1 SaRTT – Ufficio Gestione Progetti Regionali, Nazionali e Europei Procedura di Audit PRIN bando 2009.

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1 1 SaRTT – Ufficio Gestione Progetti Regionali, Nazionali e Europei Procedura di Audit PRIN bando 2009

2 2 SaRTT – Ufficio Gestione Progetti Regionali, Nazionali e Europei N° progetti da auditare nel 2014 ProgrammaDipartimentoN° Scadenza progetto Fine Rendiconto /Inizio audit Termine finale audit PRIN 2009 DAD 1 17/10/201331/01/201431/07/2014 DAUIN 1 DENERG 3 DET 7 DIATI 2 DIMEAS 4 DISAT 2 DISEG 1 DISMA 3 DIST 3 FIRB IDEAS DISMA104/02/201404/05/201404/08/2014 28

3 3 SaRTT – Ufficio Gestione Progetti Regionali, Nazionali e Europei … punto della situazione ….  pubblicati i DDG n° 136 del 03.12.2013 e n° 1 del 15.01.2014 con cui è stato nominato e successivamente modificato il Gruppo Audit;  definita la composizione dei sottogruppi;  definito il calendario definitivo degli audit;  i RA stanno verificando i rendiconti compilati dai RS e caricando nella tasca informatica della procedura a loro riservata le scansioni della documentazione richiesta dal MIUR. Scadenza: 31.01.2014;  avvenuto un primo incontro del Gruppo Audit il 08.01.2014;  preparato materiale di lavoro (vademecum + check-list) per i sottogruppi;  in corso di predisposizione lo schema di rapporto di audit;  creata l’area comune G:\collaborazioni\Audit-PRIN-FIRB in cui è iniziato il caricamento della documentazione di spesa (progg. Bignardi, Jacazio, Pastrone, Raparelli, Bellomo, Monegato, Rondoni);  attivato l’account di posta elettronica audit.prin2009@polito.it che sarà l’unico canale da utilizzare nel corso degli audit;audit.prin2009@polito.it  organizzati 3 incontri formativi con i componenti dei sottogruppi (2 già svolti in data 14 e 20 gennaio, il terzo si terrà il 24.01);  predisposto l’elenco della documentazione;  predisposte e inviate la prime 9 lettere di annuncio audit;

4 4 SaRTT – Ufficio Gestione Progetti Regionali, Nazionali e Europei Come saranno condotti gli audit D.D.G. n° 136 del 03.12.2013 e n° D.D.G 1 del 15.01.2014, tutti gli audit saranno condotti con il lavoro di un Gruppo Audit formato da: 1.Laura Fulci (Supporto alla Ricerca e al Trasferimento Tecnologico); 2.Nicola Piserchia (Amministrazione, Pianificazione e Finanza); 3.Davide Scozzafava (Supporto alla Ricerca e al Trasferimento Tecnologico); 4.Nicoletta Roz (Affari Legali); 5.Mauro Cecchi (Pianificazione Acquisti e Procurement); 6.Manuela Sciandra (Coordinamento responsabili gestionali); 7.Carla Lumini (Risorse Umane, Organizzazione, Trattamenti Economici e Previdenziali); 8.Santino Sapone (Amministrazione, Pianificazione e Finanza); 9.Stefania Piazza (Distretto del Dipartimento di lngegneria Gestionale e della Produzione). Tale Gruppo coordinerà le effettive azioni di controllo avvalendosi del supporto operativo di tre gruppi di lavoro, ciascuno dei quali si farà carico di auditare circa 10 progetti. I tre gruppi saranno costituiti da personale dipartimentale e personale SARTT. Ogni sottogruppo inizierà la propria attività di audit interno dopo il 31 gennaio 2014 e durerà per circa 11 settimane, in base ad un rigoroso calendario degli audit da svolgere. La fine degli audit è prevista per fine giugno.

