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La Manutenzione. Definizione Norma CEI 62-122 Guida alle prove di accettazione ed alle verifiche periodiche di sicurezza e/o di prestazione dei dispositivi.

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1 La Manutenzione

2 Definizione Norma CEI Guida alle prove di accettazione ed alle verifiche periodiche di sicurezza e/o di prestazione dei dispositivi medici alimentati da una particolare sorgente di alimentazione

3 Definizioni La manutenzione si distingue in preventiva e correttiva. Norma CEI Guida alle prove di accettazione ed alle verifiche periodiche di sicurezza e/o di prestazione dei dispositivi medici alimentati da una particolare sorgente di alimentazione

4 LE DIVERSE MODALITA Attività Interna Tecnici interni + eventuali ricambi da ditte esterne Attività esterna -Ditta in Economia (su chiamata) -Ditta in Contratto Le Manutenzioni possono essere organizzate ed eseguite in diverse modalità (a seconda della scelta organizzativa operata, della tipologia di apparecchiatura e/o della complessità di intervento)

5 Presupposti della strategia contrattuale Sistema organizzativo esistente o che si intende adottare nel tempo Conoscenza del parco macchine (inventario aggiornato di tipo tecnico-amministrativo) Conoscenza e possibilità di analisi dei dati tecnici (grado di vetustà, di utilizzazione, di fermo macchina, ecc.) Confronto con la componente sanitaria per condividere specifiche esigenze Necessità di adeguarsi alle normative in merito alla sicurezza e allaccreditamento delle strutture sanitarie Il primo punto riveste una importanza strategica nella definizione delle relazioni contrattuali.

6 Il Capitolato Come acquistare il servizio manutentivo (1) Il Capitolato è diviso in due parti: una Generale ed una Speciale Parte generale –Oggetto –Modalità di svolgimento –Documentazione obbligatoria (rapporto di lavoro dettagliato con chiaramente specificato: ore di lavoro, parti sostituite, condizioni di funzionamento della apparecchiatura, ecc.) –Responsabilità dei contraenti –Penalità –Controlli –Obblighi di informazione

7 Il Capitolato Come acquistare il servizio manutentivo (2) Parte speciale –Dettaglio delloggetto specifico della formula prescelta –Offerta economica –Criteri di valutazione dellofferta basati su: prezzi unitari e loro percentuale sul valore a nuovo dellapparecchiatura, tempi e modalità di esecuzione, ricambi inclusi/esclusi –Apparecchio sostitutivo (emergenza) senza aggravio di costi –Percentuali di sconto per contratti pluriennali, per pagamenti in unica rata o due rate anticipate –Formazione del personale tecnico e sanitario e relative condizioni –Altre particolari condizioni di sconto su cui ci soffermeremo ampiamente in seguito Il Capitolato è uno strumento fondamentale anche nel caso di privativa : fissa le condizioni che costituiscono i punti fondamentali del rapporto tra Azienda e Ditta.

8 Il Resp. dell U.O.T.S. definisce i rapporti contrattuali con le Ditte costruttrici o loro concessionarie sulla base di una convenienza tecnica e di qualità. Le tipologie di contratto sono : –FR: Full Risk - comprende tutti i rischi di guasto, la fornitura dei ricambi, un programma di manutenzioni preventive e di controllo di qualità etc. –FS: Full Service - prevede le stesse prestazioni del FR fatta eccezione per i materiali di ricambio che sono esclusi –MP: Manutenzione Preventiva - limitato ad alcune tipologie di apparecchiature, si basa sulleffettuazione di visite programmate per mantenere la macchina in perfetta efficienza –PD : Post Danno - una forma di relazione con le Ditte che prevede esclusivamente la definizione a monte dei prezzi delle prestazioni di manodopera, viaggio, etc e del listino prezzi dei materiali di ricambio –VS : Verifiche di Sicurezza Elettrica - per una ispezione annuale periodica di rispondenza alle Norme CEI 62,5 e specifiche –FP : Formula Partner - i cui contenuti sono definiti nei lucidi seguenti Relazioni con le Ditte - Contrattualistica

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13 Art. 7 : Modalità di pagamento Il contraente è tenuto ad emettere la fattura a norma di legge, tenendo conto delle prestazioni effettuate in esecuzione del contratto. Art.8 : Penalità Per ogni giorno di ritardo nello svolgimento del servizio in oggetto o per ogni giorno di inattività delle apparecchiature, l'Azienda Sanitaria potrà applicare una penale a carico dell'impresa aggiudicataria dello 0,5% calcolato sull'importo annuo manutentivo dell'apparecchiatura/e non utilizzabile, salvo il risarcimento di eventuali ulteriori danni. Art. 9 : Aggiudicazione L'aggiudicazione avverrà tenendo conto dell'offerta economica e degli elementi tecnici di valutazione indicati nella Parte Speciale delle tre diverse formule manutentive, salvo diverse indicazioni eventualmente riportate nella lettera di invito.

14 Art. 10 : Revisione prezzi I prezzi offerti e fissati al momento dell'aggiudicazione resteranno fissi ed invariabili per il periodo di durata del contratto. L'adeguamento comunque non potrà in alcun modo essere superiore all'andamento dei prezzi determinato sulla base degli indici I.S.T.A.T. relativo al periodo di riferimento dell'anno precedente. Le predette disposizioni si applicano anche in caso di rinnovo del contratto. Art. 11 : Cauzione La Ditta non è tenuta al versameto di una cauzione provvisoria, a meno di diversa indicazione della lettera di invito. Prima della stipula del contratto, l'aggiudicatario deve invece costituire cauzione definitiva nella misura del 5% dell'ammontare del contratto in una delle forme previste dall'art. 14 del Regolamento R.T. 2/88, anche integrando il deposito cauzionale provvisorio. Art. 12 : Stipula del contratto e sua durata Il contratto ha durata annuale (o pluriennale), ovvero per il periodo indicato nella lettera di invito.

