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1 Articolazione, anche sperimentale, della Nuova Struttura Organizzativa dellAteneo Attuazione dellorganigramma Interazioni tra le varie aree funzionali.

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1 1 Articolazione, anche sperimentale, della Nuova Struttura Organizzativa dellAteneo Attuazione dellorganigramma Interazioni tra le varie aree funzionali Possibili sviluppi 20 giugno 2002_ Posizioni organizzative comportanti funzioni dirigenziali

2 2

3 3 Matrice delle interazioni della Nuova Struttura Organizzativa dellAteneo Affari generali contratti e convenzioni Affari generali contratti e convenzioni SIP - Servizi Informatici di Polo SIP - Servizi Informatici di Polo Servizi Bibliotecari di Area Servizi Bibliotecari di Area Direttore Amministrativo Vicario Direttore Amministrativo Vicario Area delle Attività di Didattica,Ricerca e Servizi agli Studenti Area delle Attività di Didattica,Ricerca e Servizi agli Studenti Comunicazione e Marketing Area di indirizzo politico - amministrativo, consultivo e di controllo dellAteneo Relazioni Internazionali Rapporti con le Aziende Ospedaliere e il SSN Segreterie Organi e Commissioni di Ateneo Portavoce e Ufficio Stampa Area Ris. Umane e Svil. Organizz. Area Ris. Umane e Svil. Organizz. Area dei Servizi Bibliotecari Area dei Servizi Bibliotecari Area dei Servizi Informativi CSIAF Area dei Servizi Informativi CSIAF Divisione Affari Generali Divisione Affari Generali Divisione Didattica Divisione Didattica Servizi Finanziari Servizi alla Ricerca e Relaz. Internazionali Servizi alla Ricerca e Relaz. Internazionali Servizi alla Didattica e agli Studenti Servizi alla Didattica e agli Studenti Servizi Patrimoniali e Tecnici Servizi Patrimoniali e Tecnici Divisione Ricerca Divisione Ricerca Divisione Serv, Stud. Divisione Serv, Stud. Divisione Servizi Finanz. Divisione Servizi Finanz. Divisione Servizi Patrim. Divisione Servizi Patrim. Divisione Servizi Tecnici Divisione Servizi Tecnici Area dei Servizi Decentrati di Polo Area dei Servizi Decentrati di Polo Direzione e Coordinamento di Polo Direzione e Coordinamento di Polo Cerimoniale Rilevazioni Statistiche Area dei Servizi Amministrativi Finanziari e Tecnici Area dei Servizi Amministrativi Finanziari e Tecnici

4 4 Uffici e Servizi in staff allArea di indirizzo politico-amministrativo, consultivo e di controllo dellAteneo - Interazioni funzionali e gerarchiche con le strutture amministrative, finanziarie e tecniche di riferimento C.d.A. S.A. Rapporti con le Aziende Ospedaliere e con il SSN Rapporti con le Aziende Ospedaliere e con il SSN Garante (dei diritti) Affari Legali, Contratti e Convenzioni di Ateneo Affari Legali, Contratti e Convenzioni di Ateneo Controllo Atti, Procedimenti e Auditing Controllo Atti, Procedimenti e Auditing Rettore Pro-rettore Vicario Pro-rettori Delegati Rettore Pro-rettore Vicario Pro-rettori Delegati Relazioni Interne ed esterne (Archivio, Protocollo e posta) Relazioni Interne ed esterne (Archivio, Protocollo e posta) Servizi Statistici Servizi Statistici Segreteria del Rettore Segreteria del Rettore Relazioni Internazionali Relazioni Internazionali Comunicazione e Marketing Comunicazione e Marketing Direttore Amministrativo Direttore Amministrativo Direttore Amministrativo Vicario Direttore Amministrativo Vicario Nucleo di Valutazione Interna Nucleo di Valutazione Interna Comitato Consultivo tecnico-ammin. Comitato Consultivo tecnico-ammin. Collegio Revisori dei Conti Collegio Revisori dei Conti Comitato Pari Opportunità Comitato Pari Opportunità Segreterie Organi e Commissioni di Ateneo Segreterie Organi e Commissioni di Ateneo Cerimoniale Portavoce e Ufficio Stampa Portavoce e Ufficio Stampa Dirigente Divisione Affari Generali Dirigente Divisione Affari Generali Costituzione e Rinnovo Organi Istituzionali - Elezioni e Nomine Costituzione e Rinnovo Organi Istituzionali - Elezioni e Nomine Segreteria di Direzione Segreteria di Direzione segreteria Coordinamento dirigenti segreteria Coordinamento dirigenti ORGANICO A TENDERE Dirigente:3 EP17: D:39 C:24 TOTALE:83 ORGANICO A TENDERE Dirigente:3 EP17: D:39 C:24 TOTALE:83 ORGANICO ATTUALE Dirigente:3 EP: 4 D:13 C:33 TOTALE:53 ORGANICO ATTUALE Dirigente:3 EP: 4 D:13 C:33 TOTALE:53

5 5 Principali funzioni e compiti Segreteria del Rettore Supporta il Rettore ed il suo Staff nell'espletamento delle attività istituzionali proprie del vertice politico dell'Ateneo, garantendo la qualità, l'efficacia e l'efficienza sia verso gli utenti interni, sia verso quelli esterni Portavoce e Ufficio Stampa È costituito ai sensi e per l'attuazione di quanto previsto dagli artt. 7 e 9 della legge 150 del 7 giugno Cura, per il Rettore e gli Organi di vertice politico dell'Amministrazione, i rapporti con la stampa e con altri mezzi di informazione. Cura le informazioni sulle attività dell'Ateneo. Cura e diffonde la rassegna-stampa e il Notiziario di Ateneo (predisposizione di brevi summary in inglese), nonché la redazione e la diffusione del previsto Bollettino Ufficiale, e ciò anche attraverso l'ottimale utilizzo delle nuove e appropriate tecnologie informatiche. Potenziamento dell'informazione via Internet, con la revisione ed il potenziamento della pagina Notizie sul sito Cerimoniale Presidia e gestisce l'efficace ed efficiente utilizzo dell'Aula Magna e di tutti gli spazi, interni ed esterni al Rettorato, destinati agli eventi di Ateneo (Inaugurazione Anno accademico, Conferenze di Ateneo, Convegni e Seminari, Riunioni di lavoro). Cura dei rapporti tra chi organizza la riunione ed eventuali altri Uffici interessati. Coordina la segreteria organizzativa di eventi e convegni promossi direttamente dal Rettorato.

6 6 Principali funzioni e compiti Servizi Statistici Supporta gli Organi di Governo e di controllo dell'Ateneo per l'efficacia dei processi decisionali e di quelli di monitoraggio e valutazione dei risultati di gestione. Supporta ai medesimi fini tutte le posizioni organizzative ed in particolare quelle che assolvono attività di controllo, connesse alle funzioni loro affidate, con specifico riguardo agli aspetti propri del "controllo di gestione". Rileva ed elabora dati statistici sulle diverse attività e settori dell'Ateneo, curandone la trasmissione anche agli organi di rilevazione statistica nazionale. Collabora con il mondo scientifico (ricerca di Ateneo …) e con il Mondo dell'Amministrazione pubblica (Comuni, Province, Regione Toscana …) e con lo stesso Ministero (indagini conoscitive per gli interventi di sostegno, …) ricevendo finanziamenti che sono destinati al bilancio di Ateneo Servizi di Controllo Interno ed Auditing Svolge ogni attività necessaria alle esigenze di coordinamento, di acquisizione di dati e documenti, nonché di analisi e di sintesi dei predetti elementi, connessi alle funzioni istituzionalmente demandate al Nucleo di Valutazione Interna dell'Ateneo. Supporta, ai medesimi fini, anche gli Organi di Governo e di Direzione dell'Ateneo in ordine ai processi decisionali, nonché ai compiti di vigilanza e di controllo di loro competenza. Segreterie Organi e Commissioni Di Ateneo

7 7 Garante Supporta il garante (dei diritti) nell'espletamento delle attività allo stesso demandate dall'art. 10 dello Statuto e dal correlato Regolamento attuativo, garantendo la qualità, l'efficacia e l'efficienza, anche attraverso l'ottimale utilizzo di nuove e appropriate tecnologie informatiche. Organi Collegiali di Ateneo Supporta gli Organi di Governo e di Controllo dell'Ateneo, nell'esercizio di delle funzioni istituzionali agli stessi demandate da specifiche disposizioni legislative, dallo Statuto e dai Regolamenti interni, garantendo la tempestiva, efficace ed efficiente diffusione delle decisioni adottate, nonché la loro conservazione, utilizzando a tale riguardo nuove ed appropriate tecnologie informatiche. Garantisce la legittima composizione ed attivazione dei predetti Organi e la validità delle loro sedute e decisioni. Rapporti con le Aziende Ospedaliere e con il Servizio Sanitario Nazionale Garantisce i rapporti con le Aziende Ospedaliere e con il Servizio Sanitario Nazionale, curando l'istruzione delle relative convenzioni e adottando i conseguenti provvedimenti amministrativi. Supporta gli Organi e le posizioni organizzative dell'Ateneo ed in particolare del Polo Biomedico, nell'assolvimento di attività connesse alla gestione dei predetti rapporti. Utilizza a tale riguardo nuove ed appropriate tecnologie informatiche. Segreteria di Direzione Supporta il Direttore Amministrativo nell'espletamento dei compiti allo stesso affidati dalle leggi, dallo Statuto e dai Regolamenti interni, garantendo, garantendone la qualità, l'efficacia e l'efficienza sia verso gli utenti interni, sia verso quelli esterni. Principali funzioni e compiti

8 8 Ufficio Contratti e Convenzioni Di Ateneo 1. Affari legali e Contenzioso Garantisce, interagendo appropriatamente con l'Avvocatura Distrettuale dello Stato, il supporto legale (consultivo e giurisdizionale, ivi compresa la rappresentanza e difesa in giudizio dell'Amministrazione anche nel campo del lavoro) connesso all'efficace e corretto espletamento di tutte le attività istituzionali dell'Ateneo. Predispone atti giudiziari ed extragiudiziari (atti transattivi, contratti, quietanze, diffide ecc.) necessari per la tutela legale dell'Università. Per le cause di competenza del giudice amministrativo, ove la difesa tecnica in giudizio è rimasta di competenza dell'Avvocatura dello Stato, svolge attività istruttoria, predispone memorie e, più in generale, interagisce con la suddetta Avvocatura per garantire un'efficace difesa degli interessi dell'Amministrazione Su impulso del titolare dell'azione disciplinare istruisce e cura tutti gli adempimenti relativi alla contestazione di addebiti disciplinari, tanto nei confronti del personale docente e ricercatore, quanto nei confronti del personale tecnico-amministrativo. Sostiene, davanti alla Corte di Disciplina del CUN, le proposte del Rettore 2. Contratti e Convenzioni Garantisce supporto e consulenza sia agli organi di Governo che alle Unità amministrative dell'Ateneo in ordine alla costituzione, modifica, estinzione di enti giuridici di diritto privato cui l'Ateneo partecipa. Provvede alla redazione tecnica del relativo Statuto, alla predisposizione ed alla presentazione delle relative pratiche ai competenti organi consultivi e/o decisionali. Cura la tenuta dell'elenco dei rappresentanti dell'Ateneo in seno agli organi di tali enti. Fornisce assistenza alla stipula delle convenzioni di Ateneo. Cura lo svolgimento dell'intera procedura di gara per l'appalto di lavori, forniture e servizi di competenza dell'Amministrazione centrale e del Sistema Bibliotecario di Ateneo. Principali funzioni e compiti

9 9 Ufficio Contratti e Convenzioni Di Ateneo (segue) Redige e conserva il relativo contratto curandone anche gli aspetti fiscali, nonché il recupero delle spese gravanti sull'appaltatore. Fornisce consulenze su questa materia. Verifica la legittimità dei provvedimenti prima di sottoporli alla firma del dirigente responsabile. Cura la tenuta del repertorio notarile adempiendo a tutti gli obblighi a ciò connessi dalle norme. Il titolare dell'Ufficio svolge funzioni di ufficiale rogante 3. Assicurazioni e attività varie Garantisce la copertura assicurativa dell'Ateneo, delle sue strutture e infrastrutture, dei suoi Organi, del suo personale e, ove previsto e/o necessario, dei suoi utenti. Fornisce una consulenza di base in relazione ai brevetti e istruisce le relative pratiche, quando necessario. Istruisce le pratiche per le donazioni. Istruisce i reclami ex art. 10 del Regolamento per l'Amministrazione, la Finanza e la contabilità Costituzione e Rinnovo Organi Istituzionali Elezioni e Nomine Cura le elezioni del Rettore, dei membri elettivi del Senato Accademico, del Consiglio di Amministrazione e del Comitato delle Pari Opportunità, garantendo il regolare svolgimento ed il rispetto delle norme vigenti. Assicura il controllo della regolarità, fornendo anche la consulenza necessaria, delle elezioni e delle designazioni elettive degli organi e dei rappresentanti delle Strutture didattiche, di ricerca e gestionali dell'Ateneo, quando debba intervenire una nomina con atto del Rettore. Principali funzioni e compiti

10 10 Costituzione e Rinnovo Organi Istituzionali Elezioni e Nomine Cura la predisposizione degli atti e della documentazione necessari per nomine, deleghe ed incarichi relativi a Organi e rappresentanti di Ateneo, del Rettore, del Direttore Amministrativo. Controlla le richieste di patrocinio e le richieste di visibilità esterna dell'Ateneo, al fine di verificarne la rispondenza formale alle normative vigenti, ed istruisce, quando necessario, le relative pratiche per gli Organi di Governo. Cura tutte le ulteriori attività, di vario genere, connesse al settore e, in particolare la tenuta e l'aggiornamento di un "organigramma funzionale" di Organi e Rappresentanti dell'Ateneo. Ufficio Relazioni Interne ed Esterne 1. Relazioni con il Pubblico e supporto alla Direzione Amministrativa in un'ottica di corrette ed efficaci relazioni con gli utenti interni ed esterni dell'Ateneo, nonché di soddisfazione degli stessi (customer satisfaction), supporta il Direttore Amministrativo – e ciò attraverso soprattutto un'attenta e coordinata lettura della posta in arrivo e in partenza, dei messaggi di posta elettronica e mediante i dati desunti dai colloqui con gli utenti – nell'individuare in tempo utile eventuali disfunzioni e disservizi che dovessero riscontrarsi e/o che potessero ingenerarsi in particolari settori e in particolari momenti dell'attività istituzionale dell'Ateneo. Al medesimo riguardo supporta il Direttore Amministrativo nel formulare le più appropriate e tempestive risposte finalizzate a soddisfare specifiche richieste e comunque al gestire efficacemente eventuali e connessi disagi degli utenti, raffreddando possibili conflitti. Principali funzioni e compiti

11 11 Ufficio Relazioni Interne ed Esterne (segue) A quest'ultimo fine, progetta e gestisce, di concerto con i previsti Uffici Relazioni con il Pubblico e con gli altri Uffici e Servizi dell'Ateneo interessati, appropriati strumenti, anche elettronici, per fornire agli utenti efficaci, tempestive e adeguate informazioni e/o soluzioni. Cura e gestisce, altresì, i più efficaci sistemi, anche elettronici, di raccolta e diffusione delle Gazzette Ufficiali, nonché delle pubblicazioni dell'Ateneo, con particolare riguardo al previsto Bollettino Ufficiale e al Notiziario Cura e gestisce i più efficaci sistemi, anche elettronici, di registrazione, raccolta, conservazione e diffusione dei provvedimenti (deliberazioni, decreti, pareri ed altri) via via adottati dagli Organi di Governo e di Direzione dell'Ateneo. In ossequio alle disposizioni di cui al D.Lgs. 30 marzo 2001, n. 165, art.11, sugli Uffici Relazioni con il Pubblico, provvede: a. al servizio all'utenza per i diritti di partecipazione di cui al capo III della legge 7 agosto 1990, n. 241, e successive modificazioni; b. all'informazione all'utenza relativa agli atti ed allo stato dei procedimenti; c. alla ricerca ed analisi finalizzate alla formulazione di proposte alla propria amministrazione sugli aspetti organizzativi e logistici del rapporto con l'utenza Archivio, Protocollo e Posta Cura e gestisce, avvalendosi di nuove e appropriate tecnologie informatiche, i sistemi per la più efficace e tempestiva ricezione, protocollazione, archiviazione e smistamento della posta in arrivo e/o in partenza di competenza degli Organi di Governo e di Direzione dell'Ateneo, nonché degli uffici e servizi dell'Unità amministrativa centrale dell'Ateneo medesimo. Principali funzioni e compiti

12 12 Archivio, Protocollo e Posta (segue) Cura e garantisce, altresì, in collaborazione con gli informatici dello CSIAF, l'attuazione delle disposizioni di cui al D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 (Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa), e successive modificazioni e integrazioni. Garantisce, nel rispetto delle norme vigenti sia sulla trasparenza, sia sulla riservatezza dei dati personali, l'accesso alla documentazione registrata ed in suo possesso, in collaborazione con l'altro settore dell'Ufficio. Garantisce la consegna della corrispondenza sia all'interno che all'esterno dell'Ateneo, anche avvalendosi delle nuove ed appropriate tecnologie informatiche, in vista di uno snellimento e semplificazione dei servizi. Provvede all'attuazione delle disposizioni contenute nel regolamento sugli archivi dell'Ateneo e nel manuale di gestione dei medesimi e formula alla Direzione ed agli Organi proposte per il loro aggiornamento in coerenza con l'evoluzione normativa, con i bisogni dell'utenza. E con l'evoluzione tecnologica. Principali funzioni e compiti Controllo Atti e Procedimenti e Auditing

13 13 Relazioni Internazionali - Funzionigramma ORGANICO A TENDERE EP: 1 D: 4 C:2 TOTALE:7 ORGANICO A TENDERE EP: 1 D: 4 C:2 TOTALE:7 ORGANICO ATTUALE EP: D:1 C:5 TOTALE:6 ORGANICO ATTUALE EP: D:1 C:5 TOTALE:6

