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Principi di Organizzazione - segue Progettazione dei collegamenti laterali Sistemi di Pianificazione e controllo Sistemi di Pianificazione e controllo.

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Presentazione sul tema: "Principi di Organizzazione - segue Progettazione dei collegamenti laterali Sistemi di Pianificazione e controllo Sistemi di Pianificazione e controllo."— Transcript della presentazione:

1 Principi di Organizzazione - segue Progettazione dei collegamenti laterali Sistemi di Pianificazione e controllo Sistemi di Pianificazione e controllo Meccanismi di collegamento Meccanismi di collegamento Standardizzazione degli output Standardizzazione degli output Sistema dei flussi regolati Sistema dei flussi regolati Reciproco adattamento Sistemi di comunicazione informali, di costellazioni di lavoro e di processi decisionali ad hoc Sistemi di comunicazione informali, di costellazioni di lavoro e di processi decisionali ad hoc

2 Principi di Organizzazione - segue I sistemi di pianificazione e controllo standardizzano gli output Il controllo Il sistema operativo di controllo include i meccanismi e i processi attraverso i quali si cerca di orientare i comportamenti delle persone, permettendo ai differenti livelli dellorganizzazione (nucleo operativo, linea manageriale, vertice strategico) di confrontare i risultati raggiunti con quelli attesi e poter eventualmente avviare azioni correttive. In particolare, lorientamento dei comportamenti si realizza attraverso il sistema di definizione degli obiettivi; esso fornisce le informazioni utili per guidare le azioni di persone e gruppi, al fine di promuovere la coerenza tra gli obiettivi individuali e quelli organizzativi. Il confronto dei risultati raggiunti si realizza attraverso la misurazione dei risultati; essa aiuta le persone a focalizzare lattenzione sulle aree oggetto di misurazione e permette di verificare se gli obiettivi sono stati raggiunti. Tuttavia, per avviare azioni correttive, occorre procedere attraverso i meccanismi di retroazione (feed-back) e sistemi di controllo; solo con il sistema di controllo si riesce evidenziare limpatto delle varie strategie e azioni in termini di coordinamento.

3 Principi di Organizzazione - segue Lefficacia del feed-back nellorientare i comportamenti è influenzata dai seguenti elementi: 1) dalla quantità, tempestività e comprensibilità delle informazioni trasmesse - un feed-back tardivo o insufficiente impedisce ladozione immediata di azioni correttive e quindi ostacola il governo del sistema organizzativo; 2) report di difficile lettura – rendono complicata lindividuazione delle informazioni rilevanti e quindi rallentano i processi decisionali o non li orientano nella direzione desiderata; 3) dalla rilevanza rispetto al compito - il feed-back deve essere strutturato e comunicato in modo differente in relazione allinterlocutore a cui è destinato, fornendo solo (o prevalentemente) le informazione che sono rilevanti nello specifico contesto (sia esso il livello gerarchico o la funzione aziendale); 4) dalla credibilità della fonte da cui proviene - lorgano che prepara e diffonde i dati relativi ai risultati raggiunti (il controller) deve poter aver accesso alle informazioni, deve essere dotato delle professionalità e degli strumenti per trattarle.

4 Principi di Organizzazione - segue I principali strumenti impiegati in una organizzazione per definire gli obiettivi, pianificare e specificare gli output in termini di quantità, qualità, costo, tempi di ottenimento sono: - - piani pluriennali, - - budget, - - reporting,

