L’Organizzazione di eventi Ferruccio di Paolo

Evento L’evento è una leva di marketing emozionale ed esperienziale, coerentemente inserita nel piano di comunicazione, finalizzata e generare un orientamento positivo verso un marchio, un prodotto, un servizio, una istituzione, per mezzo di azioni costruite attraverso contenuti di comunicazione, spettacolo, interazione e contatto. (Assocomunicazione – Consulta degli eventi) Ferruccio di Paolo - RELAZIONI ISTITUZIONALI E RESPONSABILITA’ SOCIALE D’IMPRESA

Evento È un vero e proprio strumento di comunicazione. Comunicare per eventi un concetto strutturato […] è una attività che prevede uno sforzo strategico e concettuale rilevante, da pianificare con attenzione e con tempistica adeguata. (Di Giovanni e Lucchini) È una attività che si è molto sviluppata negli ultimi anni. Una organizzazione può essere considerata priva di identità se non si afferma tramite un evento. Viviamo immersi nella cultura dell’evento (T.Muzi Falcone) Ferruccio di Paolo - RELAZIONI ISTITUZIONALI E RESPONSABILITA’ SOCIALE D’IMPRESA

Evento Rendere tangibili i prodotti Tecnici Culturali Finalità Rendere tangibili i prodotti Tecnici Culturali Generare profitti Celebrare un avvenimento Raccogliere fondi Creare visibilità Creare informazione Creare consapevolezza Dare senso ad una emozione Motivare le risorse interne Raccomandazione Non far prevalere l’evento sul messaggio Essere flessibili Ferruccio di Paolo - RELAZIONI ISTITUZIONALI E RESPONSABILITA’ SOCIALE D’IMPRESA

Prima - Durante - Dopo PRIMA Scelta del tipo di evento   Scelta del tipo di evento Scelta dei relatori/attori Ricerca di partnership, patrocini, sponsorizzazioni Individuazione del target di riferimento Definizione del Budget Timing Individuazione della location Logistica Creatività Comunicazione dell’evento Ferruccio di Paolo - RELAZIONI ISTITUZIONALI E RESPONSABILITA’ SOCIALE D’IMPRESA

Scelta del tipo di evento PRIMA 1 Scelta del tipo di evento COMUNICAZIONE ESTERNA Convegno Il convegno è una riunione di persone interessate ad un dato argomento, per discutere di questioni inerenti allo stesso, scambiandosi informazioni ed esperienze favorendo così un arricchimento di conoscenze a tutti i partecipanti Congresso Riunione ufficiale di cultori di una disciplina, degli iscritti di un partito, o di un ordine professionale . Diretto in modo specifico a pubblici che appartengono a una stessa categoria   Tavola rotonda una assemblea finalizzata a discutere un particolare argomento tra partecipanti, spesso con tempi prefissati per ogni relatore e condotta da un moderatore. In uso specialmente per le conferenze accademiche. Ferruccio di Paolo - RELAZIONI ISTITUZIONALI E RESPONSABILITA’ SOCIALE D’IMPRESA

Scelta del tipo di evento PRIMA 1 Scelta del tipo di evento COMUNICAZIONE ESTERNA Fiera Occasione nelle quali vengono presentati dei prodotti, specialmente ad operatori del settore che possono essere interessati alla loro commercializzazione. Possono distinguersi in per addetti ai lavori o aperte al pubblico Inaugurazione Apertura di nuovi sedi, stabilimenti, filiali Momenti formativi per i pubblici di riferimento Ferruccio di Paolo - -RELAZIONI ISTITUZIONALI E RESPONSABILITA’ SOCIALE D’IMPRESA

Scelta del tipo di evento PRIMA 1 Scelta del tipo di evento COMUNICAZIONE INTERNA Convention Iniziativa realizzata al fine di coinvolgere dipendenti, o partner, al fine di motivarli, creare senso di appartenenza e spirito di gruppo Open day - Visite guidate Far conoscere alle famiglie e ai conoscenti dei dipendenti il luogo dove essi lavorano. Le visite guidate Come l’open day, rivolto a clienti fornitori, sostenitori,a mici, opinion leader, politici (istaurare solidi rapporti) Feste aziendali Creare coinvolgimento e senso di appartenenza attraverso momenti di svago e divertimento Ferruccio di Paolo - RELAZIONI ISTITUZIONALI E RESPONSABILITA’ SOCIALE D’IMPRESA

2-3-4 Selezione del target PRIMA 2-3-4 Selezione del target Scelta dei relatori/attori -> danno senso e sostanza all’evento Ricerca di partnership, patrocini, sponsorizzazioni Individuazione del target di riferimento -> a chi si rivolge l’evento e chi sarà coinvolto. Oltre a coloro che partecipano questa fase deve individuare tutti i soggetti sociali influenti, compresa la stampa, che possono incidere al successo degli eventi Ferruccio di Paolo - RELAZIONI ISTITUZIONALI E RESPONSABILITA’ SOCIALE D’IMPRESA

