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Presenta … Dracma Service srl – Via A.Papa 1/A 25128 Brescia – Tel. 030/5105059 Fax 030/5105130 –

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1 presenta … Dracma Service srl – Via A.Papa 1/A Brescia – Tel. 030/ Fax 030/ –

2 Software per Studi Legali Versione 6.0

3 Per una visione ottimale : risoluzione video a 800x600 pixel Per avanzare o retrocedere nella sequenza delle diapositive utilizzare le frecce direzionali della tastiera oppure il mouse … Per uscire premere il tasto Suggerimenti per guardare questa Presentazione Multimediale

4 Clienti Performances Schema di lavoro Ricerche dei dati Menù Generale Per visualizzare la presentazione con lo scorrimento automatico cliccare qui Filtri PraticheCalcolo interessi Atti in automatico Nota spese giudice Fatturazione Agenda Prestazioni Estratto conto Permessi Banche dati Rubrica Esportazione agenda Documenti emessi Iscrizioni a ruolo Studi di settore Contabilità Caratteristiche tecniche Indice generale:

5 La pratica è costituita da una cartella elettronica che raggruppa tutte le informazioni di un procedimento in un'unica finestra a più schede. La finestra principale contiene i dati essenziali, le schede contengono i dettagli : scadenze, udienze, prestazioni, atti e corrispondenza, estratto conto, dati foro, appunti pratica, studi di settore ecc… TECNOLEX è funzionale … TECNOLEX è veloce … Consente di automatizzare operazioni manuali e ripetitive, (gruppi di prestazioni, gruppi di scadenze) ottenendo così un notevole risparmio di tempo e di costi. Performances :

6 Non è affatto necessario completare tutti i dati richiesti dalle varie maschere per poter memorizzare: i dati mancanti possono essere completati in un secondo tempo. Prevede messaggi di avviso in vista di scadenze perentorie, quando i dati inseriti comportano delle incongruenze, quando le pratiche non sono state movimentate per un certo periodo di tempo. Verifica lintegrità del database. Lamministratore del programma ( sigla AD ) per ogni utente dello studio può abilitare o limitare lutilizzo delle funzioni di Tecnolex. Performances : TECNOLEX è flessibile … TECNOLEX è sicuro …

7 L interfaccia grafica consente tramite semplici e intuitivi tasti funzione, di svolgere le varie attività. Da Word (2000 e superiori) si accede immediatamente agli archivi di Tecnolex durante la stesura di atti, lettere, iscrizioni a ruolo ecc, per il completamento automatico di dati. Quasi tutte le stampe possono essere esportate in videoscrittura, cliccando sullicona della barra strumenti, per modifiche particolari. TECNOLEX è integrato con la videoscrittura … Performances :

8 In monoutenza ovvero con una sola postazione In rete con più PC che lavorano contemporaneamente che è prodotto e distribuito da Studi 3000 di Lecco che si avvale di un know how ventennale maturato attraverso lavoro svolto con avvocati, consulenti e collaboratori degli studi legali. Può gestire tanto lo studio singolo quanto lo studio associato ed è in grado di operare sia

9 ClientePratica Iscrizione a ruolo Atti di precetto ecc Prestazioni Agenda Richiesta Fondo spese Nota informativa Fattura Nota spese giudice Fattura acconto Estratto conto Solleciti Schema di lavoro semplice ed intuitivo: Rubrica Outlook e palmari Il programma consente di aprire il documento in videoscrittura dove potrà essere modificato, stampato o salvato. Inoltre lanciando Word verrà visualizzata la barra delle MACRO di Tecnolex così durante la stesura di Atti, lettere ecc …, si può attingere direttamente agli archivi del programma

10 In ogni anagrafica (clienti, pratiche, corrispondenti, rubrica, banche dati ecc … ) è possibile effettuare una ricerca secondo uno o più parametri contenuti nella maschera, digitando la parola di riferimento intera o solo alcune lettere iniziali: criteri di filtro in base ad uno più parametri ovvero ricerche parametriche. Lesito di ogni ricerca può essere stampato Dalle maschere di ricerca è possibile impostare: una visualizzazione personale con i parametri di ricerca preferiti (modificabili in qualsiasi momento) una visualizzazione generale condivisa con gli altri utenti che utilizzano la rete. Ricerche Dati in archivio

11 … per selezionaredall archivio pratiche tutte quelle che hanno per oggetto il contratto e che sono dell avvocato Rossi… … per selezionare dall archivio pratiche tutte quelle che hanno per oggetto il contratto e che sono dell avvocato Rossi… CERCA … quindi premere CERCA basta digitare la o le lettere nella sezione desiderata..