5 Principi di Organizzazione - segue La valutazione degli output Loutput(la misurazione del risultato e della prestazione) del sistema di controllo può diventare uno degli input per il sistema operativo di valutazione, che ha lo scopo di dare coerenza allinsieme degli incentivi e dei disincentivi che lorganizzazione utilizza per premiare o sanzionare i comportamenti delle persone, motivarle e quindi per orientare tali comportamenti verso i fini organizzativi. Il sistema operativo di valutazione non può ignorare il variegato insieme di motivazioni di cui sono portatori i collaboratori e in più deve considerare le specificità organizzative interne e dellambiente esterno. Per tali motivi, linsieme dei premi e delle sanzioni previste dal sistema non si riduce alla mera dimensione economica, cioè a incentivi di natura monetaria, ma si estende ai piani di sviluppo professionale e di carriera, piuttosto che allutilizzo di strumenti che soddisfano il bisogno di status. Attenzione alla troppa enfasi che il sistema di valutazione pone sulla prestazione individuale piuttosto che di gruppo. In alcuni contesti il raggiungimento dei risultati deriva dallo sforzo congiunto di più persone e non dalla loro azione individuale e non è semplice (in alcuni casi è addirittura impossibile) determinare con precisione il contributo di ciascun attore. Pertanto, il sistema dovrebbe fornire incentivi alla collaborazione, supportare la condivisione delle informazioni e spostare il focus verso il raggiungimento degli obiettivi del gruppo o dellunità organizzativa nel suo complesso piuttosto che di una sua parte, riducendo lincentivo alladozione di comportamenti opportunistici e di tutela delle proprie posizioni individuali. Problemi di questo tipo sono la norma nella funzione ricerca e sviluppo, ma si presentano anche nella funzione commerciale quando, per esempio, lazione dei singoli collaboratori non opportunamente orientati potrebbe portare alla cannibalizzazione dei clienti.

6 Principi di Organizzazione - segue Coordinare le funzioni aziendali - Interdipendenze e meccanismi di coordinamento La realizzazione dei processi operativi genera uno scambio o una condivisione di risorse materiali e di informazioni tra gli attori allinterno delle unità organizzative, o tra diverse unità organizzative, che prende il nome di interdipendenza. Tra le varie unità esiste sempre una interdipendenza funzionale e gerarchica che le lega tra di loro: ogni attore dovrebbe contribuisce con la propria attività al fine comune dellorganizzazione e tutti gli altri attori dovrebbero comportarsi allo stesso modo. Le interdipendenze generiche possono essere convenientemente gestite attraverso lemanazione di procedure e di regole che permettano agli attori di contribuire, ciascuno dalla sua particolare prospettiva funzionale, al raggiungimento del fine comune dellorganizzazione. Si parla di coordinamento per mezzo della standardizzazione. Questo meccanismo è efficace se linsieme di regole è intrinsecamente coerente; ciò richiede che le regole si applichino a situazioni relativamente stabili, che si ripetono e in numero sufficientemente limitato da poter essere affrontato con regole adatte. Il sistema è applicabile per esempio alla linea di montaggio che presenta una interdipendenza sequenziale; la standarzizzazione avviene per mezzo di programmi che definizcono i tempi e metodi del processo. Non è applicabile invece per la produzione su commessa che è caratterizzata da una elevata complessità informativa e un elevato fabbisogno di comunicazione; i vari operatori non agiscono in sequenza ma lavorano simultaneamente ed in modo autonomo

7 Principi di Organizzazione - segue Obiettivo della progettazione organizzativa è raggruppare le posizioni per minimizzare i costi di coordinamento e ciò si ottiene: 1) massimizzando le interdipendenze allinterno delle unità organizzative; 2) minimizzando quelle tra le unità organizzative. I vari modelli di coordinamento comportano oneri diversi in termini di comunicazione e di decisione. La standardizzazione richiede decisioni meno frequenti e un minor volume di comunicazione, rispetto alla supervisione diretta e questa, a sua volta, ricorre ad attività decisionali e di comunicazione in misura minore rispetto all adattamento reciproco. Per tale motivo: 1) in prima battuta si cercherà di porre nella stessa unità organizzativa le attività reciprocamente interdipendenti; 2) quindi, se possibile, le attività o le unità organizzative collegate da interdipendenza sequenziale verranno collocate tangenti, vicine luna allaltra, al fine di poter applicare piani e programmi per coordinarle; 3) gestite le interdipendenze più complesse, sarà sufficiente individuare le procedure, le regole per gestire le interdipendenze generiche.

