Un esempio di applicazione delle Linee Guida Antonio Lorenzo Rassu Partecipante al Gruppo di lavoro Convegno Confindustria - CNIPA La qualità negli acquisti.

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1 Un esempio di applicazione delle Linee Guida Antonio Lorenzo Rassu Partecipante al Gruppo di lavoro Convegno Confindustria - CNIPA La qualità negli acquisti di beni e servizi ICT Parma, 28 novembre 2005

2 2 Parma – 28 novembre 2005 finanziamenti Capitolato efficienza competitività innovazione trasparenza privacy FORNITURE capacità di governo processi /attori Esigenze interoperabilità cooperazione sicurezza Il contesto Amministrazione vincoliopportunità parole chiave

3 3 Parma – 28 novembre 2005 Una fornitura ICT è spesso costituita da un insieme articolato di parti da realizzare con modalità convergenti E’ perciò utile pensare la fornitura scomponibile in “mattoni” = Classi di fornitura Le Linee Guida permettono di: 3 scegliere correttamente le Classi di fornitura 3 applicare le Classi di fornitura in modo adeguato al contesto, ritagliando e tarando gli elementi di dettaglio 3 mantenere le Classi di fornitura coerenti tra di loro in una visione unitaria 3 dotare le Classi di fornitura delle corrette strutture di gestione e controllo Come si una fornitura ICT? Come si compone una fornitura ICT?

4 4 Parma – 28 novembre 2005 UN ESEMPIO DI APPLICAZIONE che prevede Una fornitura ICT 3 Riuso di software esistente 3 Sviluppo di software 3 Predisposizione piattaforma tecnologica

5 5 Parma – 28 novembre 2005 LE ESIGENZE E’ stato istituito un tributo “A”, in sostituzione di altri, la cui gestione dovrà essere operativa entro 10 mesi solari La PA Appaltante ha anche intenzione di soddisfare l’esigenza, da tempo emersa, di un sistema di reporting automatizzato sull’insieme dei Tributi LA SITUAZIONE L’attuale Gestione Tributi è una applicazione legacy funzionante da numerosi anni Le esigenze e la situazione iniziale

6 6 Parma – 28 novembre 2005 1. Il costo da sostenere per l’introduzione della gestione del nuovo tributo “A” nell’ambito dell’attuale applicazione legacy di Gestione Tributi è considerato eccessivo 2. Sono state valutate le applicazioni Gestione Tributi già utilizzate da altre PA e basate su architettura Unix. E’ candidata al riuso una applicazione custom utilizzata da altra PA (che chiameremo Cedente), perché copre circa l’80% delle funzionalità richieste 3. Il restante 20% delle funzionalità necessarie per la gestione del nuovo tributo “A” dovrà essere implementata I risultati dello studio di fattibilità (1)

7 7 Parma – 28 novembre 2005 4. I dati presenti sull’applicazione legacy attuale dovranno essere migrati sulla nuova applicazione 5. Sono state concordate con la PA Cedente le modalità di cessione dell’applicazione Gestione Tributi di cui si farà carico il fornitore aggiudicatario che si occuperà della predisposizione all’utilizzo e della personalizzazione dell’applicazione da parte della PA Appaltante 6. Per le funzionalità di reporting si richiede la realizzazione di una apposita applicazione custom 1 I risultati dello studio di fattibilità (2) (1) Esistono strumenti orientati al reporting (Business Intelligence tools), classificati nelle Linee Guida come soluzioni commerciali (classe 1.1.3), che possono essere in molti casi vantaggiosamente adottati, ma che, per ragioni di esposizione, non sono stati considerati

