LA SELEZIONE CONSERVATIVA DEGLI ATTI D’ARCHIVIO PROCURA GENERALE DELLA REPUBBLICA PRESSO LA CORTE D’APPELLO DI TRIESTE Incontro di formazione in materia di archivi LA SELEZIONE CONSERVATIVA DEGLI ATTI D’ARCHIVIO Dott. Fabio Manfredi Selvaggi

PRESSO LA CORTE D’APPELLO DI MILANO PROCURA GENERALE DELLA REPUBBLICA PRESSO LA CORTE D’APPELLO DI MILANO N° … Prot. Milano, … Oggetto: Elenco di consistenza degli atti archiviati alla data del 31.12…   AL SIG. DIRIGENTE S E D E Prego la S.V. di voler impartire opportune disposizioni ai Sigg.ri Responsabili dei servizi di compilare l’elenco di consistenza degli atti archiviati alla data del 31.12…., entro e non oltre il …. L’elenco dovrà essere redatto secondo lo schema allegato e dovrà essere consegnato, debitamente firmato dal responsabile del servizio, al dott. … IL PROCURATORE GENERALE

PRESSO LA CORTE D’APPELLO DI MILANO PROCURA GENERALE DELLA REPUBBLICA PRESSO LA CORTE D’APPELLO DI MILANO N° … Prot. Milano, … Oggetto: Elenco di consistenza degli atti archiviati alla data del 31.12…   AI SIGG.RI RESPONSABILI DEI SERVIZI S E D E Al fine di consentire l’attività della Commissione di Sorveglianza sugli archivi della Procura Generale, prego le SS.LL. di voler compilare l’elenco di consistenza degli atti archiviati alla data del 31.12…., entro e non oltre il …. L’elenco dovrà essere redatto secondo lo schema allegato e dovrà essere consegnato, debitamente firmato dal responsabile del servizio, al dott. …. IL DIRIGENTE

TAVOLE RIEPILOGATIVE DELLE PRICIPALI NORME TECNICHE SUGLI ARCHIVI

Equivalenza tra metri lineari, peso e volume dei documenti d’archivio 1 metro lineare d’archivio = da 35 a 80 Kg. (media 50 Kg); 1 metro lineare d’archivio = da 0.06 a 0.12 m (media 0.08 m); 1 Kg d’archivio = da 0.010 a 0.40 m.l. (media 0.025 m.l.); 1 Kg d’archivio = da 0.0008 a 0.0030 m (media o.0016 m); 1 tonnellata d’archivio = da 10 a 40 m.l. (media 25 m.l.); 1 tonnellata d’archivio = da 0.8 a 3 m (media 1.6 m); 1 m d’archivio = da 8 a 16 m.l. (media 12 m.l.); 1 m d’archivio = da 400 a 800 Kg (media 600 Kg).

Norme climatiche Nei depositi ove vengono conservati documenti su carta e su pergamena le norme climatiche da assicurare sono: temperatura 18° C ( 1° C); umidità relativa 55 % ( 5%). Per la conservazione di documenti e supporti fotografici in bianco e nero: temperatura 12° C ( 1° C); umidità relativa 35 % ( 5%). Per la conservazione di documenti e supporti fotografici a colori: temperatura 5° C ( 1° C); umidità relativa 35 % ( 5%). Per la conservazione di documenti su supporto magnetico: temperatura 18° C ( 1° C); umidità relativa 40 % ( 5%). Nei locali di lavoro: temperatura minima 19° C. Non esistono norme ufficiali per l’igrometria, ma la condizione ottimale per il conforto degli esseri umani è situata tra il 40 % ed il 70 % di umidità relativa.

Acidità delle carte e delle buste Illuminazione Nelle sale di deposito: 150 Lux. Nei locali di lavoro: 300 Lux in media sul piano di lavoro.   Acidità delle carte e delle buste L’acidità della carta, dei cartoni, delle buste deve essere mantenuta al di sotto del PH 4.5. A partire da un PH 3 subentra il rischio di autodistruzione ed è necessaria la deacidificazione.

LIMITI ALLA CONSULTABILITÀ DEGLI ATTI ART. 21 D. P. R LIMITI ALLA CONSULTABILITÀ DEGLI ATTI ART. 21 D.P.R. 30 SETTEMBRE 1963 N. 1409 - I I documenti conservati negli Archivi di Stato sono di regola liberamente consultabili; a tale norma fanno eccezione gli atti indicati qui appresso. I documenti di carattere riservato relativi alla politica estera o interna dello Stato divengono consultabili 50 anni dopo la loro data. I documenti di natura riservata relativi a situazioni puramente private di persone divengono consultabili dopo 70 anni. I documenti dei processi penali divengono consultabili 70 anni dopo la conclusione del procedimento. 

LIMITI ALLA CONSULTABILITÀ DEGLI ATTI ART. 21 D. P. R LIMITI ALLA CONSULTABILITÀ DEGLI ATTI ART. 21 D.P.R. 30 SETTEMBRE 1963 N. 1409 II “Questi stessi limiti si applicano, se non in contrasto con gli ordinamenti particolari: agli archivi correnti e di deposito degli organi legislativi, giudiziari ed amministrativi dello stato; agli archivi degli enti pubblici. Per ragioni di studio il Ministero dei Beni Culturali e Ambientali, previo parere del direttore dell’Archivio di Stato competente, può autorizzare la consultazione dei documenti di natura riservata anche prima dei termini sopra indicati.

TERMINI PER I VERSAMENTI DEGLI ATTI ALL’ARCHIVIO DI STATO Gli organi amministrativi e giudiziari dello Stato versano ai competenti Archivi di Stato i documenti relativi agli affari esauriti da oltre 40 anni. Le liste di leva e di estrazione sono versate 70 anni dopo l’anno di nascita della classe cui si riferiscono. Gli Archivi notarili versano gli atti notarili ricevuti dai notai che cessarono dall’esercizio della professione anteriormente all’ultimo centennio. Gli archivi degli uffici statali soppressi sono versati ai competenti Archivi di Stato. Sono esenti dall’applicazione delle norme sui versamenti il Ministero degli Affari Esteri, il Ministero delle Difesa e gli organi legislativi.