5 5 SaRTT – Ufficio Gestione Progetti Regionali, Nazionali e Europei Sottogruppo 1 Alessandro BERIASaRTT Monica BARZOTTODAD Stefania DE SANTISDAD Elena ROSSIDAD Laura RAVAROTTODAD Serenella BRESSANDAD Paolo MORIONDODAD Fulvio BOCCARDODAD Antonietta CERRATODAD Laura OTTONELLODENERG Annamaria ARCIDIACONO DENERG Tiziana CIANNIDIMEAS Lorenzo CALIADIMEAS Sottogruppo 2 Daniela BRUNENGOSaRTT Lucia PAPPANIDISAT Silvia ZOPPADISAT Elena PERTUSATODISAT Fernanda PIZZOCCARODISEG Enrica BARZOTTODISEG Ivana CALABRESEDISMA Sottogruppo 3 Francesca NARDILLISaRTT Ivana DONETTODAUIN Antonella FALCONEDAUIN Mara GAVIGLIODAUIN Sabrina SEGATIDET Paola BIGLIADET Roberta MELCHIORREDET Cinzia BOVISDET Sabrina GIOLITTODET Silvana PERINDIST Emma PRUNOTTODIST Come saranno condotti gli audit DAUIN, DIATI, DISAT, DISMADET, DISTDAD, DENERG, DIMEAS, DISEG

6 6 SaRTT – Ufficio Gestione Progetti Regionali, Nazionali e Europei Come saranno condotti gli audit Sottogruppo 1

7 7 SaRTT – Ufficio Gestione Progetti Regionali, Nazionali e Europei Come saranno condotti gli audit Sottogruppo 2

8 8 SaRTT – Ufficio Gestione Progetti Regionali, Nazionali e Europei Come saranno condotti gli audit Sottogruppo 3

9 9 SaRTT – Ufficio Gestione Progetti Regionali, Nazionali e Europei 1 - Lettera di annuncio AUDIT (data entro cui inserire la documentazione, data incontro RS/RA con gruppo Audit, persona di riferimento) 2 - Il Referente sottogruppo monitora il salvataggio della documentazione nell’area comune 3 - Sottogruppo effettua l’audit e redige la bozza di rapporto di audit 4 - Il Referente del sottogruppo, se necessario, richiede documentazione integrativa. Nel caso di problemi particolare SaRTT coinvolge la competenza specifica del Gruppo AUDIT 5 - Il sottogruppo incontro il Gruppo Audit, analisi della bozza del rapporto di audit 6 - Il Gruppo Audit incontra il RS e il RA del progetto 7 - L’Unità di Audit fa il rapporto definitivo che verrà sottoscritto dal Gruppo Audit 8 - Sulla base di tale rapporto si produce la dichiarazione da inviare al MIUR X (2gg) ~ -30/40 gg ~ -15 gg + 5 gg Entro il 31/07 Come saranno condotti gli audit

10 10 SaRTT – Ufficio Gestione Progetti Regionali, Nazionali e Europei Come saranno condotti gli audit NRTipoDip.ResponsabileProt.Data Lettera Data Scansioni Data Inizio Audit Data Exit Meeting 1PRINDISMAMONEGATO Giovanni517.IX.8 - int15 gennaio 201427 gennaio3 febbraio11 febbraio 2PRINDISTMELA Alfredo520.IX.8 - int15 gennaio 201427 gennaio4 febbraio12 febbraio 3PRINDIMEASPASTRONE Dario Giuseppe523.IX.8 - int15 gennaio 201427 gennaio5 febbraio13 febbraio 4PRINDAUINTADEI Roberto525.IX.8 - int15 gennaio 20146 febbraio17 febbraio25 febbraio 5PRINDETKNAFLITZ Marco526.IX.8 - int15 gennaio 20146 febbraio18 febbraio26 febbraio 6PRINDIMEASBIGNARDI Cristina527.IX.8 - int15 gennaio 20146 febbraio19 febbraio27 febbraio 7PRINDISATLAVAGNO Andrea528.IX.8 - int15 gennaio 201417 febbraio3 marzo11 marzo 8PRINDETCOSTANZO Giovanni Antonio532.IX.8 - int15 gennaio 201417 febbraio4 marzo12 marzo 9PRINDENERGTENCONI Alberto536.IX.8 - int15 gennaio 201417 febbraio5 marzo13 marzo

