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Dott. Roberto Dinelli - Resp. Operativo Progetto People; www.progettopeople.it Convegno Forum PA:La comunicazione al servizio dellInnovazione Le comunità

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Presentazione sul tema: "Dott. Roberto Dinelli - Resp. Operativo Progetto People; www.progettopeople.it Convegno Forum PA:La comunicazione al servizio dellInnovazione Le comunità"— Transcript della presentazione:

1 Dott. Roberto Dinelli - Resp. Operativo Progetto People; Convegno Forum PA:La comunicazione al servizio dellInnovazione Le comunità di pratica come strumento per sostenere la standardizzazione dei processi e come leva per valorizzare le competenze Roma, 10 maggio 2004

2 2 Dott. Roberto Dinelli - Resp. Operativo Progetto People; Argomenti principali Cosa sono (proposta di definizione) ed a cosa servono le comunità di pratica (CopS) Utilizzo delle CopS nelle organizzazioni ed in progetti complessi Un esempio di realizzazione (es. Progetto People) Ipotesi di sviluppo: una base per progettare, condividere, divulgare gli standard, la knowledge, le competenze e per promuovere il RIUSO

3 3 Dott. Roberto Dinelli - Resp. Operativo Progetto People; Cosa sono le CopS: proposta di definizione "Communities of Practice" è un termine che si riferisce al modo in cui un gruppo di pari mette in comune creatività, risorse, competenze per risolvere problemi, progettare, inventare nuovi modi per affrontare e rispondere ai propri obiettivi. "[They] are peers in the execution of 'real work'. What holds them together is a common sense of purpose and a real need to know what each other knows." - John Seely Brown, VP and Chief Scientist, Xerox Corp "A community of practice is group of people who are informally bound to one another by exposure to a common class of problem." - Brook Manville, Director of Knowledge Management at McKinsey & Co.

4 4 Dott. Roberto Dinelli - Resp. Operativo Progetto People; Possono servire per … Aggiornare e sviluppare le competenze: i membri di questi gruppi discutono, progettano, propongono nuove idee allinterno ed allesterno dellorganizzazione investendo nel proprio sviluppo professionale Tenere viva la Knowledge: anche attraverso la standardizzazione di processi / procedure in modo da velocizzare lapprendimento organizzativo e conseguentemente la base per promuovere innovazione. Scambiare e dare uninterpretazione comune alle informazioni: poiché i membri sviluppano un linguaggio comune in modo da selezionare le informazioni rilevanti e presentarle in modo comprensibile ed utile. Promuovere identità professionale: di solito non sono temporanee (come i team di progetto) ma, come una sorta di Business Unit, sono organizzate intorno a cosa interessa ai propri partecipanti. Il senso di identità è cruciale per promuovere la learning organisation. Comunità di Pratica

5 5 Dott. Roberto Dinelli - Resp. Operativo Progetto People; Argomenti principali Cosa sono (proposta di definizione) ed a cosa servono le comunità di pratica (CopS) Utilizzo delle CopS nelle organizzazioni ed in progetti complessi Un esempio di realizzazione (es. Progetto People) Ipotesi di sviluppo: una base per progettare, condividere, divulgare gli standard, la knowledge, le competenze e per promuovere il RIUSO

6 6 Dott. Roberto Dinelli - Resp. Operativo Progetto People; … e come possono funzionare Lambito delle CopS è il prodotto/servizio da offrire (core business) Possono nascere CopS rispetto ai servizi di supporto I ruoli che servono al funzionamento delle comunità non sono da confondere con i ruoli di gestione di attività lavorative Servizi di Supporto CLIENTELA RETAIL / BUSINESS Servizi core TEC. ORG. COM. ESP. DI AREA TEMATICA. Process Owner Ambito CopS

7 7 Dott. Roberto Dinelli - Resp. Operativo Progetto People; Alcuni fattori critici di successo sono … Riconoscere la knowledge come un key asset Considerare lorganizzazione come una costellazione di comunità di pratica interconnesse, ognuna delle quali collegata ad un elemento specifico delmodello di competenze aziendali Focalizzarsi sui processi di erogazione dei prodotti/servizi in modo da facilitare ed accelerare il valore di mettere in pratica lo scambio di informazioni Non sottovalutare limpatto culturale nel processo di condivisione tra le diverse funzioni aziendali che supportano lerogazione dei prodotti/servizi e linnovazione...

