REINGEGNERIZZAZIONE DEI PROCESSI NELLE STRUTTURE FONDAMENTALI 2016 Negoziale – contabile unitamente al supporto alla ricerca Nuove modalità di accesso dei dati contabili, soprattutto per quanto riguarda i fondi di ricerca, per i docenti al fine di consentire loro di conoscere in tempo reale le risorse a disposizione. Bozza risultante dagli incontri laboratoriali del: 30, 31.8.2016 - 27, 28.9.2016 - 24.10.2016 – 1.12.2016

ELEMENTI DEL PROCESSO Ampliamento degli strumenti ICT a disposizione Nome del processo Gestione dei fondi di ricerca Missione del processo Supportare la gestione dei progetti di ricerca in modo funzionale alle esigenze di chi la svolge e alle risorse effettivamente disponibili Strutture interessate Unità amministrativo contabile dipartimenti e centri Unità di supporto alla ricerca dipartimenti e centri Unità tecnica dei dipartimenti Area Risorse e Bilancio Clienti interni Responsabili di progetto Clienti esterni Enti finanziatori progetti di ricerca Fornitori interni CSITA Fornitori esterni CINECA Process owner Dirigente dell’Area Risorse e Bilancio Strumenti e risorse Ampliamento degli strumenti ICT a disposizione

DIAGRAMMA LIMITI ORGANIZZATIVI Disegnare il processo a livello macro con un diagramma a blocchi della situazione AS IS. Con l’aiuto del diagramma, tenuto conto di quanto emerso dai questionari di customer satisfaction si procede con la rilevazione delle criticità. Sulla base delle criticità rilevate si decide su quali intervenire.

DIAGRAMMA DI STRUTTURA Supporto alla ricerca nei Dipartimenti Attività amministrativo contabile Richiesta e gestione del budget, ivi compresi i fondi per la ricerca Attività contabili di predisposizione, gestione e chiusura del bilancio unico, in particolare contabilizzazione spese Acquisti di beni e servizi Supporto amministrativo alla ricerca Supporto alla presentazione dei progetti di ricerca Contabilizzazione delle entrate del progetto Monitoraggio dei costi del progetto Rendicontazione dei costi del progetto Supporto tecnico scientifico alla ricerca Ordini acquisto attrezzature Gestione e manutenzione attrezzature tecnico scientifiche Supporto tecnico alle lezioni didattiche e ai progetti di ricerca Gestione del Bilancio unico Contabilizzazione entrate Rilascio del budget Supporto generale all’attività contabile Disegnare il processo a livello macro con un diagramma a blocchi della situazione AS IS. Con l’aiuto del diagramma, tenuto conto di quanto emerso dai questionari di customer satisfaction si procede con la rilevazione delle criticità. Sulla base delle criticità rilevate si decide su quali intervenire.

DIAGRAMMA DI RELAZIONE

ANALISI DEL PROCESSO AS IS Disegnare il processo a livello macro con un diagramma a blocchi della situazione AS IS. Con l’aiuto del diagramma, tenuto conto di quanto emerso dai questionari di customer satisfaction si procede con la rilevazione delle criticità. Sulla base delle criticità rilevate si decide su quali intervenire.

STRUTTURAZIONE DEGLI OBIETTIVI DI MIGLIORAMENTO CRITICITA’ SITUAZIONE TO-BE OBIETTIVO INDICATORE PERFORMANCE RESPONSABILE TEMPI DI ATTUAZIONE Necessità di elaborare dati provenienti da diverse fonti Messa a disposizione delle UAC della stessa reportistica a disposizione dell’Area Risorse e Bilancio Ampliare l’utilizzo di uno strumento già a disposizione, nell’ottica di un’economia di scala Numero fonti da cui aggregare i dati (deve tendere a 1) Dirigente dell’Area Risorse e Bilancio Direttore CSITA 31.12.2016 Aggravio di lavoro Automazione nell’estrazione dei dati Ridurre le attività operative Costo delle ore uomo all’anno dedicate alla preparazione della reportistica Possibilità di errore Utilizzo automatico di soli dati presenti in UGOV Fornire ai responsabili di progetto informazioni attendibili Scostamento dai dati consuntivi del bilancio di esercizio Tempi lunghi per soddisfare la richiesta Consultazione on line per il docente della disponibilità Fornire ai responsabili di progetto informazioni in tempo reale Tempo medio dalla richiesta necessario per fornire ad un docente le informazioni sulle disponibilità quantitativa dei propri fondi di ricerca. Dirigente dell’Area per le Strutture Fondamentali