14 14 Programma Quadro di Ricerca e Sviluppo Tecnologico dell Unione Europea Programma ALFA (Cooperazione accademica con lAmerica Latina) Programma TEMPUS/MEDA (Cooperazione con i Paesi non associati Europa centrale e orientale ed ex-URSS) Programma ASIA-LINK (Cooperazione accademica con i paesi asiatici) Altri Programmi analoghi di cooperazione (CULTURA – SANITA,….) Bando di Ateneo per la partecipazione e a programmi internazionali e per linvito di studiosi straneri di chiara fama Rapporti con le Istituzioni comunitarie e con il Consorzio Tyrrhenum FINANZIAMENTI COMUNITARI E RAPPORTI CON L UNIONE EUROPEA Principali funzioni e compiti ACCORDI DI COLLABORAZIONE E SVILUPPO DELLE RELAZIONI INTERNAZIONALI Accordi di collaborazione culturale bilaterali e multilaterali Bando di Ateneo per lo sviluppo degli scambi culturali e la cooperazione internazionale Progettazione di convegni ed iniziative nellambito di collaborazioni interuniversitarie internazionali a livello di Ateneo Organizzazione visite di delegazioni estere

15 15 Principali funzioni e compiti (segue) ACCORDI DI COLLABORAZIONE E SVILUPPO DELLE RELAZIONI INTERNAZIONALI Banca dati sulle collaborazioni internazionali e monitoraggio sulle attività svolte Rapporti con i Delegati dArea nominati dal Pro Rettore per le Relazioni Internazionali Rapporti con Università e Organismi esteri PROGRAMMI NAZIONALI, AZIONI SPECIALI E RAPPORTI CON LE ISTITUZIONI E IL TERRITORIO Programma di Internazionalizzazione del sistema universitario (INTERLINK) Collaborazione, per la parte di competenza, allattivazione di Dottorati e Master internazionali Cooperazione interuniversitaria internazionale (COOPERLIN K) Programma di Azioni Integrate Italia/Spagna Programma VINCI – Università italo francese Bandi per mobilità internazionale nellambito di programmi CRUI (Conferenza Rettori Università italiane) Bandi Ministero Affari esteri per Protocolli scientifici e Accordi culturali Rapporti con Organismi nazionali e locali

16 16 Comunicazione e Marketing Programmazione e Pianificazione Attività di Comunicazione e Marketing Programmazione e Pianificazione Attività di Comunicazione e Marketing Sito WEB di Ateneo Comunicazione e Marketing Comunicazione e Marketing Rapporti con il Territorio e Promozione Rapporti con il Territorio e Promozione Controllo e Valutazione della Qualità dei Servizi (Customer Satisfaction) Controllo e Valutazione della Qualità dei Servizi (Customer Satisfaction) ORGANICO A TENDERE Dirigente: 1 EP: 2 D: C: TOTALE:3 ORGANICO A TENDERE Dirigente: 1 EP: 2 D: C: TOTALE:3 ORGANICO ATTUALE Dirigente: 1 EP: D: C: TOTALE:1 ORGANICO ATTUALE Dirigente: 1 EP: D: C: TOTALE:1

17 17 Promozione dellAteneo sul territorio Supporto alle facoltà, dipartimenti, centri e musei per migliorare la loro visibilità e rendere più fruibile lofferta globale dellUniversità Miglioramento della soddisfazione degli utenti interni ed esterni (studenti, comunità, enti pubblici) Rafforzamento dellimmagine dellAteneo attraverso la promozione di relazioni con stakeholders istituzionali, accademici, di ricerca, didattici e industriali Coordinamento di campagne di comunicazione istituzionali Sviluppo di eventi promozionali e attività di cooperazione con enti e imprese Consolidamento del profilo globale dellUniversità degli Studi di Firenze con lutilizzo di mezzi di comunicazione e la predisposizione del previsto Ufficio Relazioni con il Pubblico. Comunicazione E Marketing Principali funzioni e compiti Organizzazione sul campo di indagini per il miglioramento della customer satisfaction in collegamento con il delegato del Rettore Controllo e Valutazione della qualità dei Servizi

18 18 Aggiornamento costante degli organi di governo sullattività di comunicazione della concorrenza Consolidamento dellattività di comunicazione attraverso i rapporti con i mezzi di comunicazione Programmazione e Pianificazione attività di Comunicazione Principali funzioni e compiti Coordinamento degli Uffici di Polo Allestimento e alimentazione del network di Punti Più sul territorio Rapporti con il territorio E Promozione Cura del sito web dellUniversità dal punto di vista delle strategie di comunicazione interna e esterna in stretto collegamento con il Web editor Sito Web

19 19 Dirigente Divisione Servizi alla Didattica, Innovazione e Sviluppo Offerta Formativa Dirigente Divisione Servizi alla Didattica, Innovazione e Sviluppo Offerta Formativa Dirigente Divisione Servizi alla Ricerca e al trasferimento dellInnovazione Dirigente Divisione Servizi alla Ricerca e al trasferimento dellInnovazione Dirigente Divisione Servizi agli Studenti, Orientamento, Mobilità e Collaborazioni Studentesche Dirigente Divisione Servizi agli Studenti, Orientamento, Mobilità e Collaborazioni Studentesche Area delle Attività di Didattica, Ricerca e Servizi agli Studenti Programm., Rendicont. e Valutaz. Attività di Didattica e di Ricerca - Progetti Speciali Programm., Rendicont. e Valutaz. Attività di Didattica e di Ricerca - Progetti Speciali Dirigente ORGANICO A TENDERE Dirigente: 3 EP: 11 D: 20 C: 17 TOTALE: 52 ORGANICO A TENDERE Dirigente: 3 EP: 11 D: 20 C: 17 TOTALE: 52 ORGANICO ATTUALE Dirigente: 0 EP: 7 D: 10 C: 20 TOTALE: 37 ORGANICO ATTUALE Dirigente: 0 EP: 7 D: 10 C: 20 TOTALE: 37 Lorganico di personale si intende a tempo pieno e indeterminato Lorganico di personale si intende a tempo pieno e indeterminato

20 20 Attività di Didattica, Ricerca e Servizi agli Studenti Principali funzioni e compiti Il dirigente responsabile di area esercita i seguenti compiti: formula proposte ed esprime pareri nelle materie di sua competenza agli Organi Accademici e al Direttore Amministrativo; cura lattuazione dei piani, programmi e direttive generali definite dagli organi accademici e attribuisce ai dirigenti gli incarichi e la responsabilità di specifici progetti e gestione; definisce gli obiettivi che i dirigenti devono perseguire e attribuisce le conseguenti risorse umane, finanziarie e materiali; adotta gli atti relativi allorganizzazione degli uffici dirigenziali afferenti; dirige, coordina e controlla lattività dei dirigenti e dei responsabili dei procedimenti amministrativi, anche con potere sostitutivo in caso di inerzia; adotta gli atti dei provvedimenti amministrativi ed esercita i poteri di spesa che non siano delegati ai dirigenti; esercita ogni altra attribuzione prevista dalla legge, dallo Statuto e dai Regolamenti di Ateneo

21 21 Principali funzioni e compiti Programmazione., Rendicont. e Valutaz. Attività di Didattica e di Ricerca - Progetti Speciali Attività di studio e coordinamento a supporto degli organi centrali di governo; Attività di studio, coordinamento, indirizzo e monitoraggio del Progetto Campus One; trasferimento al Polo competente dei fondi relativi alle iniziative finanziate per i corsi di laurea coinvolti; controllo ed accertamento della documentazione prodotta per la realizzazione del Progetto e relative azioni Attività di studio, coordinamento, indirizzo e monitoraggio dei Progetti Moduli Professionalizzanti; trasferimento al Polo competente dei fondi relativi alle iniziative finanziate Collaborazione, per la parte di competenza, ad altri progetti speciali (corsi IFTS, accreditamenti, ecc.); Diffusione degli indirizzi generali sulla gestione del processo di valutazione della didattica nellambito dei Progetti speciali (Campus One) in esecuzione delle decisioni dei vari organismi preposti (Crui); Collaborazione alla rendicontazione fondi MIUR per la programmazione del sistema universitario Collaborazione per la parte di competenza ai programmi di internazionalizzazione della didattica; rendicontazioni intermedie e finali dei fondi assegnati dalla U.E. Attività di studio e collaborazione, per la definizione di una metodologia di esposizione dei costi per i Progetti di Ricerca finanziati dalla U.E. ORGANICO A TENDERE Dirigente: 0 EP: 1 D: 2 C: 2 TOTALE: 5 ORGANICO A TENDERE Dirigente: 0 EP: 1 D: 2 C: 2 TOTALE: 5 ORGANICO ATTUALE Dirigente: 0 EP: 0 D: 1 C: 2 TOTALE: 3 ORGANICO ATTUALE Dirigente: 0 EP: 0 D: 1 C: 2 TOTALE: 3

22 22 Convenzioni e Programmi di Ricerca Convenzioni e Programmi di Ricerca Dottorato e Assegni di Ricerca Dottorato e Assegni di Ricerca Divisione Servizi alla Ricerca e al Trasferimento dellInnovazione Studi Ricerca e trasferimento dellInnovazione Dirigente Brevetti e Rapporti con il Territorio Brevetti e Rapporti con il Territorio ORGANICO A TENDERE Dirigente: 1 EP: 5 D: 6 C: 2 TOTALE:14 ORGANICO A TENDERE Dirigente: 1 EP: 5 D: 6 C: 2 TOTALE:14 ORGANICO ATTUALE Dirigente: 0 EP: 4 D: 4 C: 4 TOTALE: 12 ORGANICO ATTUALE Dirigente: 0 EP: 4 D: 4 C: 4 TOTALE: 12

23 23 Attività: analisi, istruzione pratiche e diffusione interna Attività di ricerca e trasferimento nei Centri e Dipartimenti Sistema informativo per la valutazione della ricerca e portale della ricerca Regolamenti e normative interne per la ricerca e trasferimento Normativa nazionale della ricerca e rapporti con CRUI Rappresentanti di Area in Senato Accademico Fondo per lo sviluppo della ricerca di Ateneo Principali funzioni e compiti STUDI RICERCA E TRASFERIMENTO Attività: istruzione pratiche, coordinamento contatti esterni, diffusione interna Brevettazione di invenzioni in occasione di ricerche Consorzi Spin-off da innovazione tecnologica Rapporti con Incubatore Rapporti con Fondazione BREVETTI E RAPPORTI CON IL TERRITORIO

24 24 Attività: Gestione, istruzione pratiche Attività conto terzi Fondo di Ateneo per la ricerca Finanziamento grande attrezzature e progetti strategici Bandi Centri di Ateneo per la ricerca, trasferimento e alta formazione Programmi di ricerca di rilevante interesse nazionale Fondo integrativo speciale per la ricerca Fondo per gli investimenti della ricerca di base Centri di eccellenza del MIUR Ricerche condotte da giovani ricercatori Costituzione e/o modificazione dipartimenti e centri interdipartimentali Costituzione, adesione centri interuniversitari Principali funzioni e compiti CONVENZIONI E PROGRAMMI DI RICERCA Attività: istruzione pratiche, preparazione bandi, gestione A. Dottorato: Normative per dottorato Istituzione e bandi di dottorato nazionale Istituzione e bando di dottorati internazionali Gestione dottorandi B. Assegni: Normativa per assegni di ricerca Bandi assegni cofinanziati Gestione assegnisti Costituzione, adesione centri interuniversitari Analisi e valutazione assegni di ricerca Borse di studio e di ricerca DOTTORATI E ASSEGNI DI RICERCA

25 25 Divisione Servizi alla Didattica, Innovazione e Sviluppo Offerta Formativa Dirigente Organizzazione, Innovazione e Sviluppo Attività Didattiche Organizzazione, Innovazione e Sviluppo Attività Didattiche Convenzioni e Rapporti con le Istituzioni e con il Territorio (Innovazione e Sviluppo dellOfferta Formativa) Convenzioni e Rapporti con le Istituzioni e con il Territorio (Innovazione e Sviluppo dellOfferta Formativa) ORGANICO A TENDERE Dirigente: 1 EP: 2 D: 4 C: 4 TOTALE:11 ORGANICO A TENDERE Dirigente: 1 EP: 2 D: 4 C: 4 TOTALE:11 ORGANICO ATTUALE Dirigente: 0 EP: D: 2 C: 4 TOTALE: 6 ORGANICO ATTUALE Dirigente: 0 EP: D: 2 C: 4 TOTALE: 6

26 26 Principali funzioni e compiti degli uffici Organizzazione, Innovazione e Sviluppo Attività Didattiche Raccordo con le attività degli uffici didattica di Facoltà e/o di Polo Adozione e revisione del Regolamento Didattico d'Ateneo (norme comuni e ordinamenti didattici singoli corsi di laurea e di laurea specialistica) Adozione e revisione del Regolamento per listituzione e il funzionamento dei corsi di master Istituzione, attivazione e disattivazione corsi di corso di laurea, laurea specialistica, master, corsi di perfezionamento e scuole di specializzazione Aggiornamento banca dati Offerta Formativa MIUR-CINECA Adozione e revisione dei regolamenti didattici di corso di laurea, laurea specialistica, master e scuole di specializzazione Adozione e revisione dei regolamenti didattici di Facoltà Costituzione e disattivazione Strutture Didattiche Rinnovo Organi Strutture Didattiche Supporto tecnico all'attività di rilevazione e valutazione della qualità della didattica. Convenzioni e rapporti con le Istituzioni e con il territorio (Innovazione e sviluppo dellOfferta formativa) Principali funzioni e compiti Supporto tecnico e monitoraggio della gestione dei Master di I e II livello e dei Corsi di perfezionamento Sviluppo e partecipazione ad iniziative di formazione continua promosse da istituzioni internazionali, nazionali e regionali Istruzione convenzioni per il supporto dell'attività didattica in sede, decentrata e a distanza Istruzione convenzioni per listituzione e il funzionamento dei corsi di studio a gestione congiunta con altre Università italiane e straniere Sviluppo rapporti con la Regione e con gli Organismi di gestione dei corsi IFTS Sviluppo rapporti con gli Organismi interuniversitari di formazione (SISS, ICON, etc.) Sviluppo rapporti con Organismi nazionali e regionali per la gestione di progetti di Rapporti con i Provveditorati provinciali agli Studi per la gestione dei corsi integrativi degli Istituti magistrali Gestione processi di accreditamento corsi di studio Sviluppo e coordinamento Comitati di indirizzo dellofferta didattica dAteneo

27 27 Divisione Servizi agli Studenti, Orientamento, Mobilità e Collaborazioni Studentesche Orientamento, Mobilità e Collaborazioni Studentesche Orientamento, Mobilità e Collaborazioni Studentesche Programmazione, pianificazione e coordinamento carriere studenti Programmazione, pianificazione e coordinamento carriere studenti Dirigente ORGANICO A TENDERE Dirigente: 1 EP: 3 D: 8 C: 9 TOTALE:21 ORGANICO A TENDERE Dirigente: 1 EP: 3 D: 8 C: 9 TOTALE:21 ORGANICO ATTUALE Dirigente: 0 EP: 3 D: 3 C:10 TOTALE:16 ORGANICO ATTUALE Dirigente: 0 EP: 3 D: 3 C:10 TOTALE:16

28 28 Principali funzioni e compiti Carriere Studenti, Tasse e Contributi Studio della normativa e supporto agli Organi di governo Innovazione e sviluppo delle procedure amministrative ed informatiche anche in collaborazione con gli uffici di Polo Manifesto degli studi Formazione e aggiornamento del personale centrale e periferico anche in collaborazione con gli uffici di Polo Procedure concorsuali di accesso a corsi a numero programmato Determinazione della misura delle tasse e modalità di calcolo delle rate di tassazione Coordinamento delle procedure di emissione dei certificati di accreditamento di versamento o di postagiro (MAV) Determinazione delle modalità di rimborso delle tasse Criteri sulle modalità di assegnazione delle borse di studio Coordinamento, indirizzo e controllo in materia di esami di stato Coordinamento del processo Alma Laurea Coordinamento con le strutture didattiche e con il Ministero per la definizione dei contingenti degli studenti stranieri Gestione front-office segreterie decentrate di Figline Valdarno, Pistoia e Prato

29 29 Principali funzioni e compiti Orientamento, Mobilità e Collaborazioni Studentesche Attività di studio, coordinamento, indirizzo controllo e monitoraggio per collaborazioni a tempo parziale degli studenti. Definizione del numero delle collaborazioni e della loro ripartizione fra le unità amministrative; Predisposizione e pubblicazione del bando; verifiche sulle dichiarazioni degli studenti. Gestione delle graduatorie. Attività di studio, coordinamento, indirizzo controllo e monitoraggio per le iniziative didattiche e culturali degli studenti. Pubblicazione del bando di Ateneo; esame e selezione delle richieste di finanziamento; trasferimento al polo competente dei fondi relativi alle iniziative finanziate. Attività di studio, coordinamento, indirizzo controllo e monitoraggio per la mobilità internazionale degli studenti; rendicontazioni intermedie e finali allAgenzia Nazionale Socrates dei fondi concessi per le borse di mobilità; monitoraggio per verificare gli scostamenti a livello di polo e gestione degli scostamenti a livello di ateneo. Attività di studio, coordinamento, indirizzo controllo e monitoraggio per gli interventi per studenti disabili. Pubblicazione del bando e ricezione delle candidature. Elaborazione e rendicontazione fondi assegnati dal MIUR e trasferimento degli stessi ai poli competenti. Attività di studio, coordinamento, indirizzo controllo, monitoraggio e promozione per stage e tirocini; stipula di accordi quadro con enti esterni a livello di ateneo; gestione del programma Servizio gestione sportello Alma Laurea per le aziende. Attività di studio, coordinamento, indirizzo, controllo, monitoraggio e promozione relativa allorientamento. Gestione dati sulle preiscrizioni. Predisposizione e diffusione di materiale informativo. Rendicontazione fondi MIUR. Attività di studio, coordinamento, indirizzo controllo e monitoraggio per i programmi di internazionalizzazione della didattica. Stipula accordi bilaterali proposti dalle strutture didattiche; rinnovo della candidatura per il contratto istituzionale con la Comunità Europea; stipula della convenzione finanziaria con la U.E.; pubblicazione bandi di ateneo per la mobilità studentesca; trasferimento ai poli dei fondi per il funzionamento del programma Socrates/Erasmus rendicontazioni intermedie e finali dei fondi assegnati dalla U.E.