8 8 Dott. Roberto Dinelli - Resp. Operativo Progetto People; Argomenti principali Cosa sono (proposta di definizione) ed a cosa servono le comunità di pratica (CopS) Utilizzo delle CopS nelle organizzazioni ed in progetti complessi Un esempio di realizzazione (es. Progetto People) Ipotesi di sviluppo: una base per progettare, condividere, divulgare gli standard, la knowledge, le competenze e per promuovere il RIUSO

9 9 Dott. Roberto Dinelli - Resp. Operativo Progetto People; People intende caratterizzarsi in particolare per lampiezza dellofferta di servizi e per il modello federato di aggregazione, basato su un modello di scambio, integrazione e condivisione di servizi, prodotti e soluzioni tra i più dinamici comuni italiani. In sede di presentazione del progetto, gli Enti hanno individuato nel Comune di Firenze l'amministrazione capofila, cui spetta il compito di coordinare la realizzazione del progetto Dimensioni del progetto L'aggregazione PEOPLE si presenta particolarmente forte ed articolata: è composta da 54 Enti di 13 regioni diverse; comprende il Comune di Roma con i suoi 2,5 milioni di abitanti così come comuni da abitanti, ed amministra in totale più di 7,5 milioni di cittadini, pari a quasi il 13% della popolazione nazionale. PEOPLE si presenta come un progetto e-government a valenza nazionale con lobiettivo di realizzare un Portale on line che copra, con i propri servizi, il 95% dei motivi di accesso al Comune da parte di cittadini e imprese.

10 10 Dott. Roberto Dinelli - Resp. Operativo Progetto People; Offerta di servizi La soluzione prevede dunque la realizzazione di un portale per laccesso ai servizi comunali che affianchi al comune fisico il comune virtuale realizzando circa 160 servizi on line raggruppati in 5 categorie: 1. Servizi della fiscalità locale 2. Servizi di concessione ed autorizzazione (quale superamento del modello SUAP per offrire quello che viene definito come il punto unico di contatto a cittadini e imprese) 3. Servizi diretti alla persona (che include servizi assistenziali, scolastici, culturali ed educativi) 4. Servizi dalle anagrafi comunali (collaborazione con comuni CIE) 5. Servizi dal Sistema Informativo territoriale (SIT) orientati a professionisti e imprese 6. Servizio Scuola e Sport (collaborazione con Progetto STUDIARE) Inoltre potranno essere Integrati nella base di infrastruttura per lerogazione del servizio: Moduli per i pagamenti on line Servizi per l acquisizione documentale Servizi per la connessione al protocollo informatico Servizi per il sistema di accessi Servizi di multicanalit à Servizi di cooperazione applicativa

11 11 Dott. Roberto Dinelli - Resp. Operativo Progetto People; Relazione vs Organizzazione Enti Ambito di riferimento delle CopS Lambito delle CopS è il prodotto/servizio da offrire al cittadino/impresa (core business) Possono nascere CopS rispetto ai servizi di supporto ma in questa prima fase saranno privilegiati i canali delle CopS tematiche focalizzate sui servizi I ruoli che servono al funzionamento delle comunità non sono da confondere con i ruoli di gestione di attività progettuali Servizi di Supporto Cittadino / Impresa Servizi core Process Owner Ambito CopS TEC. ORG. COM. ESP. DOM.

12 12 Dott. Roberto Dinelli - Resp. Operativo Progetto People; Caratteristiche generali Obiettivi delle CopS Le comunità di Pratica, in questa fase di lavoro, si propongono i seguenti obiettivi: Validare i servizi modellati, al fine di rilasciare servizi validati e condivisi Favorire la standardizzazione, al fine di massimizzare il livello potenziale di RIUSO Condividere la variabilità Per raggiungere questo obiettivo serve realizzare Servizi on-line che costituiscano esempi di eccellenza e siano: Installabili su tutte le piattaforme architetturali Integrabili con tutti i vendor applicativi Integrabili con i servizi esterni di autenticazione, firma, call center, billing, PEC… Inoltre, in una fase successiva: Gestire le eventuali variabilità del servizio, secondo modalità e logiche che saranno identificate A tendere le CopS possono evolvere in vere e proprie community che manutengono gli standard, aggiornano le competenze, condividono le informazioni ecc. divenendo un vero e proprio punto di riferimento per gli esperti del settore di appartenenza.

