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© 2007 IBM Corporation ® Linfrastruttura tecnologica di IBM ECM per gestire documenti e procedimenti Soluzioni per la Pubblica Amministrazione Locale Bari,

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1 © 2007 IBM Corporation ® Linfrastruttura tecnologica di IBM ECM per gestire documenti e procedimenti Soluzioni per la Pubblica Amministrazione Locale Bari, 20 novembre 2007 Giorgio Sicurella, IBM Italia

2 Information Management software | Enterprise Content Management Agenda La Pubblica Amministrazione Locale: problemi allordine del giorno Tecnologia IBM ECM –Contenuti –Procedimenti –Federazione –Posta elettronica Soluzioni –Conservazione sostitutiva –Protocollo

3 Information Management software | Enterprise Content Management La Pubblica Amministrazione Locale Problematiche tecnologiche e organizzative Gestione di documenti non strutturati, informazioni vitali alla gestione della Pubblica Amministrazione Locale –Richieste di informazioni, Pagamenti, Ricerche di Identità, Pratiche amministrative, Nazionalizzazioni, Ordini, Gestione Fornitori, Gestione ciclo passivo fatture, Dematerializzazione, Archiviazione sostitutiva, Fax e corrispondenza, Gestione e Posta Certificata, etc... Difficoltà nella ricerca e reperimento delle informazioni –I sistemi informatici aziendali devono spesso fare a meno di informazioni rilevanti perché queste si trovano altrove –Ogni impiegato deve passare buona parte del suo tempo lavorativo nella ricerca o nellattesa di informazioni essenziali al suo lavoro –Questo grava sullefficienza interna e sui costi di gestione Sicurezza, controllo e garanzia sulla tracciabilità di accesso al patrimonio informativo Fruibilità dei contenuti attraverso una molteplicità di canali Predisposizione dei contenuti nel contesto dei procedimenti

4 Information Management software | Enterprise Content Management Cosa si intende per contenuto e gestione del contenuto? Collaborare Accedere Ricercare Gestire il ciclo di vita Print Output Web Pages Enterprise Applications (Fatture, etc.) Documenti cartacei & Files Documenti elettronici Meta Dati Fax Forms Archiviare Foto, Grafici, Video Creare Gestire la sicurezza

5 Information Management software | Enterprise Content Management Gestione documentale: benefici Risparmio di costi per la gestione dei documenti: –Carta, Stampati, Fotocopie,Telefono,spazio adibito allarchiviazione –Eliminazione del rischio derivante da errata riclassificazione del documento Maggiore efficienza nella gestione delle informazioni : –Risparmio di tempo nella ricerca e nello smistamento delle pratiche –Consultazione simultanea della stessa pratica da parte di tutti gli interessati –Consultazione di documenti di tipologia diversa ma tra loro correlati –Consultazione dei documenti di una pratica nella loro giusta sequenza di immissione nel ciclo aziendale Nuove opportunità nella gestione delle informazioni: –Possibilità di consultare documenti mediante criteri di selezione nuovi –Controllo dellavanzamento di una pratica ( eliminazione dei tempi morti ) –Informazione distribuita a più utenti per gestire la pratica in parallelo Migliore qualità del servizio fornito ai clienti: –Rispondere in tempo reale alle richieste di informazioni che arrivano dallesterno dellorganizzazione –Definire una libreria WEB come mezzo pubblicitario o comunque aperta allutenza esterna

6 Information Management software | Enterprise Content Management REPOSITORIES IBM Information Integration Content Edition (IICE) Federation/Integration OmniFind Search & Discovery Records Manager eForms form management IBM CM Repositories IBM FileNet Image Services SharePoint Repositories Other Repositories SERVICES Portals & Web Apps LOB & ISV Solutions Desktop Applications IBM ECM Portfolio INTEGRATION ERP CRM LEGACY Content Manager Business Process Manager OnDemand Report Management Capture Scan and fax solution Manager Archiviazione Content EngineProcess Engine clients CLIENTS

7 Information Management software | Enterprise Content Management Content Management | Caratteristiche Classificazione e archiviazione dei contenuti Modifica dei contenuti (check-out, check-in) –versioni a due livelli Ciclo di vita Sicurezza sui singoli documenti e cartelle Funzioni di ricerca avanzate –proprietà –contenuti (full-text) Relazione logiche tra documenti Funzionalità di auditing, tracciamento degli accessi

8 Information Management software | Enterprise Content Management Content Management | Classificazione e archiviazione Classificazione –Definizione di classi documentali –Ereditarietà delle proprietà (sottoclassi) Gestione folder virtuali Archiviazione –RDBMS –File system –device ottici/magnetici esterni (HSM, NAS, SAN, Jukebox)

9 Information Management software | Enterprise Content Management Content Management | Sistema a oggetti ed eventi L evento gioca un ruolo chiave –Creazione, update, check-out, check-in, cancellazione dei contenuti –Riconoscimento dell evento e attivazione dei processi o applicazioni –Elimina latenza dei processi Notifica dei cambiamenti Approvazione Revisione, & Pubblicazione Aggiornamento dei records Notifica Portale

10 Information Management software | Enterprise Content Management Business Process Management | Caratteristiche Gestione procedimenti (processi) Disegno, automazione, integrazione e ottimizzazione dei processi Nativa integrazione con moduli elettronici Nativa integrazione tra processi e contenuti Tracciamento dei processi in uso Strumenti di analisi e simulazione dei processi

