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1 Levoluzione del sistema di controllo di gestione allinterno della CCIAA di Lucca Dott. Roberto Camisi Segretario Generale CCIAA di Lucca Roma, 8 marzo.

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1 1 Levoluzione del sistema di controllo di gestione allinterno della CCIAA di Lucca Dott. Roberto Camisi Segretario Generale CCIAA di Lucca Roma, 8 marzo 2005

2 2 Le origini 1998 Bilancio pluriennale Monitoraggio spese promozionali Previsione entrate e spese per centro di costo Confronto decisioni di spesa e realizzazioni a consuntivo Costi totali per centro di costo e area funzionale (compresa ripartizione costi comuni) Assegnazione obiettivi a cascata fino agli uffici Sistema permanente di valutazione Ufficio controlli interni Scheda rilevazione attività Affinamento indicatori di obiettivo Percorso di formazione e affinamento sistema valutazione Indicatori di monitoraggio, di performance e di benchmarking Gruppo lavoro CCIAA Toscane ed Università di Siena Percorso formazione gestione per obiettivi e indicatori di performance

3 3 Alcuni elementi significativi del controllo di gestione Previsioni per centro di costo e area Controllo di gestione Realizzazioni per centro di costo e area Costi per area funzionale e centro di costo Sistema di valutazione Programmazione per obiettivi Report periodici Rilevazione attività Indicatori Bilancio pluriennale

4 4 Si rileva il livello di raggiungimento degli obiettivi attraverso lanalisi degli indicatori compilati dai centri di costo, servizi, aree Programmazione per obiettivi Dicembre Gennaio Gennaio/ Febbraio Gennaio/ Febbraio La Giunta assegna gli obiettivi al Segretario Generale Si predispongono, ai diversi livelli della struttura orga- nizzativa, le proposte sugli obiettivi e sugli indicatori attraverso unazione sinergica Il Segretario Generale assegna gli obiettivi, con i relativi indicatori, ai Dirigenti e questi ai singoli centri di costo Giugno scopo Individuare tempestivamente eventuali problemi che potrebbero impedire le realizzazione degli obiettivi Gennaio seguente Gennaio seguente monitoraggio del definitivo livello di raggiungimento degli obiettivi

5 5 Un esempio di scheda obiettivi AREA UFFICIO PROMOZIONE E SVILUPPO PER LE IMPRESE SVILUPPO IMPRENDITORIALE OBIETTIVO 2004 N. 3AZIONI PER LA PROMOZIONE DEL CREDITO E DEI FINANZIAMENTI AGEVOLATI Dettagliata descrizione attività (suddivisa per fasi temporali di realizzazione) 1) Organizzazione di seminari sui finanziamenti agevolati in collaborazione con la Provincia Fasi: progettazione attività 1° semestre entro febbraio e realizzazione entro luglio progettazione attività 2° semestre entro luglio e realizzazione entro dicembre 2) Analisi del regolamento UN sullagricoltura e revisione dei regolamenti sui contributi Fasi: partecipazione a incontri formativi entro marzo revisione entro settembre 3) Compilazione e aggiornamento della banca dati sui finanziamenti. Messa a regime Fasi: aggiornamento dati pregressi 2001 – 2003 entro maggio decentramento e attribuzione dellattività di compilazione agli uffici competenti a partire da maggio Dipendenti che partecipano allobiettivo (specificando le fasi di attività in cui sono coinvolti) Federica Ramacciotti, Ilaria Capocchi, Manuela Giovacchini, Luciana Catelli partecipano a tutte le fasi indicatori1) organizzazione di 2 seminari sui finanziamenti agevolati, uno nel 1° e uno nel 2° semestre aumento n. partecipanti 10% rispetto a media 2002/2003 2) partecipazione a 2 incontri formativi entro marzo revisione 4 regolamenti entro settembre aumento n. imprese e soggetti coinvolti almeno 10% 3) inserimento 100% dati pregressi 2001 – 2003 entro maggio inserimento 70% dati 2004 entro dicembre peso0.26 complessità1.375 nuovo coefficiente 1.17

6 6 Il sistema di valutazione delle prestazioni La valutazione delle prestazioni considera due aspetti I comportamenti organizzativi Il grado di raggiungimento degli obiettivi La valutazione del grado di raggiungimento degli obiettivi diventa un elemento fondamentale Per coinvolgere il personale Percorso formativo rivolto a tutti Percorso formativo rivolto a tutti Gruppo di lavoro migliorie ed affinamento Gruppo di lavoro migliorie ed affinamento Elaborazione e condivisione delle descrizioni dei comportamenti organizzativi Definizione del coefficiente individuale di partecipazione allobiettivo assegnato al gruppo/ufficio

7 7 La valutazione della categoria D Anno 2003 segue

8 8 La valutazione della categoria D

9 9 Realizzazioni per centro di costo e area funzionale Si confrontano le previsioni, le decisioni di spesa e quanto effettivamente realizzato Si confrontano le previsioni, le decisioni di spesa e quanto effettivamente realizzato Si verifica leffettivo utilizzo, da parte dei dirigenti, delle risorse loro assegnate Si verifica leffettivo utilizzo, da parte dei dirigenti, delle risorse loro assegnate Si ha un momento di sintesi dei risultati delle due contabilità: finanziaria ed economica Si ha un momento di sintesi dei risultati delle due contabilità: finanziaria ed economica

