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Associazione utenti Italiani aleph Maria Grazia Pistelli - Università degli Studi Milano Bicocca Seminario EDI e non solo:

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Presentazione sul tema: "Associazione utenti Italiani aleph Maria Grazia Pistelli - Università degli Studi Milano Bicocca Seminario EDI e non solo:"— Transcript della presentazione:

1 Associazione utenti Italiani aleph Maria Grazia Pistelli - Università degli Studi Milano Bicocca Seminario EDI e non solo: gli standard per il commercio elettronico di libri e riviste EDI allUniversità di Milano Bicocca

2 EDI all'Università di Milano Bicocca2 1. Configurazione Servizi EDI supportati Servizi EDI supportati Configurazione fornitore e biblioteca Configurazione fornitore e biblioteca Tracciato di un record Tracciato di un record 2. EDI e non solo La nostra esperienza La nostra esperienza Procedure e personalizzazioni Procedure e personalizzazioni Progetti ProgettiAgenda

3 EDI all'Università di Milano Bicocca3 1. Configurazione La ver di Aleph 500 supporta linvio degli ordini in modalità EDI La ver di Aleph 500 supporta linvio degli ordini in modalità EDI Lo standard per la codifica dei dati è EDItEUR, subset di UN/EDIFACT (D96.A) EANCOM Lo standard per la codifica dei dati è EDItEUR, subset di UN/EDIFACT (D96.A) EANCOM

4 EDI all'Università di Milano Bicocca4 Configurazione della Biblioteca tab35 dellADM (util G/4/35) tab35 dellADM (util G/4/35)!====================================== !Tab35 Location numbers and other information for EDI orders !====================================== Col. 1 (5): codice sottobiblioteca Col. 2 (20): codice Aleph del fornitore Col. 3 (20): codice EDI (EAN) della biblioteca Col. 4 (3): tipo di codice EDI

5 EDI all'Università di Milano Bicocca5 XXX50 tab35 Col. 5-6 (20+3): codice e tipo di codice per biblioteche che condividono il codice EDI (possono comunque inviare gli ordini separatamente) Col. 7 (30): partita IVA della biblioteca Col. 8 (30): per rapporti di errore !!!!!!!!!!!!!!!!!!!!-!!!-!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!-!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!>

6 EDI all'Università di Milano Bicocca6 Configurazione del fornitore 1 GUI - Info fornitore 1. Info generali: necessario inserire il codice EDI e la tipologia di codice

7 EDI all'Università di Milano Bicocca7 Configurazione del fornitore 2 GUI - Info fornitore 2. Conto: Consegna ordine: ED Formato lettera: 00 Modalità EDI (metodo di invio): FTP=ASCII FTPBI=binario sulla base delle indicazioni del fornitore

8 EDI all'Università di Milano Bicocca8 Indirizzo EDI del fornitore N.B.: con flag 53 in tab10 settato a N GUI - Recapiti fornitore 5. Indirizzo EDI Linea 1: IP o alias Linea 2: User name Linea 3: Password

9 EDI all'Università di Milano Bicocca9 Inserimento degli ordini EDI GUI - Modulo dordine Tipo di invio: ED

10 EDI all'Università di Milano Bicocca10 Invio degli ordini da GUI Inviando lordine dalla GUI, apparirà un messaggio di notifica Inviando lordine dalla GUI, apparirà un messaggio di notifica Lo status dellordine verrà aggiornato da NEW a RSV Lo status dellordine verrà aggiornato da NEW a RSV

11 EDI all'Università di Milano Bicocca11 Invio degli ordini da web staff Gli ordini EDI devono essere inviati con il processo batch Invia ordini EDI (p_acq_13) Gli ordini EDI devono essere inviati con il processo batch Invia ordini EDI (p_acq_13) E necessario selezionare dal menu a discesa fornitore e sottobiblioteca E necessario selezionare dal menu a discesa fornitore e sottobiblioteca Questi ultimi parametri possono essere editati attraverso il file alephe/www_b_ita/b_acq_13 Questi ultimi parametri possono essere editati attraverso il file alephe/www_b_ita/b_acq_13

12 EDI all'Università di Milano Bicocca12p_acq_13 Gli ordini inviati con la p_acq_13 cambiano automaticamente il loro status in SV Gli ordini inviati con la p_acq_13 cambiano automaticamente il loro status in SV I messaggi inviati sono archiviati nella directory data_print dellADM I messaggi inviati sono archiviati nella directory data_print dellADM Se non è stato immesso un nome alternativo, il nome assegnato di default al file di output sarà simile a: BIBU2_edi_order_STARK Se non è stato immesso un nome alternativo, il nome assegnato di default al file di output sarà simile a: BIBU2_edi_order_STARK013.58