13 13 Dott. Roberto Dinelli - Resp. Operativo Progetto People; Caratteristiche generali Le CopS a supporto delle attività di progetto MODELLAZIONESPERIMENTAZIONECOLLAUDO SERVIZIO PRONTO PER RIUSO Standard informazioni sui servizi UML/XML ed interazione tra Layer Verifica Normativa ENTI PEOPLE Interfacce utente per la erogazione servizio Verifica impatto org. COMUNITA DI PRATICA Test, collaudo e certificazione GDL MODELLAZIONE GDL SPERIMENTATORI GDL COLLAUDATORI COMMISSIONE LEGALE E BPR & CM

14 14 Dott. Roberto Dinelli - Resp. Operativo Progetto People; Struttura delle CopS Dove interviene la CopS nel flusso di lavoro del progetto People VERIFICA COMPLETEZZA STANDARD MODELLAZIONE VERIFICA NORMATIVA INPUT DA BPR STANDARD DEL SERVIZIO COMPLETATO E CONFORME ? SI NO INPUT DA GdL Rilascio servizi sulla base delle priorità identificate da Sperimentatori e gdL Modellazione E COMPLETO ? SI NO SERVIZIO SVILUPPATO PRONTO AL COLLAUDO SPERIMENTAZIONE DEFINIZIONE INTERFACCE COMPLETATE E CONFORME ? SI NO INPUT SERVIZIO MODELLATO DA SVILUPPARE VERIFICA DELLE INTERFACCE VS CONFORMITA STANDARD E WORKFLOW CONDIVISO Check Point # 1 INPUT DA BPR Attività impattata dalla CopS Check Point # 2

15 15 Dott. Roberto Dinelli - Resp. Operativo Progetto People; Caratteristiche generali Prerequisiti per lavvio delle CopS Prerequisiti: Definizione della lista dei servizi a cura del gruppo Modellazione. Si assume che: Le comunità potranno partire in concomitanza con la scelta di enti Sperimentatori su specifiche categorie di servizio / aree tematiche (ad oggi ad esempio Tributi, Demografici, Scuola/Sport) Le comunità condividono ed approvano 2 informazioni/prodotti rilevanti: standard dei Modelli di Servizio ed Interfacce utenti La prima comunità in partenza (test) è quella dei Tributi Si identificano 4 ruoli chiave allinterno della comunità che possono coincidere con competenze degli enti di tipo funzionale (referenti esperti di dominio) o tecnico (referenti tecnici) Per una descrizione dei flussi e delle principali responsabilità dei ruoli previsti nella comunità si rimanda alle slide successive

16 16 Dott. Roberto Dinelli - Resp. Operativo Progetto People; Indice Premessa generale La Struttura di progetto degli Enti Caratteristiche generali delle CopS Struttura delle CopS Ruoli e responsabilità Prossimi passi

17 17 Dott. Roberto Dinelli - Resp. Operativo Progetto People; Struttura delle CopS Organizzazione interna delle CopS CopS x area tematica CopS x area tematica Focal Point Partecipanti Animatore Ref. Tecnico mkt

18 18 Dott. Roberto Dinelli - Resp. Operativo Progetto People; AnimatoreFocal PointPartecipante Referente Mercato Ref Unici Ref. Esperti di dominio (enti sperimentatori) X* Ref. Esperti di dominio (altri enti) XX* Ref. Modellazione X* Altri referenti individuati per esperienza consolidata nel settore X Ref. TecnicoX Struttura delle CopS Matrice di corrispondenza Ruoli Cops vs Ruoli Enti di progetto * consigliato

19 19 Dott. Roberto Dinelli - Resp. Operativo Progetto People; Struttura delle CopS Modello logico della comunicazione - Gestione informazione input Animatore GdL Modellazione e GdL Sperimentazione Focal Point Partecipanti CopS Ref Tecnico Mkt

