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Convegno annuale. E’ un progetto GruppoSpaggiari Parma Programma della giornata Ore 8:30Registrazione partecipanti Ore 9:00 Intervento introduttivo del.

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1 Convegno annuale

2 E’ un progetto GruppoSpaggiari Parma Programma della giornata Ore 8:30Registrazione partecipanti Ore 9:00 Intervento introduttivo del Direttore del Corso Ore 09:15 Il CAD applicato alle Istituzioni Scolastiche L’Amministrazione trasparente Gli adempimenti per la pubblicazione sul sito web istituzionale Relatore ANQUAP Ore 11:15Coffee break Ore 11:30 La gestione della comunicazione legale (Albo on-line) dal dominio.it al dominio.gov.it Relatore ANQUAP Ore 12:30Il progetto Segreteria Digitale – Presentazione applicativa Esperto Gruppo Spaggiari Ore 13:00“Question time” - Le domande dei corsisti e le risposte del relatore

3 E’ un progetto GruppoSpaggiari Parma Gli obiettivi della dematerializzazione e la conservazione di contenuti informatici Mario Grimaldi e Marco Santini

4 E’ un progetto GruppoSpaggiari Parma La rivoluzione digitale nelle scuole L’avvio di un progetto di digitalizzazione dei servizi amministrativi richiede uno sforzo organizzativo importante. Le amministrazioni dello Stato, scuole comprese, sono in piena rivoluzione digitale e, volenti o nolenti, tutti noi siamo costretti a farci entrare in testa le novità (alcune non possono essere definite tali) introdotte dal legislatore.

5 E’ un progetto GruppoSpaggiari Parma Le scuole sono davanti a un bivio Possiamo scegliere se continuare a lavorare alla “vecchia maniera” o possiamo decidere di svoltare – magari gradualmente – verso il digitale. Nella fase di ri-progettazione del proprio sistema di gestione documentale vanno individuate regole condivise che debbono necessariamente prevalere sugli “individualismi” presenti in ogni scuola! Le difficoltà derivano dal fatto che le scuole sono tante, ed ognuna ha le sue peculiarità e le sue caratteristiche.

6 E’ un progetto GruppoSpaggiari Parma I canali di ingresso Per quanto riguarda l’uso della PEC e della PEO è opportuno che le Istituzioni Scolastiche riducano al minimo i “canali di ingresso”, mantenendo solo l’indirizzo PEC fornito dal MIUR e presente nell’indicePA – quindi l’unico ufficiale - e, al massimo, due indirizzi di PEO: istituzionale/ministeriale associato al dominio della scuola Di questi indirizzi di posta elettronica ogni istituzione deve conoscere i parametri della posta in uscita e della posta in entrata (password comprese).

7 E’ un progetto GruppoSpaggiari Parma Evoluzione della normativa Il Codice dell’Amministrazione digitale D. Lgs. 82/2005 (CAD) Legge 15/2005 e 80/2005 D. Lgs. 150/2009 (Legge Brunetta) D. Lgs. 235/2010 (Modifiche ed integrazioni nuovo CAD) D. L. 5/2012 convertito con L. 35/2012 (Decreto Semplificazioni)Decreto Semplificazioni D. L. 83/2012 convertito con L. 134/2012 (Decreto Sviluppo)Decreto Sviluppo D. L. 95/2012 convertito con L. 135/2012 (Spending Review)Spending Review D. L. 179/2012 convertito con L. 221/2012 (Decreto crescita 2.0)Decreto crescita 2.0 L. 228/2012 (Legge Stabilità 2013) D. Lgs 14 marzo 2013, n. 33 (riordino della disciplina riguardante gli obblighi di pubblicità, trasparenza e diffusione di informazioni da parte delle pubbliche amministrazioni) 7

8 E’ un progetto GruppoSpaggiari Parma Il Codice dell’Amministrazione digitale Nella P.A. digitale le Amministrazioni cooperano tra loro e costituiscono una rete integrata di cui il CAD definisce principi e finalità:  la riorganizzazione gestionale e dei servizi (art. 12)  la gestione informatica dei procedimenti (art. 41)  la trasmissione informatica dei documenti (art. 45 ss.)  la disponibilità dei dati (artt. 50, 58)  le basi di dati di interesse nazionale (art. 60) 8

9 E’ un progetto GruppoSpaggiari Parma Il Codice dell’Amministrazione digitale SANCISCE I NUOVI DIRITTI  diritto all’uso delle tecnologie (art. 3)  diritto all’accesso e all’invio di documenti digitali (art. 4)  diritto ad effettuare qualsiasi pagamento in forma digitale (art. 5)  diritto a ricevere qualsiasi comunicazione pubblica per (art. 6)  diritto alla qualità del servizio e alla misura della soddisfazione (art. 7)  diritto all’alfabetizzazione informatica (art. 8)  diritto alla partecipazione (art. 9)  diritto a trovare on-line tutti i moduli e i formulari validi (art. 57) 9

10 E’ un progetto GruppoSpaggiari Parma Il Codice dell’Amministrazione digitale I nuovi diritti sono garantiti dalla disponibilità dei seguenti strumenti innovativi:  i documenti informatici  le firme elettroniche  l’archiviazione ottica e la conservazione sostitutiva  la posta elettronicae la posta elettronica certificata  i siti Internet delle P.A. 10

11 E’ un progetto GruppoSpaggiari Parma Il Decreto semplificazioni modifica il CAD Tra quelle di maggiore impatto si annovera senza dubbio quella introdotta con il nuovo art. 47 quinques, con cui si aggiunge il comma 3 bis all’art. 63 del Codice dell’amministrazione digitale (d. lgs. n. 82/2005), che a partire dal 1 gennaio 2014 impone alle pubbliche amministrazioni di avvalersi esclusivamente di canali e servizi telematici, ivi inclusa la posta elettronica certificata, per l'utilizzo dei propri servizi, anche a mezzo di intermediari abilitati, per la presentazione da parte degli interessati di denunce, istanze, atti e garanzie fideiussorie, per l'esecuzione di versamenti fiscali, contributivi, previdenziali, assistenziali e assicurativi, nonché per la richiesta di attestazioni e certificazioni. 11