30 30 Area Risorse Umane e Sviluppo Organizzativo Programmazione e Pianificazione Fabbisogni, Budget e Valutazione della Produttività del personale tecnico e amministrativo Programmazione e Pianificazione Fabbisogni, Budget e Valutazione della Produttività del personale tecnico e amministrativo Relazioni Sindacali e Normativa del lavoro Relazioni Sindacali e Normativa del lavoro Organizzazione e Sviluppo Formazione Dirigente Innovazione e Sistemi Informativi Innovazione e Sistemi Informativi Selezione e Mobilità ORGANICO A TENDERE Dirigente: 1 EP: 11 D:65 C: 7 TOTALE:84 ORGANICO A TENDERE Dirigente: 1 EP: 11 D:65 C: 7 TOTALE:84 ORGANICO ATTUALE Dirigente: 1 EP: 1 D: 8 C:63 TOTALE:74 ORGANICO ATTUALE Dirigente: 1 EP: 1 D: 8 C:63 TOTALE:74 Stipendi e Trattamento Accessorio Del Personale Stipendi e Trattamento Accessorio Del Personale Carriere e Amministrazione del Personale Tecnico - Amministrativo e convenzionato con il S.S.N. Carriere e Amministrazione del Personale Tecnico - Amministrativo e convenzionato con il S.S.N. Carriere e Amministrazione del Personale Docente, Ricercatore e Collab. Linguistico e convenzionato con il S.S.N. Carriere e Amministrazione del Personale Docente, Ricercatore e Collab. Linguistico e convenzionato con il S.S.N. Supporto alla Programmazione e Pianificazione Fabbisogni, Budget e Concorsi del Personale Docente, Ricercatore e Collab. Linguistico Supporto alla Programmazione e Pianificazione Fabbisogni, Budget e Concorsi del Personale Docente, Ricercatore e Collab. Linguistico

31 31 Organizzazione e Sviluppo 1. Supporta il Dirigente dellArea Risorse Umane nelle attività di analisi, innovazione e sviluppo organizzativo dellAteneo. 2. Si interfaccia con tutte le Aree e con il CSIAF per lattivazione di nuovi servizi e il miglioramento dellefficienza di quelli esistenti, tenuto conto delle risorse finanziarie, strumentali ed umane disponibili. 3. Garantisce il trasferimento delle innovazioni apportate, anche attraverso la progettazione di adeguati processi informativi e di formazione (riqualificazione e aggiornamento) professionale del personale interessato. 4. Collabora con il servizio preposto alla predisposizione e allaggiornamento del sito WEB, per la diffusione delle informazioni e, in generale, di quelle relative alle decisioni adottate dagli Organi di Governo e di Direzione in materia di ordinamenti e regolamenti delle attività didattiche e di ricerca, nonché in materia di gestione delle risorse patrimoniali e finanziarie ad esse dedicate e di organizzazione del lavoro. 5. Progetta, realizza ed assicura laggiornamento degli organigrammi dellAteneo, controllandone la rispondenza ai criteri organizzativi previsti. 6. Collabora con il Dirigente dellArea Risorse Umane e le Aree Organizzative di Ateneo alla definizione e allaggiornamento della struttura organizzativa, in conformità con le linee strategiche espresse dagli Organi di Governo e di Direzione dellAteneo. Principali funzioni e compiti

32 32 Organizzazione e Sviluppo (segue) 7. Predispone i profili professionali in collaborazione e con le Aree organizzative di Ateneo e, dintesa con il Servizio Selezione del personale e Gestione della Mobilità, rileva le esigenze qualitative e quantitative relative alle risorse umane. 8. Coordina la gestione, lo sviluppo e laggiornamento del database gestionale del personale, individuando modalità, tecniche e strumenti di lavoro, anche attraverso la necessaria interazione con il CSIAF. Principali funzioni e compiti Innovazione e Sistemi Informativi 1. Definisce, in collaborazione con il CSIAF che le attuerà, i requisiti funzionali nonché, nei casi in cui è richiesto dalla tipologia degli interventi da effettuare, le specifiche tecniche del Sistema Informativo del Personale, al fine di garantire il loro costante adeguamento alla evoluzione normativa. 2. Cura la manutenzione e limplementazione delle formule di calcolo degli stipendi al fine di assicurarne il puntuale adeguamento alla normativa contrattuale, fiscale e previdenziale. 3. Sovrintende alla elaborazione informatica degli stipendi mensili, predisponendo efficaci strumenti di controllo sulloutput prodotto. 4. Supporta gli utenti delle procedure di gestione contabile, per quanto riguarda la funzionalità del sistema e la normativa contabile e fiscale, in collaborazione con gli uffici dellAmministrazione Centrale e delle altre strutture organizzative dellAteneo. 5. Fornisce ed elabora i dati di base, giuridici – contabili – previsionali – etc., necessari alle attività specifiche dellArea delle Risorse Umane.

33 33 Innovazione e Sistemi Informativi (segue) 14. Provvede alla formazione e alla diffusione di informazioni sul sistema contabile dellAteneo, anche attraverso corsi di formazione e pagine web. 15. Contribuisce alla corretta percezione, da parte del personale, dei contenuti e delle motivazioni delle politiche di gestione del personale, promuovendo, nelle sedi e con i mezzi più opportuni, la diffusione delle informazioni. Partecipa ai progetti di comunicazione interna. Relazioni Sindacali e Normativa del Lavoro 1. Fa parte della delegazione trattante di parte pubblica. 2. Cura le relazioni sindacali e lattività di contrattazione nel quadro delle disposizioni legislative vigenti e dei correlati regolamenti ed accordi. 3. Predispone e definisce i contratti integrativi decentrati di Ateneo tenuto conto delle procedure di perfezionamento e dei vincoli di bilancio, ex art. 5 del CCNL. 4. Cura, dintesa con le Aree organizzative interessate, secondo quanto previsto dal CCNL, la gestione delle materie oggetto di informazione, concertazione e consultazione. 5. Garantisce la tempestiva diffusione e, dintesa con le Aree organizzative interessate, lattuazione degli accordi sindacali sottoscritti. 6. Cura altresì lapplicazione di quanto specificatamente disposto dal CCNL e a livello di relazioni sindacali in materia di sicurezza nei luoghi di lavoro, di raffreddamento dei conflitti, di interpretazione autentica dei contratti, di contributi sindacali, di pari opportunità e di diritti sindacali. Principali funzioni e compiti

34 34 Relazioni Sindacali e Normativa del Lavoro (segue) 5. Garantisce la tempestiva diffusione e, dintesa con le Aree organizzative interessate, lattuazione degli accordi sindacali sottoscritti. 6. Cura altresì lapplicazione di quanto specificatamente disposto dal CCNL e a livello di relazioni sindacali in materia di sicurezza nei luoghi di lavoro, di raffreddamento dei conflitti, di interpretazione autentica dei contratti, di contributi sindacali, di pari opportunità e di diritti sindacali. 7. Assicura le necessarie verifiche dellOrganizzazione del Lavoro (processi di selezione e mobilità del personale, individuazione delle posizioni organizzative e di responsabilità, sistemi incentivanti e valutazione della produttività, etc.), tenuto conto delle disposizioni legislative vigenti in materia di gestione e sviluppo professionale delle risorse umane e degli accordi sindacali sottoscritti in materia. 8. Presidia lapplicazione di tutti gli istituti legali e contrattuali in materia di diritto del lavoro, assicurandone, per tutti i servizi dellArea Risorse Umane e per le altre Aree organizzative, la corretta interpretazione normativa. 9. Gestisce, dintesa con i servizi legali interni ed esterni, il contenzioso del lavoro e le procedure disciplinari Selezione e Mobilità 1. Adatta la mobilità del personale dellAteneo, lapplicazione delle le politiche di selezione, valutazione e incentivazione del personale, sulla base delle vigenti disposizioni legislative e regolamentari e tenuto conto di quanto definito dalle relazioni sindacali. Principali funzioni e compiti

35 35 Selezione e Mobilità (segue) 2. Espleta tutte le procedure di reclutamento (pubblicazione dei bandi, raccolta e verifica delle domande, formalizzazione delle Commissioni dei Concorsi, sistemazione logistica, stipula dei contratti di assunzione, etc.), nel rispetto della normativa interna e di legge nellambito dei tempi strettamente necessari. Realizza tutte le attività collegate al procedimento concorsuale finalizzandone gli esiti. 3. Per le tematiche di competenza, fornisce il supporto specialistico necessario alla elaborazione di programmi annuali e pluriennali per gli interventi di adeguamento e dimensionamento del numero e della tipologia di personale, secondo le priorità strategiche e nel rispetto della normativa vigente. 4. Collabora alla rilevazione delle esigenze qualitative e quantitative relative alle risorse umane dellAteneo. 5. Assicura una corretta gestione degli organici del personale tecnico e amministrativo e collabora con gli organi di governo per la loro programmazione. 6. In collaborazione con il servizio Organizzazione, Innovazione e Sistemi e con le Aree organizzative competenti, individua modalità, strumenti e tecniche di rilevazione dei carichi di lavoro, curando l'attuazione delle relative analisi di dimensionamento presso le strutture organizzative dell'Ateneo. Individua le statistiche e gli standard di riferimento per l'identificazione dei fabbisogni di personale presso strutture organizzative simili (es.: Presidenze, Dipartimenti, Poli, etc.) 7. Elabora, in collaborazione con le funzioni competenti, i bandi di selezione di personale, curando la descrizione dei profili professionali richiesti. Principali funzioni e compiti

36 36 Formazione 1. Programma, pianifica e organizza l attuazione dei processi formativi di aggiornamento e sviluppo professionale del personale, tenuto conto dell'organizzazione del lavoro e delle sue innovazioni, nonché di quanto disposto dalla vigente legislazione, dai vigenti regolamenti interni di Ateneo e dal vigente CCNL in materia di progressione orizzontale e verticale del personale tecnico- amministrativo delle Università. 2. Supporta il Servizio Relazioni Sindacali nelle attività di contrattazione decentrata per quanto riguarda la materia della formazione e dello sviluppo professionale del personale. 3. Individua e gestisce operativamente modalità e strumenti per la rilevazione dei bisogni formativi, anche in relazione allevoluzione organizzativa dellAteneo 4. Collabora con le Aree organizzative per elaborare programmi annuali e pluriennali di intervento formativo e di sviluppo organizzativo, secondo le priorità strategiche e nel rispetto della normativa vigente. 5. Sovrintende alla documentazione a supporto dei programmi di formazione/sviluppo e delle pratiche per l'ottenimento delle risorse e delle autorizzazioni necessarie 6. Elabora modalità e procedure di coordinamento delle azioni e delle informazioni e di raccolta dei dati al fine di ottimizzare le attività formative e di garantire coerenza tra tutti gli interventi di formazione/sviluppo svolti nelle strutture di Ateneo. Principali funzioni e compiti

37 37 Formazione 7. Fissa degli standard di qualità degli interventi formativi da erogare al personale dell'Ateneo e costruisce strumenti di misurazione della loro efficacia, per valutare la validità della formazione in relazione ai bisogni formativi rilevati. 8. Assicura il coordinamento e l'organizzazione delle iniziative formative programmate, verificando la coerenza degli interventi con gli standard di qualità prefissati. 9. Svolge le attività di valutazione del potenziale del personale, individuando le relative modalità, tecniche e strumenti. 10. Collabora con i ruoli competenti all'individuazione e allo sviluppo di candidati interni per profili professionali di cui vi sia esigenza in Ateneo. 11. Predispone strumenti di informazione e valutazione sullofferta di formazione professionale erogata da enti esterni allAteneo. 12. Esplora eventuali collegamenti con iniziative di formazione proposte da Enti e organizzazioni locali, regionali, nazionali o internazionali e ne progetta ladozione promuovendo anche lottenimento di finanziamenti locali, regionali, nazionali o internazionali per la formazione. Programmazione e Pianificazione Fabbisogni, Budget e Valutazione della Produttività 1.Si coordina con le funzioni competenti per lelaborazione del budget previsionale, tenendo conto delle norme contrattuali e dei correlati regolamenti ed accordi sindacali. Principali funzioni e compiti

38 38 Programmazione e Pianificazione Fabbisogni, Budget e Valutazione della Produttività (segue) 2. Assicura il controllo dellavanzamento periodico del budget dei costi del personale, nei vincoli previsti dal bilancio e dalle normative vigenti. 3. In collaborazione con i ruoli competenti, valuta costantemente le implicazioni economiche delle azioni pianificate e ne assicura la compatibilità con le risorse disponibili. 4. In base alle analisi svolte, elabora e propone programmi annuali e pluriennali di intervento retributivo e di pianta organica dintesa con le altre funzioni interessate, secondo le priorità organizzative, nel rispetto delle normative vigenti e dei vincoli di bilancio. 5. Controlla limplementazione dei piani retributivi, valutando eventuali scostamenti tra il budget e gli effettivi costi del personale. 6. Cura il costante aggiornamento dei piani sviluppati e monitora le ricadute degli interventi realizzati per operare le necessarie modifiche alle attività programmate. 7. Assicura la disponibilità e lanalisi dei dati previsionali e di consuntivo relativi ai programmi di intervento. 8. Studia e analizza ipotesi di piani di benefici integrativi ed incentivanti, al fine di identificare le possibilità più idonee a definire la corretta valutazione in termini di costi. 9. Valuta e definisce, in collaborazione con le funzioni interessate, i progetti organizzativi o gestionali di intervento utili allapplicazione degli istituti retribuiti incentivanti previsti dalla normativa vigente (es.: produttività collettiva, valutazioni individuali, etc.) Principali funzioni e compiti

39 39 Carriere e Amministrazione del personale Docente, Ricercatori e Collaboratori Linguistici E convenzionato con il S.S.N. 1. Assicura il corretto svolgimento delle procedure di reclutamento e selezione del personale docente e ricercatore e dei collaboratori ed esperti linguistici, nel rispetto della normativa e dei tempi organizzativi previsti. 2. Assicura alle commissioni di concorso l'assistenza amministrativa necessaria. 3. Assicura la corretta gestione degli adempimenti amministrativi concernenti la carriera di tutto il personale docente, ricercatori e collaboratori linguistici, sulla base delle vigenti disposizioni legislative e regolamentari e tenuto conto di quanto prescritto e definito in materia di relazioni sindacali, interagendo con le altre strutture dellAmministrazione centrale e periferica e con le Amministrazioni e gli Enti esterni. 4. Assicura la corretta gestione degli adempimenti amministrativi concernenti la carriera assistenziale dei professori e dei ricercatori. 5. Cura la corretta amministrazione delle carriere assistenziali del personale docente e ricercatore, trasmettendone le informazioni allUfficio competente per il pagamento. 6. Definisce la corretta posizione giuridica e stipendiale del personale amministrato (ivi compreso il trattamento accessorio) e trasmette allufficio amministrazione economica del personale tutte le informazioni utili allerogazione degli emolumenti dovuti. 7. Assicura una corretta gestione degli organici di Facoltà e collabora con gli organi di governo per la programmazione didattica di Ateneo. Principali funzioni e compiti

40 40 Carriere e Amministrazione del personale Docente, Ricercatori e Collaboratori Linguistici E convenzionato con il S.S.N. (segue) 8. Soddisfa le esigenze di conoscibilità della posizione giuridica da parte dellutenza ed effettua il rilascio di certificazioni e attestazioni varie, nonché informazioni inerenti la carriera e la normativa applicata. 9. Assicura lefficace informatizzazione delle carriere gestite, in coerenza con i principi di politica informatica generale. 10. Collabora con lUfficio Rapporti con le Aziende ospedaliere e con il SSN per il contenzioso in materie sanitarie. 11. Collabora con il Servizio Affari Legali e con il Servizio Relazioni Sindacali e Normativa del lavoro per la risoluzione degli eventuali contenziosi aperti dal personale amministrato. 12. Gestisce il trattamento di quiescenza, lindennità di buonuscita, le cause di servizio e lequo indennizzo per il personale amministrato. 13. Soddisfa le esigenze di conoscibilità da parte dellutenza dei preventivi di pensione e di buonuscita. Carriere e Amministrazione del personale Tecnico e Amministrativo E convenzionato con il S.S.N. 1.Assicura la correttezza formale e sostanziale dei procedimenti amministrativi del personale tecnico e amministrativo nel rispetto dei contratti vigenti (gestione delle presenze, assenze, malattie, permessi, part-time, etc.), al fine di definire la corretta posizione giuridica e stipendiale (ivi compreso il trattamento accessorio) e trasmettere all'ufficio Gestione Economica del personale tutte le informazioni utili all'erogazione degli emolumenti dovuti. Principali funzioni e compiti

41 41 (segue) Carriere e Amministrazione del personale Tecnico e Amministrativo E convenzionato con il S.S.N. 2. Gestisce il trattamento di quiescenza, lindennità di buonuscita, le cause di servizio e lequo indennizzo per il personale amministrato. 3. Effettua la ricostruzione delle situazioni pensionistiche (pensioni provvisorie, definitive, privilegiate) per il personale tecnico e amministrativo, verificando l'esattezza delle attività inerenti i riscatti, le ricongiunzioni, le ricostruzioni di carriera, etc.; si interfaccia con gli enti previdenziali fornendo loro l'informativa utile alla ricostruzione delle posizioni pensionistiche. 4. Collabora con lUfficio Rapporti per il contenzioso in materie sanitarie 5. Soddisfa le esigenze di conoscibilità da parte dellutenza dei preventivi di pensione e di buonuscita. 6. Collabora con il Servizio Affari Legali e il Servizio Relazioni Sindacali e Normativa del lavoro ed per la risoluzione degli eventuali contenziosi aperti dal personale amministrato. 7. Assicura lefficace informatizzazione delle attività e dei processi gestiti, in coerenza con i principi di politica informatica generale. Principali funzioni e compiti

42 42 Stipendi e Trattamento Accessorio del personale 1.Garantisce l'attività di calcolo degli stipendi netti e dei compensi del personale e dei soggetti che a qualsiasi titolo collaborano con l'Ateneo, sulla base degli importi lordi e dei dati di presenza trasmessi dagli uffici dell'Amministrazione Giuridica del personale, assicurando l'applicazione delle diverse tipologie di contratto e delle norme fiscali e previdenziali. 2. Garantisce lamministrazione e lerogazione di tutte le voci retributive accessorie spettanti al personale, nonché di compensi particolari legati a funzioni quali l'appartenenza a Commissioni, al Consiglio di Amministrazione e alla partecipazione alle Commissioni Comparative e agli esami di Stato. 3. Garantisce il pagamento delle indennità di missione del personale del Rettorato, dei compensi relativi alle collaborazioni coordinate e continuative, alle borse di studio per dottorato di ricerca e delle scuole di specializzazione e al pagamento degli assegni di ricerca. Principali funzioni e compiti