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18 CLASSIFICAZIONE DELLE PRIORITA DI MANUTENZIONE PREVENTIVA: Algoritmo di determinazione frequenza La priorità e la frequenza si può basare su tre fattori: la funzione il rischio lesigenza di manutenzione GA = Funzione + Rischio + Manutenzione richiesta

19 CONTINUA PRIORITA DI MANUTENZIONE LA FUNZIONE DELLAPPARECCHIATURA E SUDDIVISA IN QUATTRO CATEGORIE CHE RIPRENDONO QUELLE INIZIALMENTE INTRODOTTE SULLA CLASSIFICAZIONE DELLE TECNOLOGIE SANITARIE:: TERAPEUTICA DIAGNOSTICA ANALITICA SUPPORTO IN BASE ALLA RELAZIONE UTILIZZO - RISCHIO PER IL PAZIENTE VIENE ATTRIBUITO UN PUNTEGGIO DA 0 A 10

20 TABELLA CATEGORIE FUNZIONALI/PUNTEGGIO

21 CATEGORIA RISCHIO/PUNTEGGIO Rischio Fisico: conseguenze possibili per il paziente o loperatore a seguito di un inconveniente o del malfunzionamento dellapparecchiatura:

22 GRADO DI MANUTENZIONE RICHIESTA/PUNTEGGIO Grado di manutenzione richiesta in base alle apparecchiature i livelli più elevati si trovano in apparecchiature di tipo meccanico e pneumatico, apparecchiature di supporto alla vita che richiedono frequenti calibrazioni e tarature (esempio VPO e EMD)

23 Conclusione GA Esempio defibrillatore: Funzionalità 10 Rischio fisico 5 Manutenzione richiesta 4 GA per il defibrillatore: 19 Se GA > 12 intervallo di manutenzione preventiva < di 12 mesi

24 Esempio di M.P. di 1° Livello ad un defibrillatore Scaricare la SCHEDA MP_DEF_OPERATORE_SANITARIO.doc

25 Esempio di M.P. di 2° Livello ad un defibrillatore Scaricare la SCHEDA MP_DEF_TECNICO.doc

26 DEFINIZIONE DEL PIANO DELLATTIVITA PROGRAMMATA (U.O.T.S,DITTA) DEFINIZIONE DEL PIANO DELLATTIVITA PROGRAMMATA (U.O.T.S,DITTA) LATTIVITA PROGRAMMATA E PREVISTA IN CONTRATTO DI MANUTENZIONE? (LAM) LATTIVITA PROGRAMMATA E PREVISTA IN CONTRATTO DI MANUTENZIONE? (LAM) POAP01: PROCEDURA OPERATIVA PER ATTIVITA PROGRAMMATE PREVISTE IN CONTRATTO (U.O.T.S, DITTA, U.O) POAP01: PROCEDURA OPERATIVA PER ATTIVITA PROGRAMMATE PREVISTE IN CONTRATTO (U.O.T.S, DITTA, U.O) POAP02: PROCEDURA OPERATIVA PER ATTIVITA PROGRAMMATE NON PREVISTE IN CONTRATTO (U.O.T.S, DITTA,U.A.B.S. U.O.) POAP02: PROCEDURA OPERATIVA PER ATTIVITA PROGRAMMATE NON PREVISTE IN CONTRATTO (U.O.T.S, DITTA,U.A.B.S. U.O.) SINO Doc. rif.Registr. Inventario Elenco classi di apparecchiature Schede AP Protocolli AP Piano di AP Elenco Contratti Offerta Ditta Manuali Service Rapporto intervento ELABORAZIONE PERIODICA DEI DATI E VALUTAZIONE ADEGUATEZZA PIANO AP (U.O.T.S, DITTA, U.O, ) ELABORAZIONE PERIODICA DEI DATI E VALUTAZIONE ADEGUATEZZA PIANO AP (U.O.T.S, DITTA, U.O, ) Scadenzari Registrazione interventi su Software Metis Rapporti di lavoro Fatture ditte Analisi Guasti PGAP: PROCEDURA GESTIONALE PER LATTIVITA PROGRAMMATA SULLE APPARECCHIATURE ELETTROMEDICALI PAMT03 Rev. 1 Attività

27 U.O.U.O.T.S.DITTA PRESA VISIONE DELLE AP PREVISTE NEI CONTRATTI DI MANUTENZIONE (Ingegnere) PRESA VISIONE DELLE AP PREVISTE NEI CONTRATTI DI MANUTENZIONE (Ingegnere) CONTROLLO DELLE SCADENZE ED EVENTUALE SOLLECITO INTERVENTO.DELLA DITTA ACCORDI CON U.O. E DITTA SULLA DATA DI ESECUZIONE DELLATTIVITA PROGRAMMATA (Ingegnere) CONTROLLO DELLE SCADENZE ED EVENTUALE SOLLECITO INTERVENTO.DELLA DITTA ACCORDI CON U.O. E DITTA SULLA DATA DI ESECUZIONE DELLATTIVITA PROGRAMMATA (Ingegnere) ESECUZIONE INTERVENTO IN DATA STABILITA (Tecnico) ESECUZIONE INTERVENTO IN DATA STABILITA (Tecnico) COMPILAZIONE RAPPORTO DI LAVORO E CONSEGNA ALLU.O. UTILIZZATRICE PER LA CONTROFIRMA (Tecnico) COMPILAZIONE RAPPORTO DI LAVORO E CONSEGNA ALLU.O. UTILIZZATRICE PER LA CONTROFIRMA (Tecnico) TRASMETTE RAPPORTO DI LAVORO VIA FAX ALLU.O.T.S. (Operatore Sanitario) TRASMETTE RAPPORTO DI LAVORO VIA FAX ALLU.O.T.S. (Operatore Sanitario) A SUA DISCREZIONE CONTROLLA LOPERATO DELLA DITTA MEDIANTE I TECNICI DEL LAM (Tecnico) A SUA DISCREZIONE CONTROLLA LOPERATO DELLA DITTA MEDIANTE I TECNICI DEL LAM (Tecnico) ARCHIVIA DOCUMENTAZIONE CARTACEA DELLINTERVENTO E LA REGISTRA SU SOFTWARE METIS AGGIORNA PIANO DELLE AP (Tecnico-Amministrativo) ARCHIVIA DOCUMENTAZIONE CARTACEA DELLINTERVENTO E LA REGISTRA SU SOFTWARE METIS AGGIORNA PIANO DELLE AP (Tecnico-Amministrativo) POAP01: PROCEDURA OPERATIVA PER ATTIVITA PROGRAMMATE PREVISTE IN CONTRATTO PAMT03 Rev. 1 OK? ATTIVA PROCEDURA PGMC (Operatore Sanitario) ATTIVA PROCEDURA PGMC (Operatore Sanitario) NOSI