12 E’ un progetto GruppoSpaggiari Parma Il Decreto sviluppo modifica il CAD Il Decreto Legge 83/2012, recante "Misure urgenti per la crescita del Paese ", convertito con modificazioni dalla legge 134/2012, ha introdotto invece le seguenti modifiche:Decreto Legge 83/2012, recante "Misure urgenti per la crescita del Paese  l’istituzione dell’Agenzia per l'Italia digitale e la soppressione di DigitPA e dell’Agenzia per la diffusione delle tecnologie per l’innovazione;  la sostituzione del comma 1 dell’art. 68 in merito all’acquisizione di programmi informatici. 12

13 E’ un progetto GruppoSpaggiari Parma Il Decreto spending review modifica il CAD... si parte con iscrizioni online, pagelle e registri in formato elettronico ed per comunicare con le famiglie Il Decreto Legge 95/2012, convertito con modificazioni dalla Legge 135/2012, ha introdotto ulteriori modifiche al testo vigente del CAD ed, in particolare, ha previsto: l’abrogazione dei commi 3-bis, 3-ter, 3-quater, 3-quinquies, 3-sexies, 3- septies e 3-octies dell'articolo 15 del CAD (istituiti con il decreto legge 5/2012), in merito alla gestione in forma associata delle funzioni ICT. Vengono quindi abrogate le recenti indicazioni inserite nel CAD, riportando la gestione associata dell’ICT alle funzioni fondamentali nell’art. 14, comma 28, del Decreto Legge 78/2010, convertito con modificazioni dalla Legge 122/

14 E’ un progetto GruppoSpaggiari Parma Il Decreto crescita 2.0 modifica il CAD Il Decreto Legge 179/2012, convertito con modificazioni in Legge 221/2012, ha introdotto nuove modifiche al testo vigente del CAD.Decreto Legge 179/2012, convertito con modificazioni in Legge 221/2012 In particolare si evidenziano i seguenti nuovi obblighi:  l’inserimento dei requisiti tecnici di accessibilità all'art 57 su moduli e formulari;  l'ampliamento dell'indice degli indirizzi delle pubbliche amministrazioni ai gestori dei pubblici servizi nell'art. 57bis;  l'ulteriore modifica all'art. 68, dedicato all’analisi comparativa delle soluzioni informatiche, stilando un elenco di soluzioni che le PA devono adottare per acquisire programmi informatici o parti di essi;  principio dell’open by default; 14

15 E’ un progetto GruppoSpaggiari Parma Il Decreto crescita 2.0 modifica il CAD La novella degli articoli 52 e 68 CAD Art. 50 c.1 I dati delle pubbliche amministrazioni sono formati, raccolti, conservati, resi disponibili e accessibili con l'uso delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione che ne consentano la fruizione e riutilizzazione, alle condizioni fissate dall'ordinamento L'articolo 52 c.1 I dati e i documenti che le amministrazioni titolari pubblicano, con qualsiasi modalità...., si intendono rilasciati come dati di tipo aperto ai sensi all'articolo 68, comma 3, del presente Codice. L'articolo 68 c.2 Le pubbliche amministrazioni nella predisposizione o nell'acquisizione dei programmi informatici, adottano soluzioni informatiche, quando possibile modulari, basate sui sistemi funzionali resi noti ai sensi dell' articolo 70, che assicurino l'interoperabilità e la cooperazione applicativa e consentano la rappresentazione dei dati e documenti in più formati, di cui almeno uno di tipo aperto, salvo che ricorrano motivate ed eccezionali esigenze 15

16 E’ un progetto GruppoSpaggiari Parma Il Decreto crescita 2.0 modifica il CAD La novella degli articoli 52 e 68 CAD L'articolo 68 c.3 Agli effetti del presente decreto legislativo si intende per: a) formato dei dati di tipo aperto, un formato di dati reso pubblico, documentato esaustivamente e neutro rispetto agli strumenti tecnologici necessari per la fruizione dei dati stessi; b) dati di tipo aperto, i dati che presentano le seguenti caratteristiche: 1)sono disponibili secondo i termini di una licenza che ne permetta l'utilizzo da parte di chiunque, anche per finalità commerciali, in formato disaggregato;  sono accessibili attraverso le tic,..., in formati aperti ai sensi della lettera a), sono adatti all'utilizzo automatico da parte di programmi per elaboratori e sono provvisti dei relativi metadati;  sono resi disponibili gratuitamente attraverso le tecnologie dell'informazione e della comunicazione, ivi comprese le reti telematiche pubbliche e private, oppure sono resi disponibili ai costi marginali sostenuti per la loro riproduzione e divulgazione 16

17 E’ un progetto GruppoSpaggiari Parma Il Decreto crescita 2.0 modifica il CAD perché in OPEN DATA ? 17 Open governement La dottrina dell’Open Government si basa sul principio per il quale tutte leattività dei Governi e delle Amministrazioni dello Stato devono essere aperte e disponibili per favorire azioni efficaci e garantire un controllo diffuso sulla gestione della cosa pubblica. In tal senso, l’Open Government si basa su tre elementi: 1)trasparenza 2)collaborazione 3)partecipazione

18 E’ un progetto GruppoSpaggiari Parma Il Decreto crescita 2.0 modifica il CAD perché in OPEN DATA ? 18 Trasparenza La trasparenza favorisce e promuove la responsabilità fornendo ai cittadini le informazioni sulle attività dell’Amministrazione. Una Amministrazione trasparente, per questo, è un’Amministrazione più controllata e nel contempo più aperta e affidabile. Partecipazione La partecipazione dei cittadini alle scelte della Pubblica Amministrazione aumenta l’efficacia dell’azione amministrativa e migliora la qualità delle decisioni dell’Amministrazione. Collaborazione La collaborazione vede un coinvolgimento diretto dei cittadini nelle attività dell'Amministrazione

19 E’ un progetto GruppoSpaggiari Parma Per distinguere i diversi formati utilizzabili nella codifica dei set di dati, è stato proposto un modello di catalogazione che li classifica in base alle loro caratteristiche su una scala di valori da 1 (una stella) a 5 (cinque stelle): livello base, costituito da file non strutturati dati strutturati ma codificati con un formato proprietario dati strutturati e codificati in un formato non proprietario dati strutturati e codificati in un formato non proprietario (URI) Linked Open Data (LOD). 19 Il Decreto crescita 2.0 modifica il CAD Perché in OPEN DATA ?