Approfondimento su Sponsor PRIMA 3 Approfondimento su Sponsor Cerca le aziende che sponsorizzano altre manifestazioni o attività simili alla tua. Se stai cercando una sponsorizzazione per un evento speciale, per una marcia o una corsa, informati sulle altre corse nella tua zona e vedi gli sponsor che hanno partecipato. Questo potrebbe essere un buon punto di partenza.   Fai un elenco di possibili sponsor.  aziende che ti hanno già sponsorizzato in passato, hanno sponsorizzato altre idee simili alle tue persone o aziende con le quali hai un legame personale e che potrebbero essere in grado di farti da sponsor. Ferruccio di Paolo - RELAZIONI ISTITUZIONALI E RESPONSABILITA’ SOCIALE D’IMPRESA

Approfondimento su Sponsor PRIMA 3 Approfondimento su Sponsor Anticipa le esigenze di ogni potenziale sponsor.  Se conosci il target, il modello di business e gli obiettivi del tuo potenziale sponsor, puoi iniziare a sviluppare qualche idea del modo in cui potresti impostare la sponsorizzazione.   Descrivi l’evento in una breve presentazione Questa dovrebbe essere di circa 250-300 parole e descrivere in dettaglio l'iniziativa per la quale chiedi la sponsorizzazione, il motivo che ti spinge a organizzarla e i vantaggi per lo sponsor. Breve concisi e concreti. Questa presentazione poi andrà personalizzata sulle esigenze e le caratteristiche dello sponsor Ferruccio di Paolo - RELAZIONI ISTITUZIONALI E RESPONSABILITA’ SOCIALE D’IMPRESA

Approfondimento su Sponsor PRIMA 3 Approfondimento su Sponsor  Fai una lista dei diversi livelli di sponsorizzazione e a che cosa saranno destinati.  Devi sempre fornire diversi livelli di sponsorizzazione tra cui lo sponsor possa scegliere. Spiega che cosa chiedi a ogni livello e perché hai bisogno di sponsor a diversi livelli.   Evita l'approccio a tappeto Potresti essere tentato di inviare più pacchetti possibile nei luoghi più diversi, usando un metodo generico progettato per raggiungere quante più situazioni possibile.  Ferruccio di Paolo - RELAZIONI ISTITUZIONALI E RESPONSABILITA’ SOCIALE D’IMPRESA

Approfondimento su Sponsor PRIMA 3 Approfondimento su Sponsor   Dopo aver inviato la proposta prosegui con una telefonata.  Attendi un paio di giorni e poi chiama. Chiedi se hanno ricevuto la richiesta. Scopri se hanno domande. Assicurati che sappiano come contattarti quando avranno preso una decisione. Ferruccio di Paolo - RELAZIONI ISTITUZIONALI E RESPONSABILITA’ SOCIALE D’IMPRESA

Definizione del Budget PRIMA 5 Definizione del Budget Da questo deriveranno molte scelte conseguenti. Dipendono dal budget le attrezzature, gli spazi operativi, la qualità tecnica dei supporti, i servizi aggiuntivi, la fornitura di gadget, la produzione di materiale grafico e illustrativo ed editoriale (i relatori) Nel budget plan vengono pianificati i costi da sostenere e le entrate previste. In molti casi l’evento non ambisce conseguire risultati economici positivi ma mantenere un equilibrio tra entrate e uscite. Nell’organizzazione di un evento è necessario garantire una corretta liquidità regolando in maniera precisa il flusso di cassa e approntando uno scadenzario dei movimenti in entrata e in uscita. Ferruccio di Paolo - RELAZIONI ISTITUZIONALI E RESPONSABILITA’ SOCIALE D’IMPRESA

Definizione del Budget PRIMA Definizione del Budget 6 Timing Scelta del periodo e predisposizione della tempistica (quando e quanto) Verificare eventuale concomitanza con altre date rilevanti Calcolare i tempi di preparazione Disponibilità della sede e dei relatori/attori coinvolti Ferruccio di Paolo - RELAZIONI ISTITUZIONALI E RESPONSABILITA’ SOCIALE D’IMPRESA

7 8 Individuazione della location Il luogo caratterizza l’evento PRIMA 7 Individuazione della location Il luogo caratterizza l’evento Dimensioni Predisposizione per gli eventuali allestimenti Prossimità con le strutture di accoglienza 8 Logistica Trasporti Parcheggi Sistemazione alberghiera Trasferimenti Ferruccio di Paolo - RELAZIONI ISTITUZIONALI E RESPONSABILITA’ SOCIALE D’IMPRESA

Comunicazione dell’evento PRIMA 9 Creatività Solo se filtrata ed armonizzata con una strategia di comunicazione di lungo termine pianificata a tavolino. Struttura creativa sarà comunque responsabile della progettazione e realizzazione di tutti i materiali connessi all’immagine dell’evento 10 Comunicazione dell’evento Pubblicità Direct mail Inviti Sito (dedicato) Newsletter (dedicata) Ferruccio di Paolo - RELAZIONI ISTITUZIONALI E RESPONSABILITA’ SOCIALE D’IMPRESA