13 EDI all'Università di Milano Bicocca13 Tracciato di un messaggio 1 Esempio di messaggio EDI Esempio di messaggio EDI UNA:+.? 'UNB+UNOC: : : : 'UNH+58 +ORDERS:D:96A:UN:EAN008'BGM 'DTM+137: :102'NAD+BY ::14'RFF+VA: 'NAD+SU ::14'CUX+2:EUR:9'LIN+1'PIA :IB'IMD+F +BAU+::: d |||y0itay b:a'IMD+F+BTI+:::Electronic structure'IMD+F+BST+:::648 p.'IM D+F+BPU+:::Cambridge?: Cambridge university pre:ss'IMD+F+BPD+:::2003'QTY+21:1'PRI+AAB:59.36'RFF+LI:27671'RFF+LFN:U2C HI-2334,,59.36'TDT 'LIN+2'PIA :IB'IMD+F +BAU+::: d |||y0itay b:a'IMD+F+BTI+:::Introduction to quantum mechanics'IMD+F+BST+:::300 p.'IMD+F+BPU+:::Amsterdam?: Elsevier'IMD+F+BPD+:::c2004'QTY+21:1 'PRI+AAB:44.44'RFF+LI:27673'RFF+LFN:U2CHI- 2334,,44.44'TDT 'UNS+S'CNT+1:2'CNT+2:2'UNT+35+58'UNZ+1+58'

14 EDI all'Università di Milano Bicocca14 Tracciato di un messaggio 2 UNA:+.?' UNB+UNOC: : : : ' UNH+58+ORDERS:D:96A:UN:EAN008' BGM 'DTM+137: :102' NAD+BY ::14' RFF+VA: ' NAD+SU ::14' CUX+2:EUR:9 LIN+1' PIA :IB' IMD+F+BAU+::: d |||y0itay b:a' IMD+F+BTI+:::Electronic structure' IMD+F+BST+:::648 p.' IMD+F+BPU+:::Cambridge?: Cambridge university pre:ss' IMD+F+BPD+:::2003 QTY+21:1 PRI+AAB:59.36 RFF+LI:27671 RFF+LFN:U2CHI-2334,,59.36 TDT ' LIN+2' PIA :IB' IMD+F+BAU+::: d |||y0itay b:a' IMD+F+BTI+:::Introduction to quantum mechanics' IMD+F+BST+:::300 p.' IMD+F+BPU+:::Amsterdam?: Elsevier' IMD+F+BPD+:::c2004' QTY+21:1' PRI+AAB:44.44' RFF+LI:27673' RFF+LFN:U2CHI-2334,,44.44' TDT UNS+S' CNT+1:2' CNT+2:2' UNT+35+58' UNZ+1+58'

15 EDI all'Università di Milano Bicocca15 Problemi nella codifica dei dati Il tracciato non è integralmente conforme a UNIMARC perché sono presenti alcuni tag MARC21. Ad esempio per indicare la responsabilità principale viene riportato il tag 100 (MARC21) anziché il 700 (UNIMARC) Il tracciato non è integralmente conforme a UNIMARC perché sono presenti alcuni tag MARC21. Ad esempio per indicare la responsabilità principale viene riportato il tag 100 (MARC21) anziché il 700 (UNIMARC) Qualora nel record bibliografico non sia presente lISBN, il fornitore potrebbe avere problemi nellidentificazione dellopera Qualora nel record bibliografico non sia presente lISBN, il fornitore potrebbe avere problemi nellidentificazione dellopera

16 EDI all'Università di Milano Bicocca16 2. EDI e non solo La Biblioteca di Ateneo da un anno utilizza lEDI in Aleph per linvio degli ordini di monografie Questo ha richiesto un investimento di tempo e risorse: per lo studio dello standard per lo studio dello standard per la messa a punto delle procedure per la messa a punto delle procedure

17 EDI all'Università di Milano Bicocca17 Perché lEDI Perchè investire nellimplementazione dellEDI: ottimizzazione delle procedure di acquisizione ottimizzazione delle procedure di acquisizione importanza di adottare soluzioni standard (anche per gli acquisti!) importanza di adottare soluzioni standard (anche per gli acquisti!)