20 E’ un progetto GruppoSpaggiari Parma Il Decreto crescita 2.0 modifica il CAD Il nuovo articolo 68 CAD: siamo davvero alla svolta open source nella PA? Art 68 c.1 Analisi comparativa delle soluzioni. Le pubbliche amministrazioni acquisiscono programmi informatici o parti di essi nel rispetto dei principi di economicità e di efficienza, tutela degli investimenti, riuso e neutralità tecnologica, a seguito di una valutazione comparativa di tipo tecnico ed economico tra le seguenti soluzioni disponibili sul mercato: - riutilizzo di software o parti di esso sviluppati per conto della pubblica amministrazione; riutilizzo di software o parti di esso sviluppati per conto della pubblica amministrazione; - software libero o a codice sorgente aperto; - software fruibile in modalità cloud computing; - software di tipo proprietario mediante ricorso a licenza d'uso; - software combinazione delle precedenti soluzioni. 20

21 E’ un progetto GruppoSpaggiari Parma Analisi della strumentazione e delle dotazioni tecnologiche che possono essere utilizzare per il sistema informativo

22 E’ un progetto GruppoSpaggiari Parma La dematerializzazione Il termine dematerializzazione indica il progressivo incremento della gestione documentale informatizzata e la conseguente sostituzione dei supporti tradizionali della documentazione amministrativa in favore del documento informatico. 22 Atto di indirizzo 2014

23 E’ un progetto GruppoSpaggiari Parma La dematerializzazione: gli strumenti L’ introduzione all’interno delle amministrazioni di un sistema per la gestione documentale informatizzata presenta non pochi problemi e criticità di tipo organizzativo, di ordine tecnologico e di natura archivistica. Gli elementi di un sistema informativo scolastico, quali la dotazione tecnologica, le risorse umane e il processo di gestione del flusso documentale, dovranno essere attentamente valutati al fine di individuare la migliore soluzione possibile adeguata ad ogni singola realtà/dimensione. 23

24 E’ un progetto GruppoSpaggiari Parma contesto, forma e contenuti obbligatori, autenticità, paternità, integrità protocollo informatico modalità di tenuta, modalità di emissione, trasmissione, notifica, ricezione; modalità di memorizzazione e archiviazione, modalità di conservazione Formazione Gestione Trasmissione Conservazione Il processo di dematerializzazione dei documenti prevede che le pubbliche amministrazioni debbano formare, gestire, trasmettere, pubblicare, conservare gli originali dei propri documenti e gestire i procedimenti amministrativi, utilizzando le tecnologie dell'informazione e della comunicazione. Il Processo di dematerializzazione dei documenti 24

25 E’ un progetto GruppoSpaggiari Parma Il Processo di dematerializzazione dei documenti 25 archiviazione digitale PEC protocollo informatico firma digitale formazionegestione conservazionetrasmissione documento informatico

26 E’ un progetto GruppoSpaggiari Parma Il documento informatico La possibilità per la P.A. di sostituire completamente il documento cartaceo col documento informatico è stato confermato dal nuovo quadro normativo che ha conferito all’attività amministrativa informatica la medesima efficacia di quella posta in essere attraverso la modalità tradizionale. Rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti art. 1 c. 1, p Il documento informatico da chiunque formato, la registrazione su supporto informatico e la trasmissione con strumenti telematici conformi alle regole tecniche sono validi e rilevanti agli effetti di legge, ai sensi delle disposizioni del codice. Art 20 26

27 E’ un progetto GruppoSpaggiari Parma La firma elettronica 27 [Art. 1, c. 1, lett. q, CAD] - definisce firma elettronica “l’insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici ed utilizzati come metodo di identificazione informatica” [Art 21, c. 1, CAD] - il documento informatico, cui è apposta una firma elettronica, sul piano probatorio è liberamente valutabile in giudizio, tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità

28 E’ un progetto GruppoSpaggiari Parma La firma elettronica 28 [art. 64, c. 1 e 2, CAD] – la CIE e la CNS costituiscono strumenti per l’accesso ai servizi erogati in rete dalle pubbliche amministrazioni per i quali sia necessaria l’identificazione informatica. Le pubbliche amministrazioni possono consentire l'accesso ai servizi in rete che richiedono l'identificazione informatica anche con strumenti diversi dalla CIE e CNS, ma in ogni caso devono consentire l’accesso ai loro servizi tramite la CIE e la CNS [art. 64, c. 2-bis, CAD] – Per favorire la diffusione di servizi in rete e agevolare l'accesso agli stessi da parte di cittadini e imprese, anche in mobilità, è istituito, a cura dell'AGID, il sistema pubblico per la gestione dell'identità digitale di cittadini e imprese (SPID)

29 E’ un progetto GruppoSpaggiari Parma a)il documento informatico è sprovvisto di qualsiasi firma elettronica ed ha la stessa efficacia probatoria delle riproduzioni meccaniche disciplinate dall’art 2712 del codice civile; si tratta di qualsiasi documento informatico, nel significato più lato che questo termine può assumere. b)il documento informatico sottoscritto con firma elettronica semplice o debole o non avanzata è liberamente valutabile dal giudice tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità, ai sensi dell’articolo 116 del codice di procedura civile. Si tratta di tutti quei sistemi che in vario modo possono permettere di individuare un soggetto in base alle sue conoscenze (PIN, password e username ). La valutazione dell’efficacia probatoria di tali documenti è interamente rimessa alla decisione del giudice. c)documento informatico munito di firma digitale o di firma elettronica qualificata, ha l'efficacia prevista dall'articolo 2702 del codice civile. L'utilizzo del dispositivo di firma si presume riconducibile al titolare, salvo che questi dia prova contraria (Art. 21 comma 2) Valore probatorio del documento informatico sottoscritto 29

30 E’ un progetto GruppoSpaggiari Parma Il Processo di dematerializzazione dei documenti La diffusione del documento informatico è tuttavia ancora frenata da alcuni elementi di varia natura: 1. difficoltà interpretative delle diverse norme; 2. scarsa diffusione di prassi per la sottoscrizione dei documenti informatici; 3.limitata usabilità degli strumenti per la sottoscrizione dei documenti e, soprattutto, per la gestione dei documenti firmati; 4. insufficiente fiducia nella come strumento di trasmissione formale dei documenti; 5. difficoltà di “esibizione” del documento informatico; 6. scarsa maturità delle soluzioni per la conservazione digitale di lungo periodo. 30

