28 Maggio Trieste Alessandro Verzier Dottore commercialista

Presentazione sul tema: "28 Maggio Trieste Alessandro Verzier Dottore commercialista"— Transcript della presentazione:

1 Archiviazione sostitutiva e gestione documentale: il caso Gruppo Pacorini
28 Maggio Trieste Alessandro Verzier Dottore commercialista Country C.F.O. - Gruppo Pacorini

2 Agenda L’azienda Ambito e Obiettivo del Progetto Master Plan Conservazione Sostitutiva Conclusioni

3 Gruppo Pacorini in pillole

4 La Storia 1933 2006 Il Gruppo Pacorini è una realtà internazionale specializzata nella movimentazione, nello stoccaggio e nel trasporto delle principali commodity.

5 I nostri business 1° Operatore mondiale nella logistica del caffè verde 1° Operatore nel Mediterraneo (2° - 3° nel mondo) nella logistica dei metalli non ferrosi

6 Location

7 Ambito e Obiettivo del Progetto

8 Lo scenario di riferimento
Il Gruppo Pacorini ha deciso di innovare la propria offerta dei servizi logistici avvalendosi anche di una visione innovativa dei Sistemi Informativi; La visione dei Sistemi Informativi Pacorini è quella di un grande network integrato Interno: Società del Gruppo Pacorini; Esterno: Clienti, Fornitori, Partner; che tende a valorizzare l’approccio globale e la partnership “commerciale”.

9 La componente EDM Utenti Applicazioni EDM Legal Issues Infrastruttura
L’Enterprise Document Management (EDM) è una filosofia che nasce dalla necessità di gestire efficacemente e efficientemente l’informazione (che per il 60-80% è contenuta in documenti e form); L’Enterprise Document Management si pone come backbone per qualsiasi attività/processo che interessi le informazioni in qualsiasi formato; Utenti Applicazioni EDM Legal Issues Infrastruttura Partner

10 La componente EDM – Alcuni elementi Macro
Il volume di carta utilizzata negli uffici (carta da stampa, corrispondenza, manuali, ecc.) rappresenta il percento dei consumi di carta totali; Le 3 tipologie di carta utilizzate negli uffici: Uncoated free-sheet (general printing, personal printing); Coated free-sheet (advertising); Uncoated groundwood (manuals, books, ..); hanno tutte un trend di crescita positivo e la cosa poco rassicurante è che non si vede all’orizzonte una inversione di tendenza;

11 La componente EDM – Alcuni elementi Macro (Cont)
Nonostante da molti anni si stia spingendo su tecnologie IT per ridurre il consumo di carta, questo trend è in continua crescita. Le cause principali che “contrastano” i benefici apportati dalle nuove tecnologie sono: Possiamo accedere sempre a più informazioni sia dal lavoro sia da casa (internet, …); Invece di inviare copie stampate, il trend attuale prevede invio elettronico e stampa “locale”. Inoltre le stampe sono sempre più di miglior qualità; Crescita dei prodotti Knowledge-based (Knowledge worker); Paper Affordance. Ci sono alcune proprietà della carta che la rendono insostituibile per alcune tipologie di “utilizzo”.

12 Alcuni dati Economici Abbiamo raccolto alcuni elementi “economici” che aiutano nella riflessione: Fatture Attive. Vantaggio Elettronico 40% ca: Cartaceo 12 €; Elettronico 7 €; Fatture Passive. Vantaggio 53% ca: Cartaceo 17 €; Elettronico 8 €; (Fonte Ifin News – N ) Ripartizione “Costi” documento: 2 % Designing & Printing; 27% Filing/Storing/Retrieving; 65% Maintaining/Updating/Distributing; (Paperless Company – 2002)

13 Alcune scelte progettuali DMS
Nell’analisi di un progetto DMS è molto importante analizzare il processo e come i file/documenti vengono utilizzati. Noi abbiamo utilizzato la seguente ripartizione: Hot File. Sono documenti in progress, tipicamente sono giacenti sulla scrivania. Sono file utilizzati nelle discussioni e spesso riservati; Warm File. Sono documenti che vengono acceduti spesso o pratiche recentemente evase. Spesso sono riposti in posizioni limitrofe alla scrivania; Cold File. Rappresentano la maggior parte dei documenti, sono i così detti “just-in-case”; Il DMS è molto appropriato nella gestione dei Cold File mentre è meno indicato, o meglio, più difficilmente adattabile nelle altre due categorie. Per queste due categorie a nostro avviso è importante ripensare al ruolo della “carta” piuttosto che andare ad eliminarla. La nostra visione è quella di utilizzare la carta nel transitorio, spostando il focus da use less paper a keep less paper;