8 Principi di Organizzazione - segue

9 Lentità del fabbisogno di integrazione dipende anche dallincertezza ambientale, dalla complessità informativa e dalla pressione sui risultati. Lincertezza ambientale genera un maggiore bisogno di specializzazione, ma determina anche una minore prevedibilità delle relazioni e quindi necessita di maggiore coordinamento. In generale, dato un certo livello di incertezza, è necessario individuare le relazioni critiche, ossia quelle che presidiano o controllano il fattore competitivo dominante e impiegare in questi luoghi gli strumenti di integrazione più sofisticati e costosi. Una seconda variabile da considerare è la complessità informativa dei compiti da svolgere, definita come la differenza tra le informazioni teoricamente necessarie per svolgere unattività in modo ottimale rispetto a quelle effettivamente disponibili. Tale differenza è tanto più elevata quanto più numerosi, disomogenei, interdipendenti e variabili sono i fattori che compongono la combinazione produttiva e determina la complessità potenziale. Il passaggio dalla complessità potenziale alla complessità effettiva dipende dalla pressione sui risultati, che deriva sostanzialmente dalle attese del soggetto economico e (ancora una volta) dalla caratteristiche dellambiente esterno. Unimpresa che opera in contesti non molto competitivi e che non riceve pressioni particolari dagli azionisti, può sopportare di operare a bassi livelli di efficacia e di efficienza senza mettere in discussione la propria sopravvivenza e quindi può non preoccuparsi di adottare sofisticate soluzioni organizzative per il coordinamento.

10 Principi di Organizzazione - segue Vantaggi e cause di crisi della forma gerarchico-funzionale Unità di comando e sovraccarico del vertice Lelevata centralizzazione e la scarsa profondità della struttura gerarchico-funzionale impongono che tutti i flussi di comunicazione si muovano lungo la linea gerarchica. In questo modo si riduce il rischio che le direttive del vertice e dei manager della linea intermedia vengano disattesi. Daltro canto, i noti limiti di razionalità delle persone e i cambiamenti ambientali possono portare a un sovraccarico di tutta la linea manageriale. Linserimento degli organi di staff, e in particolare della tecnostruttura, contribuisce a gestire il problema, in quanto il ricorso alla standardizzazione dei processi operativi riduce il ricorso alla supervisione diretta. Ma anche lesplicitazione degli standard non è esente da rischi. Lo standard, infatti, definisce implicitamente la prestazione minima accettabile. Quindi, se i collaboratori non hanno chiari gli obiettivi organizzativi, o tali obiettivi non sono adeguatamente interiorizzati, possono non avere alcuno stimolo a migliorare la loro prestazione. Linea intermedia e opportunismo Lo sviluppo della linea intermedia supporta i processi di delega e libera la direzione generale dalle incombenze operative. Si può presentare il problema dellopportunismo manageriale (riferire ciò che si vuole) e di tutela dalla propria posizione, che è controllabile sia agendo sui sistemi operativi di controllo e monitoraggio delle prestazioni, sia impostando un sistema di incentivi e facendo partecipare i manager al risultato. Nel caso in cui nessuna di queste soluzioni si dimostri efficace, in quanto la prestazione manageriale è difficilmente osservabile, è possibile ottenere lallineamento degli obiettivi (e quindi la riduzione dellopportunismo) agendo sulla leva culturale.

11 Principi di Organizzazione - segue Specializzazione e conflitti I sistemi operativi, e in particolare quelli di controllo e valutazione, rinforzano gli orientamenti specialistici, in quanto tendono spingere in tale direzione i comportamenti organizzativi. Tuttavia, uneccessiva enfasi sulla specializzazione porta allinteriorizzazione degli obiettivi funzionali: le decisioni tendono a riflettere le strategie interne e specifiche, mentre si perde di vista il fine ultimo dellorganizzazione e si alimentano potenziali conflitti. Inoltre, si è detto che una buona progettazione organizzativa tende a massimizzare le interdipendenze allinterno delle unità organizzative e minimizzare quelle tra le unità organizzative. In questo modo, però, non si creano adeguati incentivi alla collaborazione: ogni funzione tenderà a massimizzare il proprio risultato e, ancora una volta, a confondere gli obiettivi funzionali con quelli dellintera organizzazione. Si pensi per esempio alla funzione produzione. La logica funzionale tende a dare la massima importanza allefficienza e quindi al controllo dei costi. Ciò spingerà il responsabile della produzione a ostacolare i cambiamenti nel mix di produzione per non sostenere elevati costi di riattrezzaggio delle macchine, così come alla minimizzazione delle scorte per ridurre i costi del magazzino. Ma in nome di questo obiettivo finirà per non soddisfare il cliente. Leccessiva specializzazione, presenza di regole e rigide procedure in una struttura gerarchico-funzionale può generare un aumento della rigidità del comportamento delle persone e una resistenza al cambiamento