31 E’ un progetto GruppoSpaggiari Parma La dematerializzazione: gli strumenti - scanner Dotato di cassetto alimentatore per gli originali corredato da software per acquisizione, OCR ed editing dei documenti. Utilizzando uno scanner, il documento cartaceo viene sottoposto al processo di dematerializzazione mediante scansione. Al fine di ottenere un documento che rispetti le regole dell'accessibilità è necessario aver configurato il software d'acquisizione in modo tale che il file di risulta venga salvato in modalità PDF testo (non PDF immagine) e la risoluzione impostata su 250/300 dpx. È comunque consigliabile tenere un rapporto qualità/peso del documento tale da non determinare una eccessiva perdita di qualità e di contenuti o una eccessiva occupazione di spazio negli archivi digitali. 31

32 E’ un progetto GruppoSpaggiari Parma La dematerializzazione: gli strumenti - scanner Durante la fase di salvataggio del documento negli archivi digitali è opportuno tener presente alcune opportunità operative:  indicare sempre prima del nome del file il numero di protocollo e l'anno solare.  usare sempre caratteri minuscoli  il nome non deve essere troppo lungo  i termini devono essere separati da trattini senza spazi bianchi  non si devono usare lettere accentate, punteggiatura e caratteri speciali es. 238_2013_commissione_informatica.pdf 32

33 E’ un progetto GruppoSpaggiari Parma La dematerializzazione: gli strumenti - scanner Software per la conversione e il salvataggio in formato PDF di documenti digitali di varia natura: Software: doPDF - PdfCreator... Appartengono a questa famiglia di programmi i software che, installando una stampante virtuale consentono, attraverso le normali procedure di stampa offerte dai vari software, la stampa o più precisamente il salvataggio di documenti attivando semplicemente la stampa degli stessi. Anche in questo caso è opportuno verificare la configurazione dei programmi affinché possano salvare i files nella modalità accessibile, (Pdf testo). 33

34 E’ un progetto GruppoSpaggiari Parma eliminazione del fax nella comunicazione tra le pubbliche amministrazioni, disposta dall’art. 14 legge 98/2013dall’art. 14 legge 98/2013 La dematerializzazione: gli strumenti – modem fax Modem Fax Modem fax e relativo software che consente ai fax di essere ricevuto direttamente in formato elettronico da un computer. Il fax digitale è rappresentato sempre con una immagine e pertanto dovrà anch'esso essere sottoposto alla conversione in formato PDF testo (accessibile).

35 E’ un progetto GruppoSpaggiari Parma La firma elettronica qualificata e firma digitale 35 [ Art. 1, c. 1, lett. r), CAD] – Per firma elettronica qualificata s’intende un particolare tipo di firma elettronica avanzata che sia basata su un certificato qualificato e realizzata mediante un dispositivo sicuro per la creazione della firma [Art. 1, c. 1, lett. s), CAD] – Per firma digitale s’intende un particolare tipo di firma elettronica avanzata basata su un certificato qualificato e su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l'integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici

36 E’ un progetto GruppoSpaggiari Parma La firma elettronica remota ed avanzata 36 [Art. 1, DPCM 22 febbraio 2013] – La firma remota è un particolare procedura di firma elettronica qualificata o di firma digitale, generata su HSM, che consente di garantire il controllo esclusivo delle chiavi private da parte dei titolari delle stesse [Art. 1, c. 1, lett. q-bis, CAD] – Per firma elettronica avanzata s’intende l’insieme di dati in forma elettronica allegati oppure connessi a un documento informatico che: consentono l'identificazione del firmatario del documento garantiscono la connessione univoca al firmatario sono creati con mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo esclusivo sono collegati ai dati ai quali detta firma si riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati stessi siano stati successivamente modificati

37 E’ un progetto GruppoSpaggiari Parma La firma elettronica remota ed avanzata 37 [Art. 21, c. 1, CAD] – Il documento informatico sottoscritto con firma elettronica avanzata formato nel rispetto delle regole tecniche di cui all'articolo 20, comma 3, che garantiscano l'identificabilità dell'autore, l'integrità e l'immodificabilità del documento, ha l'efficacia prevista dall'articolo 2702 del codice civile [Art. 55, DPCM 22 febbraio 2013] - La realizzazione di soluzioni di firma elettronica avanzata è libera e non è soggetta ad alcuna autorizzazione preventiva La firma elettronica avanzata realizzata in conformità con le disposizioni delle presenti regole tecniche, è utilizzabile limitatamente ai rapporti giuridici intercorrenti tra il sottoscrittore e il soggetto che ne fa uso per l’erogazione dei suoi servizi

38 E’ un progetto GruppoSpaggiari Parma La firma elettronica grafometrica 38 Per firma grafometrica non s’intende la scansione di una firma autografa né il processo di acquisizione del tratto grafico mediante un tablet, bensì l'acquisizione, oltre che del tratto grafico, anche di una serie di parametri comportamentali legati alla firma, che permettono di identificare con certezza il firmatario Tra questi parametri comportamentali figurano: la velocità di scrittura la pressione esercitata sul tablet l’angolo di inclinazione della penna l’accelerazione dei movimenti il numero di volte che la penna viene sollevata dalla tavoletta

39 E’ un progetto GruppoSpaggiari Parma è un particolare tipo di firma elettronica avanzata basata su un sistema di chiavi asimmetriche crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro Strumento che permette di verificare la provenienza e l’integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici la generazione della firma digitale avviene tramite un certificato digitale qualificato rilasciato da un’autorità certificata e riconosciuta da AGID: certificatore ufficialecertificatore ufficiale Valore della Firma digitale: - autenticità: certezza dell’autore non è una “firma falsa” - integrità: non modificabilità del documento originale (dopo che è stato firmato) - non ripudiabilità: l’autore non può negare di aver firmato il documento La dematerializzazione: gli strumenti – firma digitale 39

40 E’ un progetto GruppoSpaggiari Parma L’apposizione di firma digitale integra e sostituisce l’apposizione di sigilli, punzoni, timbri, contrassegni e marchi di qualsiasi genere ad ogni fine previsto dalla normativa vigente, in sintesi il sistema della firma digitale soddisfa il requisito della forma scritta. Dunque, se si utilizza la firma digitale, in caso di contenzioso un giudice non avrà margini di valutazione su autenticità del documento, integrità e provenienza della firma. La dematerializzazione: gli strumenti – firma digitale 40

