RELAZIONE ICT-ORGANIZZAZIONE

Cos’è un’organizzazione? Ai nostri fini: organizzare: ordinare un sistema in parti interdipendenti e correlate organizzazione: insieme di risorse costituito per il raggiungimento di determinati fini Sono organizzazioni: un’impresa, un’ente pubblico, una squadra di pallavolo, …. Un’organizzazione si contraddistingue anche per le relazioni che ci sono tra le sue diverse componenti

COSA CARATTERIZZA UN’ORGANIZZAZIONE 1. La struttura: scomposizione delle attività, dei compiti e delle mansioni (“chi” fa “cosa”) identificazione dei diversi livelli di autorità È “l’intelaiatura formale” di un’organizzazione

Rappresentazioni formali della struttura 1. Organigrammi: rappresentazione grafica dell’organizzazione in termini di distribuzioni delle funzioni e dell’autorità tra: funzioni, reparti, singoli individui Tipi di strutture organizzative e relativi organigrammi: funzionale divisionale a matrice

Rappresentazioni formali della struttura 2. Mansionari definiscono compiti e caratteristiche dei ruoli operativi 3. Schede di responsabilità definiscono responsabilità, obiettivi e caratteristiche dei ruoli dirigenziali

I meccanismi operativi Metodi (più o meno formalizzati e strutturati) per coordinare le attività delle diverse parti dell’organizzazione, e le relazioni tra esse

Tipi di meccanismi operativi 1. PROCEDURE E NORME alta efficienza, ma contesti di alta ripetibilità possono riguardare un singolo addetto, un reparto, più reparti o funzioni tipi: procedure operative: disciplinano lo svolgimento di attività ripetitive a livello operativo ad es: procedura per l’emissione di un ordine procedure di controllo: stabiliscono il modo con cui una determinata attività viene monitorata ad es.: procedura per l’inventario periodico del magazzino ai fini del controllo delle scorte procedure di informazione: stabiliscono come deve venire gestito un determinato flusso di informazione o documenti ad es.: procedura di emissione e distribuzione di circolari periodiche per il personale procedure decisionali: definiscono come una data decisione deve essere presa ad es.: procedura per il lancio dei lotti in produzione

2. PIANI E PROGRAMMI stabiliscono obiettivi o specifiche di prestazione, ma senza indicare nel dettaglio le modalità specifiche per raggiungerli, e le risorse da utilizzare un esempio: i budget

3. GERARCHIE consiste nell’attribuire responsabilità specifiche di controllo di una certa attività per la soluzione di eccezioni, problemi imprevisti, o comunque tutto ciò che non è codificato da procedure o norme prefissate per la gestione dei meccanismi di premio/sanzione verso i “sottoposti”

4. RIUNIONI programmate: formalmente definite, convocate con regolarità, con obiettivi precisi anche ai fini decisionali non programmate: estemporanee, convocate in modo anche informale e per discutere o anche decidere su questioni contingenti

5. RELAZIONI ORIZZONTALI meccanismi che facilitano rapporti tra addetti della stessa unità o funzione aziendale, o anche tra unità diverse modalità: contatto diretto creazione di “ruoli di intermediazione” e di “rappresentanza” (ad es.: nomina di un delegato a rappresentare un certo ufficio)

Caratteristiche non formalizzate di un’organizzazione I PROCESSI (COMPORTAMENTALI) il modo effettivo con cui un’attività viene condotta strettamente legato alle caratteristiche del compito da svolgere, ma anche dell’individuo, e delle sue modalità di relazione con i colleghi e con gli altri soggetti

Riassumendo Strutture, meccanismi operativi e processi comportamentali definiscono le caratteristiche salienti di un’organizzazione Alcuni aspetti sono pianificabili e formalizzabili, altri meno Le organizzazioni possono differire in modo rilevante in relazione al contesto di riferimento e alle caratteristiche intrinseche delle componenti dell’organizzazione Le organizzazioni possono differire tra le diverse parti L’organizzazione di un’impresa può modificarsi nel tempo, sia per iniziative deliberate che per cause non intenzionali

ICT E ORGANIZZAZIONE organizzazione informazione ICT

ORGANIZZAZIONE E INFORMAZIONE L’informazione è un input chiave per le attività e i compiti delle varie parti dell’organizzazione; queste a loro volta elaborano e distribuiscono informazione. Un’impresa (un’organizzazione) può essere vista come un sistema in cui viene elaborata informazione, e al cui interno vengono veicolati flussi informativi tra le varie componenti: Flussi di: dati, informazioni, conoscenze richieste, interrogazioni comandi, ordini, segnalazioni, avvisi Flussi tra livelli gerarchici (ad es.: un comando dall’alto al basso, un avviso o un dato dal basso all’alto) uffici o funzioni aziendali diverse (ad es.: un ordine elaborato dall’ufficio vendite viene trasmesso dal magazzino) ruoli o mansioni diverse (ad es.: il responsabile del magazzino ha tra ke sue mansioni comunicare i dati delle giacenze al responsabile della logistica) Flussi che possono essere: formalizzati (ad es. un modulo scritto) o informali (un colloquio informativo) basati su modalità diverse testi e documenti, immagini, comunicazioni verbali, ecc. Inoltre c’è una relazioni tra flussi informativi, flussi fisici, e flussi monetari ad es.: un’impresa manifatturiera può essere vista come un sistema dove: materia prima viene acquistata da fornitori, viene processata per ottenere prodotti, i quali vengono venduti a clienti a fronte di pagamenti. Questo può essere descritto come un insieme di FLUSSI FISICI, MONETARI, E INFORMATIVI strettamente legati tra loro