18 EDI all'Università di Milano Bicocca18 Vantaggi dellEDI 1 LEDI risparmia il tempo del fornitore… perché elimina la necessità di inserimento manuale degli ordini nei sistemi gestionali, con conseguente risparmio di tempo e minore possibilità di errori perché elimina la necessità di inserimento manuale degli ordini nei sistemi gestionali, con conseguente risparmio di tempo e minore possibilità di errori …e risparmia il tempo dei bibliotecari perché le forniture sono più rapide e più precise perché le forniture sono più rapide e più precise

19 EDI all'Università di Milano Bicocca19 Vantaggi dellEDI 2 Per noi ladozione dellEDI ha avuto un effetto positivo perché facilitando il compito ai nostri fornitori ha migliorato anche il nostro lavoro perché facilitando il compito ai nostri fornitori ha migliorato anche il nostro lavoro perché per adottare lEDI abbiamo rivisto alcune delle nostre procedure e di conseguenza abbiamo ripensato in parte il flusso di lavoro delle acquisizioni perché per adottare lEDI abbiamo rivisto alcune delle nostre procedure e di conseguenza abbiamo ripensato in parte il flusso di lavoro delle acquisizioni

20 EDI all'Università di Milano Bicocca20 Biblioteca di Ateneo Biblioteca di Ateneo=centro di costo Biblioteca di Ateneo=centro di costo Organizzazione per aree disciplinari Organizzazione per aree disciplinari Gestione per impegni, con emissione di buoni dordine Gestione per impegni, con emissione di buoni dordine Le aree disciplinari sono unità di spesa autonome; ciascuna gestisce un fondo per lacquisto di materiale bibliografico Le aree disciplinari sono unità di spesa autonome; ciascuna gestisce un fondo per lacquisto di materiale bibliografico

21 EDI all'Università di Milano Bicocca21 Bilancio della Biblioteca di Ateneo Centro di costo Biblioteca di Ateneo Sublibrary Sede di Scienze FisicaChimicaGeologiaBiologia Spese di investimento Spese di funzionamento (materiale di consumo e RER) materiale bibliografico (monografie e periodici a stampa, REL) attrezzature Sublibrary Sede di Medicina Sublibrary Sede Centrale

22 EDI all'Università di Milano Bicocca22 Gestione del bilancio in Aleph Esigenze contabili ed amministrative relative alla fatturazione ed alla consegna dei volumi acquistati Esigenze contabili ed amministrative relative alla fatturazione ed alla consegna dei volumi acquistati Le unità di spesa (aree disciplinari) della Biblioteca devono avere gestioni autonome degli ordini in Aleph Le unità di spesa (aree disciplinari) della Biblioteca devono avere gestioni autonome degli ordini in Aleph

23 EDI all'Università di Milano Bicocca23Personalizzazioni Duplicazione dei record dei fornitori Duplicazione dei record dei fornitori Codici EAN differenti per ciascuna unità di spesa Codici EAN differenti per ciascuna unità di spesa Gestione in Aleph dei singoli buoni dordine come budget Gestione in Aleph dei singoli buoni dordine come budget Aleph=unico strumento di controllo dei fondi per lacquisto di materiale bibliografico Aleph=unico strumento di controllo dei fondi per lacquisto di materiale bibliografico

24 EDI all'Università di Milano Bicocca24 Modulo web per buoni dordine In fase di realizzazione uninterfaccia web che consentirà ai bibliotecari di generare sul server Aleph i budget, di stampare ed archiviare in più formati i relativi buoni dordine e di avere il controllo delle somme impegnate In fase di realizzazione uninterfaccia web che consentirà ai bibliotecari di generare sul server Aleph i budget, di stampare ed archiviare in più formati i relativi buoni dordine e di avere il controllo delle somme impegnate

25 EDI all'Università di Milano Bicocca25 Approval plan Al fine di incrementare il volume degli acquisti di monografie, e snellire le relative procedure contabili, è stato adottato da alcune aree disciplinari lapproval plan, in abbinamento con la fornitura del record bibliografico in formato MARC Al fine di incrementare il volume degli acquisti di monografie, e snellire le relative procedure contabili, è stato adottato da alcune aree disciplinari lapproval plan, in abbinamento con la fornitura del record bibliografico in formato MARC

26 EDI all'Università di Milano Bicocca26Progetti Adozione della nuova versione (16.02) di Aleph 500 Adozione della nuova versione (16.02) di Aleph 500 Entrata in produzione prevista per i primi di settembre Entrata in produzione prevista per i primi di settembre Annunciate funzionalità aggiuntive per lEDI: cancellazione degli ordini, caricamento delle fatture, solleciti e risposte a ordini e solleciti Annunciate funzionalità aggiuntive per lEDI: cancellazione degli ordini, caricamento delle fatture, solleciti e risposte a ordini e solleciti

27 EDI all'Università di Milano Bicocca27 Siamo (tutti) pronti? Biblioteche Sistemi di automazione Fornitori EDI XML ONIX …?


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