28 U.O.T.S. ESEGUE AP (Ingegnere- Tecnico) ESEGUE AP (Ingegnere- Tecnico) CONFORME ? (Tecnico) CONFORME ? (Tecnico) LATTIVITA PROGRAMMA TA E ESEGUITA DAL LAM.? RICHIEDE PREVENTIVO ALLA DITTA DITTA ESEGUE AP (Tecnico) ESEGUE AP (Tecnico) CONFOR ME? (Tecnico) CONFOR ME? (Tecnico) DICHIARA LUTILIZZO NON SICURO DELLAPPARECHCIO E RILASCIA COPIA DEL RAPPORTO DI LAVORO ALLU.O. (Tecnico) DICHIARA LUTILIZZO NON SICURO DELLAPPARECHCIO E RILASCIA COPIA DEL RAPPORTO DI LAVORO ALLU.O. (Tecnico) RAGIONERIA ACCETTA PREVENTIVO E ORDINA INTERVENTO (Amministrativo) AVVIO PROCEDURA PGMC (Operatore Sanitario) AVVIO PROCEDURA PGMC (Operatore Sanitario) SI NO SI NO SI NO REDIGE IL RAPPORTO DI LAVORO E LO CONSEGNA ALLU.O. PER LA CONTROFIRMA (Tecnico). REDIGE IL RAPPORTO DI LAVORO E LO CONSEGNA ALLU.O. PER LA CONTROFIRMA (Tecnico). AGGIORNA IL LIBRO MACHCINA AGGIORNA IL PIANO DELLE AP REGISTRA INTERVENTO ESEGUITO SU SOFTWARE METIS (Tecnico-Amministrativo) AGGIORNA IL LIBRO MACHCINA AGGIORNA IL PIANO DELLE AP REGISTRA INTERVENTO ESEGUITO SU SOFTWARE METIS (Tecnico-Amministrativo) POAP02: PROCEDURA OPERATIVA PER ATTIVITA PROGRAMMATE NON PREVISTE IN CONTRATTO PAMT03 Rev. 1 INVIO PREVENTIVO (Amministrativo) INVIO PREVENTIVO (Amministrativo) CONTROFIRMA E TRASMETTE RAPPORTO DI LAVORO ALLU.O.T.S. (Sanitario) CONTROFIRMA E TRASMETTE RAPPORTO DI LAVORO ALLU.O.T.S. (Sanitario) DICHIARA LUTILIZZO NON SICURO DELLAPPARECHCIO E RILASCIA COPIA DEL RAPPORTO DI LAVORO ALLU.O. (Tecnico) DICHIARA LUTILIZZO NON SICURO DELLAPPARECHCIO E RILASCIA COPIA DEL RAPPORTO DI LAVORO ALLU.O. (Tecnico) REDIGE IL RAPPORTO DI LAVORO E LO CONSEGNA ALLU.O. PER LA CONTROFIRMA (Tecnico). REDIGE IL RAPPORTO DI LAVORO E LO CONSEGNA ALLU.O. PER LA CONTROFIRMA (Tecnico). U.O. INVIO FATTURA (Tecnico) INVIO FATTURA (Tecnico) LIQUIDAZIONE FATTURA (Tecnico) LIQUIDAZIONE FATTURA (Tecnico)

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31 La manutenzione Correttiva La manutenzione correttiva nasce da un evento di guasto o mal funzionamento, presunto o reale con chiamata da parte del soggetto utilizzatore (medico o operatore sanitario), con diverse modalità, secondo linnovazione introdotta: modulo di chiamata cartaceo trasmesso via fax (segue modello) Sistemi web collegati al software gestionale (segue schermata web reparti Metis) Vengono riportate e descritte le procedure di accreditamento che contemplano le differenti modalità di intervento con i diversi soggetti coinvolti e le azioni da compiere.

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33 DESCRIZIONE GUASTO NUM. INVENTARIO / DESCRIZIONE DEL BENE RICHIEDENTE CDC E LOCALIZZAZIONE

34 Caratteristiche specifiche dei contratti di manutenzione per interventi di correttiva

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40 Un modo diverso di presentarsi da parte dellAzienda Sanitaria: Centralità della U.O.T.S. Disponibilità di un laboratorio (LAM) Consapevolezza del ruolo delle Ditte per garantire: –qualità e sicurezza –aggiornamento del personale tecnico e sanitario Dinamicità nel compiere scelte Crescita professionale interna e partecipazione al processo manutentivo Controllo dello status delle apparecchiature Riduzione dei costi di assistenza Riduzione dei tempi di fermo macchina Supporto al personale Sanitario Miglioramento nella qualità ed efficacia delle prestazioni Analisi FP Analisi FP

41 Un modo diverso di presentarsi da parte delle Ditte Costruttrici e/o Manutentrici: Disponibilità al trasferimento di conoscenze tecniche per consentire attività di manutenzione interna Spirito collaborativo: consulenza Riconoscimento dellentità e della qualità del lavoro interno Prevalenza di attività sul II° livello e sui controlli di qualità Intervento mirato di II° livello o su indicazione dei Tecnici interni Uso razionale del materiale di ricambio Riorganizzazione del proprio servizio Garantire la massima qualità Analisi FP (2)