ORGANIZZAZIONE E INFORMAZIONE I flussi informativi assumono un ruolo PRIMARIO e così pure le attività di RACCOLTA, ELABORAZIONE, TRASFORMAZIONE E DISTRIBUZIONE dell’informazione QUAL È IL VALORE DELL’INFORMAZIONE? l’informazione ha valore se serve e se è disponibile quando serve (necessità di informazioni RILEVANTI, CONGRUENTI e TEMPESTIVE) Il valore dell’informazione DIPENDE DAL SOGGETTO CHE NE FA USO: dai suoi scopi, capacità, vantaggi che ne può trarre. QUINDI il valore dell’informazione dipende dal valore economico che può produrre per il soggetto utilizzatore: un’informazione redditizia vale in relazione al reddito che permette di produrre. A titolo di esempio, un modo per misurare il valore di un’informazione: QUANTO SIAMO DISPOSTI A PAGARE PER AVERLA? Ma tale valore è definibile e misurabile SOLO IN RELAZIONE AGLI OBIETTIVI E AI VANTAGGI (ECONOMICI) che con tale relazione ci attendiamo di ottenere.

ORGANIZZAZIONE E INFORMAZIONE Diversi contesti organizzativi (ossia diverse imprese organizzate in modo differente e che operano in contesti e con obiettivi diversi) comportano diverse ESIGENZE di comunicazione e trattamento dell’informazione. Parimenti, il modo con cui un’impresa si struttura e si organizza per elaborare informazione dipende dal fabbisogno di informazione e dalle modalità con cui questa può venire elaborata, in relazione agli obiettivi specifici e al contesto in cui l’impresa opera.

ORGANIZZAZIONE E INFORMAZIONE Si può MISURARE i fabbisogni informativi dell’impresa? Un modello di carattere generale: il grado di INTENSITA’ INFORMATIVA di un’impresa (Porter e Millar, 1985) che dipende da elementi quali: caratteristiche del mercato della fornitura (numero di fornitori, varietà, variabilità, volume delle transazioni, ecc.) caratteristiche dei prodotti/servizi (varietà e variabilità, contenuto informativo, ciclo di vita, ecc.) modalità di gestione delle attività interne (coordinamento necessario nel processo produttivo, dispersione geografica di uffici e stabilimenti, ecc.) caratteristiche del mercato (numero di clienti, varietà e volume delle transazioni, tipo di canali distributivi, ecc.) Il GRADO DI INCERTEZZA influenza in modo rilevante le attività informative di un’impresa ad es. in termini di: a) indeterminatezza, b) varietà, c) variabilità

ICT E INFORMAZIONE Le ICT sono tecnologie per l’elaborazione e la distribuzione delle informazioni. Quindi servono a facilitare la gestione dei flussi informativi: raccolta di informazioni elaborazione catalogazione e memorizzazione replicazione e distribuzione Grazie alle ICT il costo unitario e il tempo di effettuazione di tali attività può comprimersi notevolmente Sistemi, applicazioni e tecnologie diverse sono adatti per processare diversi tipi di informazione. Di conseguenza si pongono interrogativi come i seguenti: quale tecnologia per quale tipo di flusso informativo? quale tecnologia per quale obiettivo informativo? quali opportunità, effetti e vincoli dell’uso delle ICT?

ICT E ORGANIZZAZIONE Le ICT influenzano il modo con cui l’impresa si organizza per gestire l’informazione, e viceversa il modo in cui un’impresa è organizzata influenza le opportunità e pone vincoli all’uso delle ICT (e di specifiche applicazioni). C’è una relazione stretta tra le possibili applicazioni delle ICT in un’impresa e le caratteristiche dell’organizzazione (il contenuto informativo di compiti e mansioni, l’articolazione dei compiti interni e la struttura stessa, l’efficacia e l’efficienza delle singole attività, le relazioni esterne, gli obiettivi stessi delle organizzazioni, ecc.) QUINDI CI SONO ALCUNI INTERROGATIVI CHIAVE: quali applicazioni delle ICT per quali organizzazioni (o parti di esse)? Per quali obiettivi? quali effetti delle ICT sulle modalità e sui confini stessi di un’organizzazione?