Presenta … Dracma Service srl – Via A.Papa 1/A 25128 Brescia – Tel. 030/5105059 Fax 030/5105130 – E-M@il: info@dracmaservice.it.

Presentazione sul tema: "Presenta … Dracma Service srl – Via A.Papa 1/A 25128 Brescia – Tel. 030/5105059 Fax 030/5105130 – E-M@il: info@dracmaservice.it."— Transcript della presentazione:

1 presenta … Dracma Service srl – Via A.Papa 1/A Brescia – Tel. 030/ Fax 030/ –

2 Software per Studi Legali
Tecnolex Software per Studi Legali Versione 6.0

3 Suggerimenti per guardare questa Presentazione Multimediale
Per una visione ottimale : risoluzione video a 800x600 pixel Per avanzare o retrocedere nella sequenza delle diapositive utilizzare le frecce direzionali della tastiera oppure il mouse … Per uscire premere il tasto

4 Indice generale: Clienti Iscrizioni a ruolo Agenda Filtri
Per visualizzare la presentazione con lo scorrimento automatico cliccare qui Indice generale: Performances Schema di lavoro Ricerche dei dati Menù Generale Caratteristiche tecniche Clienti Iscrizioni a ruolo Agenda Filtri Atti in automatico Fatturazione Pratiche Calcolo interessi Estratto conto Prestazioni Esportazione agenda Permessi Studi di settore Banche dati Nota spese giudice Contabilità Rubrica Documenti emessi

5 Performances : TECNOLEX è funzionale … TECNOLEX è veloce …
La pratica è costituita da una cartella elettronica che raggruppa tutte le informazioni di un procedimento in un'unica finestra a più schede. La finestra principale contiene i dati essenziali, le schede contengono i dettagli : scadenze, udienze, prestazioni, atti e corrispondenza, estratto conto, dati foro, appunti pratica, studi di settore ecc… TECNOLEX è veloce … Consente di automatizzare operazioni manuali e ripetitive, (gruppi di prestazioni, gruppi di scadenze) ottenendo così un notevole risparmio di tempo e di costi.

6 Verifica l’integrità del database.
Performances : TECNOLEX è flessibile … Non è affatto necessario completare tutti i dati richiesti dalle varie maschere per poter memorizzare: i dati mancanti possono essere completati in un secondo tempo. TECNOLEX è sicuro … Prevede messaggi di avviso in vista di scadenze perentorie, quando i dati inseriti comportano delle incongruenze, quando le pratiche non sono state movimentate per un certo periodo di tempo. Verifica l’integrità del database. L’amministratore del programma (sigla AD) per ogni utente dello studio può abilitare o limitare l’utilizzo delle funzioni di Tecnolex.

7 Performances : TECNOLEX è integrato con la videoscrittura …
L’ interfaccia grafica consente tramite semplici e intuitivi tasti funzione, di svolgere le varie attività. Da Word (2000 e superiori) si accede immediatamente agli archivi di Tecnolex durante la stesura di atti, lettere, iscrizioni a ruolo ecc, per il completamento automatico di dati. Quasi tutte le stampe possono essere esportate in videoscrittura, cliccando sull’icona della barra strumenti, per modifiche particolari.

8 Tecnolex è prodotto e distribuito da Studi 3000 di Lecco che si avvale di un know how ventennale maturato attraverso lavoro svolto con avvocati, consulenti e collaboratori degli studi legali. Può gestire tanto lo studio singolo quanto lo studio associato ed è in grado di operare sia In monoutenza ovvero con una sola postazione In rete con più PC che lavorano contemporaneamente che

9 Schema di lavoro semplice ed intuitivo:
Richiesta Fondo spese Fattura acconto Nota informativa Fattura Cliente Pratica Prestazioni Estratto conto Nota spese giudice Iscrizione a ruolo Solleciti Agenda Atti di precetto ecc Rubrica Outlook e palmari Il programma consente di aprire il documento in videoscrittura dove potrà essere modificato, stampato o salvato. Inoltre lanciando Word verrà visualizzata la barra delle MACRO di Tecnolex così durante la stesura di Atti, lettere ecc … , si può attingere direttamente agli archivi del programma

10 Ricerche Dati in archivio
In ogni anagrafica (clienti, pratiche, corrispondenti, rubrica, banche dati ecc … ) è possibile effettuare una ricerca secondo uno o più parametri contenuti nella maschera, digitando la parola di riferimento intera o solo alcune lettere iniziali: criteri di filtro in base ad uno più parametri ovvero ricerche parametriche. L’esito di ogni ricerca può essere stampato Dalle maschere di ricerca è possibile impostare: una visualizzazione personale con i parametri di ricerca preferiti (modificabili in qualsiasi momento) una visualizzazione generale condivisa con gli altri utenti che utilizzano la rete.

