ALCUNE VALUTAZIONI SUL METODO KAN BAN APPLICATO AI PROGETTI DI RICERCA ANALISI E APPLICAZIONE DEL METODO KANBAN NEL PROGETTO "SMART-WORKING FOR SMART CITIES” Giorgia Martucci, Marina Penna, Elisabetta Tatì

ONCE UPON A TIME IERI Avvento del digitale Nuovi mezzi di comunicazione (es.email) Contatti più facili anche tra sedi distanti Ufficio LUN., MAR., MER., GIO., VEN. lavoro individuale e lavoro di gruppo Incontri cadenzati necessari ai fini dell’organizzazione (telefono, comunicazione verbale, ecc.)    

OGGI Superamento e_mail Video conferenze Soluzione e gestione per il mantenimento dei contatti Nuove risorse informatiche Decentralizzazione posto di lavoro

RITMI DI LAVORO DIVERSI evoluzione degli stili di vita e della società

Vi è mai capitato di avere serie difficoltà nel gestire un team di ricerca?

PUNTI CHIAVE CONSIDERATI NELL’ORGANIZZAZIONE DEL GRUPPO E DEL FLUSSO DI LAVORO SINCRONIZZAZIONE E COORDINAMENTO DEL LAVORO DEI SINGOLI E DEI GRUPPI NEL COMPLESSO DELLE ATTIVITA’ CONCILIAZIONE DEI TEMPI PER OGNI MEMBRO DEL GRUPPO USO CORRETTO E FRUTTOSO DEGLI STRUMENTI DIGITALI METODO DI COMUNICAZIONE EFFICACE (BASTA CON LE EMAIL E LA NECESSARIA PRESENZA DI UN COORDINATORE 24H/24H) RAGGIUNGIMENTO DEGLI OBIETTIVI E RISPARMIO DI TEMPO

IL NOSTRO PROGETTO CONTESTO

GRUPPO DI RICERCA 3 UNITA’: ritmi di vita diversi età diverse modalità di spostamento e residenza diverse Diversificazione progetti formativi MOTIVAZIONI E PROVENIENZE DIVERSE Marina_ricercatore Enea_ Laureata in Chimica Giorgia_ stagista_laureata in Economia Elisabetta_ stagista_laureata in Scienze politiche

ALLA RICERCA DI UN NUOVO METODO DI LAVORO FLUSSO DI LAVORO INTUITIVO Metodo di lavoro Cosa stavamo cercando? A DISTANZA EFFICACE ED EFFICIENTE

SELEZIONE DEGLI STRUMENTI TRELLO Calendar SELEZIONE DEGLI STRUMENTI Ricerca e sperimentazione HANGOUT DOODLE EMAIL ADOBE CONNECT DRIVE ASANA TOGGL TRELLO EMAIL CHAT DOODLE CONNECT SKYPE INCONTRI IN SEDE DROPBOX ENEABOX DRIVE

LO STRUMENTO SELEZIONATO: TRELLO

La Bacheca sul Kanban

Dentro la SCHEDA...

Questa applicazione nasce da una nostra invenzione? LAVORARE IN GRUPPO PER FLUSSO DI LAVORO VISUALIZZAZIONE DEL LAVORO IN DO-DOING-DONE (all’occorrenza bacheche di “idea”, “ready” e “check”) CONDIVISIONE A DISTANZA DEL PROCESSO DI ORGANIZZAZIONE DEL LAVORO SFOGO PER LA CREATIVITA’ ED I SUGGERIMENTI METODO PARTECIPATO DI LAVORO LAVORO ALLO STESSO TEMPO CONDIVISO ED INDIPENDENTE

OPPURE TUTTO QUESTO HA UN NOME?