12 Principi di Organizzazione - segue In sintesi In generale, quindi, in presenza di un cambiamento significativo (nelle tecnologie, nei prodotti, nei gusti dei consumatori, nellambiente in generale) la gerarchizzazione delle decisioni e la rigida separazione delle attività comportano: - scarsa attenzione ai problemi di adattamento; - aumento del volume delle informazioni che devono essere trasmesse e trattate; - più intensa interazione tra le direzioni funzionali; che nel loro insieme generano la perdita di controllo, ossia una diminuzione dellaccuratezza e della completezza delle informazioni, che può essere ulteriormente aggravata dalla distorsione volontaria delle informazioni (opportunismo) o dalla rigidità al cambiamento. Si pensi, per esempio, a unazienda di elettrodomestici. Per aumentare la capacità di penetrare il mercato, la funzione commerciale vorrebbe disporre del più ampio mix tra elettronica e elettromeccanica, digitale e analogico. Questa esigenza si scontra contro lorientamento della funzione produzione, che preferirebbe mantenere stabile nel tempo la tecnologia utilizzata, in quanto modificarla implica una ridefinizione del portafoglio di competenze per gestire in modo efficiente le risorse. Le persone coinvolte nei processi operativi si trovano nelle condizioni di mettere in discussione le regole di comportamento (norme, standard, programmi di azione) che per tempi più o meno lunghi hanno dovuto seguire e che hanno interiorizzato e di dover affrontare situazioni completamente nuove.

13 Principi di Organizzazione - segue Per far fronte al crescente fabbisogno di coordinamento, si possono introdurre nuovi meccanismi di integrazione e coordinamento I meccanismi di collegamento - meccanismi che favoriscono i rapporti tra le persone. Quando per coordinare le attività tra due unità è necessario un ammontare considerevole di relazioni, può essere creata una posizione di collegamento per canalizzare direttamente le informazioni, aggirando i canali verticali (collegamenti di linea): La riunione – è il mezzo più semplice per facilitare ladattamento reciproco; spesso viene formalizzata nei tempi, nella frequenza, nei partecipanti e negli argomenti da discutere. Per istituzionalizzare le riunioni vengono utilizzati due meccanismi: a.Task Force o gruppo di lavoro – gruppo temporaneo costituito per svolgere un particolare compito e che viene successivamente sciolto. b.Comitato – gruppo interdipendente meno temporaneo e più permanente che si riunisce regolarmente per discutere problemi di interessi comune.

14 Principi di Organizzazione - segue Task force In presenza di una necessità di coordinamento limitata nel tempo, la soluzione organizzativa ideale è la creazione di una task force, che aggrega a tempo pieno, pur se per un periodo ridotto, persone di diverse funzioni, per affrontare un problema caratterizzato da elevata criticità, urgenza o innovatività. È quanto succede alla protezione civile nel momento in cui si presenta una calamità naturale (un incendio, un terremoto o un altro fenomeno), piuttosto che in unimpresa manifatturiera per affrontare una situazione imprevista e improcrastinabile. Gruppi di lavoro Quando il fabbisogno di integrazione è di natura non ripetitiva ma non richiede particolare urgenza e dedizione, è opportuno inserire un gruppo di lavoro, al quale partecipano temporaneamente e non a tempo pieno specialisti provenienti dalle diverse funzioni aziendali che possono dare un contributo alla risoluzione del problema. In genere, alla conclusione del progetto il gruppo di lavoro si scioglie. Le aziende che si stanno avviando alla certificazione di qualità creano gruppi di lavoro interfunzionali (chiamati gruppi di miglioramento), che contribuiscono al ridisegno dei processi aziendali e alla progettazione delle nuove procedure organizzative.

15 Principi di Organizzazione - segue I comitati Sono organi collegiali permanenti che operano in modo discontinuo per affrontare e tentare di risolvere i problemi di coordinamento nel momento in cui essi si presentano e a cui partecipano rappresentanti di tutte le funzioni che condividono il fabbisogno. Per esempio, si può creare un comitato prodotto, che si riunisce ogni tre mesi e valuta in che modo soddisfare le esigenze della funzione vendita che vorrebbe disporre sempre di tutte le varianti di un modello di automobili (diesel-benzina, 3 porte-5 porte, combinazioni colori carrozzeria e interni), della funzione produzione che per esigenze di ottimizzazione dei lotti e di saturazione degli impianti tende alla stabilità dei volumi delle singole varianti da lanciare in produzione e della funzione marketing che imposta le strategie necessarie a sostenere le decisioni del comitato stesso rendendole coerenti con lobiettivo finale da raggiungere.