11 basta digitare la o le lettere nella sezione desiderata..
… per selezionare dall’ archivio pratiche tutte quelle che hanno per oggetto il “contratto” e che sono dell’ avvocato “Rossi”… basta digitare la o le lettere nella sezione desiderata.. … quindi premere CERCA

12 Verranno estratti solo i clienti che corrispondono ai parametri/filtri desiderati
L’esito della ricerca può essere stampato Se nella maschera di anagrafica NON viene digitato alcun parametro, premendo subito CERCA si accederà all’ archivio completo

13 Visualizzazione personale/generale:
E’ possibile modificare l’ordine di visualizzazione delle colonne, trascinando l’intestazione nella postazione desiderata Si può impostare una visualizzazione PERSONALE sul proprio PC ed una GENERALE La maschera di ricerca, presente in tutto il gestionale, prevede la possibilità di utilizzare uno o due filtri per interrogare l’archivio il programma consente di ordinare in ordine crescente o decrescente i dati cliccando sull’intestazione delle colonne Premendo il tasto destro del mouse si apre una finestra con l’ elenco dei parametri, cliccandoci sopra è possibile spuntare le colonne che si desidera visualizzare Trascinando il divisore si possono bloccare alcune colonne in modo da poter far scorrere tutte le altre colonne durante la consultazione dei dati

14 MENU’ GENERALE Il menù di Tecnolex è disposto in un ordine logico che guida alla corretta sequenza nell’ utilizzo dei sottomenù: Per accedere ad ogni funzione è sufficiente cliccare sulla cartella.. ……oppure sull’icona equivalente Nuovo menu

15 Caratteristiche tecniche
Tecnolex: minimo Pentium II 450 MHz consigliato Pentium III 1000 MHz o superiore SERVER: sistema operativo Windows 2000 Professional o superiore CLIENT : sistema operativo Windows 95 o superiore Tecnolex non è utilizzabile su ambienti Linux e Mac. Tecnolex è integrato con Microsoft Office 2000 o superiore. Ricordiamo che le stampe più importanti previste dal programma sono esportabili in Word Database in formato SQL Server 2000 (inglese), l' installazione di Tecnolex prevede la contemporanea installazione della versione gratuita di SQL, ovvero MSDE , che garantisce stabilità e sicurezza di conservazione dei dati. Consigliamo a tutti coloro che hanno dubbi e non conoscono le caratteristiche del proprio computer di contattarci direttamente e forniremo tutte le informazioni necessarie .

16 CLIENTI “La gestione clienti è chiara, completa, semplice da utilizzare. E’ provvista di più maschere per la suddivisione delle varie informazioni, prevede la creazione automatica del codice fiscale e l’ eventuale esportazione dell’ archivio clienti nei Contatti di Outlook …”

17 La gestione CLIENTI consente di:
Impostare il cliente ai fini della fatturazione con possibilità di indicare un recapito diverso dal domicilio fiscale. Creare il codice fiscale e verificare la correttezza di partita Iva e codice fiscale. Inviare direttamente una al cliente senza uscire da Tecnolex. Esportare la rubrica in Outlook. Stampare etichette in ordine alfabetico, di codici ( anche non consecutivi), stampare etichette “al volo” per nominativi non presenti in archivio e digitabili al momento. Memorizzare e gestire i dati riguardanti gli Studi di settore.

18 Maschera CLIENTI Creazione automatica del Codice Fiscale
scheda per Appunti sul cliente funzione per esportare la rubrica clienti in Outlook o su palmare scheda per registrare la TIPOLOGIA DEL CLIENTE utile ai fini degli studi di settore Invio diretto all’indirizzo presente nella maschera Clienti NOVITA’ Creazione automatica codice fiscale Campi evidenziati al passaggio Codici fiscali e partita Iva errati evidenziati in rosso ed evidenziati con un punto esclamativo se usati anche in altri clienti (doppi) Personalizzazione campi numeri telefonici FIDO cifra limite di affidamento. Personalizzazione della descrizione dei numeri telefonici Impostazione fiscale ai fini fatturazione

19 Integrazione CLIENTI con videoscrittura :
Tutti i nominativi inseriti nelle varie anagrafiche possono essere facilmente richiamati da Word: cliccare sul pulsante “INSERISCI INDIRIZZO” Si apre una maschera che consente di scegliere il nominativo dalle varie anagrafiche … dopo aver selezionato il nominativo desiderato basterà cliccare il pulsante “Inserisci” e sul documento di Word verrà automaticamente inserito l’ indirizzo

20 FILTRI Questa funzione è stata introdotta per permettere di visualizzare o stampare un archivio risultante dalla selezione di molteplici parametri di scelta da parte dell’ utente . Il risultato finale è anche esportabile in Excel.

21 La distinzione dei parametri avviene con la Selezione dei filtri, dell’ Operatore e del Valore per il quale filtrare visualizzabile in funzione del campo filtri... …cliccando su ciascuna delle down list si possono selezionare le opzioni consentite, ovvero:

22 … la down list dei filtri è l’ elenco dei parametri utili alla selezione …

23 … la down list degli operatori consente di scegliere il criterio per la scrematura dei dati che interessano …

24 … il valore varia in funzione del filtro selezionato, la down list potrà contenere una data, una descrizione, una sigla, un codice ecc … Qualsiasi risultato venga ottenuto con il sistema dei filtri è esportabile in EXCEL, basta cliccare sulla funzione e si aprirà direttamente il programma di Excel con il risultato della ricerca …

25 … naturalmente il file che si apre è modificabile ed è possibile salvarlo nei propri documenti.

26 PRATICHE La PRATICA è costituita da una cartella elettronica che raggruppa tutte le informazioni di un procedimento in un'unica finestra a più schede, Ciascuna scheda identifica dei dati particolari riferiti alla pratica.

27 Tutte le informazioni in linea senza dover passare da altri menù !!!
la finestra principale contiene i dati essenziali, le schede contengono i dettagli ovvero scadenze, udienze, prestazioni, atti e corrispondenza, estratto conto, dati foro, appunti pratica, studi di settore ecc … Tutte le informazioni in linea senza dover passare da altri menù !!! non è affatto necessario completare tutti i dati richiesti: i dati mancanti possono essere completati in un secondo tempo !!!!

