, che i programmi di cui al comma 3 e gli elenchi di cui al comma 4 e quelli delle procedure già informatizzate alla data di entrata in vigore del presente decreto sono comunicati a DigitPA (le cui funzioni sono ora in capo all’Agenzia per l’Italia Digitale - AGID) per la verifica dell'attuazione di quanto previsto dall'articolo 5 bis, comma 3, del Codice dell'amministrazione digitale e dal presente decreto.  L’attuazione e l’osservanza di tutte le disposizioni di cui al DPCM sono rilevanti, ai sensi dell'articolo 12 comma 1-ter) del Codice dell'amministrazione digitale, ai fini della misurazione e valutazione della performance organizzativa e di quella individuale dei dirigenti. I dirigenti rispondono, dunque, “dell'osservanza ed attuazione delle disposizioni di cui al presente decreto ai sensi e nei limiti degli articoli 21 e 55 del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165, ferme restando le eventuali responsabilità penali, civili e contabili previste dalle norme vigenti” e l’attuazione delle disposizioni del CAD “è comunque rilevante ai fini della misurazione e valutazione della performance organizzativa ed individuale dei dirigenti (comma 1-ter) dell’art. 12 del CAD). Infatti, proprio l’articolo 21 del d.lgs. n. 165 del 2001 prevede che “il mancato raggiungimento degli obiettivi accertato attraverso le risultanze del sistema di valutazione di cui al Titolo II del decreto legislativo di attuazione della legge 4 marzo 2009 n. 15 in materia di ottimizzazione della produttività del lavoro pubblico e di efficienza e trasparenza delle pubbliche amministrazioni, ovvero l'inosservanza delle direttive imputabili al dirigente comportano, previa contestazione e ferma restando l'eventuale responsabilità disciplinare secondo la disciplina contenuta nel contratto collettivo, l'impossibilità di rinnovo dello stesso incarico dirigenziale. In relazione alla gravità dei casi, l'amministrazione può inoltre, previa contestazione e nel rispetto del principio del contraddittorio, revocare l'incarico collocando il dirigente a disposizione dei ruoli di cui all'articolo 23 ovvero recedere dal rapporto di lavoro secondo le disposizioni del contratto collettivo”.  La responsabilità disciplinare prevista in questo primo comma dell’articolo 21 è comunque esplicitazione della clausola più generale che è prevista dall’articolo 4, comma 2, del sopraindicato decreto legislativo n. 165/2001: “Ai dirigenti spetta l'adozione degli atti e provvedimenti amministrativi, compresi tutti gli atti che impegnano l'amministrazione verso l'esterno, nonché la gestione finanziaria, tecnica e amministrativa mediante autonomi poteri di spesa, di organizzazione delle risorse umane, strumentali e di controllo. Essi sono responsabili in via esclusiva dell'attività amministrativa, della gestione e dei relativi risultati”. Da quanto esposto emerge la necessità di conformarsi ai dettami dall’articolo 3 del DPCM e, quindi: dal 1° luglio 2013 le pubbliche amministrazioni non possono accettare o effettuare in forma cartacea le comunicazioni di cui all'articolo 5 bis, comma 1, del Codice dell'amministrazione digitale. Al più, in tutti i casi in cui non è prevista una diversa modalità di comunicazione telematica, le comunicazioni potranno avvenire mediante l'utilizzo della posta elettronica certificata (eventualmente allegando la “copia per immagine” del documento analogico costituente l’istanza o la dichiarazione da trasmettere).

66 Le comunicazioni della PA
5 febbraio 2014 Le comunicazioni della PA Art. 57 bis CAD Al fine di assicurare la trasparenza delle attività istituzionali è istituito l’indice degli indirizzi di posta elettronica delle amministrazioni pubbliche da utilizzare per le comunicazioni e per lo scambio di informazioni e per l’invio di documenti. La gestione dell’indice sono affidate a DigitPA Le amministrazioni aggiornano gli indirizzi e i contenuti dell'indice tempestivamente e comunque con cadenza almeno semestrale secondo le indicazioni di DigitPA. La mancata comunicazione degli elementi necessari al completamento dell'indice e del loro aggiornamento è valutata ai fini della responsabilità dirigenziale e dell'attribuzione della retribuzione di risultato ai dirigenti responsabili.