12 Verranno estratti solo i clienti che corrispondono ai parametri/filtri desiderati Lesito della ricerca può essere stampato Se nella maschera di anagrafica NON viene digitato alcun parametro, premendo subito CERCA si accederà all archivio completo

13 Si può impostare una visualizzazione PERSONALE sul proprio PC ed una GENERALE il programma consente di ordinare in ordine crescente o decrescente i dati cliccando sullintestazione delle colonne E possibile modificare lordine di visualizzazione delle colonne, trascinando lintestazione nella postazione desiderata Trascinando il divisore si possono bloccare alcune colonne in modo da poter far scorrere tutte le altre colonne durante la consultazione dei dati Visualizzazione personale/generale: Premendo il tasto destro del mouse si apre una finestra con l elenco dei parametri, cliccandoci sopra è possibile spuntare le colonne che si desidera visualizzare La maschera di ricerca, presente in tutto il gestionale, prevede la possibilità di utilizzare uno o due filtri per interrogare larchivio

14 Il menù di Tecnolex è disposto in un ordine logico che guida alla corretta sequenza nell utilizzo dei sottomenù: ……oppure sullicona equivalente Per accedere ad ogni funzione è sufficiente cliccare sulla cartella.. MENU GENERALE

15 Tecnolex: minimo Pentium II 450 MHz consigliato Pentium III 1000 MHz o superiore SERVER: sistema operativo Windows 2000 Professional o superiore CLIENT : sistema operativo Windows 95 o superiore Tecnolex non è utilizzabile su ambienti Linux e Mac. Tecnolex è integrato con Microsoft Office 2000 o superiore. Ricordiamo che le stampe più importanti previste dal programma sono esportabili in Word Database in formato SQL Server 2000 (inglese), l' installazione di Tecnolex prevede la contemporanea installazione della versione gratuita di SQL, ovvero MSDE, che garantisce stabilità e sicurezza di conservazione dei dati. Consigliamo a tutti coloro che hanno dubbi e non conoscono le caratteristiche del proprio computer di contattarci direttamente e forniremo tutte le informazioni necessarie. Caratteristiche tecniche

16 CLIENTI La gestione clienti è chiara, completa, semplice da utilizzare. E provvista di più maschere per la suddivisione delle varie informazioni, prevede la creazione automatica del codice fiscale e l eventuale esportazione dell archivio clienti nei Contatti di Outlook …

17 Impostare il cliente ai fini della fatturazione con possibilità di indicare un recapito diverso dal domicilio fiscale. Creare il codice fiscale e verificare la correttezza di partita Iva e codice fiscale. Inviare direttamente una al cliente senza uscire da Tecnolex. Esportare la rubrica in Outlook. Stampare etichette in ordine alfabetico, di codici ( anche non consecutivi), stampare etichette al volo per nominativi non presenti in archivio e digitabili al momento. Memorizzare e gestire i dati riguardanti gli Studi di settore. La gestione CLIENTI consente di:

18 scheda per Appunti sul cliente Creazione automatica del Codice Fiscale Invio diretto allindirizzo presente nella maschera Impostazione fiscale ai fini fatturazione scheda per registrare la TIPOLOGIA DEL CLIENTE utile ai fini degli studi di settore Personalizzazione della descrizione dei numeri telefonici funzione per esportare la rubrica clienti in Outlook o su palmare Maschera CLIENTI

19 Tutti i nominativi inseriti nelle varie anagrafiche possono essere facilmente richiamati da Word: cliccare sul pulsante INSERISCI INDIRIZZO Integrazione CLIENTI con videoscrittura : Si apre una maschera che consente di scegliere il nominativo dalle varie anagrafiche … dopo aver selezionato il nominativo desiderato basterà cliccare il pulsante Inserisci e sul documento di Word verrà automaticamente inserito l indirizzo

20 FILTRI Questa funzione è stata introdotta per permettere di visualizzare o stampare un archivio risultante dalla selezione di molteplici parametri di scelta da parte dell utente. Il risultato finale è anche esportabile in Excel.

21 La distinzione dei parametri avviene con la Selezione dei filtri, dell Operatore e del Valore per il quale filtrare visualizzabile in funzione del campo filtri... down list …cliccando su ciascuna delle down list si possono selezionare le opzioni consentite, ovvero:

22 … la down list dei filtri è l elenco dei parametri utili alla selezione …

23 … la down list degli operatori consente di scegliere il criterio per la scrematura dei dati che interessano …

24 … il valore varia in funzione del filtro selezionato, la down list potrà contenere una data, una descrizione, una sigla, un codice ecc … Qualsiasi risultato venga ottenuto con il sistema dei filtri è esportabile in EXCEL, basta cliccare sulla funzione e si aprirà direttamente il programma di Excel con il risultato della ricerca …

25 … naturalmente il file che si apre è modificabile ed è possibile salvarlo nei propri documenti.

26 PRATICHE La PRATICA è costituita da una cartella elettronica che raggruppa tutte le informazioni di un procedimento in un'unica finestra a più schede, Ciascuna scheda identifica dei dati particolari riferiti alla pratica.

27 la finestra principale contiene i dati essenziali, le schede contengono i dettagli ovvero scadenze, udienze, prestazioni, atti e corrispondenza, estratto conto, dati foro, appunti pratica, studi di settore ecc … non è affatto necessario completare tutti i dati richiesti: i dati mancanti possono essere completati in un secondo tempo !!!! Tutte le informazioni in linea senza dover passare da altri menù !!!

28 Scheda Anagrafica: Fatturazione oraria: se attivato, al momento della fatturazione si considereranno le unità di tempo impiegate nell attività svolta anziché le prestazioni inserite. Grado: permette, al momento dellinserimento delle prestazioni, di avere proposto in automatico il tariffario a cui fa riferimento la pratica Tipo pratica : collegabile ad un gruppo di prestazioni che vengono addebitate automaticamente in data di apertura pratica.