41 E’ un progetto GruppoSpaggiari Parma Una firma digitale NON è valida se è generata con un certificato elettronico scaduto, sospeso o revocato. E’ valida quella firma digitale alla quale è associabile un riferimento temporale opponibile a terzi che collochi la generazione delle firma in un momento precedente alla sospensione, scadenza o revoca del suddetto certificato. [Ai sensi dell’art. 41, c. 4, del DPCM 22 febbraio 2013] - Oltre alla marca temporale, costituiscono validazione temporale: marca temporale; il riferimento temporale contenuto nella segnatura di protocollo; il riferimento temporale ottenuto attraverso la procedura di conservazione il riferimento temporale ottenuto attraverso l’utilizzo del servizio di posta elettronica certificata; La dematerializzazione: gli strumenti – firma digitale 41

42 E’ un progetto GruppoSpaggiari Parma Procedura operativa n° 1 Programma installato sul proprio computer h ttps://www.firma.infocert.it/installazione/installazione_DiKe.phph ttps://www.firma.infocert.it/installazione/installazione_DiKe.php Procedura operativa n° 2 Usufruire di un servizio on-line https://www.firma.infocert.it/utenti/verifica.php https://postecert.poste.it/verificatore/servletverificatorep7m?tipoOp=10 Procedura operativa n° 3 Installare un add-on per Adobe Acrobat Reader® Come leggere un file firmato digitalmente? La dematerializzazione: gli strumenti – firma digitale 42

43 E’ un progetto GruppoSpaggiari Parma Copie informatiche di documenti analogici (Art.22) La dematerializzazione dei documenti a scuola 43

44 E’ un progetto GruppoSpaggiari Parma Copie informatiche di documenti analogici. 1. I documenti informatici contenenti copia di atti pubblici, scritture private e documenti in genere, compresi gli atti e documenti amministrativi di ogni tipo formati in origine su supporto analogico, spediti o rilasciati dai depositari pubblici autorizzati e dai pubblici ufficiali, hanno piena efficacia, ai sensi degli articoli 2714 e 2715 del codice civile, se ad essi è apposta o associata, da parte di colui che li spedisce o rilascia, una firma digitale o altra firma elettronica qualificata. La loro esibizione e produzione sostituisce quella dell'originale. La dematerializzazione dei documenti a scuola 44

45 E’ un progetto GruppoSpaggiari Parma Copie informatiche di documenti analogici. 2. Le copie per immagine su supporto informatico di documenti originali formati in origine su supporto analogico hanno la stessa efficacia probatoria degli originali da cui sono estratte, se la loro conformità è attestata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato, con dichiarazione allegata al documento informatico e asseverata secondo le regole tecniche stabilite ai sensi dell'articolo 71. La dematerializzazione dei documenti a scuola 45

46 E’ un progetto GruppoSpaggiari Parma Copie informatiche di documenti analogici. 4. Le copie formate ai sensi dei commi 1, 2 e 3 sostituiscono ad ogni effetto di legge gli originali formati in origine su supporto analogico, e sono idonee ad assolvere gli obblighi di conservazione previsti dalla legge, salvo quanto stabilito dal comma Con decreto del PCM possono essere individuate particolari tipologie di documenti analogici originali unici per le quali, in ragione di esigenze di natura pubblicistica, permane l'obbligo della conservazione dell'originale analogico oppure, in caso di conservazione sostitutiva, la loro conformità all'originale deve essere autenticata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato con dichiarazione da questi firmata digitalmente ed allegata al documento informatico., permane l'obbligo della conservazione dell'originale analogico La dematerializzazione dei documenti a scuola 46

47 E’ un progetto GruppoSpaggiari Parma Copie analogiche di documenti informatici. (Art. 23) La dematerializzazione dei documenti a scuola 47

48 E’ un progetto GruppoSpaggiari Parma L'art. 23 prevede, al primo comma, che le copie su supporto analogico (cartaceo) di documento informatico, anche sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale, hanno la stessa efficacia probatoria dell'originale da cui sono tratte se la loro conformità all'originale in tutte le sue componenti e' attestata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato. La dematerializzazione dei documenti a scuola Copie analogiche di documenti informatici. 48

49 E’ un progetto GruppoSpaggiari Parma Copie analogiche di documenti informatici (Art. 23) La dematerializzazione dei documenti a scuola Noi PA Cedolino elettronico 49

50 E’ un progetto GruppoSpaggiari Parma Per assicurare la provenienza e la conformità all’originale, sulle copie analogiche di documenti informatici è possibile apporre a stampa, un contrassegno generato elettronicamente tale da consentire la verifica automatica della conformità del documento analogico a quello informatico. Il contrassegno apposto ai sensi del primo periodo sostituisce a tutti gli effetti di legge la sottoscrizione autografa e non può essere richiesta la produzione di altra copia analogica con sottoscrizione autografa del medesimo documento informatico. I programmi software eventualmente necessari alla verifica sono di libera e gratuita disponibilità. La dematerializzazione dei documenti a scuola 50

51 E’ un progetto GruppoSpaggiari Parma Codici grafici bidimemsionali La dematerializzazione dei documenti a scuola 51

52 E’ un progetto GruppoSpaggiari Parma Copie analogiche di documenti informatici. La dematerializzazione dei documenti a scuola 52 l’articolo 3-bis, commi 4-bis, 4-ter e 4-quater del Codice

53 E’ un progetto GruppoSpaggiari Parma 4-bis. In assenza del domicilio digitale di cui al comma 1, le amministrazioni possono predisporre le comunicazioni ai cittadini come documenti informatici sottoscritti con firma digitale o firma elettronica avanzata, da conservare nei propri archivi, ed inviare ai cittadini stessi, per posta ordinaria o raccomandata con avviso di ricevimento, copia analogica di tali documenti sottoscritti con firma autografa sostituita a mezzo stampa predisposta secondo le disposizioni di cui all'articolo 3 del decreto legislativo 12 dicembre 1993, n ter. Le disposizioni di cui al comma 4-bis soddisfano a tutti gli effetti di legge gli obblighi di conservazione e di esibizione dei documenti previsti dalla legislazione vigente laddove la copia analogica inviata al cittadino contenga una dicitura che specifichi che il documento informatico, da cui la copia e' tratta, e' stato predisposto e conservato presso l'amministrazione in conformità alle regole tecniche di cui all'articolo 71. La dematerializzazione dei documenti a scuola 53

54 E’ un progetto GruppoSpaggiari Parma Il Dirigente Scolastico MARIA GRAZIA ROSSI copia analogica sottoscritta con firma a mezzo stampa predisposta secondo l'articolo 3 del D.lgs 12 dicembre 1993, n. 39 e l'articolo 3bis, comma 4bis del Codice dell'amministrazione digitale. Documento prodotto e conservato in originale informatico e firmato digitalmente ai sensi dell'art. 20 del 'Codice dell'Amministrazione Digitale' nella data risultante dai dati della sottoscrizione digitale. La dematerializzazione dei documenti a scuola 54