20 20 Dott. Roberto Dinelli - Resp. Operativo Progetto People; Struttura delle CopS Modello logico della comunicazione – Gestione informazioni di ritorno Animatore Focal Point Partecipanti CopS Ref Tecnico Mkt GdL Modellazione e GdL Sperimentazione

21 21 Dott. Roberto Dinelli - Resp. Operativo Progetto People; Struttura delle CopS Diagramma delle relazioni Focal Point Partecipante Animatore Ref. Tecnico Mkt Feedback strutturati Servizi modellati Interfacce utenti Servizi modellati Interfacce utenti Feedback specifici Richiesta Cfr Mkt Esito confrmità rispetto Mkt GdL (Mod.ne e Sper.ne) Vendor Applicativi Verifica congruenza CopS x area tematica Servizi modellati/ sviluppati Modifiche Congruenza

22 22 Dott. Roberto Dinelli - Resp. Operativo Progetto People; PARTECIPANTE FOCAL POINT REF MKT ANIMATORE Servizio Modellato da parte del GdL Modellazione STOP Verifica completezza e qualità del dato Struttura delle CopS Flusso Check-Point 1: Approvazione Completezza Standard Conforme? Approva pubblicazione e avvio dibattito Pubblicazione e stimolo al dibattito Richiesta completamento integrazione SI NO Partecipazione al dibattito per verifica completezza e qualità del dato Verifica completezza e qualità del dato Conforme? Formalizza feedback specifici e invia a FP NO Raccoglie e struttura feedback SI STOP Redazione Relazione finale su Standard di riferimento e invio ad Animatore Conforme? Formalizza feedback specifici e invia a FP NO SI

23 23 Dott. Roberto Dinelli - Resp. Operativo Progetto People; Struttura delle CopS Attività/Deliverables Check-Point 1: Approvazione Completezza Standard AttivitàStrumentoDeliverableResponsabileTemplate da usare per i deliverable Verifica completezza e qualità del dato Mail/telefono/riunion Focal Point Richiesta completamento integrazione Mail/telefono/riunion Focal Point Approva pubblicazione e avvio dibattito Dispatching Mail Focal Point Pubblicazione e stimolo al dibattito Dispatching mailDispatching MailAnimatore Partecipazione al dibattito per verifica completezza e qualità del dato Dispatching mailDispatching MailPartecipante e Ref. Tecnico Mkt Formalizza feedback specifici e invia a Focal Point Dispatching Mail Partecipante e Ref. Tecnico Mkt Raccoglie e struttura feedback Documento di feedback AnimatorePEOPLE_Template Doc FB Cops Area X_aammgg_1.0.dot Redazione Relazione finale su Standard di riferimento e invio ad Animatore Verbale finale Focal PointPEOPLE_Template Verbale Cops area X_aammgg_1.0.dot

24 24 Dott. Roberto Dinelli - Resp. Operativo Progetto People; PARTECIPANTE FOCAL POINT REF MKT ANIMATORE Interfacce da parte del GdL sperimentatori STOP Verifica doc.ne pubblicabile per la riunione Struttura delle CopS Flusso Check-Point 2: Approvazione Interfacce Utente Esiste? Invia doc.ne e convoca riunione Richiesta doc.ne pubblicabile per la riunione SI NO Partecipazione alla riunione per verifica confornità std e Workflow Conforme? Fornisce feedback specifici NO Raccoglie e struttura feedback SI Redazione e approva Relazione finale su modifiche di riferimento Conforme? Formalizza feedback specifici e invia a FP NO SI Partecipazione alla riunione per verifica confornità std e Workflow Fornisce feedback specifici

25 25 Dott. Roberto Dinelli - Resp. Operativo Progetto People; Struttura delle CopS Attività/Deliverables Check-Point 2: Approvazione Interfacce Utente AttivitàStrumentoDeliverableResponsabileTemplate da usare per i deliverable Verifica doc.ne pubblicabile per la riunione Mail/telefono/riunion Focal Point Richiesta doc.ne pubblicabile per la riunione Mail/telefono/riunion Focal Point Invia doc.ne e convoca riunione Dispatching Mail Focal Point Partecipazione alla riunione per verifica conformità std e Workflow RiunionePartecipante Ref. Tecnico Mkt Animatore Fornisce feedback specificiRiunioneVerbale di riunionePartecipante Ref. Tecnico Mkt Animatore PEOPLE_Template Verbale Cops area X_aammgg_1.0.dot Raccoglie e struttura feedback RiunioneAnimatorePEOPLE_Template Doc FB Cops Area X_aammgg_1.0.dot Redazione e approva Relazione finale su modifiche di riferimento Documento di feedback Focal Point

