IL SISTEMA DI REPORTING PER CONFRONTARE GLI OBIETTIVI CON I RISULTATI CONSEGUITI E ANALIZZARE LE CAUSE DI EVENTUALI SCOSTAMENTI Programmazione e Controllo

IL SISTEMA DI REPORTING E’ L’INSIEME ORGANIZZATO 1. Il sistema di reporting: cos’è IL SISTEMA DI REPORTING E’ L’INSIEME ORGANIZZATO DEI RAPPORTI DI GESTIONE CONTENENTI LE INFORMAZIONI RELATIVE AI RISULTATI CONSEGUITI UN REPORTING EFFICACE RICHIEDE CHE TALI RISULTATI VENGANO CONFRONTATI CON: IL BUDGET IL CONSUNTIVO DEI PERIODI PRECEDENTI

1. Il sistema di reporting: cos’è

1. Il sistema di reporting: cos’è

I POSSIBILI SCOPI DEL SISTEMA DI REPORTING 2. Il sistema di reporting: a cosa serve I POSSIBILI SCOPI DEL SISTEMA DI REPORTING A) COME STRUMENTO INFORMATIVO SULLE PRESTAZIONI REALIZZATE B) COME STRUMENTO DI STIMOLO ALLA RICERCA DELLE CAUSE DEI RISULTATI C) COME MECCANISMO DI APPRENDIMENTO

2. Il sistema di reporting: a cosa serve B) COME STRUMENTO DI STIMOLO ALLA RICERCA DELLE CAUSE DEI RISULTATI Ritardi nella richiesta di acquisto medicinali Direttive e legislazione vigente …………… Elaborazione di accordi di fornitura penalizzanti Andamento dei prezzi di mercato dei medicinali Cattiva gestione delle scorte di magazzino Variazione nei prezzi di acquisto di qualche medicinale Variazione del costo consuntivo dei medicinali rispetto a quanto definito in sede di preventivo Variazione nei consumi di medicinali Maggior utilizzo di medicinali rispetto allo standard previsto Scarti di medicinali non conformi

PER RAGGIUNGERE EFFICACEMENTE I SUOI SCOPI 2. Il sistema di reporting: a cosa serve PER RAGGIUNGERE EFFICACEMENTE I SUOI SCOPI E’ OPPORTUNO CHE IL SISTEMA DI REPORTING: ABBIA ALMENO LA SEGUENTE STRUTTURA VOCE BUDGET CONSUNTIVO SCOSTAMENTO ........... SIA INTEGRATO CON L’ANALISI DEGLI SCOSTAMENTI

L’IMPOSTAZIONE DI UN SISTEMA DI REPORTING 3. Come si elabora il sistema di reporting L’IMPOSTAZIONE DI UN SISTEMA DI REPORTING RICHIEDE CHE VENGANO EFFETTUATE DELLE SCELTE RELATIVE A: 1) CONTENUTO 2) FORMA DI PRESENTAZIONE 3) ARTICOLAZIONE 4) FREQUENZA DI ELABORAZIONE

DIRE TUTTO E NEL CONTEMPO L’ESSENZIALE 3. Come si elabora il sistema di reporting IN RELAZIONE AL CONTENUTO DEL SISTEMA DI REPORTING LE SCELTE RIGUARDANO: 1) GLI OGGETTI RISPETTO AI QUALI RILEVARE LE INFORMAZIONI (Es. prodotto, canale, area geografica, ecc.) 2) LE INFORMAZIONI DA RILEVARE IN RELAZIONE A CIASCUN OGGETTO (Es. fatturato, margini, volumi di vendita, scarti, ecc.) PRINCIPIO GENERALE: DIRE TUTTO E NEL CONTEMPO L’ESSENZIALE (Selettività delle informazioni)

LA FORMA SECONDO CUI VENGONO RAPPRESENTATE 3. Come si elabora il sistema di reporting LA FORMA SECONDO CUI VENGONO RAPPRESENTATE LE INFORMAZIONI DI REPORTING PUO’ ESSERE: ESPOSITIVA O NARRATIVA GRAFICA NUMERICA E TABELLARE ..... Voce Budget Consuntivo Scostamento

IN RELAZIONE AL GRADO DI ARTICOLAZIONE IL REPORTING PUÒ ESSERE: 3. Come si elabora il sistema di reporting IN RELAZIONE AL GRADO DI ARTICOLAZIONE IL REPORTING PUÒ ESSERE: * ANALITICO * SINTETICO * ECONOMICO * PER INDICATORI CHIAVE IL GRADO DI ARTICOLAZIONE DEL REPORTING DIPENDE ESSENZIALMENTE DAL DESTINATARIO A CUI È RIVOLTO (Alta Direzione, Responsabili di business, Responsabili di Funzione, ecc.)