“Start with what you do now”

KANBAN CONTENUTI Cosa è Kanban: origini Valori e fondamenti del metodo Il sistema dei Flussi: immagini di sintesi Il metodo nel settore della produzione: esempio di facile comprensione “produzione pizza” il Metodo nell’organizzazione del lavoro per gruppi di Lavoro: in ufficio & a distanza

Cosa è Kanban? …. le sue origini E' un METODO per definire, gestire e migliore la produzione di beni e SERVIZI La parola Kanban deriva dalla composizione delle parole: Kan: “visuale” Ban: “segnale” La metodologia faceva uso di cartellini visuali e di lavagne dove questi cartellini erano attaccati per monitorare gli stati di avanzamento della produzione, l’approvvigionamento, l’acquisto o la movimentazione dei materiali. ORIGINI: è uno strumento di lavoro che nasce in Giappone nell’ambito della manifattura Lean e della Toyota production PRODUZIONE SNELLA: metodo per il controllo dei flussi di produzione per evitare la sovrapproduzione delle merci in entrata o dei prodotti finiti in uscita A partire dal 2007 Kanban è stato introdotto nel software management come metodologia di gestione e controllo (David J. Anderson)

PRINCIPI DEL METODO COLLABORAZIONE RISPETTO ACCORDI FOCUS SUL CLIENTE FLUSSI LEADERSHIP TRASPARENZA EQUILIBRIO

Fondamenti del metodo Identificare le possibili opportunità di miglioramento: miglioramento continuo Rappresentazione del flusso di lavoro: esplicitare il valore Limitare il Work-in-Progress: limiti per le attività in sospeso Controllo e gestione del flusso di attività: azioni e conseguenze delle stesse Rendere esplicite le politiche di processo: ridurre gli sprechi per raggiungere obiettivi coerenti

Kanban e produzione: PIZZERIA AL TAGLIO APPROCCIO PULL: ridurre al minimo le scorte per avere un prodotto di qualità, tirando la produzione—>poche pizze pronte e CALDE METODO LEAN: nessuna pianificazione preventiva della quantità finale da produrre, l’unico indicatore sono le scorte. —> in base alle scorte di pizza sul bancone decide se fare altra pizza. PRODUZIONE SNELLA: ottimizzazione dei sistemi di produzione per dedicarsi a task di alta priorità—> un forno più grande permetterà di cuocere più velocemente FASI DI LAVORAZIONE DIVERSE:Task a bassa priorità vengono svolte se le scorte sono sufficienti —> 3-4 pizze gli permettono di ripulire il negozio

Kanban in ufficio Strumento di comunicazione visuale Stabilizza il flusso di lavoro Inserisce dei Limiti Non più Sovraccarico e Sbilanciamento nei flussi di attività! Ottimizzazione nella gestione delle Urgenze! Organizza: scadenze,informazioni e ruoli

ESEMPIO PRATICO LAVAGNA KANBAN MARINA TO DO ANALYZE WORK VERIFY DONE DOING raccolta dati ELI raccolta dati report dati precedenti analisi norme LIMITI DEL WORK IN PROGRES dati interviste GIO presentazione 1-luglio 5-luglio 10-luglio 15-luglio 20-luglio 25luglio 29-luglio

I NOSTRI ACCORGIMENTO PER COSTRUIRE LA LAVAGNA VISUALE Inserire una legenda per la simbologia Per ogni lavoratore stabilire un’etichetta riconoscitiva Stabilire WIP precisi Suddivisione chiara in colonne Suddivisione orizzontale delle colonne per “storie” diverse Misurazione delle metriche e raccolta dati Implementare strumenti di feedback e controllo Incentivare al miglioramento continuo e al cambiamento

L’ORIGINALITÀ DELLA NOSTRA APPLICAZIONE Applicazione del KANBAN METHOD ad un progetto di ricerca Utilizzo del KANBAN METHOD nell’ottica del lavoro collaborativo a distanza Applicazione del metodo nella forma del PROTOKANBAN: metodo System thinking approach to introducing KANBAN (STATIK) Come misurare i risultati che non siano la consegna di un bene al cliente (progressi immateriali) Con quali risultati il metodo è sostituibile?

Aspetti positivi & Difficoltà incontrate TRELLO FREE INTUITIVO TRACCIA IL LAVORO INTERATTIVO FRAMMENTARIETA’ rischio discontinuità nel lavoro l’importanza della motivazione ORDINE LOGICO difficoltà a ricostruire a distanza le modifiche dei compagni di ricerca utile in una prima fase un incontro in sede almeno una volta a settimana l’importanza di una simbologia efficace

Grazie per l’attenzione e per i vostri feedback smartworkingxsmartcities@gmail.com La presentazione sarà disponibile prossimamente su SlideShare