26 26 Dott. Roberto Dinelli - Resp. Operativo Progetto People; Struttura delle CopS Ruoli nella CopS: il Focal Point Requisiti del ruolo: Dimensionamento: 1 per area tematica (necessario) Competenze prevalenti: funzionali (se possibile tecniche di base ma non richiesto) Missione: presiede larea tematica di riferimento, garantendo e consolidando le decisioni emerse sui servizi in ambito Principali responsabilità : Assicura il governo della comunità di Pratica di riferimento. Assicura il rispetto dei criteri di gestione della Comunità di pratica, così come forniti dalla struttura di progetto. Assicura e stimola la fornitura di feedback da parte della comunità di pratica. Recepisce, approva e formalizza i feedback ricevuti. Funge da interfaccia per i Gruppi di lavoro (Modellazione e Sperimentazione) con la Comunità di pratica, attraverso la mediazione dellAnimatore. CopS x area tematica CopS x area tematica Focal Point Partecipante Animatore Ref. Tecnico mkt

27 27 Dott. Roberto Dinelli - Resp. Operativo Progetto People; Struttura delle CopS Ruoli nella CopS: lAnimatore Requisiti del ruolo: Dimensionamento: possibilmente 1 per area tematica (non necessario) Competenze prevalenti: funzionali e tecniche di base Missione: assicura il processo di condivisione delle informazioni fino alla relativa approvazione interfacciando gruppi di lavoro e struttura di progetto che definiscono gli standard di riferimento Principali responsabilità: Assicura il reperimento di tutti i documenti necessari al conseguimento degli obiettivi della Comunità di pratica e li rende ad essa disponibili. Assicura linterfacciamento dei Gruppi di lavoro (Modellazione e Sperimentazione) con la Comunità di pratica, attraverso la mediazione del Focal Point. Supporta il Focal Point nello stimolo dei partecipanti ai lavori della comunità di pratica. Assicura il trasferimento e limplementazione dei feedback recepiti e validati dal Focal Point. CopS x area tematica CopS x area tematica Focal Point Partecipante Animatore Ref. Tecnico mkt

28 28 Dott. Roberto Dinelli - Resp. Operativo Progetto People; Struttura delle CopS Ruoli nella CopS: il Referente Tecnico del Mercato Requisiti del ruolo: Dimensionamento: 1 trasversale alle diverse aree tematiche (necessario) Competenze prevalenti: Tecniche Missione: Assicura, nel rispetto del contesto e del mercato di riferimento, la fattibilità (anche in termini di coerenza, adeguatezza, opportunità) del modello proposto e dei web service verso il mercato stesso Principali responsabilità: Utilizza gli strumenti deputati alla gestione della comunità di pratica per comunicare con gli altri partecipanti. Recepisce i servizi modellati e i relativi feedback provenienti da parte della Comunità di Pratica. Verifica la fattibilità delle soluzioni promosse da parte della Comunità di pratica. Si interfaccia con un sufficiente numero (min. 3 – max. 5) di Software House per ogni area tematica. Formalizza in modo strutturato i propri feedback, eventualmente elaborati sulla base di quelli altrui e li condivide con il Focal Point. CopS x area tematica CopS x area tematica Focal Point Partecipante Animatore Ref. Tecnico mkt

29 29 Dott. Roberto Dinelli - Resp. Operativo Progetto People; Struttura delle CopS Ruoli nella CopS: il Partecipante Requisiti del ruolo: Dimensionamento: 1 per Comune/area tematica (necessario) Competenze prevalenti: funzionali (se possibile tecniche di base ma non richiesto) Missione: verifica, avalla o segnala modifiche suggerimenti rispetto alle informazioni pubblicate sui servizi dellarea tematica di riferimento Principali responsabilità: Partecipa alla discussione proposta e stimolata da parte del Focal Point. Utilizza gli strumenti deputati alla gestione della comunità di pratica per comunicare con gli altri partecipanti. Formalizza in modo strutturato i propri feedback, eventualmente elaborati sulla base di quelli altrui e li condivide con la Comunità di pratica. CopS x area tematica CopS x area tematica Focal Point Partecipante Animatore Ref. Tecnico mkt