14 Soluzioni EDM Abbiamo deciso di suddividere il progetto EDM in due componenti: Gestione Documentale e Archiviazione Sostitutiva. Infatti questa scelta ci permetteva di poter procedere velocemente con la scelta del pacchetto “sostitutivo” (meno invasivo) per poi avere più tempo nella scelta della soluzione DMS. Tale semplificazione non è critica in quanto il pacchetto “sostitutivo” segue un proprio sviluppo ed è il terminale del processo documentale. Gestore Documentale Conservazione Sostitutiva Sistema Informativo Pacorini (FW/SAP) UTENTI Utenti “Speciali” Tutti i docs Rilevanti Solo docs ufficialmente da digitalizzare Consultazione Saltuaria/Archiviazione Documenti Attivi/Passivi Contabili Registri Documenti Pratica/Disposizione

15 Master Plan EDM 1. Analisi Quantitativa e Qualitativa documenti
2. Definizione strategia EDM 4. Sostitutiva 3. Project Plan EDM 5. Documentale

16 Analisi Quantitativa e Qualitativa
Di seguito abbiamo riportato i volumi 2005 di parte delle società Italiane del Gruppo Pacorini. Dall’analisi fatta abbiamo desunto tre fasi implementative: Fase 1. Implementazione archiviazione sostitutiva del flusso amministrativo “attivo”; Fase 2: Implementazione pacchetto documentale per gli elementi Fase 1 ed estensione processo documentale/sostitutiva al flusso amministrativo “passivo”; Fase 3: Estensione EDM a tutti i flussi documentali aziendali;

17 Strategia 2 ALTERNATIVE: ACQUISTO LICENZA 
Abbiamo capacità di storage sufficiente? Misure di protezione e sicurezza sufficienti? Esiste un Responsible della Conservazione? Siamo in grado si seguire l’evoluzione futura? La soluzione si presterà alle future nuove esigenze? SOLUZIONE OUTSOURCED  Dilazioniamo l’investimento iniziale (canoni) Fornitore = responsabile conservazione Delega aggiornamento normativo e tecnologico

18 Conservazione Sostitutiva

19 Riferimenti Normativi (1/3)
Decreto Ministero del Lavoro del Circolare Ministero del Lavoro n. 33/2003 Decreto del Ministero dell’Innovazione e Tecnologia del Linee guida per l'adozione del protocollo informatico e per il trattamento informatico dei procedimenti amministrativi CNIPA (ora “DigitPA”) Circolare 24 del , Deliberazione n. 42/2001, Deliberazione n. 4 del Deliberazione CNIPA 11 del 19 febbraio Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali; Codice dell’Amministrazione digitale (d.lgs. 7 marzo 2005, n. 82)

20 Riferimenti Normativi (2/3)
Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 23 gennaio 2004 Sono definite le modalità di emissione, conservazione, esibizione dei documenti informatici rilevanti ai fini tributari, nonché quelle di conservazione digitale delle scritture e dei documenti analogici con rilevanza tributaria. Il decreto definisce inoltre le modalità di assolvimento dell’imposta di bollo sui documenti informatici.

21 Riferimenti Normativi (3/3)
Buon impulso deriva da: Art. 16 del DL 185/2008 (“Anti crisi”) “Riduzione dei costi amministrativi a carico delle imprese” ….fra le altre misure (PEC,abolizione libro soci srl…) C12BIS >> ART 2215bis Codice Civile >> “Documentazione informatica” C12TER >> bollatura virtuale Dubbi espressi da Assonime (Circolare 19/09): marcatura ogni 3mesi o scritture entro 60gg? anche “conservazione” (art 2220) o solo “tenuta”?