28 Scheda Anagrafica: “Tipo pratica” : collegabile ad un gruppo di prestazioni che vengono addebitate automaticamente in data di apertura pratica. “Fatturazione oraria”: se attivato, al momento della fatturazione si considereranno le unità di tempo impiegate nell’ attività svolta anziché le prestazioni inserite. Pratiche Tasti “funzione” relativi al programma in cui si è posizionati Tipo pratica collegabile ad un gruppo di prestazioni In linea schede relative alla pratica che ora andremo a vedere singolarmente “Grado”: permette, al momento dell’inserimento delle prestazioni, di avere proposto in automatico il tariffario a cui fa riferimento la pratica

29 Pulsanti funzioni: Tecnolex prevede chiusura, con l’ eventuale riapertura, storicizzazione, con l’ eventuale ripristino, delle pratiche a seconda della fase in cui si trovano Help in linea Salva i nuovi inserimenti e aggiorna gli archivi dopo ogni modifica Permette di visualizzare l’esposizione finanziaria dello studio Questa funzione viene utilizzata per cambiare cliente in più pratiche, in caso di fusioni di banche o per clienti che cambiano ragione sociale (esempio il cliente Cariplo che è diventato Intesa) Pulisce i dati a video senza intaccare gli archivi Le funzioni relative la stampa sono molteplici : oltre al menù vero e proprio la freccia a lato della funzione, mostra altre possibilità di stampa !!! Per assecondare le richieste dei Revisori conti e le nuove impostazioni sugli studi di settore, molti studi hanno capito l’ opportunità al cambiamento di grado, di creare una pratica nuova, duplicando quella esistente con la funzione “Copia pratica”.

30 Scheda Situazione (estratto conto)
Quanto resta da fatturare alla pratica Quanto è stato richiesto e l’ entità del residuo da richiedere per la pratica Per visualizzare eventuali fatture ancora da incassare Consente di visualizzare immediatamente l’ eventuale differenza tra gli acconti (di anticipazioni) presenti nella pratica e quelli fatturati con Tecnolex Quando viene emessa una fattura di acconto questi campi vengono aggiornati automaticamente, La fattura definitiva invece li azzera.

31 Scheda prestazioni Prestazioni fatturate evidenziate in verde
Periodi fatturati evidenziati in blu

32 Funzione Esponi Esposizione Pratiche
in qualsiasi momento si può monitorare il flusso finanziario visualizzando o stampando l’ esposizione pratiche.

33 Scheda Agenda Questa scheda contiene le scadenze ovvero gli impegni da adempiere per la pratica in corso Con un doppio clic sulla riga desiderata comparirà la maschera Dettagli scadenza che consente di modificare la scadenza già inserita Cliccando col pulsante destro sulla riga si apre la maschera per inserire una Nuova scadenza

34 Schede Più Parti/Più Controparti
Se nel procedimento sono coinvolte più parti o più controparti, in queste schede si possono memorizzare i dati anagrafici. Ogni nominativo è immediatamente importabile nell’anagrafica clienti per la fatturazione

35 “Apri”: consente di aprire il file desiderato
Scheda Files collegati Questa scheda rappresenta il fascicolo elettronico di tutti i documenti, atti ecc … , collegati alla pratica. Premendo sul pulsante sfoglia è possibile collegare alla pratica selezionata files con tutti i tipi di formato desiderati e non solo quelli di Word Atti e corrispondenza In questa scheda vengono visualizzati atti, lettere e corrispondenza precedentemente collegati alla pratica in oggetto. I documenti possono essere aperti cliccando sul pulsante W (per Word) o WP (per Word perfect) E’ anche possibile cancellare il collegamento (e non l’atto) cliccando sul pulsante ELIMINA “Apri”: consente di aprire il file desiderato “Canc”: cancella solo il collegamento del file alla pratica e non il file stesso

36 Per collegare un atto in videoscrittura ad una pratica è sufficiente, dopo aver salvato il documento, cliccare su “COLLEGA CON PRATICA”…. Si apre la maschera del collegamento in cui si dovrà indicare il numero di PRATICA E’ anche possibile registrare immediatamente un gruppo di prestazioni relative all’atto redatto

37 Questa scheda è suddivisa in due parti:
Scheda Appunti Questa scheda è suddivisa in due parti: Nella sezione superiore vengono visualizzate le prestazioni registrate con codice 1 che corrispondono ad Appunti cronologici, i quali non verranno riportati in alcuna stampa per il cliente ma solo nelle stampe interne (Stampa-Appunti) La sezione inferiore consiste in uno spazio illimitato da utilizzare come memorandum e condividere con coloro che lavorano nello studio.

38 Scheda Attività Cliccando su questa scheda è possibile visualizzare le prestazioni inserite con codice voce 2 che si riferiscono all’ attività svolta Per stampare premere su STAMPA e selezionare la scelta “solo dettaglio attività”

39 In questa scheda, che si aggiorna in automatico, verranno visualizzati
Scheda Date In questa scheda, che si aggiorna in automatico, verranno visualizzati i dati storici della pratica e degli ultimi documenti emessi per la stessa.

40 Scheda Dati Foro i dati digitati in questa scheda verranno proposti in automatico al momento dell’ inserimento di un’ udienza. Viceversa, i dati inseriti durante la registrazione dell’ udienza, aggiorneranno automaticamente questa scheda.

