Informatica per le associazioni Fiab Bologna, 25 ottobre 2008 Informatica per le associazioni Fiab crescere, facilitarsi l’opera, pesare di più Valerio Parigi e Gianni Lopes Pegna

La presenza in web … non è tutto però aiuta: a farsi conoscere a diffondere i nostri temi come punto di riferimento per soci e simpatizzanti a facilitarsi il lavoro a ridurre i costi e tante altre cosette

Il corso … Le prime due parti qui tutti insieme, in aula: Lo strumento email Il sito web C’è anche una prosecuzione online: il sito scherzoso “Ciclo-Polpi” su cui trovi: Tutti i materiali visualizzabili e scaricabili da casa Nuove “lezioni” (ricerche web, pubblicazioni, gestione soci etc) Come rimanere in contatto, “formazione permanente”, interscambio Che altro? (prendi nota: www.ciclo-polpi.blogspot.com)

Parte I EMAIL Beyond the WEB (G. Lopes Pegna)

Beyond the WEB Email contro WEB: Contattare più persone nell’arco di tempo Non aspetto che la persona cerchi le informazioni, ma gliele mando io Concentro la comunicazione su quello che più mi interessa

Fase 1: raccogliere gli indirizzi email Come raccogliere gli indirizzi: Sul modulo di iscrizione Invito a comunicare email sugli invii cartacei Stesso invito sui volantini Modulo sul sito Internet In occasione di manifestazioni, eventi, etc.

E la privacy? Inserire sui moduli di raccolta le diciture di legge Non inviare MAI l’indirizzario a soggetti terzi Usare il campo CCN del messaggio per mettere i destinatari Specificare in OGNI MESSAGGIO come fare a rimuoversi dall’indirizzario

Organizzare l’indirizzario Utilizzare un database o anche un semplice foglio elettronico (vedi demo)

Impostazione foglio elettronico

Impostare i filtri automatici

Per escludere gli indirizzi non attivi…

Copiare gli indirizzi CTRL+V

Inserire gli indirizzi nel campo CCN del messaggio CTRL+C

Invio “spot” quando serve Quando inviare Newsletter periodica Vantaggio: mantengo un contatto continuo Invio “spot” quando serve Vantaggio: ottengo maggiore attenzione

A che ora inviare Nel momento in cui le persone sono davanti al computer: Giorni feriali In orario lavorativo Non nel tardo pomeriggio

Quale formato per il messaggio “Solo testo” va bene, ma posso anche osare l’HTML a patto di… Non usare font (=caratteri) “strani” Non esagerare con colori troppo squillanti. Semplicità. Evitare di appesantire il messaggio con immagini (in-line o linkate che siano)

Cosa scrivere Scrivere meno possibile: limitarsi allo stretto indispensabile Mettere i link al sito WEB per approfondire ciascun tema Posso mettere più cose nello stesso messaggio Non dimenticare la Call to Action

“call to action” Cioè spingere il destinatario a fare qualcosa: partecipare ad una iniziativa, sottoscrivere una petizione on-line, scrivere una lettera al sindaco, eccetera va scritta in maniera esplicita. Se il nostro messaggio non contiene alcuna call to action, potremmo interrogarci se la comunicazione sia effettivamente necessaria. Se siamo in dubbio, forse è meglio non inviare, oppure restringere il campo dei destinatari a quelli che sappiamo essere certamente interessanti.

Checklist prima di inviare Le pagine del sito WEB che ho linkato funzionano? Contengono le informazioni giuste? Il messaggio è sufficientemente breve da farsi leggere anche dalla persona poco interessata? Ho riportato correttamente, data, ora ed indirizzo (completo di città) delle iniziative? C’è la “call to action”?

un sito web per ogni associazione locale Fiab Parte II un sito web per ogni associazione locale Fiab alla portata di tutti - non rende felici (o potenti) però aiuta … (V. Parigi)

A che serve? a … comunicare all'esterno, farsi conoscere comunicare coi giornalisti, le Amministrazioni etc comunicare con/fra i soci, consiglieri, gruppi di lavoro etc. In sostanza: un punto di riferimento per chi ci viene a cercare Non sostituisce ma facilita il contatto di persona Inoltre è utile per ridurre i costi e semplificare il lavoro dell’associazione

Che sito? Più o meno utile, dipende da noi. Per es.: Targa sulla porta Semplicemente esistere nel web Vetrina Presentiamo la nostra merce Giornale Notizie, eventi, iniziative, temi – aggiornamento frequente Strumento organizzativo Gestione soci, iscrizioni, campagne, materiali …

Il sito “Targa sulla porta” È statico non incoraggia a tornarci (sempre uguale) Pochi vantaggi, strumento sotto-utilizzato … Es. siti ospitati dai Comuni Tante associazioni ce l’hanno già: fare un passo avanti (rifare o linkare uno “pseudo-blog”)

Il sito “Targa sulla porta”

Presentiamo la nostra “merce” Il sito “Vetrina” Alcune informazioni L’utente deve andarsele a cercare navigando nel sito Presentiamo la nostra “merce” È un passo avanti ma ancora sotto-utilizzato Attenzione: contenuti vecchi sono dannosi – impressione di sito abbandonato