16 Principi di Organizzazione - segue I manager integratori – svolge funzioni di collegamento permanente tra autorità formali di linea quando attraverso ladattamento reciproco è necessario raggiungere un coordinamento maggiore (product manager - project manager o project team). In effetti, pur essendo vero che i manager integratori possono avere autorità formale, essi non hanno la possibilità di imporre le loro decisioni allinterno delle aree di competenza delle direzioni funzionali. In tal modo, come si diceva, non viene messa in discussione lautonomia e lautorità dei responsabili funzionali, ma è evidente che si creano situazioni ambigue sul ruolo dei manager integratori.

17 Principi di Organizzazione - segue Il Product Manager La responsabilità specifica del manager integratore dipende dalla natura della dimensione gestionale più critica per il successo dellimpresa: un segmento di mercato (market manager), unarea geografica (area manager), un cliente o un gruppo di clienti (account manager), un prodotto o una linea di prodotti (product manager). Linserimento del product manager, quindi, soddisfa le esigenze dellimpresa di disporre di uno strumento organizzativo permanente capace di focalizzare e coordinare lazione relativa a combinazioni prodotto/mercato relativamente omogenee. Questorgano taglia trasversalmente lorganizzazione e la linea gerarchica tradizionale, assume la responsabilità principale dei prodotti che gli vengono affidati, pur non avendo autorità gerarchica sugli altri organi direttivi. Il ruolo del product manager si sviluppa sia in senso strategico sia in senso operativo. In senso strategico pianifica gli obiettivi, le strategie e le azioni necessarie a realizzare la produzione e la successiva commercializzazione di un prodotto o di una linea di prodotti. In tal caso, egli è collocato alle dipendenze dellalta direzione e viene generalmente valutato in funzione della contribuzione del proprio prodotto al risultato economico globale. Dal punto di vista operativo, il product manager deve essere in grado di comprendere e coordinare le varie funzioni aziendali che concorrono alla realizzazione della sua strategia: la funzione produzione, la funzione vendite, la funzione finanziaria e le risorse umane. Il livello di responsabilità è inferiore rispetto al caso precedente, tanto che il product manager non assume in genere la responsabilità principale del proprio prodotto ed è posto alle dipendenze della direzione commerciale.

18 Principi di Organizzazione - segue La mancanza di autorità gerarchica è un tratto caratteristico del ruolo del product manager. Ma rappresenta anche il suo tallone dAchille, in parte superabile facendo leva sulle abilità relazionali, che permettano di ottenere la collaborazione e la partecipazione dei soggetti che operano allinterno. La sua attività, però, deve essere supportata dalla progettazione e dalleventuale rinforzo dei sistemi operativi, che non solo servono per orientare i comportamenti delle persone che si relazionano con il product manager, ma permettono anche di limitare il contatto diretto tra questa figura e le unità operative nella gestione delle eccezioni di maggiore rilevanza. Il caso del product manager, inoltre, è un esempio tipico di autorità basata sulla competenza Non va tuttavia dimenticato che in organizzazioni rigidamente gerarchico- funzionali esiste il rischio che queste figure vengano rigettate, non solo (e non tanto) per la più volte citata mancanza di potere gerarchico, ma soprattutto perché il suo inserimento e le sue modalità di azione introducono una rottura nel modello organizzativo e nei comportamenti degli attori.