43 43 Stipendi e Trattamento Accessorio del personale (segue) 4. Garantisce la gestione delle voci accessorie riguardanti i dipendenti dellUniversità operanti presso le strutture ospedaliere, emettendo una rendicontazione mensile e mantenendo i rapporti con le Aziende ospedaliere. 5. Assicura leffettuazione dei versamenti dei prelievi effettuati sulle retribuzioni a favore degli enti destinatari, nelle forme previste e nel rispetto delle scadenze di legge, inviando agli enti stessi i riepiloghi annuali. 6. Contribuisce alla formazione del Bilancio Preventivo, sulla base delle indicazioni ricevute dagli uffici dellAmministrazione del personale relative ai flussi del personale e collabora anche in sede di bilancio consuntivo per le voci di propria competenza. 7. Esercita la supervisione sulla corretta imputazione contabile delle operazioni inerenti agli stipendi e agli altri compensi al personale e assicura lemissione e la firma dei relativi mandati di pagamento. 8. Garantisce la rendicontazione dettagliata al Ministero dellEconomia e delle Finanze e allAran del costo generale del personale, attraverso lelaborazione del conto annuale. Principali funzioni e compiti

44 44 Divisione Servizi Finanziari Programmazione e Pianificazione Risorse Finanziarie (Formazione Bilanci e Cash Flow) Programmazione e Pianificazione Risorse Finanziarie (Formazione Bilanci e Cash Flow) Innovazione e Sistemi Informativi Innovazione e Sistemi Informativi Budget e Controllo di gestione Budget e Controllo di gestione Dirigente Attività Commerciale e Imposte Dirette e Indirette Attività Commerciale e Imposte Dirette e Indirette Gestione Risorse Finanziarie (Gestione delle Entrate e delle Uscite) Gestione Risorse Finanziarie (Gestione delle Entrate e delle Uscite) ORGANICO A TENDERE Dirigente: 1 EP/D: 9 D:12 C:2 TOTALE:24. ORGANICO A TENDERE Dirigente: 1 EP/D: 9 D:12 C:2 TOTALE:24. ORGANICO ATTUALE Dirigente: EP: 3 D:8 C:11 TOTALE:22 ORGANICO ATTUALE Dirigente: EP: 3 D:8 C:11 TOTALE:22

45 45 Principali funzioni e compiti Budget e Controllo di Gestione Rilevazione, monitoraggio e analisi dei costi e dei rendimenti delle singole strutture universitarie e delle singole attività (didattica e ricerca) dei centri di responsabilità autorizzati e dei progetti approvati. Attività di report periodico agli organi di governo garantendo una corretta ed accurata attività di rilevamento dei dati ed individuando indicatori di efficienza che consentano un efficace comprensione dei fenomeni gestionali. Fornire supporto per la ripartizione dei fondi sia per il funzionamento delle unità amministrative decentrate sia per incarichi contratti di docenza esterna e supplenze. Collaborazione con lUfficio Bilancio, nella presentazione dei bilancio preventivo e consuntivo predisponendo specifiche elaborazioni. Coordinamento con il sistema informativo per la definizione del sistema di controllo di gestione di Ateneo.

46 46 Programmazione e Pianificazione Risorse Finanziarie (Formazione Bilanci e Cash Flow) Elaborazione del bilancio preventivo triennale sulla base delle linee generali di programmazione dellAteneo e delle indicazioni di spesa e investimenti dei settori dellamministrazione centrale e delle unità amministrative decentrate. Formulazione della proposta di bilancio preventivo attraverso la ricognizione delle risorse finanziarie disponibili, la valutazione dei progetti di budget formulati dai responsabili di settori dellAteneo e rielaborazione finale degli stessi nel rispetto della compatibilità di bilancio e degli indirizzi degli organi di governo. Predisposizione di proposte al Consiglio di Amministrazione di variazioni da apportare al bilancio preventivo e di assestamento dello stesso. Elaborazione del Bilancio consuntivo. Redazione trimestrale del bilancio ad uso del Ministero dellEconomia e Finanza e annuale ad uso statistico (ISTAT) Riclassificazione dei conti consuntivi dAteneo al fine di consentire lanalisi delle spese finali e il consolidamento dei conti del settore pubblico allargato (MIUR) Supporto nei rapporti con i Revisori dei Conti. Monitoraggio dei flussi di cassa finalizzato al controllo del rispetto dei limiti di prelevamento sul conto di tesoreria unica e del fabbisogno statale. Analisi e programmazione dei movimenti di entrata e di uscita per consentire agli organi di governo la tempestiva adozione di interventi diretti a garantire la copertura delle spese. Predisposizione istanze di concessione della deroga ai limiti dei prelevamenti. Principali funzioni e compiti

47 47 Innovazione e Sistemi Informativi 1. Definisce, in collaborazione con il CSIAF che le attuerà, i requisiti funzionali nonché, nei casi in cui è richiesto dalla tipologia degli interventi da effettuare, le specifiche tecniche del Sistema della Contabilità Integrata di Ateneo, al fine di garantire il loro costante adeguamento alla evoluzione normativa. 2. Supporta gli utenti delle procedure di gestione contabile, per quanto riguarda la funzionalità del sistema e la normativa contabile e fiscale, in collaborazione con gli uffici dellAmministrazione Centrale e delle altre strutture organizzative dellAteneo. Principali funzioni e compiti

48 48 Contabilità Gestione degli incassi dellAteneo e trasferimento dei fondi pervenuti allAmministrazione Centrale dal Ministero e dagli altri enti alle unità amministrative periferiche. Controllo dei documenti contabili e degli stanziamenti relativi; corretta imputazione delle spese e delle entrate ai capitoli di bilancio, emissione di mandati di pagamento e reversali di incasso allistituto cassiere. Gestione dei fondi per ledilizia, interagendo con gli uffici tecnici, ai fini di produrre i rendiconti richiesti dalla legge. Interazione con lUfficio Bilancio per le operazioni di chiusura e verifica della situazione debitoria/creditoria a fine anno, riporto dei dati contabili al nuovo esercizio. Fornitura di dati finanziari ai diversi uffici dellAteneo per produzione di rendiconti previsti dalla legge ed a fini statistici. Ripartizione di tasse di iscrizione a scuole e masters non gestite dal sistema informatico. Archiviazione di mandati, reversali e di documenti contabili relativi alle operazioni finanziarie effettuate sul bilancio dAteneo, loro conservazione nei modi e nei tempi previsti dalle leggi vigenti. Principali funzioni e compiti

49 49 Attività Commerciale e Imposte Dirette e Indirette Coordinamento della gestione contabile dellattività c/terzi dellAteneo e accertamento delle quote dei proventi di spettanza del bilancio dAteneo. Adempimenti tributari dellAteneo, sia dichiarativi che di versamento, relativi ai seguenti tributi: -IVA -IRPEG -IRAP (con esclusione dellIRAP sugli stipendi cui provvede lUff. Stipendi) -Bollo Virtuale Dichiarazione del sostituto dImposta mod.770 (con esclusione della parte del 770 relativo agli stipendi, curata dallufficio Stipendi. Coordinamento degli adempimenti tributari delle U.A., consulenza verso le stesse, informazione costante sulle novità fiscali. Principali funzioni e compiti

50 50 Divisione dei Servizi Patrimoniali Gestione Beni Mobili e Immobili (Amministrazione e Gestione Spazi, Servizi Generali e Logistici) Gestione Beni Mobili e Immobili (Amministrazione e Gestione Spazi, Servizi Generali e Logistici) Programmazione e Pianificazione Fabbisogni Edilizia Universitaria e Rendicontazione Budget Programmazione e Pianificazione Fabbisogni Edilizia Universitaria e Rendicontazione Budget Attività e consulenze legali, finanziarie e contrattuali Attività e consulenze legali, finanziarie e contrattuali Ufficio Tecnico Immobiliare (Perizie, Pratiche Catastali e Archivio elettronico patrimoniale) Ufficio Tecnico Immobiliare (Perizie, Pratiche Catastali e Archivio elettronico patrimoniale) Mobility Manager Acquisti Beni e Servizi e Cassa Acquisti Beni e Servizi e Cassa Dirigente Direttore Amministrativo (Datore di lavoro agli effetti del D.Lgs. n. 626/94) Direttore Amministrativo (Datore di lavoro agli effetti del D.Lgs. n. 626/94) Responsabile Unico del procedimento per la realizzazione dei lavori (art. 7 L. n.109/94) ORGANICO A TENDERE Dirigente: 1 EP: 8 D: 12 C: 19 TOTALE: 40 ORGANICO A TENDERE Dirigente: 1 EP: 8 D: 12 C: 19 TOTALE: 40 ORGANICO ATTUALE Dirigente: EP: 6 D: 4 C: 12 B : 3 TOTALE: 25 ORGANICO ATTUALE Dirigente: EP: 6 D: 4 C: 12 B : 3 TOTALE: 25

51 51 Divisione dei Servizi Tecnici, Ambiente e Sicurezza Servizi Tecnici (Progettazione, Direzione, Collaudi e Contabilità Lavori) Servizi Tecnici (Progettazione, Direzione, Collaudi e Contabilità Lavori) Ufficio Ambiente e Sicurezza Ufficio Ambiente e Sicurezza Attività e consulenze legali e contrattuali Attività e consulenze legali e contrattuali Direttore Amministrativo (Datore di lavoro agli effetti del D.Lgs. n. 626/94) Direttore Amministrativo (Datore di lavoro agli effetti del D.Lgs. n. 626/94) Responsabile Servizio Protezione, Prevenzione Formazione per la Sicurezza (Artt.4, lett. a), 21 e 22 D.Lgs. n. 626/94) Responsabile Unico Gestione Tecnica Energia e Utenze Gestione Tecnica Energia e Utenze Amministrazione e Rendicontazione del Budget Amministrazione e Rendicontazione del Budget Pianificazione Fabbisogni e Lavori Pianificazione Fabbisogni e Lavori Responsabile Unico del procedimento per la realizzazione dei lavori (art. 7 L. n.109/94) Dirigente Energy Manager ORGANICO A TENDERE Dirigente: 1 EP: 8 D:10 C:24 TOTALE:43 ORGANICO A TENDERE Dirigente: 1 EP: 8 D:10 C:24 TOTALE:43 ORGANICO ATTUALE Dirigente: EP: 3 D: 2 C:15 B: 2 TOTALE:22 ORGANICO ATTUALE Dirigente: EP: 3 D: 2 C:15 B: 2 TOTALE:22

52 52 Interazioni tra Divisione dei Servizi Patrimoniali e Divisione dei Servizi Tecnici, Ambiente e Sicurezza Gestione Beni Mobili e Immobili (Amministrazione e Gestione Spazi, Servizi Generali e Logistici) Gestione Beni Mobili e Immobili (Amministrazione e Gestione Spazi, Servizi Generali e Logistici) Programmazione e Pianificazione Fabbisogni Edilizia Universitaria e Rendicontazione Budget Programmazione e Pianificazione Fabbisogni Edilizia Universitaria e Rendicontazione Budget Attività e consulenze legali, finanziari e contrattuali Attività e consulenze legali, finanziari e contrattuali Ufficio Tecnico Immobiliare (Perizie, Pratiche Catastali e Archivio elettronico patrimoniale) Ufficio Tecnico Immobiliare (Perizie, Pratiche Catastali e Archivio elettronico patrimoniale) Mobility Manager Acquisti Beni e Servizi e Cassa Acquisti Beni e Servizi e Cassa Dirigente Divisione Servizi Patrimoniali Dirigente Divisione Servizi Patrimoniali Servizi Tecnici (Progettazione, Direzione, Collaudi e Contabilità Lavori) Servizi Tecnici (Progettazione, Direzione, Collaudi e Contabilità Lavori) Ufficio Ambiente e Sicurezza Ufficio Ambiente e Sicurezza Attività e consulenze legali e contrattuali Attività e consulenze legali e contrattuali Responsabile Servizio Protezione, Prevenzione Formazione per la Sicurezza (Artt.4, lett. a), 21 e 22 D.Lgs. n. 626/94) Gestione Tecnica Energia e Utenze Gestione Tecnica Energia e Utenze Energy Manager Amministrazione e Rendicontazione del Budget Amministrazione e Rendicontazione del Budget Pianificazione Fabbisogni e Lavori Pianificazione Fabbisogni e Lavori Responsabile Unico Direttore Amministrativo (Datore di lavoro agli effetti del D.Lgs. n. 626/94) Direttore Amministrativo (Datore di lavoro agli effetti del D.Lgs. n. 626/94) Responsabile Unico del procedimento per la realizzazione dei lavori (art. 7 L. n.109/94) Dirigente Divisione Servizi Tecnici, Ambiente e Sicurezza Dirigente Divisione Servizi Tecnici, Ambiente e Sicurezza

53 53 Programmazione e Pianificazione Fabbisogni Edilizia Universitaria e Rendicontazione Budget Provvede alla predisposizione del programma edilizio triennale. Il programma indica, per tipologia e in relazione alle specifiche categorie degli interventi, le loro finalità, i risultati attesi, le priorità, le localizzazioni, le problematiche di ordine ambientale, paesistico ed urbanistico-territoriale, le relazioni con piani di assetto territoriale o di settore, il grado di soddisfacimento della domanda correlata alle risorse disponibili, alla stima dei costi e dei relativi tempi di attuazione. Provvede altresì alla raccolta delle esigenze provenienti dai Poli al fine di redigere un programma di attuazione privilegiando quelle che risultano necessarie nellambito delle direttive degli organi politici e strategici. Ufficio tecnico Immobiliare Provvede: Alla tenuta ordinata e coordinata attraverso un adeguato sistema informatizzato dellintero patrimonio immobiliare di proprietà e a qualsiasi titolo detenuto, corredata delle consistenze, cespiti, identificativi catastali, rapporto duso con relativo periodico aggiornamento. Alla predisposizione e tenuta di tutti gli atti tecnici, amministrativi, catastali, ipotecari, edilizi, e peritali preliminari e conseguenti allacquisizione o dismissione del patrimonio immobiliare. Aggiornamento del valore patrimoniale immobiliare da porre al bilancio. Principali funzioni e compiti

54 54 Ufficio Acquisti Beni e Servizi e Cassa Provvede: Alla definizione delle linee guida impartite dallorgano politico, organizza laggiornamento del sistema approvvigionatorio di Ateneo. Alla gestione dei rapporti con CONSIP e organismi similari. Al monitoraggio della spesa, la valutazione dei fornitori, costituzione e identificazione della codifica dei beni e servizi. Tenuta ordinata e coordinata delle utenze relative alla fornitura di : - fonìa - energia elettrica - gas - acqua. Principali funzioni e compiti

55 55 Gestione Beni Mobili e Immobili Provvede per il Settore Mobiliare Allacquisizione delle informazioni,, attraverso un periodico monitoraggio delluso di tutti i beni mobili dellAteneo al fine di favorire un miglior uso anche attraverso lo scambio tra diverse Unità Amministrative, con definizione delle linee guida per una corretta gestione amministrativa contabile, oltre che ad un aggiornamento delle procedure gestionali. Alla costituzione e identificazione della codifica dei beni per la prevista tenuta dell'inventario, compreso quelli identificati come Patrimonio artistico e storico. Allaggiornamento del valore patrimoniale mobiliare da porre a bilancio. Provvede per il Settore Immobiliare: Alla gestione amministrativa, contabile e di imposte dei beni immobili occupati per uso istituzionale, nonché di quelli da porre a reddito compreso lesistente patrimonio agricolo. Al monitoraggio per lintegrazione e laggiornamento di una banca dati delle situazioni duso degli immobili, con aggiornamento delle attività che in essi si svolgono, verificandone costantemente la compatibilità con le esigenze e fabbisogni generali dellAteneo. All'aggiornamento costante delle informazioni modificative pervenute dalla Unità di Polo nonché alla predisposizione degli Atti istruttori e documentali per l'assegnazione degli spazi alle varie UADR, sulla base delle indicazioni del Polo. Principali funzioni e compiti

56 56 Responsabile Servizio Prevenzione e Protezione (art.8 D.Lgs.626/94) Servizio Prevenzione e Protezione (art.9 D.Lgs.626/94) Informazione e Formazione (art.21 e 22 D.Lgs.626/94) Per il Settore attuativo: Garantisce l'univocità di interpretazione di tutta la Normativa che regola la Sicurezza nei Luoghi di lavoro e nei Cantieri. Garantisce la corretta attuazione del vigente Regolamento di Ateneo e ciò al fine di assicurare da parte di tutte le Strutture dell'Università, Centrali e Decentrate, il rispetto degli obblighi stabiliti per Legge in materia di "Sicurezza e Ambiente di Lavoro" in nome e per conto del Datore di Lavoro. Elabora e redige il Piano della Sicurezza generale di Ateneo e per le singole Unità Amministrative. Elabora e redige il Documento per la valutazione dei rischi - per assicurare il rispetto della Normativa vigente ai sensi dell'art.4 del D.Lgs. 626/94. Adempie in particolare agli obblighi previsti dai Decreti Legislativi 626/94 e 494/96 redigendo per ogni Cantiere temporaneo o mobile i relativi -- P.S.C. (Piano di Sicurezza e di Coordinamento) -- P.O.S. (Piano Operativo di Sicurezza) -- Redige ed attua i Piani di Coordinamento in fase di Progettazione ed in fase di realizzazione dellOpera Pubblica Per il Settore Informazione e Formazione : Coordina la ricerca ordinata e la diffusione delle Norme di sicurezza Provvede attraverso periodiche rilevazioni per questionario i bisogni formativi dei dipendenti dellintero Ateneo, compresi gli utenti/studenti Programma, pianifica ed organizza lattuazione dei processi formativi e di aggiornamento periodico in adempimento ai disposti di cui agli artt.21 e 22 del D.Lgs.626/94 e relativo Regolamento per la Sicurezza di Ateneo Individua e tiene le relazioni con le RLS, con gli Uffici interni di Formazione e con gli Enti esterni della ASL e dellIspettorato del Lavoro, al fine di realizzare Corsi di Formazione accompagnati da specifiche dispense esplicative per la migliore gestione della Sicurezza nei luoghi di lavoro. Principali funzioni e compiti