29 Per assecondare le richieste dei Revisori conti e le nuove impostazioni sugli studi di settore, molti studi hanno capito l opportunità al cambiamento di grado, di creare una pratica nuova, duplicando quella esistente con la funzione Copia pratica. Pulsanti funzioni: Pulisce i dati a video senza intaccare gli archivi Salva i nuovi inserimenti e aggiorna gli archivi dopo ogni modifica Help in linea Tecnolex prevede chiusura, con l eventuale riapertura, storicizzazione, con l eventuale ripristino, delle pratiche a seconda della fase in cui si trovano Le funzioni relative la stampa sono molteplici : oltre al menù vero e proprio la freccia a lato della funzione, mostra altre possibilità di stampa !!! Questa funzione viene utilizzata per cambiare cliente in più pratiche, in caso di fusioni di banche o per clienti che cambiano ragione sociale (esempio il cliente Cariplo che è diventato Intesa) Permette di visualizzare lesposizione finanziaria dello studio

30 Quanto resta da fatturare alla pratica Quanto è stato richiesto e l entità del residuo da richiedere per la pratica Scheda Situazione (estratto conto) Per visualizzare eventuali fatture ancora da incassare Quando viene emessa una fattura di acconto questi campi vengono aggiornati automaticamente, La fattura definitiva invece li azzera. Consente di visualizzare immediatamente l eventuale differenza tra gli acconti (di anticipazioni) presenti nella pratica e quelli fatturati con Tecnolex

31 verde Prestazioni fatturate evidenziate in verde blu Periodi fatturati evidenziati in blu Scheda prestazioni

32 Funzione Esponi Esposizione Pratiche in qualsiasi momento si può monitorare il flusso finanziario visualizzando o stampando l esposizione pratiche.

33 Scheda Agenda Questa scheda contiene le scadenze ovvero gli impegni da adempiere per la pratica in corso Con un doppio clic sulla riga desiderata comparirà la maschera Dettagli scadenza che consente di modificare la scadenza già inserita Cliccando col pulsante destro sulla riga si apre la maschera per inserire una Nuova scadenza

34 Ogni nominativo è immediatamente importabile nellanagrafica clienti per la fatturazione Schede Più Parti/Più Controparti Se nel procedimento sono coinvolte più parti o più controparti, in queste schede si possono memorizzare i dati anagrafici.

35 Scheda Files collegati Questa scheda rappresenta il fascicolo elettronico di tutti i documenti, atti ecc …, collegati alla pratica. Premendo sul pulsante sfoglia è possibile collegare alla pratica selezionata files con tutti i tipi di formato desiderati e non solo quelli di Word Apri: consente di aprire il file desiderato Canc: cancella solo il collegamento del file alla pratica e non il file stesso

36 Per collegare un atto in videoscrittura ad una pratica è sufficiente, dopo aver salvato il documento, cliccare su COLLEGA CON PRATICA…. E anche possibile registrare immediatamente un gruppo di prestazioni relative allatto redatto Si apre la maschera del collegamento in cui si dovrà indicare il numero di PRATICA

37 Scheda Appunti Questa scheda è suddivisa in due parti: Nella sezione superiore vengono visualizzate le prestazioni registrate con codice 1 che corrispondono ad Appunti cronologici, i quali non verranno riportati in alcuna stampa per il cliente ma solo nelle stampe interne (Stampa-Appunti) La sezione inferiore consiste in uno spazio illimitato da utilizzare come memorandum e condividere con coloro che lavorano nello studio.

38 Scheda Attività Cliccando su questa scheda è possibile visualizzare le prestazioni inserite con codice voce 2 che si riferiscono all attività svolta Per stampare premere su STAMPA e selezionare la scelta solo dettaglio attività

39 Scheda Date In questa scheda, che si aggiorna in automatico, verranno visualizzati i dati storici della pratica e degli ultimi documenti emessi per la stessa. i dati storici della pratica e degli ultimi documenti emessi per la stessa.

40 Scheda Dati Foro i dati digitati in questa scheda verranno proposti in automatico al momento dell inserimento di un udienza. Viceversa, i dati inseriti durante la registrazione dell udienza, aggiorneranno automaticamente questa scheda.

41 Questa scheda consente di impostare l'impegno finanziario con quegli Enti (generalmente Comuni) che stabiliscono, attraverso una delibera, un budget oltre al quale non viene rimborsata alcuna prestazione eseguita dallo studio. In ESPOSIZIONE PRATICHE potranno essere verificati periodicamente la CAPIENZA o gli eventuali SCONFINAMENTI. La compilazione di questa scheda (che contiene tutte le codifiche degli studi di settore) consentirà di far confluire automaticamente in apposite tabelle i dati relativi alle fatture incassate e di stampare i relativi resoconti ai fini della compilazione del modello da allegare alla dichiarazione annuale dei redditi. Scheda Impegno di Spesa Scheda Studi di Settore

42 La gestione delle prestazioni di Tecnolex è all avanguardia : è possibile attingere da ciascuno degli ultimi cinque tariffari in vigore fino ad oggi, direttamente in linea. E possibile gestire prestazioni a tempo oppure a forfait. Gestione automatica della voce contributo unificato PRESTAZIONI