67 Indice nazionale degli indirizzi di posta elettronica certificata
5 febbraio 2014 Strumenti: la posta elettronica certificata Indice nazionale degli indirizzi di posta elettronica certificata Nasce il registro degli indirizzi di posta elettronica certificata, un elenco attraverso il quale i cittadini potranno trovare il recapito telematico di imprese e professionisti. Imprese Professionisti Ini-Pec Nasce il registro degli indirizzi di posta elettronica certificata, un elenco attraverso il quale i cittadini potranno trovare il recapito telematico di imprese e professionisti. A stabilirlo è il decreto del ministero dello Sviluppo economico del 19 marzo 2013, pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n. 83 del 9 aprile. Imprese (sia individuali che in forma societaria) e professionisti iscritti ad Albi hanno l'obbligo di comunicare il proprio indirizzo Pec al Registro delle imprese e agli Ordini di appartenenza: questi, a loro volta, sono tenuti a comunicare gli indirizzi al ministero dello Sviluppo economico, che gestirà l'Ini-Pec, l'indice nazionale degli indirizzi di posta elettronica certificata. L'indice sarà suddiviso in due sezioni: una per le imprese e una per i professionisti. Nella sezione imprese saranno censite le aziende secondo la provincia, il codice fiscale, la ragione sociale/denominazione e l'indirizzo Pec. Nella sezione professionisti saranno contenute le informazioni relative alla provincia, all'Ordine di appartenenza, al codice fiscale, al nominativo e alla Pec del professionista. L'Ini-Pec sarà contenuto in un portale telematico, che sarà consultabile online: "L'accesso all'Ini-Pec - si legge nel decreto - è consentito alle pubbliche amministrazioni, ai professionisti, alle imprese, ai gestori o esercenti pubblici servizi e a tutti i cittadini tramite il portale telematico consultabile senza necessità di autenticazione".

68 5 febbraio 2014 Strumenti: la posta elettronica certificata Anagrafe nazionale della popolazione residente - ANPR E'  istituita  presso il Ministero dell'interno l'Anagrafe nazionale della popolazione residente (ANPR)... Art. 3bis. Il comma 1 del citato articolo dispone “ Al fine di facilitare la comunicazione tra pubbliche amministrazioni e cittadini, è facoltà di ogni cittadino indicare alla pubblica amministrazione, secondo le modalità stabilite al comma 3, un proprio indirizzo di posta elettronica certificata, ... quale suo domicilio digitale” L'indirizzo dianzi nominato è inserito nell'Anagrafe nazionale della popolazione residente-ANPR e reso disponibile a tutte le pubbliche amministrazioni A decorrere dal 1 gennaio 2013, salvo i casi in cui è prevista dalla normativa vigente una diversa modalità di comunicazione o di pubblicazione in via telematica, le amministrazioni pubbliche e i gestori o esercenti di pubblici servizi comunicano con il cittadino esclusivamente tramite il domicilio digitale dallo stesso dichiarato, anche ai sensi dell'articolo 21-bis della legge 7 agosto 1990, n. 241, senza oneri di spedizione a suo carico. Ogni altra forma di comunicazione non può produrre effetti pregiudizievoli per il destinatario. In assenza del domicilio digitale,le amministrazioni possono predispone le comunicazioni ai cittadini come documenti informatici sottoscritti con firma digitale o firma elettronica avanzata, da conservare nei propri archivi, ed inviare ai cittadini stessi, per posta ordinaria o raccomandata con avviso di ricevimento, copia analogica di tali documenti sottoscritti con firma autografa sostituita a mezzo stampa predisposta secondo le disposizioni di cui all'articolo 3 del decreto legislativo 12 dicembre 1993, n. 39.