22 La procedura di Conservazione
I documenti informatici rilevanti ai fini tributari: hanno la forma di documenti statici non modificabili; a tal fine non devono contenere macroistruzioni e/o codice eseguibile sono emessi con l’apposizione del riferimento temporale e della sottoscrizione elettronica sono memorizzati su qualunque supporto purchè sia assicurato l’ordine cronologico e non vi sia soluzione di continuità per ciascun periodo di imposta devono essere consentite funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni in relazione a: cognome, nome, denominazione, codice fiscale, partita IVA, data o associazioni logiche. Il processo di conservazione avviene con le modalità previste per la creazione dei documenti stessi e termina con la sottoscrizione elettronica e l’apposizione della marca temporale.

23 Archiviazione e Conservazione
E’ bene tenere distinto il processo di conservazione sostitutiva da quello dell’archiviazione elettronica. Quest’ultimo può essere propedeutico al primo, ma non obbligatorio. Per l’archiviazione elettronica non sono previste particolari modalità operative. L’adempimento viene lasciato alla libera iniziativa del soggetto interessato il quale potrà utilizzare un qualsiasi tipo di supporto di memorizzazione per l’acquisizione del documento e la sua classificazione. Il processo di conservazione sostitutiva è finalizzato a rendere un documento non deteriorabile e quindi disponibile nel tempo in tutta la sua Integrità e Autenticità.

24 Il procedimento di conservazione
Il procedimento di conservazione dei documenti amministrativi e fiscali si differenzia a seconda della loro tipologia: Documenti analogici originali Documento analogico Unico Assegno girato Schede carburante Libro delle delibere assembleari ( Pubblico Ufficiale) Documenti cartacei, microfilm, Cassette e nastri magnetici. Si distinguono in documento originale e copia. Il documento originale si distingue in documento “unico” e “non unico” La conservazione dei documenti informatici deve essere effettuata con cadenza quindicinale per le fatture e almeno annuale per i restanti documenti. LA FATTURA E’ UN DOCUMENTO NON UNICO

25 Conservazione Sostitutiva
Il DM 23/01/2004 stabilisce le modalità di produzione e conservazione informatica dei documenti fiscali. Memorizzazione Immagine Apposizione Firma Elettronica qualificata e marcatura temporale dal parte del responsabile del processo di conservazione Il responsabile della conservazione è una persona fisica che all’interno dell’impresa o presso un terzo supervisiona il processo di conservazione => 1 per tutto il gruppo Il processo di conservazione può essere limitato ad una o più tipologie di documenti e scritture. Senza soluzione di continuità (tutto l’esercizio)

26 Tipologie di documento da Conservare
Fatture emesse Fatture ricevute Estratti conto Documenti di trasporto Ordini/conferme d’ordine Corrispondenza Registri IVA acquisti Registri IVA vendite Libro giornale Libro inventari Contabilità magazzino Libri sociali I libri, le scritture, le fatture e tutti i documenti di cui è obbligatoria la tenuta possono essere conservati su supporti ottici ( Cd, Dvd). Questa forma di conservazione ha validità ai fini fiscali e tributari se è svolta secondo le procedure previste dalla normativa; Completata la procedura di conservazione il documento analogico può essere distrutto.

27 Il responsabile della conservazione
Archivia e rende disponibili, con l’impiego di procedure elaborative, relativamente ad ogni supporto di memorizzazione utilizzato: a) descrizione del contenuto dell’insieme di documenti; b) estremi identificativi del responsabile della conservazione; c) estremi identificativi delle persone eventualmente delegate; d) indicazione delle copie di sicurezza. Verifica la funzionalità del sistema e dei programmi via via utilizzati, dei quali mantiene e rende accessibile un archivio. Adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema e delle copie di sicurezza Richiede la presenza di un pubblico ufficiale quando necessario Definisce e documenta le procedure di sicurezza per l’apposizione del riferimento temporale Verifica periodicamente l’effettiva leggibilità dei documenti conservati e provvede, se necessario, al loro riversamento.