43 Onorari da tariffario forense vengono proposti in base al VALORE ed alla percentuale onorari indicata nella pratica (*). Onorari da tariffario forense vengono proposti in base al VALORE ed alla percentuale onorari indicata nella pratica (*). Onorari a tempo Onorari a tempo Diritti in base al valore pratica Diritti in base al valore pratica Prestazioni a forfait completamente svincolate dal tariffario Prestazioni a forfait completamente svincolate dal tariffario Prestazioni A gruppi si registrano gruppi di prestazioni precostituiti in base allattività svolta per esempio prestazioni di apertura pratica, decreto ingiuntivo, udienza … Prestazioni A gruppi si registrano gruppi di prestazioni precostituiti in base allattività svolta per esempio prestazioni di apertura pratica, decreto ingiuntivo, udienza … (*) In Tecnolex sono presenti 6 tariffari (dal ad oggi) redatti in modo da mantenere la stessa numerazione riportata nel tariffario ufficiale. Durante la registrazione di diritti ed onorari il programma si posiziona sul tariffario in vigore nella data digitata. Ciò consente di ricostruire con grande facilità parcelle datate. E possibile sia personalizzare la descrizione delle voci che inserirne nuove. La gestione prestazioni consente di registrare:

44 TARIFFARI O in linea da cui selezionare le voci desiderate Prestazioni da inserire nella Nota spese giudice secondo il Tariffario La descrizione proposta può essere integrata o modificata e verrà stampata in note/fondi/parcelle… Importo minimo e massimo in base a data prestazione, valore pratica e percentuale onorari Prestazioni singole in base al tariffario … Eventuali unità di tempo impiegate Gli importi sono modificabili e/o integrabili con altri importi di Anticipazioni, Spese ecc

45 Prestazioni multiple : per registrare più voci contemporaneamente Per selezionare le voci dal tariffario basta cliccare 2 volte sulla riga corrispondente Le voci selezionate verranno visualizzate nella lista sottostante dove si potranno modificare o aggiungere importi

46 … basta selezionare uno dei gruppi creati : è possibile predisporre GRUPPI DI PRESTAZIONI in base all attività svolta e registrarle automaticamente con un notevole risparmio di tempo e denaro!!!!! Gruppi di prestazioni : è possibile predisporre GRUPPI DI PRESTAZIONI in base all attività svolta e registrarle automaticamente con un notevole risparmio di tempo e denaro!!!!! e cliccare su Visualizza gruppo …

47 La grande flessibilità di Tecnolex consente di adattare immediatamente le voci del Gruppo selezionato alla pratica in oggetto: INTEGRANDO con laggiunta di altre voci premendo sul pulsante AGGIUNGI ANNULLANDO disattivando il check box MODIFICANDO selezionando unaltra voce dal tariffario...è possibile modificare la descrizione … ….oppure aggiungere altri importi

48 Visualizzare – Stampare – Modificare – Eliminare prestazioni Visualizzare – Stampare – Modificare – Eliminare prestazioni Spostare le prestazioni da una posizione da unaltra Spostare le prestazioni da una posizione da unaltra Effettuare un ricalcolo automatico di diritti ed onorari in base ad un nuovo valore pratica e/o percentuale onorari Effettuare un ricalcolo automatico di diritti ed onorari in base ad un nuovo valore pratica e/o percentuale onorari Copiare le prestazioni da una pratica ad altre pratiche Copiare le prestazioni da una pratica ad altre pratiche Stampare prestazioni inserite per operatore, tempi impiegati e periodo Stampare prestazioni inserite per operatore, tempi impiegati e periodo Stampare ANTICIPAZIONI per un controllo incrociato con la contabilità Stampare ANTICIPAZIONI per un controllo incrociato con la contabilità Le schede IN LINEA delle prestazioni consentono di: Schede Prestazioni: per assecondare le richieste dei Revisori conti e le nuove impostazioni sugli studi di settore, molti studi hanno capito l opportunità, al cambiamento di grado di una pratica, di crearne un altra, duplicando quella esistente con l apposita funzione.

49 Tecnolex consente di memorizzare fino a 99 banche dati interne (archivi storici, biblioteca testi, documenti ecc…) suddivise per categoria BANCHE DATI

50 Esempio di STAMPA BANCA DATI :

51 La rubrica telefonica si aggiorna automaticamente ad ogni nuovo inserimento di Cliente, Corrispondente, Fornitore (per chi gestisce la contabilità) inoltre consente la gestione di nominativi liberi. Si può o meno condividere la rubrica con gli altri studi gestiti … RUBRICA

52 Oltre alla maschera con lanagrafica del nominativo è possibile scrivere una serie di appunti nell apposita scheda che potranno essere stampati. Mail Mail: si può inviare direttamente un e- mail all indirizzo presente nella maschera. Etichette Etichette: per stampare su etichette i nominativi presenti Esporta Outlook Esporta: consente di copiare automaticamente l intera rubrica di Tecnolex in Outlook sotto la voce Contatti.