8 8 Parma – 28 novembre 2005 7. La nuova applicazione di Gestione Tributi e l’applicazione di Reporting dovranno risiedere su una nuova infrastruttura tecnologica comune in ambiente Unix 8. La nuova applicazione Gestione Tributi, essendo come la precedente un’applicazione di front end verso il cittadino, che impegna mediamente 150 utenti concorrenti con punte di 2.000, ha un alto grado di criticità. 9. L’applicazione di reporting, utile per effettuare analisi, storiche e non, dei dati relativi ai tributi regionali, essendo un’applicazione di back end utilizzata da circa 20 utenti, ha un basso livello di criticità. 10. Per entrambe le applicazioni rilasciate si richiede che venga fornita adeguata formazione agli utenti. I risultati dello studio di fattibilità (3)

9 9 Parma – 28 novembre 2005 E’ necessario strutturare la fornitura suddividendo l’oggetto contrattuale su uno o più appalti da assegnare a uno o più fornitori nel tempo. Requisiti Policy N. Fornitori? N. Appalti? Tempo?Fornitura Attenzione alle implicazioni gestionali dovute al coordinamento!!! Strategie di Acquisizione

10 10 Parma – 28 novembre 2005 3 La PA Appaltante opta per due differenti appalti da assegnare a fornitori distinti, puntando su una maggiore efficienza legata alla specializzazione 3 I due appalti identificati sono: - Realizzazione Applicativa; - Realizzazione Infrastrutturale. 3 Per la natura e le dipendenze tra i due appalti questi saranno lanciati contemporaneamente. 3 La PA Appaltante ha a disposizione risorse sufficienti per il controllo e il coordinamento dell’intera fornitura che effettuerà internamente. Configurazione della Fornitura

11 11 Parma – 28 novembre 2005 La PA Appaltante, per l’intera fornitura, definirà: - Metodologia e periodicità nella pianificazione e verifica dell’avanzamento - Modalità e canali di comunicazione tra tutti gli attori/organizzazioni coinvolti, comprese le modalità di escalation - Modalità di monitoraggio e auditing - Valutazione e controllo dei rischi Strategia di gestione

12 12 Parma – 28 novembre 2005 3 Per ciascuno dei due appalti individuati (Realizzazione Applicativa e Realizzazione Infrastrutturale) è necessario identificare le Classi di Fornitura utilizzabili, come base per la definizione delle attività/deliverable/indicatori all’interno dei capitolati. 3 Una stessa Classe di Fornitura può avere più ISTANZE, cioè sottoprogetti con specifiche caratteristiche, per es.: Dimensionali / Qualitative che quindi comporteranno differenti: Attività / Costi / Livelli di servizio Attività / Costi / Livelli di servizio Classi di Fornitura

13 13 Parma – 28 novembre 2005 Appalto “Realizzazione Applicativa” Classi di Fornitura - Istanze Cod.CLASSE DI FORNITURAISTANZA 1.1.2PSW Personalizzazione e riuso di prodotti esistenti Riuso Gestione Tributi 1.2.3MSW Migrazione e conversione applicativiMigrazione dati 1.1.1SSW Sviluppo e MEV di software ad hocPersonalizzazione Gestione Tributi 1.1.1SSW Sviluppo e MEV di software ad hocReporting Tributi 1.3.2FOR Formazione e addestramentoPersonalizzazione Gestione Tributi 1.3.2FOR Formazione e addestramentoReporting Tributi Classi di Fornitura

14 14 Parma – 28 novembre 2005 Cod. CLASSE DI FORNITURA 6.2.1PGE Gestione e processi organizzativi 6.1.1PGD Documentazione 6.1.2PGC Gestione della configurazione 6.1.3PAQ Assicurazione della Qualità Classi dei Processi trasversali Appalto “Realizzazione Applicativa” Classi dei processi trasversali applicabili all’intero appalto (orientate alla gestione e al controllo)

15 15 Parma – 28 novembre 2005 Appalto “Realizzazione Infrastrutturale” Classi di Fornitura - Istanze Cod.CLASSE DI FORNITURAISTANZA 3.2.1SSI Sviluppo sistemiRiuso e Personalizzazione Gestione Tributi 3.2.1SSI Sviluppo sistemiReporting Tributi Classi di Fornitura