57 57 Ufficio Igiene e Sicurezza nei Luoghi di Lavoro Programma, pianifica ed esegue gli interventi per il miglioramento della sicurezza nei luoghi di lavoro, in conseguenza della redazione del Documento di Valutazione dei rischi (art.4, D.Lgs.626/94) Garantisce l'unicità di esecuzione degli interventi dellUnità Amministrativa Centrale e di di quelle Decentrate, in applicazione della Normativa generale in materia di ambiente e sicurezza. Garantisce il supporto ed il coordinamento alle azioni specifiche intraprese in favore delle strutture di riferimento dei Poli. Assicura il coordinamento delle attività di stoccaggio e smaltimento dei rifiuti tossici e nocivi e dei rifiuti speciali, compreso quelli radioattivi. Attiva ogni iniziativa di procedura e di documentazione per tutti gli Atti tecnici-progettuali ed amministrativi per l'ottenimento delle Certificazioni in materia di Sicurezza del lavoro ed in specifico : Certificati Prevenzione Incendi (CPI) - Comando VV.F Certificato di agibilità ed uso- Comune - Redige e tiene in costante aggiornamento la documentazione di impianto e di manutenzione per ogni Immobile, così da formulare il Libretto di edificio. Principali funzioni e compiti

58 58 Servizi Tecnici Progettazione, Direzione Lavori, Contabilità dei lavori, Collaudo PROGETTAZIONE La Progettazione ha come fine fondamentale la realizzazione di un intervento di qualità e tecnicamente valido, nel rispetto del miglior rapporto fra i benefici e i costi globali di costruzione, manutenzione e gestione, massima manutenibilità, durabilità dei materiali e dei componenti, sostituibilità degli elementi, compatibilità dei materiali ed agevole controllabilità delle prestazioni dell'intervento nel tempo. Tale processo si compie attraverso la redazione e lattuazione di diverse fasi progettuali, richiamate dallart.18 allart.45 del DPR 554/99. Progetto preliminare - Relazione illustrativa della tipologia e categoria degli interventi, studi ambientali geologici, idrogeologici ed archeologici, planimetrie generali di riferimento, prime indicazioni per la stesura dei Piani di sicurezza, calcolo sommario della spesa Progetto definitivo - Relazione illustrativa e descrittiva contenente tutti gli elementi necessari ai fini del rilascio della concessione edilizia od altra Autorizzazione o Nulla-osta; Relazioni tecniche di topo geologico, idrogeologico, sismico, ecc.; Rilievi planoaltimetrici e studio di inserimento urbanistico ed impatto ambientale; elaborati grafici(planimetrici, di sezione e di prospetto); calcoli preliminari di strutture e di impianti; piani di esproprio; computi metrici e quadro economico di insieme Progetto esecutivo - Relazioni generali e specialistiche, elaborati grafici di dettaglio compresi quelli delle strutture e degli impianti nonché di miglioramento ambientale completi di calcoli; Piani di manutenzione dellopera, piani di sicurezza e di coordinamento, computi metrici-estimativi e quadro economico generale, cronoprogramma; Atti propedeutici alla predisposizione di schema di contratto e Capitolato Speciale dAppalto. Principali funzioni e compiti

59 59 DIREZIONE LAVORI L'Ufficio di Direzione Lavori è preposto alla direzione ed al controllo tecnico, contabile e amministrativo dell'esecuzione dell'intervento secondo le disposizioni che seguono e nel rispetto degli impegni contrattuali. Il Direttore dei lavori cura che gli stessi cui è preposto siano eseguiti a regola d'arte ed in conformità al progetto e al contratto. Il Direttore dei lavori ha la responsabilità del coordinamento e della supervisione dell'attività di tutto l'ufficio di Direzione dei lavori, ed interloquisce in via esclusiva con l'appaltatore in merito agli aspetti tecnici ed economici del contratto. Il Direttore dei Lavori ha la responsabilità di tutte le attività ed i compiti allo stesso demandati dalla Legge e dal Regolamento DPR n.554/99 in particolare ha lobbligo di verificare il possesso dei requisiti normativi previsti per le Imprese ed i suoi dipendenti, verifica la validità dellandamento del programma di manutenzione, sovrintende alle funzioni delegate ai Direttori operativi (art.125 del DPR 554/99) e degli Ispettori di Cantiere (art.126 DPR 554/99). Il Direttore dei lavori assume le funzioni del Coordinatore per lesecuzione dei lavori previsti dalla vigente normativa sulla sicurezza nei cantieri (D.Lgs.494/96 e D.Lgs.528/99) regolamentato dallart.127 del DPR 554/99. Il Direttore dei lavori ha lobbligo di segnalare al Committente o al responsabile unico dei lavori le eventuali inosservanze alle disposizioni in materia di sicurezza, proponendo, se del caso, la sospensione dei lavori stessi. Principali funzioni e compiti Servizi Tecnici Progettazione, Direzione Lavori, Contabilità dei lavori, Collaudo

60 60 COLLAUDO (art.187 DPR 554/99) Il Collaudo ha lo scopo di verificare e certificare che lopera appaltata o il lavoro assegnato siano stati eseguiti a regola darte e secondo le prescrizioni tecniche prestabilite, in conformità del Contratto dAppalto e delle eventuali e successive varianti e dei conseguenti Atti di Sottomissione o Aggiuntivi che dovranno essere sottoposti alla superiore approvazione. Il Collaudo ha altresì lo scopo di verificare che le risultanze della contabilità e dei documenti giustificativi, per opere aggiuntive diverse od eseguite in economia, corrispondano fra loro e con lo stato di fatto accertato dellopera, non solo per le dimensioni, forma e quantità, ma anche per la qualità dei materiali e dei componenti impiegati nonché delle provviste. Il Collaudo comprende altresì tutte quelle verifiche preliminari sul Progetto nonché quelle successive di tipo tecnico previste dalle leggi di settore Il Collaudo in ultimo dovrà anche provvedere allesame delle possibili ed eventuali riserve avanzate dallAppaltatore in ordine ai lavori eseguiti ed alla corrispondente redatta contabilità, sulle quali non sia già intervenuta una risoluzione definitiva in via amministrativa, se iscritte nel registro di Contabilità e sul Conto Finale, nei termini e nei modi stabiliti dal DPR 554/99. Il Collaudo può essere necessario anche in corso dopera, nei casi previsti dallart.187, comma 3 dalla lettera a) alla lettera g) del richiamato DPR. Principali funzioni e compiti Servizi Tecnici Progettazione, Direzione Lavori, Contabilità dei lavori, Collaudo

61 61 Pianificazione, Fabbisogni e Lavori Provvede periodicamente (semestralmente) alla raccolta ordinata delle richieste di opere ed interventi non classificati di Ordinaria Manutenzione proposti dallUfficio Centrale o dalle Strutture di Polo Verifica la compatibilità degli interventi con il Programma generale di indirizzo di Ateneo e ne attesta la fattibilità redigendo un Elaborato di Progetto Preliminare Determina, tenuto conto del parere del singolo Comitato di Polo, la priorità tra il singolo intervento e quelli complessivi proposti Determina la priorità degli interventi in ordine a tutti quelli proposti sia dallUfficio Centrale che dai Poli Individua il costo sommario delle singole opere richieste ed ammesse ad esecuzione attraverso la compilazione di Perizie di Spesa Redige un piano organico temporale di interventi da sottoporre allapprovazione della Commissione Edilizia di Ateneo e/o al Comitato di Coordinamento per il relativo finanziamento Individua le procedure semplificative per lottenimento di eventuali permessi e/o nulla-osta da parte degli Enti di Controllo Esterni Completa una scheda informativa dellescursus della richiesta, così da favorire la fase di Progettazione definitiva. Principali funzioni e compiti

62 62 Amministrazione e Rendicontazione del Budget Detta Struttura provvede a tutte le funzioni di supporto allattività Amministrativa e Contabile degli Uffici Tecnici: Raccolta e tenuta ordinata della Legislazione tecnica con particolare riferimento a quella inerente la Progettazione,lEsecuzione e Collaudazione dellOpera Pubblica Raccoglie le deliberazioni degli Organi di governo relative allapprovazione dei finanziamenti relativi alle Opere di competenza Predispone tutta la parte documentale per lavvio delle procedure di gara (computi metrici, perizie, capitolati speciali, ecc.)o affidamento dei lavori per emissione di Buono dOrdine Provvede alla compilazione di tutti gli Atti preliminari alla consegna dei lavori, compreso quelli che si renderanno necessari durante il loro corso, nonché quelli che saranno Atti conclusivi degli stessi Provvede alla tenuta contabile dei singoli stati di avanzamento per ogni Lavoro o Cantiere affidato, provvedendo alla loro redazione fino alla emissione del Certificato di pagamento Controlla e verifica le Fatture in conseguenza dei lavori eseguiti imputandole nel giusto capitolo di spesa ed annotandole in apposita scheda di cantiere, così da garantire il continuo controllo della spesa che sarà congiuntamente verificata, periodicamente, con gli Uffici dellArea Finanziaria di Ateneo per controllarne i flussi in rapporto alle disponibilità di cassa Raccoglie, ordina e predispone tutta la documentazione necessaria alla redazione degli Atti di Collaudo Costituisce, tiene ed aggiorna lElenco dei Fornitori. Principali funzioni e compiti

63 63 Gestione Tecnica Energia ed Utenze Provvede alla gestione del Contratto per Servizio Calore e Condizionamento e relative opere di miglioramento Tecnico ed Adeguamento Normativo degli impianti esistenti o di nuova realizzazione Provvede al controllo periodico della rispondenza dei Servizi Prestati con quanto previsto dalle Norme contrattuali sorvegliandone lattuazione Attiva la sorveglianza sulla buona esecuzione delle opere ed interventi a carico della Ditta Appaltatrice con funzioni di Direzione dei Lavori Tiene la prescritta contabilità del Servizio e delle opere eseguite, secondo quanto disposto dal DPR 554/99, provvedendo alla redazione dei relativi Atti Contabili fino alla loro liquidazione Cura con proprie proposte lazione di contenimento del consumo energetico in sintonia tecnica ed operativa con la Figura dellEnergy Manager Cura con un costante monitoraggio di tipo informatico i consumi energetici, compresi quelli di tipo idrico ed elettrico, così da verificarne periodicamente il consumo ed attraverso analisi comparative proporre sistemi migliorativi per un più corretto uso dellenergia Cura i contatti con gli Enti esterni di controllo e verifica sui consumi energetici Aggiorna costantemente le procedure tecnico-amministrative per il mantenimento ed eventuale nuovo ottenimento di permessi e nulla- osta da parte degli Enti di Controllo Esterni Detiene larchivio tecnico di tutti i Permessi, Nulla-Osta e Certificazioni previste per gli impianti ai sensi della Legge 10/91 e legge 46/90 Principali funzioni e compiti

64 64 Attività e Consulenze Legali e Contrattuali Principali funzioni e compiti

65 65 Area dei Servizi decentrati di Polo - Polo Biomedico Dirigente Servizi alla Didattica e agli Studenti Servizi alla Didattica e agli Studenti Servizi alla Ricerca e Relazioni Internazionali Servizi alla Ricerca e Relazioni Internazionali Servizi Finanziari Servizi Finanziari Servizi Patrimoniali e Tecnici Servizi Patrimoniali e Tecnici SIP - Servizi Informatici di Polo SIP - Servizi Informatici di Polo Servizi Bibliotecari di Area Servizi Bibliotecari di Area Ufficio Relazioni con il Pubblico (Servizi al Territorio) Ufficio Relazioni con il Pubblico (Servizi al Territorio) Affari Generali (Fabbisogni, Attività Legali, Contratti e Convenzioni) Affari Generali (Fabbisogni, Attività Legali, Contratti e Convenzioni) ORGANICO ATTUALE Dirigente: 1 EP: D: 1 C: 5 B: 1 TAC: 7 TOTALE: 15 oltre SGAT 8 Segr.Studenti 11 ORGANICO ATTUALE Dirigente: 1 EP: D: 1 C: 5 B: 1 TAC: 7 TOTALE: 15 oltre SGAT 8 Segr.Studenti 11 ORGANICO MINIMALE Dirigente: 1 EP: 1 D: 7 C:27 Tac: 9 TOTALE:45 oltre SGAT 8 Segr.Studenti 11 ORGANICO MINIMALE Dirigente: 1 EP: 1 D: 7 C:27 Tac: 9 TOTALE:45 oltre SGAT 8 Segr.Studenti 11 ORGANICO A TENDERE Dirigente: 1 EP: 19 D: 68 C: 4 7 TOTALE:135 OLTRE SGAT 8 SEGR.STUD. 11 ORGANICO A TENDERE Dirigente: 1 EP: 19 D: 68 C: 4 7 TOTALE:135 OLTRE SGAT 8 SEGR.STUD. 11

66 66 Area dei Servizi decentrati di Polo - Careggi Dirigente Servizi alla Didattica e agli Studenti Servizi alla Didattica e agli Studenti Servizi alla Ricerca e Relazioni Internazionali Servizi alla Ricerca e Relazioni Internazionali Servizi Finanziari Servizi Finanziari Servizi Patrimoniali e Tecnici Servizi Patrimoniali e Tecnici SIP - Servizi Informatici di Polo SIP - Servizi Informatici di Polo Servizi Bibliotecari di Area Servizi Bibliotecari di Area Ufficio Relazioni con il Pubblico (Servizi al Territorio) Ufficio Relazioni con il Pubblico (Servizi al Territorio) Affari Generali (Fabbisogni, Attività Legali, Contratti e Convenzioni) Affari Generali (Fabbisogni, Attività Legali, Contratti e Convenzioni) ORGANICO ATTUALE Dirigente: 1 EP: D: C: TOTALE: 1 oltre SGAT 12 Segr. Studenti 4 ORGANICO ATTUALE Dirigente: 1 EP: D: C: TOTALE: 1 oltre SGAT 12 Segr. Studenti 4 ORGANICO MINIMALE Dirigente: 1 EP: 5 D: 9 C: 2 TOTALE:17 oltre SGAT 12 Segr. Studenti 4 ORGANICO MINIMALE Dirigente: 1 EP: 5 D: 9 C: 2 TOTALE:17 oltre SGAT 12 Segr. Studenti 4 ORGANICO A TENDERE Dirigente: 1 EP: 12 D: 34 C: 7 TOTALE: 76 Oltre SGAT 12 Segr. Studenti 4 ORGANICO A TENDERE Dirigente: 1 EP: 12 D: 34 C: 7 TOTALE: 76 Oltre SGAT 12 Segr. Studenti 4

67 67 Area dei Servizi decentrati di Polo - Sesto Dirigente Servizi alla Didattica e agli Studenti Servizi alla Didattica e agli Studenti Servizi alla Ricerca e Relazioni Internazionali Servizi alla Ricerca e Relazioni Internazionali Servizi Finanziari Servizi Finanziari Servizi Patrimoniali e Tecnici Servizi Patrimoniali e Tecnici SIP - Servizi Informatici di Polo SIP - Servizi Informatici di Polo Servizi Bibliotecari di Area Servizi Bibliotecari di Area Ufficio Relazioni con il Pubblico (Servizi al Territorio) Ufficio Relazioni con il Pubblico (Servizi al Territorio) Affari Generali (Fabbisogni, Attività Legali, Contratti e Convenzioni) Affari Generali (Fabbisogni, Attività Legali, Contratti e Convenzioni) ORGANICO MINIMALE Dirigente: 1 EP: 5 D: 9 C: 3 TOTALE:18 Oltre SGAT 4 Segr. Studenti 6 ORGANICO MINIMALE Dirigente: 1 EP: 5 D: 9 C: 3 TOTALE:18 Oltre SGAT 4 Segr. Studenti 6 ORGANICO ATTUALE Dirigente: 1 EP: 0 D: 0 C: 3 TOTALE: 4 Oltre SGAT 4 Segr. Studenti 6 ORGANICO ATTUALE Dirigente: 1 EP: 0 D: 0 C: 3 TOTALE: 4 Oltre SGAT 4 Segr. Studenti 6 ORGANICO A TENDERE Dirigente: 1 EP: 5 D: 9 C: 3 TOTALE:18 Oltre SGAT 4 Segr. Studenti 6 ORGANICO A TENDERE Dirigente: 1 EP: 5 D: 9 C: 3 TOTALE:18 Oltre SGAT 4 Segr. Studenti 6

68 68 ORGANICO MINIMALE Dirigente: 1 EP: 5 D: 7 C: 9 B: 0 TOTALE: 23 Oltre SGAT: 14 Segr. Stud. 19 ORGANICO MINIMALE Dirigente: 1 EP: 5 D: 7 C: 9 B: 0 TOTALE: 23 Oltre SGAT: 14 Segr. Stud. 19 Area dei Servizi decentrati di Polo - Novoli Dirigente Servizi alla Didattica e agli Studenti Servizi alla Didattica e agli Studenti Servizi alla Ricerca e Relazioni Internazionali Servizi alla Ricerca e Relazioni Internazionali Servizi Finanziari Servizi Finanziari Servizi Patrimoniali e Tecnici Servizi Patrimoniali e Tecnici SIP - Servizi Informatici di Polo SIP - Servizi Informatici di Polo Servizi Bibliotecari di Area Servizi Bibliotecari di Area Ufficio Relazioni con il Pubblico (Servizi al Territorio) Ufficio Relazioni con il Pubblico (Servizi al Territorio) Affari Generali (Fabbisogni, Attività Legali, Contratti e Convenzioni) Affari Generali (Fabbisogni, Attività Legali, Contratti e Convenzioni) ORGANICO A TENDERE Dirigente: 1 EP: 12 D: 22 C: 15 TOTALE: 50 Oltre SGAT: 14 Segr. Stud. 19 Operai 2 ORGANICO A TENDERE Dirigente: 1 EP: 12 D: 22 C: 15 TOTALE: 50 Oltre SGAT: 14 Segr. Stud. 19 Operai 2 ORGANICO ATTUALE Dirigente: 1 EP: 1 D: C: B: TOTALE:2 Oltre SGAT: 14 Segr. Stud. 19 ORGANICO ATTUALE Dirigente: 1 EP: 1 D: C: B: TOTALE:2 Oltre SGAT: 14 Segr. Stud. 19