42 Formazione del personale tecnico e Sanitario Garanzia di conformità alla normativa vigente Supporto del Centro di Assistenza Percentuali di abbattimento per attività LAM Percentuale di abbattimento in caso di non guasto b) Di natura commerciale Costi manutentivi unitari per ciascuna apparecchiatura Sconto correlato alla contrattazione associata Sconto per la Pluriennalità contrattuale(3 anni) Sconto per pagamento in una o due soluzioni anticipate del canone annuo pattuito Altre clausole proposte da ciascuna ditta basate sulla specificità della propria apparecchiatura I Punti Qualificanti riepilogo a) Di natura tecnica

43 Programmazione annuale per la M.P. Informazione al centro di Assistenza/Ditta di inizio attività Risoluzione interna anche con supporto a distanza Attivazione dellintervento del Tecnico Ditta Redazione del Rapporto di Lavoro Chiusura attività Ciò consente alle Ditte di restare continuamente informate e compiere azioni di Verifica. La Gestione:Coinvolgimento e Trasparenza

44 Verifica in contraddittorio a fine anno dellattività svolta dal LAM e dalle Ditte Applicazione delle percentuali concordate e calcolo dellabbattimento Emissione di una nota di credito a favore di ciascuna U.S.L. Anno successivo la fatturazione avviene sul contratto scontato della percentuale maturata, salvo verifica a fine anno. Monitoraggio e Conteggi

45 Schema di applicazione di un contratto F.P. su V.P.O. La simulazione è basata sui dati storici per un campione di Ventilatori Polmonari della stessa ditta con canone di manutenzione di /anno cadauno. Sono inclusi i ricambi e consumabili quali celle O2. Escluse batterie e cassette respiratorie. Per questa classe di apparecchiature possiamo schematizzare la seguente incidenza percentuale. n° apparecchi 70 canone annuo/apparecchio VociRischio DittaM.P.M.C.N.G (*) % 10035%30%35%40% canone annuo totale canoni singolo apparecchio (*) N.G.=NON GUASTO: lapparecchio che non si è mai guastato non richiede alla ditta ore/uomo di lavoro e uso di ricambi inclusi in contratto. E quindi logico che abbia unincidenza maggiore delle M.C. a favore dellAzienda Sanitaria.

46 Apparecchi sotto contrattoM.P. Annui (*)M.C. AnnuiN.G 70 InterniDittaTotaleInterniDittaTotaleN° appar. No guasto (*) è buona norma che il Fabbricante o persona incaricata esegua un controllo sullapparecchiatura una volta lanno (nel rispetto della 2007/47). Da indicazione ditta e GA per questa classe almeno 2 Visite/anno. Incidenza % sui canoni50%58%42% Risparmio ottenuto , Totale abbattimento88.234,5 pari al 41,7%

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51 Schema Generale di Organizzazione del POST DANNO Schema Generale di Organizzazione del POST DANNO

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55 Analisi delle procedure di accreditamento per manutenzione correttiva PROCEDURA GESTIONALE PROCEDURE OPERATIVE

56 PGMC: PROCEDURA GESTIONALE PER LA MANUTENZIONE CORRETTIVA DELLE APPARECCHIATURE ELETTROMEDICALI PAMT01 Rev. 1 Doc. rif.Registr.Attività Prot. 12/TS Mod 04/TS MOD. 05/TS BUONO ORDINE BOLLA LAVORO FATTURA MOD 06/TS MOD 07/TS MOD 03/TS LIBRO MACCHINA Elenco contratti e clausole contrattuali LAPPARECCHIO E IN CONTRATTO FULL RISK? (U.O.T..S.) LAPPARECCHIO E IN CONTRATTO FULL RISK? (U.O.T..S.) POMC02: PROCEDURA OPERATIVA PER LA MANUTENZIONE DELLE APPARECCHIATURE IN CONTRATTO FULL RISK (U.O.T..S. RAGIONERIA, U.O., DITTA) POMC02: PROCEDURA OPERATIVA PER LA MANUTENZIONE DELLE APPARECCHIATURE IN CONTRATTO FULL RISK (U.O.T..S. RAGIONERIA, U.O., DITTA) POMC03: PROCEDURA OPERATIVA PER LA MANUTENZIONE DELLE APPARECCHIATURE ESEGUITA DA TECNICI DELLA USL (U.O.T..S.., DITTA, RAGIONERIA) POMC03: PROCEDURA OPERATIVA PER LA MANUTENZIONE DELLE APPARECCHIATURE ESEGUITA DA TECNICI DELLA USL (U.O.T..S.., DITTA, RAGIONERIA) ELABORAZIONE PERIODICA DEI DATI DI ATTIVITÀ SVOLTE E VALUTAZIONE GENERALE DELLADEGUATEZZADEGLI INTERVENTI DI MANUTENZIONE (DIR. AMMINISTRATIVO, DIR. UOTS) ELABORAZIONE PERIODICA DEI DATI DI ATTIVITÀ SVOLTE E VALUTAZIONE GENERALE DELLADEGUATEZZADEGLI INTERVENTI DI MANUTENZIONE (DIR. AMMINISTRATIVO, DIR. UOTS) RIVELAZIONE GUASTO E DICHIARAZIONE FUORI USO TEMPORANEO (U.O. U.O.T..S.) RIVELAZIONE GUASTO E DICHIARAZIONE FUORI USO TEMPORANEO (U.O. U.O.T..S.) STATISTICHE ESTRATTI METIS E OLIVETTI APPARECCHIO IN SERVICE O DI ALTA TECNOLOGIA (EMODIALISI, LAB. ANALISI, RADILOGICO O STERILIZZATRICE)? (U.O.) APPARECCHIO IN SERVICE O DI ALTA TECNOLOGIA (EMODIALISI, LAB. ANALISI, RADILOGICO O STERILIZZATRICE)? (U.O.) POMC01: PROCEDURA OPERATIVA PER LA MANUTENZIONE DELLE APP. GESTITE DALLA DITTA (U.O., DITTA, U.O.T..S.,RAGIONERIA) POMC01: PROCEDURA OPERATIVA PER LA MANUTENZIONE DELLE APP. GESTITE DALLA DITTA (U.O., DITTA, U.O.T..S.,RAGIONERIA) E POSSIBILE RIPARARE IL GUASTO INTERNAMENTE? (U.O.T..S.) E POSSIBILE RIPARARE IL GUASTO INTERNAMENTE? (U.O.T..S.) POMC04: PROCEDURA OPERATIVA PER LA MANUTENZIONE DELLE APPARECCHIATURE ESEGUITA DA TECNICI DELLA DITTA (U.O.T..S. DITTA, U.O.,RAGIONERIA) POMC04: PROCEDURA OPERATIVA PER LA MANUTENZIONE DELLE APPARECCHIATURE ESEGUITA DA TECNICI DELLA DITTA (U.O.T..S. DITTA, U.O.,RAGIONERIA) MOD 02/TS Elenco dei Contratti delle Apparecchiature Elettromedicali SINO SINO SINO WEB REPARTI MOD. 01/TS INVIO SEGNALAZIONE GUASTO AL LAM MEDIANTE FAX O METIS-WEB (U.O.) INVIO SEGNALAZIONE GUASTO AL LAM MEDIANTE FAX O METIS-WEB (U.O.) SOPRALLUOGO DEI TECNICI DEL LAM (U.O.T..S.) SOPRALLUOGO DEI TECNICI DEL LAM (U.O.T..S.) RAPPORTO DI LAVORO DELLA DITTA Elenco dei Contratti Full Risk delle Apparecchiature Elettromedicali