41 Scheda Impegno di Spesa
Questa scheda consente di impostare l'impegno finanziario con quegli Enti (generalmente Comuni) che stabiliscono, attraverso una delibera, un budget oltre al quale non viene rimborsata alcuna prestazione eseguita dallo studio. In ESPOSIZIONE PRATICHE potranno essere verificati periodicamente la CAPIENZA o gli eventuali SCONFINAMENTI . Scheda Studi di Settore La compilazione di questa scheda (che contiene tutte le codifiche degli studi di settore) consentirà di far confluire automaticamente in apposite tabelle i dati relativi alle fatture incassate e di stampare i relativi resoconti ai fini della compilazione del modello da allegare alla dichiarazione annuale dei redditi.

42 Gestione automatica della voce contributo unificato
PRESTAZIONI La gestione delle prestazioni di Tecnolex è all’ avanguardia : è possibile attingere da ciascuno degli ultimi cinque tariffari in vigore fino ad oggi, direttamente in linea. E’ possibile gestire prestazioni a tempo oppure a forfait. Gestione automatica della voce contributo unificato

43 Ciò consente di ricostruire con grande facilità parcelle datate.
La gestione prestazioni consente di registrare: Onorari da tariffario forense  vengono proposti in base al VALORE ed alla percentuale onorari indicata nella pratica (*). Onorari a tempo Diritti in base al valore pratica Prestazioni a forfait completamente svincolate dal tariffario Prestazioni A gruppi  si registrano “gruppi di prestazioni” precostituiti in base all’attività svolta per esempio prestazioni di apertura pratica, decreto ingiuntivo, udienza … (*) In Tecnolex sono presenti 6 tariffari (dal ad oggi) redatti in modo da mantenere la stessa numerazione riportata nel tariffario ufficiale. Durante la registrazione di diritti ed onorari il programma si posiziona sul tariffario in vigore nella data digitata. Ciò consente di ricostruire con grande facilità parcelle datate. E’ possibile sia personalizzare la descrizione delle voci che inserirne nuove.

44 Prestazioni singole in base al tariffario …
Importo minimo e massimo in base a data prestazione, valore pratica e percentuale onorari TARIFFARIO in linea da cui selezionare le voci desiderate GESTIONE PRESTAZIONI Con Tecnolex sarà possibile registrare (e poi stampare) sulla stessa riga Anticipazioni, Spese, Diritti ed Onorari. DESCRIZIONE: a video viene proposta in automatico la descrizione della voce selezionata dal tariffario. La stessa potrà essere modificata, sostituita o integrata a discrezione dell’utente, cliccando col mouse sullo spazio riservato alla descrizione. Naturalmente sarà possibile inserire, come nel vecchio programma STUDI LEGALI, voci libere con codice 0, 1 (appunti) e 2 (dettaglio attività) In linea schede funzioni che ora andremo a commentare Il TARIFFARIO 0 è stato abolito, tranne che per la funzione RICALCOLO PRESTAZIONI La descrizione proposta può essere integrata o modificata e verrà stampata in note/fondi/parcelle… Prestazioni da inserire nella Nota spese giudice secondo il Tariffario Eventuali unità di tempo impiegate Gli importi sono modificabili e/o integrabili con altri importi di Anticipazioni, Spese ecc

45 Prestazioni multiple:
per registrare più voci contemporaneamente Per selezionare le voci dal tariffario basta cliccare 2 volte sulla riga corrispondente Le voci selezionate verranno visualizzate nella lista sottostante dove si potranno modificare o aggiungere importi

46 Gruppi di prestazioni : è possibile predisporre GRUPPI DI PRESTAZIONI in base all’ attività svolta e registrarle automaticamente con un notevole risparmio di tempo e denaro!!!!! Gruppi prestazioni Digitando o selezionando tipo di movimento 6 (gruppo semiautomatico), selezionando un gruppo dalla down list E cliccando su visualizza gruppo… … basta selezionare uno dei gruppi creati e cliccare su “Visualizza gruppo” …

47 La grande flessibilità di Tecnolex consente di adattare immediatamente le voci del Gruppo selezionato alla pratica in oggetto: INTEGRANDO con l’aggiunta di altre voci premendo sul pulsante AGGIUNGI ANNULLANDO disattivando il check box Gruppi prestazioni (continua) Si apre la maschera del gruppo selezionato Le voci del gruppo potranno essere: Integrate con l’aggiunta di altre voci cliccando sul pulsante AGGIUNGI Annullate Deselezionando il check button a fianco di ogni prestazione Modificate modificando la voce, la descrizione o aggiungendo altri importi Per memorizzare basta premere il pulsante SALVA MODIFICANDO selezionando un’altra voce dal tariffario ...è possibile modificare la descrizione … ….oppure aggiungere altri importi

48 Visualizzare – Stampare – Modificare – Eliminare prestazioni
Schede Prestazioni: Le schede IN LINEA delle prestazioni consentono di: Visualizzare – Stampare – Modificare – Eliminare prestazioni Spostare le prestazioni da una posizione da un’altra Effettuare un ricalcolo automatico di diritti ed onorari in base ad un nuovo valore pratica e/o percentuale onorari Copiare le prestazioni da una pratica ad altre pratiche Stampare prestazioni inserite per operatore, tempi impiegati e periodo Stampare ANTICIPAZIONI per un controllo incrociato con la contabilità per assecondare le richieste dei Revisori conti e le nuove impostazioni sugli studi di settore, molti studi hanno capito l’ opportunità, al cambiamento di grado di una pratica, di crearne un’ altra, duplicando quella esistente con l’ apposita funzione.