16 16 Parma – 28 novembre 2005 Appalto “Realizzazione Infrastrutturale” Classi dei processi trasversali applicabili all’intero appalto (orientate alla gestione e al controllo) Cod. CLASSE DI FORNITURA 6.2.1PGE Gestione e processi organizzativi 6.1.1PGD Documentazione 6.1.2PGC Gestione della configurazione 6.1.3PAQ Assicurazione della Qualità Classi dei Processi trasversali

17 17 Parma – 28 novembre 2005 Appalto “Realizzazione Applicativa” Cod.CLASSE DI FORNITURAISTANZA 1.1.2 PSW Personalizzazione e riuso di prodotti esistenti Riuso Gestione Tributi 1.2.3MSW Migrazione e conversione applicativiMigrazione dati 1.1.1SSW Sviluppo e MEV di software ad hocPersonalizzazione Gestione Tributi 1.1.1SSW Sviluppo e MEV di software ad hocReporting Tributi 1.3.2FOR Formazione e addestramentoPersonalizzazione Gestione Tributi 1.3.2FOR Formazione e addestramentoReporting Tributi Classi di Fornitura Un esempio di impostazione della Classe 1.1.2?

18 18 Parma – 28 novembre 2005 PSW – Riuso Gestione Tributi Valutazione dell’impegno Dipendente da: dimensione dell’applicazione (FP, n. programmi, LOC, ecc.) dimensione dell’applicazione (FP, n. programmi, LOC, ecc.) grado di completezza della documentazione a disposizione grado di completezza della documentazione a disposizione Punti di attenzione puntuale definizione delle interfacce organizzative per la fornitura del software originale oggetto del riuso puntuale definizione delle interfacce organizzative per la fornitura del software originale oggetto del riuso in relazione al grado di disponibilità della documentazione funzionale e di collaudo, nonché della manualistica utente e della configurazione aggiornata, vanno incluse le attività funzionali mirate a completare le parti mancanti (integrazione/riscrittura) in relazione al grado di disponibilità della documentazione funzionale e di collaudo, nonché della manualistica utente e della configurazione aggiornata, vanno incluse le attività funzionali mirate a completare le parti mancanti (integrazione/riscrittura)

19 19 Parma – 28 novembre 2005 Le attività applicabili a questa Istanza sono: - Analisi dei requisiti; - Acquisizione del software da riusare; - Progettazione del Collaudo; - Predisposizione del sistema*; - Qualificazione Finale; - Installazione*; - Realizzazione del Collaudo; - Avviamento**. * Attività svolta nell’appalto Realizzazione Infrastrutturale * Attività svolta nell’appalto Realizzazione Infrastrutturale **Attività da eseguire contemporaneamente alle stesse previste su altre Istanze dell’appalto. **Attività da eseguire contemporaneamente alle stesse previste su altre Istanze dell’appalto. PSW – Riuso Gestione Tributi

20 20 Parma – 28 novembre 2005 Analisi dei requisiti Si richiede al fornitore, sulla base del capitolato della fornitura, di dettagliare e se necessario completare tutti i requisiti, funzionali e non, applicabili alla specifica Istanza, verificandone: - completezza; - coerenza. Output dell’attività: documento “Specifica dei requisiti”. PSW – Riuso Gestione Tributi

21 21 Parma – 28 novembre 2005 Acquisizione del Software da riusare Si richiede al fornitore di acquisire dalla PA Cedente: - Specifica funzionale - Documentazione utente - Codice sorgente - Manuali di installazione e gestione operativa Il materiale acquisito sarà utile per lo sviluppo delle diverse istanze della fornitura e, in particolare, sarà analizzato allo scopo di progettare il collaudo PSW – Riuso Gestione Tributi