69 69 Area dei Servizi decentrati di Polo – Centro Storico 1 Dirigente Servizi alla Didattica e agli Studenti Servizi alla Didattica e agli Studenti Servizi alla Ricerca e Relazioni Internazionali Servizi alla Ricerca e Relazioni Internazionali Servizi Finanziari Servizi Finanziari Servizi Patrimoniali e Tecnici Servizi Patrimoniali e Tecnici SIP - Servizi Informatici di Polo SIP - Servizi Informatici di Polo Servizi Bibliotecari di Area Servizi Bibliotecari di Area Ufficio Relazioni con il Pubblico (Servizi al Territorio) Ufficio Relazioni con il Pubblico (Servizi al Territorio) Affari Generali (Fabbisogni, Attività Legali, Contratti e Convenzioni) Affari Generali (Fabbisogni, Attività Legali, Contratti e Convenzioni) ORGANICO MINIMALE Dirigente: 1 EP: D: 4 C: 12 B: 18 TOTALE: 35 Oltre SGAT 48 Segr. Studenti 20 ORGANICO MINIMALE Dirigente: 1 EP: D: 4 C: 12 B: 18 TOTALE: 35 Oltre SGAT 48 Segr. Studenti 20 ORGANICO ATTUALE Dirigente: 1 EP: D: 1 C: 3 B: 1 TOTALE: 6 Oltre SGAT 48 Segr. Studenti 20 ORGANICO ATTUALE Dirigente: 1 EP: D: 1 C: 3 B: 1 TOTALE: 6 Oltre SGAT 48 Segr. Studenti 20 ORGANICO A TENDERE Dirigente: 1 EP: 15 D: 16 C: 22 TOTALE: 58 Oltre SGAT 48 Segr. Studenti 20 ORGANICO A TENDERE Dirigente: 1 EP: 15 D: 16 C: 22 TOTALE: 58 Oltre SGAT 48 Segr. Studenti 20

70 70 Area dei Servizi decentrati di Polo – Centro Storico 2 - Agraria Dirigente Servizi alla Didattica e agli Studenti Servizi alla Didattica e agli Studenti Servizi alla Ricerca e Relazioni Internazionali Servizi alla Ricerca e Relazioni Internazionali Servizi Finanziari Servizi Finanziari Servizi Patrimoniali e Tecnici Servizi Patrimoniali e Tecnici SIP - Servizi Informatici di Polo SIP - Servizi Informatici di Polo Servizi Bibliotecari di Area Servizi Bibliotecari di Area Ufficio Relazioni con il Pubblico (Servizi al Territorio) Ufficio Relazioni con il Pubblico (Servizi al Territorio) Affari Generali (Fabbisogni, Attività Legali, Contratti e Convenzioni) Affari Generali (Fabbisogni, Attività Legali, Contratti e Convenzioni) ORGANICO A TENDERE Dirigente: 1 EP: 12 D: 21 C: 10 TOTALE: 44 Oltre SGAT 7 Segr. Studenti 3 Operai 1 ORGANICO A TENDERE Dirigente: 1 EP: 12 D: 21 C: 10 TOTALE: 44 Oltre SGAT 7 Segr. Studenti 3 Operai 1 ORGANICO ATTUALE Dirigente: 1 EP: D: C: TOTALE: 1 Oltre SGAT 7 Segr. Studenti 3 ORGANICO ATTUALE Dirigente: 1 EP: D: C: TOTALE: 1 Oltre SGAT 7 Segr. Studenti 3 ORGANICO MINIMALE Dirigente: 1 EP: 5 D: 2 C: 6 TOTALE:25 Oltre SGAT 7 Segr. Studenti 3 Operai 1 ORGANICO MINIMALE Dirigente: 1 EP: 5 D: 2 C: 6 TOTALE:25 Oltre SGAT 7 Segr. Studenti 3 Operai 1

71 71 Settore della Programmazione, pianificazione e gestione fabbisogni e risorse di polo Interazione tra le funzioni del coordinatore di Polo e gli uffici operativi per facilitare la definizione delle azioni da intraprendere. In particolare: · Analisi delle risorse finanziarie ed umane necessarie per il funzionamento dei servizi di Polo · Analisi delle attività e dei fabbisogni delle UADR · Gestione ottimale delle risorse umane e finanziarie · Pianificazione e monitoraggio attività · Analisi dei processi e correlata ottimizzazione delle procedure, sulla base delle linee guida dellAmm.ne Centrale, in coordinamento trasversale con gli altri uffici allinterno del Polo e di concerto con gli altri Poli · Analisi e proposte di interventi formativi · Rapporti con le Aziende Sanitarie (Polo Biomedico) Settore Gestione servizi legali, contratti e convenzioni · Consulenza e attività istruttoria per la stipula di contratti di acquisto e fornitura di beni e servizi · Provvedere allespletamento di gare e alla successiva redazione contratti Principali funzioni e compiti Affari Generali (Fabbisogni, Attività Legali, Contratti e Convenzioni)

72 72 · Consulenza e supporto per stipula di convenzioni, acquisizione donazioni · Supportare rapidamente ed efficacemente gli utenti nelle denunce di infortunio, furti e danneggiamenti · Raccogliere le proposte che provengono dallutenza per eventuali modifiche a Regolamenti attuativi e/o procedure e inviarle agli organi competenti (es. Regolamento missioni, donazioni, ecc) · Consulenza e supporto per la corretta gestione dei rapporti con personale parastrutturato Messa a punto di modulistica on line per C.C.C., convenzioni, contratti, ecc Settore Acquisti · Ricognizione delle attività svolte dalle unità produttive e conoscenze delle tipologie dei prodotti da acquistare · Contrattazione in stretta collaborazione con lufficio servizi legali di Polo · Raccolta fabbisogni comuni alle UADR di Polo e programmazione acquisizione di prodotti comuni e specifici; · Supporto specialistico alle UADR nellacquisto di beni e servizi; · Assistenza alle UADR per il monitoraggio del livello di qualità del servizio e collaborazione alle indagini condotte a livello dAteneo Principali funzioni e compiti Affari Generali (Fabbisogni, Attività Legali, Contratti e Convenzioni) segue

73 73 · Semplificazione, omogeneizzazione e razionalizzazione delle procedure · Elaborazione struttura bilancio in CIA · Variazioni tecniche di bilancio · Monitoraggio crediti e relative informazioni in tempo reale alle UADR · Studio per la redazione delle relazioni ai sensi degli artt. 18 e 21 del RAFC · Elaborazione consolidato di Polo · Controllo di gestione · Gestione cassa di Polo · Gestione crediti · Creazione progetti e ripartizioni in CIA · Validazione mandati e reversali e tenuta rapporti con il cassiere · Gestione incarichi di lavoro autonomo · Adempimenti fiscali, assistenziali e previdenziali · Tenuta registri IVA ·Tenuta registri INAIL · Dichiarazioni doganali · Registrazione in CIA delle fatture attive · Stretta interazione con lufficio Risorse Finanziarie dellAmm.ne Centrale per lottimizzazione e dei trasferimenti di risorse Principali funzioni e compiti Servizi Finanziari

74 74 Ricerca · Supporto informativo e divulgativo per la predisposizione delle richieste di finanziamento; · Consulenza ai docenti durante lo svolgimento dei programmi di ricerca al fine di ottimizzare lutilizzazione delle risorse finanziarie e di consentire la corretta imputazione delle spese · Supporto alla rendicontazione dei progetti di ricerca · Attività di ricerca in c/terzi: - supporto alle UADR nella fase contrattuale (in raccordo con l'ufficio Affari legali di Polo) - repertorio contratti; · Raccolta e verifica progetti giovani ricercatori e relative delibere di fattibilità dei Consigli delle UADR · Dottorato di ricerca: - procedure relative al concorso comprese le nomine commissioni e decreti rettorali, controllo e approvazione atti; gestione rapporti con gli organi del dottorato Principali funzioni e compiti Servizi alla Ricerca e Relazioni Internazionali

75 75 Relazioni Internazionali · Attività di diffusione mirata per la partecipazione a programmi comunitari di ricerca e cooperazione; supporto alle strutture di didattica e di ricerca per tali programmi relativamente alle seguenti fasi: predisposizione dei progetti, negoziazione della proposta e successiva stipula del contratto; gestione e rendicontazione contabile dei fondi (in particolare sulla base delle informazioni trasmesse dallUfficio centrale si svolgono attività di sensibilizzazione verso i Docenti – invio note di remind, organizzazione di incontri mirati per il settore di interesse, richiesta di organizzazione di seminari di formazione per il personale Tecnico amministrativo. Elaborazione, in stretta collaborazione con lUfficio Centrale, di linee direttive per la omogeneizzazione delle procedure amministrative e contabili per la stesura dei progetti e la gestione dei relativi finanziamenti) · Supporto nellelaborazione dei progetti attraverso un gruppo di lavoro integrato che lavora in costante interazione con lUfficio Centrale, formato non solo dal personale dellUfficio, ma anche dei referenti dellUfficio Contabilità e Ricerca Scientifica di Polo formati ad hoc, in modo da formare un team di tecnici specializzati del settore. Ove necessario il team potrà essere coadiuvato da personale esterno in seguito ad accordo con lAmministrazione centrale Principali funzioni e compiti Servizi alla Ricerca e Relazioni Internazionali (segue)

76 76 Supporto alle strutture di didattica e ricerca per la partecipazione a programmi nazionali e locali per la cooperazione interuniversitaria internazionale e per la mobilità internazionale, per i finanziamenti speciali di Ateneo per favorire lo sviluppo internazionale della ricerca e della didattica relativamente alle seguenti fasi: gestione dei fondi e rendicontazione dei contributi (in particolare trattasi della gestione amministrativo contabile degli scambi previsti dagli accordi di docenti ricercatori e docenti da e verso lItalia) · Collaborazione con lUfficio centrale per il monitoraggio costante delle attività svolte nellambito degli accordi internazionali (es. numero scambi di docenti e studenti, pubblicazioni, seminari scientifici ecc.) Principali funzioni e compiti Servizi alla Ricerca e Relazioni Internazionali (segue)

77 77 Didattica Verifica della regolarità delle procedure di nomina dei responsabili delle strutture didattiche e predisposizione del D.R. di nomina (in particolare: riscontra il numero legale degli aventi diritto e dei presenti, gestisce i termini di decadenza dei responsabili delle strutture didattiche; utilizza il fac-simile in uso per i D.R. di nomina definito a livello centrale); supporto alle strutture didattiche per la costituzione di organismi previsti dallo Statuto e dai Regolamenti (es. Giunte di Facoltà, commissioni) (in particolare offre informazioni, consulenza sulla corretta interpretazione e applicazione di quanto contenuto nei regolamenti e statuto) Supporto normativo agli organi delle strutture didattiche per la predisposizione di delibere relative a proposte di adozione e revisione del Regolamento Didattico dAteneo (in particolare assicura che siano rispettati i requisiti minimi ed i vincoli ministeriali (L.509/99) che consentono il buon esito delle proposte di revisione del regolamento didattico di ateneo) Supporto normativo agli organi delle strutture didattiche per la predisposizione di delibere relative a proposte di adozione e revisione dei regolamenti didattici dei corsi di laurea e laurea specialistica (in particolare assicura che siano rispettati i requisiti minimi ed i vincoli ministeriali (L.509/99) che consentono il buon esito delle proposte di revisione del regolamento didattico di ateneo); Principali funzioni e compiti Servizi alla Didattica e agli Studenti

78 78 Supporto normativo e di valutazione gestionale (risorse impegnabili, analisi dei costi e degli impatti organizzativi, ecc…) agli organi delle strutture didattiche per ladozione di delibere attinenti listituzione annuale dei Master di I° e II° livello e dei Corsi di perfezionamento (in particolare secondo quanto già avviene per la formulazione delle proposte di nuovi corsi di laurea a cura della Facoltà, fornisce agli organi delle strutture didattiche preposte alla preparazione delle delibere di istituzione di master e corsi di perfezionamento i dati e le informazioni utili a verificare la rispondenza dei requisiti normativi, es. minimo dei crediti prodotti dal master e la valutazione delle voci di costo per lorganizzazione, la logistica, numero iscritti potenziali etc.); Convenzioni didattiche dAteneo: esame tecnico preliminare delle proposte avanzate dalle strutture didattiche e raccordo con gli uffici dellAmm.ne Centrale per la definizione della bozza di convenzione (in particolare assicura alle UADR il supporto tecnico normativo nellambito delle norme, schemi e regolamenti disciplinanti la materia a livello di ateneo, allo scopo di predisporre dintesa con gli uffici dellamm.ne centrale le convenzioni favorendone la rapida sottoscrizione ; Supporto amm.vo alle attività di rilevazione e valutazione della didattica (in particolare individua il numero di studenti interessato per la rilevazione semestralizzata; provvede al reclutamento di personale con contratti di collaborazione occasionale finalizzato alla distribuzione delle schede di valutazione e quindi provvede al pagamento dei relativi compensi); Principali funzioni e compiti Servizi alla Didattica e agli Studenti

79 79 Servizi agli studenti · Coordinamento, gestione e sviluppo delle attività delle Segreterie Studenti (gestione del personale, logistica, riorganizzazione attività); · Realizzazione servizi di accoglienza studenti in entrata, in itinere e in uscita: o - stage e tirocini o - mobilità internazionale o - sviluppo iniziative legate al placement o - orientamento primo livello · Gestione servizi on line presenti e da implementare · Gestione collaborazioni a tempo parziale degli studenti; · Gestione delle Iniziative didattiche, culturali e sociali promosse dagli studenti Principali funzioni e compiti Servizi alla Didattica e agli Studenti Supporto per gli altri Uffici di Polo relativamente agli aspetti connessi alla comunicazione e allinformazione interna ed esterna · Ottimizzare la visibilità nel territorio delle strutture afferenti al Polo · Supportare, promuovere e sviluppare le relazioni esterne: - rapporti con il territorio - collaborazione con enti esterni e imprese per allargare e migliorare le opportunità di stage e tirocinio degli studenti - contatto con il mondo del lavoro nellambito dellorientamento in uscita · Curare e sviluppare le pagine web di Polo Ufficio Relazioni con il Pubblico (Servizi al Territorio)

80 80 Servizi patrimoniali e tecnici · Programmazione e pianificazione, in accordo con lUAC, degli interventi e delle innovazioni patrimoniali, funzionali e per il miglioramento della sicurezza; · Mantenimento e conservazione degli edifici in relazione alle effettive esigenze manifestate dalle UADR · Gestione dei contratti di tipo edilizio, impiantistico e tecnologico predisposti a livello centrale · Istruzione, sottoscrizione e gestione dei contratti di tipo edilizio, impiantistico e tecnologico propri del Polo · Collaborazione alla redazione del Piano di Sicurezza e del Documento per la Valutazione del Rischio predisposti a livello centrale · Smaltimento rifiuti radioattivi ed inquinanti Principali funzioni e compiti Servizi Patrimoniali e Tecnici

81 81 Logistica · Gestione spazi, assegnazione e cambiamenti di destinazione duso degli spazi assegnati al Polo · Gestione tecnico informatica archivio patrimonio immobiliare · Gestione aule e spazi didattici · Gestione servizi di portineria · Collaborazione per la stipula di contratti di vigilanza e loro gestione · Collaborazione per la stipula di contratti di pulizie e loro gestione · Gestione servizi particolari di Polo oltre a pulizie, traslochi e facchinaggi · Proposta allUAC per lacquisizione di nuovi spazi laddove non disponibili allinterno delle strutture di Polo Principali funzioni e compiti Servizi Patrimoniali e Tecnici

82 82 Area dei Servizi Bibliotecari e Documentali di Ateneo Dirigente Area dei Servizi Bibliotecari e Documentali (Sistema bibliotecario di Ateneo) Dirigente Area dei Servizi Bibliotecari e Documentali (Sistema bibliotecario di Ateneo) Commissione centrale biblioteche Commissione centrale biblioteche Progetti per linnovazione Comitato tecnico di gestione Comitato tecnico di gestione Biblioteche di area Comitato di coordinamento SBA-CSIAF Comitato di coordinamento SBA-CSIAF Coordinamento centrale biblioteche Biomedica Scienze Scienze sociali Scienze tecnologiche Umanistica Firenze University Press Centro documentale di ateneo ORGANICO A TENDERE Dirigente: 1 EP: 57 D:142 C: 38 TOTALE:238 ORGANICO A TENDERE Dirigente: 1 EP: 57 D:142 C: 38 TOTALE:238 ORGANICO ATTUALE Dirigente: 1 EP: 11 D: 50 C:127 B: 5 TOTALE:194 ORGANICO ATTUALE Dirigente: 1 EP: 11 D: 50 C:127 B: 5 TOTALE:194

83 83 Biblioteca biomedica Biblioteca di scienze Biblioteca di scienze sociali Biblioteca di scienze tecnologiche Biblioteca umanistica Monitoraggio e valutazione Biblioteca digitale Formazione professionale Attività cooperative Gestione e manutenzione del catalogo Orientamento allutenza Prestito interbibliotecario Dirigente del Sistema bibliotecario Commissione biblioteche Coordinamento SBA-CSIAF Comitato tecnico di gestione Coordinamento centrale biblioteche Organico attuale (10 persone) 1 dirigente a contratto 1 EP area biblioteche 3 C area biblioteche 3 D area amministrativo-contabile 2 C area amminitrativo contabile Pianta organica (18 persone) 1 dirigente a contratto 7 EP area biblioteche 2 D area biblioteche 1 EP area amministrativo-contabile 5 D area amministrativo-contabile 3 C area amminitrativo contabile Amministrazione e contabilità

84 84 Principali funzioni e compiti 1.Il Coordinatore centrale del Sistema bibliotecario sovrintende alla realizzazione dei programmi ed al raggiungimento degli obiettivi indicati dalla Commissione per le biblioteche ed esplica una generale attività di coordinamento, programmazione e valutazione nei confronti del personale bibliotecario e sorveglia sul buon funzionamento delle strutture del Sistema. Per lespletamento delle sue funzioni il Coordinatore centrale dispone delle risorse finanziarie attribuite dal Consiglio di Amministrazione. 2. Il Coordinatore centrale ha le seguenti funzioni: distribuisce le risorse di personale in relazione alle esigenze di funzionamento delle singole biblioteche e alla realizzazione di progetti di sviluppo del Sistema bibliotecario secondo criteri di mobilità e di flessibilità organizzativa; predispone il Piano strategico di sviluppo pluriennale ed il Rapporto annuale sullo stato del Sistema bibliotecario dAteneo; effettua la verifica periodica dei carichi di lavoro e della produttività dei servizi bibliotecari; formula agli organi competenti ogni proposta utile allo sviluppo e alla organizzazione delle attività bibliotecarie; cura la partecipazione del Sistema bibliotecario a progetti regionali, nazionali, comunitari e internazionali concernenti le biblioteche. Dirigente del Sistema bibliotecario