19 Principi di Organizzazione - segue Il Project Manager ( organi di integrazione tecnica) A differenza del product manager, il project manager è un organo un po più temporaneo con orientamento tecnico ed è dotato di autorità gerarchica nei confronti delle persone che fanno parte del team di progetto. I componenti del team, pertanto, si trovano in doppia dipendenza non contemporanea: dipendono dal project manager per il tempo dedicato alla realizzazione del progetto, mentre tornano alle dipendenze del responsabile funzionale per il tempo rimanente. Linserimento del project manager è associato allesigenza di mantenere unelevata competenza tecnica, ma nello stesso tempo esiste unelevata pressione sul raggiungimento dei risultati. A tale scopo è necessario aggregare le risorse che operano in differenti funzioni e contemporaneamente istituire un organo che sia responsabile (ancorché temporaneamente) del loro impiego e del raggiungimento dei risultati (produzioni su commesse complesse). I vantaggi che derivano dalladozione di una struttura per progetti sono numerosi: - maggiore controllo del progetto e possibilità di controllare i risultati; - migliori relazioni con i clienti; - minori tempi di sviluppo dei prodotti; - maggiore coordinamento; - migliore qualità; - più elevato orientamento al risultato. Lurgenza del progetto può scontrarsi con le esigenze operative delle funzioni, con conseguenti conflitti tra i project manager e i responsabili funzionali. Lo spostamento delle persone, formalmente inserite in una funzione, in più progetti, se da un lato amplia il loro portafoglio di competenze e le rende più flessibili e versatili, dallaltro riduce le loro capacità e conoscenze specialistiche, con conseguente riduzione delle economie di specializzazione.

20 Principi di Organizzazione - segue Struttura con product manager con finalità strategiche (alle dipendenze della direzione generale)

21 Principi di Organizzazione - segue Struttura con product manager con finalità operative (alle dipendenze della direzione commerciale)

22 Principi di Organizzazione - segue Struttura funzionale con product manager con finalità di integrazione tecnica

23 Principi di Organizzazione - segue Struttura a matrice - la struttura rinuncia al principio dellunità del comando. Più manager di line sono egualmente e congiuntamente responsabili delle stesse decisioni e sono quindi obbligati ad appianare direttamente tra loro le differenze che sorgono. Si crea un equilibrio di potere. Si possono definire due tipi di struttura a matrice: a)Struttura permanente (interdipendenze stabili) b)Struttura temporanea (adatta al lavoro di progetto; le interdipendenze, le unità, e le persone che vi operano si modificano di frequente). I meccanismi di collegamento vengono genericamente utilizzati quando lattività è: a)Specializzata orizzontalmente b)Complessa c)Molto indipendente Tanto maggiore è lutilizzo di meccanismi di collegamento tanto minore sarà la dimensione media delle unità organizzative. La struttura a matrice da luogo ad un proliferare di manager.

24 Principi di Organizzazione - segue I principi di funzionamento della forma a matrice trovano applicazione in organizzazioni vocate allinnovazione e in tutte le realtà nelle quali è necessario ottimizzare due esigenze contrapposte: - garantire lo sviluppo di competenze tecnico-specialistiche e ottenere efficienza nei processi operativi; - applicare le risorse e le competenze a obiettivi organizzativi diversi e mutevoli. La matrice è una delle soluzioni organizzative strutturali che più di altre si adatta a situazioni nelle quali si presentano contemporaneamente tre condizioni: 1) il successo dellorganizzazione dipende dal presidio congiunto di due o più aree critiche; 2) il cambiamento del contesto esterno e le elevate interdipendenze tra le unità organizzative generano un elevato fabbisogno di coordinamento; 3) le risorse scarse devono essere condivise tra più prodotti o progetti contemporaneamente.

25 Principi di Organizzazione - segue I vantaggi della forma a matrice sono legati ai suoi problemi di progettazione e gestione. Vantaggi Il presidio contemporaneo di più dimensioni organizzative, se da un lato crea il problema di mantenere un delicato equilibrio, dallaltro offre lopportunità di sfruttare economie di scala e di evolvere tempestivamente in risposta alle pressioni del contesto competitivo, spostando in maniera alternativa il focus dazione. Oltre a questo, la struttura a matrice favorisce il coordinamento mediato dalla qualità e dalla frequenza delle comunicazioni formali e uno sfruttamento efficace ed economico di risorse e conoscenze specializzate. Svantaggi Nonostante la struttura a matrice continui a essere lunica che possa presidiare contemporaneamente strategie multiple su diverse aree di affari, attribuendo a ciascuna uguale priorità, essa presenta limiti di funzionamento che ne hanno ridotto la diffusione. In primo luogo, la componente conflittuale fisiologica nella relazione tra le due dimensioni che può sfociare nel prevalere di una sullaltra, oppure la mancanza dellindispensabile componente partecipativa e collaborativa che può essere difficile da ottenere se la soluzione è imposta per via gerarchica.