11 11 SaRTT – Ufficio Gestione Progetti Regionali, Nazionali e Europei Come saranno condotti gli audit NRTipoDip.ResponsabileProt. Data Lettera Data Scansioni Data Inizio Audit Data Exit Meeting 10PRINDIATISANTAGATA Ezio 3 marzo17 marzo25 marzo 11PRINDISTTRISCIUOGLIO Marco 3 marzo18 marzo26 marzo 12PRINDIMEASJACAZIO Giovanni 3 marzo19 marzo27 marzo 13PRINDISATTULLIANI Jean Marc Christian 17 marzo31 marzo8 aprile 14PRINDETBIANCO Andrea 17 marzo1 aprile9 aprile 15PRINDENERGSANTARELLI Massimo 17 marzo2 aprile10 aprile 16PRINDISMABELLOMO Nicola 31 marzo14 aprile28 aprile 17PRINDETCASETTI Claudio Ettore 31 marzo15 aprile29 aprile 18PRINDIMEASRAPARELLI Terenziano 31 marzo16 aprile30 aprile 19PRINDIATIZANETTI Mariachiara 14 aprile5 maggio13 maggio 20PRINDETGIACCONE Paolo 14 aprile6 maggio14 maggio 21PRINDISEGBARLA Marco 14 aprile7 maggio15 maggio 22PRINDISMARONDONI Lamberto 5 maggio19 maggio27 maggio 23PRINDETGRAGLIA Roberto 5 maggio20 maggio28 maggio 24PRINDENERGMILLO Federico 5 maggio21 maggio29 maggio 25PRINDETVALLAN Alberto 19 maggio3 giugno11 giugno 26PRINDADROMEO Emanuele 19 maggio4 giugno12 giugno 27FIRBDISMADELITALA Marcello Edoardo 3 giugno16 giugno26 giugno 28PRINDISTTIEPOLO Maurizio 3 giugno17 giugno25 giugno

12 12 SaRTT – Ufficio Gestione Progetti Regionali, Nazionali e Europei Predisposizione della documentazione La documentazione inerente ogni singola spesa deve essere unita in un unico file denominato con il n° della riga e salvato nell’apposita cartella, in un’area condivisa (G:\collaborazioni\Audit-PRIN-FIRB), relativa alla tipologia di spesa e al progetto a cui si riferisce. Esempio: N. Modalità di acquisizione Descrizione del bene Fornitore N° fattura Data fattura Importo fattura N° mandato di pagamento Data mandato di pagamento Periodo di utilizzo (M) (calcolato da sistema) % utilizzo nel progetto (P) Costo attribuito al progetto (C)=(M/T)xFxP C-1 Beni di nuovo acquisto MicroscopioXXXX45 15/09/ 2012 8.000,00810/11/2012397802.320,37 Per la spesa indicata dovrà essere prodotto UN UNICO file pdf denominato C-1 contenente, IN ORDINE, TUTTA la documentazione che lo riguarda: Buono d’ordine; Fattura; DURC (valido al momento del pagamento) ed eventuale EQUITALIA; Verbali di collaudo/accettazione (laddove previsto); Buoni di carico; Mandato informatico MIF; Quietanza; Dichiarazione responsabile di unità sulla percentuale di utilizzo dell’attrezzatura sul progetto; Contratto di comodato gratuito o altra documentazione equivalente qualora l’attrezzatura non sia in loco La documentazione così organizzata permetterà di rendere più agevole e spedito l’audit interno e un eventuale successivo audit da parte del MIUR.