28 Progetto Gruppo Pacorini: Documenti in Ambito
Per tutte le società del Gruppo Pacorini Italia (tranne una società) abbiamo definito il seguente ambito di conservazione sostitutiva: Ciclo Amministrativo Attivo: Fatture di Vendita; Note di Addebito Finanziarie; Registri IVA; Libro Giornale; Registro Cespiti Amm.bili; Ciclo Amministrativo Passivo: Fatture ricevute; Note Spese; Altri documenti comprovanti costo (note debito, ecc.); Documentazione Bancaria (Estratti conto, lettere contabili,…); Corrispondenze ricevute ed emesse (Estratti conto clienti e fornitori, ecc.);

29 Razionali - MacroProcesso Ciclo Passivo
Di seguito abbiamo esemplificato il ciclo documentale passivo. Sarà specificato meglio nei dettagli di processo. 1. Ricezione Fattura 2. Scansione Massiva e Smistamento 2. Draft Model (BP or Proposal) and Draft Budget 3. Workflow approvativo 4. Registrazione SAP R/3 5. Sostitutiva Ricezione Protocollazione (Barcode) Scansione Massiva Riconoscimento Barcode Classificazione File temporanei (Documentale) Smistamento Reparto Operativo (Documentale) Smistamento Reparto (Documentale) 1° Approvazione (Documentale) 2° Approvazione (Documentale) Registrazione prima nota Link Documentale/SAP R/3 Passaggio file indice + pdf/tiff ogni 15 gg (DocPA)

30 La soluzione scelta: IFIN DocPA
Dopo una fase di valutazione di pacchetti “sostitutivi” abbiamo deciso di adottare il pacchetto di IFIN Sistemi, DocPA Enterprise. Abbiamo scelto principalmente questa soluzione valutando molto positivamente i seguenti aspetti: Completezza tecnologica della soluzione (Web Based, Masterizzazione, …); Competenza IFIN Sistemi in materia documentale/sostitutiva e presidio dei canali “istituzionali” per un continuo aggiornamento della soluzione; Semplicità di realizzazione e costo della soluzione; DocPA Engine è il cuore della suite. Esso permette di controllare i file in ingresso e di suddividerli in volumi permettendo lo scarico su CD/DVD e/o HDD. A DocPA Engine si possono integrare dei moduli opzionali quali: il Modulo MA concepito per poter agevolare la conservazione delle Multisocietà mantenendo così i dati delle conservazioni e delle aziende separate per ogni società che affida la loro attività di conservazione sostitutiva. Il Modulo Rimage consiste in un modulo ideato per permettere l’integrazione con i sistemi Rimage per la duplicazione e la stampa dei Cd/Dvd. E’ possibile inoltre, con il modulo Rimage, personalizzare l’etichetta da apporre su ogni Cd/DVD, fondamentale questa, per assicurare l’identificazione dei dati una volta archiviati. Il Modulo Alchemy è una componente aggiuntiva opzionale, ideata per permettere l’interfacciamento con il sistema di archiviazione documentale Alchemy per l’importazione dei dati dal software Alchemy a DocPA. il Modulo HSM supporta la firma massiva di milioni di file grazie all’interfacciamento con un HSM Eracom o Ncipher Il Modulo Poller permette di salvare la conservazione o su Hard Disk e/o su CD/DVD e gestire code di ordini di conservazione sostitutiva in modo automatico. Solo con il Modulo Poller attivo è possibile avviare DocPA Engine da Command Line. Il Modulo Healthcare permette la connessione a server RIS/PACS per la ricezione di immagini radiologiche in formato DICOM e referti medici in formato HL7 Il Modulo Mobius è una componente aggiuntiva opzionale, ideata per permettere l’interfacciamento con il software documentale Mobius e che si abbina al Modulo Poller per permettere la conservazione automatica di particolari tipi di file. Il Modulo SNMP per poter inviare Trap SNMP al verificarsi di Errori in DocPA Engine. Il Modulo WebIndex Nella Suite di DocPA è presente anche l’applicativo Web DocPA Enterprise che permette di gestire, ricercare, visualizzare le varie conservazioni. Quando si è in possesso di questo applicativo Web, allora DocPA Engine si sincronizza con DocPA Enterprise Web. L’interfaccia web-based denominata DocPA Enterprise, permette di organizzare non solo l’indice complessivo dei documenti, ma anche di produrre un catalogo delle conservazioni sostitutive effettuate. È un’applicazione .NET che necessita di IIS 5.0 o superiore. Gestisce i possessori di Smart Card all’interno dell’azienda Gestisce l’inserimento o la modifica di un’Azienda Gestisce l’inserimento o la modifica di un Firmatario Genera i file di definizione per un determinato tipo documento Genera dinamicamente le tabelle in base al file DEF creato Permette il completamento del database del responsabile della conservazione Permette ricerche incrociate in base agli indici conservati Permette i seguenti alert (via ) Alert sulla disponibilità di marche temporali Alert sulla scadenza delle Smart Card Alert su conservazioni sostitutive da effettuare Alert sul completamento del database del Responsabile della Conservazione (luogo di conservazione di un media) Alert sulla revisione periodica di una conservazione Generazione dei file di Profilo Lancia Conservazioni Sostitutive Eliminazione dell’Ultima Conservazione Interfacciamento con Database SQL e ORACLE Gestione MultiAzienda Gestione utenti definiti in SQL per poter associare una conservazione di un determinato tipo documento, esclusivamente ad una o più smart card Inoltre, sono previste le seguenti nuove caratteristiche: Genera il database del Responsabile della Conservazione Gestisce i tipi documento Gestisce job di lavoro per l’automazione completa Interfacciamento con DB Oracle e MySQL Lo scopo dell’applicativo DocPA Checker è di: assicurare che nessun documento sia stato aggiunto al Cd/DVD e che non siano state fatte modifiche dopo la conclusione dell’intero processo di conservazione. consentire la lettura degli archivi sostitutivi su Cd e Dvd. DocPA, infine è in grado di configurare un sistema di produzione multiplo, massivo articolato su più postazioni e interfacciabile a qualsiasi DMS.