55 E’ un progetto GruppoSpaggiari Parma Strumenti: la posta elettronica certificata Le amministrazioni pubbliche pubblicano nei propri siti un indirizzo istituzionale di PEC a cui il cittadino possa rivolgersi per qualsiasi richiesta ai sensi del presente codice. Le amministrazioni devono altresì assicurare un servizio che renda noti al pubblico i tempi di risposta”. L’indirizzo di PEC (come anche esplicitato dall’art.2, comma 1, lettera a della Legge Stanca n.4/2004), a cui fare riferimento deve essere immediatamente accessibile nella home page del sito web istituzionale. 55 L’art.54, c.2-ter del CAD

56 E’ un progetto GruppoSpaggiari Parma Strumenti: la posta elettronica certificata Comunicare con il MIUR via Posta Elettronica Certificata - applicazione degli artt. 45 e 47 del Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD) (D.Lgs 7 marzo 2005 e s.m.i.) restituire al mittente citando: documento non conforme per la pubblicazione ai sensi dell'art. 9 DL 179/2012 e DM 20 marzo Il documento informatico trasmesso con PEC si intende inviato e pervenuto al destinatario, all‘indirizzo elettronico da questi dichiarato. La trasmissione del documento informatico mediante PEC, equivale alla notificazione per mezzo della posta nei casi consentiti dalla legge. 56

57 E’ un progetto GruppoSpaggiari Parma Strumenti: la posta elettronica certificata Il termine "Certificata" si riferisce al fatto che il gestore del servizio rilascia al mittente una ricevuta che costituisce prova legale dell’avvenuta spedizione del messaggio ed eventuali allegati. Allo stesso modo, il gestore della casella PEC del destinatario invia al mittente la ricevuta di avvenuta consegna. Inoltre, il sistema di Posta Certificata, grazie ai protocolli di sicurezza utilizzati, è in grado di garantire la certezza del contenuto non rendendo possibili modifiche al messaggio, sia per quanto riguarda i contenuti che eventuali allegati. La Posta Elettronica Certificata garantisce, in caso di contenzioso, l'opponibilità a terzi del messaggio. 57

58 E’ un progetto GruppoSpaggiari Parma Strumenti: la posta elettronica certificata I vantaggi, invece, possono essere semplificati nei seguenti punti: Semplicità, risparmio, comodità Valore legale No virus e Spam Sicurezza Comunicazione Elettronica Certificata tra Pubblica Amministrazione e Cittadino La CEC-PAC, invece è una modalità di Posta Certificata gratuita per il cittadino, che consente di dialogare esclusivamente con la Pubblica Amministrazione e non può essere utilizzata per comunicazioni tra aziende, professionisti o tra cittadini.CEC-PAC 58

59 E’ un progetto GruppoSpaggiari Parma Creare aree che consentano la comunicazione a 360° tra tutti i cittadini della scuola Creare aree che consentano agli utenti del servizio scolastico di comunicare con gli uffici e con le figure di sistema La dematerializzazione dei documenti: la comunicazione Ma per fare questo è necessario che tutti gli operatori scolastici siano utenti registrati del sito della scuola e quindi attribuzione di un account per l'accesso al sito ed alle procedure riservate a tutto il personale in servizio Ma per fare questo è necessario che tutti gli operatori scolastici siano telematicamente raggiun- gibili … e quindi attribuzione di una casella istituzionale a tutto il personale in servizio riservata alle comunicazioni di servizio. 59

60 E’ un progetto GruppoSpaggiari Parma Trasmissione dei documenti attraverso la posta elettronica tra le pubbliche amministrazioni ( Art 47 del CAD) Le comunicazioni di documenti tra le pubbliche amministrazioni avvengono mediante l'utilizzo della posta elettronica o in cooperazione applicativa; esse sono valide ai fini del procedimento amministrativo una volta che ne sia verificata la provenienza Le comunicazioni sono validamente inviate quando: - sono sottoscritte con firma digitale - dotate di segnatura di protocollo - ovvero è comunque possibile accertarne altrimenti la provenienza, secondo quanto previsto dalla normativa vigente o dalle regole tecniche di cui all'articolo 71 (esclusa la trasmissione di documenti a mezzo fax) - sono trasmesse via PEC. Le comunicazioni della PA 60

61 E’ un progetto GruppoSpaggiari Parma Istanze e dichiarazioni presentate alle pubbliche amministrazioni per via telematica. (Art 65 del CAD) Le pubbliche amministrazioni sono tenute ad avviare il procedimento a seguito di istanze e dichiarazioni inviate dal cittadino per via telematica, con le modalità stabilite dal codice dell'amministrazione digitale (CAD): l'eventuale inosservanza comporta l'insorgenza di responsabilità dirigenziale e disciplinare in capo al titolare dell'ufficio competente. Il mancato avvio del procedimento da parte del titolare dell'ufficio competente a seguitodi istanza o dichiarazione inviate ai sensi e con le modalità di cui al comma 1, lettere a), c) e c-bis),comporta responsabilità dirigenziale e responsabilità disciplinare dello stesso Le comunicazioni della PA 61

62 E’ un progetto GruppoSpaggiari Parma Istanze e dichiarazioni presentate alle pubbliche amministrazioni per via telematica. (Art 65 del CAD) L'art. 65 prevede che le istanze e le dichiarazioni presentate alla P.A. per via telematica sono valide: a) se sottoscritte mediante la firma digitale b) quando l'autore è identificato dal sistema informatico con l'uso della carta d'identità elettronica o della carta nazionale dei servizi; c) quando l'autore è identificato dal sistema informatico con i diversi strumenti predisposti dalle amministrazioni per l'individuazione del soggetto che richiede il servizio (ad es. POLIS), nonché quando le istanze e le dichiarazioni sono inviate con le modalità di cui all'articolo 38, comma 3, del D.P.R. n. 445/2000 ( invio telematico di copia dell'istanza e copia non autenticata del documento) c) bis ovvero se trasmesse dall'autore mediante la propria Pec Le comunicazioni della PA 62