26 Principi di Organizzazione - segue Esempio di struttura a matrice

27 Principi di Organizzazione - segue

28 . Progettazione del sistema decisionale Decentramento verticale Decentramento verticale Decentramento orizzontale Decentramento orizzontale Divisione del Lavoro direzionale Divisione del Lavoro direzionale Sistemi di autorità formale, di flussi regolati, di costellazioni di lavoro, di processi decisionali ad hoc Sistemi di autorità formale, di flussi regolati, di costellazioni di lavoro, di processi decisionali ad hoc Divisione del Lavoro direzionale Divisione del Lavoro direzionale Sistemi di comunicazione informali, di costellazioni di lavoro e di processi decisionali ad hoc Sistemi di comunicazione informali, di costellazioni di lavoro e di processi decisionali ad hoc

29 Principi di Organizzazione - segue Il decentramento verticale e orizzontale – quando tutto il potere di assumere decisioni risiede in un unico punto dellorganizzazione (nelle mani di una sola persona) si parla di struttura accentrata; nella misura in cui tale potere è diffuso tra molte persone si parla di struttura decentrata. Laccentramento è il modo più vincolante per coordinare lassunzione delle decisioni. Daltra parte tutte le decisioni non possono essere assunte da una sola persona e quindi si crea inevitabilmente la necessità di una struttura decentrata. Il decentramento viene adottato perché permette allazienda di rispondere prontamente alle condizioni locali e per la sua forte capacità di motivare.

30 Principi di Organizzazione - segue Il decentramento rappresenta la diffusione del potere formale: Decentramento Verticale – il potere formale discende lungo la gerarchia dellautorità di line. Decentramento Orizzontale – il flusso del potere formale va verso gli analisti e gli specialisti di Staff, ed esprime il controllo dei processi decisionali da parte dei non-manager. Non necessariamente il potere su tutte le decisioni è assegnato a uno stesso punto della struttura. Si possono quindi avere altri tipi di decentramento. Decentramento Selettivo – il potere relativo a tipi diversi di decisioni si colloca in livelli diversi dellorganizzazione (al vertice le decisioni finanziarie, alle unità di supporto le decisioni di marketing, ai capi della prima linea operativa le decisioni di produzione, ecc). Questa tipologia di decentramento è associata con la creazione di costellazioni o gruppi di lavoro la cui base di raggruppamento è ti tipo funzionale, dove per coordinare le decisioni si ricorre largamente al reciproco adattamento. Decentramento Parallelo – ad uno stesso livello dellorganizzazione si assegna del potere relativo a molti tipi di decisioni (decisioni assunte dai responsabili divisionali della linea intermedia, ecc ). Questa tipologia di decentramento viene scelta per attribuire alle unità fondate sul mercato il potere necessario per operare in modo quasi autonomo, utilizzando il sistema di controllo delle performance..

31 . Struttura di decentramento selettivo a costellazioni di lavoro funzionali:

32 Principi di Organizzazione - segue Il potere decisionale detenuto delle diverse persone può variare. Esercitare il controllo sul processo decisionale non significa però solo il controllo sulle decisioni in senso stretto, ma in definitiva rappresenta il controllo sulle azioni, ed il controllo sulle azioni non avviene soltanto attraverso gli atti di scelta. Il processo decisionale infatti attraversa diverse fasi: Il potere di una persona dipende dal controllo più o meno ampio sulle diverse fasi che caratterizzano il processo decisionale. Il potere è massimo quando una persona controlla tutte le fasi decisionali; quando nelle varie fasi intervengono più persone viene perso potere ed il processo diviene decentrato. Il livello minimo di potere si ha quando si controlla solo la fase di esecuzione della scelta nei livelli inferiori della gerarchia. stimolo informazione Ciò che Può essere fatto Ciò che Può essere fatto consigliosceltaautorizzazioneesecuzione Ciò che dovrebbe essere fatto Ciò che dovrebbe essere fatto Ciò che si intende fare Ciò che si intende fare Ciò che si autorizza a fare Ciò che si autorizza a fare Ciò che viene fatto Ciò che viene fatto azione