11 Information Management software | Enterprise Content Management Business Process Management | Gestione forms Sviluppo Drag & drop –Soluzione creata per un rapido deployment di forms elettroniche –Fedeltà di rappresentazione –Facilità di accettazione da parte degli utenti –Web / XML based –Gestione a più pagine –Compliance con standard di mercato Archiviazione diretta in Content Manager Integrazione diretta con BPM Funzionalità di calcolo Integrazione con Database (HTTP/JDBC)

12 Information Management software | Enterprise Content Management Business Process Management | Gestione forms

13 Information Management software | Enterprise Content Management Federazione / Integrazione dei contenuti | Caratteristiche Interfaccia unificata a molteplici repository documentali Servizi di integrazione Connettori bidirezionali ai principali repository (EMC2 (Documentum), OpenText (Hummingbird), IBM (FileNet, Lotus) –Servizi di federazione Ricerche federate, repository virtuale, conversione on-the-fly per visualizzazione, Single Sign-On –Servizi di sviluppo Singola interfaccia applicativa di accesso indipendente dal repository (Web components, JSR 168 portlets, Java API, Web Services API)

14 Information Management software | Enterprise Content Management Gestione | Caratteristiche Applicazione server per larchiviazione e gestione delle Completamente integrato con Microsoft Exchange/Outlook, Domino/Lotus Notes e Groupwise La cattura delle avviene in maniera automatica e/o manuale, basata su definizioni di Regole e Profili Catalogazione delle e degli allegati in relazione alle informazioni interne delle (soggetto, spedito da / a, cc, ecc…) Gli allegati possono essere archiviati come documenti separati archiviate come oggetti in Content Manager Sicurezza: le possono essere lette da utenti non in copia direttamente

15 Information Management software | Enterprise Content Management Architettura di Riferimento Gestione di contenuti e procedimenti Federation/Integration Content Services Search & Discovery Business Process Management Collaboration & Communication IBM CM Repositories IBM Domino Repositories FileNet Repositories SharePoint Repositories Other Repositories REPOSITORIES CLIENTS SERVICES Portals & Web AppsLOB & ISV SolutionsDesktop Applications FileNet ECM FileNet BPM Nellintera Azienda Cattura/Creazione Accessi Ricerche Ciclo di vita Archiviazione Sicurezza Print Forms Web Pages Electronic Documents Paper Documents & Files Fax Databases Photos, Videos s Records Revisione dei Contratti Audit Consistenza e Controllo Automazione e Ottimizzazione Simulazione e Analisi Gestione Eccezioni Gestione del Personale Revisione e approvazione contenuti Web Reclami Fatturazione Assistenza agli Utenti

16 Information Management software | Enterprise Content Management Conservazione Sostitutiva Obiettivo: Mantenere e garantire nel tempo lintegrità, lautenticità e la leggibilità di un documento informatico, nel rispetto della normativa vigente e garantendone la validità legale nel tempo. La soluzione: –Progettata interamente per lambiente Web –Integrata nativamente con le diverse soluzioni di firma digitale e posta certificata –Caratterizzata da accessi controllati ai documenti e livelli di sicurezza personalizzabili –Integrabile con i sistemi gestionali più diffusi sul mercato e dedicati alla fatturazione (es. SAP) –Integrabile con gli altri sistemi IT presenti nellorganizzazione –Integrata con il sistema di posta elettronica –Localizzabile nativamente in diverse lingue

17 Information Management software | Enterprise Content Management Protocollo Informatico Obiettivo : Garantire il controllo dei flussi documentali per favorire lEfficienza organizzativa dellamministrazione, la Trasparenza interna ed esterna lInteroperabilità e la cooperazione tra le Pubbliche Amministrazioni La soluzione: –Gestione del Protocollo Informatico e gestione Elettronica dei Documenti a valenza legale, realizzata in conformità con le vigenti normative CNIPA. –Lapplicazione consente la gestione delle attività di protocollazione per più Enti allinterno di una unica installazione. La soluzione risponde alle necessità di catalogazione della documentazione cartacea e non, con registrazione di dati strutturati e immagini dei documenti associati, in entità logicamente centralizzate. –Tra le funzioni principali sono previste: autenticazione mittenti e contenuti; protocollazione documenti in entrata e in uscita (segnatura); assegnazione (smistamento); classificazione e fascicolazione; trattamento (procedimenti amministrativi); archiviazione

18 Information Management software | Enterprise Content Management Protocollo Informatico Modello di Gestione Documentale della PA

19 Information Management software | Enterprise Content Management Gestione documentale: tecnologia e normativa

20 Information Management software | Enterprise Content Management Perchè ECM Le PA non possono affidare informazioni e processi ad applicazioni ad-hoc o a sistemi non documentali Perchè IBM ECM Profonda conoscenza del mercato e solida strategia Referenze mondiali nel settore pubblico La più ampia offerta per agevolare ladozione dellECM da parte delle Aziende Sicura, Modulare e Scalabile Rete di Business Partner che, oltre alla loro competenza, ha sviluppato un portfolio di applicazioni ECM Strategia di supporto agli open environments Commitment per il supporto delle architetture standard di mercato e la SOA Chiara e consolidata leadership nella gestione dei processi Content Centric Chiara e consolidata leadership nella ECM Compliance (Conformità) La forza del supporto e dei servizi di IBM


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