85 85 Principali funzioni e compiti Raccoglie, elabora e promuove tutte le informazioni sul Sistema Bibliotecario di Ateneo, mantenendo aggiornata una banca dati e producendo indicatori, strumenti di misurazione e valutazione dei risultati raggiunti dal Sistema. Predispone questionari per la valutazione del grado di soddisfazione dellutenza per i servizi offerti dal Sistema bibliotecario dAteneo. Sviluppa le tecniche di misurazione e di monitoraggio dei servizi, partecipa a progetti nazionali e internazionali sullo sviluppo e standardizzazione di indicatori per la valutazione dei Sistemi bibliotecari italiani. Fornisce il supporto tecnico per la redazione di rapporti e relazioni sullo stato dello SBA, lelaborazione di modelli di distribuzione dei finanziamenti e di fabbisogno del personale Monitoraggio e valutazione Sviluppo della collezione digitale (periodici elettronici, basi dati bibliografiche, risorse di rete selezionate, digitalizzazione di collezioni storiche) in sinergia con il gruppo delle attività cooperative. Analisi, implementazione, manutenzione, sviluppo e integrazione, in collaborazione con il Settore informatico, di sistemi gestionali e informativi automatizzati del Sistema bibliotecario di Ateneo; applicazione della tecnologia ai servizi bibliotecari. Manutenzione e sviluppo dellOPAC e dei cataloghi speciali dellateneo.Integrazione delle diverse forme di accesso allinformazione. Gestione e sviluppo del sito web del Sistema bibliotecario, da considerare come un vero e proprio servizio di biblioteca, luogo privilegiato di accesso remoto alle informazioni offerte dal Sistema. Manutenzione e sviluppo delle attrezzature informatiche del Sistema bibliotecario. Biblioteca digitale

86 86 Principali funzioni e compiti Comprende i sottogruppi: Banche dati (per coordinare la politica degli accessi integrando i diversi sistemi di condivisione in rete e di accesso remoto; valutare le risorse, oltre che sulla base dei dati statistici relativi alluso delle banche dati, anche considerando altri parametri relativi al contenuto ed allinterfaccia, e avvalendosi degli strumenti tecnici utili a supportare in questo senso la politica degli acquisti; promuovere i servizi di consultazione delle banche dati, tramite informazione/formazione dellutenza e del personale; garantire agli utenti lassistenza necessaria attraverso un help desk telematico.Il gruppo inoltre collabora col gruppo periodici elettronici per lattivazione dei link al testo pieno dei periodici elettronici per le basi dati che lo prevedono;collabora con il gruppo Web per migliorare, integrare e facilitare ulteriormente laccesso ai diversi sistemi di condivisione in rete e di accesso remoto; collabora col gruppo Monitoraggio e valutazione per lo sviluppo nel monitoraggio delluso delle banche dati) Periodici elettronici (per offrire accesso integrato e piena consultabilità, attraverso liste tematica e alfabetica con integrazione nellOPAC, dei periodici elettronici per i quali, a vario titolo, le biblioteche dellUniversità di Firenze hanno ottenuto laccesso; valutare la diversificazione delle modalità di acquisizione; garantire allutenza lassistenza necessaria attraverso un help desk telematico; informare in modo capillare lutenza sullevoluzione del servizio; monitorare luso dei periodici elettronici per migliorare la politica degli acquisti; istruire lutenza e il personale sulluso dei periodici elettronici. Il gruppo deve inoltre collaborare col gruppo banche dati per lattivazione dei link al testo pieno dei periodici elettronici per le basi dati che lo prevedono, e con il gruppo Web per migliorare, integrare e facilitare Biblioteca digitale (segue)

87 87 Principali funzioni e compiti ulteriormente laccesso ai diversi sistemi di condivisione in rete e di accesso remoto) Risorse di rete (per creare una collezione di risorse Web organizzate in maniera funzionale alla migliore fruizione da parte dellutenza ed integrate con gli altri prodotti che costituiscono lofferta informativa del sistema bibliotecario di ateneo (riviste elettroniche, basi dati), definendo validi criteri di valutazione per la selezione delle risorse) Collezioni storiche (per creare una raccolta digitale attraverso la digitalizzazione di collezioni di particolare rilevanza storica e culturale) Gestione dei cataloghi automatizzati (curare la manutenzione e lo sviluppo dei cataloghi automatizzati, con una costante attenzione alle esigenze dellutenza, con lintento di eliminare gli ostacoli alla corretta fruizione dellinformazione) Web del Sistema bibliotecario (per gestire e sviluppare il sito web del Sistema Bibliotecario di Ateneo, ponendo attenzione alle problematiche dellusabilità e accessibilità, eliminando le barriere tecnologiche alla fruizione dellinformazione e curando limpostazione della struttura del sito per facilitare e incrementare laccesso alle risorse; il gruppo deve inoltre coordinare il lavoro dei gruppi che si occupano della creazione e manutenzione delle pagine web delle singole biblioteche di area) Gestione delle attrezzature informatiche (per coordinare le attività dei gruppi che operano nelle biblioteche per la gestione delle attrezzature; studiare sistemi per la gestione degli strumenti informatici che facilitino laccesso dellutenza eliminando i rischi di malfunzionamenti e di utilizzo non corretto delle attrezzature; il gruppo deve inoltre mantenere la banca dati centralizzata delle attrezzature informatiche) Biblioteca digitale (segue)

88 88 Principali funzioni e compiti Crescita professionale del personale per la gestione dellinnovazione; Addestramento, aggiornamento e formazione dei bibliotecari, di concerto con lUfficio Gestione e sviluppo risorse umane dellAmministrazione centrale Formazione professionale Farsi carico di tutte le iniziative finalizzate allattuazione di progetti cooperativi per lo sviluppo dei servizi, in particolare per lo sviluppo delle acquisizioni dei formati digitali Attività cooperative Manutenzione e correzione del catalogo SBN del polo Università; gestione allineamenti, gestione duplicazioni (autori, collane, periodici, monografie a livelli); esame delle proposte di correzione e predisposizione di corsi di aggiornamento per il personale. Comprende il sottogruppo: Libro antico (per la preparazione di un corso di formazione per il personale dellUniversità al fine di assicurare, in ogni biblioteca darea, la presenza di almeno un bibliotecario in grado di trattare in SBN materiale pubblicato prima del Successivamente il sottogruppo si applichera alla definizione di progetti mirati al recupero e alla valorizzazione del patrimonio storico delle biblioteche dellUniversità) Gestione e manutenzione del catalogo Svolgere unattività permanente di assistenza e orientamento allutenza sui servizi delle biblioteche, in particolare sulle risorse elettroniche. Promuovere i servizi in particolare presso i docenti per arrivare gradualmente ad integrare i corsi sulle risorse elettroniche nei curriculum formativi degli studenti Orientamento allutenza

89 89 Principali funzioni e compiti Comprende i sottogruppi: Corsi di orientamento allutenza (per lorganizzazione di corsi di base e corsi per disciplina con cadenza almeno quindicinale per ogni tipo di corso, in particolare sulle risorse elettroniche. Pubblicazione su web dei calendari, dei programmi e della documentazione dei corsi. Organizzazione visite guidate alle biblioteche, nei mesi ottobre/dicembre, per le matricole. Organizzazione incontri con docenti universitari e ricercatori per la promozione delle risorse elettroniche e per sviluppare una collaborazione con il fine di integrare progressivamente i corsi nel curriculum formativo degli studenti. Potenziamento delle attrezzature e individuazione di aule idonee allo svolgimento dei corsi. Promozione dei servizi anche in collaborazione con le Presidenze di Facoltà) Promozione dei servizi (per curare la promozione dei servizi del Sistema bibliotecario di Ateneo attraverso la redazione di appositi depliant illustrativi tematici o dedicati alle singole biblioteche) Servizi ai disabili (per lorganizzazione dei servizi nelle biblioteche secondo i due aspetti del progetto approvato dalla Commissione Disabilità di Ateneo: installazione nelle biblioteche di alcuni PC con programmi di sintesi vocale per ipo e non vedenti dopo lanalisi delle priorità e delle problematiche logistiche delle biblioteche. Organizzazione della formazione del personale sul programma. Assistenza e istruzione degli utenti disabili da parte del personale bibliotecario. Promozione del servizio di consultazione dei PC per disabili presso gli utenti. attivazione servizio di prestito a domicilio per disabili attraverso la convenzione con un corriere analisi e verifica dei risultati anche attraverso interviste e questionari agli utenti sulla soddisfazione dei servizi per disabili; programmazione dello sviluppo dei servizi) Orientamento allutenza (segue)

90 90 Principali funzioni e compiti Aumento del document delivery elettronico; Aumento dei prestiti interfacoltà per gli studenti residenti a Prato; Organizzazione del prestito a domicilio per gli studenti disabili; Promozione del prestito interbibliotecario con le biblioteche della Provincia, del Comune di Firenze e dei Sistemi bibliotecari della Regione Toscana; Sperimentazione e definizione di software per la gestione completa e integrata del prestito interbibliotecario; Utilizzo di ARIEL in tutti i punti di servizio; Monitoraggio del servizio ILL-DD Gestione del prestito interbibliotecario Adempimenti degli obblighi amministrativi-contabili e finanziari derivanti dallistituzione della piena autonomia delle biblioteche del Sistema bibliotecario dAteneo; Supporto ai Direttori nella predisposizione dei documenti contabili da sottoporre allapprovazione dei Comitati di Biblioteca: assestamento dei bilanci annuali e collaborazione alla redazione della relazione sulle previsioni dentrata nellanno finanziario successivo e nei due seguenti; Prelevamento dai fondi di riserva, variazioni e storni di bilancio deliberati dagli organi competenti; Gestione, attraverso lutilizzo della procedura CIA, dei processi di entrata e di uscita dei fondi delle biblioteche; rapporti finanziari con i fornitori, i committenti e con listituto cassiere; Registrazione degli incassi mensili delle attività conto terzi nel registro dei corrispettivi, predisposizione del prospetto mensile, e versamento degli incassi presso listituto cassiere; Adempimenti di tutti gli obblighi di natura fiscale derivanti dallattività svolta dalle biblioteche; Adempimenti degli obblighi amministrativi-contabili e finanziari relativi al Sistema bibliotecario Amministrazione e contabilità

91 91 Sviluppo dei servizi di area locale E raccordo con i fondi librari Sviluppo dei servizi di area locale E raccordo con i fondi librari Direttore Comitato di biblioteca Comitato tecnico di gestione Biblioteca biomedica Supporto Alla gestione Supporto Alla gestione Gestione collezione Gestione collezione Comunicazione Web e Gestione delle Attrezzature informatiche Comunicazione Web e Gestione delle Attrezzature informatiche Servizi al pubblico Servizi al pubblico Organico attuale (15 persone) 1 EP area biblioteche 4 D area biblioteche 10 C area biblioteche Pianta organica (17 persone) 4 EP area biblioteche 11 D area biblioteche 2 C area biblioteche

92 92 Direttore Comitato di biblioteca Comitato tecnico di gestione Biblioteca di scienze Organico attuale (27 persone) 1 EP area biblioteche 4 D area biblioteche 22 C area biblioteche Pianta organica (29 persone) 7 EP area biblioteche 20 D area biblioteche 2 C area biblioteche Comunicazione,, Web e gestione Attrezzature informatiche Comunicazione,, Web e gestione Attrezzature informatiche Gestione collezione Gestione collezione Monografie Periodici Banche dati Recupero Del pregresso Fondi speciali Supporto Alla gestione Supporto Alla gestione SSegreteria E comun. interna Amministrazione e logistica Presenze Formazione Servizi al pubblico Servizi al pubblico Servizi di base ILL-DD Corsi Informazione Bibliografica assistita Chimica e fisica Matematica Antropologia, Biologia animale, Botanica, Geomineralogia Antropologia, Biologia animale, Botanica, Geomineralogia

93 93 Gruppo disciplinare Diritto Gruppo disciplinare Economia Gruppo disciplinare Scienze politiche Direttore Comitato di biblioteca Comitato tecnico di gestione Biblioteca di scienze sociali Gestione delle Attrezzature informatiche Gestione delle Attrezzature informatiche Gestione collezione Gestione collezione Monografie Periodici Banche dati Risorse web Fondi speciali Conservazione Informazione E comunicazione Informazione E comunicazione Corsi Informazione Bibliografica assistita Web e promozione Servizi di Consultazione E prestito Servizi di Consultazione E prestito Servizi di base ILL-DD Supporto Alla gestione Supporto Alla gestione Segreteria e Comun.interna Amministr. E logistica Presenze Formazione Organico attuale (50 persone) 2 EP area biblioteche 12 D area biblioteche 35 C area biblioteche 1 B area servizi generali Pianta organica (52 persone) 11 EP area biblioteche 38 D area biblioteche 3 C area biblioteche

94 94 Gruppo disciplinareArchitettura Gruppo disciplinare Ingegneria Archivi e fondi speciali Direttore Comitato di biblioteca Comitato tecnico di gestione Biblioteca di scienze tecnologiche Gestione delle Attrezzature informatiche Gestione delle Attrezzature informatiche Gestione collezione Gestione collezione Monografie Periodici Banche dati Risorse web Conservazione Informazione E comunicazione Informazione E comunicazione Corsi Informazione Bibliografica assistita Web e promozione Servizi di Consultazione E prestito Servizi di Consultazione E prestito Servizi di base ILL-DD Supporto Alla gestione Supporto Alla gestione Segreteria Logistica E presenze Formazione Organico attuale (33 persone) 1 EP area biblioteche 10 D area biblioteche 20 C area biblioteche 2 B area amministrativo-contabile Pianta organica (42 persone) 9 EP area biblioteche 23 D area biblioteche 10 C area biblioteche Gruppo disciplinare Agraria

95 95 Scienze delleducazione Storia dellarte e dello spettacolo Fondi antichi Direttore Comitato di biblioteca Comitato tecnico di gestione Biblioteca umanistica Gestione delle Attrezzature informatiche Gestione delle Attrezzature informatiche Gestione collezione Gestione collezione Periodici Recupero del pregresso Informazione e comunicazione Informazione e comunicazione Orientamento Informazione Bibliografica assistita Web Servizi di consultazione e prestito Servizi di consultazione e prestito Servizi di base ILL-DD Supporto alla gestione Supporto alla gestione Segreteria e Comunicazione interna Presenze Amministrazione E logistica Formazione Organico attuale (50 persone) 2 EP area biblioteche 16 D area biblioteche 30 C area biblioteche 2 B area servizi generali Pianta organica (62 persone) 13 EP area biblioteche 35 D area biblioteche 14 C area biblioteche Filosofia e psicologia Storia e geografia Lingue e letterature moderne Lingue e letterature antiche

96 96 Principali funzioni e compiti Il direttore di Biblioteca di area, sulla base delle direttive generali impartite dal Coordinatore centrale del Sistema bibliotecario di ateneo, è responsabile dei servizi e della loro qualità; Coordina e dirige il personale assegnato alla Biblioteca predispone il bilancio preventivo e consuntivo annuale e il preventivo triennale che sottopone allesame del Comitato di Biblioteca in qualità di responsabile dellazione amministrativo- contabile; E responsabile della gestione e conservazione del patrimonio librario, delluso dei locali e delle attrezzature di cui la biblioteca dispone; Predispone annualmente un progetto di attività, sulla base del piano di sviluppo elaborato dal Coordinatore centrale, ed in collaborazione con il Gruppo di gestione della Biblioteca, da presentare al Comitato della Biblioteca; Predispone annualmente una relazione consuntiva da presentare al Comitato della Biblioteca e una relazione triennale per il Coordinamento centrale: Cura lattivazione e la gestione di relazioni con lesterno, che favoriscano lo sviluppo dei servizi bibliotecari Direttore

97 97 Principali funzioni e compiti Sviluppo e gestione della collezione documentale, nei vari formati e per tutte le tipologie di documenti: Sviluppo della collezione monografica; Realizzazione dei programmi di acquisto di materiale bibliografico (scelta fornitori); Acquisizione e catalogazione originale o derivata di libri e materiali della biblioteca, nel rispetto dei tempi stabiliti e della soddisfazione dellutenza; Monitoraggio del processo di trattamento del libro Sviluppo della collezione dei periodici (scelta fornitori, acquisizione, catalogazione); Creazione accessi al full-text; Manutenzione del file gestionale; Monitoraggio delluso dei periodici elettronici per migliorare la politica degli acquisti; Istruzione degli utenti sullutilizzo dei periodici elettronici; Integrazione dellaccesso con il servizio Fornitura Elettronica Documenti (Ariel) e con le basi dati che hanno già attivato il servizio accessi a banche dati locali e/o remote, attraverso la loro selezione, lindividuazione e la realizzazione di soluzioni e di strumenti più idonei a facilitarne laccesso Sviluppo degli accessi alle risorse informative, attraverso la loro selezione, lindividuazione e la realizzazione di soluzioni e di strumenti più idonei a facilitare laccesso alle stesse; Politica degli accessi alle banche dati ed integrazione fra le diverse forme di abbonamento per offrire un accesso il più possibile integrato e facilitato ai diversi sistemi di condivisione in rete e di accesso remoto; Promozione delle banche dati; Monitoraggio in funzione anche della politica degli acquisti; Collaborazione con il gruppo periodici elettronici per lattivazione dei link al testo pieno e con il gruppo web per lintegrazione dei sistemi di accesso Gestione collezione

98 98 Principali funzioni e compiti Creazione di una collezione di risorse Web, organizzate in maniera funzionale alla migliore fruizione da parte dellutenza, ed integrate con gli altri prodotti che costituiscono lofferta informativa del sistema bibliotecario di ateneo (riviste elettroniche, basi dati); Selezione e aggiornamento dei link alle fonti informative sulla pagina Web della Biblioteca Censimento, catalogazione e digitalizzazione dei fondi speciali, antichi, rari e di pregio della Biblioteca; Gestione e sviluppo del servizio di consultazione dei fondi antichi, rari e di pregio della biblioteca; Manutenzione dei cataloghi storici; Valorizzazione degli archivi della biblioteca Recupero nel catalogo automatizzato del patrimonio pregresso; Conservazione e manutenzione della collezione; Rilegature dei volumi di riviste; Manutenzione delle collezioni nel magazzino e nello scaffale aperto Gestione collezione (segue) Gestione dei servizi di base della Biblioteca perseguendo la standardizzazione, la semplificazione delle procedure e lo stile del servizio; Accesso e fruibilità delle strutture; Distribuzione del materiale collocato nel pozzo librario; Prestito locale Orientamento e quick reference; Servizi a disabili; Cura e manutenzione del materiale di consultazione collocato a scaffale aperto Sviluppo e gestione dei servizi di prestito interbibliotecario e document delivery; Servizi al pubblico Servizi di consultazione e prestito Informazione e comunicazione