57 POMC01: PROCEDURA OPERATIVA PER LA MANUTENZIONE CORRETTIVA DELLE APPARECCHIATURE GESTITE DALLA DITTA PAMT01 Rev. 1 RICHIESTA TELEFONICA PER INTERVENTO ALLA DITTA INSERIMENTO RICHIESTA SU WEB-REPARTI O INVIO FAX AL LAM (Operatore sanitario) RICHIESTA TELEFONICA PER INTERVENTO ALLA DITTA INSERIMENTO RICHIESTA SU WEB-REPARTI O INVIO FAX AL LAM (Operatore sanitario) ESECUZIONE INTERVENTO DI MANUTENZIONE E RIPRISTINO FUNZIONALE DELLAPPARECCHIO CONSEGNA RAPPORTO DI LAVORO (Tecnico) ESECUZIONE INTERVENTO DI MANUTENZIONE E RIPRISTINO FUNZIONALE DELLAPPARECCHIO CONSEGNA RAPPORTO DI LAVORO (Tecnico) CONTROLLO FUNZIONALITA DEL DISPOSITIVO FIRMA DEL RAPPORTO DI LAVORO INVIO RAPPORTO D LAVORO VIA FAX AL LAM (Operatore sanitario) CONTROLLO FUNZIONALITA DEL DISPOSITIVO FIRMA DEL RAPPORTO DI LAVORO INVIO RAPPORTO D LAVORO VIA FAX AL LAM (Operatore sanitario) CHIUSURA INTERVENTO NEL METIS ED ARCHIVIAZIONE DEL RAPPOORTODI LAVORO (Tecnico-Amministrativo) CHIUSURA INTERVENTO NEL METIS ED ARCHIVIAZIONE DEL RAPPOORTODI LAVORO (Tecnico-Amministrativo) E POSSIBLE RIPARARE IL DISPOSITIV O? (Tecnico) E POSSIBLE RIPARARE IL DISPOSITIV O? (Tecnico) FORNITURA APPARECCHIO SOSTITUTIVO (Tecnico) FORNITURA APPARECCHIO SOSTITUTIVO (Tecnico) SINO VERIFICA LIRREPARABILITA DELLO STRUMENTO IN CASO AFFERMATIVO AVVIA PROCEDURA POFU (FUORI USO) (Tecnico) VERIFICA LIRREPARABILITA DELLO STRUMENTO IN CASO AFFERMATIVO AVVIA PROCEDURA POFU (FUORI USO) (Tecnico) U.O.DITTAU.O.T.S. E DI PROPRIETA DELLAUSL 12 (Tecnico) E DI PROPRIETA DELLAUSL 12 (Tecnico) AVVIO PROCEDURA PGCA (Tecnico) AVVIO PROCEDURA PGCA (Tecnico) SINO

58 POMC02: PROCEDURA OPERATIVA PER LA MANUTENZIONE CORRETTIVA DELLE APPARECCHIATURE IN CONTRATTO FULL RISK PAMT01 Rev. 1 RIPRISTINO FUNZIONALITA DELLO STRUMENTO COMPILAZIONE RAPPORTO DI LAVORO (Tecnico) RIPRISTINO FUNZIONALITA DELLO STRUMENTO COMPILAZIONE RAPPORTO DI LAVORO (Tecnico) CONTROLLO FUNZIONALITA FIRMA ED INVIO DEL RAPPORTO DI LAVORO VIA FAX AL LAM (Operatore sanitario) CONTROLLO FUNZIONALITA FIRMA ED INVIO DEL RAPPORTO DI LAVORO VIA FAX AL LAM (Operatore sanitario) REGISTRAZIONE FATTURA SU PROCEDURA OLIVETTI E SUA LIQUIDAZIONE (Amministrativo) REGISTRAZIONE FATTURA SU PROCEDURA OLIVETTI E SUA LIQUIDAZIONE (Amministrativo) INVIO EVENTUALE FATTURA PER RICAMBI O ATTIVITA NON INCLUSI NEL CONTRATTO (Amministrativo) INVIO EVENTUALE FATTURA PER RICAMBI O ATTIVITA NON INCLUSI NEL CONTRATTO (Amministrativo) CHIUSURA INTERVENTO NEL METIS ED ARCHIVIAZIONE DEL RAPPOORTODI LAVORO (Tecnico) CHIUSURA INTERVENTO NEL METIS ED ARCHIVIAZIONE DEL RAPPOORTODI LAVORO (Tecnico) U.O.DITTA MANUTENTRICEU.O.T.S.RAGIONERIA SINO VALUTAZIONE CONGRUITA FATTURA (Direttore U.O.T.S., Tecnico- Amministrativo) VALUTAZIONE CONGRUITA FATTURA (Direttore U.O.T.S., Tecnico- Amministrativo) AVVIO PROCEDURA POFU (FUORI USO) (Tecnico- Amministrativo) AVVIO PROCEDURA POFU (FUORI USO) (Tecnico- Amministrativo) (IN COLLABORAZION E CON U.O.T.S). IL GUASTO E RIPARABILE? (Tecnico) (IN COLLABORAZION E CON U.O.T.S). IL GUASTO E RIPARABILE? (Tecnico) INVIO RICHIESTA INTERVENTO TECNICO VIA FAX ALLA DITTA MANUTENTRICE (Tecnico) INVIO RICHIESTA INTERVENTO TECNICO VIA FAX ALLA DITTA MANUTENTRICE (Tecnico)