REPORTING SINTETICO – un esempio 3. Come si elabora il sistema di reporting REPORTING SINTETICO – un esempio SEGUE

REPORTING ANALITICO – un esempio 3. Come si elabora il sistema di reporting REPORTING ANALITICO – un esempio

IN RELAZIONE ALLA FREQUENZA DI ELABORAZIONE IL REPORTING PUO’ ESSERE: 3. Come si elabora il sistema di reporting IN RELAZIONE ALLA FREQUENZA DI ELABORAZIONE IL REPORTING PUO’ ESSERE: * ANNUALE * TRIMESTRALE * MENSILE * SETTIMANALE * ... LA SCELTA DELLE CADENZE DI ELABORAZIONE DEVE ESSERE EFFETTUATA AVENDO RIGUARDO A: # CADENZE TIPICHE DEL BUSINESS (Es. Stagionalità) # LIVELLO DEI DESTINATARI (Alta Direzione, Responsabili di business, Responsabili di Funzione, Venditori, ecc.)

L’APPRENDIMENTO E’ UN PROCESSO COMPLESSO 4. Il processo di apprendimento L’APPRENDIMENTO E’ UN PROCESSO COMPLESSO NORMALMENTE SI ATTIVA SOLO A FRONTE DI ESPERIENZE “CRITICHE” (o per la crescita o per la traumaticità) E’ SOSTANZIALE QUANTO PIU’ SI ANALIZZANO LE CAUSE DEI RISULTATI OTTENUTI. SI CAPISCONO I “PERCHE’”

Esperienza Sperimentazione Riflessione Concettualizzazione 4. Il processo di apprendimento IL PROCESSO DI APPRENDIMENTO ESPERENZIALE IN UN’ORGANIZZAZIONE SI ARTICOLA IN QUATTRO FASI (D. Kolb) Esperienza (concreta) Attuazione Ricerca Sperimentazione (attiva) Riflessione (passiva) Sperimentazione Modellizzazione Concettualizzazione (astratta)

ANALISI DEI RISULTATI DETERMINAZIONE OBIETTIVI AZIONE DEFINIZIONE 4. Il processo di apprendimento ESISTE UNA FORTE ANALOGIA TRA IL PROCESSO DI PROGRAMMAZIONE E CONTROLLO E IL PROCESSO DI APPRENDIMENTO ANALISI DEI RISULTATI DETERMINAZIONE OBIETTIVI AZIONE DEFINIZIONE BUDGET

Diffuso coinvolgimento delle persone nei processi di P & C 4. Il processo di apprendimento PERTANTO PER FACILITARE IL PROCESSO DI APPRENDIMENTO A LIVELLO AZIENDALE (ATTIVARE UNA LEARNING ORGANIZATION) ALCUNI ACCORGIMENTI ORGANIZZATIVI POSSONO ESSERE: Diffuso coinvolgimento delle persone nei processi di P & C Composizione dei team di P & C avendo riguardo alle differenti abilità richieste Sistema premiante non centrato sulla prestazione ma sull’analisi/comprensione delle determinanti la prestazione

OBIETTIVO E’ IL MIGLIORAMENTO DELL’ESISTENTE 5. Il processo di apprendimento conservativo LE CARATTERISTICHE DEL PROCESSO CONSERVATIVO SONO LE SEGUENTI: OBIETTIVO E’ IL MIGLIORAMENTO DELL’ESISTENTE LA RICERCA DELLE CAUSE E’ PREVALENTEMENTE INTERNA LA RICERCA DELLE CAUSE DELLE CAUSE E’ DI TIPO LINEARE IL CAMBIAMENTO INDOTTO E’ INCREMENTALE E’ QUESTO L’APPROCCIO ALL’ANALISI DI SCOSTAMENTO DI TIPO “TRADIZIONALE”

Funzioni logico/razionali 5. Il processo di apprendimento conservativo Funzioni logico/razionali dell’azienda “Migliorare l’esistente” INTERNO Apprendimento conservativo (miglioramento) Operatività

5. Il processo di apprendimento conservativo Ricavi effettivi Variazione di volume Quali sono le cause di variazioni di volume e/o mix? Variazione sfavorevole - = Variazione prezzi di vendita Perché sono variati i prezzi? Ricavi programmati (a budget) Alla ricerca delle cause di 2° livello: un esempio relativo ai Ricavi di Vendita

OBIETTIVO E’ L’INNOVAZIONE (BREAKTHROUGH) 6. Il processo di apprendimento innovativo LE CARATTERISTICHE DEL PROCESSO INNOVATIVO SONO LE SEGUENTI: OBIETTIVO E’ L’INNOVAZIONE (BREAKTHROUGH) LA RICERCA DELLE CAUSE E’ PREVALENTEMENTE ESTERNA (ANALISI DELLA CONCORRENZA E BENCHMARKING) LA RICERCA DELLE CAUSE DELLE CAUSE E’ DI TIPO CIRCOLARE IL CAMBIAMENTO INDOTTO E’ PROFONDO (DI ROTTURA RISPETTO AL PASSATO)

“Sostituire l’esistente Funzioni logico/razionali 6. Il processo di apprendimento innovativo Strategia Apprendimento innovativo (rinnovamento) “Sostituire l’esistente con qualcosa di nuovo” ESTERNO Funzioni logico/razionali dell’azienda