49 BANCHE DATI Tecnolex consente di memorizzare fino a 99 banche dati interne (archivi storici, biblioteca testi, documenti ecc…) suddivise per categoria

50 Esempio di STAMPA BANCA DATI :

51 RUBRICA La rubrica telefonica si aggiorna automaticamente ad ogni nuovo inserimento di Cliente, Corrispondente, Fornitore (per chi gestisce la contabilità) inoltre consente la gestione di nominativi “liberi”. Si può o meno condividere la rubrica con gli altri studi gestiti …

52 Etichette: per stampare su etichette i nominativi presenti
Oltre alla maschera con l’anagrafica del nominativo è possibile scrivere una serie di appunti nell’ apposita scheda che potranno essere stampati. Mail: si può inviare direttamente un’ all’ indirizzo presente nella maschera. Etichette: per stampare su etichette i nominativi presenti Esporta: consente di copiare automaticamente l’ intera rubrica di Tecnolex in Outlook sotto la voce Contatti .

53 ISCRIZIONI A RUOLO Il procedimento per le iscrizioni a ruolo è completamente automatico. I dati vengono attinti dagli archivi di Tecnolex e l’ utente non deve far altro che seguire dei semplicissimi passi che le maschere via via suggeriscono …

54 Dal menù è possibile redigere e stampare qualsiasi tipo di Iscrizione a ruolo

55 Per proseguire nella compilazione è sufficiente cliccare AVANTI
L’ iscrizione a ruolo può essere emessa anche se la pratica non è presente in archivio. Si aprono automaticamente una serie di “passi” da compilare (possono anche essere lasciati in bianco) Pratica 4 Per proseguire nella compilazione è sufficiente cliccare AVANTI (o INDIETRO per tornare al passo precedente)

56 I dati già presenti nella pratica verranno proposti in automatico con la possibilità di variarli o integrarli al momento I dati digitati al momento vengono memorizzati in apposite tabelle in modo da non doverli digitare una seconda volta e sono comunque modificabili o digitabili al momento

57 nell’ ultimo passo ….. Cliccando su Stampa in Word il documento verrà aperto in videoscrittura dove potrà essere salvato, modificato o stampato Cliccando su Fine il documento verrà visualizzato in anteprima per essere poi stampato nel numero di copie desiderato

58 ATTI IN AUTOMATICO Una delle caratteristiche più apprezzate di Tecnolex è l’ integrazione con la videoscrittura che consente allo studio legale di redigere modelli in Word di atti, lettere, ecc … che attingono in automatico dati da Tecnolex

59 Ecco alcuni esempi di modelli di Atti che si possono redigere:
Redazione Atti precetto in automatico Infatti dopo l’ installazione di Tecnolex in Word si visualizzano dei pulsanti (macro) che consentono di compilare l’atto in oggetto con dati prelevati direttamente dagli archivi di Tecnolex. Tutte le volte che verrà lanciato Word , verrà visualizzata in automatico la barra con le macro che consentono di prelevare le informazioni direttamente dagli archivi di Tecnolex . Ecco alcuni esempi di modelli di Atti che si possono redigere:

60 esempio Atto di precetto
2. Per compilarlo in automatico basta cliccare sul pulsante Compila modello 1. Si parte da un Atto di precetto vuoto (già predisposto con l’ installazione di Tecnolex nei modelli di Word)

61 Appare la maschera di dialogo con gli archivi di Tecnolex
3. Si digita il numero di pratica da cui prelevare i dati… 4. …il periodo da considerare ai fini delle prestazioni 5. Si attiva il check box per considerare solo le prestazioni per la Nota spese per il Giudice 7. e si clicca su CREA 6. E’ possibile detrarre gli acconti della pratica

62 proposti in automatico (con possibilità di modificarli)
Se gli interessi sono già stati calcolati, verranno proposti in automatico (con possibilità di modificarli) 7. Si apriranno una serie di campi da compilare (anche se non è obbligatorio) … 8. Al termine appare una BARRA DI PROGRESSIONE relativa al calcolo dei totali

63 … l’ Atto risulta così automaticamente compilato, ora è possibile modificare sia il testo che gli importi  ricalcolando automaticamente i totali

64 Nota spese per decreto ingiuntivo
Tra i modelli di videoscrittura è possibile redigere anche la “Nota spese per decreto ingiuntivo” attingendo i dati dagli archivi di Tecnolex e con l’ addebito automatico delle prestazioni al cliente. Creazione di altri Atti ... Oltre all’ Atto di precetto, già predisposto da Tecnolex, lo studio può facilmente creare una serie di atti e/o documenti personalizzati utilizzando i dati contenuti negli archivi di Tecnolex.

65 Può essere effettuato scegliendo tra:
Calcolo interessi Può essere effettuato scegliendo tra: Interessi legali o commerciali o convenzionali Anno solare o anno commerciale Imputazione acconti ricevuti su capitale o interessi Sono già memorizzate le aliquote degli interessi legali e commerciali per i vari periodi in basi ai vari D.M. esempio

66 Calcolo interessi con acconti imputati a capitale

67 AGENDA Tutti i tipi di scadenza, udienze, impegni di cancelleria, date esame, scadenze perentorie e impegni personali, vengono registrati utilizzando il programma “inserimento scadenze” che, a seconda del tipo di scadenza selezionato, aprirà campi diversi.

68 Le scadenze in agenda sono suddivise in 5 tipologie:
Udienze - Impegni di cancelleria - Date esame Scadenze perentorie - Impegni personali Ad ogni accesso a Tecnolex e per ciascun avvocato è possibile visualizzare in automatico l’agenda e gli impegni del giorno I “motivi” delle scadenze sono collegabili a Gruppi di prestazioni che vengono automaticamente addebitate nella pratica in oggetto quando la scadenza risulta eseguita. Le scadenze perentorie sono precedute da una scadenza automatica che avvisa in tempo utile per predisporre gli adempimenti previsti.

