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AmIS Una Community per Amministrare in Sanità Il ruolo svolto dal Politecnico di Milano Mariano Corso 24 Gennaio 2014.

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Presentazione sul tema: "AmIS Una Community per Amministrare in Sanità Il ruolo svolto dal Politecnico di Milano Mariano Corso 24 Gennaio 2014."— Transcript della presentazione:

1 AmIS Una Community per Amministrare in Sanità Il ruolo svolto dal Politecnico di Milano Mariano Corso 24 Gennaio 2014

2 Progetto AmIS – Il ruolo del Politecnico di Milano 24 Gennaio  La Community AmIS (Amministrare in Sanità) ha come obiettivo principale la creazione di una piattaforma di condivisione delle informazioni, delle soluzioni e di ogni altra pratica amministrativa delle strutture sanitarie che possa poi essere, a seguito di un percorso di validazione, considerata una “best practice” e standardizzata a livello Regionale  Il ruolo svolto dai ricercatori della School of Management del Politecnico di Milano è stato quello di fornire un supporto nella realizzazione della community AmIS, rivolta ai Direttori Amministrativi e ai Direttori delle altre SC e SS (Personale, Provveditorato, Affari Generali, SIA, SPP, Qualità, Controllo di Gestione, Ragioneria, ecc.), che consenta di: — Creare e utilizzare facilmente e velocemente la conoscenza condivisa: condividere, segnalare, discutere documenti, news, progetti, idee, ecc. — Facilitare la cooperazione tra i partecipanti e creare una comunità di pratiche: con l’obiettivo di selezionare le best practice e ottimizzare il capitale intellettuale Il ruolo del Politecnico di Milano AmIS: di cosa si tratta

3 Progetto AmIS – Il ruolo del Politecnico di Milano 24 Gennaio Assessment Gestione della Community  Anticipazione criticità  Piano di coinvolgimento e comunicazione  Prime attività di formazione e sensibilizzazione Il ruolo del Politecnico di Milano Attività svolte e metodologia  Modello di governo della community  Ruoli e meccanismi di coordinamento per lo sviluppo e la gestione Supporto ad Archidata per:  Progettazione funzionale di dettaglio  Definizione delle strategie tecnologiche  Implementazione  Analisi del target e del modello di servizio  Scouting delle funzionalità  Architettura informativa e progettazione di massima Diffusione e comunicazione Lancio iniziale Sviluppo e implementazione (Archidata) Modello organizzativo Concept strategico e definizione funzionalità

4 Progetto AmIS – Il ruolo del Politecnico di Milano 24 Gennaio Il ruolo del Politecnico di Milano Attori coinvolti e metodologia della fase pilota  Pilota con coinvolgimento di 5 Aziende Ospedaliere: — AO Fatebenefratelli e Oftalmico (capofila) — AO Istituto Ortopedico Gaetano Pini — AO Ospedale Luigi Sacco — AO Ospedale S. Carlo Borromeo — Policlinico S. Matteo di Pavia  Focalizzazione su tre figure chiave: — Direttori amministrativi — Direttori del Personale — Direttori del Controllo di Gestione  Metodologia (vedi schema): — Survey elettronica — Interviste dirette — Benchmarking su altre iniziative di community Benchmarking FBF Gaetano Pini S. Carlo S. Matteo Luigi Sacco Survey elettronica Interviste Kick off Presentazione finale dei risultati 9 Elaborazione delle evidenze emerse Selezione delle persone da intervistare

5 Progetto AmIS – Il ruolo del Politecnico di Milano 24 Gennaio Concept strategico e definizione delle funzionalità Le 4C della community AmIS Elementi e caratteristiche che rendono “conveniente” l’utilizzo della Community, facilitandone e stimolandone l’accesso da parte degli utenti Modalità e dispositivi attraverso cui gli utenti accedono e utilizzano la Community Le 4 C di AmIS ConvenienceConnection Context Contenuti e documenti presenti all’interno della Community Capacità della Community di creare e gestire le interazioni tra gli utenti Content

6 Progetto AmIS – Il ruolo del Politecnico di Milano 24 Gennaio Alto Basso AltoBasso Videoconference Newsletter e Mailing List Chat e Instant messaging Repository documentale Forum, blog e wiki Ricerca di esperti Altri strumenti social Condivisione agende Spazi di lavoro virtuali Concept strategico e definizione delle funzionalità Strumenti e funzionalità: la roadmap di sviluppo Conoscenza e utilizzo attuale Interesse per utilizzo nella Community 3. Funzionalità “accessorie”: limitata conoscenza e propensione all'impiego di strumenti social evoluti 1. Funzionalità “necessarie”: funzionalità prioritarie di Content e comunicazione “agile” 2. Funzionalità “aggiuntive”: forte interesse per funzionalità di comunicazione e collaborazione

7 Progetto AmIS – Il ruolo del Politecnico di Milano 24 Gennaio Modello organizzativo Benchmarking sui modelli di governo L’analisi dei modelli di governance delle iniziative di community benchmark e l’esperienza maturata negli anni dagli Osservatori ICT & Management in ambito di gestione delle communities evidenziano alcuni ruoli chiave: Community Manager  Promuove la community  Garantisce la coerenza tra governance di gestione e quella di sviluppo  Mantiene e governa i rapporti con il comitato direttivo e il team di sviluppo Gruppo core  Contribuisce a creare valore per la community  È individuato e responsabilizzato dal comitato direttivo  È coinvolto nella gestione corrente di servizi, contenuti e gruppi Team di sviluppo  Gestisce i progetti di sviluppo tecnologico ed organizzativo  Risponde agli obiettivi di progetto (tempi, costi e qualità)  Deve interpretare i requisiti degli utenti e di coloro che gestiranno il sistema Comitato direttivo  Fornisce la guida e il concept della community  Vede coinvolti i committenti della community  Definisce le linee evolutive relative alla community e alla sua piattaforma tecnologica  Verifica i risultati ottenuti grazie alla community