30 30 Dott. Roberto Dinelli - Resp. Operativo Progetto People; Relazione vs Organizzazione Enti Organizzazione degli Enti per gestire il cambiamento Ogni Ente dellAggregazione PEOPLE, in risposta alle esigenze di progetto, si è dato la seguente organizzazione virtuale. Referente Unico Referente Tecnico Referenti Funzionali Esperti di dominio Referente Organizzazione* Referente Comunicazione Referente Contabile* Figure Core Figure di staff Figure di linea * Responsabilità che possono essere coperte anche dal referente unico a seconda dellente di riferimento

31 31 Dott. Roberto Dinelli - Resp. Operativo Progetto People; Relazione vs Organizzazione Enti Principali responsabilità delle Figure Core E il punto di riferimento nellente per il coordinamento di tutte le attività ed il loro avanzamento secondo tempi e modalità concordate (facilitazione e supporto agli altri Referenti) E responsabile della corretta attribuzione del budget di spesa diretta dellente alle attività di progetto in collaborazione con il Referente Contabile REFERENTE UNICO REFERENTE CONTABILE Raccoglie ed elabora le spese sostenute dellente nel rispetto delle linee guida e delle procedure emesse dalla struttura di progetto E responsabile della corretta attribuzione delle spese sulla base delle indicazioni fornitegli dal Referente Unico e della raccolta e sistematizzazione delle informazioni negli appositi archivi elettronici e cartacei a fronte di verifiche interne (struttura di progetto) o esterne (Monitore)

32 32 Dott. Roberto Dinelli - Resp. Operativo Progetto People; Relazione vs Organizzazione Enti Principali responsabilità delle Figure di staff REFERENTE ORGANIZZAZIONE REFERENTE COMUNICAZIONE Recepisce le modifiche segnalate dagli Esperti di dominio nellattività di approvazione dei flusso di erogazione dei Servizi ed effettua la revisione delle procedure interne ai processi. Definisce in collaborazione con il referente Tecnico la struttura necessaria alla gestione del nuovo sistema. Definisce i Funzionari accreditati alla gestione dei Servizi e li segnala al referente Tecnico per labilitazione a sistema. Collabora assieme alla struttura di Progetto People per definire il piano di coinvolgimento (in accordo con il referente Comunicazione) e di formazione per assicurare il processi di interiorizzazione del cambiamento e ladeguamento delle competenze del personale del comune di riferimento. Collabora alla progettazione e gestisce limplementazione del piano di comunicazione interna (in accordo con il referente Unico e con lOrganizzazione) ed esterna (in accordo con il referente Unico) a supporto del Progetto People in collaborazione con la struttura di Progetto

33 33 Dott. Roberto Dinelli - Resp. Operativo Progetto People; Relazione vs Organizzazione Enti Principali responsabilità delle Figure di linea REFERENTE TECNICO REFERENTI FUNZIONALI ESPERTI DI DOMINIO Verifica ed approva le specifiche funzionali ed i risultati del gruppo di Modellazione e le interfacce utente definite dal gruppo Sperimentazione, segnala allOrganizzazione eventuali variazioni di procedure interne ai processi. Gestisce i Servizi People. E responsabile della scelta della Piattaforma su cui verranno installati i Servizi People verificandone il rispetto degli standard. Verifica ed approva le specifiche di sviluppo dei Servizi risultanti dal gruppo di Modellazione. Gestisce le relazioni con i Vendor: per limplementazione della piattaforma selezionata (FO), per lo sviluppo degli applicativi dei Servizi (BO) e per gli altri servizi infrastrutturali (pagamento, posta certificata ecc.). Collabora con lOrganizzazione per definire la struttura necessaria alla gestione del nuovo sistema. Definisce, assieme allOrganizzazione, ed amministra le credenziali dei Funzionari accreditati alla gestione dei Servizi.


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