69 Si possono predisporre Gruppi di scadenze che generano automaticamente le scadenze relative alla tempistica prevista dalla legge. Le scadenze vengono calcolate tenendo, o meno, in considerazione ferie giudiziarie. Le stampe delle scadenze potranno essere effettuate: in ordine cronologico, di pratica o di cliente suddivise per tipo di scadenza e per Avvocato direttamente da Tecnolex o da videoscrittura Le stampe delle udienze consentono la più ampia scelta di criterio di stampa L’ agenda è esportabile su Outlook o su un Palmare: l’avvocato potrà aggiornare i propri impegni e riportarli comodamente nell’ agenda di Studio.

70 TIPOLOGIA SCADENZE : Per tutte le visualizzazioni proposte in agenda, cliccando sul nome del campo desiderato e trascinandolo è possibile spostarlo dove si vuole basta rilasciare il mouse nella posizione desiderata I TIPI di scadenza sono immediatamente identificabili attraverso il colore assegnato dall’utente. Dalla maschera di visualizzazione è possibile apportare ogni tipo di modifica, eliminazione, spostamento di data, modifica motivi scadenza

71 Il gruppo può essere anche sostituito o annullato al momento
Scadenze e addebito automatico prestazioni: Cliccando su ESEGUITA viene registrato il gruppo di prestazioni collegato al motivo della scadenza Il gruppo può essere anche sostituito o annullato al momento le scadenze eseguite confluiscono nello storico ( in qualsiasi momento visualizzabile stampabile e ripristinabile) in modo che rimangano in linea unicamente le SCADENZE da eseguire.

72 Impostazioni Agenda Scadenze inevase e del giorno:
Tecnolex offre l’ opportunità di impostare l’ Agenda in modo tale che verranno automaticamente visualizzate le scadenze inevase e l’ agenda del giorno e per ogni utente : unicamente al primo accesso giornaliero di Tecnolex oppure ogni volta che si accede a Tecnolex. Direttamente dalla maschera visualizzata è possibile modificare, eliminare o dare l’ eseguito alla scadenza cliccando sopra al check box relativo:

73 Aggiorna Pratica e Inserisci nuova
Cliccando sulla riga desiderata si colora e premendo con il pulsante destro del mouse comparirà una piccola maschera-menù con due funzioni : Aggiorna Pratica e Inserisci nuova

74 Cliccando su “Aggiorna pratica” si aprirà in automatico il programma con la pratica relativa a quella scadenza …

75 Cliccando su “Inserisci nuova ” si aprirà in automatico a maschera per l’ inserimento delle nuove scadenze

76 E’ possibile modificare l’ ordine di visualizzazione delle colonne, cliccando sul nome del campo da spostare e trascinandolo fino alla postazione desiderata.

77 DALL’ AGENDA Stampa scadenze:
I campi di selezione della stampa scadenze sono molteplici e rispondono appieno alle numerose e diverse esigenze degli studi. Basta selezionare i parametri desiderati di una pratica particolare o di tutte le pratiche in archivio quindi premere STAMPA …

78 DALL’ AGENDA Stampa UDIENZE/CANCELLERIE:
Anche per la stampa delle udienze o delle cancellerie sono previste moltissime soluzioni …

79 Stampa agenda suddivisa per TIPO:

80 Spazio per le istruzioni Spazio per le annotare i provvedimenti
Stampa dettagliata udienza : Spazio per le istruzioni Spazio per le annotare i provvedimenti

81 Stampa udienze: settimanale

82 Esportazione Agenda in Outlook o palmare
Tutte le scadenze dell’agenda sono esportabili in Outlook (e da qui a dispositivi portatili) per essere visualizzate o modificate fuori sede (tribunale ecc.). Al rientro in studio le scadenze, con le modifiche effettuate (rinvii, nuove udienze ecc.) vengono trasferite dal palmare a Tecnolex e l’ Agenda dello Studio risulterà così aggiornata!!!!

83 3) … infine cliccare su “Sincronizza”
La procedura di esportazione è semplicissima … 1) … basta cliccare su “Esporta in Outlook” 2) e digitare il periodo, l’ avvocato o il dominus, i tipi di scadenze desiderati e se vi sono più studi è data facoltà di esportare i dati di tutti … 3) … infine cliccare su “Sincronizza”

84 … in pochi istanti l’ Agenda di studio sarà aggiornata.
….come la successiva procedura di importazione: Dopo aver effettuato variazioni, eliminazioni o nuovi inserimenti in Outlook o palmare, per importare le scadenze in Tecnolex basta cliccare su “Importa da Outlook”… … in pochi istanti l’ Agenda di studio sarà aggiornata.

85 FATTURAZIONE Il sistema di notulazione - fatturazione è estremamente flessibile. All’ emissione di ogni documento, su richiesta, vengono automaticamente eliminati i documenti emessi in precedenza in modo che l’ estratto conto risulti corretto.

86 Il menù di fatturazione suggerisce la corretta, ma non vincolante, sequenza da seguire:
  1. Richiesta di fondo spese 2. Fattura di acconto 3. Nota informativa 4. Fattura (definitiva)

87 FONDO SPESE/FATTURA DI ACCONTO
Possono essere emessi: Con anticipazioni in dettaglio oppure a forfait Per un importo totale incassato : in questo caso il programma effettuerà automaticamente uno scorporo Per un importo di onorari e/o anticipazioni: in questo caso il programma sommerà automaticamente cpa, Iva, ecc… Con stampa da Tecnolex o esportazione diretta in Word Con emissione contestuale del modulo della ritenuta d’acconto All’emissione della fattura di acconto, l’eventuale fondo spese richiesto, viene automaticamente eliminato dall’estratto conto.

