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Tecniche di gestione gruppi e conduzione riunioni Regione Toscana.

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Presentazione sul tema: "Tecniche di gestione gruppi e conduzione riunioni Regione Toscana."— Transcript della presentazione:

1 Tecniche di gestione gruppi e conduzione riunioni Regione Toscana

2 2 LA RIUNIONE: ELEMENTO STRUTTURALE DELL’ORGANIZZAZIONE

3 3 Aumenta la complessità e la rapidità richiesta dal business Aumenta la complessità e la quantità dell’informazione Aumenta la velocità di creazione e scambio del sapere “…….la sfida è patrimonializzare e trasferire le conoscenze nei processi, nelle esperienze, nelle pratiche professionali…. ma come ????” Come comunichiamo ? IERI DOMANI

4 4 Riunioni Telefono Tempo SpazioSpazio Diverso Uguale Diverso Sistemi di Knowledge Management Sistemi di Knowledge Management Video conferenza Video conferenza Come gestiremo le informazioni ?

5 5 Riunioni Telefono Tempo Info strutturataInfo strutturata Molto Poco RealeDifferito Sistemi di Knowledge Management Sistemi di Knowledge Management Video conferenza Video conferenza Come gestiremo le informazioni ?

6 6 Il valore delle comunicazioni interpersonali Sono comunicazioni “ad alto valore” quelle che implicano la fornitura di know how, esperienza, professionalità Sono informazioni “a basso valore” quelle che riguardano dati oggettivi e facilmente interpretabili, che potrebbero essere rintracciati in un sistema…

7 7 Le nostre riunioni: aspetti critici “Ne facciamo troppe”! Spesso con troppi partecipanti! Spesso durano più del necessario…!!!” “A volte facciamo altro durante le riunioni (telefono, SMS, mail, discussioni in piccoli gruppi, altri lavori…)” “I contenuti più importanti a volte vengono fuori solo dopo la riunione…” “Si arriva non preparati alla riunione…”

8 8 Le nostre riunioni: aspetti critici “Si comunica solo il “titolo” della riunione, non un “abstract” sui contenuti e le decisioni da prendere…” “A volte mancano un coordinatore, un’agenda, tempi certi di inizio e di fine…” “A volte non viene presa nessuna decisione…” “Il ritardo è tollerato, l’assenza…. anche !”

9 9 Il gioco dei contributi originali La riunione è un insieme di statement di vario tipo che si possono monitorare: Racconto, spiegazione, introduzione Racconto, spiegazione, introduzione Ripetizione di concetti già espressi Ripetizione di concetti già espressi Associazione a concetti già espressi Associazione a concetti già espressi da altri da altri Digressioni, voli pindarici,… Digressioni, voli pindarici,… Dettagli, tecnicismi, approfondimenti Dettagli, tecnicismi, approfondimenti Contributi originali, idee da sviluppare Contributi originali, idee da sviluppare …. …. TUTTI GLI INTERVENTI POSSONO ESSERE NECESSARI, MA E’ SUI CONTRIBUTI ORIGINALI CHE SI COSTRUISCE VALORE !

10 10 LA RIUNIONE E’ FUNZIONALE AL COORDINAMENTO DI DECISIONI/AZIONI IN CUI SERVE LA CONCORRENZA DI PIU’ PERSONE NELLO STESSO MOMENTO La riunione LA RIUNIONE

11 11 Una riunione è UN PROCESSO INFORMATIVO, ISTRUTTORIO, DECISIONALE COLLETTIVO che utilizza INFORMAZIONI - OPINIONI provenienti da più fonti ( I PARTECIPANTI ) al fine di arrivare ad un OBIETTIVO CONDIVISO in un arco TEMPO definito

12 12 La riunione come strumento organizzativo SPESSO LA RIUNIONE VIENE CONSIDERATA: UN ACCIDENTE "INVOLONTARIO“ UNA PERDITA DI TEMPO UNA SITUAZIONE "DATA“ QUALCOSA CHE SUPERA IL SINGOLO NEL COMPLESSO UN FATTO NON GESTIBILE A CUI CI SI ADATTA

13 13 ASPETTI DELLA RIUNIONE CHE SPESSO NON VENGONO GESTITI IN MODO APPROPRIATO: OBIETTIVI ESPLICITI/IMPLICITI IL COSTO I PARTECIPANTI IL TEMPO...MA E’ PROPRIO NECESSARIO RIUNIRSI?

14 14 Perche’ le riunioni di lavoro? PARLARNE/SCRIVERE AI SINGOLI INTERESSATI INCONTRARSI TUTTI INSIEME PER RISOLVERE PROBLEMA COMUNE VI SONO DUE ALTERNATIVE: IL RISULTATO E’ RADICALMENTE DIVERSO

15 15 Vantaggi della riunione VELOCITA’ DIFFUSIONE INFORMAZIONI RESPONSABILIZZAZIONE SULLE DECISIONI PRESE CONFRONTO E CONDIVISIONE INTEGRAZIONE OBIETTIVI (INDIVIDUALI-DI SETTORE) VARIETA’ PUNTI DI VISTA/VISIONE D’INSIEME COORDINAMENTO RECIPROCO

16 16  OBIETTIVI SOVRAORDINATI - RESPONSABILITA' PIUTTOSTO CHE  PROCEDURE - ADEMPIMENTI  COOPERAZIONE - INTEGRAZIONE  INDIVIDUALISMO - OTTICA MONOFUNZIONALE PIUTTOSTO CHE Atteggiamenti, culture, valori facilitanti o ostacolanti le riunioni

17 17 TIPOLOGIA DI RIUNIONI PARAMETRI UTILIZZABILI SET ORGANIZZATIVO FUNZIONE SVOLTA DIMENSIONE TEMPORALE

18 18 IN RELAZIONE AL SET ORGANIZZATIVO RIUNIONE INTERORGANIZZATIVA RIUNIONE INTERFUNZIONALE R PRODUZ. ACQUISTI AMMINIS. COMMER. R AZIENDA 2 ENTE B AZIENDA 1 ENTE A R RIUNIONE FUNZIONALE RESPONSABILE COLLABORATORI Una tipologia possibile

19 19 Una tipologia possibile  RIUNIONEDECISIONALE OUTPUT = DECISIONE  RIUNIONECREATIVA OUTPUT = GENERAZIONE ALTERNATIVE  RIUNIONEINFORMATIVA OUTPUT = INFORMAZIONE DIFFUSA IN RELAZIONE ALLA FUNZIONE SVOLTA  RIUNIONEDI PROBLEM SOLVING ECC.

20 20  RIUNIONEPERIODICA(A CALENDARIO) COMITATI TASK FORCES PROJECT TEAMS  RIUNIONERICORRENTE IN FUNZIONE DELLA CULTURA ORGANIZZATIVA IN RELAZIONE A PROBLEMI SPECIFICI  RIUNIONIESTEMPORANEE IN RELAZIONE ALLA DIMENSIONE TEMPORALE OCCASIONALI/SU NECESSITA’ Una tipologia possibile

21 21 ALTO N° PERSONE BASSO InformazioneCreativaDecisione OBIETTIVO Relazione numero partecipanti-obiettivo


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