69 Archiviazione dei documenti informatici
5 febbraio 2014 Archiviazione dei documenti informatici L’archivio è definito come “un complesso organico di documenti prodotti, o comunque sia acquisiti, da un soggetto pubblico o privato, ente o famiglia, durante lo svolgimento delle sue funzioni” L’archivio nasce spontaneamente, quale sedimentazione documentaria di un’attività pratica, amministrativa, giuridica Il documento archivistico viene prodotto nell’ambito di un’attività pratica, amministrativa o giuridica, pertanto esso è strettamente correlato ai suoi precedenti e susseguenti, nonché al soggetto produttore. L’archivio si forma correttamente nella misura in cui queste relazioni sono mantenute evidenti A decorrere dal 1 gennaio 2013, salvo i casi in cui è prevista dalla normativa vigente una diversa modalità di comunicazione o di pubblicazione in via telematica, le amministrazioni pubbliche e i gestori o esercenti di pubblici servizi comunicano con il cittadino esclusivamente tramite il domicilio digitale dallo stesso dichiarato, anche ai sensi dell'articolo 21-bis della legge 7 agosto 1990, n. 241, senza oneri di spedizione a suo carico. Ogni altra forma di comunicazione non può produrre effetti pregiudizievoli per il destinatario. In assenza del domicilio digitale,le amministrazioni possono predispone le comunicazioni ai cittadini come documenti informatici sottoscritti con firma digitale o firma elettronica avanzata, da conservare nei propri archivi, ed inviare ai cittadini stessi, per posta ordinaria o raccomandata con avviso di ricevimento, copia analogica di tali documenti sottoscritti con firma autografa sostituita a mezzo stampa predisposta secondo le disposizioni di cui all'articolo 3 del decreto legislativo 12 dicembre 1993, n. 39.

70 Archiviazione dei documenti informatici
[Art. 53, c. 5, del DPR 28 dicembre 2000, n. 445] e [DPCM 03/12/2013 sulle regole tecniche per il protocollo informatico] - La registrazione di protocollo è «un’operazione obbligatoria per i documenti ricevuti o spediti da una pubblica amministrazione e per tutti i documenti informatici» Sono esclusi dalla registrazione di protocollo: le gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali e notiziari della pubblica amministrazione, le note di ricezione delle circolari e altre disposizioni, i materiali statistici, gli atti preparatori interni, i giornali, le riviste, i libri, i materiali pubblicitari, gli inviti a manifestazioni, la corrispondenza interna che non ha, in modo diretto o indiretto, contenuto probatorio o comunque sia rilevanza amministrativa.

71 Archiviazione dei documenti informatici
Sono esclusi dalla registrazione di protocollo i documenti già soggetti a registrazione particolare dell’Amministrazione Con l’entrata in funzione del sistema di gestione informatica dei documenti devono essere eliminati tutti i sistemi di registrazione dei documenti alternativi al protocollo informatico La registrazione dei documenti informatici determina la loro immissione nell’archivio digitale: da quel momento in poi non potranno più essere modificati o cancellati.

72 Archiviazione dei documenti informatici
La registrazione di protocollo dei documenti informatici prevede la memorizzazione delle stesse informazioni indicate per quelli cartacei con l’aggiunta, tra i dati obbligatori, dell’ impronta del documento informatico, costituita dalla sequenza di simboli binari in grado di identificarne univocamente il contenuto. La registrazione di protocollo dei documenti informatici ricevuti per posta elettronica è effettuata in modo da far corrispondere ad ogni messaggio una registrazione

73 Archiviazione dei documenti informatici
Ogni persona tende ad organizzare i propri documenti in un modo che rispecchia il suo carattere e i suoi interessi Siccome l’archivio è la memoria di un’intera organizzazione, alle logiche personali di organizzazione dei documenti devono subentrare metodi e regole condivise Il titolario di classificazione è il sistema precostituito di partizioni astratte (di solito denominate: titoli, categorie, classi, sottoclassi), gerarchicamente ordinate (dal generale al particolare), fissate sulla base dell’analisi delle funzioni dell’ente

74 Archiviazione dei documenti informatici
Classificare un documento significa associarlo, in base all’oggetto cui si riferisce, alla partizione del titolario (ad esempio categoria e classe) che individua la relativa funzione. [Art. 56 del DPR n. 445/2000] - Le operazioni di registrazione e segnatura di protocollo, nonché di classificazione dei documenti, sono operazioni necessarie. I documenti informatici in arrivo, dopo essere stati scaricati dalla PEC istituzionale, protocollati e classificati, sono assegnati agli uffici per competenza o conoscenza. L’assegnazione di un documento si traduce nell’autorizzazione all’accesso da parte dell’assegnatario tramite il sistema di gestione informatica dei documenti, ma non dovrebbe determinare lo spostamento fisico dei file

75 Archiviazione dei documenti informatici
I documenti relativi ad un determinato procedimento amministrativo, ad una persona fisica o giuridica, o comunque sia formati per la trattazione di un oggetto specifico, devono essere riuniti in fascicoli I fascicoli devono ricadere necessariamente in una partizione del titolario di classificazione e sono numerati progressivamente nell’ambito di ciascuna categoria, classe e sottoclasse I fascicoli rappresentano le unità di base, indivisibili, di un archivio