88 Maschera FATTURA DI ACCONTO :
Icone per l’accesso diretto a funzioni collegate senza passare dal menù Possibilità di disattivare i check box delle anticipazioni che non si desidera richiedere Per richiedere una somma da scorporare Prestazioni proposte da una precedente richiesta di Fondo Spese Per richiedere una somma alla quale aggiungere le varie competenze (cpa, iva ecc) Descrizione modificabile o integrabile

89 Esempio di Fattura d’acconto

90 NOTA INFORMATIVA (PRO FORMA)
Tecnolex consente di emettere la nota: Con il dettaglio della prestazioni registrate Senza conteggi (cnapf, iva, ritenuta d’acconto) ma con un TOTALE comprensivo di tali competenze A forfait con descrizione libera Con o senza detrazione acconti A periodo A tempo con prestazioni orarie Con o senza spese generali di studio Con divisione di fase giudiziale e stragiudiziale Con stampa da Tecnolex o esportazione in Word Con la possibilità di emettere più note per la stessa pratica

91 Maschera NOTA INFORMATIVA :
Per modificare il costo dell’ unità di tempo cliccare sull’ icona Costo operatori. Per fatturare in base ai tempi registrati Importi da notulare MODIFICABILI al momento Disattivando “Calcoli estesi” i documenti verranno emessi senza mostrare i conteggi cnapf, iva, ritenuta d’ acconto ma con un totale complessivo comprensivo di tali competenze. Per suddividere le fasi giudiziale e stragiudiziale Per calcolare le spese generali di studio Se la nota viene emessa a forfait, qui si può digitare una descrizione personalizzata

92 consigliata dall’ Ufficio
Esempio di Nota consigliata dall’ Ufficio delle Entrate

93 Esempio di Nota con dettaglio importi Parte 1

94 Esempio di Nota con dettaglio importi Parte 2

95 FATTURA (DEFINITIVA) Può essere emessa:
Con il dettaglio della prestazioni registrate A forfait (con scorporo importi) e descrizione libera Con o senza detrazione acconti A periodo A tempo con prestazioni orarie Con o senza spese generali di studio Dividendo fase giudiziale e stragiudiziale Con stampa da Tecnolex o esportazione in Word Con incasso totale, parziale o differito Con Iva in sospensione FATTURA DEFINITIVA I dati richiesti dalla maschera di emissione della fattura sono rimasti gli stessi. Le novità sono: SCEGLI NOTA/FONDO SCORPORO DESCRIZIONE LIBERA DIVISIONE FASI GIUDIZIALE STRAGIUDIZIALE che nel modello B del vecchio programma non funzionava CHE ORA ANDREMO A COMMENTARE

96 Maschera STAMPA FATTURA :
Per scegliere a quale documento, precedentemente emesso, imputare la fattura il oggetto. Il documento selezionato verrà automaticamente eliminato dall’ estratti conto. Importi da fatturare MODIFICABILI al momento Per fatturare in base ai tempi registrati Per fatturare un importo a forfait Descrizione libera fattura La fattura può essere emessa anche se nella pratica non sono state registrate prestazioni. Gli importi da fatturare potranno essere indicati nelle colonne DA FATTURARE o nei campi SCORPORO nel campo DESCRIZIONE LIBERA si potrà digitare una descrizione personalizzata di ciò che si andrà a fatturare. Per stampare solo i totali Per calcolare le spese generali di studio Possibilità di digitare una descrizione personalizzata

97 Esempio di Fattura definitiva

98 NOTA DI ACCREDITO Dal menù Fatturazione possono inoltre essere emesse in automatico delle Nota di credito che possono essere emesse SOLO a STORNO TOTALE di fatture precedentemente emesse e NON incassate che, pertanto, devono essere presenti nell’ archivio fatture da incassare.

99 NOTA SPESE PER IL GIUDICE:
Può essere emessa: In automatico in base alle prestazioni giudiziali registrate Effettuando un ricalcolo onorari – diritti unicamente ai fini della nota spese Con intestazione e timbro studio personalizzabili Con stampa da programma o esportazione diretta in videoscrittura

100 Nel modello PERSONALIZZATO si possono (ma non è obbligatorio) numerare automaticamente le righe:se il giudice non rimborsasse alcune voci di spesa, potrà indicarne la motivazione facendo riferimento alla riga. Per effettuare il “ricalcolo onorari” basta digitare la percentuale da applicare Cappello della nota liberamente formattabile e memorizzato per una eventuale ristampa Il ricalcolo non ha alcun effetto sulle prestazioni da fatturare al cliente

101 ESTRATTO CONTO Consente di visualizzare la situazione finanziaria, o estratto conto, di una pratica o cliente, permette di visualizzare/stampare tutti i sospesi che risultano ancora da incassare. Per un solo cliente o per tutti si può personalizzare il testo dei solleciti dei sospesi

102 È costituito da: le situazioni Pratica e la situazione Cliente
è possibile visualizzare e/o stampare su base mensile, annuale, periodica …. le situazioni Pratica e la situazione Cliente i sospesi di Fondi spese, Note informative e Fatture da incassare i solleciti dei sospesi (con testo personalizzabile) e con stampa anche da videoscrittura stampe di controllo per verifica pratiche senza acconti