53 Il procedimento per le iscrizioni a ruolo è completamente automatico. I dati vengono attinti dagli archivi di Tecnolex e l utente non deve far altro che seguire dei semplicissimi passi che le maschere via via suggeriscono … ISCRIZIONI A RUOLO

54 Dal menù è possibile redigere e stampare qualsiasi tipo di Iscrizione a ruolo

55 L iscrizione a ruolo può essere emessa anche se la pratica non è presente in archivio. Si aprono automaticamente una serie di passi da compilare (possono anche essere lasciati in bianco) L iscrizione a ruolo può essere emessa anche se la pratica non è presente in archivio. Si aprono automaticamente una serie di passi da compilare (possono anche essere lasciati in bianco) Per proseguire nella compilazione è sufficiente cliccare AVANTI (o INDIETRO per tornare al passo precedente)

56 I dati già presenti nella pratica verranno proposti in automatico con la possibilità di variarli o integrarli al momento I dati digitati al momento vengono memorizzati in apposite tabelle in modo da non doverli digitare una seconda volta e sono comunque modificabili o digitabili al momento

57 Cliccando su Fine il documento verrà visualizzato in anteprima per essere poi stampato nel numero di copie desiderato nell ultimo passo ….. Cliccando su Stampa in Word il documento verrà aperto in videoscrittura dove potrà essere salvato, modificato o stampato

58 Una delle caratteristiche più apprezzate di Tecnolex è l integrazione con la videoscrittura che consente allo studio legale di redigere modelli in Word di atti, lettere, ecc … che attingono in automatico dati da Tecnolex ATTI IN AUTOMATICO

59 Tutte le volte che verrà lanciato Word, verrà visualizzata in automatico la barra con le macro che consentono di prelevare le informazioni direttamente dagli archivi di Tecnolex. Ecco alcuni esempi di modelli di Atti che si possono redigere: Redazione Atti precetto in automatico Infatti dopo l installazione di Tecnolex in Word si visualizzano dei pulsanti (macro) che consentono di compilare latto in oggetto con dati prelevati direttamente dagli archivi di Tecnolex.

60 Atto di precetto 1. Si parte da un Atto di precetto vuoto (già predisposto con l installazione di Tecnolex nei modelli di Word) 2. Per compilarlo in automatico basta cliccare sul pulsante Compila modello esempio Atto di precetto

61 3. Si digita il numero di pratica da cui prelevare i dati… 4. …il periodo da considerare ai fini delle prestazioni Nota spese per il Giudice 5. Si attiva il check box per considerare solo le prestazioni per la Nota spese per il Giudice CREA 7. e si clicca su CREA Appare la maschera di dialogo con gli archivi di Tecnolex 6. E possibile detrarre gli acconti della pratica

62 Se gli interessi sono già stati calcolati, verranno proposti in automatico (con possibilità di modificarli) 7. Si apriranno una serie di campi da compilare (anche se non è obbligatorio) … 8. Al termine appare una BARRA DI PROGRESSIONE relativa al calcolo dei totali

63 … l Atto risulta così automaticamente compilato, ora è possibile modificare sia il testo che gli importi ricalcolando automaticamente i totali

64 Tra i modelli di videoscrittura è possibile redigere anche la Nota spese per decreto ingiuntivo attingendo i dati dagli archivi di Tecnolex e con l addebito automatico delle prestazioni al cliente. Oltre all Atto di precetto, già predisposto da Tecnolex, lo studio può facilmente creare una serie di atti e/o documenti personalizzati utilizzando i dati contenuti negli archivi di Tecnolex. Creazione di altri Atti... Nota spese per decreto ingiuntivo

65 Può essere effettuato scegliendo tra: Interessi legali o commerciali o convenzionali Interessi legali o commerciali o convenzionali Anno solare o anno commerciale Anno solare o anno commerciale Imputazione acconti ricevuti su capitale o interessi Imputazione acconti ricevuti su capitale o interessi Sono già memorizzate le aliquote degli interessi legali e commerciali per i vari periodi in basi ai vari D.M. Sono già memorizzate le aliquote degli interessi legali e commerciali per i vari periodi in basi ai vari D.M. esempio Calcolo interessi Calcolo interessi

66 Calcolo interessi con acconti imputati a capitale

67 Tutti i tipi di scadenza, udienze, impegni di cancelleria, date esame, scadenze perentorie e impegni personali, vengono registrati utilizzando il programma inserimento scadenze che, a seconda del tipo di scadenza selezionato, aprirà campi diversi. AGENDA

68 Le scadenze in agenda sono suddivise in 5 tipologie: Le scadenze in agenda sono suddivise in 5 tipologie: Udienze - Impegni di cancelleria - Date esame Scadenze perentorie - Impegni personali Udienze - Impegni di cancelleria - Date esame Scadenze perentorie - Impegni personali Ad ogni accesso a Tecnolex e per ciascun avvocato è possibile visualizzare in automatico lagenda e gli impegni del giorno Ad ogni accesso a Tecnolex e per ciascun avvocato è possibile visualizzare in automatico lagenda e gli impegni del giorno I motivi delle scadenze sono collegabili a Gruppi di prestazioni che vengono automaticamente addebitate nella pratica in oggetto quando la scadenza risulta eseguita. I motivi delle scadenze sono collegabili a Gruppi di prestazioni che vengono automaticamente addebitate nella pratica in oggetto quando la scadenza risulta eseguita. Le scadenze perentorie sono precedute da una scadenza automatica che avvisa in tempo utile per predisporre gli adempimenti previsti. Le scadenze perentorie sono precedute da una scadenza automatica che avvisa in tempo utile per predisporre gli adempimenti previsti.

