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IL PROCEDIMENTO AMMINISTRATIVO ON LINE: REQUISITI, METODI E STRUMENTI Prof. Stefano Pigliapoco Università degli Studi di Macerata.

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1 IL PROCEDIMENTO AMMINISTRATIVO ON LINE: REQUISITI, METODI E STRUMENTI Prof. Stefano Pigliapoco Università degli Studi di Macerata Laboratorio di Informatica Documentale DIEF

2 Codice dellamministrazione digitale ¤ Il codice dellamministrazione digitale (Co.A.Di.), contenuto nel D. Lgs. 7 marzo 2005, n. 82, che entrerà in vigore il 1 gennaio 2006, riconosce ai cittadini e alle imprese alcuni diritti fondamentali: [art. 4, c. 2]: il diritto di trasmettere ogni atto e documento alle pubbliche amministrazioni con l'uso delle tecnologie della informazione e della comunicazione [art. 47 del CO.A.DI]: Le comunicazioni di documenti tra le pubbliche amministrazioni avvengono di norma mediante l'utilizzo della posta elettronica; esse sono valide ai fini del procedimento amministrativo una volta che ne sia verificata la provenienza

3 Re-engineering dei procedimenti ¤ [art. 12, c. 5 e art. 15, c. 2 del Co.A.Di.]: Le pubbliche amministrazioni provvedono a razionalizzare e semplificare i procedimenti amministrativi, le attività gestionali, i documenti, la modulistica, le modalità di accesso e di presentazione delle istanze da parte dei cittadini e delle imprese ¤ [art. 41 del Co.A.Di.]: Le pubbliche amministrazioni gestiscono i procedimenti amministrativi utilizzando le tecnologie dell'informazione e della comunicazione, nei casi e nei modi previsti dalla normativa vigente.

4 Fasi di un procedimento on line ¤ Autenticazione dellutente e autorizzazione allaccesso ¤ Compilazione e sottoscrizione di istanze informatiche ¤ Pagamento di eventuali oneri con sistemi elettronici ¤ Trasmissione dei documenti/istanze per via telematica ¤ Protocollazione, classificazione e fascicolazione dei documenti ¤ Gestione dei flussi documentali e dei procedimenti amministrativi ¤ Archiviazione e conservazione dei fascicoli informatici

5 Autenticazione on line degli utenti ¤ [ art. 64, c. 3 del Co.A.Di.]: a decorrere dal 31 dicembre 2007 non sarà più consentito l'accesso ai servizi erogati in rete dalle pubbliche amministrazioni con strumenti diversi dalla carta d'identità elettronica (CIE) e dalla carta nazionale dei servizi (CNS) ¤ Le procedure e le regole tecniche per lemissione della CNS sono definite nel DPR 2 marzo 2004, n. 117, oltre che nel decreto interministeriale 9 dicembre 2004 e nellart. 66 del Co.A.Di.; quelle relative alla carta didentità elettronica e al documento didentità elettronico, invece, sono contenute nel DPCM 22 ottobre 1999, n. 437.

6 Autenticazione on line degli utenti ¤ Per carta nazionale dei servizi (CNS) si intende il documento rilasciato su supporto informatico per consentire l'accesso per via telematica ai servizi erogati dalle pubbliche amministrazioni ¤ Lart. 2, c. 1, del DPR 2 marzo 2004, n. 117, recante il regolamento per la diffusione della carta nazionale dei servizi, specifica che «la carta nazionale dei servizi, in attesa della carta didentità elettronica, è emessa dalle pubbliche amministrazioni interessate al fine di anticipare le funzioni di accesso ai servizi in rete delle pubbliche amministrazioni». Il c. 3 dello stesso articolo sottolinea che la CNS deve essere rilasciata in alternativa alla CIE e non in aggiunta, proprio perché le funzionalità della prima sono incluse nella seconda.