10 10 Spesa corrente 2003 Area Sviluppo Economico e Promozione - (Valori assoluti in migliaia di Euro)

11 11 Costi totali per centro di costo e area funzionale Comprensivi: dei costi diretti del centro degli ammortamenti dei beni utilizzati degli accantonamenti dellanno per il TFR di una quota dei costi comuni attribuita sulla base di parametri (superficie, numero degli addetti, numero di unità hardware, numero dei chilometri percorsi, ecc.) AREE FUNZIONALIANNO 2003 QUOTA % ANNO 2002 QUOTA % Segretario Generale/Organi21,421,1 Amministrazione e Personale11,210,3 Registro Imprese, Albi e Ruoli28,127,0 Sviluppo economico e promozione39,341,6 TOTALE100,0

12 12 Costi attribuiti alle funzioni camerali Anno (Valori assoluti in migliaia di Euro)

13 13 Rilevazione attività Entro Gennaio Monitoraggio dellinsieme delle attività svolte nellanno precedente Ogni singolo centro di costo, attraverso una scheda che rende altresì possibile il confronto con i 4 anni precedenti Ogni singolo centro di costo, attraverso una scheda che rende altresì possibile il confronto con i 4 anni precedenti

14 14 Monitoraggio andamento attività Ufficio Sviluppo Imprenditoriale Anno 2004

15 15 Introduzione della Balanced Scorecard Necessità di integrare aspetti economico finanziari con variabili quali-quantitative Necessità di coordinamento tra le diversi funzioni Visione di insieme Accrescimento della comunicazione interna Progetto Misurazione delle performance e benchmarking Unioncamere Toscana Cresco – Università di Siena Telos Consulting

16 16 Sviluppo degli indicatori Coinvolgimento dei responsabili di unità organizzativa e di servizio in un processo di messa a punto e prima verifica di indicatori di performance e benchmarking, da inserire nei prospetti di monitoraggio di obiettivi ed attività, alcuni indicatori riferiti ai principali servizi svolti Monitoraggio nel tempo dei risultati conseguiti e confronto con altre Camere toscane Percorso formativo a tutti su gestione per obiettivi e indicatori di performance, per la condivisione di questi strumenti, indispensabile per uneffettiva ricaduta sul miglioramento continuo del nostro modo di lavorare e della qualità dei nostri servizi

17 17 Definizione obiettivi Rilevazione dati Definizione indicatori Integrazione Indicatori benchmarking Analisi Report Le fasi del progetto Balanced Scorecard

18 18 Misure strategiche (Ente nel suo complesso) Misure di processo/funzione (Area) Misure di unità organizzativa (Uffici) L applicazione della Balanced Scorecard allinterno della CCIAA di Lucca Scorecard strategica Missione Obiettivi Azioni(attività) Misure Scorecard di processo o area Missione Obiettivi Azioni(attività) Misure ObiettiviAzioni Aziendali Indicatori di Performance Aziendali ObiettiviAzioni Indicatori di Performance CorrelazioniAllineamento Obiettivi Azioni Aziendali Indicatori di Performance Aziendali Obiettivi Azioni Aziendali Indicatori di Performance Aziendali Misure di processo/funzione (Servizi) Obiettivi Azioni Aziendali Indicatori di Performance Aziendali Scorecard di processo o servizio Missione Obiettivi Azioni Indicatori Scorecard di unità organizzativa Missione Obiettivi Azioni Indicatori

19 19 Individuazione obiettivi ed indicatori Oggetto della rilevazione Attività ordinaria Obiettivi associati a specifici target Obiettivi di miglioramento Obiettivi di innovazione Indicatori di Indicatori di Indicatori di Monitoraggioperformanceprogetto (scheda progetto) BSC Camerale Indicatori singola Camera Indicatori Benchmarking Indicatori Pareto

20 20 Integrazione tra le unità monitorate dalla CCIAA di Lucca e gli indicatori di Pareto Unità organizzative aventi indicatori di Pareto nelle proprie BSC

21 21 Integrazione tra le unità monitorate dalla CCIAA di Lucca e gli indicatori di benchmarking UCT Unità organizzative aventi indicatori di benchmarking Unioncamere Toscana nelle proprie BSC

22 22 Un esempio di report – Ufficio Diritto Annuale

23 23 Un esempio di report – Ufficio Sviluppo imprenditoriale

24 24 Un esempio di scheda progetto – Ufficio Sviluppo Imprenditoriale

25 25 Un esempio di scheda progetto – Ufficio Sviluppo Imprenditoriale Gli indicatori di progetto

26 26 Un esempio di scheda progetto – Ufficio Sviluppo Imprenditoriale Gli indicatori di progetto

27 27 Alcune criticità Il reale utilizzo degli strumenti da parte dei colleghi e il loro coinvolgimento La percezione che siano strumenti di controllo invece che mezzi per dare significato ed evidenza al proprio lavoro e per migliorarlo La difficoltà a spostare lattenzione dalle singole iniziative da gestire al monitoraggio delle attività


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