69 Si possono predisporre Gruppi di scadenze che generano automaticamente le scadenze relative alla tempistica prevista dalla legge. Le scadenze vengono calcolate tenendo, o meno, in considerazione ferie giudiziarie. Le scadenze vengono calcolate tenendo, o meno, in considerazione ferie giudiziarie. Le stampe delle scadenze potranno essere effettuate: in ordine cronologico, di pratica o di clientein ordine cronologico, di pratica o di cliente suddivise per tipo di scadenza e per Avvocatosuddivise per tipo di scadenza e per Avvocato direttamente da Tecnolex o da videoscritturadirettamente da Tecnolex o da videoscrittura Le stampe delle udienze consentono la più ampia scelta di criterio di stampaLe stampe delle udienze consentono la più ampia scelta di criterio di stampa L agenda è esportabile su Outlook o su un Palmare: lavvocato potrà aggiornare i propri impegni e riportarli comodamente nell agenda di Studio. lavvocato potrà aggiornare i propri impegni e riportarli comodamente nell agenda di Studio.

70 TIPOLOGIA SCADENZE : I TIPI di scadenza sono immediatamente identificabili attraverso il colore assegnato dallutente. Dalla maschera di visualizzazione è possibile apportare ogni tipo di modifica, eliminazione, spostamento di data, modifica motivi scadenza Per tutte le visualizzazioni proposte in agenda, cliccando sul nome del campo desiderato e trascinandolo è possibile spostarlo dove si vuole basta rilasciare il mouse nella posizione desiderata

71 Cliccando su ESEGUITA viene registrato il gruppo di prestazioni collegato al motivo della scadenza Il gruppo può essere anche sostituito o annullato al momento Scadenze e addebito automatico prestazioni: le scadenze eseguite confluiscono nello storico ( in qualsiasi momento visualizzabile stampabile e ripristinabile) in modo che rimangano in linea unicamente le SCADENZE da eseguire.

72 Tecnolex offre l opportunità di impostare l Agenda in modo tale che verranno automaticamente visualizzate le scadenze inevase e l agenda del giorno e per ogni utente : unicamente al primo accesso giornaliero di Tecnolex oppure unicamente al primo accesso giornaliero di Tecnolex oppure ogni volta che si accede a Tecnolex. ogni volta che si accede a Tecnolex. Direttamente dalla maschera visualizzata è possibile modificare, eliminare o dare l eseguito alla scadenza cliccando sopra al check box relativo: Impostazioni Agenda Scadenze inevase e del giorno:

73 Cliccando sulla riga desiderata si colora e premendo con il pulsante destro del mouse comparirà una piccola maschera-menù con due funzioni : Aggiorna Pratica e Inserisci nuova

74 Cliccando su Aggiorna pratica si aprirà in automatico il programma con la pratica relativa a quella scadenza …

75 Cliccando su Inserisci nuova si aprirà in automatico a maschera per l inserimento delle nuove scadenze

76 E possibile modificare l ordine di visualizzazione delle colonne, cliccando sul nome del campo da spostare e trascinandolo fino alla postazione desiderata.

77 DALL AGENDA Stampa scadenze: I campi di selezione della stampa scadenze sono molteplici e rispondono appieno alle numerose e diverse esigenze degli studi. Basta selezionare i parametri desiderati di una pratica particolare o di tutte le pratiche in archivio quindi premere STAMPA …

78 DALL AGENDA Stampa UDIENZE/CANCELLERIE: Anche per la stampa delle udienze o delle cancellerie sono previste moltissime soluzioni …

79 Stampa agenda suddivisa per TIPO:

80 Spazio per le istruzioni Stampa dettagliata udienza : Spazio per le annotare i provvedimenti

81 Stampa udienze: settimanale

82 Tutte le scadenze dellagenda sono esportabili in Outlook (e da qui a dispositivi portatili) per essere visualizzate o modificate fuori sede (tribunale ecc.). Esportazione Agenda in Outlook o palmare Al rientro in studio le scadenze, con le modifiche effettuate (rinvii, nuove udienze ecc.) vengono trasferite dal palmare a Tecnolex e l Agenda dello Studio risulterà così aggiornata!!!!

83 3) … infine cliccare su Sincronizza 2) e digitare il periodo, l avvocato o il dominus, i tipi di scadenze desiderati e se vi sono più studi è data facoltà di esportare i dati di tutti … La procedura di esportazione è semplicissima … 1) … basta cliccare su Esporta in Outlook

84 … in pochi istanti l Agenda di studio sarà aggiornata. Dopo aver effettuato variazioni, eliminazioni o nuovi inserimenti in Outlook o palmare, per importare le scadenze in Tecnolex basta cliccare su Importa da Outlook… ….come la successiva procedura di importazione:

85 Il sistema di notulazione - fatturazione è estremamente flessibile. All emissione di ogni documento, su richiesta, vengono automaticamente eliminati i documenti emessi in precedenza in modo che l estratto conto risulti corretto. FATTURAZIONE

86 1. Richiesta di fondo spese 1. Richiesta di fondo spese 2. Fattura di acconto 3. Nota informativa 4. Fattura (definitiva) Il menù di fatturazione suggerisce la corretta, ma non vincolante, sequenza da seguire:

87 Possono essere emessi: Con anticipazioni in dettaglio oppure a forfait Per un importo totale incassato : in questo caso il programma effettuerà automaticamente uno scorporo Per un importo di onorari e/o anticipazioni: in questo caso il programma sommerà automaticamente cpa, Iva, ecc… Con stampa da Tecnolex o esportazione diretta in Word Con emissione contestuale del modulo della ritenuta dacconto FONDO SPESE/FATTURA DI ACCONTO Allemissione della fattura di acconto, leventuale fondo spese richiesto, viene automaticamente eliminato dallestratto conto.

