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Area gestione documentale IL WORKFLOW IN TITULUS.

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Presentazione sul tema: "Area gestione documentale IL WORKFLOW IN TITULUS."— Transcript della presentazione:

1 Area gestione documentale IL WORKFLOW IN TITULUS

2 Cosè e cosa fa un workflow Un workflow, o flusso di lavoro, è la rappresentazione di un processo. - condividono le informazioni - gestiscono insieme la comunicazione Attraverso il workflow, più soggetti - si assegnano compiti - collaborano per realizzare un medesimo documento

3 Applicazioni di un workflow Le principali applicazioni di un WF ad un sistema documentale riguardano: Titulus, tramite lintegrazione con un motore di workflow, è in grado di - iter approvativi - scambi informativi - applicare iter approvativi ad un documento - condividere il documento con gli utenti e gli uffici interessati.

4 Il workflow in Titulus Quando si utilizza il workflow in Titulus? quando siamo in presenza di un iter amministrativo standard o standardizzabile

5 Le potenzialità del workflow Per ogni iter amministrativo standardizzabile, viene dunque progettato e disegnato un workflow ad hoc che: 1)individua gli attori -cioè gli uffici e le persone coinvolti- e disciplina le azioni che ognuno può eseguire sul documento (p. es. accettazione, rigetto, inoltro ad altro ufficio per richiesta di un parere ecc.) 2)li coinvolge (tramite mail di notifica) 3)detta la sequenza delle azioni disponibili (p. es. il documento può essere firmato dal rettore solo dopo che il responsabile di area ha apposto il suo nulla osta)

6 4) consente laggiunta di annotazioni, p. es. della motivazione delleventuale rigetto di un documento da parte di un ufficio 7) consente di firmare digitalmente i file allegati al documento 5) permette la sostituzione dei file allegati 6)tiene traccia delle modifiche effettuate sui file nel corso del flusso dai diversi attori (versioning) Le potenzialità del workflow

7 Dal workflow al documento In che modo il workflow viene impostato sul documento di Titulus? Si apre il documento -sia esso in partenza o in arrivo, ecc.- nella sezione registrazione, e gli si applica il workflow tramite i comandi presenti sul documento stesso.

8 Come impostare i diritti sul documento Quali sono i diritti di visibilità e di modifica sul documento cui è applicato un wf? Chi ne beneficia? In base a quali comandi? La VISIBILITA e lINTERVENTO sul documento che viaggia tramite workflow sono gestiti sulla scheda acl del singolo utente, come la visibilità e lintervento di qualsiasi altro documento registrato su Titulus.

9 Quali sono i diritti di intervento sul wf? Chi ne beneficia? In base a quali comandi? I diritti di INTERVENTO SUGLI STEP DEL WF, ossia i permessi sulle azioni di avanzamento o rifiuto del documento, vengono definiti nellarchivio dei procedimenti di Titulus sullo schema del workflow, in base alliter del flusso stabilito dallateneo. Come impostare i diritti sul workflow Titulus procedimenti

10 E facile! Ma chi disegna il workflow? I workflow vengono disegnati dal supporto Titulus, in base alle indicazioni fornite dallAteneo.


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