ARCHIVIO CORRENTE, DI DEPOSITO E STORICO Pia Bortolotti

NASCITA DELL’ARCHIVIO Le tre fasi tradizionali dei complessi documentari archivio corrente archivio di deposito archivio storico

DEFINIZIONI archivio corrente: formato dai documenti necessari per la trattazione degli affari in corso archivio di deposito: man mano che le pratiche vengono evase, i relativi fascicoli vengono collocati in locali più appartati archivio storico: formato dai fascicoli che non essendo più necessari alla trattazione degli affari vengono destinati alla conservazione permanente

DEFINIZIONI Altre teorie modello nordamericano (record managment, documenti inattivi) modello tedesco (registratura corrente, di deposito, archivio storico) modello francese (archivio intermedio) modello “Lodolini” (archivio corrente, di deposito, pre archivio, archivio)

Soggetti, Attività e Procedimenti COME NASCE L’ARCHIVIO Soggetti, Attività e Procedimenti per adempiere alle proprie competenze il soggetto si organizza al suo interno (uffici, reparti…) un soggetto ha delle competenze, che si traducono in procedimenti a loro volta articolati in attività, affidate alle varie componenti della struttura organizzativa esempio: affidamento di un progetto= disposizioni+ impegni spesa + contratto + verifiche risultati + pagamenti

Procedimenti, Documenti, Fascicoli ogni procedimento, destinato a uno scopo si articola in fasi ogni fase è responsabilità di una componente della struttura organizzativa ogni fase utilizza documenti e ne produce altri, fino all’emanazione dell’atto conclusivo i documenti sono normalmente organizzati in fascicoli, comprendenti documenti relativi allo stesso “affare” o “pratica” o “procedimento”

DOCUMENTO Definizioni (1) L.241/90, 2° comma art. 22: (legge sulla trasparenza degli atti amministrativi) 2° comma art. 22: “E’ considerato documento amministrativo ogni rappresentazione grafica, fotocinematografica, elettromagnetica o di qualunque altra specie del contenuto di atti, anche interni, formati dalle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell’attività amministrativa”. def. Archivistica: rappresentazione fissata su un supporto e conservata da una persona fisica o giuridica nell’esercizio delle sue funzioni, di un atto/fatto giuridicamente rilevante, redatto con l’osservanza di determinate forme che servono a dare al documento fede e forza giuridica

DOCUMENTO Definizioni (2) def. Diplomatica: prova scritta compilata secondo una forma determinata (variabile a seconda del luogo, periodo, persona, transazione) di un fatto di natura giuridica documento della P.A.: una testimonianza scritta, ovvero una dichiarazione concreta di volontà, di giudizio, di scienza e conoscenza, di un’autorità della P.A., posta in essere durante lo svolgimento dell’attività amministrativa ed è costituito da ogni scritto ricevuto, spedito o comunque posto in essere, connesso o non con fatti di natura giuridica, ma tale da essere assunto a titolo di prova, di informazione, di studio, relativamente agli affari che sono stati trattati o che sono in corso, nell’ambito delle competenze attribuite a ciascun organo statale o ente pubblico. def. allargata: documento come “qualsiasi cosa idonea a rappresentare un fatto, in modo da consentirne la presa di conoscenza a distanza di tempo”

Elementi necessari di ogni documento Autore e destinatario Contenuto (messaggio comunicato, idee o fatti espressi da esso) Supporto materiale (pergamena, carta, film , disco ottico …) Forma: 1. fisica (aspetto esterno: inchiostri, cancellature, colori, scritture …) 2. intellettuale: a- espressione del contenuto (testo, immagine, grafico) b- struttura logica (data, intestazione, indirizzo, firma, annotazioni successive)

DOCUMENTO Funzioni dispositiva probativa di supporto narrativa

DOCUMENTO Tipologie originale minuta copia copia semplice copia autenticata copia vidimata copia imitativa

DOCUMENTO Fasi vita attiva (archivio corrente) semiattiva (archivio di deposito) inattiva (archivio storico)

Sulle fasi di vita degli archivi NORMATIVA Sulle fasi di vita degli archivi “circolare Astengo” (Istruzioni per la tenuta del protocollo e dell’archivio per gli uffici comunali, circ. M.I. 1 marzo 1897 n° 17000 RD 35/1900 art.79 L. 2006/1939 art.20 DPR 1409/1963 art. 30 D.Lgs 490/1999 art. 21 (Testo unico)

NORMATIVA Sul Documento Regio Decreto 25 gennaio 1900, n° 35 DPR 428/1998 DPR 445/2000