88 Per richiedere una somma da scorporare Per richiedere una somma alla quale aggiungere le varie competenze (cpa, iva ecc) Possibilità di disattivare i check box delle anticipazioni che non si desidera richiedere Descrizione modificabile o integrabile Icone per laccesso diretto a funzioni collegate senza passare dal menù Maschera FATTURA DI ACCONTO : Prestazioni proposte da una precedente richiesta di Fondo Spese

89 Esempio di Fattura dacconto

90 Tecnolex consente di emettere la nota: Con il dettaglio della prestazioni registrate Con il dettaglio della prestazioni registrate Senza conteggi (cnapf, iva, ritenuta dacconto) ma con un TOTALE comprensivo di tali competenze Senza conteggi (cnapf, iva, ritenuta dacconto) ma con un TOTALE comprensivo di tali competenze A forfait con descrizione libera A forfait con descrizione libera Con o senza detrazione acconti Con o senza detrazione acconti A periodo A periodo A tempo con prestazioni orarie A tempo con prestazioni orarie Con o senza spese generali di studio Con o senza spese generali di studio Con divisione di fase giudiziale e stragiudiziale Con divisione di fase giudiziale e stragiudiziale Con stampa da Tecnolex o esportazione in Word Con stampa da Tecnolex o esportazione in Word Con la possibilità di emettere più note per la stessa pratica Con la possibilità di emettere più note per la stessa pratica NOTA INFORMATIVA (PRO FORMA)

91 Maschera NOTA INFORMATIVA : Per modificare il costo dell unità di tempo cliccare sull icona Costo operatori. Importi da notulare MODIFICABILI al momento Se la nota viene emessa a forfait, qui si può digitare una descrizione personalizzata Per suddividere le fasi giudiziale e stragiudiziale Per calcolare le spese generali di studio Per fatturare in base ai tempi registrati Disattivando Calcoli estesi i documenti verranno emessi senza mostrare i conteggi cnapf, iva, ritenuta d acconto ma con un totale complessivo comprensivo di tali competenze.

92 Esempio di Nota consigliata dall Ufficio delle Entrate

93 Esempio di Nota con dettaglio importi Parte 1

94 Esempio di Nota con dettaglio importi Parte 2

95 Può essere emessa: Con il dettaglio della prestazioni registrate A forfait (con scorporo importi) e descrizione libera Con o senza detrazione acconti A periodo A tempo con prestazioni orarie Con o senza spese generali di studio Dividendo fase giudiziale e stragiudiziale Con stampa da Tecnolex o esportazione in Word Con incasso totale, parziale o differito Con Iva in sospensione FATTURA (DEFINITIVA)

96 Per scegliere a quale documento, precedentemente emesso, imputare la fattura il oggetto. Il documento selezionato verrà automaticamente eliminato dall estratti conto. Per fatturare un importo a forfait Possibilità di digitare una descrizione personalizzata Per calcolare le spese generali di studio Importi da fatturare MODIFICABILI al momento Per fatturare in base ai tempi registrati Per stampare solo i totali Maschera STAMPA FATTURA :

97 Esempio di Fattura definitiva

98 Dal menù Fatturazione possono inoltre essere emesse in automatico delle Nota di credito che possono essere emesse SOLO a STORNO TOTALE di fatture precedentemente emesse e NON incassate che, pertanto, devono essere presenti nell archivio fatture da incassare. NOTA DI ACCREDITO

99 Può essere emessa: In automatico in base alle prestazioni giudiziali registrate Effettuando un ricalcolo onorari – diritti unicamente ai fini della nota spese Effettuando un ricalcolo onorari – diritti unicamente ai fini della nota spese Con intestazione e timbro studio personalizzabili Con intestazione e timbro studio personalizzabili Con stampa da programma o esportazione diretta in videoscrittura Con stampa da programma o esportazione diretta in videoscrittura NOTA SPESE PER IL GIUDICE:

100 Nel modello PERSONALIZZATO si possono (ma non è obbligatorio) numerare automaticamente le righe:se il giudice non rimborsasse alcune voci di spesa, potrà indicarne la motivazione facendo riferimento alla riga. Per effettuare il ricalcolo onorari basta digitare la percentuale da applicare Cappello della nota liberamente formattabile e memorizzato per una eventuale ristampa Il ricalcolo non ha alcun effetto sulle prestazioni da fatturare al cliente

101 Consente di visualizzare la situazione finanziaria, o estratto conto, di una pratica o cliente, permette di visualizzare/stampare tutti i sospesi che risultano ancora da incassare. Per un solo cliente o per tutti si può personalizzare il testo dei solleciti dei sospesi ESTRATTO CONTO

102 le situazioni Pratica e la situazione Cliente i sospesi di Fondi spese, Note informative e Fatture da incassare i solleciti dei sospesi (con testo personalizzabile) e con stampa anche da videoscrittura stampe di controllo per verifica pratiche senza acconti è possibile visualizzare e/o stampare su base mensile, annuale, periodica …. È costituito da:

103 SITUAZIONE CLIENTE : Quanto ho richiesto e qual è il residuo da richiedere per TUTTE LE PRATICHE DEL CLIENTE Oltre alla situazione della pratica si può visualizzare e stampare la SITUAZIONE CLIENTE che fornisce un quadro generale … Quanto resta da fatturare