59 SONO NECESSARI RICAMBI? (Tecnico) SONO NECESSARI RICAMBI? (Tecnico) SINO POMC03: PROCEDURA OPERATIVA PER LA MANUTENZIONE CORRETTIVA DELLE APPARECCHIATURE ESEGUITA DA TECNICI DELLA USL PAMT01 Rev. 1 INVIO MATERIALE RICHIESTO (Tecnico) INVIO MATERIALE RICHIESTO (Tecnico) INVIO EVENTUALE FATTURA (Amministrativo) INVIO EVENTUALE FATTURA (Amministrativo) VALUTAZIONE CONGRUITA FATTURA- ORDINE (Direttore U.O.T..S.) VALUTAZIONE CONGRUITA FATTURA- ORDINE (Direttore U.O.T..S.) REGISTRAZIONE FATTURA SU PROCEDURA OLIVETTI E SUA LIQUIDAZIONE (Amministrativo) REGISTRAZIONE FATTURA SU PROCEDURA OLIVETTI E SUA LIQUIDAZIONE (Amministrativo) RIPRISTINO FUNZIONALITA APPARECCHIO E CHIUSURA INTERVENTO SU METIS (Tecnico) RIPRISTINO FUNZIONALITA APPARECCHIO E CHIUSURA INTERVENTO SU METIS (Tecnico) DITTAU.O.T.S.RAGIONERIA INVIO ORDINE PER RICAMBI ALLA DITTA (Tecnico- Amministrativo) INVIO ORDINE PER RICAMBI ALLA DITTA (Tecnico- Amministrativo) I RICAMBI SONO COMPRESI IN CONTRATTO FP? (Tecnico) I RICAMBI SONO COMPRESI IN CONTRATTO FP? (Tecnico) INVIO MODULO DI RICHIESTA PER RICAMBI ALLA DITTA (Tecnico-Amministrativo) INVIO MODULO DI RICHIESTA PER RICAMBI ALLA DITTA (Tecnico-Amministrativo) SINO VALUTAZIONE GUASTO/DANNO (Tecnico) VALUTAZIONE GUASTO/DANNO (Tecnico)

60 ACCETTAZIO NE PREVENTIVO? (Tecnico) ACCETTAZIO NE PREVENTIVO? (Tecnico) RICERCA ALTRI MANUTENTORI O AVVIO PROCEDURA POFU (FUORI USO) (Tecnico-Amministrativo) RICERCA ALTRI MANUTENTORI O AVVIO PROCEDURA POFU (FUORI USO) (Tecnico-Amministrativo) RIPARAZIONE APPARECCHIO E COMPILAZIONE BOLLA DI LAVORO (Tecnico DITTA) INVIO EVENTUALE FATTURA (Amministrativo) INVIO EVENTUALE FATTURA (Amministrativo) VALUTAZIONE CONGRUITA FATTURA-ORDINE (Amministrativo) VALUTAZIONE CONGRUITA FATTURA-ORDINE (Amministrativo) REGISTRAZIONE FATTURA SU PROCEDURA OLIVETTI E SUA LIQUIDAZIONE (Amministrativo) REGISTRAZIONE FATTURA SU PROCEDURA OLIVETTI E SUA LIQUIDAZIONE (Amministrativo) CONTROLLO FUNZIONALITA FIRMA RAPPORTO DI LAVORO INVIO COPIA VIA FAX AL LAM. (Operatore sanitario) CONTROLLO FUNZIONALITA FIRMA RAPPORTO DI LAVORO INVIO COPIA VIA FAX AL LAM. (Operatore sanitario) CHIUSURA INTERVENTO NEL METIS ED ARCHIVIAZIONE DEL RAPPORTO DI LAVORO (Tecnico) CHIUSURA INTERVENTO NEL METIS ED ARCHIVIAZIONE DEL RAPPORTO DI LAVORO (Tecnico) DITTA MANUTENTRICEU.O.T.S.RAGIONERIAU.O. POMC04: PROCEDURA OPERATIVA PER LA MANUTENZIONE CORRETTIVA DELLE APPARECCHIATURE ESEGUITA DA TECNICI DELLA DITTA PAMT01 Rev. 1 SPESA OLTRE UN VALORE MASSIMO INDICATO DALLU.O.T.S? (Tecnico) SPESA OLTRE UN VALORE MASSIMO INDICATO DALLU.O.T.S? (Tecnico) INVIO BUONO DORDINE PER RICHIESTA INTERVENTO (Tecnico- Amministrativo) INVIO BUONO DORDINE PER RICHIESTA INTERVENTO (Tecnico- Amministrativo) INVIO PREVENTIVO (Tecnico DITTA) INVIO PREVENTIVO (Tecnico DITTA) LAPPARECCHIO E IN CONTRATTO FP? (Tecnico- Amministrativo) LAPPARECCHIO E IN CONTRATTO FP? (Tecnico- Amministrativo) INVIO RICHIESTA INTERVENTO (Tecnico- Amministrativo) INVIO RICHIESTA INTERVENTO (Tecnico- Amministrativo) SI NO SI NO IL GUASTO E RIPARABILE ? (Tecnico) IL GUASTO E RIPARABILE ? (Tecnico) VERIFICA LIRREPARABILITA DELLO STRUMENTO IN CASO AFFERMATIVO AVVIA PROCEDURA POFU (FUORI USO) (Tecnico) VERIFICA LIRREPARABILITA DELLO STRUMENTO IN CASO AFFERMATIVO AVVIA PROCEDURA POFU (FUORI USO) (Tecnico) NOSI NOSI VALUTAZIONE GUASTO/DANNO (Tecnico) VALUTAZIONE GUASTO/DANNO (Tecnico)