Lista delle testate da coinvolgere Scelta dei giornalisti PRIMA Rapporti con la stampa Informazione dell’evento. Del suo significato, degli interessi che può suscitare nel pubblico, possibilità di sviluppo mediatico Lista delle testate da coinvolgere Scelta dei giornalisti Comunicazioni sulla modalità di accredito, con annesso comunicato stampa Invio accredito ai giornalisti Cartella stampa Costituzione di una zona/stampa (attrezzata) di una zona/interviste Registrazione televisiva e fotografica dell’evento Comunicato stampa conclusivo Ferruccio di Paolo - RELAZIONI ISTITUZIONALI E RESPONSABILITA’ SOCIALE D’IMPRESA

Durante Attenzione agli ospiti -> Prendere per mano gli ospiti e accompagnarli lungo l’itinerario dell’evento Monitoraggio dell’”umore” della sala; rispetto dei tempi; rispetto dei ruoli Attenzione agli imprevisti -> Sempre all’erta e risolvere immediatamente i problemi (con un sorriso) Momento alto di relazione: devono necessariamente interagire le Il successo deriva dallo scambio reciproco e dal confronto diverse strategie dei soggetti coinvolti. Ferruccio di Paolo - RELAZIONI ISTITUZIONALI E RESPONSABILITA’ SOCIALE D’IMPRESA

Dopo Livello di partecipazione: Abbiamo raggiunto i target prefissati Valutazione spontanea dei partecipanti Visibilità sui media Rapporti costi/risultato Insegnamenti per il futuro Ferruccio di Paolo - RELAZIONI ISTITUZIONALI E RESPONSABILITA’ SOCIALE D’IMPRESA

Check list 6 mesi prima • Identificazione della location e prenotazione di spazi e alloggi • Conferma dei relatori 3 mesi prima • Riunione del comitato organizzatore • Completamento del programma • Contratti in loco per spazi e catering Enrico Cogno Ferruccio di Paolo - RELAZIONI ISTITUZIONALI E RESPONSABILITA’ SOCIALE D’IMPRESA

Check list 2 mesi prima • Predisposizione della linea grafica dell’evento • Spedizione degli inviti provvisori • Definizione dei contenuti della cartella stampa e delle brochures • Contratti per forniture tecniche (registrazioni, ecc.) Ferruccio di Paolo - RELAZIONI ISTITUZIONALI E RESPONSABILITA’ SOCIALE D’IMPRESA

Check list 1 mese prima • Spedizione degli inviti • Organizzazione specifica delle esigenze in loco (parcheggi, sala stampa, linee telefoniche, accesso handicappati, segnaletica, sicurezza, ecc.) • Trasferimenti VIP • Materiali in stampa Ferruccio di Paolo - RELAZIONI ISTITUZIONALI E RESPONSABILITA’ SOCIALE D’IMPRESA

Check list 1 settimana prima • Conferme definitive e stampa dei badge • Comunicati stampa e attività di media relations Il giorno prima • Organizzazione dell’accoglienza dei VIP • Recall telefonico per presenza stampa • Predisposizione dei servizi fotografi e di registrazione Ferruccio di Paolo - RELAZIONI ISTITUZIONALI E RESPONSABILITA’ SOCIALE D’IMPRESA

Check list Lo svolgimento dell’evento • Check finale sulla location • La cabina di regia • La conduzione • Monitoraggio continuo durante lo svolgimento • La gestione della sicurezza • La gestione dei reclami Ferruccio di Paolo - RELAZIONI ISTITUZIONALI E RESPONSABILITA’ SOCIALE D’IMPRESA

Check list Follow Up • Invio delle lettere di ringraziamento • Realizzare l’eco stampa • Invio cartelle stampa con foto • Relazione scritta Ferruccio di Paolo - RELAZIONI ISTITUZIONALI E RESPONSABILITA’ SOCIALE D’IMPRESA

Professionalità coinvolte Segreteria scientifica (a seconda del tipo di evento organizzato) Segreteria organizzativa (rapporti con i relatori, con i partecipanti) Addetti Stampa Staff tecnico informatico Staff allestimento Staff video/foto Reception Accoglienza Catering Ferruccio di Paolo - RELAZIONI ISTITUZIONALI E RESPONSABILITA’ SOCIALE D’IMPRESA

Coordinamento di queste attività. Supervisionarle. Quale è il ruolo di un relatore istituzionale? Coordinamento di queste attività. Supervisionarle. La sua posizione specifica è quella di Project manager: lavora a fianco dei vertici dell’organizzazione e si occupa della strategia complessiva dell’evento Ferruccio di Paolo - RELAZIONI ISTITUZIONALI E RESPONSABILITA’ SOCIALE D’IMPRESA