Il sito “Vetrina” Alcune informazioni Presentiamo la nostra “merce” L’utente deve andarsele a cercare cliccando Presentiamo la nostra “merce” È un passo avanti ma ancora sotto-utilizzato Attenzione: contenuti vecchi sono dannosi – impressione di sito abbandonato

il sito come “Giornale” Cambia continuamente (aspetto e contenuto) Invoglia il visitatore a tornarci e consultarlo periodicamente Notizie, eventi, approfondimenti, campagne Pescare da web, stampa, redazione di soci (responsabilizzazione) Siamo noi ad attirare l’attenzione su un tema o un evento Guidiamo il visitatore, con aggiornamenti frequenti Con poco sforzo si sfrutta (quasi) al meglio lo strumento

il sito come “Giornale” Cambia continuamente (aspetto e contenuto) Invoglia a tornarci e consultarlo periodicamente Notizie, eventi, approfondimenti, campagne Pescare da web, stampa, redazione di soci (responsabilizzazione) Siamo noi ad attirare l’attenzione su un tema o un evento Guidiamo il visitatore, con aggiornamenti frequenti Con poco sforzo si sfrutta (quasi) al meglio lo strumento

il sito come strumento organizzativo Aggiunge una serie di funzionalità: Libro soci In area riservata Supporto iscrizioni Modulo online, forme di pagamento, punti di appoggio … Contabilità Materiali scaricabili o consultabili Documenti, volantini, locandine, delibere, norme, leggi, rassegne stampa Centrale della comunicazione Email, telefono, SMS, newsletter telematiche etc Qui non basta più quello che offre un blog, ma è possibile mantenere la piattaforma aggiungendoci funzionalità ad hoc, semi-professionali

Farsi un sito (o migliorarlo) Ex-novo usando un blog Gratuito, facile (vedi su Ciclo-Polpi), struttura dinamica, variabile, personalizzabile Anche un rifacimento è facile (es. con il copia-incolla dal vecchio al nuovo) Integrare l’esistente Aggiungendo uno spazio dinamico alla targa o vetrina per evolversi verso il giornale …

Articoli, approfondimenti Cosa mettere nel sito Notizie (“deperibili”) tratte dai media o proprie Eventi Es. manifestazioni, escursioni, convegni … Articoli, approfondimenti Temi che possono rimanere in evidenza Link utili (es. Fiab, Comune) etc.

Lo schema “Blog” Testata e piè di pagina Colonna centrale “scorrevole” Personalizzabili e di facile gestione Colonna centrale “scorrevole” Notizie recenti in alto 1 o 2 colonne laterali “fisse” es. “chi siamo”, programma escursioni etc Foto, testi, link, impaginazione Possibili e facili in ogni spazio Aggiunte varie (“plug-in”) Album fotografici, sondaggi etc. …

Lo schema “Blog” Testata e piè di pagina Colonna centrale “scorrevole” Personalizzabili e di facile gestione Colonna centrale “scorrevole” Notizie recenti in alto 1 o 2 colonne laterali “fisse” es. “chi siamo”, programma escursioni etc Foto, testi, link, impaginazione Possibili e facili in ogni spazio Aggiunte varie (“plug-in”) Album fotografici, sondaggi etc. …

Creare un “blog” utilizzando uno dei tanti gestori di spazi e funzionalità gratuite di buon livello, per es. www.blogspot.com (cioè Google) … www.wordpress.com (il più sofisticato) altri analoghi Basta andare a cercarli e sperimentare

I vantaggi del sito da blog gratuito Registrazione, spazio web e funzionalità gratuite – se si vuole è possibile acquistare il “dominio” per poche decine di euro l’anno (es. www.ciclopolpi.it invece di www.ciclo-polpi.blogspot.com) Facile da “riempire” La creazione e impaginazione di un articolo è molto simile a scrivere per es. in Word Personalizzabile Sempre possibile modificare il layout generale e di ogni sezione, rubrica, articolo etc. Utenze e redazione di facile gestione Si possono creare una o più utenze, personali o di gruppo, per accedere alla scrittura, impaginazione, personalizzazione del sito etc. Spazio alla creatività es. foto (impaginabili), album e diashow, filmati, sondaggi, documenti scaricabili etc. …

I Ciclo-Polpi … E’ uno strumento per continuare e approfondire anche “a distanza”. Sul sito scherzoso troverete: Il materiale di questo corso Sia visualizzabile che scaricabile Altre lezioni Su altri temi, ma anche possibilità di interagire, porre quesiti ed avere risposte etc. Molti esempi come utilizzare, rendere vivo, interessante un sito

Facci visita! www.ciclo-polpi.blogspot.com : annotatelo e vieni a dare un’occhiata periodicamente … Puoi lasciare messaggi fra i commenti, per es. idee, quesiti, proposte, discussioni etc. Puoi usare lo spazio anche per sperimentare: basta chiederci una utenza

Titolo xxx Punto 1 xxxxxxx Xxxxxxxxxxx Punto 2 xxxxxxx Xxxxxxxxxxxx …

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