63 E’ un progetto GruppoSpaggiari Parma Istanze e dichiarazioni presentate alle pubbliche amministrazioni per via telematica. (Art 47 del CAD) La pubbliche amministrazioni utilizzano per le comunicazioni tra l’amministrazione ed i propri dipendenti la posta elettronica o altri strumenti informatici di comunicazione nel rispetto delle norme in materia di protezione dei dati personali e previa informativa agli interessati in merito al grado di riservatezza degli strumenti utilizzati. Si veda anche il rapporto 2013 del MIUR sull’uso della PECrapporto 2013 del MIUR sull’uso della PEC Le comunicazioni della PA 63

64 E’ un progetto GruppoSpaggiari Parma Posta elettronica Pubblica Amministrazione Le comunicazioni della PA IPA indice degli indirizzi della PA INIPEC indice nazionale degli indirizi di PEC delle imprese e dei professionisti ANPR* Anagrafe Nazionale della Popolazione Residente sono stati istituti * Prevista entro dicembre

65 E’ un progetto GruppoSpaggiari Parma Posta elettronica Pubblica Amministrazione Le comunicazioni della PA In sintesi, tutte le comunicazioni tra pubbliche amministrazioni/ professionisti/ imprese, possono essere inviate attraverso PEC senza che il destinatario debba dichiarare la propria disponibilità ad accettarne l’utilizzo (art. 16, comma 9 del D.L. n° 185/2008). Inoltre, a decorrere dal 1° luglio 2013, la presentazione di istanze, dichiarazioni, dati e lo scambio di informazioni e documenti tra le imprese e le amministrazioni pubbliche avvengono esclusivamente in via telematica. (DPCM del 22 luglio 2011) 65

66 E’ un progetto GruppoSpaggiari Parma Art. 57 bis CAD Al fine di assicurare la trasparenza delle attività istituzionali è istituito l’indice degli indirizzi di posta elettronica delle amministrazioni pubbliche da utilizzare per le comunicazioni e per lo scambio di informazioni e per l’invio di documenti. La gestione dell’indice sono affidate a DigitPA Le amministrazioni aggiornano gli indirizzi e i contenuti dell'indice tempestivamente e comunque con cadenza almeno semestrale secondo le indicazioni di DigitPA. La mancata comunicazione degli elementi necessari al completamento dell'indice e del loro aggiornamento è valutata ai fini della responsabilità dirigenziale e dell'attribuzione della retribuzione di risultato ai dirigenti responsabili. Le comunicazioni della PA 66

67 E’ un progetto GruppoSpaggiari Parma Strumenti: la posta elettronica certificata Nasce il registro degli indirizzi di posta elettronica certificata, un elenco attraverso il quale i cittadini potranno trovare il recapito telematico di imprese e professionisti. ImpreseProfessionisti Ini-Pec 67 Indice nazionale degli indirizzi di posta elettronica certificata

68 E’ un progetto GruppoSpaggiari Parma Strumenti: la posta elettronica certificata Anagrafe nazionale della popolazione residente - ANPR E' istituita presso il Ministero dell'interno l'Anagrafe nazionale della popolazione residente (ANPR)... Art. 3bis. Il comma 1 del citato articolo dispone “ Al fine di facilitare la comunicazione tra pubbliche amministrazioni e cittadini, è facoltà di ogni cittadino indicare alla pubblica amministrazione, secondo le modalità stabilite al comma 3, un proprio indirizzo di posta elettronica certificata,... quale suo domicilio digitale” L'indirizzo dianzi nominato è inserito nell'Anagrafe nazionale della popolazione residente-ANPR e reso disponibile a tutte le pubbliche amministrazioni 68

69 E’ un progetto GruppoSpaggiari Parma Archiviazione dei documenti informatici L’archivio è definito come “un complesso organico di documenti prodotti, o comunque sia acquisiti, da un soggetto pubblico o privato, ente o famiglia, durante lo svolgimento delle sue funzioni” L’archivio nasce spontaneamente, quale sedimentazione documentaria di un’attività pratica, amministrativa, giuridica Il documento archivistico viene prodotto nell’ambito di un’attività pratica, amministrativa o giuridica, pertanto esso è strettamente correlato ai suoi precedenti e susseguenti, nonché al soggetto produttore. L’archivio si forma correttamente nella misura in cui queste relazioni sono mantenute evidenti 69

70 E’ un progetto GruppoSpaggiari Parma [Art. 53, c. 5, del DPR 28 dicembre 2000, n. 445] e [DPCM 03/12/2013 sulle regole tecniche per il protocollo informatico] - La registrazione di protocollo è «un’operazione obbligatoria per i documenti ricevuti o spediti da una pubblica amministrazione e per tutti i documenti informatici»DPCM 03/12/2013 sulle regole tecniche per il protocollo informatico Sono esclusi dalla registrazione di protocollo: le gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali e notiziari della pubblica amministrazione, le note di ricezione delle circolari e altre disposizioni, i materiali statistici, gli atti preparatori interni, i giornali, le riviste, i libri, i materiali pubblicitari, gli inviti a manifestazioni, la corrispondenza interna che non ha, in modo diretto o indiretto, contenuto probatorio o comunque sia rilevanza amministrativa. Archiviazione dei documenti informatici

71 E’ un progetto GruppoSpaggiari Parma Archiviazione dei documenti informatici Sono esclusi dalla registrazione di protocollo i documenti già soggetti a registrazione particolare dell’Amministrazione Con l’entrata in funzione del sistema di gestione informatica dei documenti devono essere eliminati tutti i sistemi di registrazione dei documenti alternativi al protocollo informatico La registrazione dei documenti informatici determina la loro immissione nell’archivio digitale: da quel momento in poi non potranno più essere modificati o cancellati.