61 Le verifiche di sicurezza e funzionali E stato svolto un apposito modulo sulle Norme Cei 62.5 per la sicurezza delle apparecchiature elettromedicali ed i controlli funzionali secondo le CEI 62.xx. Queste attività rientrano tra le programmate: deve esistere un programma annuale redatto dallingegnere ed eseguito puntualmente. L Attività può essere svolta con risorse interne o essere contrattualizzata con ditte. Lesecuzione delle verifiche non è soggetta ad esclusiva del fabbricante o di soggetto da esso certificato. Lo stesso per quanto riguarda i controlli funzionali purchè si disponga della strumentazione necessaria e di adeguata formazione. Segue un modello di contrattazione per le verifiche di sicurezza

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64 Il Fuori Uso Abbiamo già avuto modo di accennare più volte alle problematiche che portano al fine vita di una apparecchiatura. Il fuori uso è una procedura che somma la storia manutentiva con il coinvolgimento di più figure: lingegnere clinico, il medico utilizzatore, il fisico sanitario, il responsabile S.P.P. e la Direzione Sanitaria. Viene costituita una apposita commissione per la scelta finale di mettere fuori uso o meno una apparecchiatura. Esiste un algoritmo che ben sintetizza i diversi fattori concorrenti: Indice di Priorita di Sostituzione (IPS)

65 Piani di Sostituzione Piani di Sostituzione le apparecchiature per le quali non è più possibile unadeguata manutenzione rappresentano un pericolo per la sicurezza ed al tempo stesso un pesante fardello economico. Molti sono i fattori che devono essere considerati per determinare il rinnovo delle apparecchiature : il numero dei guasti subiti dallapparecchiatura la perdita delle caratteristiche di sicurezza con lapplicazione di nuove normative il giudizio del personale che la utilizza la disponibilità dei pezzi di ricambio ed il loro costo la disponibilità di assistenza tecnica i tempi di fermo macchina lobsolescenza la riduzione dei tempi e degli errori nel caso di utilizzo di apparecchi più moderni Lindice di priorità delle sostituzioni (IPS) è ottenuto come media pesata di quattro voci: i servizi di supporto la funzione dellapparecchiatura i rapporti costi-benefici efficacia clinica

66 Se IPS>=1.8 rinnovo urgente Se 1.4<= IPS<1.6 rinnovo consigliato Se 1.0età funzionale della stessa tipologia di app. 0età app<=età funzionale della stessa tipologia di app. X21costo manut.negli ultimi 3 anni è>= 15% costo dacquisto 0costo manut.negli ultimi 3 anni è<= 15% costo dacquisto X31tempo complessivo di F.M. >=1.5 volte il tempo complessivo di tutte le app. della stessa tipologia 0 tempo complessivo di F.M. <=1.5 volte il tempo complessivo di tutte le app. della stessa tipologia X41non esistono più parti di ricambio 0esistono ancora parti di ricambio X54app. di supporto alla vita 3dispositivo terapeutico 2dispositivo diagnostico 1dispositivo di supporto X61aumento delle prestazioni stesso costo o diminuzioni costo stesso numero di prestazioni con app. sostitutivo X70 a5efficacia clinica

67 PROPONE DISMISSIONE DELLAPPARECCHIO PER MOTIVI CLINICO- FUNZIONALI (Direttore U.O.) PROPONE DISMISSIONE DELLAPPARECCHIO PER MOTIVI CLINICO- FUNZIONALI (Direttore U.O.) PROPONE DISMISSIONE DELLAPPARECCHIO PER MOTIVI TECNICO- IMPIANTISTICI O ECONOMICI (Direttore U.O.T.S..) PROPONE DISMISSIONE DELLAPPARECCHIO PER MOTIVI TECNICO- IMPIANTISTICI O ECONOMICI (Direttore U.O.T.S..) (PER APPARECCHIATURE RADIOLOGICHE) PROPONE DISMISSIONE DELLAPPARECCHIO PER MOTIVI TECNICO-FUNZIONALI E DI SICUREZZA (RADIOPROTEZIONE) (Esperto Qualificato) (PER APPARECCHIATURE RADIOLOGICHE) PROPONE DISMISSIONE DELLAPPARECCHIO PER MOTIVI TECNICO-FUNZIONALI E DI SICUREZZA (RADIOPROTEZIONE) (Esperto Qualificato) LAPPARECCHIO ELETTROMEDICALE E DISMESSO? (Commissione di Valutazione) LAPPARECCHIO ELETTROMEDICALE E DISMESSO? (Commissione di Valutazione) CONSEGNA AL PROPONENTE IL FUORI USO LA RELAZIONE IN MERITO ALLE CAUSE DI NON ACCETTAZIONE DELLA RICHIESTA DI DISMISSIONE LAPPARECCHIO E LASCIATO IN REPARTO PER ESSERE UTILIZZATO (Tecnico-Amministrativo) CONSEGNA AL PROPONENTE IL FUORI USO LA RELAZIONE IN MERITO ALLE CAUSE DI NON ACCETTAZIONE DELLA RICHIESTA DI DISMISSIONE LAPPARECCHIO E LASCIATO IN REPARTO PER ESSERE UTILIZZATO (Tecnico-Amministrativo) CONSEGNA ALLU.O. SANITARIA, AL PROPONENTE IL FUORI USO E ALLUFFICIO PATRIMONIO LA DICHIARAZIONE DI DISMISSIONE DEL BENE PRELEVA LAPPARECCHIO DALLU.O. PER EVITARNE UN USO IMPROPRIO E LO CONSEGNA AL MAGAZZINO PER LA DEFINITIVA ROTTAMAZIONE E SMALTIMENTO (Tecnico-Amministrativo) CONSEGNA ALLU.O. SANITARIA, AL PROPONENTE IL FUORI USO E ALLUFFICIO PATRIMONIO LA DICHIARAZIONE DI DISMISSIONE DEL BENE PRELEVA LAPPARECCHIO DALLU.O. PER EVITARNE UN USO IMPROPRIO E LO CONSEGNA AL MAGAZZINO PER LA DEFINITIVA ROTTAMAZIONE E SMALTIMENTO (Tecnico-Amministrativo) AGGIORNAMENTO DEL PIANO DI AP, DELLINVENTARIO E DEI CONTRATTI DI MANUTENZIONE SU SOFTWARE METIS (Tecnico-Amministrativo) AGGIORNAMENTO DEL PIANO DI AP, DELLINVENTARIO E DEI CONTRATTI DI MANUTENZIONE SU SOFTWARE METIS (Tecnico-Amministrativo) AGGIORNAMENTO DEL PIANO DEI CONTROLLI DI QUALITA (Esperto Qualificato) AGGIORNAMENTO DEL PIANO DEI CONTROLLI DI QUALITA (Esperto Qualificato) AGGIORNAMENTO DEL LIBRO DEI CESPITI SU PROCEDURA OLIVETTI (Amministrativo) AGGIORNAMENTO DEL LIBRO DEI CESPITI SU PROCEDURA OLIVETTI (Amministrativo) NOSI POFU: PROCEDURA OPERATIVA PER IL FUORI USO DELLE APPARECCHIATURE ELETTROMEDICALI PAMT01 Rev. 1 U.O.U.O.T.S. FS RAGIONERIA