76 Archiviazione dei documenti informatici
Mentre un fascicolo cartaceo si forma attraverso la sedimentazione fisica dei documenti che vi afferiscono, un fascicolo informatico è rappresentato con l’ausilio di un software che analizza i metadati a esso associati, individua i documenti che lo compongono e visualizza l’insieme risultante in una forma grafica che ricorda i tradizionali carteggi Agendo direttamente e opportunamente sull’insieme dei metadati associati ai documenti e ai fascicoli informatici, si possono creare una moltitudine di link che permettono di “navigare” agevolmente nell’archivio digitale alla ricerca dei vari oggetti informativi

77 Archiviazione dei documenti informatici
Lo spostamento di documenti informatici registrati sul sistema di gestione informatica dei documenti avviene sempre attraverso il sistema con l’operazione di riassegnazione. Per soddisfare il requisito dell’unitarietà dell’archivio digitale, occorre evitare la dispersione dei documenti informatici nei sistemi utilizzati per la loro produzione o acquisizione Il legislatore ha previsto anche l’utilizzo di un registro di emergenza

78 Archiviazione dei documenti informatici
Le pubbliche amministrazioni devono: istituire le Aree Organizzative Omogenee (AOO), indicando per ciascuna di esse le unità operative che la compongono attivare in ogni AOO il Servizio di protocollo informatico e nominare un Responsabile con idonei requisiti professionali, ai sensi dell’art. 61 del DPR 445/2000 ri-progettare l’intero sistema di gestione dei documenti, elaborando un nuovo modello organizzativo ed archivistico adottare il manuale di gestione dei documenti ai sensi del DPCM 31 ottobre 2000 e dell’art. 5 del DPCM 03/12/2013 sulle regole tecniche per il protocollo informatico.

79 Conservazione dei documenti informatici
I fattori che incidono negativamente sulla conservazione a lungo termine di un contenuto informativo digitale riguardano: il deterioramento dei media, che può avvenire per cause naturali o per effetto di agenti atmosferici l’obsolescenza tecnologica, che colpisce indifferentemente tutti i componenti del sistema la perdita di dati in modo accidentale o intenzionale La normativa vigente in Italia (Deliberazione CNIPA 19 febbraio 2004, n. 11) è stata recentemente modificata ed integrata dal DPCM del 03/12/2013 sulle regole tecniche in materia di conservazione

80 Conservazione dei documenti informatici
L’art. 2 della Deliberazione CNIPA 19 febbraio 2004, n. 11 dichiara: gli obblighi di conservazione (sostitutiva) dei documenti, previsti dalla legislazione vigente sia per le pubbliche amministrazioni sia per i privati, sono soddisfatti a tutti gli effetti se il processo di conservazione è effettuato con le modalità di cui agli articoli 3 e 4. L’AGID ha emanato la circolare n° 65 del 10/04/2014 che disciplina le modalità per l’accreditamento e la vigilanza sui soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documenti informativi

81 Conservazione dei documenti informatici
L’art. 3 della delibera n. 11/2004 dichiara che la conservazione di documenti informatici, anche sottoscritti, avviene mediante memorizzazione su supporti ottici e termina con l’apposizione, sull’insieme dei documenti, o su un’evidenza informatica contenente una o più impronte dei documenti, o di un insieme di essi, del riferimento temporale e della firma digitale da parte del Responsabile della conservazione che attesta così il corretto svolgimento del processo. Per fronteggiare l’obsolescenza dei supporti, il legislatore ha assegnato al Responsabile della conservazione il compito di verificare periodicamente, con cadenza non superiore a 5 anni, l’effettiva leggibilità dei documenti conservati provvedendo, se necessario, al riversamento diretto del contenuto dei supporti.

82 Conservazione dei documenti informatici
Per fronteggiare l’obsolescenza dei formati elettronici, il legislatore è ricorso alla tecnica del riversamento sostitutivo che consiste nel trasferire uno o più documenti conservati da un supporto ottico di memorizzazione ad un altro, modificando la loro rappresentazione informatica [Art 44-bis, c. 1, CAD] – I soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici e di certificazione dei relativi processi anche per conto di terzi ed intendono conseguire il riconoscimento del possesso dei requisiti del livello più elevato, in termini di qualità e di sicurezza, chiedono l'accreditamento presso l’AGID ai sensi delle regole che l’AGID definirà nel rispetto dell’art. 13 del DPCM 03/12/2013.


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