22 22 Parma – 28 novembre 2005 Progettazione del Collaudo Si richiede al fornitore di definire la Specifica di Collaudo che verrà utilizzata come guida dalla Commissione di collaudo in fase di collaudo della fornitura. Trattandosi di riuso di un’applicazione attualmente operativa presso la PA Cedente si richiede che il collaudo funzionale copra almeno il 70% delle funzionalità riusate, concordate con la PA Appaltante. La Specifica di Collaudo dovrà contenere i casi e le specifiche di test individuati e dovrà essere approvata dalla PA Appaltante. PSW – Riuso Gestione Tributi

23 23 Parma – 28 novembre 2005 Predisposizione del sistema Questa attività è oggetto dell’Appalto “Realizzazione Infrastrutturale”, ma al fornitore viene richiesto con questa attività di verificare che quanto realizzato nell’ambito dell’altro appalto sia coerente con i requisiti di questo. Qualificazione finale Si richiede al fornitore di effettuare internamente una validazione tecnica e funzionale dell’applicazione oggetto del riuso nell’ambiente definito per ospitarla, prima di consegnare il sistema alla Commissione di collaudo. PSW – Riuso Gestione Tributi

24 24 Parma – 28 novembre 2005 Installazione Questa attività è oggetto dell’Appalto Realizzazione Infrastrutturale, ma al fornitore si richiede di dare supporto nell’effettuazione dell’attività e di svolgere le seguenti attività: configurare l’applicazione nell’ambiente di collaudo; configurare l’applicazione nell’ambiente di collaudo; attivare i profili utente previsti per l’utilizzo dell’applicazione. attivare i profili utente previsti per l’utilizzo dell’applicazione. Realizzazione Collaudo Si richiede al fornitore di dare supporto tecnico per il collaudo limitatamente al software oggetto di riuso. PSW – Riuso Gestione Tributi

25 25 Parma – 28 novembre 2005 Avviamento Si richiede di effettuare un unico avviamento per l’applicazione Gestione Tributi, comprensiva delle personalizzazioni, per cui l’attività comprenderà anche la migrazione definitiva dei dati dal sistema Legacy e l’installazione del software personalizzato. PSW – Riuso Gestione Tributi

26 26 Parma – 28 novembre 2005 Appalto “Realizzazione Applicativa” Cod.CLASSE DI FORNITURAISTANZA 1.1.2 PSW Personalizzazione e riuso di prodotti esistenti Riuso Gestione Tributi 1.2.3 MSW Migrazione e conversione applicativi Migrazione dati 1.1.1 SSW Sviluppo e MEV di software ad hoc Personalizzazione Gestione Tributi 1.1.1 SSW Sviluppo e MEV di software ad hoc Reporting Tributi 1.3.2FOR Formazione e addestramentoPersonalizzazione Gestione Tributi 1.3.2FOR Formazione e addestramentoReporting Tributi Segmentazione della Fornitura Avviamento

27 27 Parma – 28 novembre 2005 numero totale di Malfunzioni Bloccanti rilevate nel periodo di riferimento dimensioni in Function Point delle applicazioni a inizio del periodo di osservazione = = NDIFB (%) MB TOT FP = Malfunzioni Bloccanti Indicatore Difettosità (1)

28 28 Parma – 28 novembre 2005 numero totale di Malfunzioni non Bloccanti rilevate nel periodo di riferimento dimensioni in Function Point delle applicazioni a inizio del periodo di osservazione · = = NDIFNB (%) MNB TOT FP = Malfunzioni non Bloccanti Indicatore Difettosità (2)

29 29 Parma – 28 novembre 2005 numero Malfunzioni bloccanti per tipo rimosse nel tempo limite numero Malfunzioni bloccanti per tipo rilevate = = RERRB MB rimosse MB rilevate = Errori Bloccanti Indicatore Efficienza rimoz. errori (1)