68 Il Libro macchina Tutti i processi descritti dal Collaudo al fuori Uso sono contenuti nel libro macchina previsto obbligatoriamente dalla procedura di accreditamento: requisiti tecnologici generali. Segue modello.

69 LIBRO MACCHINA DA WEB REPARTI Il reparto può visualizzare il Libro Macchina di tutti i beni di sua competenza. Il Libro Macchina contiene le informazioni relative a: - Inventario e Movimenti - Collaudo - Interventi di MC - MP/VS/CQ: Attività Pianificate ed Eseguite - Contratti di Manutenzione - Manuale duso in formato elettronico

70 LIBRO MACCHINA: DATI INVENTARIALI E COLLAUDO

71 LIBRO MACCHINA: MC

72 LIBRO MACCHINA: MP ESEGUITE PIANO NON REGISTRATO

73 Monitoraggio e controllo Torniamo con questo concetto allinizio del corso e cioè la indispensabile presenza di un software che oltre a costituire una strada da seguire per tutte le fasi descritte consenta con la mole dei dati archiviati di compiere interrogazioni, elaborare statistiche che costituiscono una fonte di informazioni indispensabile al governo delle tecnologie sanitaria sotto tutti i profili che il corso ha trattato. Esempi di STATISTICHE da software Metis

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75 Osservatori Sono oggi strumenti indispensabili per la programmazione e la gestione appropriata ed economica delle tecnologie. Vi sono Osservatori a livello nazionale che mediante il repertorio e la codifica CND, monitorizzano i costi delle tecnologie e più in generale dei dispositivi medici in relazione alla funzione svolta; Lautorità di vigilanza sui pubblici contratti e la CONSIP monitorizzano i costi di beni e servizi Osservatorio delle Tecnologie Sanitarie: Vi è stato per alcune regioni collegato al CIVAB e per la Regione Toscana è stato sviluppato dal Consorzio Metis. Limportanza di questi due strumenti sta nelle relazionare il patrimonio in tecnologia con il processo manutentivo sia sotto laspetto economico che tecnico.

76 Osservatorio Regione Toscana- Consorzio Metis OSSERVATORIO ACQUISTI SCOPO: CONSENTIRE LARCHIVIAZIONE, LACCESSO E LANALISI DELLE INFORMAZIONI RIGUARDANTI LACQUISTO DI NUOVE TECNOLOGIE OSSERVATORIO MANUTENZIONI SCOPO: CONSENTIRE LARCHIVIAZIONE, LACCESSO E LANALISI DELLE INFORMAZIONI RIPORTATE NEI CONTRATTI DI MANUTENZIONE DI APPARECCHIATURE ELETTROMEDICALI E LORO ACCESSORI Uno strumento di lavoro nella fase di negoziazione dei contratti Un momento di confronto tra Aziende Un momento di riflessione interno a ciascuna Azienda

77 OSSERVATORIO PREZZI ACQUISTO – INSERIMENTO DATI Le schermate web dellosservatorio acquisti

78 OSSERVATORIO PREZZI ACQUISTO – RICERCA DATI Dettaglio costi di acquisto defibrillatori di diverse ditte dellASL 12 di Viareggio

79 OSSERVATORIO PREZZI ACQUISTO – RICERCA AVANZATA Costi di acquisiti relativi al Produttore GE Medical Systems per diverse classi di apparecchiature.

80 OSSERVATORIO PREZZI MANUTENZIONI – INSERIMENTO AZIENDA DITTA OGGETTO VALIDITA Lista Contratti di Manutenzione inseriti relativi allanno 2008: elenco campi fondamentali: -Azienda -Ditta -Oggetto -Validità

81 OSSERVATORIO PREZZI MANUTENZIONI – APPARECCHI ELENCO APPARECCHI Esempio di contratto di Manutenzione ditta ABBOTT SPA

82 OSSERVATORIO PREZZI MANUTENZIONI – APPARECCHI (I) IDENTIFICAZIONE APPARECCHIO INFORMAZIONI ECONOMICHE Dettaglio Apparecchi

83 ELENCO MAGGIORI MANUTENTORI REGIONE TOSCANA 2005

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85 * SU UN TOTALE DI CLASSI PRESENTI NELLOSSERVATORIO DI 575 SU 852 CIVAB. VALUTAZIONI SU CLASSI SIGNIFICATIVE *

86 INCIDENZA PERCENTUALE DELLE CLASSI SIGNIFICATIVE SULLIMPORTO TOTALE 2005


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