8 Progetto AmIS – Il ruolo del Politecnico di Milano 24 Gennaio Governance strategica Governance operativa Membri AmIS Gruppo core Community Manager Team di sviluppo Piano di coinvolgimento, gestione e assessment della comunità Piano di sviluppo Piano di rilascio Comitato direttivo  Il modello di Governance pensato per la community AmIS separa logicamente: — Governance strategica — Governance operativa  Tutti i ruoli chiave emersi dal benchmarking sono fondamentali sia per lo sviluppo (governance strategica) che per la gestione (governance operativa) di AmIS  La formalizzazione dei tre piani indicati nel modello dipende dal livello di coinvolgimento di Regione Lombardia e dalla volontà dei membri coinvolti nel pilota della community Modello organizzativo Modello generale di governo dell’iniziativa

9 Progetto AmIS – Il ruolo del Politecnico di Milano 24 Gennaio Modello organizzativo Attori da coinvolgere e responsabilità specifiche Community Manager Comitato direttivo Team di sviluppo Membri di AmIS Gruppo core Ruolo nel modello di governance Referenti regionali Attori coinvolti Referenti AmIS Esperti esterni Sviluppatori software Utenti Legenda: = Spradicamente coinvolto = Sistematicamente coinvolto = Mediamente coinvolto

10 Progetto AmIS – Il ruolo del Politecnico di Milano 24 Gennaio La prima azione di promozione e sensibilizzazione, realizzata dal team del Politecnico di Milano in parallelo alla fase di sviluppo tecnologico della piattaforma condotta da Archidata, è stata la realizzazione di Laboratori di formazione e potenziamento professionale per le figure coinvolte nel progetto, necessità emersa dal confronto con i referenti delle AO pilota e avente l’obiettivo di condividere best practice e avviare la collaborazione sui principali temi oggetto della Community Lancio dell’iniziativa Laboratori di formazione I Laboratori formativi sono stati finalizzati a:  Fornire ai partecipanti competenze, contenuti e strumenti per l’innovazione dei processi di business con specifico riferimento ai temi oggetto della prima fase pilota della community (gestione delle attività amministrative, controllo di gestione, gestione delle risorse umane)  Supportare i partecipanti nella condivisione di esperienze e generazione di idee innovative sui temi di loro specifica competenza  Lanciare nuove sezioni ad hoc sulla Community, in cui valorizzare i contenuti e i risultati di ciascun Laboratorio

11 Progetto AmIS – Il ruolo del Politecnico di Milano 24 Gennaio X Laboratori formativi (6 giornate) per:  Apporto di contenuti e strumenti  Avviare la condivisione di esperienze e la generazione di idee  Lanciare le prime sezioni della Community  Laboratori Formativi: — Knowledge and Community Management 22 partecipanti — Gestione delle Risorse Umane in Sanità 21 partecipanti — Controllo di gestione in Sanità 15 partecipanti Lecture 3,5 h Presentazione metodologia per l’attività di gruppo 0,5 h Testimonianza esterna 2 h Attività interattiva di gruppo e discussione dei risultati 2 h Lunch 1 h Lancio dell’iniziativa Laboratori di formazione

12 Progetto AmIS – Il ruolo del Politecnico di Milano 24 Gennaio  Attuazione del modello organizzativo di AmIS  Formazione referenti, utenti e community manager  Supporto da parte di facilitatori (interni e/o esterni)  Definizione di piani di animazione a lungo termine  Coinvolgimento strutturato e continuativo di Regione  Social network analysis attraverso l’identificazione di opportuni indicatori per il monitoraggio di AmIS in termini di utilizzo e criticità  Evoluzioni e modifiche sia a livello tecnologico e di funzionalità che di governance e coinvolgimento  Organizzazione di una conferenza stampa di presentazione di AmIS  Pubblicazioni relative al progetto  Valorizzazione del progetto negli eventi organizzati dal PoliMI  Formazione specifica sull’utilizzo della piattaforma  Recupero risorse per la gestione della community  Diffusione a tutte le aziende sanitarie pubbliche regionali Assessment Gestione della Community Diffusione e comunicazione Lancio iniziale Evoluzioni del progetto Le macro-fasi da attuare per un completo sviluppo Sviluppo e implementazione (Archidata) Modello organizzativo Concept strategico e definizione funzionalità

13 Progetto AmIS – Il ruolo del Politecnico di Milano 24 Gennaio Evoluzioni del progetto Cosa potrebbe diventare AmIS Ruolo AmISBenefici per RegioneBenefici per Az. Sanitarie Repository documentale unico e centralizzato (con storico) Condivisione buone pratiche Networking e sviluppo di reti inter-organizzative Collaborazione continua tra diverse organizzazioni Governance partecipata dei processi amministrativi a livello regionale Efficienza nelle comunicazioni alle aziende sanitarie Standardizzazione e diffusione delle buone pratiche Individuazione di esperti di dominio e competenze chiave Creazione di buone pratiche a livello inter-organizzativo Miglior allineamento con le aziende sanitarie su aspetti amministrativi Efficienza nel recupero di informazioni/normative/ecc. Efficace confronto con altre strutture per la risoluzione di problemi comuni Conoscenza reciproca abilitante sinergie e opportunità comuni Creazione di buone pratiche a livello inter-organizzativo Partecipazione proattiva e contribuzione bottom-up AmIS 1 AmIS 2 AmIS 3 AmIS 4 AmIS 5

14 Progetto AmIS – Il ruolo del Politecnico di Milano 24 Gennaio


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