104 VISUALIZZAZIONE SOSPESI :

105 LETTERA SOLLECITO personalizzabile

106 Questa funzione consente di visualizzare un elenco delle fatture emesse in un certo periodo. Consente la ristampa di documenti precedentemente emessi e salvati : richieste di fondo spese, nota informative o fatture ARCHIVIO DOCUMENTI EMESSI

107 Archivio fatture emesse per visualizzare o stampare lelenco delle fatture emesse che prevede il totale delle fatture incassate, il totale delle fatture da incassare e il totale generale. Storico fatture per ricostruire larchivio delle fatture emesse manualmente o con un programma diverso da Tecnolex Stampa di controllo CNAPF per stampare il fatturato ai fini del controllo della CNAPF sui compensi,consente anche una stampa del fatturato per ciascun cliente. Ristampa documenti emessi per una ristampa immediata di Richieste fondi spese, note informative o fatture precedentemente emesse e salvate È costituito da: ARCHIVIO DOCUMENTI EMESSI:

108 Uno dei requisiti più richiesti e ormai indispensabile nella gestione degli Studi Legali consiste nella riservatezza dei dati inseriti. Tecnolex con la sua flessibilità è in grado di gestire tutte le esigenze richieste PERMESSI

109 Lamministratore del sistema può abilitare o limitare gli utenti nellutilizzo delle funzioni del programma compilando le tre maschere di abilitazione :Generale e/o Programmi specifici e/o Contabilità 1. Per abilitare senza limitazioni allutilizzo del menù basta spuntare il check box Abilitato situato vicino al nome 2. Per limitare le funzioni basta cliccare sul radio button desiderato Gestione Permessi Utente

110 STUDI DI SETTORE Gestione facoltativa, semplice, completa e automatica degli studi di settore. Nei clienti e nelle pratiche vi sono delle schede per linserimento dei codici che possono essere compilati in un secondo momento.

111 Gli studi di settore sono il frutto di un accordo di reciproca collaborazione tra Amministrazione finanziaria, associazioni di categoria e ordini professionali e consentono di monitorare i modelli organizzativi all' interno dei settori economici. La segnalazione dell'incoerenza accende una spia importante nei quadri di controllo dell' Agenzia delle Entrate sull' attendibilità complessiva dei dati forniti dal contribuente. I dati utili alla compilazione del modello possono essere conosciuti solo dallo Studio Legale, pertanto la nostra società ha avviato una campagna di sensibilizzazione nei confronti dei propri clienti invitandoli alla gestione diretta degli studi di settore (anche chi non gestisce la contabilità) sebbene Tecnolex consenta anche di non gestirli. premessa :

112 Dopo aver consentito la gestione degli studi di settore, la maschera dei clienti nell apposita scheda, proporrà un menù a tendina con l elenco dei codici da assegnare al cliente … Idem nella maschera delle pratiche …

113 L' inserimento dei dati degli studi di settore è molto semplice e non è obbligatorio compilarli subito. Tecnolex al momento di salvare o durante la fatturazione, avverte l utente con un messaggio se riscontra che mancano. Tecnolex al momento di salvare o durante la fatturazione, avverte l utente con un messaggio se riscontra che mancano. Il programma prevede funzioni che consentono di compilare, modificare, completare, visualizzare e stampare successivamente i dati riguardanti gli studi di settore consultando le fatture presenti nello storico fatture. Il menù degli studi di settore è costituito da:

114 Visualizzazione/Stampe: permette di visualizzare e/o stampare tutte le fatture emesse. I resoconti forniti sono: Visualizzazione (o stampa) dettagliata in base ai parametri : consente di selezionare (o meno) le categorie, un periodo e l ordine di visualizzazione, il risultato a video attraverso un pulsante di scelta potrà contenere tutte le fatture oppure solo quelle con i dati incompleti, consentendo per queste ultime l inserimento immediato dei dati mancanti.Visualizzazione (o stampa) dettagliata in base ai parametri : consente di selezionare (o meno) le categorie, un periodo e l ordine di visualizzazione, il risultato a video attraverso un pulsante di scelta potrà contenere tutte le fatture oppure solo quelle con i dati incompleti, consentendo per queste ultime l inserimento immediato dei dati mancanti. Stampa di riepilogo generale : da allegare alla dichiarazione dei redditi di fine anno, in cui risultano anche il numero degli incarichi svolti nell anno. L unico dato richiesto è il periodo relativo alle fatture incassate e il risultato contiene i dati richiesti dall ufficio delle entrateStampa di riepilogo generale : da allegare alla dichiarazione dei redditi di fine anno, in cui risultano anche il numero degli incarichi svolti nell anno. L unico dato richiesto è il periodo relativo alle fatture incassate e il risultato contiene i dati richiesti dall ufficio delle entrate

115 il riepilogo generale degli studi di settore

116 Anticipazioni registrate in automatico Fatture e note di accredito emesse Incasso fatture in sospeso Registri Iva e liquidazioni Iva in sospensione Chiusure e aperture dei conti a fine esercizio Redatta per professionisti, completamente integrata al programma di gestione dello Studio legale, che automaticamente gestisce …. ordinariao semplificata Contabilità ordinaria o semplificata


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