103 Quanto resta da fatturare
SITUAZIONE CLIENTE : Oltre alla situazione della pratica si può visualizzare e stampare la SITUAZIONE CLIENTE che fornisce un quadro generale … Quanto resta da fatturare Quanto ho richiesto e qual è il residuo da richiedere per TUTTE LE PRATICHE DEL CLIENTE

104 VISUALIZZAZIONE SOSPESI :

105 LETTERA SOLLECITO personalizzabile

106 ARCHIVIO DOCUMENTI EMESSI
Questa funzione consente di visualizzare un elenco delle fatture emesse in un certo periodo. Consente la ristampa di documenti precedentemente emessi e salvati : richieste di fondo spese, nota informative o fatture

107 ARCHIVIO DOCUMENTI EMESSI:
È costituito da: Archivio fatture emesse per visualizzare o stampare l’elenco delle fatture emesse che prevede il totale delle fatture incassate, il totale delle fatture da incassare e il totale generale. Storico fatture per ricostruire l’archivio delle fatture emesse manualmente o con un programma diverso da Tecnolex ESTRATTO CONTO Nel programma estratto conto sarà possibile visualizzare e stampare i fondi spese, le note informative e le fatture emesse da incassare. NOVITA’ ARCHIVIO FATTURE EMESSE: tutte le fatture emesse vengono memorizzate e l’archivio è sia visualizzabile che stampabile. NOTE INFORMATIVE: verranno tenute in memoria anche più note emesse per una stessa pratica FATTURE DA INCASSARE: verranno tenute in memoria più fatture da incassare per ogni pratica e saldi parziali di fattura. SOLLECITI: intestazione e piè di pagina dei solleciti fondi, note e fatture sono personalizzabili Stampa di controllo CNAPF per stampare il fatturato ai fini del controllo della CNAPF sui compensi,consente anche una stampa del fatturato per ciascun cliente. Ristampa documenti emessi per una ristampa immediata di Richieste fondi spese, note informative o fatture precedentemente emesse e salvate

108 PERMESSI Uno dei requisiti più richiesti e ormai indispensabile nella gestione degli Studi Legali consiste nella riservatezza dei dati inseriti. Tecnolex con la sua flessibilità è in grado di gestire tutte le esigenze richieste

109 Gestione Permessi Utente
L’amministratore del sistema può abilitare o limitare gli utenti nell’utilizzo delle funzioni del programma compilando le tre maschere di abilitazione :Generale e/o Programmi specifici e/o Contabilità 1. Per abilitare senza limitazioni all’utilizzo del menù basta spuntare il check box “Abilitato” situato vicino al nome 2. Per limitare le funzioni basta cliccare sul radio button desiderato

110 STUDI DI SETTORE Gestione facoltativa, semplice , completa e automatica degli studi di settore. Nei clienti e nelle pratiche vi sono delle schede per l’inserimento dei codici che possono essere compilati in un secondo momento.

111 premessa : Gli studi di settore sono il frutto di un accordo di reciproca collaborazione tra Amministrazione finanziaria, associazioni di categoria e ordini professionali e consentono di monitorare i modelli organizzativi all' interno dei settori economici . La segnalazione dell'incoerenza accende una spia importante nei quadri di controllo dell' Agenzia delle Entrate sull' attendibilità complessiva dei dati forniti dal contribuente. I dati utili alla compilazione del modello possono essere conosciuti solo dallo Studio Legale, pertanto la nostra società ha avviato una campagna di sensibilizzazione nei confronti dei propri clienti invitandoli alla gestione diretta degli studi di settore (anche chi non gestisce la contabilità) sebbene Tecnolex consenta anche di non gestirli.

112 Idem nella maschera delle pratiche …
Dopo aver consentito la gestione degli studi di settore , la maschera dei clienti nell’ apposita scheda, proporrà un menù a tendina con l’ elenco dei codici da assegnare al cliente … Idem nella maschera delle pratiche …

113 Il menù degli studi di settore è costituito da:
L' inserimento dei dati degli studi di settore è molto semplice e non è obbligatorio compilarli subito. Tecnolex al momento di salvare o durante la fatturazione, avverte l’ utente con un messaggio se riscontra che mancano. Il programma prevede funzioni che consentono di compilare, modificare, completare, visualizzare e stampare successivamente i dati riguardanti gli studi di settore consultando le fatture presenti nello storico fatture.

114 Visualizzazione/Stampe:
permette di visualizzare e/o stampare tutte le fatture emesse. I resoconti forniti sono: Visualizzazione (o stampa) dettagliata in base ai parametri : consente di selezionare (o meno) le categorie, un periodo e l’ ordine di visualizzazione, il risultato a video attraverso un pulsante di scelta potrà contenere tutte le fatture oppure solo quelle con i dati incompleti, consentendo per queste ultime l’ inserimento immediato dei dati mancanti. Stampa di riepilogo generale : da allegare alla dichiarazione dei redditi di fine anno, in cui risultano anche il numero degli incarichi svolti nell’ anno. L’ unico dato richiesto è il periodo relativo alle fatture incassate e il risultato contiene i dati richiesti dall’ ufficio delle entrate

115 il riepilogo generale degli studi di settore

116 Contabilità ordinaria o semplificata
Redatta per professionisti, completamente integrata al programma di gestione dello Studio legale, che automaticamente gestisce …. Anticipazioni registrate in automatico Fatture e note di accredito emesse Incasso fatture in sospeso Registri Iva e liquidazioni Iva in sospensione Chiusure e aperture dei conti a fine esercizio