30 30 Parma – 28 novembre 2005 numero Malfunzioni non bloccanti per tipo rimosse nel tempo limite numero Malfunzioni non bloccanti per tipo rilevate = = RERRNB MNB rimosse MNB rilevate = Errori non Bloccanti Indicatore Efficienza rimoz. errori (2)

31 31 Parma – 28 novembre 2005 Appalto “Realizzazione Applicativa” Cod.CLASSE DI FORNITURAISTANZA 1.1.2 PSW Personalizzazione e riuso di prodotti esistenti Riuso Gestione Tributi 1.2.3 MSW Migrazione e conversione applicativi Migrazione dati 1.1.1 SSW Sviluppo e MEV di software ad hoc Personalizzazione Gestione Tributi 1.1.1SSW Sviluppo e MEV di software ad hocReporting Tributi 1.3.2FOR Formazione e addestramentoPersonalizzazione Gestione Tributi 1.3.2FOR Formazione e addestramentoReporting Tributi Perimetro di applicazione fase di collaudo Applicazione indicatori

32 32 Parma – 28 novembre 2005 Appalto “Realizzazione Applicativa” Cod.CLASSE DI FORNITURAISTANZA 1.1.2 PSW Personalizzazione e riuso di prodotti esistenti Riuso Gestione Tributi 1.2.3 MSW Migrazione e conversione applicativi Migrazione dati 1.1.1 SSW Sviluppo e MEV di software ad hoc Personalizzazione Gestione Tributi 1.1.1SSW Sviluppo e MEV di software ad hocReporting Tributi 1.3.2FOR Formazione e addestramentoPersonalizzazione Gestione Tributi 1.3.2FOR Formazione e addestramentoReporting Tributi Perimetro di applicazione fase di avviamento Applicazione indicatori

33 33 Parma – 28 novembre 2005 NDIF – Indicatori DIFETTOSITA’ Sono state definite 2 classi di criticità della difettosità, alle quali sono associati i seguenti valori soglia: Applicazione penali Classe di criticitàDescrizione Valore soglia NDIFBNDIFNB 1Sanzioni civili o penali0,01% 2Altro tipo0,2 %1%

34 34 Parma – 28 novembre 2005 RERR – Indicatori Efficienza Rimoz. Errori Sono state definite 2 classi di criticità, alle quali sono associati i seguenti valori soglia: Applicazione penali Classe di criticità Descrizione RERRBRERRNB Tempo limite Valore soglia Tempo limite Valore soglia 1Sanzioni civili o penali1h0,2%4h0,5% 2Altro tipo3h0,2%8h1%

35 35 Parma – 28 novembre 2005 ATTENZIONE! Le penali devono essere progettate in modo da : essere ragionevoli e commisurate al danno indotto dal non raggiungimento degli indicatori (livelli di servizio) previsti; essere ragionevoli e commisurate al danno indotto dal non raggiungimento degli indicatori (livelli di servizio) previsti; essere non vessatorie nei confronti dei fornitori essere non vessatorie nei confronti dei fornitori evitare contestazioni di responsabilità (è necessario che per la definizione degli indicatori e delle penali si valutino in termini di processo tutte le dipendenze tra gli attori coinvolti nella fornitura) evitare contestazioni di responsabilità (è necessario che per la definizione degli indicatori e delle penali si valutino in termini di processo tutte le dipendenze tra gli attori coinvolti nella fornitura) Criteri di applicazione penali

36 36 Parma – 28 novembre 2005 Cod. CLASSE DI FORNITURA 6.2.1 PGE Gestione e processi organizzativi 6.1.1PGD Documentazione 6.1.2PGC Gestione della configurazione 6.1.3PAQ Assicurazione della Qualità Classi dei Processi trasversali Appalto “Realizzazione Applicativa” Un esempio di impostazione della Classe 6.2.1?