33 Principi di Organizzazione - segue Decentramento Verticale – la delega del potere discende lungo la gerarchia dellautorità di line, dal vertice strategico alla linea intermedia. In questa struttura laccento viene posto sul potere formale di operare le scelte ed autorizzarle a cui si contrappone il potere informale degli organi di Staff che si collegano con le fasi dellinformazione e del consiglio; agli organi operativi delle linea inferiore rimane la fase dellesecuzione e dellazione. Decentramento Orizzontale – descrive lo spostamento di potere dai manager di line ai non-manager di Staff, agli analisti agli specialisti e agli operatori in genere. a)Potere agli analisti della tecnostruttura – quando lorganizzazione si fonda su sistemi di standardizzazione una parte di potere viene trasferito agli analisti che progettano i sistemi. Tali tipi di struttura caratterizzati da una forte standardizzazione tecnocratica sono di solito molto accentrate dal punto di vista verticale (il potere è concentrato al vertice)

34 Principi di Organizzazione - segue b)Potere agli esperti – quando lorganizzazione si affida in maniera rilevante alla conoscenza specialistica; è possibile identificare tre situazioni: 1.Il potere informale degli esperti si sovrappone a una struttura tradizionale di autorità. Il loro potere cresce con il crescere del bisogno in azienda di conoscenza specialistica. 2.Il potere degli esperti si combina con lautorità formale. Quando la competenza specifica diviene sempre più importante nel processo decisionale gli organi di staff operano in task forces o in comitati condividendo il potere decisionale. 3.Il potere fondato sulla conoscenza risiede negli operatori. Gli esperti sono gli operatori stessi che sono di regola professionisti ed il potere risiede nel nucleo operativo. c)Potere a tutti – Tanto più il potere si fonda sulla competenza invece che sulla posizione, tanto più la struttura diviene decentrata orizzontalmente. Il decentramento è massimo quando lorganizzazione è democratica e tutti partecipano in modo uguale alle decisioni.

35 . Il decentramento orizzontale ed i meccanismi di coordinamento Supervisione diretta Supervisione diretta Standardizzazione dei processi di lavoro Standardizzazione dei processi di lavoro Adattamento reciproco Adattamento reciproco Standardizzazione degli output Standardizzazione degli output Standardizzazione delle capacità Standardizzazione delle capacità Accentramento orizzontale Accentramento orizzontale Decentramento orizzontale Decentramento orizzontale

36 Principi di Organizzazione - segue Nella combinazione delle varie tipologie di decentramento/accentramento si possono identificare cinque tipi di di struttura: A.Accentramento verticale e orizzontale – accentramento del potere decisionale nelle mani di una sola persona, il manager al vertice della linea gerarchica, cioè il direttore generale. Il direttore conserva il potere sia formale e sia informale, assumendo da solo tutte le decisioni importanti e coordinando lesecuzione attraverso la supervisione diretta B.Decentramento orizzontale limitato (selettivo) – decentramento caratteristico delle delle organizzazioni burocratiche con compiti non qualificati che si fondano ai fini del coordinamento sulla standardizzazione dei processi di lavoro. La struttura è quindi accentrata nella dimensione verticale; il potere formale si concentra ai livelli superiori della gerarchia e principalmente nel vertice strategico.. Dato il ruolo importante della standardizzazione gli analisti conquistano qualche potere informale realizzando un limitato decentramento orizzontale.

37 Principi di Organizzazione - segue C.Decentramento verticale limitato (parallelo) – decentramento caratteristico delle organizzazioni che sono suddivise in unità fondate sul mercato o divisioni, ai cui responsabili è delegato (in parallelo) gran parte del potere formale sulle decisioni riguardanti i mercati o le aree loro assegnate. D.Decentramento selettivo orizzontale e verticale – in questa struttura si combinano le caratteristiche del decentramento selettivo nelle due dimensioni. Il coordinamento allinterno avviene principalmente attraverso ladattamento reciproco. E.Decentramento verticale e orizzontale – In questo tipo di decentramento il potere decisionale si concentra in larga misura nel nucleo operativo, poiché è formato da professionisti, la cui attività è coordinata prevalentemente attraverso la standardizzazione delle capacità.

38 . Tipi di decentramento verticale e orizzontale: (il grigio rappresenta la collocazione del potere)

39 Principi di Organizzazione - segue


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