31 Architettura DocPA per il Gruppo Pacorini

32 IFIN DocPA Differenzia la conservazione dei documenti fiscali (DM 23/01/04) da quelli legali (CNIPA 19/02/04); Consente di conservare i documenti fiscali senza soluzione di continuità (art. 3 comma 1 lettera d del DM 23/01/04); Si integra con i sistemi gestionali e di Document Management in uso presso il Cliente e non altera i processi aziendali; Supporta dispositivi di firma massiva sicura dei documenti, propedeutici anche alla Fattura Elettronica; Consente di conservare i documenti su NAS/SAN/HDD e/o supporti CD/DVD a basso costo; Consente di produrre copie multiple di CD/DVD e di suddividere in automatico i dati su cartelle differenti su NAS/SAN/HDD e/o su CD/DVD multivolume.

33 IFIN DocPA Consente di esportare i dati dei dispositivi di conservazione creati verso un Document Management System o ERP; Consente di generare automaticamente le etichette che vengono stampate sui supporti ottici per una facile e univoca reperibilità (nel caso di utilizzo di un sistema automatico di masterizzazione e stampa Rimage); Non necessità del presidio costante del personale ed è configurabile per un utilizzo batch; Permette al Responsabile della Conservazione di ottemperare in modo semplice ed automatico agli obblighi di legge; Produce in automatico i file di impronta (hash) da inviare alla Agenzia delle Entrate; Garantisce facilità di esibizione dei documenti conservati nel caso di verifiche, controlli o ispezioni; Non richiede l’utilizzo di un sistema di Document Management; E’ scalabile e permette postazioni multiple di Conservazione; Permette la Conservazione separata di documenti di più aziende.

34 Conclusioni Progetto “Sostitutiva”
Vogliamo sottolineare che in un periodo temporale molto esiguo (Fine Dicembre 2005, Febbraio 2006) abbiamo portato a compimento la smaterializzazione dei documenti definiti Fase 1. Alcuni dei vantaggi derivanti da questo progetto “very fast” sono stati riportati di seguito: Riduzione archivi cartacei; Controllo flusso documentale; Eliminazione ridondanze fisiche; Fruibilità dei documenti; Integrazione ERP ( SAP/FW/..) con documenti; Centralità archivio; Abilitatore adeguamento processo/organizzazione.

35 Conclusioni

36 Conclusioni Alcune osservazioni nate dal progetto sono: …….DOMANDE?
Importanza dei processi Importanza change Trade-off carta/digitale Quick-wins (Partenza con progetti semplici e visibili) …….DOMANDE?