37 37 Parma – 28 novembre 2005 PGE – Gestione e processi organizzativi Valutazione dell’impegno Dipendente da: durata stimata della fornitura durata stimata della fornitura livello di criticità e di rischio della fornitura livello di criticità e di rischio della fornitura Punti di attenzione enfasi sulla gestione dei rischi di progetto enfasi sulla gestione dei rischi di progetto enfasi sulla gestione della comunicazione enfasi sulla gestione della comunicazione requisiti stringenti di pianificazione e controllo requisiti stringenti di pianificazione e controllo

38 38 Parma – 28 novembre 2005 Le attività individuate per questa Istanza sono: - Pianificazione del Progetto - Analisi dei rischi - Pianificazione delle comunicazioni - Pianificazione della qualità - Controllo del progetto PGE – Gestione e processi organizzativi

39 39 Parma – 28 novembre 2005 Pianificazione del Progetto Coerentemente con quanto previsto per l’intera fornitura, si richiede che il fornitore predisponga e mantenga aggiornato un Piano di Progetto e un Piano delle attività comprendente tutte le attività previste dalle Istanze che compongono l’appalto. Analisi dei rischi Si richiede al fornitore di applicare la metodologia di gestione dei rischi prevista per l’intera fornitura. Pianificazione della Comunicazione Coerentemente con quanto previsto per l’intera fornitura, si richiede che il fornitore predisponga le modalità di Comunicazione e mantenga aggiornato un Piano per la loro gestione PGE – Gestione e processi organizzativi

40 40 Parma – 28 novembre 2005 Pianificazione della Qualità Si richiede al fornitore un piano che definisca gli obiettivi di qualità dell’intero appalto e le modalità per garantirne e verificarne il raggiungimento. Controllo del progetto Si richiede che il fornitore esegua le attività di gestione e di controllo sull’intero processo produttivo come previsto nei piani della Qualità di Progetto e della Comunicazione per verificarne l’efficacia e l’efficienza ed individuare eventuali azioni correttive / preventive. PGE – Gestione e processi organizzativi

41 41 Parma – 28 novembre 2005 dove Dc = Data consegna effettiva Dp = Data prevista consegna Dc - Dp RSC (gg lavorativi) = Rispetto Scadenze Contrattuali Indicatore Rispetto Scadenze

42 42 Parma – 28 novembre 2005 ScadenzaValore soglia Penale Rilascio Gestione Tributi ≤ 0 gg 1% del corrispettivo + 0,1% ogni 5 gg di ritardo Rilascio Reporting Tributi ≤ 20 gg 0,3 % del corrispettivo + 0,1% ogni 10 gg di ritardo Esempio di penale RSC Indicatore Rispetto Scadenze Contrattuali Sono stati definiti valori soglia differenti per i due rilasci previsti nel contratto di appalto. A questi vengono applicate penali contrattuali anche differenti.

43 43 Parma – 28 novembre 2005 Qualità di processo negli acquisti di beni e servizi ICT = Modo di produrre che minimizza sprechi e perdite di tempo cioè modo di lavorare “a regola d’arte” avvantaggiando fornitori, clienti e personale implicato Conclusioni

44 44 Parma – 28 novembre 2005 La qualità di processo richiede bassi investimenti (formativo-culturali) e produce grandi ritorni Qualità del processo di approvvigionamento Qualità del prodotto/servizio Conclusioni

45 45 Parma – 28 novembre 2005 Per ottenere la qualità di processo È necessario che il Cliente (la P.A. appaltante) abbia la capacità di governo e controllo dell’acquisizione Questo è reso possibile dall’utilizzo delle Linee Guida Conclusioni

46 Un esempio di applicazione delle Linee Guida Convegno Confindustria - CNIPA Parma, 28 novembre 2005 Linee guida sulla qualità dei beni e dei servizi ICT Grazie per l’attenzione Antonio Lorenzo Rassu a.rassu@c-m.it partecipante al Gruppo di lavoro