72 E’ un progetto GruppoSpaggiari Parma Archiviazione dei documenti informatici La registrazione di protocollo dei documenti informatici prevede la memorizzazione delle stesse informazioni indicate per quelli cartacei con l’aggiunta, tra i dati obbligatori, dell’ impronta del documento informatico, costituita dalla sequenza di simboli binari in grado di identificarne univocamente il contenuto. La registrazione di protocollo dei documenti informatici ricevuti per posta elettronica è effettuata in modo da far corrispondere ad ogni messaggio una registrazione

73 E’ un progetto GruppoSpaggiari Parma Archiviazione dei documenti informatici Ogni persona tende ad organizzare i propri documenti in un modo che rispecchia il suo carattere e i suoi interessi Siccome l’archivio è la memoria di un’intera organizzazione, alle logiche personali di organizzazione dei documenti devono subentrare metodi e regole condivise Il titolario di classificazione è il sistema precostituito di partizioni astratte (di solito denominate: titoli, categorie, classi, sottoclassi), gerarchicamente ordinate (dal generale al particolare), fissate sulla base dell’analisi delle funzioni dell’ente

74 E’ un progetto GruppoSpaggiari Parma Archiviazione dei documenti informatici Classificare un documento significa associarlo, in base all’oggetto cui si riferisce, alla partizione del titolario (ad esempio categoria e classe) che individua la relativa funzione. [Art. 56 del DPR n. 445/2000] - Le operazioni di registrazione e segnatura di protocollo, nonché di classificazione dei documenti, sono operazioni necessarie. I documenti informatici in arrivo, dopo essere stati scaricati dalla PEC istituzionale, protocollati e classificati, sono assegnati agli uffici per competenza o conoscenza. L’assegnazione di un documento si traduce nell’autorizzazione all’accesso da parte dell’assegnatario tramite il sistema di gestione informatica dei documenti, ma non dovrebbe determinare lo spostamento fisico dei file

75 E’ un progetto GruppoSpaggiari Parma Archiviazione dei documenti informatici I documenti relativi ad un determinato procedimento amministrativo, ad una persona fisica o giuridica, o comunque sia formati per la trattazione di un oggetto specifico, devono essere riuniti in fascicoli I fascicoli devono ricadere necessariamente in una partizione del titolario di classificazione e sono numerati progressivamente nell’ambito di ciascuna categoria, classe e sottoclasse I fascicoli rappresentano le unità di base, indivisibili, di un archivio

76 E’ un progetto GruppoSpaggiari Parma Archiviazione dei documenti informatici Mentre un fascicolo cartaceo si forma attraverso la sedimentazione fisica dei documenti che vi afferiscono, un fascicolo informatico è rappresentato con l’ausilio di un software che analizza i metadati a esso associati, individua i documenti che lo compongono e visualizza l’insieme risultante in una forma grafica che ricorda i tradizionali carteggi Agendo direttamente e opportunamente sull’insieme dei metadati associati ai documenti e ai fascicoli informatici, si possono creare una moltitudine di link che permettono di “navigare” agevolmente nell’archivio digitale alla ricerca dei vari oggetti informativi

77 E’ un progetto GruppoSpaggiari Parma Archiviazione dei documenti informatici Lo spostamento di documenti informatici registrati sul sistema di gestione informatica dei documenti avviene sempre attraverso il sistema con l’operazione di riassegnazione. Per soddisfare il requisito dell’unitarietà dell’archivio digitale, occorre evitare la dispersione dei documenti informatici nei sistemi utilizzati per la loro produzione o acquisizione Il legislatore ha previsto anche l’utilizzo di un registro di emergenza

78 E’ un progetto GruppoSpaggiari Parma Archiviazione dei documenti informatici Le pubbliche amministrazioni devono: istituire le Aree Organizzative Omogenee (AOO), indicando per ciascuna di esse le unità operative che la compongono attivare in ogni AOO il Servizio di protocollo informatico e nominare un Responsabile con idonei requisiti professionali, ai sensi dell’art. 61 del DPR 445/2000 ri-progettare l’intero sistema di gestione dei documenti, elaborando un nuovo modello organizzativo ed archivistico adottare il manuale di gestione dei documenti ai sensi del DPCM 31 ottobre 2000 e dell’art. 5 del DPCM 03/12/2013 sulle regole tecniche per il protocollo informatico.DPCM 03/12/2013 sulle regole tecniche per il protocollo informatico

79 E’ un progetto GruppoSpaggiari Parma Conservazione dei documenti informatici I fattori che incidono negativamente sulla conservazione a lungo termine di un contenuto informativo digitale riguardano: il deterioramento dei media, che può avvenire per cause naturali o per effetto di agenti atmosferici l’obsolescenza tecnologica, che colpisce indifferentemente tutti i componenti del sistema la perdita di dati in modo accidentale o intenzionale La normativa vigente in Italia (Deliberazione CNIPA 19 febbraio 2004, n. 11) è stata recentemente modificata ed integrata dal DPCM del 03/12/2013 sulle regole tecniche in materia di conservazioneDPCM del 03/12/2013

80 E’ un progetto GruppoSpaggiari Parma Conservazione dei documenti informatici L’art. 2 della Deliberazione CNIPA 19 febbraio 2004, n. 11 dichiara: gli obblighi di conservazione (sostitutiva) dei documenti, previsti dalla legislazione vigente sia per le pubbliche amministrazioni sia per i privati, sono soddisfatti a tutti gli effetti se il processo di conservazione è effettuato con le modalità di cui agli articoli 3 e 4. L’AGID ha emanato la circolare n° 65 del 10/04/2014 che disciplina le modalità per l’accreditamento e la vigilanza sui soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documenti informativicircolare n° 65 del 10/04/2014

81 E’ un progetto GruppoSpaggiari Parma Conservazione dei documenti informatici L’art. 3 della delibera n. 11/2004 dichiara che la conservazione di documenti informatici, anche sottoscritti, avviene mediante memorizzazione su supporti ottici e termina con l’apposizione, sull’insieme dei documenti, o su un’evidenza informatica contenente una o più impronte dei documenti, o di un insieme di essi, del riferimento temporale e della firma digitale da parte del Responsabile della conservazione che attesta così il corretto svolgimento del processo. Per fronteggiare l’obsolescenza dei supporti, il legislatore ha assegnato al Responsabile della conservazione il compito di verificare periodicamente, con cadenza non superiore a 5 anni, l’effettiva leggibilità dei documenti conservati provvedendo, se necessario, al riversamento diretto del contenuto dei supporti.

82 E’ un progetto GruppoSpaggiari Parma Conservazione dei documenti informatici Per fronteggiare l’obsolescenza dei formati elettronici, il legislatore è ricorso alla tecnica del riversamento sostitutivo che consiste nel trasferire uno o più documenti conservati da un supporto ottico di memorizzazione ad un altro, modificando la loro rappresentazione informatica [Art 44-bis, c. 1, CAD] – I soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici e di certificazione dei relativi processi anche per conto di terzi ed intendono conseguire il riconoscimento del possesso dei requisiti del livello più elevato, in termini di qualità e di sicurezza, chiedono l'accreditamento presso l’AGID ai sensi delle regole che l’AGID definirà nel rispetto dell’art. 13 del DPCM 03/12/2013. DPCM 03/12/2013


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