7 Presentazione istanze per via telematica ¤ [Art. 65, c. 1 del Co.A.Di.]: le istanze e le dichiarazioni presentate alle pubbliche amministrazioni per via telematica sono valide se: sono sottoscritte mediante la firma digitale; quando l'autore è identificato dal sistema informatico con l'uso della CIE o della CNS (nei limiti stabiliti da ciascuna amministrazione); ¤ [Art. 65, c. 2 del Co.A.Di.]: le istanze e le dichiarazioni inviate con queste modalità sono equivalenti alle istanze e alle dichiarazioni sottoscritte con firma autografa apposta in presenza del dipendente addetto al procedimento

8 Posta elettronica certificata ¤ Certezza sulla provenienza dei messaggi ¤ Canali di comunicazione sicuri ¤ Garanzia dellintegrità dei messaggi ¤ Blocco delle comunicazioni che contengono virus informatici ¤ Certificazione della spedizione e della consegna ¤ Avviso di mancato recapito ¤ Log dei messaggi ¤ Compatibilità con la posta elettronica ordinaria

9 Posta elettronica certificata ¤ [Art. 6, c. 1 e 2, del Co.A.Di.]: Le pubbliche amministrazioni centrali utilizzano la posta elettronica certificata, di cui al D. Lgs. 11 febbraio 2005, n. 68, per ogni scambio di documenti e informazioni con i soggetti interessati che ne fanno richiesta e che hanno preventivamente dichiarato il proprio indirizzo di posta elettronica certificata. Tali disposizioni si applicano anche alle pubbliche amministrazioni regionali e locali salvo che non sia diversamente stabilito ¤

10 Posta elettronica certificata ¤ [Art. 4 del D. Lgs. n. 68/05]: i privati che intendono utilizzare il servizio di posta elettronica certificata, il solo indirizzo valido, ad ogni effetto giuridico, è quello espressamente dichiarato ai fini di ciascun procedimento con le pubbliche amministrazioni o di ogni singolo rapporto intrattenuto tra privati. (….) ¤ [DPCM 31 ottobre 2000] Le Pubbliche amministrazioni dichiarano lindirizzo di posta elettronica certificata istituzionale allatto delliscrizione allIPA

11 Sistemi di pagamento elettronici ¤ I sistemi di pagamento elettronici sono indispensabili per la corresponsione degli oneri dovuti allatto della presentazione di determinate istanze (ad esempio, per il pagamento dellimposta di bollo o per la fruizione di particolari servizi). ¤ Ai sensi dellart. 5, c. 1, del Co.A.Di., almeno le amministrazioni centrali e periferiche dello Stato dovranno attivare tali sistemi di pagamento a decorrere dal 30 giugno 2007

12 Il sistema di protocollo informatico ¤ deve: integrarsi con il servizio di posta elettronica certificata consentire la verifica delle firme elettroniche; gestire le ricevute di ritorno, collegandole ai messaggi a cui si riferiscono gestire le situazioni anomale consentire la formazione dei fascicoli informatici e la gestione integrata dei documenti e dei procedimenti amministrativi

13 Gestione integrata dei documenti e dei procedimenti amministrativi

14 Archiviazione ottica e conservazione ¤Il legislatore italiano si è orientato sul metodo della migrazione, emanando la Deliberazione CNIPA 19 febbraio 2004, n. 11, recante le regole tecniche per la riproduzione e conservazione dei documenti su supporto ottico ¤ Per larchiviazione ottica dei documenti sono utilizzabili qualsiasi tipo di supporto di memorizzazione digitale che consenta la registrazione mediante la tecnologia laser (Worm, CD-R, magneto-ottici, DVD). Tuttavia, è consentito limpiego di supporti anche non ottici purché siano idonei a garantire la conformità dei documenti agli originali

15 Formazione del personale ¤ E necessario prevedere unintensa attività di formazione rivolta: ai Dirigenti, ai Responsabili dei procedimenti amministrativi e agli Organi di Governo; al personale del Servizio Archivistico; al personale cui compete lo svolgimento dei procedimenti amministrativi; al personale del Servizio Sistemi Informativi.


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