99 99 Principali funzioni e compiti Sviluppo delle tecnologie legate al servizio (Ariel, file Excel, ecc.) Realizzazione delle attività di Informazione e Comunicazione: Corsi per listruzione degli utenti sulle risorse informative della Biblioteca; Incontri con docenti e ricercatori per la promozione delle risorse elettroniche e sviluppo di una collaborazione con il fine di integrare progressivamente i corsi nel curriculum formativo degli studenti; Visite guidate alla Biblioteca (matricole, studenti di scuole superiori, ecc.) Promozione dei servizi della Biblioteca; Creazione e manutenzione delle pagine web della Biblioteca; Pubblicazione su web dei calendari, dei programmi e della documentazione dei corsi; Segnaletica ai servizi della biblioteca; Dintesa con le iniziative SBA redazione di depliants, di guide e di apposito materiale illustrativo Servizi di informazione bibliografica assistita: Individuazione e soddisfazione dei bisogni informativi dellutenza, suggerendo le più opportune strategie di ricerca nei cataloghi, repertori, banche dati, siti web, usando tutti i filtri, tutti gli operatori logici e tutti i canali che consentano di ottenere risposte rilevanti, precise, aggiornate e affidabili; Supporto allapprendimento delle abilità di ricerca per gli studenti universitari Servizi al pubblico Servizi di consultazione e prestito Informazione e Comunicazione (segue)

100 100 Principali funzioni e compiti Gestione delle attrezzature informatiche: Manutenzione e sviluppo della strumentazione hardware e software della Biblioteca; Organizzazione delle risorse tecnologiche; Attività di raccordo con il relativo gruppo di ateneo (mantenimento della banca dati centralizzata delle attrezzature informatiche); Allestimento e gestione di aule idonee allo svolgimento dei corsi; Manutenzione del server di Biblioteca; Funzionalità del sito WEB della Biblioteca; Addestramento dei colleghi allutilizzo delle strumentazioni elettroniche; Supporto ai colleghi nella creazione di data base gestionali; Coordinamento e realizzazione dellimplementazione e del mantenimento dei servizi elettronici della biblioteca(sistema di automazione, rete delle banche dati, sistema di database networking); Monitoraggio costante dellofferta di mercato applicativa e tecnologica inerente HW, SW e infrastrutture di rete per valutare la convenienza della realizzazione o dellacquisto dei pacchetti Gestione delle attrezzature informatiche

101 101 Principali funzioni e compiti Segreteria interna alla Biblioteca, con particolare riferimento alla manutenzione del protocollo e alle attività del Comitato della Biblioteca; Comunicazione interna Gestione dei beni non librari: supporto allattività di individuazione e selezione dei fornitori; supporto allacquisto, in conformità della normativa vigente in tema di sicurezza; gestione dellinventario; Supporto allattività amministrativa del prestito interbibliotecario; Attività di raccordo con il settore amministrativo contabile; Supporto tecnico alla definizione dei contratti di manutenzione e supervisione della manutenzione dei locali e delle attrezzature Rapporti con unità di servizio esterne e/o interne allAteneo per la manutenzione dei locali; Gestione delle presenze tramite software dedicato; Manutenzione archivio corrispondenza sul personale; Gestione ticket mensa Supporto alla gestione turni Individuazione delle occasioni formative utili per perseguire gli obiettivi della biblioteca, in collaborazione con il gruppo di ateneo Pianificazione delle attività di formazione esterna ed interna Supporto alla gestione Soddisfazione dellutenza relativa alla specifica area disciplinare, attraverso lutilizzo di competenze di carattere specialistico, mirando a: 1. uno sviluppo della collezione in linea con gli interessi degli utenti 2. la selezione, acquisizione e sfruttamento delle risorse informative disciplinari Gruppi disciplinari

102 102 Principali funzioni e compiti 3. la realizzazione di un punto di contatto con Facoltà, Dipartimenti o corsi di laurea, per garantire il raccordo costante con i bisogni della ricerca e della didattica 4. lintegrazione tra le diverse attività svolte nelle unità organizzative funzionali, nellambito delle discipline di competenza, per la soddisfazione della specifica utenza, e tra queste in particolare: a) dintesa con il servizio di gestione della collezione: la selezione del materiale collaborando con il Comitato della Biblioteca, e con le strutture di riferimento disciplinare; lacquisizione la catalogazione descrittiva e semantica delle monografie b) dintesa con i servizi al pubblico: la manutenzione del materiale di riferimento disciplinare a scaffale aperto c) dintesa con i servizi di informazione e comunicazione: promozione e istruzione degli utenti sulle risorse informative disciplinari; servizi di informazione bibliografica assistita, con particolare riferimento allattività di supporto allapprendimento delle abilità di ricerca per gli studenti universitari Gruppi disciplinari (segue) Rapporto con istituzioni professionali (in particolare, per larea biomedica, lazienda ospedaliera) e/o territoriali per lo sviluppo e linteroperabilità dei servizi; Raccordo con i Fondi librari: attività di coordinamento tra la documentazione della sede centrale e quella collocata presso i dipartimenti dellarea Sviluppo dei servizi di area locale e raccordo con i Fondi librari

103 103 Archivi storici biblioteche Tesi Responsabile progetto Responsabile progetto Commissione archivi Centro documentale di ateneo Archivio di deposito Archivio di deposito Archivio studenti Archivio tesi Archivio storico Archivio storico Organico attuale (3 persone) 2 EP area biblioteche 1 C area amministrativa Pianta organica (8 persone) 2 EP area biblioteche 3 D area archivistica 3 C area archivistica

104 104 Principali funzioni e compiti Nellambito del Sistema Bibliotecario e documentale di Ateneo e sulla base degli indirizzi e delle direttive fornite dagli organi di governo e di gestione dellAteneo assicura la promozione di iniziative mirate alla migliore conservazione e fruizione della memoria storica dellAteneo e dellattività di ricerca documentale. In particolare determina il modello da seguire per la costituzione dellarchivio di deposito e storico dellAteneo attraverso la creazione di una struttura tecnico-amministrativa capace di garantire larmonizzazione delle diverse attività del settore. Assicura il trattamento archivistico e la gestione uniforme dei materiali documentari e iconografici di interesse storico degli archivi di Enti e di personalità donati o acquisiti dallUniversità depositati principalmente presso le biblioteche. Garantisce la gestione e la consultazione del materiale documentale Centro documentale di Ateneo Redige gli inventari sommari per il versamento del materiale da trasferire allarchivio storico. Cura la gestione del piano di versamento dei fascicoli relativi ad affari e a procedimenti amministrativi conclusi da parte degli uffici dellAmministrazione centrale e degli uffici delle Unità amministrative decentrate. Registra, riproduce, archivia e colloca gli atti, tesi comprese. Assicura la ricerca e reperimento fisico dei documenti richiesti dagli utenti. Garantisce la gestione dei fascicoli studenti. Supporta i responsabili dei procedimenti amministrativi delle Unità amministrative sulla corretta conservazione e custodia dei documenti. Analizza la documentazione per la predisposizione di elenchi per la conservazione e scarto del materiale. Archivio di deposito

105 105 Principali funzioni e compiti Cura e diffonde informazioni allutenza. Svolge ogni attività necessaria allaggiornamento e alla gestione degli strumenti di consultazione. Archivio di deposito (segue) Redige e aggiorna linventario scientifico e degli altri mezzi di corredo: guide, repertori, ecc. Aggiorna il titolario. Cura il riordino, il recupero e il restauro dei documenti. Assicura lindividuazione, la classificazione, larchiviazione e la collocazione degli atti. Supporta i responsabili delle Unità amministrative decentrate sulla cura e la gestione degli archivi storici conservati presso le stesse. Assicura tutte le operazione di conservazione e di scarto dei documenti. Garantisce la gestione della sala di consultazione: informazione allutenza, consulenza su ricerche documentarie e sullutilizzo dei cataloghi cartacei e/o on-line, sullaccesso a banche dati e alla documentazione in rete Archivio storico

106 106 Supporto alla gestione Direttoree Direttoree Comitato editoriale Firenze University Press Organico attuale (6 persone) 1 EP area biblioteche 0.50 D area biblioteche 0.50 D area tecnico-scientifica 4 C area biblioteche Pianta organica (9 persone) 3 EP area biblioteche 3 D area biblioteche 1 D area informatica 1 D area amministrativa 1 C area amministrativa Processo editoriale Processo editoriale Gestione Archivio doc. elettronicie Monografie E riviste Materiale didattico Digitalizzazioni E database Ricerca e Sviluppo Ricerca e Sviluppo Progetti di ricerca Progettazione e speriment. nuovi prodotti e gestione del documento Accesso e promozione Accesso e promozione Marketing E distribuzione Monitoraggio Utenza Promozione Accesso web Metadati Gestione Propietà intellettuale

107 107 Principali funzioni e compiti Coordinamento e gestione delle risorse umane e delle attività editoriali, Piano editoriale di sviluppo; Bilancio preventivo e consuntivo; Adeguamento innovativo nel settore delleditoria elettronica attraverso progetto di ricerca e di sviluppo. Direttore Assistenza editoriale agli autori Controllo editoriale Gestione delle procedure del ciclo di lavorazione Progetti su diversi prodotti editoriali: collane digitali, siti web scientifici, e-book, riviste elettroniche, basi dati iconografiche e bibliografiche. Produzione di materiale didattico Traduzioni Progetti di digitalizzazioni Gestione archivio di self-authoring Processo editoriale

108 108 Principali funzioni e compiti Relazione con distributori Sito web Diffusioni in repertori bibliografici Promozione interna del servizio editoriale FUP Gestione degli archivi utenti Promozione e marketing Collaborazioni con university presses, consorzi e università Presentazioni prodotti editoriali Assegnazione identificatori Indicizzazione pubblicazioni elettroniche, abstracting Catalogazione e metadati Raccordo con attività di catalogazione dello SBA e SBN Traduzione in inglese di abstract, parole chiave e testi pubblicati dalla FUP Gestione delle proprietà intellettuale: contratti, liberatorie, registrazioni Accesso e promozione Partecipazione a progetti nazionali e internazionali Progettazione di servizi tecnologicamente innovativi nel settore della editoria scientifica Progettazione e realizzazione di prodotti editoriali multimediali Gestione del documento informativo Integrazione con la biblioteca digitale di Ateneo e con il progetto di e-learning. Ricerca e sviluppo Attività varie di segreteria e supporto alle attività amministrativo- contabili. Supporto organizzativo al tirocinio formativo previsto dal nuovo ordinamento didattico (stages, tirocinanti di corsi di perfezionamento e altro). Gestione presenze del personale. Supporto alla gestione

109 109 Area dei Servizi Informatici (CSIAF) Dirigente (Direttore Tecnico) Dirigente (Direttore Tecnico) Comitato Consultivo Utenza Comitato Consultivo UtenzaComitato di Gestione Qualità e Sicurezza Sviluppo risorse, Controllo Gestione, Acquisti Sviluppo risorse, Controllo Gestione, Acquisti Sistemi Informativi e Processi Sistemi Informativi e Processi Servizi allutenza e Marketing Servizi allutenza e Marketing Produzione Contenuti Multimediali Produzione Contenuti Multimediali Aree operative Progetto e-learning e Formazione Progetto e-learning e Formazione Siti WEB e video on line Siti WEB e video on line Master plan (Pianificazione e controllo) Master plan (Pianificazione e controllo) Formazione SIP di Polo Biom. SIP di Polo Careggi SIP di Polo Sesto SIP di Polo Novoli SIP di Polo CS 1 SIP di Polo CS 2 Servizi Studenti Servizi Studenti Contabilità e patrimonio beni mobili Contabilità e patrimonio beni mobili Biblioteche Personale Protocollo Patrimonio beni immobili Patrimonio beni immobili Posta elettronica Posta elettronica Audio Video Audio Video Grafica Servizi on line Servizi on line Fonia Presidente Ricerca Servizi di rete Servizi di rete Server Farm ORGANICO A TENDERE Dirigente: 1 EP: 23 D:48 C:27 TOTALE:99 ORGANICO A TENDERE Dirigente: 1 EP: 23 D:48 C:27 TOTALE:99 ORGANICO ATTUALE Dirigente: 1 EP: 7 D: 22 C: 27 B: 2 Tac:13 TOTALE:72 ORGANICO ATTUALE Dirigente: 1 EP: 7 D: 22 C: 27 B: 2 Tac:13 TOTALE:72

110 110 Redige piani per la fornitura di prodotti e servizi Gestisce le relazioni con i principali gruppi di utenti Propone Service Level Agreements (SLAs) per gli utenti, verificandone losservanza e relazionando sui risultati Programma, gestisce, monitora e valuta i servizi di supporto agli utenti, anche attraverso il servizio di helpdesk di cui è responsabile Identifica lacune di competenze (attuali e potenziali) e stende un piano di formazione e addestramento per gli utenti Master plan Principali funzioni e compiti Servizi allutenza e Marketing Definisce e verifica losservanza degli standard, protocolli e procedure sulla qualità e sicurezza Analizza e predispone le misure per minimizzare i rischi; definisce e verifica losservanza dei regolamenti di sicurezza in linea con le norme Sviluppa le proprie conoscenze e competenze, e quelle dei colleghi, in linea con le esigenze di qualità e sicurezza Qualità e Sicurezza Produce, aggiorna e controlla il piano dei sistemi integrati dellAteneo ed il piano economico-finanziario del CSIAF Analizza limpatto dei fattori interni ed esterni sulle scelte di strategie del CSIAF per quanto di propria competenza Crea, monitora ed aggiorna piani per la realizzazione degli obiettivi del CSIAF Valuta i servizi ed i prodotti offerti

111 111 Principali funzioni e compiti Assicura tempestività e correttezza ai processi interni del CSIAF relativi ad approvvigionamenti e controllo di spesa Valuta costantemente le implicazioni economiche delle azioni pianificate e ne assicura la compatibilità con le risorse Valuta dal punto di vista economico e finanziario fornitori attuali e potenziali, gestisce gare e acquisti di beni e servizi, assegna appalti, stipula contratti, in ottemperanza a norme e disposizioni vigenti Adempie agli obblighi derivanti dalla normativa amministrativa, contabile e di igiene e sicurezza dellAteneo Garantisce la predisposizione di normative e protocolli amministrativi atti ad assicurare la corretta gestione dei servizi Monitora e verifica losservanza dei termini dei contratti da parte dei fornitori Organizza e mantiene rapporti professionali sul piano giuridico e finanziario con utenti e strutture interne ed esterne allAteneo Principali funzioni e compiti Sviluppo risorse, controllo gestione, acquisti Definisce, progetta e sviluppa il sito web di Ateneo, assicurandone lo stile editoriale, il webmastering (con interventi sulla struttura, sulla grafica e sulle parti multimediali) e fornendo il supporto nel web content design Gestisce le basi dati di supporto al sito web di Ateneo Gestisce i servizi di videostreaming per eventi live e video on demand Organizza le infrastrutture per videoconferenze on-line Progetta e realizza siti web per le unità amministrative dellAteneo e per Enti GARR Siti web e video on-line

112 112 Principali funzioni e compiti Assicura lo sviluppo e la gestione di supporti tecnologici alla didattica di Ateneo per innovare i metodi di apprendimento e di insegnamento anche a distanza Individua servizi e prodotti progettando e gestendo la loro realizzazione Gestisce le risorse assegnate e pianifica lo sviluppo dei progetti assegnati, monitorandone lo stato di avanzamento e assicurandone la conclusione Identifica lacune di competenze (attuali e potenziali) e stende piani di formazione e addestramento Cura la progettazione di attività e-learning e le relative piattaforme Organizza ed è responsabile della realizzazione dei corsi di formazione del CSIAF Progetto e-learning e formazione

113 113 Principali funzioni e compiti Server farm Principali funzioni e compiti Assicura la gestione della server Farm di Ateneo ed i relativi livelli di sicurezza e qualità del servizio Cura lefficienza e lo sviluppo della infrastruttura in linea con levoluzione tecnologica Garantisce il funzionamento e la continuità del servizio Gestisce il servizio di posta elettronica di Ateneo, le liste di distribuzione centralizzate, il servizio di News ed FTP attraverso una specifica unità organizzativa alle proprie dipendenze Sevizi di rete Assicura levoluzione della tecnologia e dei servizi di telecomunicazione integrata dati/voce/immagini attraverso la valutazione delle tecnologie disponibili sul mercato, la definizione tecnica dei fabbisogni dellAteneo ed il monitoraggio Mantiene le relazioni con gli organi istituzionali esterni per larea di competenza (GARR, AIPA) Gestisce e garantisce il funzionamento della rete di Ateneo, dei relativi accessi e la sua interconnessione con la rete GARR Controlla e assicura losservanza delle norme GARR (standard, protocolli, sicurezza, sperimentazioni) Cura la progettazione degli impianti telematici e di fonia nelle varie sedi universitarie

114 114 Principali funzioni e compiti Sistemi informativi e Processi Assicura la gestione del Sistema Informativo di Ateneo fornendo allutenza risorse e capacità progettuale Gestisce e monitora lavanzamento dei progetti di propria competenza fino alla loro conclusione, anche attraverso specifici gruppi di progetto alle proprie dipendenze Gestisce lo sviluppo di servizi e prodotti e il soddisfacimento delle esigenze della Direzione Amministrativa Garantisce il funzionamento e la continuità dei servizi applicativi esistenti attraverso specifiche unità organizzative di area alle proprie dipendenze (Contabilità e Patrimonio Beni Mobili, Biblioteche, Studenti….) Monitora e valuta i servizi applicativi forniti da terze parti (in relazione ai contratti esistenti)

115 115 Principali funzioni e compiti Assicura la produzione di prodotti e servizi con tecnologie multimediali e la loro diffusione Individua, progetta, realizza e gestisce prodotti e servizi di editoria elettronica multimediale attraverso unità organizzative alle proprie dipendenze Gestisce la videoteca di Ateneo Principali funzioni e compiti Produzione Contenuti Multimediali Servizio Informatico di Polo (SIP) Gestisce le reti locali di propria competenza, curandone sicurezza ed efficienza, nel rispetto delle normative definite dal CSIAF Gestisce le aule attrezzate di polo Cura i servizi di assistenza agli utenti (docenti e personale tecnico/amministrativo) Promuove i servizi del CSIAF e realizza il monitoraggio della qualità dei servizi erogati

116 116 Progetto grafico e coordinamento dati a cura di Paola Zampi – Organizzazione, Innovazione e Sistemi – Giugno 2002


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