PREDISPOSIZIONE DEGLI INTERVENTI Obiettivo strategico Potenziare il supporto alle attività amministrative di supporto alla ricerca Gap obiettivo strategico e situazione attuale Il sistema non dispone attualmente di un report che riassuma la disponibilità di fondi per singolo progetto di ricerca. Vincoli esterni Funzionamento e funzionalità del programma di gestione contabile UGOV. Oggetto dell’intervento Rendere possibile la consultazione on line della disponibilità, in tempo reale, dei propri fondi di ricerca. Mettere a disposizione del Segretario Amministrativo e del RUAC tutta la reportistica già esistente e utile alle gestione dei fondi. Descrizione dell’intervento L’intervento consiste in una implementazione del sistema di gestione contabile di Ateneo (U-Gov) con un nuovo modello di report finalizzato alla rappresentazione dello stato di utilizzo dei fondi dei progetti di ricerca, con l’indicazione degli importi disponibili per il docente e la possibilità per Segretario Amministrativo e RUAC di ottenere una reportistica più raffinata, come già avviene per l’Area Risorse e Bilancio. Situazione TO-BE Per ciascun progetto di ricerca attivo sarà possibile disporre di un sistema di reportistica che consentirà: al docente responsabile di verificare ogni volta che lo riterrà opportuno l’andamento dell’utilizzo dei fondi e l’ammontare della quota ancora disponibile al Segretario Amministrativo di gestire in modo più consapevole il budget. Outcome atteso Miglioramento delle attività di ricerca, maggiori entrate per ricerca, maggiori entrate anche nella quota premiale del FFO, più consapevole gestione del ciclo di bilancio. Output atteso Minori tempi, minori costi, maggior soddisfazione dell’utenza, maggiore trasparenza. Indicatore scelto per la valutazione dell’output Verifica della soddisfazione dei responsabili di progetto Miglioramento del tempo medio intercorso fra la richiesta e la consegna del report Principale responsabile Dirigente dell’Area Risorse e Bilancio Dirigente dell’Area per le Strutture Fondamentali Tempi di attuazione Entro il 31.12.2016 Con l’aiuto del diagramma di cui al punto precedente, tenuto conto di quanto emerso dai questionari di customer satisfaction si procede con la rilevazione delle criticità. Sulla base delle criticità, in base all’ordine di priorità e alla realizzabilità dell’intervento, si decide su quali intervenire. Per ogni intervento di reingegnerizzazione programmato si suggerisce di individuare gli elementi elencati nella diapositiva, due dei quali sono già stati prestabiliti per tutti gli interventi. La situazione TO-BE rappresenta lo stato del sotto-processo dopo l’intervento di ri-progettazione.

IPOTESI DEL PROCESSO TO BE Per ciascuno dei sotto-processi scelti per essere sottoposti all’intervento di semplificazione/reingegnerizzazione devono essere predisposti due diagrammi di flusso, il primo finalizzato alla descrizione analitica della situazione esistente (“as-is”), il secondo finalizzato alla descrizione del sotto progetto dopo l’intervento (“to-be”).

PIANO DI AZIONE (1) FASI/TASK RESPONSABILE TERMINE DI COMPLETAMENTO NOTE Analisi delle esigenze dei Dipartimenti Segretari Amministrativi RUAC con il coinvolgimento dei responsabili di progetto 30.8.2016 Conclusa Studio e predisposizione dei nuovi modelli di reportistica Dirigente dell’Area Risorse e Bilancio 15.9.2016 Adeguamento del sistema UGOV per le strutture Direttore CSITA 15.10.2016 Verifica della possibilità di includere tra gli utenti interessati (responsabili di progetto) oltre ai docenti, gli assegnisti e i dottorandi Dirigente dell’Area Ricerca Ampliamento dell’accesso a UGOV per i responsabili di progetto come indicati al punto precedenti Con l’aiuto del diagramma di cui al punto precedente, tenuto conto di quanto emerso dai questionari di customer satisfaction si procede con la rilevazione delle criticità. Sulla base delle criticità, in base all’ordine di priorità e alla realizzabilità dell’intervento, si decide su quali intervenire. Per ogni intervento di reingegnerizzazione programmato si suggerisce di individuare gli elementi elencati nella diapositiva, due dei quali sono già stati prestabiliti per tutti gli interventi. La situazione TO-BE rappresenta lo stato del sotto-processo dopo l’intervento di ri-progettazione.

PIANO DI AZIONE (2) FASI/TASK RESPONSABILE TERMINE DI COMPLETAMENTO NOTE Avvio fase di test con alcune strutture interessate Dirigente dell’Area per le strutture fondamentali Dirigente dell’Area Risorse e Bilancio 31.10.2016 Conclusa Verifica degli esiti del test Direttore CSITA 30.11.2016 Redazione di una sintetica manualistica per gli utenti Area Risorse e Bilancio 31.12.2016 Comunicazione ai responsabili di progetto In corso Messa a disposizione dello strumento a tutti i Dipartimenti e ai Responsabili di progetto 1.1.2017 Con l’aiuto del diagramma di cui al punto precedente, tenuto conto di quanto emerso dai questionari di customer satisfaction si procede con la rilevazione delle criticità. Sulla base delle criticità, in base all’ordine di priorità e alla realizzabilità dell’intervento, si decide su quali intervenire. Per ogni intervento di reingegnerizzazione programmato si suggerisce di individuare gli elementi elencati nella diapositiva, due dei quali sono già stati prestabiliti per tutti gli interventi. La situazione TO-BE rappresenta lo stato del sotto-processo dopo l’intervento di ri-progettazione.

Questionario di valutazione Ai responsabili di progetto Dal 1° gennaio 2017 è disponibile la visualizzazione in autonomia della disponibilità economica e finanziaria dei Progetti di cui è responsabile. A) Fino ad oggi quante volte ha utilizzato il servizio: Mai 1 volta Due volte Più di due volte Per quanto riguarda l’accesso diretto ai dati contabili del Progetto quale supporto alla attività di ricerca (1-6): Consente di accedere quando serve Fornisce le informazioni in tempi più brevi Fornisce dati ceri in tempo reale Ritengo complessivamente utile questo nuovo servizio C) La modalità di accesso è adeguata alle sue esigenze di: 1-6 La procedura di accesso è semplice e intuitiva I dati presentati sono chiari I dati presentati sono esaustivi I dati presentati sono aggiornati Scala 1 completamente in disaccordo – 6 completamente d’accordo 14